Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 1. Minimalne wymagania do przedmiotu zamówienia 1.1. Dostawa, wdrożenie i dostosowanie oprogramowania ZSI Przedmiotem zamówienia jest dostawa systemu informatycznego, jego dostosowanie w celu uzyskania Zintegrowanego Systemu Informatycznego oraz jego wdrożenie, świadczenie usług utrzymania w oparciu o infrastrukturę Zamawiającego, wraz z udzieleniem licencji i przeszkoleniem pracowników, oraz dokonaniem niezbędnej integracji z aktualnie eksploatowanym oprogramowaniem wspierającym zarządzanie Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Gdańsku a) Dostawa, dostosowanie i wdrożenie oprogramowania ZSI oznacza całokształt prac podjętych przez WYKONAWCĘ w celu doprowadzenia do samodzielnej eksploatacji ZSI przez pracowników ZAMAWIAJĄCEGO; czynności mające na celu wdrożenie ZSI: wykonanie analizy przedwdrożeniowej, dokumentacji, dostarczenie instrukcji użytkownika, dopisanie niezbędnych programów, wykonanie implementacji i modyfikacji oprogramowania ZSI i przetestowanie oprogramowania ZSI. b) Licencje na oprogramowanie będą bezterminowe. c) Minimalna ilość dostarczonych licencji dla ZSI to 60. Obecna ilość użytkowników to 56, spośród których zostanie wybranych 4 administratorów. Szacowany roczny przyrost około 1-3 użytkowników. d) ZAMAWIAJĄCY musi być uprawniony do korzystania z Oprogramowania zgodnie z jego przeznaczeniem, tj. w zakresie funkcjonalnym ustalonym w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia e) Zintegrowany System Informatyczny (ZSI) składać się będzie z następujących modułów, do których wymagania zostały opisane w punkcie drugim specyfikacja wymagań funkcjonalnych: Moduł Dofinansowania Moduł Pożyczki Moduł Zarząd i Rada Nadzorcza Moduł Analizy i Raporty Moduł Sekretariat f) WYKONAWCA zobowiązany jest do przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej funkcjonalności dla każdego modułu g) WYKONAWCA zobowiązany jest do wykonywania prac wdrożeniowych zgodnie z harmonogramem opisanym w Załączniku 2 do Projektu umowy 1.2. Szkolenie pracowników W ramach projektu dostawy ZSI dostawca musi przeprowadzić następujące szkolenia : a) Szkolenie dla użytkowników - minimum 72 godziny szkolenia dla użytkowników oferowanego Systemu w grupach nie większych niż 5 osób, przeprowadzone w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO. Szkolenia powinny być podzielone i dostosowane do ról wykorzystywanych w systemie. WYKONAWCA powinien przygotować materiały oraz część warsztatową, na której uczestnicy sami powinni wykonywać działania w systemie. 1/23

2 b) Dodatkowo szkolenie dla administratorów - minimum 20 godzin szkolenia dla administratorów oferowanego Systemu, przeprowadzonych w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO. Szkolenie ma być przeprowadzone na danych dostarczonych przez ZAMAWIAJĄCEGO Dostarczenie dokumentacji powykonawczej a) Dokumentacja musi zostać dostarczona w języku polskim b) Instrukcja obsługi oprogramowania opisuje prawidłowy sposób użytkowania sytemu. Instrukcja powinna zawierać opis funkcjonalności z podziałem na moduły i role. Dokument ten powinien również zawierać opisy ścieżki (krok po kroku) najpopularniejszych czynności wykonywany przez daną rolę w szczególności: Instrukcja dodawania wniosków Instrukcja dekretacji przelewu bankowego Instrukcja generowania raportów Instrukcja eksportu do MS Excel Instrukcja oceny wniosku (formalnej i merytorycznej) Instrukcja generowania dokumentów seryjnych c) Instrukcja administracji systemu opisująca prawidłowy sposób administrowania systemem. Instrukcja powinna w szczególności uwzględniać: Instrukcja modyfikacji szablonów dokumentów opis procedury modyfikacji szablonów dokumentów wraz ze zmiennymi możliwymi do zastosowania Instrukcja tworzenia szablonów raportów opis procedury dodawania/modyfikacji szablonów raportów w module raportów i analiz (powinien być on wyodrębniony z instrukcji ogólnej) Instrukcja zarządzania formularzami (np. oceny) Instrukcja zarządzania elementami słownikowymi Instrukcja zarządzania użytkownikami Instrukcja zarządzania uprawnieniami Instrukcja tworzenia i przywracania kopii bezpieczeństwa systemu Wytyczne konfiguracyjne dla środowiska systemowego oraz procedurę odtworzeniową każdego z użytych systemów (baza danych, serwer aplikacji) d) Opis struktury bazy danych - pełen opis struktury bazy danych wraz z jej charakterystyką e) Prezentacje i materiały wykorzystane podczas szkolenia WYKONAWCA zobowiązany jest do przekazania informacji szkoleniowych na potrzeby ZAMAWIAJĄCEGO f) Rejestr działań objętych gwarancją wykaz elementów podlegających gwarancji oraz zadań wykonywanych w ramach gwarancji g) Dokument opisujący procedury awaryjne w przypadku problemu z dostępem zdalnym do ZSI 2/23

3 1.4. Migracja danych z aktualnych systemów a) Do zakresu migrowanych danych należą aktualnie obowiązujące szablony dokumentów, obowiązujące raporty oraz aktualne dane dotyczące wniosków, umów, pożyczek oraz Beneficjentów. Około 50 szablonów dokumentów (dokumenty MS Office lub Works) Około 20 predefiniowanych raportów i analiz (na bazie raportów z MS Excel i Works) Około 1000 aktywnych wniosków i umów w toku, nie będących pożyczkami. Dane te są przenoszone z kilku baz rozproszonych programu Works oraz arkuszy MS Excel Około 250 aktywnych pożyczek. Dane te są przenoszone z kilku baz programu Works oraz wielu arkuszy MS Excel (każda pożyczka ma jeden arkusz). b) WYKONAWCA zobowiązany jest uzupełnić aktualnie obowiązujące słowniki. c) WYKONAWCA powinien w uzgodnieniu z ZAMAWIAJĄCYM przygotować wymagane grupy uprawnień dla środowiska produkcyjnego Integracja ZSI a) Integracja z systemem bankowym Jednostronna integracja ZSI z systemem bankowym (w szczególności Bank Gospodarki Krajowej) polega na automatycznym (raz dziennie) oraz ręcznym (wywołana przyciskiem z pliku) pobieraniu wyciągów bankowych do systemu w celu dalszej edycji oraz wprowadzeniu tych danych do systemu ZSI. b) Integracja z systemem finansowo-księgowym SAGE Symfonia Jednostronna integracja ZSI z systemem finansowo-księgowym SAGE Symfonia, polegająca na automatycznym (raz dziennie) i ręcznym (wywoływanym przyciskiem) generowaniu pliku zgodnego z szablonem i wymaganiami programu SAGE Symfonia opisanymi szczegółowo w podręczniku użytkownika SAGE Symfonia w rozdziale 7-1 Wymiana danych (tytuł podręcznika: Am_FK_Podręcznik który jest w posiadaniu ZAMAWIAJĄCEGO). ZSI powinien prowadzić rejestr wygenerowanych plików (data, godzina, nazwa pliku) oraz wysyłać informacje na adres podany przez ZAMAWIAJĄCEGO, jeżeli generowanie nie powiodło się. c) Integracja z systemem Active Directory WYKONAWCA powinien zapewnić możliwość logowania się do systemu danymi domenowymi przechowywanymi w systemie Active Directory Świadczenie serwisu gwarancyjnego WYKONAWCA udziela ZAMAWIAJĄCEMU gwarancji na okres nie krótszy niż 12 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego ZSI na poprawne wykonanie i funkcjonowanie ZSI oraz gwarantuje, że wszystkie nośniki oprogramowania, oprogramowanie ZSI oraz wykonane instalacje są odpowiedniej jakości, reprezentują najnowsze wersje, działają poprawnie, cechują się stabilnością i nie posiadają wad fizycznych i prawnych. 3/23

4 1.7. Świadczenie usług utrzymania a) WYKONAWCA zobowiązany jest świadczyć 20 godzin w miesiącu w ramach usługi utrzymania. b) W ramach świadczenia usługi utrzymania WYKONAWCA zobowiązuje się do: zapewnienie pełnego nadzoru nad systemem w początkowej fazie jego eksploatacji bieżących modyfikacji oprogramowania ZSI wynikających ze zmian przepisów prawa polskiego, UE wraz z wytycznymi do tych przepisów w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania, wraz z instalacją w ZSI w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO; aktualizacji dokumentacji użytkowej jeżeli zmiany przepisów prawnych wpływają na zmianę interfejsu oprogramowania ZSI; modyfikacji wszelkich wzorców wydruków, formularzy i szablonów; modyfikacji słowników zawartych w oprogramowaniu ZSI; dostarczania nowych wersji i poprawek wdrożonego oprogramowania ZSI; dostarczania nowych wersji ZSI, bazy danych oraz oprogramowania narzędziowego; dostarczania zmian dokumentacji do nowych wersji oprogramowania ZSI; dostarczania aktualnej dokumentacji technicznej oraz dokumentacji użytkownika do nowych wersji oprogramowania ZSI; usuwania Awarii oprogramowania ZSI; usuwanie Błędów i Usterek oprogramowania ZSI; wymiany wadliwego oprogramowania wraz z nośnikiem na nowe; naprawy bazy danych oraz konfiguracji serwerów; zabezpieczenia ZSI i jego danych w przypadku awarii - backup; bieżącej pomocy w zakresie diagnozy problemów w eksploatacji ZSI; kontroli danych i ich spójności oraz uzgadnianie danych zawartych w ZSI; świadczenia serwisu w zakresie bazy danych oraz oprogramowania narzędziowego; świadczenia usługi merytorycznego wsparcia poprzez telefoniczne Biuro Obsługi Klienta (w godz. 7:30-15:30 w dniach od poniedziałku do piątku) w zakresie wszystkich systemów lub modułów tworzących ZSI jak i bazy danych. c) Czas reakcji serwisu na zgłoszenie wynosi 2 godziny (powiadomienie pisemne lub za pośrednictwem poczty elektronicznej o przyjęciu zlecenia) d) WYKONAWCA zobowiązuje się dokonać naprawy ZSI w następujących terminach: w razie Awarii - niezwłocznie a najdalej w terminie do 4 godzin od momentu zgłoszenia drogą elektroniczną lub faksem; w razie Błędu - niezwłocznie a najdalej w terminie 3 dni roboczych od daty pisemnego zgłoszenia; w razie Usterki - niezwłocznie a najdalej w terminie 15 dni roboczych od daty pisemnego zgłoszenia. e) ZAMAWIAJĄCY awarię, błąd lub usterkę rozumie w następujący sposób: Awaria Oprogramowania - niesprawność uniemożliwiająca pracę w ogóle lub uniemożliwiająca realizację głównego procesu objętego przez ZSI; jest to niesprawność, dla której nie ma możliwości obejścia, Błąd Oprogramowania - niesprawność uniemożliwiająca wykorzystanie jednego modułu lub funkcji w module, która uniemożliwia obsługę części działalności operacyjnej ZAMAWIAJĄCEGO, lecz nie powoduje przerwy w jego działaniu, Usterka Oprogramowania - działanie modułów niezgodne z właściwą dokumentacją nie będące Awarią ani Błędem, 4/23

5 2. Specyfikacja wymagań funkcjonalnych ZSI Wymagania dotyczące ZSI zawarte w poniższym załączniku są bezwzględnie wymagane Ogólne wymagania funkcjonalne i techniczne Parametry bezwzględnie wymagane WO 1 System i jego nowe wersje oraz dokumentacja mają być dostarczone w wersji polskojęzycznej WO 2 WO 3 WO 4 WO 5 WO 6 System musi być ściśle dostosowany do polskiego ustawodawstwa i charakteru działalności Funduszu Wszystkie moduły Systemu muszą być napisane w tej samej technologii System na etapie wdrożenia i szkolenia musi mieć skonfigurowaną i działającą bazę testową, która będzie odpowiednikiem bazy produkcyjnej. Baza taka posłuży użytkownikom systemu do testów System ma umożliwiać zachowania bezpieczeństwa komunikacji ZSI dotyczy to przesyłania informacji przez sieci publiczne z wykorzystaniem mechanizmu szyfrowania System ma być zaprojektowany z zastosowaniem logicznego modelu 3-warstwowego Warstwa bazy danych Warstwa logiki biznesowej Warstwa prezentacyjna (interfejs użytkownika) WO 7 WO 8 WO 9 System ma mieć strukturę trójwarstwową, złożoną z warstw: prezentacji, aplikacji i bazy danych. Warstwa prezentacji systemu (interfejs użytkownika) musi być dostępna w konfiguracji cienkiego klienta w przeglądarce internetowej bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Warstwa Bazy Danych oraz warstwa logiki biznesowej Systemu musi w całości być zainstalowana na wewnętrznych serwerze ZAMAWIAJĄCEGO. Warstwa Bazy Danych musi być bazą SQL i zapewnić: Relacyjność Integralność danych Pełną kontrolę transakcji Skalowalność WO 10 Wzajemne współdziałanie modułów poprzez powiązania logiczne i korzystanie ze wspólnej Bazy Danych. 5/23

6 WO 11 WO 12 WO 13 System musi zapewnić odporność struktur danych (baz danych) na uszkodzenia oraz odtwarzanie ich zawartości i właściwego stanu, jak również wykonania ich kopii bieżących przez przeszkolonych administratorów ZAMAWIAJĄCEGO System musi zapewniać sprawny i bezpieczny mechanizm wykonywania kopii bezpieczeństwa. System powinien automatycznie generować kopie bezpieczeństwa, dodatkowo przechowywać kopie z siedmiu ostatnich dni oraz 12 pełnych kopi miesięcznych wykonanych w wybrany dzień miesiąca. WO 14 System musi działać stabilnie na stanowiskach z systemem operacyjnym MS Windows XP Professional SP3 i nowszej WO 15 System ma umożliwić stabilne działanie w co najmniej następujących przeglądarkach: Internet Explorer 9 - zaktualizowany do najnowszej wersji Internet Explorer 11 - zaktualizowany do najnowszej wersji WO 16 WO 17 Autentyfikacja użytkownika do systemu wraz z kontrolą uprawnień zintegrowana z Active Directory System ma umożliwiać eksport dowolnych informacji zawartych ZSI i jego bazie danych do arkusza kalkulacyjnego MS Excel (format xls(x) lub równoważny). Oczekuje się ponadto by eksport taki był obsługiwany wg następujących sposobów: z możliwością definiowania i zapamiętania w systemie ZSI stałego szablonu z możliwością bieżącego jednorazowego definiowania zakresu eksportu danych WO 18 WO 19 WO 20 WO 21 WO 22 WO 23 WO 24 WO 25 System musi obsługiwać drukarki atramentowe, laserowe oraz igłowe Przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym (Real Time Processing) z kontrolą dostępu do pojedynczego rekordu przez więcej niż jeden proces (proces lub użytkownika) Praca w czasie rzeczywistym każde działanie podjęte w programie ma swoje odzwierciedlenie w całym systemie. Wykonywanie archiwizacji musi być możliwe w czasie normalnej pracy systemu Wielopoziomowy system uprawnień umożliwiający dostęp określonym grupom do określonych funkcjonalności, katalogów oraz kategorii danych wraz z określonymi prawami do działania (tworzenie, edycja, podgląd, usuwania). Jeden użytkownik może być członkiem wielu grup. Administrator ma możliwość tworzenia/zarządzania/usuwania grup uprawnień z dostępami do konkretnych funkcjonalności oraz katalogów (odczyt, zapis i modyfikacja). Administrator ma możliwość przypisywanie/usuwania użytkowników z wcześniej stworzonych grup System ma umożliwiać łatwą i jednoznaczną identyfikację użytkowników wykonujących czynności w systemie. 6/23

7 WO 26 WO 27 WO 28 WO 29 WO 30 WO 31 WO 32 WO 33 WO 34 WO 35 WO 36 WO 37 WO 38 WO 39 System ma umożliwiać odtworzenie pełnej historii aktywności użytkownika w systemie w dowolnym (wybranym) okresie System ma umożliwiać dokonywanie korekt wprowadzanych danych i załączników z zachowaniem historii zmian. Wprowadzanie zmian danych jest osobną grupą uprawnień. System ma umożliwiać stosowanie zaawansowanych mechanizmów wyszukiwania danych (ze względu na wartości kilku pól) System ma umożliwiać skanowania dokumentów, danych multimedialnych np. umowa, wniosek i przechowywanie ich postaci źródłowej w bazie danych. System ma umożliwiać edytowanie listy słownikowych (zarządzanie elementami w liście) System ma posiadać wbudowany kalendarz pozwalający na definiowanie dni roboczych i tym samym na automatyczne przeliczanie terminów realizacji określonych czynności. System musi posiadać raport logowań użytkowników System ma umożliwiać automatyczne zamykanie sesji po upływie czasu określonego w konfiguracji, od przerwania pracy, bez konieczności wylogowania się. System ma posiadać mechanizmy ograniczające ryzyko wprowadzenia nieprawidłowych danych walidacja wartości: krzyżowa, logiczna i rachunkowa. System ma wymagać wpisania wartości zgodnie z ustalanymi formatami (np. nazwa, data, kwota, NIP) System ma umożliwiać wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych źródłowych np. podczas przygotowania umowy zaciągane są dane wprowadzone wcześniej w rejestracji wniosku. System ma umożliwiać automatyczne rejestrowanie i śledzenie zmian załączników. Program ma zapewnić, że załączniki nie będą mogły zostać usunięte lub zmodyfikowane bez pozostawienia wyraźnego śladu. System odpowiada warunkom technicznym oraz pozwala na adaptację warunków organizacyjnych (przy jego eksploatacji), jakie powinny spełniać systemy informatyczne przetwarzające dane osobowe zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014r., poz.1182 z późn zm.) i z rozporządzeniami wykonawczymi do niej. System ma umożliwiać zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem, które musi funkcjonować na poziomie klienta (aplikacji) i serwera (serwer baz danych) Wymagania dotyczące interfejsu użytkownika: interfejs powinien być intuicyjny i ergonomiczny (uporządkowanie pól zgodne z kolejnością i częstością wypełniania, optymalna liczba okien wymaganych do zrealizowania funkcji), komendy i komunikaty dla użytkownika powinny być czytelne i w języku polskim, obsługiwany przy pomocy myszy i klawiatury, 7/23

8 jednolity wygląd ekranów (uporządkowanie pól, umieszczenie przycisków, opisy pól w ustalonej konwencji), jednolite działanie typowych funkcji (wyszukiwanie, sortowanie, przeglądanie, drukowanie itp.) dostępnych z różnych ekranów, w przypadku istotnych operacji na danych (np. usuwanie danych) wskazana jest możliwość potwierdzania zamiaru wykonania operacji, mechanizmy podpowiedzi do wszystkich pól, wyposażony w pomoc kontekstową (tzw. Help) zawierającej zrozumiały i czytelny opis funkcjonowania modułów ZSI z elementami opisu merytorycznego zagadnienia. Pomoc podręczna powinna być dostępna przy każdej formatce/ekranie ZSI. Sposób jej uruchamiania winien być ujednolicony w ramach całego ZSI. komunikaty o błędach lub nieprawidłowościach działania systemu powinny być wyświetlane w języku polskim sformułowane w sposób zrozumiały dla użytkownika. WO 40 WO 41 System ma umożliwiać generować powiadomienia o nadchodzących wydarzeniach (np. przypomnienie o zbliżającym się terminie lub zaplanowanych zdarzeniach, brak wpłaty etc.) która zależy od określonych pól w zapisanym rekordzie umożliwiając automatyczne wykonanie akcji: wysłanie poczty elektronicznej o konfigurowalnej treści (zwracającej określenia będące wartościami pól ZSI) oraz wyświetlanie pop-up System ma umożliwiać obsługę zdalnego usuwania błędów technicznych systemu ZSI. Dotyczy to dwóch sytuacji: usuwanie błędów w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO, usuwanie błędów zdalnie z siedziby Wykonawcy. WO 42 WO 43 WO 44 WO 45 WO 46 WO 47 W ramach ujednoliconego interfejsu oczekuje się możliwości zaznaczania, kopiowanie oraz wklejania dowolnych fragmentów tekstu. Oczekuje się, by ZSI oferował techniczną możliwość jednoczesnego uruchamiania systemu na dowolnej ilości stacji roboczych w ramach WFOŚiGW (w ramach całkowitej ilości posiadanych licencji). System ma zapewnić jednoznaczne informacje o wyjątkach pozwalających administratorowi na odpowiedną reakcję. System ma zawierać mechanizmy typu listy pojedynczego wyboru, listy wielokrotnego wyboru, radio buttons, kalendarz i checkbox System zostanie uruchomiony w środowisku zwirtualizowanym składającym się z dwóch serwerów oraz współdzielonej macierzy dyskowej. Każdy z serwerów posiadać będzie dwa fizyczne procesory (gniazda). Zasoby w.w serwerów będą współdzielone, z innymi systemami eksploatowanymi przez Zamawiającego, z wykorzystaniem hiperwizora. Zamawiający przewiduje uruchomienie systemu ZSI w konfiguracji Active-Failover, tzn. maszyny wirtualne wykorzystywane przez system ZSI będą uruchomione jedynie na jednym wyznaczonym serwerze. 8/23

9 W przypadku awarii serwera wyznaczonego, maszyny wirtualne wykorzystywane przez system ZSI zostaną awaryjnie uruchomione na drugim serwerze do czasu przywrócenia poprawności działania serwera wyznaczonego. Zamawiający dopuszcza określenie limitów czasowych oraz ilościowych przełączania awaryjnego, dla zadanej skali np.: miesiąca lub roku Moduł Dofinansowania MD 1 MD 2 MD 3 MD 4 MD 5 MD 6 MD 7 MD 8 MD 9 MD 10 Parametry bezwzględnie wymagane System ma umożliwiać graficzne narzędzie służące do definiowania procesów definiujących obiegi dokumentów oraz jego punktów kontrolnych (etapy zawierają pola i zadania, które muszą zostać wykonane, by przejść do następnego etapu) System ma umożliwiać tworzenie nowych tabel, rejestrów i formularzy, które mogą korzystać z istniejących w bazie pól. Tworzenie nowej tabeli, rejestru lub formularza może wiązać się z pracami programistycznymi. System ma umożliwiać dodawanie pól do tabel, rejestrów i formularzy w systemie oraz bazie danych. Pola te mogą być różnej zawartości (np. lista, pole tekstowe, checkbox, data, liczbowe, załącznik, tagi, etc.) Dodawanie pól może wymagać prac programistycznych. System ma umożliwiać stosowanie uproszczonych procesów obiegu dokumentów dotyczących wniosków i umów System ma umożliwiać tworzenie punktów kontrolnych (etapy) w procesie obiegu dokumentów, bez których użytkownik nie może przejść dalej (istnieją specjalne uprawnienia pozwalające na wyjątki) System ma umożliwiać tworzenie i modyfikację grup uprawnień (osób) upoważnionych do wykonania określonych czynności System ma umożliwiać monitorowanie stanu realizacji wniosków /umów oraz nadawanie statusów System ma umożliwiać bieżącą zmianę statusu wniosku/umowy uprawnionym pracownikom. System ma umożliwiać wykorzystanie centralnej bazę danych zawierającej wszelkie informacje o realizacji wniosków/umów oraz o wnioskodawcach/beneficjentach Informacje zawarte w centralnej bazie danych mają być dostępne dla poszczególnych pracowników zgodnie z rolami zdefiniowanymi w systemie 9/23

10 MD 11 MD 12 MD 13 MD 14 MD 15 MD 16 MD 17 System ma umożliwiać przechowywanie w centralnej bazie danych dokumentów elektronicznych (pliki MS Office, MS Works, zeskanowane dokumenty, zdjęcia itp.) związanych z danym wnioskiem/umową System ma umożliwiać dołączanie dokumentów elektronicznych (załączników) na dowolnym etapie realizacji wniosku/umowy oraz kierowanie informacji o nich do pracownika, który zajmuje się daną sprawą. Każda sprawa może posiadać wiele załączników. Jeden wpływający dokument może być przyporządkowany do kilku spraw System ma wiązać logicznie wszystkie dokumenty, które dotyczą konkretnej sprawy na wszystkich etapach jej realizacji System ma umożliwiać opatrywanie załączanych dokumentów elektronicznych komentarzami. System ma umożliwiać dodawanie do bazy danych informacji wynikających z różnych załączanych skanów dokumentów w taki sposób, by były one widoczne przez system i służyły generowaniu odpowiednich alertów, opisanych w wymaganiach ogólnych (np. alert o zbliżającym się terminie utraty ważności zabezpieczenia) System ma umożliwiać dołączania formularzy oceny merytorycznej i oceny formalnej w postaci załączników oraz oznaczenie w systemie wyników oceny (pozytywna/negatywna ocena) System ma umożliwiać rejestrację i ewidencję wniosków o dofinansowanie, w szczególności następujących danych (nie wszystkie dane uzupełniane są podczas rejestracji): Numer wniosku Nazwę wniosku Nr działu zgodny ze Strukturę działów Preliminarza Wnioskodawca Forma dofinansowania (pożyczka, dotacja, dopłata - pole słownikowe), Dziedzina dofinansowania (zgodnie ze Strukturą działów Preliminarza pole słownikowe),charakter zadania (inwestycyjne, bieżące - pole słownikowe), Data przyjęcia wniosku przez Sekretariat Data wprowadzenia wniosku do systemu Kwoty (koszt kwalifikowany zadania, wnioskowane dofinansowanie) Lokalizacja zadania Status Imię i nazwisko pracownika przyjmującego Imię i nazwisko pracownika wprowadzającego wniosek do systemu Imię i nazwisko pracownika monitorującego sprawę Data i numer uchwały Zarządu/Rady Nadzorczej Numer umowy i data zawarcia umowy, Termin zakończenia realizacji zadania, Termin osiągnięcia efektu ekologicznego Wielkość planowanego i osiągniętego efektu ekologicznego, Aneksy do umowy, Rozliczenie końcowe i jego termin, planowany i rzeczywisty, Termin rozliczenia/udokumentowania efektu ekologicznego i rzeczowego Data wpływu wniosku o umorzenie, 10/23

11 Data i numer uchwały Zarządu/Rady Nadzorczej dotyczącej umorzenia, Kwota umorzenia i data umorzenia, Data i numer uchwały Zarządu/Rady Nadzorczej o wypowiedzeniu umowy. Kwota środków postawionych w stan wymagalności, Data spłaty wymagalnych kwot (data spłaty (stempla) i data wyciągu), Terminy rozliczenia finansowego i rzeczowego poszczególnych transz wypłat z możliwością wpisania komentarza. System powinien wykorzystywać wpisane terminy do generowania informacji o wysokości przysługującego umorzenia. Inne w miarę potrzeb ZAMAWIAJĄCEGO MD 18 MD 19 MD 20 MD 21 MD 22 MD 23 System ma umożliwiać sortowanie i wyszukiwanie po wprowadzonych danych System ma umożliwiać wprowadzenie szablonów dokumentów System ma umożliwiać generowanie dokumentów na podstawie szablonów, w których cześć danych będzie automatycznie wypełniana z Bazy Danych. System ma umożliwiać ręczną korektę danych na generowanym dokumencie oraz przesłanie do dokumentu w postaci MS Word, MS Excel. Szablon może składać się z tekstu, tabeli oraz obrazów (jpg, gif, bmp, png) System ma umożliwiać zmianę fragmentów związanych z Corporate Identity (np. nagłówki, stopki, logo) jednocześnie we wszystkich szablonach System ma umożliwia rejestrowanie w bazie danych w powiązaniu z wnioskiem/umową każdego pisma wyemitowanego wg szablonu. System ma umożliwiać rejestrowanie dodatkowych informacji dotyczących emitowanych pism, a w tym: datę utworzenia pisma, symbol/kod użytkownika, który je utworzył, daty modyfikacji, symbol/kod użytkowników, którzy dokonali modyfikacji, System winien oferować wyszukiwanie pism wg wymienionych kryteriów jak również wg wszelkich cech pisma MD 24 System ma umożliwiać dodawanie całej korespondencji wraz z datami oraz nazwiskami pracowników, dotyczącej spraw, m.in: Pism z prośbą o dosłanie dodatkowych dokumentów, Zapytań od wnioskodawców, Odpowiedzi na zapytania, Informacji o decyzjach Zarządu, Aneksów Umów MD 25 System ma umożliwiać automatyczne tworzenie listy wniosków/umów na Zarząd i do Rady Nadzorczej według szablonu ustalonego z Zamawiającym 11/23

12 MD 26 MD 27 MD 28 MD 29 MD 30 MD 31 MD 32 System ma umożliwiać modyfikację statusu i warunków realizacji umów w przypadku zmiany decyzji Zarządu i/lub Rady Nadzorczej Funduszu dotyczącej danego wniosku. System ma umożliwiać anulowanie wniosku. System ma automatycznie generować umowy do wniosków (w oparciu o przygotowane wzorce), które zostały zaakceptowane przez odpowiednio uprawnione do tego organy. Możliwość przechowywania treści umowy w bazie danych w formacie zgodnym z MS Word. System ma umożliwiać wprowadzanie zmian wynikających z Aneksów do umów. System ma umożliwiać wypowiedzenie umowy. System ma umożliwiać wystawianie potwierdzeń złożonych wniosków z zaznaczeniem daty, numeru wniosku, informacji o beneficjencie, rodzaju wniosku oraz nazwiska przyjmującego wniosek pracownika System ma zawierać centralną bazę wnioskodawców/beneficjentów z rozróżnieniem typów beneficjentów: osób prywatnych, firm i jednostek sektora finansów publicznych. Rejestr ten powiewni zawierać pola dopasowane do typu beneficjenta. Przykładowe pola (będą rozszerzane zgodnie z typem oraz wymaganiami ZAMAWIAJĄCEGO): Unikalny numer w bazie Systemu, NIP, Regon, KRS Nazwa pełna, Nazwa skrócona, Kod pocztowy, Adresy (korespondencji, zamieszkania, siedziby), Powiat (pole słownikowe), Gmina (pole słownikowe), Rodzaj Wnioskodawcy/Beneficjenta: o jednostki sektora finansów publicznych (jsfp) w tym jednostki samorządu terytorialnego (jst), o Pozostałe jednostki, Status prawny Wnioskodawcy, Nazwisko osoby reprezentującej, Numer telefonu, Adres , Strona www Wiele wniosków i umów może być przypisanych do jednego podmiotu. Dodatkowo podział beneficjentów zgodnie z wymaganiami sprawozdawczości prowadzonej przez ZAMAWIAJĄCEGO (w szczególności OŚ-4w/n, RB-N i RB-Z) 12/23

13 MD 33 MD 34 MD 35 MD 36 System ma umożliwiać przypisywanie danych różnych osób kontaktowych w ramach tego samego podmiotu, odpowiedzialnych za konkretne zadanie oraz za współpracę z ZAMAWIAJĄCYM. System ma umożliwiać przeglądanie historii wniosków i umów. System ma umożliwiać zaznaczenie rezygnacji wnioskodawcy z dofinansowania na każdym etapie postępowania o dofinansowanie. System ma umożliwiać tworzenie w oparciu o zarejestrowane wnioski i umowy, wykazów/sprawozdań, w szczególności: w układzie terytorialnym (według lokalizacji zadania), w układzie dziedzinowym (zgodnie z obowiązującym podziałem, np. ochrona wód i gospodarka wodna, edukacja ekologiczna itd.), w zależności od formy dofinansowania (pożyczka, dotacja) w zależności od formy prawnej wnioskodawców/beneficjentów (np. jsfp), według źródeł finansowania (np. środki krajowe, Fundusz Spójności), według charakteru zadania (np. zadanie inwestycyjne, nie inwestycyjne), inne, w zależności od potrzeb MD 37 MD 38 System ma umożliwiać drukowanie szeregu dokumentów w oparciu o szablony zatwierdzone do stosowania i zabezpieczone przed zmianami. Jednocześnie powinna istnieć możliwość tworzenia niestandardowej umowy i przechowywania w systemie jej treści formacie zgodnym z MS Word. System ma umożliwiać tworzenie Kart informacyjnych zadania (KIZ) dostępnych dla uprawnionych pracowników Funduszu. Z poziomu KIZ ma być dostępna cała historia rozpatrywania wniosku i realizacji umowy zawartej na jego podstawie: Informacje wpisane w trakcie przyjmowania wniosku, Informacje o realizacji wniosku (korespondencja, nazwiska pracowników, daty), Rejestr przebiegu spłaty pożyczki (sprawdzenie czy jest opóźnienie, ile dni, jak się zmniejszy umorzenie, naliczone odsetki). MD 39 MD 40 MD 41 MD 42 MD 43 System ma umożliwiać rejestrację kart informacyjnych zadań w zależności od formy prawnej beneficjenta System ma umożliwiać umieszczenie w karcie informacyjnej zadania wybranych z bazy centralnej danych dotyczących zrealizowanego zadania. System ma umożliwiać łączenie (przypisanie) umowy z wnioskami (jedna umowa do wielu wniosków) System ma umożliwiać bezpośrednie powiązanie umów z ich aneksami. System ma umożliwiać aneksowanie umów, przy uwzględnieniu, że wniosek o aneks zawiera uzasadnienie oraz propozycje zmian do umowy 13/23

14 MD 44 MD 45 System ma umożliwiać gromadzenie danych o planowanych i osiągniętych efektach ekologicznych Obsługa pomocy publicznej: rejestracja pomocy publicznej na etapie: wniosku, umowy, aneksu, wniosku o umorzenie, kalkulator do symulowania wyliczeń pomocy publicznej (ekwiwalentu dotacji brutto); MD 46 MD 47 MD 48 MD 49 MD 50 MD 51 MD 52 MD 53 MD 54 System ma umożliwiać przypominanie o zbliżających się ważnych datach (np. terminie rozpatrzenia, dacie wypłaty, terminie udzielenia odpowiedzi, terminie rozliczenia umowy) przez wysyłanie alertu (system alertowy opisany w wymaganiach ogólnych) do osoby prowadzącej sprawę lub innych osób. System ma zapewnić, że złożony wniosek nie będzie mógł zostać usunięty lub zmodyfikowany bez zostawienia śladu w systemie System ma umożliwiać wysłanie alertu do pracownika o braku terminowej spłaty raty kapitałowej lub oprocentowania. System powinien automatyczne generować w oparciu o przygotowane wzorce treści pism informujących wnioskodawcę o przyznaniu lub nie przyznaniu dofinansowania System ma umożliwiać rejestrację daty nadania wnioskowi statusu kompletny wraz z nazwiskiem pracownika odpowiedzialnego za wniosek. System ma umożliwiać wystawianie potwierdzeń złożonych wniosków z zaznaczeniem: daty, numeru wniosku, informacji o beneficjencie, rodzaju wniosku oraz nazwiska przyjmującego wniosek pracownika. System ma umożliwiać wprowadzanie kilku uchwał Zarządu/Rady Nadzorczej przy jednym wniosku/umowie. Prowadzenie kartoteki umów dla różnych wariantów ich doboru (np. konkursy) System ma umożliwiać gromadzenie danych o planowanych i osiągniętych efektach ekologicznych w podziale na dziedziny dofinansowania: Ochrona powietrza Ochrona ziemi Ochrona wód Gospodarka wodna Edukacja ekologiczna Ochrona przyrody MD 55 System musi umożliwiać zarządzanie (CRUD) kategoriami i wskaźnikami dotyczącymi efektu ekologicznego MD 56 System ma umożliwiać automatyczne dokonywania przeliczeń jednostek, w których opisywane są efekty ekologiczne: [GJ/rok] na [kwh/rok], 14/23

15 [m 2 ] na [ha], [Mg/rok] na [m 3 /rok ], z możliwością zmiany gęstości przeliczanego odpadu, inne ustalone podczas wdrożenia przez ZAMAWIAJĄCEGO MD 57 MD 58 MD 59 MD 60 MD 61 MD 62 MD 63 Rejestracja do każdej umowy danych z faktur lub rachunków przedstawionych przez beneficjenta. System ma umożliwiać prowadzenie rejestru zabezpieczeń do umów. System ma umożliwiać tworzenie harmonogramu wypłat dofinansowania System ma umożliwiać tworzenie harmonogramu spłat rat kapitałowych System musi umożliwiać wybór metody spłat odsetek (czasookres, wysokość, sposób naliczania) System ma umożliwiać warunkowe przyznawanie dofinansowania (np. pod warunkiem przesłania dodatkowych dokumentów). Taki komentarz wraz z nadzorowaną przez System datą ma znaleźć się w Systemie. System ma umożliwiać tworzenie rejestrów zgodnie z wymaganiami ZAMAWIAJĄCEGO w szczególności: Rejestr wniosków Rejestr umów dotacji Rejestr umów pożyczek Rejestr efektów ekologicznych Rejestr umorzeń Rejestr udzielonej pomocy publicznej Rejestr złożonych przez gminy wniosków o zwrot utraconych dochodów Zawartość rejestrów powinna pochodzić z wspólnej bazy MD 64 MD 65 MD 66 MD 67 MD 68 MD 69 System ma umożliwiać stworzenie wykazu dokumentów do zawarcia umowy i załączników dla wniosku z możliwością odznaczenia otrzymanych i kompletnych dokumentów System ma umożliwiać przeprowadzenie procesu umorzenia udzielonej pożyczki System ma umożliwiać przeliczenie na nowo harmonogramu wypłat/spłat po wprowadzeniu zmian w umowie pożyczki (np. częściowym umorzeniu, aneksie do umowy, wypłacie) System ma umożliwiać wprowadzanie w dowolnym momencie aktualizacji do stosowanych w Funduszu druków i dokumentów wykorzystywanych w korespondencji seryjnej System ma umożliwiać wybór odpowiednich druków/formularzy oraz przypisywanie ich do wniosków/umów System ma umożliwiać kategoryzowanie pożyczkobiorców zgodnie z wymaganiami ZAMAWIAJĄCEGO (np. Krótko-, Długo- okresowa, Pomoc Publiczna, Gmina, JP itp.) oraz umożliwiać sortowanie, filtrowanie i generowanie raportów na podstawie wybranych kategorii 15/23

16 MD 70 System ma umożliwiać ocenę pożyczki do umorzenia oraz wydanie decyzji o umorzeniu zgodnie z wymaganiami ZAMAWIAJĄCEGO i opisanego procesu umorzenia 2.3. Moduł Pożyczki Parametry bezwzględnie wymagane MP 1 System ma umożliwiać automatyczne tworzenie dla umowy planu wypłat transz i spłat rat kapitałowych MP 2 MP 3 MP 4 MP 5 MP 6 MP 7 MP 8 MP 9 Automatyczne naliczanie odsetek karnych za opóźnienie spłat rat kapitałowych System ma automatycznie naliczać odsetki umowne dla pożyczek według różnych wariantów ustalonych przez ZAMAWIAJĄCEGO (dzień miesiąca dla spłat, okres pomiędzy spłatami, oprocentowanie pożyczki może zmieniać się w okresie trwania pożyczki,) uzależniając ich wysokość od wypłaconej kwoty oraz zaplanowanych kwot spłat. System ma umożliwiać zmianę terminów spłat rat kapitałowych uwzględniających aneksy lub etapowe umorzenia System ma umożliwiać rozliczanie rat kapitałowych, odsetek umownych oraz odsetek karnych. System ma umożliwiać nadanie priorytetów dla spłacanych kwot (odsetki karne, odsetki umowne, rata kapitałowa) System ma umożliwiać raportowanie niepełnego spłacenia rat na określony dzień informacja o zaległościach. System ma umożliwiać sporządzenie Podsumowania umowy zawierającego informacje dotyczące realizacji sprawy. System ma umożliwiać automatyczne tworzenie zawiadomienia o odsetkach, wezwań do zapłaty oraz potwierdzenia sald na dowolny dzień. MP 10 System musi automatycznie generować plik (XML lub inny wskazany przez ZAMAWIAJĄCEGO) opisujący dekretacje wyciągu bankowego. Generowany plik musi odpowiadać standardom importu plików dla systemu księgowego Symfonii Zaimportowane dane z systemów bankowych Wprowadzone dekretacje kwot w ZSI Przesłanie danych do Symfonii Poprawne zaimportowane i zapisane przelewy w Symfonii 16/23

17 MP 11 System musi importować dane z wyciągów bankowych ZAMAWIAJĄCEGO (bank BGK, BRE) MP 12 System musi umożliwić dekretacje danych zawartych na wyciągu System musi umożliwić wstępną edycje danych (z wyłączeniem kwoty i daty) System musi prezentować dane w formie tabeli System musi umożliwić wyłączenie niektórych rekordów z dekretacji System musi umożliwiać akceptacje wprowadzenia rekordu do bazy System musi umożliwić przypisane: o Konta księgowego o Umowy o Rodzaju spłacanej kwoty (odsetki, rata kapitałowa, odsetki karne) o Jeden rekord na wyciągu może być przypisany do wielu kont, umów i kilku rodzajów spłat w podziale na kwoty (rozbicie rekordu) o System powinien proponować konta, umowy na podstawie tytułu przelewu oraz wpłacającego System powinien umożliwić podgląd harmonogramu spłat (pożyczki) dla wybranej umowy. MP 13 MP 14 MP 15 System musi umożliwiać wyszukiwanie i generowanie raportów na podstawie danych zawartych w tym module System ma umożliwiać wprowadzenie daty zaksięgowania wpłaty przez beneficjenta oraz daty zaksięgowania na rachunku bankowym ZAMAWIAJĄCEGO System musi automatycznie przeliczać i ustalać aktualną wysokość odsetek po: Dokonaniu wypłaty transzy pożyczki Dokonaniu spłaty raty kapitału/kapitału Aneksie zmieniającym warunki finansowania Na żądanie uprawnionego pracownika MP 16 MP 17 MP 18 MP 19 System ma umożliwiać zarejestrowanie zwrotu części dofinansowania (pożyczki lub dotacji) System ma umożliwiać spłaty raty w częściach, z opcją ew. przeliczenia odsetek System ma umożliwiać spłaty odsetek w częściach. System ma umożliwiać uwzględnienie w karcie pożyczki daty wyciągu bankowego i daty stempla przelewu przychodzącego 17/23

18 2.4. Moduł Analizy i Raporty Parametry bezwzględnie wymagane MAiR 1 System ma umożliwiać zapis wyników raportów do plików w różnych formatach ( w szczególności TXT, XLS, DOC) MAiR 2 MAiR 3 MAiR 4 System musi umożliwić definiowanie dla każdego użytkownika indywidualnych zestawień z zarejestrowanych danych w module Umowy/Wnioski, każdy użytkownik modułu ma możliwość definiowania własnych zestawień wspomagających jego pracę (np. planowane i zrealizowane wypłaty dotacji, pożyczek), Mechanizm generowania dowolnych raportów i zestawień o zróżnicowanej analityce Wszystkie dane gromadzone w strukturach (tabelach) bazy relacyjnej ZSI winny być dostępne dla systemu raportowania. Dotyczy to zwłaszcza: wykorzystania poszczególnych pól tabel do definiowania szablonów, definiowania zaawansowanych kluczy i warunków wyboru danych (filtrowania), klucze wyboru winny być definiowane wg dowolnych warunków logicznych z wykorzystaniem tabel i ich pól. MAiR 5 MAiR 6 MAiR 7 MAiR 8 MAiR 9 MAiR 10 MAiR 11 MAiR 12 System musi umożliwić definiowanie warunków selekcji dla zakresu danych, która ma zostać ujęta lub pominięta w zestawieniu (np. wnioski z wszystkich dziedzin oprócz edukacji ekologicznej) System musi umożliwić definiowania dla każdego zestawienia różnego rodzaju sum częściowych (np. pomoc udzielona gminie w rozbiciu na dziedziny) System musi umożliwić ukrywanie dla każdego zestawienia informacji szczegółowych z pozostawieniem jedynie sum częściowych oraz sumy końcowej, System musi umożliwić dla każdego zestawienia definiowanie kolumn, które mają się znaleźć w zestawieniu oraz definiowania kolejności w jakiej mają się pojawić w zestawieniu, System musi umożliwić w każdym zestawieniu, zdefiniowanie uporządkowania informacji wg wybranych przez siebie kolumn (np. posortowanie zestawienia wg dziedzin, a następnie w obrębie każdej dziedziny numerami umów), System musi umożliwić zmiany przez użytkownika szerokości, opisu, koloru oraz innych parametrów każdej kolumny w zestawieniu, System musi umożliwić zapamiętanie definicji zestawień dla wszystkich użytkowników w centralnej bazie danych co powoduje, że niezależnie od miejsca pracy (siedziba firmy, praca poza siedzibą firmy poprzez sieć Internet) użytkownik ma dostęp do zdefiniowanych przez siebie zestawień, System musi umożliwić eksport danych z raportu do ogólnie stosowanych formatów, w tym xls(x) oraz PDF 18/23

19 MAiR 13 MAiR 14 MAiR 15 MAiR 16 MAiR 17 MAiR 18 MAiR 19 MAiR 20 MAiR 21 MAiR 22 System musi umożliwić przeniesienie każdego przeliczonego zestawienia na drukarkę, do dokumentu w formacie zgodnym z MS Office w postaci takiej jaką widzi użytkownik na ekranie monitora swojego komputera. System ma umożliwiać także wyświetlenie podglądu dokumentu przed jego wydrukiem System musi umożliwić przechowanie w centralnej bazie danych dla wszystkich zestawień, treść ostatnio przeliczonego zestawienia, co pozwala przeglądać ostatnie wyniki bez konieczności uruchamiania funkcji przeliczającej zestawienie. System musi zapewniać, że w ramach generatora będą dostępne wszystkie dane gromadzone w strukturach (tabelach) bazy relacyjnej System do obsługi procesów Funduszu, System musi umożliwiać wykorzystanie całych tabel oraz ich poszczególnych pól do definiowania szablonów raportów. W systemie musi być możliwość definiowania wyboru danych (filtrowania) wg dowolnych warunków logicznych z wykorzystaniem tabel i ich pól w ramach bazy danych System do obsługi procesów Funduszu. System ma umożliwiać tworzenie zestawień z operacji finansowych związanych z umowami. Podstawowym formatem wydruków wszelkich raportów w systemie ZSI będzie format A4 który winien pełnić rolę formatu domyślnego. Pozostałe formaty powinny być możliwe do wykorzystania po dokonaniu celowego wyboru przez użytkownika poprzez interfejs systemu ZSI. System ma umożliwiać automatyczne tworzenie sprawozdań analitycznych OŚ i RB oraz sprawozdań finansowych dotyczących umów (pożyczek, dofinansowań etc.), z możliwością podglądu sumowanych kwot. System ma umożliwiać tworzenie planów wypłat i spłat rat. System ma umożliwiać tworzenie m.in. następujących raportów: Zaległych spłat Zaległych wypłat (gdy wnioskodawca nie dostarczy niezbędnych dokumentów) Porównania harmonogramu wypłat planowanych do rzeczywistych Spłat pożyczek Sald na dowolny dzień z uwzględnieniem daty stempla oraz daty wykazu. Wypłat pożyczek Wypłat dotacji MAiR 23 MAiR 24 MAiR 25 System ma umożliwiać raportowania różnic między rzeczywistymi a planowanymi terminami spłat. System ma umożliwiać automatyczne generowanie zbiorczego raportu finansowego, zawierającego syntetyczną informację dającą ogólny obraz sytuacji finansowej Funduszu System ma umożliwiać automatyczne generowanie zestawienia z operacji finansowych związanych z umowami 19/23

20 2.5. Moduł Sekretariat Parametry bezwzględnie wymagane MS 1 System ma umożliwiać definiowanie struktury organizacyjnej i ścieżki obiegu dokumentów (workflow) z wykorzystaniem wcześniej zdefiniowanej struktury organizacyjnej. MS 2 MS 3 MS 4 MS 5 MS 6 MS 7 MS 8 MS 9 MS 10 MS 11 MS 12 MS 13 MS 14 System ma umożliwiać tworzenie podziałów zgodnych z procedurami oraz JRWA Każda sprawa ma być opatrzona unikalnym identyfikatorem. System ma automatycznie nadawać sygnatury pismom. System ma umożliwiać automatyczne nadawanie nazw dokumentów oraz ich numeracji według zasad ustalonych na etapie wdrożenia. System ma w czytelny sposób pokazywać sprawy realizowane, sprawy nowe oraz sprawy zaległe. W zależności od rodzaju sprawy ma być ona kierowana na zdefiniowaną ścieżkę realizacji zawierającą zdefiniowane sposoby akceptowania i adresowania dokumentów. System ma umożliwiać zaburzenie zdefiniowanej ścieżki realizacji przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. System ma umożliwiać przypisanie sprawy do jednostki organizacyjnej, a następnie do konkretnego pracownika odpowiedzialnego za realizację zadania. Przypisanie pracownika ma być realizowane przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. W Systemie ma być zdefiniowany widok zawierający listę aktywnych spraw konkretnych użytkowników wraz z datą realizacji oraz mechanizmem przypominających o kończącym się terminie. System ma umożliwiać zmianę pracownika przydzielonego do realizacji sprawy przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia (oraz w przypadku zastępstw sprawy automatycznie mają być przekazywane w systemie do odpowiednich osób). System ma umożliwiać bezzwłoczne poznanie szczegółów dotyczących realizowanej sprawy, w tym miejsca, w którym sprawa znajduje się w konkretnym momencie oraz osoby odpowiedzialnej, wraz z dostępem do informacji o historii załatwiania sprawy. W przypadku, gdy do sprawy zostaną dodane nowe dokumenty system ma mieć możliwość tego wyraźnego wskazania dla osób zajmujących się sprawą oraz wysłania im odpowiedniej informacji ( /pop-up). System ma umożliwiać dołączanie do spraw załączników we wszystkich formatach akceptowanych przez system operacyjny użytkownika w szczególności w formatach zgodnych z wymogami wynikającymi z Ustawy i dokumentów pochodnych. Możliwość dołączania wielu skanów do jednego zlecenia/sprawy. 20/23

21 MS 15 MS 16 MS 17 MS 18 Możliwość wprowadzania dokumentów do systemu w wielu punktach jednocześnie. System ma zapewniać funkcjonalność check listy, umożliwiającą wprowadzanie warunków pozwalających na przeniesienie sprawy do dalszej realizacji (na przykład wymóg zaznaczenia wszystkich pól typu checkbox, istnienie konkretnego dokumentu). Zapisywanie w historii sprawy notatek oraz innych załączników dotyczących realizowanej sprawy. System ma umożliwiać ewidencjonowanie następujących czynności: Przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, Prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, Sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, Wysyłanie korespondencji i przesyłek, w tym korespondencji seryjnej, Przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, itp. Udzielanie informacji interesantom, w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych Zespołów Merytorycznych lub stanowisk pracy. MS 19 MS 20 MS 21 MS 22 MS 23 MS 24 System ma umożliwiać prowadzenie ksiąg kancelaryjnych w podziale na korespondencję wychodzącą i przychodzącą, wnioski,, korespondencję wewnętrzną. System ma umożliwiać zaznaczanie sposobu, w jaki przychodziła/wychodziła korespondencja (list, faks, poczta elektroniczna, itp.). System ma umożliwiać przypisywanie pism do konkretnych spraw związanych z obsługą wniosków/umów oraz załączanie ich skanów. System powinien zawierać kalendarz kontaktów i harmonogramów dla danego użytkownika lub ich grupy (komórki organizacyjnej). System ma umożliwiać tworzenie wspólnych dla użytkowników folderów (np. książka telefoniczna). Dynamiczne dostosowanie procesów do zmian zachodzących w Funduszu (np. jeżeli stanowisko obsadzone zostanie przez nowego pracownika, zmiana ta zostanie automatycznie uwzględniona we wszystkich procesach, w których to stanowisko było ujęte). MS 25 System ma oferować możliwość wprowadzania spraw, przy czym minimalne dane opisujące sprawę to: nadawca (klient), data pisma, data zarejestrowania sprawy, wymagany termin realizacji, symbol sprawy, opis, z możliwością wprowadzenia zmiennych definiowalnych dla typu sprawy. MS 26 Powiadamianie osób zaangażowanych w realizację sprawy o nowowprowadzonych do niej komentarzach. Możliwość potwierdzenia przeczytania komentarza (sygnowanie). 21/23

22 MS 27 Definiowanie ograniczeń dostępu dla określonych spraw/projektów: określanie kategorii spraw o ograniczonym dostępie (np. wszystkie sprawy/projekty z zakresu administracji systemu są dostępne tylko dla użytkowników o określonej roli), ograniczenie praw dostępu dla konkretnych spraw w ramach tego samego typu sprawy, określanie praw dostępu indywidualnie dla określonych spraw dla grupy pracowników MS 28 Prowadzenie bazy danych osób i instytucji: wpisywanie, edycja i usuwanie danych osób i firm w tym import i export danych kontaktowych w formacie VCF/CSV, określanie uprawnień do edycji i usuwania danych osób i firm, możliwość ustawianie listy najczęściej wykorzystywanych danych ( moich klientów ), możliwość wprowadzania grup cech, które poszerzą standardowy formularz do wprowadzania danych, odnotowywanie historii kontaktów z osobą lub firmą (notatka, spotkanie, list, rozmowa telefoniczna), wgląd w archiwum wpisanych kontaktów i archiwum prowadzonych w przeszłości dla danej osoby lub firmy spraw, informacja o ilości spraw aktualnie prowadzonych dla osoby lub firmy, baza adresowa odbiorców wyposażona powinna być w wyszukiwarkę, umożliwiającą szybkie wyszukanie danego odbiorcy. MS 29 Raportowanie spotkań: pisanie raportów ze spotkań na podstawie agendy, zakładanie kolejnych spraw/zleceń na podstawie protokołu za spotkania. 22/23

23 2.6. Moduł Zarząd i Rada Nadzorcza MZ 1 MZ 2 MZ 3 MZ 4 MZ 5 MZ 6 MZ 7 MZ 8 MZ 9 MZ 10 Parametry bezwzględnie wymagane System ma umożliwiać sporządzanie, obsługę i rejestrację dowolnych wniosków na posiedzenie Zarządu oraz Rady Nadzorczej zgodnie z ustalonymi szablonami. System ma umożliwiać generowanie dowolnego wniosku na posiedzenie Zarządu oraz Rady Nadzorczej w powiązaniu z danymi z modułu Umowy i Wnioski (UW) zgodnie z ustalonymi szablonami. System ma umożliwiać opatrywanie wniosków na posiedzenie Zarządu oraz Rady Nadzorczej opiniami. System ma umożliwiać wycofywanie wniosków spod obrad Zarządu lub Rady Nadzorczej System ma umożliwiać generowanie protokołu oraz uchwały z posiedzenia Zarządu oraz Rady Nadzorczej zgodnie z ustalonymi szablonami. System ma umożliwiać rejestrację: 1) numerów, dat podjęcia i przedmiotu uchwał Zarządu i Rady Nadzorczej, 2) szczegółów dotyczących decyzji Zarządu lub Rady Nadzorczej zawartych w uchwale: nazwa wnioskodawcy, nazwa zadania rodzaj dofinansowania, kwota dotacji, kwota pożyczki, wysokość oprocentowania, rodzaj zabezpieczenia pożyczki/dotacji data i numer umowy (w przypadku uchwały umorzeniowej lub zmieniającej warunki umowy), kwota umorzenia, data umorzenia ewentualne dodatkowe warunki dofinansowania/umorzenia pożyczki, zmiana warunków umorzenia, data spłaty środków postawionych w stan wymagalności, inne wg potrzeb zamawiającego. System ma umożliwiać dopisanie do protokołu informacje o protokolancie. System ma umożliwiać generowanie listy obecności na posiedzeniu Zarządu i Rady Nadzorczej. System ma umożliwiać generowanie sprawozdań z działalności Zarządu na podstawie kalendarza spotkań (spotkania odbyte i planowane). System ma umożliwiać wprowadzanie zmian do treści protokołów i uchwał wcześniej już wygenerowanych. 23/23