Zasady kontroli i monitoringu

Transkrypt

1 Zasady kontroli i monitoringu w ramach projektu Akademia Rozwoju Ekonomii Społecznej Etap I Dotacje i wsparcie pomostowe PO KL 7.2.2

2 W ramach projektu Akademia Rozwoju Ekonomii Społecznej Etap I przewiduje się przeprowadzanie u Beneficjentów Pomocy czynności kontrolnych oraz wizyt monitoringowych, których celem jest weryfikacja prawidłowości wydatkowania przyznanego wsparcia finansowego oraz prowadzenia działalności w formie spółdzielni socjalnej i zatrudnienia pracowników w spółdzielni socjalnej (w przypadku spółdzielni socjalnych korzystających ze wsparcia finansowego na zatrudnienie pracowników oraz korzystających ze wsparcia pomostowego). Czynności kontrolne i wizyty monitoringowe mogą być przeprowadzane w okresie 12 miesięcy od daty zawarcia umowy o przyznanie wsparcia finansowego zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu okresu wydatkowania przyznanych środków finansowych. Zakłada się, że Beneficjent Pomocy zostanie minimum raz poddany czynnościom kontrolnym oraz wizycie monitoringowej w okresie 12 miesięcy od daty zawarcia umowy o przyznanie wsparcia finansowego. 1. Czynności kontrolne. 1.1 Zakres czynności kontrolnych. Zakres czynności kontrolnych prowadzonych w spółdzielniach socjalnych obejmować będzie weryfikację zgodności realizacji przedsięwzięcia z jego założeniami określonymi w Biznesplanie, w szczególności weryfikacji podlega: a) fakt prowadzenia działalności gospodarczej przez spółdzielnię socjalną i zatrudnienia pracowników w spółdzielni socjalnej, b) wykorzystanie przez Beneficjenta Pomocy zakupionych towarów lub usług zgodnie z charakterem prowadzonej działalności, w tym z zatwierdzonym Biznesplanem. W szczególności Beneficjent Pomocy powinien posiadać sprzęt i wyposażenie zakupione z otrzymanych środków i wykazane w rozliczeniu, o którym mowa w 4 ust. 6 umowy o przyznanie wsparcia finansowego. W przypadku, gdy w ramach kontroli stwierdzone zostanie, iż Beneficjent Pomocy nie posiada towarów, które wykazał w rozliczeniu, a które nabył w celu zużycia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. materiały zużywane w celu świadczenia usług) lub

3 w celu dalszej sprzedaży, Beneficjent Pomocy powinien wykazać przychód z tytułu świadczonych usług lub sprzedaży towarów lub w inny sposób uzasadnić fakt nieposiadania zakupionych towarów. Jeśli spółdzielnia socjalna nie jest w stanie przedstawić dowodów sprzedaży towarów, należy przyjąć, iż nie spełniła zobowiązania wskazanego w zawartej umowie. c) spełnienie przez Beneficjenta Pomocy warunków dopuszczalności udzielania na jego rzecz pomocy publicznej. 1.2 Rodzaje danych i informacji weryfikowanych w toku czynności kontrolnych. W trakcie prowadzenia czynności kontrolnych, Zespół Kontrolujący weryfikuje: a) dane finansowe dotyczące poniesionych kosztów, b) dane rzeczowe na temat zrealizowanych działań inwestycyjnych, c) informacje na temat skali przyznanej pomocy publicznej, d) informacje na temat przestrzegania zasad archiwizacji dokumentów. Źródła danych: a) Biznesplan, w tym harmonogram rzeczowo finansowy przedsięwzięcia, b) Sprawozdanie z otrzymanych środków finansowych, c) Dokumenty księgowo finansowe, d) Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis, e) Zaświadczenia o udzielonej pomocy publicznej, f) Deklaracja pochodzenia środka trwałego, g) Umowy o pracę. Narzędzia systemu kontroli: a) Diagnoza stanu faktycznego (lista sprawdzająca), b) Protokół pokontrolny (informacja pokontrolna). 1.3 Etapy i procedura czynności kontrolnych. Zasady przeprowadzania czynności kontrolnych zakładają pisemne, bądź elektroniczne zawiadomienie Beneficjenta Pomocy o planowanej kontroli na co najmniej 3 dni robocze przed kontrolą. Termin ten liczony jest od daty dostarczenia zawiadomienia, tj. daty otrzymania pisma lub wiadomości elektronicznej.

4 Wyznaczony w upoważnieniu do przeprowadzenia czynności kontrolnych Zespół zbiera informacje o kontrolowanej spółdzielni socjalnej. Następnie przeprowadzane są czynności kontrolne w siedzibie Beneficjenta Pomocy lub w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej przez spółdzielnię socjalną i w razie potrzeby zabezpieczany jest materiał dowodowy. Wszyscy członkowie Zespołu Kontrolującego każdorazowo przed przystąpieniem do czynności kontrolnych składają deklaracje bezstronności dla danego Beneficjenta Pomocy. W trakcie przeprowadzania czynności Kontrolujący działają na podstawie i w granicach upoważnienia podpisywanego przez Dyrektora Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie lub osobę przez niego upoważnioną. Dla każdej pojedynczej kontroli wypełniana jest indywidualna lista sprawdzająca, uwzględniająca zakres kontroli określony w upoważnieniu. Z wykonanych czynności kontrolnych, w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli, sporządzana jest przez Zespół Kontrolujący Informacja pokontrolna, która opisuje stan faktyczny oraz zawiera ocenę realizacji przedsięwzięcia. Stwierdzony stan odbiegający od wymaganego nazywa się: brakami, błędami, uchybieniami, nieścisłościami, rozbieżnościami, nieprawidłowościami. Na zakończenie postępowania pokontrolnego przygotowywane jest pismo informujące o wynikach przeprowadzonych czynności kontrolnych, które wraz z Informacją pokontrolną przesyłane jest do kontrolowanego podmiotu. W przypadku stwierdzenia uchybień lub nieprawidłowości, w treści informacji pokontrolnej formułowane są zalecenia pokontrolne zawierające uwagi i wnioski zmierzające do ich usunięcia i przekazywane Beneficjentowi Pomocy. Beneficjent Pomocy składa w formie pisemnej zastrzeżenia, wyjaśnienia oraz informuje o usunięciu nieprawidłowości w terminie określonym w informacji pokontrolnej, nie dłuższym niż 5 dni roboczych. Informacje o wystąpieniu nieprawidłowości stanowią podstawę do uruchomienia procedury odzyskiwania środków finansowych podlegających zwrotowi. Wniosek o zwrot nieprawidłowo wydatkowanych środków wsparcia finansowego zostaje sporządzony i przekazany do Beneficjenta Pomocy po dostarczeniu przez niego podpisanej Informacji pokontrolnej, lub w przypadku niepodpisania po terminie 5 dni roboczych przewidzianych na wniesienie zastrzeżeń lub dodatkowych wyjaśnień do treści Informacji pokontrolnej. Warunkiem uruchomienia procedury wnioskowania o zwrot nieprawidłowo wydatkowanych środków wsparcia finansowego jest uprzednie udzielenie pisemnej odpowiedzi przez Beneficjenta na złożone zastrzeżenia lub dodatkowe wyjaśnienia do treści Informacji pokontrolnej.

5 Przewiduje się, iż maksymalny czas trwania czynności kontrolnych w siedzibie Beneficjenta Pomocy będzie wynosił do 4 dni roboczych, przy założeniu minimum dwuosobowego składu Zespołu Kontrolującego. Czas trwania danej kontroli oraz skład Zespołu Kontrolującego mogą zostać odpowiednio zwiększone, m.in. o innych pracowników zatrudnionych w zespole Akademia Rozwoju Ekonomii Społecznej Etap I. 2. Wizyty monitoringowe. Celem wizyt monitoringowych jest weryfikacja prowadzenia przez Beneficjentów Pomocy działalności w formie spółdzielni socjalnej, opisanej w Biznesplanach. 2.1 Zakres wizyt monitoringowych. Zakres przedmiotowy wizyt monitoringowych obejmuje: a) sprawdzenie czy Beneficjent Pomocy prowadzi w ramach spółdzielni socjalnej działalność tożsamą z opisaną w Biznesplanie - czy sprzedaż towarów/usług jest dostępna w zakładanych godzinach, miejscu i formie, b) sprawdzenie zakresu oferty oraz form reklamowania się spółdzielni socjalnej (kanałów informowania o ofercie). 2.2 Rodzaje danych i informacji weryfikowanych podczas wizyt monitoringowych. W trakcie prowadzenia wizyt monitoringowych opiekun przeprowadzający wizytę nie weryfikuje dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej przez spółdzielnię socjalną. Źródła danych: a) Biznesplan, w tym harmonogram rzeczowo finansowy przedsięwzięcia, b) Ogólnodostępne dane dotyczące Beneficjenta Pomocy (np. strona internetowa, wyciąg KRS). Narzędzia systemu kontroli: a) Diagnoza stanu faktycznego (lista sprawdzająca z wizyty monitoringowej), b) Notatka sporządzona po przeprowadzeniu wizyty monitoringowej.

6 2.3 Etapy i procedura wizyt monitoringowych. Pierwsze wizyty monitoringowe u Beneficjentów Pomocy będą realizowane w okresie do 3 miesięcy od daty przeprowadzenia czynności kontrolnych, weryfikujących złożone do ROPS sprawozdanie z otrzymanych środków finansowych ze stanem rzeczywistym. Kolejne wizyty mogą być przeprowadzane w razie potrzeb, w dowolnych terminach w okresie monitorowania przez ROPS Beneficjenta Pomocy. Beneficjenci Pomocy nie będą informowani o zamiarze przeprowadzenia oraz o terminie planowanej wizyty monitoringowej. W przypadku braku możliwości przeprowadzenia wizyty z uwagi na niestacjonarny charakter prowadzenia działalności przez spółdzielnię socjalną (np. sklep internetowy, usługi świadczone na miejscu u klienta czy też działalności świadczonej w formie telepracy) planuje się przeprowadzanie rozeznania prowadzenia działalności poprzez zapytania kierowane drogą mailową lub telefonicznie z wykorzystaniem metody tajemniczy klient. W przypadku braku możliwości przeprowadzenia wizyty monitoringowej, z uwagi na okoliczności czasowe wykluczające możliwość prowadzenia działalności przez Beneficjenta Pomocy (np.: choroba, sytuacja losowa), należy powtórzyć wizytę w terminie późniejszym. Wizyty monitoringowe będą przeprowadzane na podstawie stałego upoważnienia Dyrektora Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, przez opiekunów poszczególnych spółdzielni socjalnych. Przewiduje się jednoosobowe składy przeprowadzające wizyty monitoringowe. Dla każdej pojedynczej wizyty monitoringowej wypełniana jest indywidualna lista sprawdzająca, uwzględniająca zakres wizyty określony w upoważnieniu. Ustalenia z przebiegu każdej wizyty monitoringowej zawierające opis stanu faktycznego oraz ocenę realizacji przedsięwzięcia będą przekazywane do Zespołu Kontrolującego w formie notatki sporządzanej przez opiekuna przeprowadzającego wizytę. Stwierdzenie w notatce nieprowadzenia działalności przez Beneficjenta Pomocy, bądź wątpliwości odnośnie prawidłowego funkcjonowania spółdzielni socjalnej stanowić będzie podstawę do przeprowadzenia czynności kontrolnych u Beneficjenta Pomocy.

7 Załączniki: 1. Zawiadomienie Beneficjenta Pomocy o przeprowadzeniu czynności kontrolnych, 2. Upoważnienie do przeprowadzenia czynności kontrolnych, 3. Deklaracja poufności i bezstronności do czynności kontrolnych, 4. Lista sprawdzająca z czynności kontrolnych, 5. Informacja pokontrolna, 6. Upoważnienie do przeprowadzenia wizyt monitoringowych, 7. Deklaracja poufności i bezstronności do wizyt monitoringowych, 8. Lista sprawdzająca z wizyty monitoringowej, 9. Wzór notatki sporządzonej po przeprowadzeniu wizyty monitoringowej.