załącznik do umowy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Transkrypt

1 załącznik do umowy nr Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: a) zakup czasu emisyjnego dla spotu w kampanii promującej Małopolski Regionalny Program Operacyjny na lata (czas trwania spotu 90s) w kinach na terenie województwa małopolskiego; Wymogi dotyczące emisji spotu o czasie trwania 90 sekund w 3D przed produkcjami 3D w kinach na terenie województwa małopolskiego (z wyłączeniem kin należących do Małopolskiej Sieci Kin Cyfrowych, lista kin sieci: Spot musi zostać wyemitowany na co najmniej 21 ekranach przez 28 kolejnych dni, w tym: co najmniej 11 ekranów w Krakowie, przy czym Wykonawca winien zapewnić co najmniej 45 tys. publiczności; co najmniej 10 ekranów w kinach poza Krakowem przy czym po co najmniej 1 (a nie więcej niż 3 w jednej lokalizacji) w Tarnowie, Oświęcimiu lub Chrzanowie, Nowym Sączu oraz w Nowym Targu lub Zakopanem; przy czym Wykonawca winien zapewnić min. liczbę publiczności co najmniej 30 tys.; spot musi zostać wyemitowany przez co najmniej 28 dni, przed produkcjami 3D na wszystkich ekranach w tzw. specjalnym bloku reklamowym to znaczy okres między emisją filmu, a emisją spotu nie może być dłuższy niż 5 min. W dniu podpisania umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji listę kin, w których zostanie wyemitowany spot oraz harmonogram emisji. Zamawiający w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie) zaakceptuje listę kin oraz harmonogram lub zwróci z uwagami. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowy harmonogram i listę kin w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie). Procedura musi zostać powtórzona do uzyskania akceptacji Zamawiającego, ale nie więcej niż 4 razy. Wszystkie uzgodnienia prowadzone będą drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres . Brak akceptacji przez Zamawiającego listy kin lub harmonogramu oznacza niewykonanie tej części zlecenia. W dniu podpisania umowy Zamawiający udostępni Wykonawcy spot w wersjach: kopia cyfrowa spotu w 3D, pliki źródłowe do transferu kinowego. Przygotowanie odpowiednich kopii emisyjnych w odpowiedniej ilości i jakości kopii należy do obowiązków Wykonawcy.

2 b) dostarczenie Zamawiającemu biletów do kin, w których będzie emitowany spot Łącznie co najmniej 140 biletów do kin, w których będzie emitowany spot: po co najmniej 10 biletów na dowolny seans (z uwzględnieniem filmów 3D) do wykorzystania w terminie emisji spotu promocyjnego w Tarnowie, Nowym Sączu i Oświęcimiu (lub Chrzanowie), Nowym Targu (lub Zakopanem); co najmniej 100 biletów na dowolny seans (z uwzględnieniem filmów 3D) do wykorzystania w terminie emisji spotu promocyjnego w Krakowie. Bilety muszą zostać przekazane w ciągu 5 dni od dnia zaakceptowania przez Zamawiającego listy kin. c) emisja bannerów w lokalnych portalach internetowych o charakterze publicystycznoinformacyjnym na terenie województwa małopolskiego Minimalny termin emisji: 28 dni dla każdego portalu. Bannery powinny być emitowane na stronie głównej portalu na górze strony. Ostateczne ulokowanie banneru na każdym portalu wymaga akceptacji Zamawiającego. Bannery powinny być emitowane w sposób ciągły lub w przypadku portali rozliczających się z liczby odsłon liczba odsłon powinna gwarantować, iż banner będzie prezentowany co drugiej osobie wchodzącej na stronę przez 28 dni (capping 2/dzień, gdy portal ma techniczną możliwość zastosowania takiego rozwiązania). Zakupiona przez Wykonawcę powierzchnia reklamowa powinna umożliwiać emisję bannerów o wymiarach 750x200 px lub innych ale o powierzchni nie mniejszej niż iloczyn boków bannera. Wymogi dotyczące portali: min. liczba lokalnych/sublokalnych portali internetowych: 12 w tym po jednym dla Krakowa, Podhala, Małopolski południowo-wschodniej (Nowy Sącz i okolice), Małopolski południowozachodniej (Tarnów i okolice), Małopolski zachodniej: rejon Suchej Beskidzkiej oraz rejon Oświęcimia/Chrzanowa. łączny zasięg wszystkich portali powinien objąć jak największą liczbę mieszkańców województwa małopolskiego, w przypadku portalu dotyczącego Krakowa liczba odsłon nie może być mniejsza niż 300 tys, capping 2/dzień informacje pojawiające się w portalu nie mogą: o zawierać treści promującej partie polityczne o zawierać treści powszechnie uznawanych za wulgarne i obraźliwe, o zawierać pornografii, erotyki oraz treści obscenicznych, o obrażać uczuć innych osób, w tym również uczuć religijnych, o przedstawiać przemocy albo materiałów o tematyce rasistowskiej,

3 o zawierać treści promujących, zachęcających lub oferujących instrukcje dotyczące działalności nielegalnej, a szczególnie hakerstwa, crackingu lub phreackingu, o zawierać tylko treści pochodzące z innych serwisów internetowych. każdy z portali powinien posiadać co najmniej 4 działy tematyczne (np. wydarzenia, kultura, sport, rozmaitości) w tym dział aktualności/wydarzenia, w którym redakcja portalu będzie publikować co najmniej 1 informację własną raz na 2 dni. Za przygotowanie odpowiednich bannerów odpowiada Zamawiający. Wykonawca przekaże Zamawiającemu specyfikację techniczną dla bannerów w dniu podpisania umowy lub w dniu uzyskania akceptacji listy portali i harmonogramu. Banner będzie linkował do strony internetowej Zamawiającego (po kliknięciu na banner odwiedzający stronę zostanie przekierowany na stronę Zamawiającego). W dniu podpisania umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji listę portali internetowych, w których zostaną zamieszczone bannery i harmonogram emisji reklam. Zamawiający w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie) zaakceptuje listę portali i harmonogram. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowy harmonogram i listę portali w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie). Procedura musi zostać powtórzona do uzyskania akceptacji Zamawiającego, ale nie więcej niż 4 razy. Wszystkie uzgodnienia prowadzone będą drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres . Brak akceptacji przez Zamawiającego listy portali internetowych lub harmonogramu oznacza niewykonanie tej części zlecenia. d) zakup powierzchni na tablicach reklamowych i innych powierzchniach wielkoformatowych. Projekty graficzne plakatów, które powinny zostać zamieszczone na nośnikach zostaną dostarczone Wykonawcy w ciągu 7 dni roboczych od dnia przekazania Zamawiającemu specyfikacji technicznej. Druk odpowiedniej ilości plakatów, umieszczenie na nośniku oraz usunięcie i likwidacja plakatów należy do obowiązków Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest również do bieżącego monitorowania stanu plakatów oraz do ich wymiany w przypadku zniszczenia lub zdewastowania. Najwyższa jakość i estetyka wszystkich ekspozycji wymagana jest przez cały okres trwania emisji na nośniku. Minimalny termin ekspozycji na każdym z nośników: 28 dni. Minimalna liczba wszystkich nośników: 36 sztuk, w tym: co najmniej 30 sztuk o standardowych wymiarach i powierzchni nie mniejszej niż 12 m2 na terenie Małopolski poza Krakowem, po co najmniej trzy w Tarnowie, Nowym Sączu, Oświęcimiu (lub Chrzanowie) i na Podhalu; co najmniej 6 sztuk o powierzchni nie mniejszej niż 36 m2 po co najmniej jednej w Tarnowie, Nowym Sączu, Oświęcimiu lub Chrzanowie oraz co najmniej 3 w Krakowie, Dopuszcza się sytuacje łączenia 2 nośników w celu uzyskania odpowiedniej powierzchni, ale odległość między tablicami nie może być większa niż 1 m. Wszystkie nośniki powinny być umieszczone w miejscach gwarantujących jak największy przepływ ludzi, tj. w centralnych punktach miast, przy głównych skrzyżowaniach, w pobliżu centrów

4 handlowych lub przy głównych drogach dojazdowych do miast. Nośniki nie powinny być zasłaniane przez inne nośniki, drzewa lub znajdować się w dużej odległości od ciągów komunikacyjnych. W dniu podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji listę lokalizacji (wraz ze zdjęciami) w których umieszczone zostaną plakaty. Zamawiający w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie) zaakceptuje listę lub zwróci z uwagami. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nową listę w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie). Procedura musi zostać powtórzona do uzyskania akceptacji Zamawiającego, ale nie więcej niż 4 razy. Wszystkie uzgodnienia prowadzone będą drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres . Brak akceptacji przez Zamawiającego listy lokalizacji, w których zostaną umieszczone plakaty oznacza niewykonanie tej części zlecenia. e) emisja 30 sekundowej prezentacji na ekranach ledowych na terenie województwa małopolskiego. Minimalna liczba ekranów: 16, w tym: co najmniej 14 ekranów o powierzchni co najmniej 14 m 2 w Małopolsce w tym po co najmniej jednym w Tarnowie, Nowym Sączu, Oświęcimiu lub Chrzanowie. co najmniej 1 ekran w Krakowie o powierzchni co najmniej 45 m 2. Prezentacja powinna być emitowana na każdym nośniku przez co najmniej 28 dni (minimalna liczba emisji w godzinie: 5). Nośniki powinny być umieszczone w miejscach ogólnodostępnych, gwarantujących jak największy przepływ ludzi, tj. w centralnych punktach miast, przy głównych skrzyżowaniach, w pobliżu centrów handlowych lub przy głównych drogach dojazdowych do miast. Nośniki nie powinny być zasłaniane przez inne nośniki, drzewa, budynki lub znajdować się w dużej odległości od ciągów komunikacyjnych. Za przygotowanie prezentacji i dostosowanie jej do odpowiednich nośników odpowiada Wykonawca. W dniu podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji listę lokalizacji ekranów (wraz ze zdjęciami), na których zostaną wyświetlone prezentacje. Zamawiający w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie) zaakceptuje listę lub zwróci z uwagami. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nową listę w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie). Procedura musi zostać powtórzona do uzyskania akceptacji Zamawiającego, ale nie więcej niż 4 razy. Wszystkie uzgodnienia prowadzone będą drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres . Brak akceptacji przez Zamawiającego listy lokalizacji, ekranów ledowych na których mają być wyświetlone prezentacje oznacza niewykonanie tej części zlecenia. W ciągu 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu projekt prezentacji. Zamawiający w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie) zaakceptuje prezentację lub zwróci z uwagami. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nową prezentację w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie). Procedura musi zostać powtórzona do uzyskania akceptacji Zamawiającego, ale nie więcej niż 4 razy. Wszystkie uzgodnienia prowadzone

5 będą drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres . Brak akceptacji przez Zamawiającego projektu prezentacji oznacza niewykonanie tej części zlecenia. f) zakup powierzchni i emisja w prasie całostronicowych reklam Emisja w prasie całostronicowych reklam w co najmniej 3 tygodnikach o charakterze lokalnym/sublokalnym/regionalnym, w tym: - co najmniej jeden obejmujący swoim zasięgiem Małopolskę wschodnią (m.in. powiat tarnowski) - co najmniej jeden obejmujący swoim zasięgiem Małopolskę zachodnią (m.in. powiat chrzanowski, oświęcimski) - co najmniej jeden obejmujący swoim zasięgiem Małopolskę południową (m.in. powiat tatrzański) Minimalna liczba emisji: 4 emisje w każdym tytule na stronach redakcyjnych po prawej stronie, full color. Projekty reklam dostarczy Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych od dnia przekazania mu przez Wykonawcę specyfikacji technicznych. W dniu podpisania umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji listę tygodników oraz harmonogramu emisji reklam w co najmniej trzech tygodników. Zamawiający w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie) zaakceptuje harmonogram lub zwróci z uwagami. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowy harmonogram w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie). Procedura musi zostać powtórzona do uzyskania akceptacji Zamawiającego, ale nie więcej niż 4 razy. Wszystkie uzgodnienia prowadzone będą drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres . Brak akceptacji harmonogramu oznacza niezrealizowanie tej części zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zmawiającemu po 2 egzemplarze każdej gazety w której pojawi się reklama. g) zakup czasu antenowego w stacjach radiowych na terenie Małopolski Zakup czasu antenowego dla 5-10 minutowych audycji (po cztery audycje w każdej stacji) zawierających wywiady z osobami wskazanymi przez UMWM na temat zmian, które zaszły w Małopolsce w radiostacjach posiadających największy zasięg na obszarze: - co najmniej jednej o największym zasięgu w Krakowie i okolicach, - co najmniej jednej o największym zasięgu na Podhalu (*) - co najmniej jednej o największym zasięgu w Tarnowie i okolicach (*) - co najmniej jednej o największym zasięgu w Nowym Sączu i okolicach (*) - co najmniej jednej o największym zasięgu w Małopolsce zachodniej (rejon Oświęcimia, Chrzanowa) (*) * - z możliwością przeprowadzenia rozmów z wynajętego na koszt Wykonawcy studia zlokalizowanego w Krakowie

6 Audycje powinny być emitowane w pasmach o największej słuchalności, część pytań do gościa mogą zadawać słuchacze stacji radiowej. Zamawiający dopuszcza możliwość zakupu czasu antenowego w mniejszej ilości stacji radiowych, ale tylko pod warunkiem, że dana stacja radiowa posiada największy zasięg w każdym ze wskazanych wyżej obszarów, które Wykonawca będzie chciał połączyć. Tematy rozmów powinny zostać zaproponowane przez stacje radiowe, ale wymagają uzgodnienia z Zamawiającym. Stacje radiowe, w których zostanie zakupiony czas antenowy, mogą zostać zaproszone do współpracy w ramach konkursu, o którym mowa poniżej. Część nagród może również zostać rozdana za pośrednictwem stacji radiowych (max. 50% nagród). Nagrania z rozmów w postaci plików mp3 powinny zostać przekazane Zamawiającemu do 2 dni po zakończeniu audycji wraz ze zgodą na zamieszczenie plików na stronie internetowej Zamawiającego oraz na profilu Zamawiającego FUnMalopolska na Facebooku. W dniu podpisania umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji listę stacji oraz harmonogram emisji audycji radiowych. Zamawiający w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie) zaakceptuje harmonogram lub zwróci z uwagami. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowy harmonogram w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie). Procedura musi zostać powtórzona do uzyskania akceptacji Zamawiającego, ale nie więcej niż 4 razy. Wszystkie uzgodnienia prowadzone będą drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres . Brak akceptacji harmonogramu oznacza niezrealizowanie tej części zamówienia. h) organizacja konkursu, w którym nagrodą będzie widokowy lot samolotem Za wszystkie sprawy organizacyjne (w tym opracowanie zasad konkursu, regulamin), prawne, podatkowe i finansowe związane z organizacją i przeprowadzeniem konkursu odpowiada Wykonawca. Konkurs musi dotyczyć efektów Funduszy Europejskich dla Małopolski. Konkurs powinien trwać co najmniej 4 tygodnie. Nagrodami głównymi w konkursie (nagrody główne zapewni Zamawiający) będą widokowe 30 minutowe loty samolotem: dla Krakowa i okolic (15 osób) dla Nowego Targu i okolic (8 osób) dla Nowego Sącza i okolic (8 osób) dla Tarnowa i okolic (8 osób) dla Chrzanowa i okolic (8 osób) Wykonawca nie jest zobowiązany do organizacji i zapewnienia lotów, jedynie do prowadzenia akcji promocyjno-informacyjnej o jakiej mowa w niniejszym opisie. Dodatkowo dla wszystkich zwycięzców Wykonawca zapewni okazjonalne materiały promocyjne w ilości co najmniej 55 sztuk. Każdy zestaw będzie składał się z lornetki wraz z futerałem i paskiem

7 oraz materiałowej torby promocyjnej na ramię. Minimalne parametry lornetki: średnica obiektywu 50 mm, minimalne powiększenie 20 x, pole widzenia: co najmniej 3 stopnie, max. waga 1000 g, 24 miesięczna gwarancja producenta. Na lornetce, futerale, pasku oraz torbie powinny zostać umieszczone logotypy Programu Regionalnego. Na torbie, pasku i futerale muszą one zostać umieszczone w sposób trwały. Konkurs powinien rozgrywać się na antenie stacji radiowych (może być prowadzony we współpracy ze wszystkimi stacjami radiowymi, w których zostanie zakupiony czas antenowy dla 5-10 minutowych audycji radiowych lub we współpracy z jedną o charakterze regionalnym) i w portalu społecznościowym o charakterze ogólnym. Przez serwis społecznościowy o charakterze ogólnym Zamawiający rozumie serwis internetowy, który istnieje w oparciu o zgromadzoną wokół niego społeczność. Serwis umożliwia tworzenie i wymianę wygenerowanych przez zarejestrowanych użytkowników treści. Serwis ma charakter ogólny, nie tematyczny czy branżowy. Zamawiający dopuszcza tylko takie serwisy społecznościowe, dla których minimalna liczba zarejestrowanych i aktywnych użytkowników z terenu Małopolski wynosi 300 tys. Zamawiający posiada fanpage FUnMalopolska na Facebooku. W ramach działań promujących konkurs w radio, Wykonawca zapewni emisję co najmniej 480 spotów (spot o długości 30s) informujących o konkursie na antenie stacji radiowych, w których zostanie zakupiony czas antenowy dla 5-10 minutowych audycji radiowych (w każdej stacji powinna zostać zakupiona identyczna liczba spotów). Harmonogram emisji spotów promocyjnych powinien gwarantować jak największą słuchalność w danej stacji radiowej. Za produkcję spotu radiowego odpowiada Wykonawca. Przed rozpoczęciem emisji, Zamawiający musi zaakceptować spot. Zaakceptowany spot Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formacie mp3 wraz ze zgodą na zamieszczenie go na stronie internetowej Zamawiającego oraz na profilu FUnMalopolska na Facebooku w dniu rozpoczęcia emisji spotu w stacjach radiowych. Celem działań promocyjnych jest zapewnienie co najmniej 200 uczestników konkursu. Jeżeli Wykonawca nie zapewni udziału w konkursie 200 osób, prześle Zamawiającemu wyjaśnienia wraz ze szczegółowym opisem podjętych działań promocyjnych w portalu społecznościowym. Zamawiający może nie uznać wyjaśnień, co będzie tożsame z niezrealizowaniem tej części zlecenia. W dniu podpisania umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji opis zasad konkursu, opis sposobu promocji konkursu oraz harmonogramy emisji spotu promocyjnego. Zamawiający w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie) zaakceptuje ww. materiały lub zwróci z uwagami. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowe propozycje w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie). Procedura musi zostać powtórzona do uzyskania akceptacji Zamawiającego, ale nie więcej niż 4 razy. Wszystkie uzgodnienia prowadzone będą drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres . Brak akceptacji materiałów oznacza niezrealizowanie tej części zamówienia W ciągu 3 dni od dnia zaakceptowania przez Zamawiającego zasad konkursu, sposobu promocji konkursu oraz harmonogramu emisji spotu promocyjnego, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do

8 akceptacji regulamin konkursu pozytywnie zaopiniowany i podpisany przez radcę prawnego Wykonawcy. Zamawiający w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie) zaakceptuje regulamin i spot lub zwróci z uwagami. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowy regulamin lub spot w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie). Procedura musi zostać powtórzona do uzyskania akceptacji Zamawiającego, ale nie więcej niż 4 razy. Wszystkie uzgodnienia prowadzone będą drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres . Brak akceptacji regulaminu lub spotu oznacza niezrealizowanie tej części zamówienia. i) promocja profilu Zamawiającego FUnMalopolska na Facebooku Celem działań promocyjnych jest pozyskanie co najmniej 500 nowych fanów profilu FUnMalopolska. Jeżeli Wykonawca nie zapewni 500 nowych fanów, prześle Zamawiającemu wyjaśnienia wraz ze szczegółowym opisem podjętych działań promujących profil. Zamawiający może nie uznać wyjaśnień, co będzie tożsame z niezrealizowaniem tej części zlecenia. j) opracowanie hasła kampanii oraz haseł promujących konkurs W dniu podpisania umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy wytyczne dotyczące przygotowania haseł (hasło powinno być związane z określeniami: lot samolotem, innowacyjność, nowoczesność, Fundusze Europejskie). Wykonawca opracuje co najmniej 3 propozycje hasła kampanii oraz trzy propozycje haseł promujących konkurs w ciągu 5 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie) zaakceptuje przynajmniej jedną propozycję hasła dla kampanii i jedną dla konkursu lub zwróci całość z uwagami. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowe propozycje w ciągu 1 dnia roboczego (lub w innym uzgodnionym terminie). Procedura musi zostać powtórzona do uzyskania akceptacji Zamawiającego przynajmniej dla jednego hasła kampanii i jednego promującego konkurs, ale nie więcej niż 4 razy. Wszystkie uzgodnienia prowadzone będą drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres . Brak akceptacji materiałów oznacza niezrealizowanie tej części zamówienia k) przygotowanie raportu z kampanii (m.in. zasięg, monitoring mediów). Wykonawca opracuje raport z kampanii i przekaże go Zamawiającemu w terminie uzgodnionym z Zamawiającym w dniu podpisania umowy. Raport musi zawierać co najmniej: 1. wyniki monitoringu mediów za okres realizacji kampanii (internet, prasa, radio) zawierający tylko dane dotyczące kampanii i jej poszczególnych elementów; 2. całościowy zasięg kampanii oraz zasięg na poszczególnych nośnikach; 3. materiał dokumentujący działania promocyjne w serwisie społecznościowym (zrzuty z ekranu, statystyki, raporty);

9 4. zdjęcia dokumentujące realizację poszczególnych etapów zamówienia na płycie CD lub innym nośniku (m.in. plakatowanie na bilbordach, dystrybucja materiałów promocyjnych).