Budowanie i zmiana układu raportów. Graficzna prezentacja wyników analiz

Transkrypt

1 Raportowanie w Excelu Budowanie i zmiana układu raportów Szybka analiza danych Graficzna prezentacja wyników analiz

2 Raportowanie w Exelu w pytaniach i odpowiedziach

3 Raportowanie w Excelu Spis treści Część I: Budowanie i zmiana układu raportów...3 Pytanie 1: Jak poprawnie tworzyć zestawienia w arkuszu?...3 Pytanie 2: Jak szybko dopasowywać rozmiar komórek do wpisów?...4 Pytanie 3: Jak przenieść format z jednej komórki na drugą?...6 Pytanie 4: Jak wstawić do raportu pola wyboru i jak się nimi posługiwać?...6 Pytanie 5: Jak szybko wprowadzać do arkusza określone zestawy wartości? Pytanie 6: Jak szybko wprowadzać wielopiętrowe formuły? Pytanie 7: W jaki sposób przesuwać zakresy komórek w inne miejsca arkusza? Pytanie 8: Jak szybko budować miesięczne zestawienia zawierające daty dni roboczych? Część II: Szybka analiza danych Pytanie 9: Które narzędzie Excela wybrać do sporządzenia raportu z bardzo długiej listy zamówień? Pytanie 10: Jak sprawnie wykonać raport podsumowujący? Pytanie 11: Jak z bazy danych wyciągać wartości do obliczeń? Pytanie 12: W jaki sposób tworzyć zestawienia danych spełniających określone warunki?... 23

4 Raportowanie w Excelu Część III: Graficzna prezentacja wyników analiz Pytanie 13: W jaki sposób zbudować dynamiczną prezentację graficzną? Pytanie 14: Jak uczynić wykresy bardziej czytelnymi? Pytanie 15: Jak wstawiać wykresy do dokumentu Worda, aby móc nanosić zmiany w prezentacji? Pytanie 16: Co zrobić, aby na wykresie były wyświetlane dane tylko z aktywnego wiersza? Pytanie 17: Jak na jednym wykresie zaprezentować dane o znacznie różniących się wielkościach? Pytanie 18: W jaki sposób umieścić w jednej serii danych różne rodzaje kosztów? Redaktor Piotr Gromulski Wydawca Agata Kwaśniewska Koordynator produkcji Michał Wołodźko BBP93 ISBN ISBN Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2007 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel.: , faks: Skład i łamanie: INFO DATA CONSULTING Zbigniew Korzański Al. Komisji Edukacji Narodowej 36/220, Warszawa, tel.: , dtp@idc.pl Rapotr Raportowanie w Excelu został opracowany we współpracy z Wydawnictwem VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG z Niemiec. Rapotr Raportowanie w Excelu jest chroniony prawem autorskim. Przedruk materiałów w nim opublikowanych bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Rapotr Raportowanie w Excelu został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia autorów i konsultantów. Zaproponowane w nim wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności za zastosowanie zawartych w raporcie Rapotr Raportowanie w Excelu wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 2

5 SPIS TREŚCI Raportowanie w Excelu Część I: Budowanie i zmiana układu raportów Pytanie 1: Jak poprawnie tworzyć zestawienia w arkuszu? Od wielu miesięcy uzupełniam stworzony przez siebie rejestr kolejnymi zamówieniami. Niestety pojawiają się problemy przy próbie zastosowania na nim wbudowanych w Excelu narzędzi, np. sum pośrednich (sum częściowych), tabel przestawnych czy menedżera scenariuszy. Nie wszystkie dane są uwzględnione w raporcie, przez co wynik samej analizy jest niepoprawny. Prawdopodobnie problem związany jest z samym układem zestawienia. Na tym etapie pracy nie może już być mowy o jakichkolwiek zmianach jego budowy, bo wprowadzone dane obejmują zakres kilku tysięcy wierszy. Co robić, aby w przyszłości unikać takich sytuacji? Odpowiedź: Z takim problemem może się spotkać każdy niedoświadczony użytkownik Excela. Z pewnością na etapie projektowania swojego zestawienia popełniłeś wiele błędów, które w obecnej chwili uniemożliwiają Ci swobodną analizę danych konsekwentnie wprowadzanych przez ostatnie miesiące. Aby w przyszłości unikać takich sytuacji, powinieneś poznać kilka zasad dotyczących poprawnego projektowania i formatowania arkusza, a także sposobów wykonywania samych obliczeń z wykorzystaniem np. formuł (chodzi głównie o poprawne określanie odwołań do zakresów komórek w arkuszu). Powiązane ze sobą dane umieszczaj w jednym zestawieniu Niektórym użytkownikom wydaje się, że jeśli umieszczą powiązane ze sobą dane w różnych zestawieniach, wstawionych do oddzielnych arkuszy, to dużo łatwiej odszukają konkretną informację. Taki sposób grupowania jest często stosowany wówczas, gdy wpisy dotyczą różnych okresów. Jeden miesiąc w pierwszym arkuszu, kolejny w drugim itd. Mało tego, tworzone są oddzielne skoroszyty, w których dane zawiera tylko jeden arkusz. Co jednak z tego, że są przechowywane w taki uporządkowany sposób, jeśli ich analiza jest utrudniona, a czasami nawet niemożliwa! Excel posiada wprawdzie narzędzie służące konsolidacji danych, jednak jest ono wystarczająco efektywne tylko wówczas, gdy rozproszone zestawienia mają zbliżony układ (strukturę). Kto jednak myśli o późniejszym łączeniu danych na etapie projektowania tabel? Rozdzielanie danych jest sugerowane wtedy, gdy obejmują zakres większy niż wierszy i/lub 256 kolumn. Nagłówek listy wstaw w odpowiednim miejscu Nagłówki tabeli umieszczane są najczęściej w pierwszym wierszu i rozciągają się na kolejne kolumny. Jest to bardzo dobra praktyka. Może się jednak zdarzyć, że będziesz chciał skorzystać z filtrowania lub funkcji kategorii Bazy danych. Warto przewidzieć taką potrzebę i zostawić 3 pierwsze wiersze puste w celu późniejszego wpisania kryteriów przeszukiwania listy. Wszystkie komórki konsekwentnie uzupełniaj Zwróć uwagę na to, aby w trakcie tworzenia zestawień nie zostawiać pustych komórek lub całych wierszy. Zwykle ma to miejsce wówczas, gdy w kolejnych komórkach kolumny powinien się znaleźć ten sam wpis. Jeśli dane zostaną później pogrupowane (przefiltrowane), nie zorientujesz się, do których kategorii odnoszą się wartości z kolejnych kolumn. Kopiuj wpisy za pomocą uchwytu wypełnienia znajdującego się w prawym dolnym rogu komórki lub z wykorzystaniem skrótu klawiaturowego Ctrl + Enter. Ten drugi sposób zastosuj do szybkiego wypełnienia pominiętych komórek. Zaznacz pusty obszar arkusza i wpisz wartość, jaka ma się pojawić. Zatwierdź wspomnianą kombinacją klawiszy. 3

6 SPIS TREŚCI Raportowanie w Excelu Na bieżąco sortuj dane Wiele narzędzi Excela wymaga przed zastosowaniem posortowania danych. Ponadto w przypadku stosowania niektórych makr znacznie skrócisz czas ich działania na rozległych zakresach komórek arkusza (np. w całej kolumnie). Nie przesadź z formatowaniem komórek Wiele osób spędza mnóstwo czasu nad upiększaniem swoich zestawień. Nadawaniem obramowań, różnych kolorów wypełnienia tła czy wybieraniem wymyślnych krojów czcionek. Dla niektórych takie zestawienia są dużo bardziej czytelne, a inni wolą standardowe formatowanie arkusza. Pamiętaj, że skoroszyt, w którym zastosowano liczne rodzaje formatów, zwiększa swój rozmiar i spada wydajność obliczeń. Ostrożnie z wyrównywaniem i scalaniem komórek Wyrównania w poziomie (wyśrodkowanie, do lewej, do prawej) powinieneś w zasadzie stosować dla nagłówków listy. Pamiętaj, że domyślnie w arkuszu wartości tekstowe są wyrównywane do lewej, a liczby do prawej. Łatwo więc odnaleźć te, które nie będą uwzględniane w obliczeniach. Jeśli to zmienisz, czeka Cię żmudne sprawdzanie komórek w poszukiwaniu błędnie rozpoznanych przez Excela wartości liczbowych. Unikaj także scalania komórek. Możesz mieć później kłopoty z grupowaniem danych, zmianą układu zestawienia lub swobodnym kopiowaniem formuł. Obowiązkowa kolumna z liczbą porządkową Warto, abyś budowanie każdego zestawienia rozpoczynał od ponumerowania wierszy. Szybko się zorientujesz, że okaże się to niezwykle pomocne przy sortowaniu danych. Jeśli dane zostaną niepoprawnie ułożone i dokonasz zapisu skoroszytu, możesz mieć problemy z uzyskaniem układu danych sprzed sortowania. Dzięki numeracji z łatwością wrócisz do pierwotnego stanu. WSKAZÓWKA Jeżeli przewidujesz, że do swojego zestawienia będziesz dodawał wiersze lub usuwał je, nie numeruj listy za pomocą wypełnienia serią. Przy każdej zmianie układu zestawienia będziesz musiał nadawać numerację od nowa. Zastosuj formułę, która będzie na to odporna. Jeśli numeracja rozpoczyna się od komórki A2, zastosuj taką formułę: =WIERSZ(A2)-1. Poprawnie określaj zakresy użyte w formułach Jeśli w arkuszu stosujesz formułę, która ma na bieżąco zwracać wynik obliczeń, nie określaj całej kolumny jako zakresu przeszukiwania. Dużo lepiej jest podać zakres A1:A2000 niż A:A (w rzeczywistości A1:A65536). Ma to istotny wpływ na szybkość obliczeń. Unikaj ręcznego przeliczania arkusza Często się zdarza, że automatyczne przeliczenia arkusza trwają długo. Szczególnie ma to miejsce wówczas, gdy zestawienie jest bardzo obszerne i działania mają być wykonane na rozległych zakresach komórek. Rozwiązaniem jest zmiana w opcjach Excela sposobu przeliczania arkusza na ręczny. Będziesz jednak musiał pamiętać o każdorazowym wciskaniu klawisza funkcyjnego F9, przy najdrobniejszej modyfikacji komórki, z której dane są brane do obliczeń. Pytanie 2: Jak szybko dopasowywać rozmiar komórek do wpisów? Wpisuję do arkusza kolejne wartości (teksty). Niektóre z nich wychodzą poza obręb komórek i muszę każdorazowo rozszerzać kolumnę, aby dopasować rozmiar. Chciałbym także uzyskać zapis wielowierszowy wprowadzanych wartości. Jak sobie z tym poradzić? 4

7 Niedostępne w wersji demonstracyjnej. Zapraszamy do zakupu pełnej wersji książki w serwisie