PROTOKÓŁ NR 9/2013. z posiedzenia Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej "Wspólna Praca" w Katowicach odbytego w dniu r.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ NR 9/2013 z posiedzenia Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej "Wspólna Praca" w Katowicach odbytego w dniu r. 1. Otwarcie posiedzenia. PORZĄDEK POSIEDZENIA 2. Stwierdzenie ważności posiedzenia i władności do podejmowania uchwał. 3. Przyjęcie porządku obrad. 4. Zatwierdzenie protokołu nr 8/2013 z posiedzenia Rady Nadzorczej z dn r. 5. Zapoznanie się z ofertami na stanowisko Wiceprezesa Zarządu Głównego Księgowego. 6. Informacja Zarządu na temat zaawansowania prac niezbędnych do wykonania dla sporządzenia prawidłowego Bilansu na dzień i rachunku wyników za rok Zatwierdzenie wysokości zaliczek za zużycie energii cieplnej na potrzeby centralnego ogrzewania - podjęcie uchwały. 8. Sprawy bieżące, w tym rozpatrzenie korespondencji. 9. Wolne wnioski. 10. Zakończenie obrad. Do punktu 1. i 2. - Otwarcie posiedzenia. - Stwierdzenie ważności posiedzenia i władności do podejmowania uchwał. Przewodniczący Rady Nadzorczej p. A. Wilk otworzył posiedzenie stwierdzając jego ważność i władność do podejmowania uchwał - przy obecności 8 członków Rady Nadzorczej na ośmioosobowy skład RN. Lista obecności stanowi załącznik nr 1 do protokołu. Do punktu 3. Przyjęcie porządku obrad. Prowadzący obrady przedstawił zebranym planowany porządek obrad (załącznik nr 2), który Zebrani przyjęli jednogłośnie. Do punktu 4. Zatwierdzenie protokołu nr 8/2013 z posiedzenia Rady Nadzorczej z dn r. protokołu. Przewodniczący RN p. A. Wilk zapytał Zebranych, czy zgłaszają zastrzeżenia do treści W wyniku głosowania Protokół nr 8/2013 został przyjęty 7 głosami za, 0 wstrzymujących się, 0 głosów przeciw - nieobecny w chwili głosowania p. Z. Pietraś. 1

2 Do punktu 5. Zapoznanie się z ofertami na stanowisko Wiceprezesa Zarządu Głównego Księgowego. Na treść ogłoszenia o naborze na stanowisko Wiceprezesa ds. Ekonomicznych, Zastępcy Kierownika Bieżącej Działalności, Głównego Księgowego odpowiedziały 23 osoby składając w tej sprawie swoje oferty. Wszystkie oferty zostały kolejno odczytane, a zebrani dokonali indywidualnych ocen. Zebrani postanowili o przedłużeniu terminu składania ofert do dnia r., oraz o zakwalifikowaniu do II etapu 4 kandydatów oraz ich zaproszeniu na kolejne posiedzenie Rady Nadzorczej, które odbędzie się w dniu r. w następującej kolejności: 1. (informacja niedostępna) (oferta nr 23) na godz , 2. (informacja niedostępna) (oferta nr 11) - na godz , 3. (informacja niedostępna) (oferta nr 16) na godz , 4. (informacja niedostępna) (oferta nr 7) na godz Do punktu 6. Informacja Zarządu na temat zaawansowania prac niezbędnych do wykonania dla sporządzenia prawidłowego Bilansu na dzień i rachunku wyników za rok Prezes p. M. Wojciechowski poinformował Zebranych, iż największy problem dotyczący aktualizacji środków trwałych dotyczy (informacja niedostępna) oraz (informacja niedostępna), bo za lata brakuje rozliczeń z bankiem. Na dzień dzisiejszy istnieją rozbieżności między ewidencją banku i Spółdzielni. P. M. Wojciechowski poinformował również, iż p. (informacja niedostępna) zadeklarowała zakończenie prac wynikających z umowy z (informacja niedostępna) do 10 października 2013r. Po zakończeniu niniejszych prac, Prezes zamierza przeprowadzić z Biegłymi negocjacje w sprawie badania bilansu. Po krótkiej dyskusji p. A. Wilk powiedział, iż II część posiedzenia Walnego Zgromadzenia powinna odbyć się po zakończeniu prac dot. ewidencji i aktualizacji środków trwałych, które to umożliwią sporządzenie poprawnego sprawozdania finansowego. Bezcelowe byłoby wcześniejsze jego zwoływane, by poinformować członków, że sprawozdanie nie jest jeszcze gotowe. Ze względu na autentyczny ogrom tych prac wyprowadzanych skutkiem wieloletnich zaniedbań, ma obawę, że jednak nie zostaną one rychło zakończone, więc należy również przygotować się na ewentualność nie odbycia II części Walnego jeszcze w tym roku. W związku z powyższym Zebrani poprosili o przedłożenie opinii prawnika co do obowiązku zwołania II części Walnego Zgromadzenia jeszcze w tym roku. 2

3 Do punktu 7. Zatwierdzenie wysokości zaliczek za zużycie energii cieplnej na potrzeby centralnego ogrzewania - podjęcie uchwały. P. A. Wilk zwrócił uwagę, iż na stronie internetowej Spółdzielni brakuje tekstu aktualnego Regulaminu rozliczania kosztów centralnego ogrzewania, który wskazuje, iż analizę zużycia i rozliczania tych kosztów oraz proponowania zaliczek na kolejny okres grzewczy dokonują Rady Osiedli. Następnie poprosił Prezesa o wyjaśnienie kwestii wzrostu na osiedlu (informacja niedostępna), w stosunku do ubiegłego roku kosztów stałych energii cieplnej o przeszło 20%, jak i jednostkowej ceny GJ, pomimo zapewnień, iż wprowadzona podwyżka miała tylko o 10% podnieść koszty stałe. W aspekcie powyższego p. A. Wilk zwraca uwagę na konieczność stałej weryfikacji otrzymywanych od (informacja niedostępna) faktur pod kątem ewentualnego obciążania Spółdzielni nienależnymi kwotami. Zebrani zapoznali się z wynikami rozliczenia kosztów centralnego ogrzewania. Po krótkiej dyskusji, Zebrani przyjęli do akceptującej wiadomości uchwałę nr 1/2013 Rady Osiedla Śródmieście w przedmiocie zatwierdzenia rozliczenia sezonu grzewczego oraz podniesienia kosztów indywidualnych rozliczeń na sezon o 10%. Odnośnie Osiedli Tysiąclecie Centrum oraz Osiedla Brynów przedmiotowe uchwały zostaną podjęte w przyszłym tygodniu, tak by do końca miesiąca poinformować mieszkańców o rozliczeniu poprzedniego sezonu grzewczego i zaliczkach na sezon kolejny 2013/2014. Do punktu 8. Sprawy bieżące, w tym rozpatrzenie korespondencji. W tym punkcie porządku obrad p. M. Wojciechowski zapoznał Zebranych z odpowiedzią, która została udzielona w związku z prowadzonym pod nadzorem Prokuratury Rejonowej Katowice Północ postępowaniem sprawdzającym w sprawie doniesienia złożonego przez dwóch członków Spółdzielni o niegospodarności Spółdzielni (tj. o czyn z art. 296 par 1 Kodeksu Karnego). Zebrani uzgodnili również treść odpowiedzi na kolejne pismo złożone dnia r. przez (informacja niedostępna) w sprawie realizacji przedsięwzięcia budowy parkingu przy ul.(informacja niedostępna). Do punktu 9. Wolne wnioski. 1. P. E. Langner odniosła się do przedstawionych przez Zarząd Radzie Nadzorczej na poprzednim posiedzeniu wyników finansowych Spółdzielni za I półrocze 2013r., które niektórzy członkowie Rady Nadzorczej uznali za nadzwyczaj zadowalające. Przedstawiony materiał nie zawierał uwag wyjaśniających przedstawione przychody i koszty. 3

4 Po analizie materiału zwróciła uwagę, że: a) Przychody na pokrycie kosztów eksploatacji zawierają oprócz wniesionego czynszu zaliczone na dzień r. środki z podziału rezerwy ustalonej przez Zebranie Przedstawicieli Członków 2001r. na ewentualne koszty wykupu działek na ul. (informacja niedostępna) - pozycja ta nie wystąpi już w II półroczu 2013r. Jednak nawet po uwzględnieniu tej pozycji, po dodaniu odpisów czynszowych, kwoty przychodów są wyższe i można tylko spekulować z jakiego powodu, być może jest to prognozowane zasilenie przychodów wynikiem z gospodarowania mieniem Spółdzielni za rok 2012r. b) Koszty eksploatacji podstawowej zostały podane w wysokościach faktycznie poniesionych w I półroczu 2013r., ale nie uwzględniają bilansów otwarcia na r., które te koszty znacznie podwyższają i czynią tezę wyrażoną na poprzednim posiedzeniu Rady Nadzorczej: że średniomiesięczna stawka poniesionych kosztów w I półroczu 2013r. kształtuje się poniżej przyjętej w planie rocznym - za błędną. c) Niepokojące jest również wykazywanie od 2 lat niedoborów lub nadwyżek na pozycjach kosztów poza eksploatacją podstawową bez wskazywania sposobu ich rozliczania z mieszkańcami. W latach przed rokiem 2011 pozycje te per saldo doliczane były do bilansów otwarcia na rok następny w pozycji eksploatacja i był to sposób właściwy. Zbiorczo dla Spółdzielni występuje na dzień r.: - niedobór podatku od nieruchomości (informacja niedostępna) zł - niedobór opłat za gaz (informacja niedostępna) zł - nadwyżka za wywóz śmieci (informacja niedostępna) zł P. A. Wilk zwrócił uwagę, iż rezerwa na koszty wykupu działek, prognozowany wynik gospodarowania mieniem za 2013, jak i bilanse otwarcia na 2013 r. były uwzględniane przy kalkulacji stawek eksploatacyjnych. Wykazane przychody oraz koszty za I półrocze pokazują, że mieszczą się w planie, do tego koszty faktycznie poniesione w I półroczu 2013r. są rzeczywiście mniejsze niż przyjęte w planie, co napawa optymizmem. Faktem jest, że przyjęte stawki nie uwzględniały pozycji kosztów poza eksploatacją podstawową, np. gazu, podatku od nieruchomości, czy śmieci, które, jako odrębne pozycje w opłatach, winny być osobno rozliczane wraz z przyjęciem nowych stawek na kolejny okres rozliczeniowy. Trzeba sprawdzić, czy zostało to pominięte, ewentualnie dokonać korekty tych stawek, celem zbilansowania niedoborów, jak i nadwyżek.. 2. P. E. Langner, w związku z wielokrotnie krytykowanym przez nią, wprowadzonym od r Planem kont przedstawiła zebranym dla porównania 2 faktury za sól zakupioną dla potrzeb osiedla Tysiąclecie- Centrum, jedną księgowaną wg poprzedniego Planu kont, drugą wg obecnie obowiązującego. I tak: a) Faktura nr 742/ L z dn / załącznik / 4

5 Administracja potwierdzała jedną kwotę 387,45 zł i nadawała konto: (informacja niedostępna), księgowość dokonywała jednego księgowania - na koniec miesiąca zbiorczo koszty program dzielił na nieruchomości i rodzaje lokali. b) Faktura nr 498/L z dn r. / załącznik / Administracja rozbija fakturę w kwocie 295,20 zł na 18 pozycji, opisuje je, a księgowość dokonuje nadania symboli kont (co przy nowych pracownikach prowadzi do omyłek) i dokonuje aż 18 księgowań. Zdaniem p. I. Kańtoch takie rozksięgowanie jest prawidłowe, natomiast inną sprawą jest organizacja pracy w Spółdzielni oraz używany program komputerowy. 3. P. E. Langner złożyła Radzie Nadzorczej wniosek o następującej treści: Celem wyjaśnienia wszelkich zagadnień związanych ze sprawozdaniem finansowym Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Wspólna Praca za rok 2012 a szczególnie uzyskania odpowiedzi, czy słusznie sięga się do dokumentów z lat 90-tych, należy przyspieszyć wybór Lustratora (ze znajomością zagadnień sprawozdawczości finansowej) dla przeprowadzenia lustracji działalności Spółdzielni za lata Powyższy wniosek poparł Pan Z. Pietraś. P. A. Wilk poddał powyższy wniosek pod głosowanie z wynikiem: 8 głosów za 4. P. E. Langner złożyła wniosek o przedłożenie Radzie Nadzorczej zestawienia wszystkich dowodów PK, wprowadzonych na wniosek p.(informacja niedostępna) na dzień r. (wraz z uzasadnieniem oraz dowodami źródłowymi). P A. Wilk sprzeciwił się sporządzaniu tak obszernych zestawień w sytuacji, gdy pracownicy księgowości nadal są zaangażowani w ogrom prac związanych ze Sprawozdaniem finansowym za rok 2012 i zaproponował, aby p. E. Langner udostępnić sporządzone gotowe zestawienia i dokumenty interesujących ją spraw bez konieczności poświęcania pracy księgowości na przygotowanie dodatkowych, nowych opracowań i zestawień. Wobec powyższego P. Z. Pietraś zaproponował, aby umożliwić p. E. Langner zapoznanie się z w/w dokumentami w siedzibie Spółdzielni, gdyż sam jest zainteresowany, ile z tych dokumentów dotyczyć mogło osiedla Rolna I, którego jest przedstawicielem. Takie rozwiązanie poparli wszyscy członkowie Rady Nadzorczej. 5. P. E. Langner - ponieważ była przeciwna zmianom w Strukturze organizacyjnej Spółdzielni - zwróciła się z wnioskiem do Zarządu o wycofanie wypowiedzeń: wieloletniemu pracownikowi d/s lokali użytkowych i pracownikowi obsługującemu sekretariat, uzasadniając swój wniosek tym, iż ważna jest znajomość specyfiki Spółdzielni, a nowi pracownicy tego nie zapewnią. P. A. Wilka zwrócił uwagę, iż wnioskiem tym p. E. Langner po raz kolejny wkracza w 5

6 sferę zarządzania Spółdzielnią nie będąc w strukturach jej Zarządu. Działanie to znacznie wykracza poza kompetencje każdej postronnej osoby, tym bardziej członka Rady Nadzorczej, gdyż kwestia zarządzania, w tym zatrudniania, kadr należy do wyłącznej kompetencji Zarządu, tj. Kierownika Bieżącej działalności Prezesa. P. M. Wojciechowski powiedział, że decyzje w powyższej sprawie już zapadły. 6. P. I. Kańtoch zwróciła się z wnioskiem do P. M. Wojciechowskiego o skierowanie w listopadzie b. r. pracowników z księgowości na szkolenia w zakresie nowelizowanej ustawy o VAT. Prezes stwierdził, że nie ma takiej potrzeby, gdyż pracownicy są szkoleni. 7. P. W. Bałchut złożył wniosek, aby protokoły z posiedzenia Rady Nadzorczej były sporządzane w ciągu siedmiu dni od dnia posiedzenia Zebrani poprali niniejszy wniosek. 8.P. W. Bałchut poprosił o rozważenie zmiany layoutu strony internetowej Spółdzielni. Do punktu 10. Zakończenie obrad. Przewodniczący Rady Nadzorczej p. A. Wilk dokonał zamknięcia obrad, wyznaczając kolejne posiedzenie Rady Nadzorczej na dzień r. o godz SEKRETARZ P R Z E W O D N I C Z Ą C Y RADY NADZORCZEJ RADY NADZORCZEJ Krystyna Dora Jaworska Andrzej Wilk 6