Procedury organizacyjne

Transkrypt

1 Procedury organizacyjne obowiązujące w Hufcu ZHP Lublin

2 Spis treści Wstęp 3 1. Przynależność do ZHP 4 2. Ewidencja ZHP 4 3. Karty członkowskie 5 4. Dokumentacja drużyny 5 5. Rezerwacje 6 6. Klucze do hufca 6 7. Rajdy, biwaki, wyjazdy 7 8. Dyżury drużyn 8 9. Akcje naborowe Pisma Konta mailowe w 10 Strona 2 z 10

3 Wstęp Druhno, Druhu! Przedstawiamy Ci zbiór procedur obowiązujących w naszym Hufcu. Mamy nadzieję, że zebrane w jednym miejscu zasady ułatwią naszą wspólną pracę i pomogą Ci w codziennych działaniach w Hufcu. Nie wahaj się zadawać pytań do tych procedur oraz proponować ich uzupełnienia o kolejne, nurtujące Cię tematy. Mamy nadzieję, że ten dokument będzie naturalnie ewoluował, coraz lepiej odpowiadając na potrzeby instruktorów i drużynowych. Aktualną wersję procedur wraz z wzorami wszystkich dokumentów do pobrania znajdziesz zawsze na stronie internetowej Hufca. Wszystkie maile, o których mowa w tych procedurach należy wysyłać ze służbowych adresów poczty elektronicznej. Dokument opracowany w ramach realizacji Strategi ZHP na lata Cel strategiczny: Czytelna i prosta dokumentacja Procedury opisane w tym dokumencie zostały zatwierdzone Uchwałą KH numer 1/03/2015 Opracowanie: phm. Michał Hys Zastępca Komendanta Hufca ZHP Lublin na podstawie procedur obowiązujących w Hufcu ZHP Lublin w latach r. Strona 3 z 10

4 1. Przynależność do ZHP Każdy niepełnoletni członek ZHP musi posiadać zgodę rodziców/opiekunów prawnych na przynależność do organizacji. Osoby pełnoletnie podpisują deklarację chęci przynależności do ZHP. Wzory obu dokumentów znajdują się na stronie Hufca. Najpóźniej po 30 dniach od wstąpienia w szeregi Związku zgoda/deklaracja powinna zostać dostarczona przez drużynowego do biura Hufca. Przed każdym wyjazdem zostanie sprawdzone, czy zgody/deklaracje uczestników znajdują się w biurze. 2. Ewidencja ZHP Każdy członek ZHP musi zostać wpisany do elektronicznego systemu danych Ewidencji ZHP. Przyjmując do drużyny nową osobę, musisz ją wpisać do Ewidencji w ciągu 30 dni. Szefowie jednostek organizacyjnych w Hufcu otrzymują od administratora indywidualne hasła do swoich kont, na których dodają i edytują dane swoich podopiecznych. Jeżeli jesteś taką osobą, a nie masz jeszcze hasła to napisz jak najszybciej maila: ewidencja@lublin.zhp.pl. Otrzymasz również krótką instrukcję, jak pracować w systemie Ewidencja ZHP. Na podstawie wpisów w tym systemie naliczane są kwartalnie podstawowe składki członkowskie [patrz: Procedury Finansowe Składki członkowskie]. Wpis jest również potrzebny, aby brać udział w przedsięwzięciach programowych szczepu/hufca i we wszelkich wyjazdach. Strona 4 z 10

5 3. Karty członkowskie Karta członkowska ZHP jest naszym harcerskim dowodem tożsamości. Każdy wpisany do Ewidencji ZHP powinien mieć wyprodukowaną kartę. Jeżeli jesteś drużynowym/instruktorem i nie masz karty zgłoś to jak najszybciej, pisząc na: ewidencja@lublin.zhp.pl. Zlecenie produkcji kart Twoich podopiecznych tworzysz Ty w systemie Ewidencja: Drużyna->Sprawy członkowskie->lista kart do produkcji. Zlecaj produkcję kart od razu po wprowadzeniu harcerza do systemu. Po wykonaniu tych czynności czekaj cierpliwie na wiadomość od członka Komendy, że karty zostały dostarczone z Głównej Kwatery. Wszelkie odpowiedzi na nurtujące Cię pytania (produkcja karty z funkcją płatniczą czy bez itp.) oraz rozwiązania najczęstszych problemów (zgubiona karta, złe dane na karcie, wymiana karty harcerskiej na instruktorską itd.) są dokładnie przedstawione na stronie: Jeżeli mimo to coś jest niejasne, napisz na adres: ewidencja@lublin.zhp.pl 4. Dokumentacja drużyny Każda jednostka powinna prowadzić i przechowywać następującą dokumentację pracy wychowawczo-organizacyjnej: plan pracy przedstawiony Komendzie Hufca; rozkazy drużynowego; dokumentację pracy zastępów (w tym: plany pracy, zrealizowane zadania zespołowe/projekty sh/znaki służb); drużyna wędrownicza Konstytucję drużyny przedstawioną Komendzie Hufca; spis sprzętu drużyny o wartości powyżej 50 zł. Strona 5 z 10

6 5. Rezerwacje Hufiec działa przede wszystkim dla drużyn i drużynowych. W lokalu możesz więc zrobić zbiórkę, radę drużyny czy nockę, jednak pamiętaj, żeby wcześniej zarezerwować odpowiednie pomieszczenie. Jak to zrobić? 1. Sprawdzić w grafiku na stronie Hufca czy termin jest wolny. 2. Wysłać na adres rezerwacje@lublin.zhp.pl maila z prośbą o wpisanie w grafik, podając: którą harcówkę (słoneczną, fiołkową, małą) chce się zarezerwować; termin i godzinę rozpoczęcia i zakończenia rezerwacji; dla kogo (drużyna, zastęp itp.) jest rezerwowana jest harcówka; swoje imię, nazwisko, stopień, funkcję i numer telefonu. W odpowiedzi dostaniesz maila z potwierdzeniem rezerwacji. Grafik w internecie aktualizowany jest w każdy dzień roboczy, co nie oznacza, że co 15 minut ;) Może się zdarzyć, że ktoś przed Tobą wysłał i zaklepał pasujący Ci termin. Za potwierdzoną rezerwację możesz uznać tylko tę, która pojawi się w internetowej tabeli! Pamiętaj, żeby przed zbiórką wziąć klucze do Hufca. Osoba, która rezerwuje harcówkę i bierze klucze, jest odpowiedzialna za pomieszczenia i koniecznie musi sprawdzić przed wyjściem z hufca, czy wszystkie okna są zamknięte! Pamiętaj też o wyniesieniu po sobie śmieci! Klucz do śmietnika znajdziesz spięty z resztą kluczy. Uwaga! Jeżeli po przyjściu do hufca zauważyłaś/eś, że nie panuje w nim odpowiedni ład i porządek zgłoś to mailem (wyślij zdjęcia) na adres: rezerwacje@lublin.zhp.pl Odpowiedzialność za stan lokalu bierze osoba uprzednio wpisana w grafik. Osobom/jednostkom, które nie zostawiają po sobie porządku, Komenda Hufca lub Kwatermistrz mogą zabronić korzystania z pomieszczeń Hufca. 6. Klucze do hufca Zarezerwowałeś już harcówkę? Świetnie, czas przejąć klucze do lokalu. Najłatwiej będzie skontaktować się z osobą, która była w grafiku przed Tobą. Możesz również zajrzeć na listę, która jest wywieszona na tablicy przy wejściu do hufca lub zadzwonić do osoby zajmującej się kluczami jej numer widnieje na stronie Hufca. Uwaga! Po przejęciu kluczy koniecznie wyślij smsa, że je posiadasz, na numer znajdujący się na breloczku oraz wpisz się na wspomnianą wyżej listę! Osobom, które nie będą zgłaszały posiadania kluczy, Komenda Hufca lub Kwatermistrz mogą zabronić wypożyczania kluczy. Po odbyciu się Twojej zbiórki czekaj cierpliwie na kontakt od osoby, która chce przejąć klucze. Jeżeli nikt się do Ciebie nie odezwie w przeciągu 2 dni koniecznie oddaj klucze do biura. Strona 6 z 10

7 7. Rajdy, biwaki, wyjazdy Uczestnikiem biwaku może być tylko członek ZHP. Jeżeli planujesz formę, która będzie trwała ponad 1 dzień i odbywa się poza lokalem Hufca, musi ona być zatwierdzona przez Komendanta Hufca. W celu zatwierdzenia takiej formy komendant biwaku lub drużynowy organizujący wyjazd/ przedsięwzięcie (nie członek drużyny) powinien wysłać minimum 7 dni roboczych przed planowanym terminem wyjazdu (np. jeżeli biwak zaczyna się w piątek 10 stycznia, to dokumenty należy przesłać w środę 1 stycznia do godz ) mailem na hufiec@lublin.zhp.pl komplet dokumentów: wypełnioną prawidłowo kartę biwaku wzór do pobrania tutaj preliminarz wg. wzoru ze strony Hufca wzór do pobrania tutaj program zawierający cele, zamierzenia i harmonogram listę osób zawierającą: nazwisko, imię, numer karty członkowskiej Najpóźniej w ciągu 4 dni roboczych otrzymasz informację zwrotną czy wszystko jest OK. Jeśli tak, to otrzymasz informację od kiedy możesz odebrać z biura Hufca zatwierdzoną kartę, pod warunkiem podpisania na miejscu dokumentu przez komendanta biwaku. Nie przyjmujemy w biurze zgłoszenia biwaku na papierowej karcie biwaku. Termin wysłania maila z kompletem dokumentów staje się automatycznie terminem zgłoszenia wyjazdu. Komendantem biwaku może być wyłącznie instruktor ZHP. Formy wyjazdowe w ramach imprez i biwaków innych środowisk: Jeżeli chcesz wyjechać na formę, która jest organizowana przez inne środowiska (np. Rajd Arsenał, Zlot Drużyn Wodnych, biwak drużyny z innego hufca), obowiązują Cię podobne zasady, jak w przypadku biwaku hufcowego z trzema różnicami: wypełniasz inną kartę biwaku wzór do pobrania tutaj; do zgłoszenia nie musisz załączać programu (zapewnia go organizator); na wyjazd może z patrolem wyjechać pełnoletni opiekun (mile widziany instruktor, ale nie jest to konieczne) chyba, że organizator postawi przed Tobą inne wymagania. Powyższe zapisy dotyczą form, które odbywają się w trakcie roku szkolnego. Jeśli planujesz organizację wyjazdu lub półkolonii w ferie zimowe lub wakacje, zgłoś to do Komendanta Hufca na miesiąc (w przypadku form trwających do 5 dni) lub 3 miesiące (w przypadku form powyżej 5 dni) wcześniej. Strona 7 z 10

8 8. Dyżury drużyn Aby lokal Hufca mógł Ci dobrze służyć, trzeba o niego zadbać. Dlatego właśnie działają dyżury drużyn. Podczas dyżuru jednostka nie tylko jest odpowiedzialna za porządek, ma również możliwość pochwalić się swoją działalnością czy obrzędami, dekorując pomieszczenia i umieszczając za pośrednictwem Członka KH ds. Promocji i Informacji informację o sobie na fanpage u Hufca w portalu facebook. Pamiętaj, że dyżur ma służyć nie tylko utrzymaniu porządku, ale również wychowaniu Twoich harcerzy. Pracuj systemem zastępowym. Posprzątanie harcówki w kilka osób to niezła zabawa, zrobienie tego samemu lub z obcymi ludźmi to przykra konieczność. Praca wykonywana wspólnie uczy odpowiedzialności, podziału zadań, dokładności. Praca systemem zastępowym oznacza też zastępem. Nie grupą zapadniową, nie kolegami, ale zastępem. Dyżur trwa od soboty do piątku. Zakres Waszych obowiązków to stałe elementy dyżuru oraz dodatkowe sprawy związane z bieżącą działalnością Hufca. Zadania dodatkowe znajdują się w tabelce na stronie Hufca. ZADANIA STAŁE DO WYKONANIA PODCZAS DYŻURU: Pomieszczenie Ile razy Cały Hufiec wyniesienie śmieci ze wszystkich pomieszczeń (założenie nowych worków) 2 podlanie kwiatów we wszystkich pomieszczeniach 2 Harcówka fiołkowa uporządkowanie 2 odkurzanie 1 wycieranie kurzu (stoły, ławki, szafki) 1 Harcówka słoneczna uporządkowanie 2 odkurzanie 1 wycieranie kurzu (stoły, ławki) 1 Mała harcówka uporządkowanie 1 odkurzanie 1 wycieranie kurzu 1 Biuro uporządkowanie 2 odkurzanie 1 wycieranie kurzu 1 Łazienka mycie podłogi 1 mycie ubikacji (założenie kostki toaletowej) 1 mycie prysznica, umywalki, lustra 1 sprawdzanie stanu środków czystości + papieru toaletowego, uzupełnianie braków 1 wymiana i pranie ręczników 1 Strona 8 z 10

9 Kuchnia mycie podłogi 1 mycie zlewu (ew. również naczyń) 2 umycie kuchenki, blatów, parapetu 1 uporządkowanie szafek, wyrzucenie starej żywności (z lodówki, stołów, blatów, szafek) 1 Biblioteczka uporządkowanie 1 odkurzanie 1 wycieranie kurzu (stoły, ławki) 1 Korytarz + przedsionek umycie podłogi umycie podłogi 2 odkurzanie 2 wycieranie kurzu (szafki, parapety) 1 umycie drzwi wejściowych (płyn do szyb) 1 aktualizacja tablicy ogłoszeń 1 Udekorowanie hufca Gazetka o drużynie Inne do decyzji drużyny Pamiętaj o przekazaniu i odebraniu dyżuru w piątek. Musi być na nim obecny Kwatermistrz Hufca lub wyznaczona przez niego osoba oraz drużynowy lub członek rady drużyny przejmującej dyżur. Umów się z nimi jeszcze w tygodniu swojego dyżuru. Strona 9 z 10

10 9. Akcje naborowe Chcesz powiększyć grono swojej drużyny? Wspaniale. Pamiętaj, żeby najpóźniej 15 dni roboczych przed planowaną akcją przesłać plan naboru na 10 dni roboczych przed akcją prześlij propozycje materiałów promocyjnych (np. plakaty, ulotki, materiały na Facebooka). Zapewne potrzebne będzie pismo do kierownika placówki, gdzie będzie odbywał się nabór. [patrz roz. 10. Pisma] Pamiętaj, że pismo musi zostać wysłane odpowiednio wcześnie minimum tydzień przed planowaną datą naboru. 10. Pisma Wszystkie pisma, które chciałbyś przekazać na zewnątrz Hufca (do szkoły, firmy, instytucji itp.) muszą zostać zatwierdzone i podpisane przez członka Komendy Hufca. Przygotowując pismo: 1. zredaguj treść pisma w edytorze tekstu (Word, OpenOffice) zachowując układ wg wzoru kliknij tutaj. 2. wyślij tak zredagowane pismo w załączniku maila na hufiec@lublin.zhp.pl, pisząc w treści maila, w jakim celu jest to pismo np. chcesz zarezerwować szkołę na biwak i otrzymałeś informację od dyrekcji, że należy wysłać do nich oficjalną prośbę. 3. najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych otrzymasz mailem odpowiedź z informacją, czy coś należy poprawić lub uzupełnić. 4. jeśli wszystko będzie OK wyślemy pismo do adresata mailem lub wydrukujemy w hufcu i będzie czekało, aż je odbierzesz. 11. Konta mailowe w W celu budowania pozytywnego i spójnego (wewnętrznego oraz zewnętrznego) wizerunku Hufca istnieją konta pocztowe w Wszystkie oficjalne wiadomości muszą być wysyłane z takich adresów. Kto może (i powinien) założyć konto? 1. wszyscy instruktorzy osoby pełniące funkcje instruktorskie (drużynowi, członkowie zespołów hufcowych, komendanci klubów i kręgów), 2. komendanci imprez hufcowych 3. inne osoby, które z uzasadnionych przyczyn prowadzą korespondencję służbową. Jak założyć konto? Napisz maila na poczta@lublin.zhp.pl, podając swoje imię i nazwisko oraz funkcję. W odpowiedzi otrzymasz maila z hasłem do swojego nowego konta w domenie hufcowej. Strona 10 z 10