Opis programu ERWIN. System Zarządzania Postępowaniem. Warszawa ERWIN

Transkrypt

1 System Zarządzania Postępowaniem Warszawa

2 Dlaczego nie Excel? Akkusz kalkulacyjny często jest używany w firmych i instytucjach jako podręczna baza danych. Arkusz kalkulacyjny nie został zaprojektowany do gromadzenia i przetwadzania dużych ilości danych. Powiązania logiczne muszą być kontrolowane ręcznie, albo wydajność arkusza dramatycznie spada. Już przy dwóch tabelach granicą może być około 2-3 tys. pozycji. Arkusz w danej chwili może być edytowany tylko przez jedną osobę. Prowadzenie indywidualnych arkuszy uniemożliwia sprawne wyszukiwanie informacji Użytkownik może zignorować automatykę i wstawić dowolne, również błędne dane Awarię formuł arkusza może spowodować nawet błędnie postawiony przecinek, a znalezienie błędu może być bardzo trudne Bardziej złożone operacje wymagają umiejętności programistycznych

3 Przeznaczenie programu Podstawowym przeznaczeniem programu jest ułatwienie pracy przy prowadzeniu różnego rodzaju spraw poprzez: Kontrolę terminów rozpatrywania spraw Zarządzanie informacją o prowadzonych sprawach i etapach postępowania Prowadzenie rejestru czynności w ramach postępowania Gromadzenie dokumentacji spraw, w tym załączników Półautomatyczne generowanie dokumentów w oparciu o szablony i bazę przypadków Tworzenie zestawień i raportów Możliwość zespołowej redakcji dokumentów System dopasowywany jest do wymagań uzgodnionych z użytkownikiem, posiada ponadto duże możliwości samodzielnej konfiguracji.

4 Rozpoczęcie pracy Po uruchomieniu program informuje o najpilniejszych sprawach oraz sprawach o oznaczonym terminie, których bieg został wstrzymany

5 Nowa sprawa Sprawa może być prowadzona dla wielu wnioskodawców. Jest dla nich prowadzony osobny rejestr celem utrzymania spójności nazw i adresów. Wnioskodawcą może być również firma, instytucja lub współpracownik. Dane wnioskodawców indywidualnych są chronione w zestawieniach, m. in. zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.

6 Bieg sprawy W każdej sprawie rejestrowane są kolejno wykonane lub planowane czynności i obliczany jest dla nich czas trwania. Terminy czynności mogą się zazębiać, a termin realizacji zadania jest odpowiednio korygowany, jeżeli czynność wstrzymuje bieg sprawy. Określone czynności automatycznie zmieniają stan realizacji.

7 Kolejna czynność Rodzaj czynności jest wybierany z listy. Określone czynności mogą mieć termin rozpoczęcia i termin zakończenia, a także liczbę dni wymaganą na odpowiedź. Lista czynności może być konfigurowana.

8 Kalendarz System umożliwia również wpisywanie czynności planowanych. Czynności przeterminowane, bieżące i planowane można dla wygody zestawić w postaci kalendarza.

9 Dokumenty w sprawie System umożliwia tworzenie dokumentów dla każdej czynności, kontrolę ich stanu oraz tworzenie kolejnych wersji z zaznaczeniem daty i autora ostatniej zmiany.

10 Tworzenie dokumentu Dokumenty są tworzone na podstawie zgromadzonych danych oraz szablonów. Można je edytować we wbudowanym edytorze oraz wstawiać często używane zwroty z bazy wiedzy. Edytor ten umożliwia również wstawianie komentarzy i śledzenie zmian.

11 Dokumentacja Dokumenty są przypisane do czynności w sprawie, a ich ilość nie jest limitowana Mogą istnieć kolejne wersje tego samego dokumentu Każdy dokument ma przypisany znacznik stanu, który umożliwia przekazywanie dokumentów do edycji i/lub akceptacji. Dokument przed oficjalnym wydaniem musi być zatwierdzony w systemie przez upoważnioną osobę Do sprawy mogą być dołączane dokumenty zewnętrzne w postaci elektronicznej dowolnego rodzaju, oprócz tzw. plików wykonywalnych Dokumenty utworzone w systemie można eksportować do dalszego przetwarzania w pakiecie MS Office

12 Kontynuacja lub wznowienie postępowania System umożliwia przeniesienie danych z poprzedniej sprawy, dotyczącej wybranego, charakterystycznego aspektu. Ma to zastosowanie przede wszystkim w analizie historii zmian.

13 Historia postępowania Łańcuch powiązanych spraw, wyróżnionych ze względu na określoną, charakterystyczną cechę tworzy historię sprawy. Dzięki niej można śledzić zmiany w dłuższym okresie czasu.

14 Wyszukiwanie spraw Rejestr spraw wraz z rozbudowanymi opcjami wyszukiwania umożliwia łatwe odnalezienie sprawy lub tworzenie zestawień.

15 Wyszukiwanie wyników Rejestr wyników umożliwia rozbudowane wyszukiwanie, podobnie jak rejestr spraw. Dla wyników rejestrowana jest ponadto informacja, czy sprawy zostały zakończone w terminie. W przypadku zmiany wyniku zachowywany jest jego stan pierwotny dla celów informacyjnych.

16 Parametry Użytkownik ma możliwość tworzenia własnych parametrów sprawy. Wyróżnione parametry mogą być obowiązkowe i wówczas system przypomina o ich wypełnieniu.

17 Informacje techniczne Cały system przewidziany jest do instalacji na serwerze pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Linux. Nie wymaga dodatkowego oprogramowania po stronie użytkowników, którzy nadal mogą używać systemu Windows. Zachowanie programu jest w dużym stopniu konfigurowane, co umożliwia adaptację do zmieniających się przepisów Uprawnienia użytkowników są definiowane dla grupy oraz osoby i mogą zostać ograniczone do wykonania konkretnych czynności Program działa w oparciu o szybką, stabilną i bardzo popularną bazę MySQL Do obsługi programu wymagana jest jedynie przeglądarka Firefox lub Chrome