Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka

Transkrypt

1 Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Oś Priorytetowa Jak przygotować się do kontroli? Władza Wdrażająca Programy Europejskie ul. Rakowiecka 2a, Warszawa tel faks wwpe@wwpe.gov.pl

2 Cel kontroli Celem kontroli jest weryfikacja prawidłowości realizacji projektu polegająca na sprawdzeniu zgodności projektu i wydatków z zasadami wspólnotowymi i krajowymi, faktycznie poniesionych i zadeklarowanych wydatków, dostarczenia i wykonania współfinansowanych towarów i usług

3 Ocena wniosku o dofinansowanie Kontrola na miejscu realizacji projektu Projekt Kontrola procedur zawierania umów Weryfikacja wniosku o płatność

4 Cykl życia projektu WoD UoD WoP Ocena wniosku o dofinansowanie Kontrola procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem Kontrole na miejscu realizacji projektów Kontrola wniosków o płatność 4 Kontrola trwałości

5 Organizacja kontroli Informacja o terminie kontroli /kontrola planowa/ Informacja o ZAKRESIE KONTROLI (DOKUMENTY) PRZEDSTAWIENIE UPOWAŻNIENIA WERYFIKACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU WERYFIKACJA POSTĘPU RZECZOWEGO I FINANSOWEGO ZGODNOŚĆ Z POLITYKAMI HORYZONTAOLNYMI

6 Funkcje kontroli w procesie realizacji projektu wspomaganie zarządzania zapobieganie powstawaniu uchybień i nieprawidłowości oddziaływanie prewencyjne wykrywanie uchybień i nieprawidłowości

7 Jak przygotować się do kontroli? zgromadzić w jednym miejscu oryginały dokumentów dot. realizacji projektu, zapewnić pełny wgląd we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne związane z realizacją projektu, dostarczyć dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników, wyznaczyć oraz upoważnić do składania oświadczeń i wyjaśnień osoby bardzo dobrze zorientowane w projekcie, która będą w każdej chwili dostępne dla ZK, stworzyć warunki organizacyjno technicznych umożliwiające sprawne przeprowadzenie kontroli, zapewnić pełny dostęp do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego projektu. zapewnić pełen dostęp do systemu komputerowego, a także wszystkich dokumentów i plików komputerowych związanych z finansowym i technicznym zarządzaniem projektem; umożliwić kontakt i przeprowadzenie rozmów z innymi osobami ze strony Beneficjenta biorącymi udział w realizacji projektu;

8 Obszary kontroli na miejscu 1. Dokumenty związane z realizacją projektu 2. Proces zarządzania projektem 3. Stan zaawansowania, zgodność z harmonogramem 4. Środki trwałe 5. Zgodność z umową o dofinansowanie 8

9 Obszary kontroli na miejscu 6. Finansowa realizacja projektu 7. Ewidencja księgowa 8. Kwalifikowalność wydatków 9. Informacja i promocja 10. Archiwizacja 9

10 Ad. 1 Dokumenty Przed kontrolą (elektronicznie) Struktura organizacyjna uwzględniająca zarządzanie proj. Schemat organizacyjny/zespół PROJEKTOWY Kontrole innych organów Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych Zasady polityki rachunkowości Zakładowy plan kont Metodologia wyliczania kosztów ogólnych W trakcie kontroli 1 (oryginały) Decyzje uprawniające do realizacji Dok. potwierdzające Dok. uprawniające do użytkowania Protokoły odbioru towaru, OT, rejestr środków trwałych, świadectwa dopuszczenia do eksploatacji 10

11 Ad. 1 Dokumenty W trakcie kontroli 2 (oryginały) W trakcie kontroli 3 (oryginały) Kontrakty, aneksy, zmiany Dowody rozeznania rynku Raporty z WYKONANIA PRAC/PROTOKOŁY ODBIORU/ faktury, przelewy, wyciągi z kont Umowa rachunku bankowego Pełnomocnictwa/Karty wzorów podpisów Dowody osiągnięcia wskaźników Potwierdzenia wykonania prac przez osoby, którym zostały one zlecone, opisy stanowisk, zakresy czynności, karty czasu pracy Dowody działań informacyjno - promocyjnych 11

12 Ad 2 Zarządzanie projektem Czy beneficjent/ podmiot realizujący projekt posiada?: Jak beneficjent nadzoruje projekt? Inne kontrole/audyty projektu? Udokumentowaną strukturę organizacyjną uwzględniającą zarządzanie projektem wraz z opisem zadań komórek biorących udział w realizacji projektu Zakresy czynności i odpowiedzialności pracowników biorących udział w realizacji projektu 12

13 Ad 2 Zarządzanie projektem Koszty osobowe/ogólne jak są obliczane? Procedury Forma zlecania pracy Odbiór wyników pracy Poniesienie wydatku Koszty wyodrębnione związane bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie udokumentowaną, rzetelną i bezstronną metodologią 13

14 Ad 3 Stan zaawansowania/harmonogram Czy stan zaawansowania z wniosku o płatność = faktyczny stan realizacji? Czy zakres prac zrealizowanych = zakres określony w umowie? Dublowanie pracy Czy wykonanie rzeczowe = zaawansowanie finansowe? Daty rozpoczęcia/ zakończenia projektu Zmiany/ zatwierdzenia harmonogramu, zgodność z harmonogramem w SIP 14

15 Ad 4 Środki trwałe Czy zakupione środki trwałe są wykorzystywane w projekcie? Identyfikacja środków trwałych Tabliczki znamionowe Czy środki trwałe są włączone w rejestr środków trwałych? Zgodność rejestrów 15

16 Dokumenty wymagane podczas kontroli Zarządzenia, Decyzje itp.. Polityka rachunkowości - w szczególności: Zakładowy Plan Kont, zasady określające sposób rozliczania środków otrzymywanych w ramach realizacji projektu (Dokument potwierdzający odrębny kod księgowy dla projektu); Regulamin wynagradzania pracowników; Regulamin premiowania pracowników; Regulamin postępowania przy udzieleniu zamówień publicznych wraz z regulaminem prac Komisji przetargowej; Zarządzenia / Decyzje związane ze sposobem archiwizacji Dokumentacji projektowej

17 Zakres rzeczowy Oględziny produktów projektu (sprzęt, wytworzone oprogramowanie, wybudowany obiekt); Oględziny miejsca przechowywania dokumentów, wyposażenia biura; Oględziny materiałów promocyjnych zakupionych w ramach projektu; Dokumentacja potwierdzająca osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu; Określenie realnych możliwości zakończenia realizacji projektu w wymaganym terminie; Sprawdzenie podstawowych dokumentów formalno-prawnych związanych z projektem i kontraktami;

18 Zamówienia publiczne Regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej EUR/powyżej EUR Plan udzielania zamówień Dokumentacja przetargowa Aneksy do umowy z wykonawcą Protokoły odbioru/testy

19 Zakres finansowy Oryginały dokumentów finansowo księgowych potwierdzających poniesione wydatki wraz z wydrukiem z przelewu; Dokumentacja związana z wynagrodzeniami ( listy płac, karty pracy pracowników, raporty z wykonania prac, potwierdzenia przelewów itp.) z List płac musi jasno wynikać komu wypłacono wynagrodzenie oraz ewentualne potrącenia z tytułu choroby itp.. Ewidencja księgowa wyodrębniona na potrzeby projektu, ewidencja środków trwałych; Wnioski o płatność objęte kontrolą wraz z załącznikami; Kontrolę systemu księgowania wydatków kwalifikowalnych przez Beneficjenta, sposób archiwizowania danych finansowo księgowych; Badanie śladu rewizyjnego (zlecenie, wykonanie, odebranie, FV, księgowanie, płatność) W przypadku rozliczania wynagrodzeń czynność musi być zlecona, wykonana, odebrana przez osobę zlecającą, należycie udokumentowana, rozliczona. Zespołowi Kontrolującemu należy przedłożyć produkt pracy lub dokumenty świadczące o jego wykonaniu.

20 W ramach stosowania metodyki PRINCE 2 Wyróżnić należy procesy niezbędne przy stosowaniu metodyki PRINCE 2 Przygotowanie założeń projektu/uruchamianie projektu W proces zaangażowane jest wyższe kierownictwo organizacji, które ustanawia i wybiera Komitet Sterujący, który nadzoruje projekt i wybiera Kierownika Projektu. Zarządzanie strategiczne projektem Kierownik Projektu informuje Komitet Sterujący w raportach okresowych o stanie projektu. Bieżące zarządzanie pozostawione jest w wyłącznej kompetencji Kierownika Projektu. Komitet Sterujący angażuje się tylko na granicach etapów zarządczych, gdzie decyduje, czy należy kontynuować prace przechodząc do następnego etapu. Komitet Sterujący angażuje się w podejmowanie decyzji projektowych, gdy uzyska informacje, że projekt jest zagrożony wyjściem poza zakres tolerancji. Planowanie Planowanie jest procesem trwającym przez cały cykl życia projektu

21 Inicjowanie projektu Powstaje Dokument Inicjujący Projekt (DIP), który musi zostać zaakceptowany przez Komitet Sterujący zanim etap realizacji zostanie uruchomiony. Sterowanie etapem Należy zebrać dane o pracach wykonanych w bieżącym etapie, opracować plan kolejnego etapu lub plan wyjątkowy oraz zaktualizować plan projektu, sprawdzić, czy zaszły zmiany w uzasadnieniu biznesowym i ryzyku, przygotować raport dla Komitetu Sterującego Zarządzanie wytwarzaniem produktów Należy ustalić zakres prac z kierownikiem projektu, zaplanować prace zespołu, nadzorować prace zespołu, składać raporty z jakości produktów i postępów prac, uzyskać zatwierdzenie wykonanych produktów

22 Zarządzanie zakresem etapu Zgodnie z PRINCE2 każdy etap musi być ukończony i zaakceptowany zanim Komitet Sterujący autoryzuje przejście do następnego etapu. W tym procesie weryfikowane jest, czy etap dostarczył wszystkie wymagane produkty i czy pierwotne parametry biznesowe nie uległy zmianie Zamykanie projektu Wszystkie doświadczenia zdobyte w trakcie prowadzenia projektu są rejestrowane, tworzony jest dokument przekazania i planowany jest przegląd powdrożeniowy. Należy sporządzić listę wszystkich działań, jakie będą musiały być podjęte przez służby eksploatacji i utrzymania

23 Organizacja wg. Metodyki PRINCE 2 i dokumenty Kierownik Projektu występuje w roli pracownika najemnego, biorącego na siebie obowiązek wytworzenia produktów projektu. Projekt na zewnątrz reprezentuje Komitet Sterujący. W skład Komitetu Sterującego powinny wchodzić wyłącznie osoby, które mają władzę przydzielania zasobów do projektu. Odpowiedzialność za nadzór spoczywa na każdego członka Komitetu Sterującego. Przewodniczący Komitetu Sterującego jednoosobowo odpowiada za powodzenie projektu. ZESPOŁOWI KONTROLUJĄCEMU NALEŻY PRZEDŁOŻYĆ Dokumentację inicjującą projekt Rejestry (ryzyka, zagadnień, jakości, doświadczeń, dzienny, zarządzania konfiguracją) Raporty (okresowy, końcowy etapu zarządczego, odchylenia, z punktu kontrolnego, z wykorzystania zasobów, raport doświadczeń z projektu Plany (etapu inicjowania projektu, jakości, etapu zarządczego, przeglądu projektowego itp..)

24 Monitoring w ramach projektu Zespół Kontrolujący zweryfikuje narzędzia monitoringowe tj. dokumentację projektową, schematy obiegu dokumentów, harmonogramy w postaci wykresów Gantt a, Arkusze kalkulacyjne z danymi prowadzone przez Beneficjenta, porówna dane zawarte w SIP ze stanem rzeczywistym.

25 Plan Działań Naprawczych (Remedial Action Plan, RAP) Procedury przejrzystości działania/etyki, na poziomie urzędu/projektu. Przejrzystość procedur zamówień publicznych zamówienia z wolnej ręki. Zarządzanie ryzykiem i wdrożenie analizy ryzyka. Jasny podział kompetencji w ramach struktury zarządzania projektem/projektami. System motywacyjny. Harmonogramy wg Gantta z określeniem kamieni milowych. Rejestr doświadczeń krajowych i zagranicznych. Samodzielne zarządzanie projektem przez urząd. Rozdzielenie zakresu wsparcia firmy zewnętrznej od zakresu prac zespołu projektowego, transparentność finansowania. Informacja na temat zmian legislacyjnych koniecznych do funkcjonowania projektu. Utrzymanie produktów na etapie trwałości, określenie własności i finansowania. Efektywność projektu, zmniejszenie kosztów funkcjonowania administracji, ew. zmniejszenie kosztów po stronie obywatela, wzrost bezpieczeństwa. Interoperacyjność z innymi systemami. Zwiększenie dostępności zasobów publicznych. Ocena projektów wg realizacji i zagrożeń realizacji kamieni milowych.

26 Ponadto Pożądane Oświadczenie zawierające informację nt. postępu merytorycznego realizacji projektu na dzień prowadzenia kontroli; Oświadczenie zawierające informację o przeprowadzonych działaniach w zakresie promocji projektu; Wykaz pracowników zaangażowanych w realizację Projektu z określeniem wymiaru zatrudnienia ogółem oraz wymiaru zaangażowania pracownika w projekcie. Prosimy również o informację jaki jest sposób rozliczania czasu pracy pracownika zaangażowanego w projekcie (czy np. stosuje się indywidualne karty czasu pracy, raporty?); Zestawienie wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w ramach projektu - należy podać: numer postępowania, zastosowany tryb, przedmiot i zakres zamówienia, wartość wg. zawartej umowy Wymagane Oświadczenie dot. prowadzenia dla projektu wyodrębnionej ewidencji księgowej + przykładowe wydruki z kont analitycznych; Oświadczenie o kwalifikowalności VAT - na dzień przeprowadzania kontroli lista VAT; Oświadczenie dot. osiągnięcia przychodu w tytułu realizacji na projektu;

27 W czasie wizyty kontrolnej Kontrolujący: przeprowadza rozmowę z upoważnionym przedstawicielem Beneficjenta i wywiady z innymi osobami ze strony Beneficjenta biorącymi udział w realizacji projektu; uzyskuje wyjaśnienia nt. procedur, wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu; sprawdza na próbie dokumentację finansową i rzeczową wynikającą z realizacji projektu, jak np. sprawdza w ewidencji środków trwałych ujęcia zakupionych/amortyzowanych urządzeń, umowy, dokumentację związaną z wyborem przez beneficjenta wykonawców i dostawców towarów i/lub usług, dokonuje oględzin przedmiotu projektu, zbiera wyjaśnienia, uzyskuje wyjaśnienia zagadnień związanych z realizacją projektu,

28 gromadzi niezbędne załączniki i dowody podczas przeprowadzania kontroli (np. pisemne wyjaśnienia, zdjęcia, wypisy z dokumentów, kserokopie dokumentów źródłowych, protokół oględzin i inne dokumenty stanowiące podstawę do potwierdzenia stanu faktycznego), przeprowadza wizytację w miejscu realizacji projektu oraz w siedzibie Beneficjenta jeśli jest to uzasadnione, sporządza dokumentację fotograficzną zakupionych/ amortyzowanych środków trwałych finansowanych w ramach projektu (wraz z danymi identyfikacyjnymi, np. tabliczką znamionową).

29 Wyniki kontroli - Informacja pokontrolna 21 dni na sporządzenie 14 dni na zgłoszenie zastrzeżeń 14 dni na rozpatrzenie zastrzeżeń Odmowa podpisania Informacji pokontrolnej lub zgłoszenie do niej zastrzeżeń nie wstrzymuje wykonania zaleceń pokontrolnych. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej z przekroczeniem wskazanego beneficjentowi terminu Dyrektor WWPE ma prawo odmówić ich rozpatrzenia. 7 dni na podpisanie

30 Realizacja zaleceń pokontrolnych podmiot kontrolowany jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do pisemnego poinformowania jednostki kontrolującej o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub o przyczynach niepodjęcia stosownych działań zmierzających do wdrożenia tych zaleceń, niewykonanie przez beneficjenta zaleceń pokontrolnych w terminie wskazanym w informacji pokontrolnej stanowi podstawę do rozwiązania umowy o dofinansowanie!!!

31 Dobre praktyki przykłady REJESTR RYZYKA REJESTR DOKUMENTÓW Pozwala kontrolować ryzyka i szybko reagować na potencjalne przyczyny wystąpienia Pozwala zachować właściwą ścieżkę audytu

32 Rejestr rozchodu materiałów informacyjno promocyjnych Rejestr rzeczowo-finansowy Pozwala zachować przejrzystość w sposobie rozdysponowania materiałów informacyjnopromocyjnych Pozwala monitorować zamówienia oraz płatności skuteczne narzędzie monitoringowe

33 Karta czasu pracy Rozbicie składników wynagrodzenia narzędzie monitoringowe wykonywanych działań Właściwa ścieżka audytu Raport okresowy narzędzie monitoringowe wykonywanych działań

34 Personel projektu Z uwagi na liczbę osób zaangażowaną w realizację projektu zaleca się stworzenie zbiorczego zestawienia zawierającego m.in. imię i nazwisko, forma zatrudnienia, wymiar etatu, stanowisko, funkcja w zespole projektowych, kwota wynagrodzenia. Zestawienie powinno być aktualizowane zgodnie ze stanem faktycznym z zachowaniem archiwalnych wersji i odnosić się do aktualnego postępu rzeczowo finansowego projektu.

35 Obszary, w których zidentyfikowano braki Niewystarczający monitoring wewnątrz projektu. Rzadkie spotkania Komitetu Sterującego. Brak dokumentowania ustaleń, w szczególności dot. przekroczenia tolerancji. Wybiórcze stosowanie klauzul PRINCE2. Niewykorzystywanie produktów realizacji projektów w dalszych etapach realizacji projektu. Nietransparentne procesy rozliczania wydatków osobowych. Brak elektronicznej ścieżki audytu, często braki w dokumentacji. Brak wdrożenia lub funkcjonowania w praktyce procedur przejrzystości Brak rejestrów projektów zawierających np. dokumenty w sprawie projektu

36 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Izabela Korzeniecka-Jaśkiewicz Departament Systemu Zarządzania i Kontroli Władza Wdrażająca Programy Europejskie