LEGISLATOR. Data dokumentu: 29 maja 2013 Wersja: Autorzy: Piotr Jegorow, Krzysztof Radzimski, Michał Rogowski

Transkrypt

1 LEGISLATOR Dokument zawiera podstawowy opis tworzenia aktów prawnych przy użyciu programu EAP XML Legislator Data dokumentu: 29 maja 2013 Wersja: Autorzy: Piotr Jegorow, Krzysztof Radzimski, Michał Rogowski

2 Zawartość Wprowadzenie... 4 Wymogi prawne i aspekty praktyczne tworzenia aktów... 4 Sporządzenie aktów podlegających ogłoszeniu w dzienniku urzędowym... 5 Wymagania dotyczące załączników w postaci plików PDF... 6 Przekazywanie załączników w postaci plików XML... 8 Przekazywanie załączników w formacie większym aniżeli A Plany zagospodarowania przestrzennego:... 9 Podpis elektroniczny znakowanie czasem... 9 Podstawowe zasady tworzenia aktów przy pomocy aplikacji Tworzenie aktów prawnych bezpośrednio w aplikacji Metadane aktu Publikacja aktu w Dzienniku Urzędowym Metadane aktu na potrzeby publikacji w Bazie Aktów Własnych Ustawienia edytora Tworzenie aktu Dodawanie podpisów pod aktem Zapisanie dokumentu Dodawanie załączników Dodawanie standardowego załącznika Dodawanie załączników binarnych Drukowanie nagłówka załącznika w załącznikach binarnych Zmiana kolejności załączników Elementy dodatkowe Podpisanie i wysyłka aktu do publikacji Tworzenie aktu na podstawie dokumentu utworzonego w popularnym edytorze tekstu Podstawowe funkcjonalności aplikacji Zasady formatowania dokumentu Opis poszczególnych opcji formatowania Ustawienia dokumentu Ustawienia metryki Ustawienia notki projektu Strona 2 z 105

3 Ustawienia jednostek systematyzacyjnych wyższego rzędu Ustawienia jednostek redakcyjnych Ustawienia jednostek pomocniczych Ustawienia innych elementów Ustawienia elementów nowelizacyjnych Eksport aktu do pliku i ID dokumentu Automatyczne przenumerowanie jednostek redakcyjnych Opcje niestandardowe Przypisy dolne Załączniki do załączników Podział sekcji i orientacja strony Opcje podpisu elektronicznego Konfiguracja podpisu elektronicznego Proponowana procedura składania podpisu Standardowy podpis cyfrowy Obsługa wielopodpisu - porozumienia Składanie pierwszego podpisu Weryfikacja złożonego podpisu Składanie drugiego podpisu Składanie ostatniego podpisu Weryfikacja złożonego podpisu Makrodefinicje pole numer i data w dowolnym miejscu w dokumencie Wykorzystanie makrodefinicji w porozumieniach Wykorzystanie makrodefinicji do tworzenia niestandardowych załączników Formatowanie tabel Strukturalizowanie tabel Ręczne tworzenie tabel Modyfikacje na tabeli Przeklejanie tabel z innych programów Strona 3 z 105

4 Wprowadzenie Dokument zawiera szczegółowy opis funkcjonalności aplikacji Legislator Standard i Premium w wersji Wersja Premium jest rozwinięciem aplikacji Legislator. Oznacza to, że posiada wszystkie funkcjonalności Legislatora, oraz dodatkowo, w powiązaniu z Bazą Aktów Własnych pozwala na automatyczne generowanie tekstów ujednoliconych i porównawczych, a także obwieszczeń z tekstem jednolitym. Szczegółowa instrukcja dotycząca funkcji wersji Premium dostępna jest tu. Wymogi prawne i aspekty praktyczne tworzenia aktów Wymóg tworzenia aktów prawnych w postaci strukturalnych tekstów w formacie XML, oraz publikacji dzienników urzędowych w postaci elektronicznej wynika z: 1) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (j.t. Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz.1172, z późn. zmianami) 2) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, elektronicznej formy dzienników urzędowych oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz. U. z 2011r. Nr 289, poz.1699) 3) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad techniki prawodawczej (Dz. U. Nr 100, poz. 908). Główne obowiązki wynikające z ww. aktów normatywnych: 1) Oryginał aktu prawnego podlegającego ogłoszeniu w dzienniku urzędowym ma postać dokumentu elektronicznego (art. 15 ust.1 ustawy), 2) Oryginał dziennika urzędowego ogłaszany jest w postaci elektronicznej (art. 2a ustawy). Jednym z celów wprowadzenia ww. przepisów jest skrócenie czasu pomiędzy przyjęciem aktu przez redakcję dziennika, a jego ogłoszeniem. Realizacja ww. możliwa jest jedynie wówczas, gdy przekazywane do ogłoszenia akty są zgodne z rozporządzeniem w sprawie wymagań technicznych. Mając powyższe na uwadze, poniżej zawarto syntetyczne informacje dot. sposobu przygotowywania i przekazywania do ogłoszenia aktów prawnych zgodnie z wymaganiami obecnie obowiązującymi. Stosowanie się do poniższych wytycznych ma na celu zapewnienie zarówno prawidłowego sporządzania aktów prawnych podlegających ogłoszeniu w dzienniku urzędowym, jak również zapewnienie prawidłowej, bezproblemowej realizacji procesu przyjmowania aktów do ogłoszenia oraz procesu ogłaszania dziennika urzędowego w postaci elektronicznej. Strona 4 z 105

5 Sporządzenie aktów podlegających ogłoszeniu w dzienniku urzędowym 1. Dokumenty elektroniczne zawierające akty normatywne i inne akty prawne, podlegające ogłoszeniu, zgodnie z 3 ust.1 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, sporządza się w formacie XML w postaci tekstu strukturalnego, z zachowaniem wymogów określonych w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia. Utworzenie takiego aktu możliwe jest przy użyciu dedykowanego edytora aktów prawnych XML (np.: EAP XML, Legislator) 2. Załączniki do aktu prawnego podlegającego ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym, zgodnie z 5 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych mogą być sporządzane w postaci: 1) pliku XML o strukturze specyficznej dla danego rodzaju załącznika wraz ze schematem zdefiniowanym w formacie XSD oraz wygenerowaną na podstawie tego pliku wizualizacją w formacie PDF zgodnym z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwanymi dalej minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych ww. wymagania spełnia każdy załącznik (nie będący załącznikiem binarnym), tworzony bezpośrednio w Edytorze Aktów Prawnych XML ABC PRO; 2) pliku XML w jednym z formatów określonych w minimalnych wymaganiach dla systemów teleinformatycznych, którego postać: a) umożliwia konwersję do pliku PDF, b) umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu; 3) pliku PDF generowanego w sposób umożliwiający przeszukiwanie tekstu dokumentu, którego postać umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu. Z przytoczonej treści 5 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych wynika, że załączniki do aktów podlegających ogłoszeniu, z technicznego punktu widzenia, mogą być przygotowywane w praktyce na dwa sposoby: 1) jako załączniki utworzone bezpośrednio w edytorze aktów prawnych XML (w przypadku EAP XML Legislator zakładka Wstawianie: opcje Załącznik lub Wyspa) 2) jako załączniki binarne - tylko i wyłącznie w postaci przeszukiwalnego pliku PDF, w formacie A4, z zachowaniem zasad dotyczących formatowania i nagłówka załącznika określonych w załączniku Nr 1 do rozporządzania w sprawie wymagań technicznych (o czym szerzej jest mowa poniżej). Strona 5 z 105

6 Wymagania dotyczące załączników w postaci plików PDF Mając na uwadze to, że publikacja dziennika urzędowego często wymaga od redakcji dziennika urzędowego techniczną korektę aktu, a w przypadku pliku PDF taka korekta nie jest możliwa redakcja dziennika ma prawo odmówić publikacji aktu, zawierającego załączniki binarne. Każdorazowo, przypadek dodawania załącznika binarnego do przekazywanego do publikacji aktu prawnego należy skonsultować z właściwą redakcją dziennika urzędowego. Jeżeli po ustaleniu z redakcją taki załącznik będzie można przekazać, musi on spełniać wymagania określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, tj.: 1) załącznik musi mieć ustawiony margines górny co najmniej na 25 mm. W nagłówku załącznika przekazywanego do ogłoszenia, organ wydający akt, nie może umieszczać żadnych informacji (tam ma pozostać miejsce na nagłówek dodawany w redakcji), 2) w stopce załącznika przekazywanego do ogłoszenia również nie mogą znajdować się żadne informacje. W szczególności nie należy umieszczać tam informacji o numerach stron nie będą się one bowiem wówczas zgadzały z numerami stron publikowanej pozycji w dzienniku, 3) marginesy boczne załącznika mają być ustawione na 18 mm, 4) wymagania dot. czcionki: Times New Roman, 11 pkt, 5) w prawym górnym rogu pierwszej strony załącznika należy zamieścić standardową informację o numerze załącznika, formie prawnej, numerze aktu, organie wydającym oraz dacie aktu lub w opcjach załącznika binarnego zaznaczyć opcję Generuj nagłówek w pliku PDF załącznika binarnego. Strona 6 z 105

7 Poniżej przykład poprawnie sformatowanego załącznika binarnego w PDF: Z powyższego wynika, że w przypadku przekazywania załączników do aktu w postaci plików binarnych w formacie PDF, winny być one sformatowane ściśle wg zasad określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych. UWAGA Od wersji aplikacji Legislator istnieje również możliwość automatycznej generacji nagłówka załącznika na załączonym, w postaci załącznika binarnego, pliku PDF. W tym celu, w momencie jego wstawiania należy zaznaczyć odpowiednią opcję. Oczywiście w samym pliku PDF na pierwszej stronie musi być zostawiona odpowiednia, dodatkowa, ilość miejsca na wstawienie tego nagłówka. Szczegółowe informacje znajdują się w sekcji Dodawanie załączników binarnych. Strona 7 z 105

8 Przekazywanie załączników w postaci plików XML Równocześnie należy mieć na uwadze, że załączniki można przekazywać wraz z aktem głównym w postaci plików XML (zgodnie z par.5 ust.1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych) taki sposób tworzenia i przekazywania załączników umożliwia EAP XML Legislator. Rozwiązaniem rekomendowanym jest przekazywanie załączników w postaci plików XML (tworzonych bezpośrednio w Edytorze). Wynika to z dwóch zasadniczych powodów: 1) po pierwsze, dlatego, że wbrew pozorom, przygotowanie załączników w formacie XML jest de facto znacznie łatwiejsze aniżeli w PDF (w przypadku PDF zachodzi bowiem konieczność odpowiedniego sformatowania załącznika, etc.); 2) po drugie, dlatego, ponieważ system Elektroniczne Dzienniki Urzędowe używany przez Redakcję Dziennika Urzędowego, wyposażony jest w specjalne mechanizmy pozwalające na automatyzację prac redakcyjnych w oparciu o pliki w formacie XML, co w efekcie pozwala na znaczące usprawnienie prac redakcyjnych i tym samym daje możliwość skrócenia do absolutnego minimum, czasu oczekiwania na ogłoszenie aktu w dzienniku urzędowym. Przekazywanie załączników w formacie większym aniżeli A-4 Biorąc pod uwagę specyfikę i szczególny charakter niektórych rodzajów załączników, co sprawia, że prawidłowe ich sporządzenie w standardowo wymaganym formacie A-4 nie jest możliwe, zgodnie z dyspozycją zawartą w 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, Wojewoda może dopuścić aby załączniki do: a) uchwał w sprawie uchwalenia budżetu (wraz ze zmianami), b) sprawozdań finansowych, - były przekazywane do publikacji w formacie A3 Rekomendowanym rozwiązaniem, w przypadku tabel wielokolumnowych, jest stosownie orientacji poziomej dla A4, co w konsekwencji pozwala na uzyskanie szerokości tabeli o rozmiarach jak w A3. W odniesieniu do zdecydowanej większości tabel takie rozwiązanie powinno okazać się wystarczające. Stosowanie formatu A3 może być dopuszczone przez Wojewodę wyłącznie w odniesieniu do tabel, których nie da się umieścić na stronie w formacie A4 w orientacji poziomej jedynie bowiem w takim przypadku zachodzi konieczność zastosowania formatu A3 i orientacji poziomej (przypadki bardzo rzadkie). Uwaga: Należy zważyć na fakt, że w tabelach budżetowych zasadniczym problemem jest szerokość tabeli nie ich długość. Tak więc, w wypadku gdy wykorzystamy A3 w pionie, czy A4 w poziomie, to dla rozmiaru obszaru roboczego (możliwej szerokości tabeli) praktycznie nie ma różnicy, ale przy drukowaniu różnica jest ogromna, gdyż w przypadku A4 w poziomie tabelę o szerokości A3 możemy nadal wydrukować na kartce w formacie A4 dlatego też takie właśnie rozwiązanie jest rekomendowane, natomiast możliwość zastosowania formatu A3 dopuszczalna jest jedynie w nadzwyczajnych, uzasadnionych przypadkach (w przypadku orientacji strony A3 w poziomie, możemy umieścić na niej tabele o naprawdę dużej liczbie kolumn np. rozbudowane wieloletnie prognozy finansowe). Strona 8 z 105

9 Plany zagospodarowania przestrzennego: Dodatkowo organ wydający dziennik może dopuścić dołączanie do uchwał w sprawie zagospodarowania przestrzennego map w postaci oryginalnych plików graficznych - jako załącznik binarne. W praktyce oznacza to, że nie ma konieczności dzielenia oryginalnego planu zagospodarowania na obrazki w formacie A4. W takim wypadku dopuszcza się zatem możliwość włączenia w treść aktu prawnego planu zagospodarowania przestrzennego w postaci załącznika binarnego. UWAGA: Włączane do załącznika aktu prawnego w XML pliki zewnętrzne (np. w przypadku map będą to najczęściej pliki w formacie JPG, PDF), jako włączone w treść aktu elementy zewnętrzne, są przechowywane w osobnych dokumentach elektronicznych, i co bardzo istotne - są w takim przypadku opatrywane podpisem elektronicznym w momencie podpisywania całego aktu. Tym samym taki sposób realizacji spełnia wymagania wynikające z przepisów rozporządzenia w sprawie warunków technicznych - jest zgodny z wymaganiami określonymi w 4 ust.2 pkt. 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych oraz 2 ust. 4 załącznika nr i 2 pkt 6 załącznika Nr 3 do cyt. rozporządzenia. Podpis elektroniczny znakowanie czasem Zgodnie z postanowieniami 6 rozporządzenia, akty przekazywane do ogłoszenia mają być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Od 01 stycznia 2012 r. zgodnie z formatem zapisu określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, może to być podpis XADES-BES (bez znacznika czasu). UWAGA Podpis elektroniczny złożony pod dokumentem musi być tożsamy z wizualizacją tego podpisu. Innymi słowy, jeżeli pod dokumentem widnieje podpis np.: przewodniczącego rady, dokument elektroniczny musi być również podpisany przez przewodniczącego rady. W innym wypadku powstaje niezgodność pomiędzy informacją wyświetlaną (podpis przewodniczącego) z faktycznym podpisem złożonym pod dokumentem elektronicznym. Strona 9 z 105

10 Podstawowe zasady tworzenia aktów przy pomocy aplikacji Legislator pozwala na utworzenie dokumentu w formacie XML zgodnego z obowiązującymi przepisami, wykorzystując sposób tworzenia dokumentu znany ze standardowych aplikacji biurowych. Jednak, aby powstały dokument XML był w pełni prawidłowy należy pamiętać o kliku, następujących warunkach: 1) Podpis pod dokumentem informacja o osobach podpisujących się pod dokumentem (nie chodzi tutaj o podpis elektroniczny). dodajemy je ręcznie wybierając opcję Podpis z zakładki Jednostki. 2) Przypisy dolne można tworzyć tylko i wyłącznie z poziomu aplikacji. Przeklejenie tekstu zawierającego przypisy dolne spowoduje wprowadzenie treści przypisów w treści aktu gdzie wystąpił przypis. 3) Metryka dokumentu jeżeli chcesz zastosować niestandardową metrykę dokumentu, lub po przeklejeniu treści aktu wraz z metryką Legislator nie rozpoznaje metryki, wprowadź dane do metryki z poziomu zakładki Narzędzia główne Metadane dokumentu lub wykorzystaj opcję ukrywania standardowej metryki. 4) Zadbaj o to aby przeklejana treść aktu była odpowiednio sformatowana w aplikacji, z której jest kopiowana (MS Word / Libre Office Writer). Legislator wklei skopiowaną treść z wszystkimi znakami formatowania tekstu (znaki nowej linii Shift+Enter, podziały sekcji i podziały strony, przenoszenie do nowej linii poprzez wstawienie kilku / kilkunastu pustych spacji). Jeżeli kopiowany tekst był formatowany przy użyciu tych elementów (zamiast przy użyciu np.: twardych spacji Ctrl+Shift+Spacja ), wklejony akt może różnić się formatowaniem od oryginału. 5) Zgodność tworzonego aktu z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad techniki prawodawczej". Przeklejenie do aplikacji aktu niezgodnego z rozporządzeniem może spowodować, że wygenerowany XML nie będzie prawidłowy, a co za tym idzie późniejsza jego nowelizacja może okazać się utrudniona lub wręcz niemożliwa. UWAGA Jeżeli akt utworzony w MS Word / Libre Office Writer po przeklejeniu do Legislatora wygląda nieprawidłowo, w pierwszej kolejności przeklej go do notatnika, a następnie zawartość notatnika przeklej do Legislatora. W przypadku, gdy taki akt zawiera również tabele lub obrazki przeklejamy go stopniowo przeklejając tabele i obrazki do Legislatora bezpośrednio z MS Word / Libre Office Writer z pominięciem programu Notatnik. Strona 10 z 105

11 Tworzenie aktów prawnych bezpośrednio w aplikacji Aplikacja pozwala na tworzenie dowolnych typów aktów prawnych. Cykl tworzenia aktu prawnego zamyka się w kilku poniższych krokach: a) Uzupełnienie metadanych aktu, b) Wprowadzenie treści aktu prawnego, c) Dodanie ewentualnych załączników (obsługa również załączników binarnych), d) Zapisanie aktu prawnego, e) Podpisanie aktu podpisem elektronicznym i wydruk wersji papierowej, f) Przekazanie aktu do publikacji w Dzienniku Urzędowym. Metadane aktu Tworzenie nowego aktu prawnego rozpoczynamy od wprowadzenia metadanych. Ze strony startowej wybieramy Nowy akt prawny lub z menu Plik wybieramy przycisk Nowy: Następnie określamy: a) Autor dokumentu czyli organ wydający akt prawny. Autora dokumentu wybieramy z listy. Listę można dowolnie rozszerzać za pomocą opcji programu, b) Forma prawna dokumentu czyli typ aktu prawnego lub innego dokumentu (np. Uchwała), c) Numer aktu prawnego pole niewymagane (można uzupełnić np.: po sesji), d) Data aktu prawnego jw., e) Status aktu prawnego domyślnie projekt. W trakcie składania bezpiecznego podpisu elektronicznego status może zostać zmieniony na Uchwalony, f) Przedmiot regulacji - tytuł aktu prawnego np. w sprawie wyboru metody ustalenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i ustalenia stawki tej opłaty. Strona 11 z 105

12 Przykładowo wypełnione metadane aktu prawnego powinny wyglądać jak na rysunku poniżej: Dodatkowo przechodząc na kolejne zakładki mamy możliwość wypełnienia dodatkowych metadanych. Informacje te nie są wymagane w celu utworzenia aktu. Można je uzupełnić w trakcie redagowania treści aktu lub w momencie publikacji aktu w BAW. Poniżej znajduje się szczegółowy opis zakładek. Publikacja aktu w Dzienniku Urzędowym Zakładka ta pozwala na określenie metadanych dotyczących publikacji w Dzienniku Urzędowym. Wprowadzenie tych danych jest możliwe, jeżeli akt został już ogłoszony w Dzienniku Urzędowym. W przypadku nowo tworzonych dokumentów, należy pozostawić domyślne ustawienia. Strona 12 z 105

13 Metadane aktu na potrzeby publikacji w Bazie Aktów Własnych Zakładka ta pozwala na określenie haseł skorowidza oraz zbioru, w jakim akt ma być opublikowany. Funkcja Relacje z innymi dokumentami nie jest obsługiwana. Ustawienia edytora Zakładka ta pozwala na określenie niektórych zachowań edytora. Poniżej znajduje się poszczególnych opcji. 1) Logika dodawania elementów pozwala na określenie czy edytor ma automatycznie wprowadzać kolejne jednostki redakcyjne po przejściu do kolejnego akapitu (ENTER), czy też użytkownik sam będzie określał, jaką jednostkę redakcyjną dodaje. Opcja dotyczy tylko przy tworzeniu aktów bezpośrednio w edytorze; przy przeklejaniu gotowych treści dokumentów z innych edytorów ustawienie opcji nie ma znaczenia; 2) Logika i art. pozwala na określenie czy w tworzonym dokumencie paragrafy i artykuły maja być pisane od lewej strony czy wyśrodkowane; 3) Włącz sprawdzanie pisowni włącza mechanizm sprawdzania pisowni. Domyślnie opcja sprawdzania pisowni jest włączona; 4) Sprawdź pisownię w trakcie pisania włącza mechanizm sprawdzania pisowni w trakcie pisania. Domyślnie opcja jest wyłączona; 5) Pozwalaj na stosowanie akapitów opcja tylko dla zaawansowanych użytkowników. Pozwala na tworzenie aktów prawnych, które oprócz standardowych jednostek redakcyjnych zawierają elementy Strona 13 z 105

14 opisane w akapitach. Domyślnie opcja jest wyłączona co wymusza tworzenie aktów zgodnie z zasadami techniki prawodawczej; 6) Pozwalaj na stosowanie akapitów w załącznikach załączniki do aktów prawnych w większości nie trzymają się ram, w których tworzone są same treści aktów. Występują w nich tabele, mapy, inne elementy opisowe, które wymuszają umożliwienie stosowania akapitów w celu ich prawidłowego utworzenia. Domyślnie opcja jest włączona. Zaleca się wyłączenie tej opcji i zastosowanie formatowania (Narzędzia główne Zastosuj formatowanie) dla załączników posiadających budowę typowych aktów, tj.: regulamin, statut, itp.; 7) Nie rozpoznawaj jednostek redakcyjnych w załącznikach opcja tylko dla zaawansowanych użytkowników. Włączenie tej opcji spowoduje, że wprowadzona treść nie będzie rozpoznawana w standardowej strukturze XML. Umożliwia między innymi stworzenie różnego rodzaju formularzy; 8) Używaj rozpoznawania podstawy prawnej włącza opcje związane z rozpoznawaniem przywołań ustaw w podstawie prawnej. 9) Dodawaj stronę z listą podpisów elektronicznych do PDF po złożeniu podpisów elektronicznych na dokumencie, dodaje dodatkową stronę w pliku PDF zawierającą informacje o wszystkich złożonych podpisach elektronicznych. UWAGA Jeżeli wprowadzimy dane dot. publikacji aktu w dzienniku oraz w BAW, to przy publikacji aktu w BAW dane te zostaną wprowadzone na formularz publikacji automatycznie. Strona 14 z 105

15 Tworzenie aktu Po zastosowaniu metadanych aktu zostanie otwarte okno pozwalające na edycję treści aktu prawnego. UWAGA Zalecamy zmianę metadanych aktu poprzez wywołanie opcji Metadane dokumentu dostępnej z poziomu zakładki narzędzia główne lub przycisku Zmień na belce z tytułem aktu. Edytowanie metryki w widoku projektu może spowodować jej niepoprawne zapisanie w pliku XML. Treść aktu prawnego redagujemy analogicznie jak w popularnych edytorach tekstu, z wyjątkiem elementów opisanych w tym podręczniku. Jednostki redakcyjne można dodawać z poziomu zakładki Jednostki lub wpisywać je ręcznie. Strona 15 z 105

16 W pierwszej kolejności wpisujemy podstawę prawną słowa Na podstawie zostaną automatycznie dodane podczas tworzenia dokumentu. Podstawa prawna może zawierać także zwroty: Działając na podstawie Porozumienie zawarto na podstawie Porozumienie zawarte na podstawie W związku z Strona 16 z 105

17 Następnie wprowadzamy kolejną jednostkę redakcyjną wpisując ją ręcznie lub wybierając odpowiednie przyciski z zakładki Jednostki: Strona 17 z 105

18 Analogicznie wprowadzamy kolejne jednostki redakcyjne przechodząc klawiszem ENTER do nowej linii. Strona 18 z 105

19 Dodawanie podpisów pod aktem Podpis pod aktem dodajemy wybierając z menu Jednostki opcję Podpis, a następnie w wyświetlonym oknie wprowadzamy dane osoby podpisującej dokument. Możemy określić rodzaj podpisu dzięki temu zostanie on dodany do aktu z dodatkowymi atrybutami, np. w porozumieniu, za zgodność z oryginałem. Strona 19 z 105

20 Po zastosowaniu (OK), element podpis zostanie dodany pod treścią aktu w tabeli. kolejne podpisy dodajemy zgodnie z przypadkiem opisanym w podręczniku Legislator podpisy pod aktami. UWAGA: W przypadku decyzji lub innych aktów, gdzie oprócz standardowych jednostek redakcyjnych występują jeszcze elementy dodatkowe np.: adresaci decyzji elementy takie umieszczamy za pomocą przycisku Organ kolegialny. Strona 20 z 105

21 Zapisanie dokumentu Utworzony dokument możemy zapisać w dowolnym momencie wybierając opcję Zapisz z menu Plik lub poprzez skrót klawiszowy Ctrl+S Strona 21 z 105

22 Pomiędzy otwartymi dokumentami w Legislatorze możemy przełączać się dzięki zakładkom w górnej części okna: Strona 22 z 105

23 Dodawanie załączników Legislator obsługuje następujące rodzaje załączników do aktu: 1) załącznik tekstowy (domyślny), 2) załącznik binarny, 3) załącznik typu wyspa, 4) uzasadnienie, 5) uzasadnienie binarne. Dodawanie standardowego załącznika W większości przypadków wystarczy opcja pozwalająca na dodawanie załącznika standardowego. W celu dodania załącznika do aktu przechodzimy do zakładki Wstawianie i wybieramy Załącznik zostanie otwarte okno metadanych załącznika: W wyświetlonym oknie należy określić: 1) Numer załącznika jest nadawany automatycznie na podstawie dodanych do aktu załączników (pierwszy załącznik zawsze otrzymuje numer 1), 2) Tytuł załącznika zawiera wyśrodkowany wytłuszczony tekst zawierający opisany w załączniku przedmiot regulacji. Pole nie jest niewymagane, Strona 23 z 105

24 3) Element nadrzędny pozwala na określenie czy dodawany załącznik ma zostać dodany jako załącznik do aktu (wtedy pozostawiamy Dokument główny ), czy też jako załącznik do załącznika (np.: załącznik do statutu, który jest załącznikiem do aktu wtedy jako element nadrzędny wskazujemy załącznik zawierający statut), 4) Nie rozpoznawaj jednostek w tym załączniku opcja niestandardowa, zaznaczenie jej spowoduje, że utworzona w załączniku treść zostanie rozpoznana jako akapity (często łatwiej jest wykorzystać załącznik typu wyspa), 5) Zezwalaj na automatyczną zmianę nagłówka opcja odpowiada za automatyczną zmianę nagłówka załącznika jeżeli zmieniły się metadane aktu np. numer lub data aktu. Po wprowadzeniu metadanych załącznika wybieramy Zastosuj załącznik zostanie otwarty w nowej zakładce. Strona 24 z 105

25 Teraz możemy wprowadzić treść załącznika 1. W przypadku, gdy z jakichś powodów zostanie usunięty nagłówek załącznika zawsze można go przywrócić wybierając opcję Dodaj nagłówek dostępną z poziomu zakładki Narzędzia główne. Strona 25 z 105

26 Dodawanie załączników binarnych Aplikacja pozwala na dodawanie załączników binarnych (czyli załączników podpiętych do aktu jako pliki zewnętrzne). Zalecamy stosowanie tego rodzaju załączników tylko w przypadku niemożliwości zastosowania zwykłego załącznika. Załączniki binarne możemy dodawać z poziomu zakładki Wstawianie Załącznik binarny. W wyświetlonym oknie wprowadzamy tytuł załącznika oraz wskazujemy plik: W tym oknie mamy również możliwość wybrania elementu nadrzędnego (w sytuacji gdy jest to np. załącznik do załącznika) jak również opcję automatycznego generowania nagłówka załącznika. Jeśli opcja Generuj nagłówek w pliku PDF zostanie włączona, możemy zastąpić standardową treść nagłówka własną, wpisując ją w pole Nazwa załącznika Strona 26 z 105

27 Załącznik zostanie dodany na nowej zakładce u dołu strony: Edycja tytułu załącznika możliwa jest po kliknięciu prawym klawiszem myszy na zakładkę załącznika i wyborze opcji Ustawienia załącznika. Z poziomu tego samego menu (prawy klawisz myszy) możemy usunąć błędnie dodany załącznik. Strona 27 z 105

28 Legislator umożliwia również dodanie wielu plików naraz jako załączników binarnych. W tym celu należy posłużyć się funkcją Dodaj pliki jako binarne z zakładki wstawianie. Aby funkcja zadziałała poprawnie, pliki muszą być odpowiednio nazwane np.: 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf zgodnie z kolejnością w jakiej mają zostać dodane. Drukowanie nagłówka załącznika w załącznikach binarnych Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, elektronicznej formy dzienników urzędowych oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz. U. z 2011r. Nr 289, poz.1699), jako załączniki binarne dla aktów przekazywanych do publikacji w dzienniku urzędowym możemy załączać jedynie pliki PDF. W związku z tym, że pliki PDF nie są formatem edytowalnym, załączony do aktu załącznik w formacie PDF musi mieć ustawiony margines górny na co najmniej 25 mm. Wymóg taki spowodowany jest koniecznością dodania do takiego załącznika, nagłówka dziennika w momencie jego publikacji w Dzienniku Urzędowym. Strona 28 z 105

29 Dodatkowo edytor ma wbudowane mechanizmy pozwalające na generowanie nagłówka załącznika również na pliku PDF. Dzięki temu dodając załącznik binarny nie musi on posiadać nagłówka załącznika. W związku z tym przygotowany załącznik binarny powinien wyglądać następująco: Dzięki zaznaczonej opcji Generuj nagłówek w pliku PDF załącznika binarnego po wyeksportowaniu aktu do PDF (Eksport Podgląd PDF) otrzymamy następujący efekt: Po zamknięciu podglądu PDF. Analogicznie dodajemy kolejny załącznik. Zmiana kolejności załączników Aby zmienić kolejność załączników w dokumencie należy użyć funkcji kolejność załączników dostępnej w prawym dolnym rogu ekranu Strona 29 z 105

30 Następnie możemy zmienić kolejność załączników zmieniając ich położenie strzałkami. Strona 30 z 105

31 Elementy dodatkowe W przypadku, gdy do aktu lub jego załącznika chcemy dodać tabelę możemy: a) Utworzyć ją ręcznie korzystając z opcji Nowa tabela i wybierając ilość kolumn oraz wierszy: Strona 31 z 105

32 b) Skopiować ją z innej aplikacji (np.: MS EXCEL, MS Word, LibreOffice Writer, LibreOffice Calc) i wkleić do Legislatora w miejscu kursora: Po stworzeniu bądź też przeklejeniu tabeli należy skorzystać z przycisku Autodopasowanie wszystkich tabel, znajdującego się w zakładce Układ. UWAGA: Po użyciu funkcji zastosuj formatowanie wygląd tabeli na podglądzie PDF czasem może ulec zmianie, np. tabela zwęża się. W takiej sytuacji proszę ponownie użyć funkcji Autodopasowanie wszystkich tabel. Strona 32 z 105

33 W przypadku dużych tabel wymagających zmiany orientacji strony, w pierwszej kolejności, przed tabelą wstawiamy Znak podziału Sekcja na następnej stronie: Strona 33 z 105

34 Następnie określamy orientację wstawionej strony na poziomą i wstawiamy albo wklejamy tabelę: Formatowanie poszczególnych komórek i kolumn realizowane jest identycznie jak w popularnych edytorach biurowych. Strona 34 z 105

35 Podpisanie i wysyłka aktu do publikacji Przygotowany akt prawny należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Opcja podpisywania dostępna jest z poziomu zakładki Narzędzia główne: Po utworzeniu ostatecznej wersji dokumentu, możemy podpisać go elektronicznie korzystając z funkcji Podpisz (przed podpisaniem zaleca się zablokowanie dokumentu opcja Zablokuj) Zostanie wyświetlone okno wyboru bibliotek. Strona 35 z 105

36 Pozostawiamy domyślnie zaznaczone biblioteki.net i wybieramy Zastosuj W następnym oknie zostanie wyświetlony monit o uzupełnienie daty i numeru aktu (w przypadku gdy któraś z pozycji nie została uzupełniona): Klikając TAK należy uzupełnić brakujące dane: Kolejne pytanie dotyczy zmiany statusu aktu tutaj bezwzględnie wybieramy TAK: Strona 36 z 105

37 Przedostanie okno to możliwość podglądu podpisywanego aktu (po wciśnięciu Zobacz podgląd dokumentu). Zalecamy aby każdorazowo sprawdzać podgląd dokumentu, aby mieć pewność, że podpisywany dokument jest prawidłowo sformatowany: Po wybraniu Zatwierdź wyświetlone zostanie okno wyboru certyfikatu: Strona 37 z 105

38 Wskazujemy certyfikat i wybieramy Zastosuj. Teraz wystarczy tylko podać PIN do karty: Po prawidłowym podpisaniu dokumentu wyświetlony zostanie stosowny komunikat o prawidłowym złożeniu podpisu. Podpisywanie aktu w zależności od wielkości dokumentu może zająć od liku sekund do kilku minut. Złożony podpis można zweryfikować wybierając w tym celu opcję Weryfikuj podpis: Strona 38 z 105

39 Podpisany dokument możemy wysłać do publikacji w Dzienniku Urzędowym wybierając w zakładce eksport opcję Publikuj w Dz. Urz. lub z menu startowego aplikacji Wyślij do ogłoszenia Sposób wysyłania wniosków o ogłoszenie w dzienniku urzędowym opisano w podręczniku Integracja Legislator z Modułem Komunikacyjnym Strona 39 z 105

40 Tworzenie aktu na podstawie dokumentu utworzonego w popularnym edytorze tekstu Legislator pozwala na automatyczne utworzenie aktu prawnego w wymaganym formacie XML poprzez przeklejenie kompletnego aktu prawnego (łącznie z tabelami i obrazami) utworzonego w Microsoft Word lub Libre Office Writer. Jeżeli w przeklejanym dokumencie znajdują się załączniki każdy z nich należy przekleić do osobnego załącznika w Legislatorze (załączniki dodajemy z poziomu zakładki Wstawianie). Zaznaczamy akt w aplikacji MS Word / Libre Office Writer : UWAGA: Należy zadbać, aby plik aktu był przygotowany w prawidłowy sposób. Po numerach paragrafów i artykułów muszą znajdować się kropki. Układ dokumentu powinien być przygotowany poprzez opcje dostępne w akapitach i znaki nowej linii. Jeżeli elementy aktu zostały ułożone poprzez kilku / kilkunastokrotne dodawanie spacji w celu wyrównania wyrazu lub przeniesienia go do nowej linii, oraz kilkukrotne dodanie akapitu (ENTERA) w celu wyrównania tekstu, formatowanie aktu w Legislatorze może odbiegać od jego wyglądu w aplikacji, z której zostało przeklejone. Jeżeli pod aktem występuje element Podpis również go nie przeklejamy dodajemy go ręcznie z poziomu zakładki Jednostki. Przypisy również nie są przeklejane. Należy je dodać za pomocą opcji Wstaw przypis na karcie Wstawianie. Strona 40 z 105

41 Po wklejeniu dokumentu do Legislatora (włącznie z metryką) otrzymamy następujący efekt: W przypadku gdy system nie rozpozna np.: organu wydającego wprowadzonego w metryce wyświetli dodatkowo okno z prośbą o wprowadzenie organu. Jeżeli przeklejany akt zawiera załączniki dodajmy je z poziomu menu Wstawianie: Strona 41 z 105

42 Następnie zaznaczamy treść załącznika pierwszego w aplikacji, z której przeklejamy jego treść i kopiujemy go: Po wklejeniu otrzymamy następujący efekt: Analogicznie możemy utworzyć kolejne załączniki. Po przeklejeniu treści aktu wraz z załącznikami i zapisaniu aktu jest on gotowy do podpisu i przekazania celem publikacji w Dzienniku Urzędowym. Strona 42 z 105

43 Podstawowe funkcjonalności aplikacji Poniżej opisane zostały podstawowe funkcjonalności aplikacji w zakresie tworzenia aktów prawnych. Z określonymi ustawieniami zostanie utworzony plik PDF aktu prawnego. Zasady formatowania dokumentu Legislator pozwala na automatyczne formatowanie wprowadzonej / przeklejonej treści aktu na podstawie określonych przez użytkownika opcji formatowania dokumentu. Opcje formatowania dla dokumentu dostępne są z poziomu zakładki Narzędzia główne Opcje formatowania. Formatowanie ustawione w opcjach możemy zastosować dla utworzonego / przeklejonego dokumentu wybierając Zastosuj formatowanie z tej samej zakładki. Okno opcji formatowania podzielone jest na osiem modułów pozwalających na określenie sposobu formatowania dla każdego elementu aktu prawnego: Strona 43 z 105

44 Domyślnie ustawiony jest szablon formatowania wg technik prawodawczych. Dodatkowo mamy możliwość wyboru kilku innych szablonów formatowania: Oprócz możliwości wybrania predefiniowanego szablonu możemy ustawić własne formatowanie aktu i zapisać je jako nowy szablon formatowania: Aby zastosować wybrane formatowanie po zmianie ustawień, należy wybrać opcję Zastosuj formatowanie z poziomu zakładki Narzędzia główne. Strona 44 z 105

45 Opis poszczególnych opcji formatowania W przypadku gdy chcemy zastosować niestandardowe formatowanie tworzonego aktu możemy określić ustawienia każdego elementu aktu z osobna. Ustawienia dokumentu 1. Czcionka i Rozmiar - pozwala na zmianę globalnych parametrów dokumentu dotyczących czcionki i jej wielkości. Zgodnie z tymi ustawieniami akty prawne będę tworzone w aplikacji. 2. Wyrównanie - Za pomocą opcji wyrównanie można ustawić np. justowanie całego tekstu dokumentu (domyślnie tekst jest wyjustowany). Ustawienia strony 1. Liczba kolumn Do wyboru (jedna, dwie), w zależności od ilości kolumn, w jakiej ma być wygenerowany akt. 2. Odstępy pomiędzy kolumnami (cm) Parametr określający odległość pomiędzy kolumnami w centymetrach. Opcja aktywna, w przypadku wyboru dwóch kolumn. 3. Domyślna orientacja Opcja określająca orientację strony w tworzonym akcie. Do wyboru orientacja pionowa oraz pozioma. Orientację stron można określać dla wybranej strony również podczas tworzenia aktu. 4. Rozmiar Pozwala na określenie rozmiaru strony tworzonego aktu (do wyboru strona A4 lub strona A3) Marginesy Pozwala na określenie marginesów strony tworzonych aktów prawnych. Podawane wielkości marginesów określane są w centymetrach. Stopka Użytkownik posiada możliwość całkowitego wyłączenia widoku stopki, poprzez odznaczenie pozycji Widoczna. W przypadku kiedy stopka jest widoczna mamy możliwość ustawienia następujących parametrów stopki: 1. Czcionka i rozmiar Proponowany rozmiar czcionki dla stopki to 9 pt. W zależności od potrzeb użytkownik posiada możliwość regulacji rozmiaru jak i rodzaju czcionki. 2. Pokaż numer ID Umożliwia włączenie / wyłączenie opcji wyświetlania numeru identyfikacyjnego ID aktu. 3. Pokaż status aktu Znajduje się tuż obok numeru ID, określa status aktu określony w metryce aktu (po podpisaniu aktu status zmieniany jest na Podpisany ). 4. Pokaż numer strony Umożliwia wyłączenie numeracji stron. 5. Pokaż ilość stron Umożliwia wyłączenie wyświetlania łącznej ilości stron w dokumencie. 6. Początkowy numer strony Umożliwia wybór początku numeracji stron. 7. Inna na stronach parzystych i nieparzystych Pozwala na ustawienie naprzemiennej numeracji stron, raz po lewej raz po prawej stronie kartki (format książki). 8. Pokazuj linię Umożliwia włączenie poziomej linii oddzielającej nad stopką. Strona 45 z 105

46 Inne 1. Automatycznie skaluj obrazy do wielkości strony opcja automatycznie skaluje obrazy do aktualnej wielkości strony. Jeżeli opcja jest włączona, w zakładce Edycja można umieszczać obrazy o dowolnej wielkości. 2. Dla dokumentów ze statusem Projekt stosuj pustą datę i numer aktu Zaznaczenie tej opcji skutkuje pominięciem daty i numeru aktu w generowanych podglądach jeżeli ustawiony został status Projekt. Nawet jeżeli data i numer zostanie wpisana w metryce aktu, podglądy będą w miejscu ich wystąpienia wyświetlać wykropkowanie lub puste miejsce w zależności od ustawienia opcji daty i numeru aktu. Ustawienia metryki 1. Sposób wyświetlenia Użytkownik posiada cztery sposoby wyświetlania metryki: Standardowy Jak dla decyzji Jak dla wyroków Strona 46 z 105

47 Jak dla ustaw sejmu RP 2. Wyrównanie do wyboru z listy rozwijanej podstawowe opcje wyrównania metryki. 3. Wypełnienie numeru i daty aktu ustawienie będzie stosowane w przypadku, gdy numer lub data aktu nie zostanie podana, a opcja Zawsze pokazuj zostanie zaznaczona dla numeru i daty aktu. a) Wykropkowanie miejsce, w którym ma być wstawiony numer i data będzie wykropkowane na widoku projektu i po eksporcie aktu b) Twarde spacje - miejsce, w którym ma być wstawiony numer i data będzie puste na widoku projektu i po eksporcie aktu do PDF 4. Pokazuj godło Opcja dostępna dla sposobu wyświetlania Jak dla decyzji oraz Jak dla wyroków. Użytkownik posiada możliwość wyłączenia wyświetlanego godła w obrębie metryki. Typ aktu Użytkownik określa czy typ aktu ma być wyróżniony wytłuszczeniem oraz czy mają być stosowane wielkie litery. Domyślnie ustawione są wielkie wytłuszczone litery czyli obie opcje są zaznaczone. Organ wydający Podobnie jak przy typie aktu, również organowi wydającemu możemy określić pewne parametry formatowania. Ustawiamy czy tekst ma być wytłuszczony, czy mają to być wielkie litery oraz czy organ wydający akt ma być wyświetlany na dokumencie. Numer aktu Opcja ta dostępna jest tylko i wyłącznie przy sposobie wyświetlania - Standardowy. Mamy możliwość określenie sposobu wyświetlania numeru aktu prawnego: a) Pokazuj pomiędzy typem aktu a datą aktu ustawienie domyślne b) Pokazuj nad metryką po lewej stronie c) Pokazuj pomiędzy datą a tytułem aktu Dodatkowo istnieje możliwość wytłuszczenia. Opcja Zawsze pokazuj używana jest do wyświetlania wykropkowania w miejscu numeru jeżeli nie został on podany. Data aktu Możemy wyróżnić datę poprzez Wytłuszczenie jej. Dodatkowo cały układ z dnia. możemy określić by był wyświetlany wielkimi literami. Opcja Zawsze pokazuj używana jest do wyświetlania wykropkowania w miejscu daty aktu jeżeli nie została ona podana. ponadto, użytkownik posiada możliwość regulacji odstępami przed i po dacie. Strona 47 z 105

48 Tytuł aktu W tej części należy określić czy tytuł będzie wyróżniony wytłuszczeniem czy ma być wygenerowany wielkimi literami. Dodatkowo istnieje możliwość ustawienia wyrównania tytułu, ustawienia odstępów i interlinii. Ustawienia pieczęci Jeżeli istnieje konieczność dołączenia do dokumentu informacji nagłówkowych, to można wykorzystać opcję Ustawienia pieczęci. Ustawienia notki projektu Pozwala na wprowadzenie dodatkowego standardowego tekstu wyświetlanego w podglądzie i w pliku PDF, jeżeli akt posiada status projekt. Notkę projektu możemy wyłączyć odznaczając pole Widoczna. Poza tym istnieje możliwość wyłączenia widoku samego tekstu nagłówka Projekt, jak również wpisania własnego indywidualnego tekstu. Ustawienia jednostek systematyzacyjnych wyższego rzędu W tej części ustawiamy poszczególne parametry dla jednostek systematyzacyjnych wyższego rzędu. Wyróżniamy sześć jednostek: 1) Część 2) Księga 3) Tytuł 4) Dział 5) Rozdział 6) Oddział Strona 48 z 105

49 Dla każdej z tych jednostek określamy odpowiednie parametry konfiguracyjne: 1) Typ numeracji do wyboru z listy rozwijanej cyfry rzymskie oraz arabskie. 2) Wytłuszczony czy nazwa jednostki ma być wyróżniona wytłuszczeniem. 3) Wszystkie wersaliki czy nazwa jednostki ma być pisana wielkimi literami. 4) Prefiks określa jak ma być wyświetlana nazwa jednostki. 5) Postfiks określa znak, jaki znajdzie się po numerze jednostki. 6) Interlinia określa wysokość wiersza. Dla każdej jednostki systematyzacyjnej wyższego rzędu określamy formatowanie tytułu: 1) Wytłuszczony czy tytuł jednostki ma być wyróżniony wytłuszczeniem. 2) Wszystkie wersaliki czy tytuł jednostki ma być pisany wielkimi literami. 3) Tytuł od nowej linii czy tytuł ma rozpoczynać się od nowego wiersza. 4) Wyrównanie Wyrównanie tytułu. 5) Odstępy pozwala na ustawienie odstępu przed i po tytule oraz wysokości wiersza (interlinia). Ustawienia jednostek redakcyjnych Użytkownik posiada możliwość sprecyzowania parametrów formatowania tekstu dla każdej jednostki redakcyjnej z osobna. Wyróżniamy osiem jednostek redakcyjnych: 1) Artykuł 2) Paragraf 3) Ustęp 4) Punkt 5) Litera 6) Tiret Strona 49 z 105

50 7) Wielka litera 8) Cyfra rzymska Każda z nich posiada takie same opcje, które podzielone zostały na dwie zakładki. Zakładka ogólne: Sekcja Ogólne tu określimy, w jaki sposób ma być wyrównany tekst danej jednostki redakcyjnej. Sekcja Wcięcia pozwala na określenie wcięć danej jednostki redakcyjnej z wyróżnieniem wcięcia pierwszego wiersza. Opcja względem poprzednika pozwala określić czy wcięcia mają być wyświetlane względem strony (w przypadku odznaczenia tej opcji) czy też względem poprzedniej jednostki redakcyjnej (w przypadku jej zaznaczenia). Sekcja Odstępy pozwala na określenie akapitów dla danej jednostki redakcyjnej. Sekcja Formatowanie umożliwia wytłuszczenie tekstu znajdującego się w danej jednostce. Po zaznaczeniu opcji Wszystkie wersaliki treść danej jednostki będzie wygenerowana wielkimi literami. Sekcja Paginacja - zaznaczenie opcji razem z następnym spowoduje, że dana jednostka zostanie złączona z kolejną jednostką takiego samego typu i umieszczona na tej samej stronie. Zaznaczenie opcji wiersze razem spowoduje nie rozdzielenie tekstu danej jednostki redakcyjnej pomiędzy dwie strony (całość zostanie przeniesiona na kolejną stronę) Strona 50 z 105

51 Zakładka Numerowanie: W tej zakładce znajduje się opcje dodatkowe: Określenie położenia numeru jednostki. Ustalenia wyglądu prefiksu dodając znak [], charakteryzujący twardą spację, otrzymamy odstęp pomiędzy prefiksem a numerem Zdefiniowaniu postfiks'a Wytłuszczony pogrubiający numer danej jednostki Ustawienia jednostek pomocniczych Podobnie jak przy podstawowych jednostkach redakcyjnych tak przy pomocniczych możemy określić poszczególne parametry formatowania. Wyróżniamy trzy jednostki pomocnicze: 1) Akapit 2) Podstawa prawna i preambuła 3) Preambuła 4) Blok Dla każdej z nich przypisane zostały identyczne opcje. Sekcja Ogólne tu określimy, w jaki sposób ma być wyrównany tekst danej jednostki redakcyjnej. Dla elementu akapit wyrównanie ustawiamy na poziomie konkretnego elementu. Jeżeli w całym dokumencie akapity mają zostać wyjustowane, to należy zaznaczyć opcję Wymuś justowanie. Sekcja Wcięcia pozwala na określenie wcięć danej jednostki redakcyjnej z wyróżnieniem wcięcia pierwszego wiersza. Opcja względem poprzednika pozwala określić czy wcięcia mają być wyświetlane względem strony (w przypadku odznaczenia tej opcji) czy też względem poprzedniej jednostki redakcyjnej (w przypadku jej zaznaczenia). Strona 51 z 105

52 Sekcja Odstępy pozwala na określenie akapitów dla danej jednostki redakcyjnej. Sekcja Formatowanie umożliwia pogrubienie tekstu znajdującego się w danej jednostce. Po zaznaczeniu opcji Wszystkie wersaliki treść danej jednostki będzie wygenerowana dużymi literami. Sekcja Paginacja zaznaczenie opcji razem z następnym spowoduje, że dana jednostka zostanie złączona z kolejną jednostką takiego samego typu i umieszczona na tej samej stronie. Zaznaczenie opcji wiersze razem spowoduje nie rozdzielenie tekstu danej jednostki redakcyjnej w przypadku pomiędzy dwie strony (całość zostanie przeniesiona na stronę kolejną) Ustawienia innych elementów Do tych elementów zaliczymy: 1. Załącznik: 1) Ogólne gdzie ustawimy wyrównanie nagłówka załącznika oraz określimy zaznaczając opcję Umieść od nowej strony (nie dot. PDF), czy kolejne załączniki wyświetlane będą na kolejnych stronach aktu. Zaznaczając opcję Rozpocznij ponowne numerowanie stron uzyskamy oddzielne numerowanie stron dla załączników. Należy przy tym pamiętać o wyłączeniu opcji Pokaż ilość stron na zakładce Ustawienia dokumentu. Funkcja Stosuj nagłówki automatyczne powoduje włączenie niestandardowych nagłówków załączników stosowanych na szczeblu centralnym. Rozmiar czcionki w nagłówku automatycznym można regulować tylko po włączeniu funkcji Stosuj nagłówki automatyczne Strona 52 z 105

53 2) Wcięcia gdzie określimy wcięcie nagłówka załącznika 3) Odstępy gdzie zdefiniujemy odstępy przed i po nagłówku załącznika. 2. Załącznik binarny: 1) Ogólne gdzie określimy zaznaczając opcję Generuj nagłówek w pliku PDF załącznika binarnego, czy program ma dodać automatycznie nagłówki do załączników binarnych. Należy przy tym pamiętać o pozostawieniu odpowiedniej ilości miejsca na nagłówek w treści załącznika. Zaznaczając opcję Rozpocznij ponownie numerowanie stron uzyskamy oddzielne numerowanie stron dla załączników. Należy przy tym pamiętać o wyłączeniu opcji Pokaż ilość stron na zakładce Ustawienia dokumentu. 2) Wcięcia gdzie określimy wcięcie nagłówka załącznika 3) Odstępy gdzie zdefiniujemy odstępy przed i po nagłówku załącznika. Strona 53 z 105

54 3. Uzasadnienie podzielono na dwie zakładki: 1) Zakładka Tytuł gdzie możemy wyróżnić tytuł Uzasadnienie tekstem wytłuszczonym zaznaczając opcję Wytłuszczony bądź też zaznaczyć opcję Wszystkie wersaliki, która wygeneruje nam tytuł wielkimi literami. Ponadto możemy ustalić odstępy między poszczególnymi znakami (Opcja odnosi się do dokumentów DOC, DOCX) czy zastosować opcje jak dla załączników. Zaznaczając opcję umieść uzasadnienie w dokumencie głównym podczas generowania pliku PDF, spowodujemy umieszczenie uzasadnienia bezpośrednio pod treścią dokumentu głównego (przed załącznikami) w pliku PDF. 2) Zakładka Jak dla załącznika Strona 54 z 105

55 Podzielić ją możemy na trzy sekcje: Ogólne gdzie ustawimy wyrównanie Uzasadnienia oraz określimy czy ma ono wyświetlać się na nowej stronie poprzez zaznaczenie opcji Umieść od nowej strony (funkcja nie oddziałuje na pliki PDF). Zaznaczając opcję Rozpocznij ponownie numerowanie stron uzyskamy oddzielne numerowanie stron dla załączników. Należy przy tym pamiętać o wyłączeniu opcji Pokaż ilość stron na zakładce Ustawienia dokumentu. Wcięcia gdzie określimy wcięcia z lewej i prawej strony. Odstępy gdzie ustawimy odstępy przed i po Uzasadnieniu oraz określimy odległości pomiędzy wierszami za pomocą interlinii. 4. Treść przypisów Znajdują się tu wszystkie ustawienia formatowania dla przypisów. Podzielić ją możemy na dwie zakładki. Zakładka Ogólne składająca się z pięciu sekcji: Sekcja Ogólne gdzie ustawimy, w jaki sposób ma być wyrównany tekst przypisów. Sekcja Wcięcia gdzie określimy wielkości wcięć z lewej i prawej strony, a dodatkowo przy opcji Pierwszy wiersz wprowadzimy wartość wcięcia dla pierwszego wiersza w przypisie. Sekcja Odstępy gdzie wprowadzimy wartości odległości przed pierwszym przypisem oraz po kolejnych. Dodatkowo istnieje możliwość określenia odstępów między wierszami każdego przypisu (interlinia). Sekcja Formatowanie gdzie ustawimy czy tekst przypisów ma być wyświetlany wytłuszczonym drukiem oraz czy treść przypisów ma być wyświetlana wielkimi literami. Sekcja Paginacja - zaznaczenie opcji razem z następnym spowoduje, że dana jednostka zostanie złączona z kolejną jednostką takiego samego typu i umieszczona na tej samej stronie. Zaznaczenie opcji wiersze razem spowoduje nie rozdzielenie tekstu danej jednostki redakcyjnej w przypadku pomiędzy dwie strony (całość zostanie przeniesiona na stronę kolejną) Strona 55 z 105

56 Zakładka Inne w tej zakładce ustawimy rodzaj oraz rozmiar czcionki dla przypisów oraz opcje Przypisy na stronie (obecnie opcja ta jest w fazie rozwojowej i jest domyślnie wyłączona). 5. Podpisy i organ kolegialny Pozwala na określenie niezbędnych elementów dot. podpisu w wyeksportowanym akcie. Opcji podpisu nie należy mylić z podpisem elektronicznym. Strona 56 z 105

57 Ustawienia elementów nowelizacyjnych W tej zakładce mamy możliwość zmiany formatowania elementu cytowanie, jak również zmiany kolorów odpowiednich zmian w tekstach porównawczych (więcej informacji na temat tekstów porównawczych jest dostępnych w ćwiczeniu Legislator Premium (ETJ XML) i Baza Aktów Własnych ) Legislator domyślnie na końcu każdego cytowania (dodanego przez jednostkę cytowanie ), dodaje automatycznie odpowiednio średnik, przecinek lub kropkę. Ten mechanizm możemy wyłączyć w zakładce Ustawienia : Strona 57 z 105

58 Eksport aktu do pliku i ID dokumentu Gotowy dokument możemy wyeksportować do pliku PDF celem wydrukowania i podpisania wersji papierowej. Eksportu dokonujemy z poziomu zakładki Eksport wybierając opcję PDF. Plik zostanie wyeksportowany zgodnie z ustawieniami formatowania i w zależności od ustawień może zawierać dodatkowe elementy, które nie są widoczne w oknie projektu: a) Stopkę wraz z ID dokumentu (ID jest stałe dla dokumentu, wersję dokumentu możemy porównać poprzez datę i godzinę ostatniego zapisu dodaną do ID) b) Widok notki projektu (dla aktów o statusie projekt ) c) Przypisy dolne lub przypisy końcowe (informacja o przypisach w widoku projektu widoczna jest tylko na lewym menu. Po wyeksportowaniu do pliku przypisy powinny być widoczne bezpośrednio na dokumencie) Automatyczne przenumerowanie jednostek redakcyjnych W przypadku dodania pomiędzy dowolnymi jednostkami redakcyjnymi nowej jednostki, zostanie ona dodana z ostatnim wolnym numerem dla danej jednostki. Przykładowo, mając pięć paragrafów jeżeli zechcemy dodać paragraf pomiędzy np.: drugim i trzecim, otrzyma on numer 6 (ostatni wolny). Nie ma jednak konieczności ręcznej zmiany poszczególnych numerów tych paragrafów wystarczy wybrać opcję Autonumerowanie jednostek dostępną z poziomu Narzędzia główne: Strona 58 z 105

59 Opcje niestandardowe Poniżej znajduje się opis dodatkowych funkcjonalności pozwalających na tworzenie aktów prawnych zawierających niestandardowe, lub rzadziej używane elementy. Przypisy dolne Legislator pozwala na tworzenie przypisów dolnych. Przypisy dolne możemy tworzyć tylko i wyłącznie ręcznie. Przekopiowanie treści uchwały zawierającej przypisy nie spowoduje przekopiowania tych przypisów wyświetlany będzie tylko numer przypisu w postaci indeksu górnego. Przypisy dodajemy z poziomu zakładki Wstawianie wybierając opcję Wstaw przypis. Przypis zostanie dodany w miejscu w którym ustawimy kursor: Strona 59 z 105

60 Informacja o przypisach pojawi się na lewym menu: Edycji treści przypisu dokonujemy po kliknięciu na wybrany przypis w lewym menu. Aby usunąć przypis wystarczy usnąć go z treści aktu. Przypis na dole strony będzie wyświetlany na wyeksportowanym dokumencie (np.: PDF) Załączniki do załączników Legislator pozwala na dodawanie załączników do załączników. Jeżeli do załącznika np.: Regulaminu organizacyjnego, chcemy dodać załącznik, w pierwszej kolejności dodajemy Regulamin jako załącznik do aktu: Strona 60 z 105

61 Załącznik zostanie dodany na nowej zakładce: Dodając kolejny załącznik, pod jego tytułem z dostępnej listy rozwijanej wybieramy nadrzędność elementów załącznikowi nr 2 określamy element nadrzędny jako załącznik nr 1. Analogicznie dodajemy kolejne załączniki do załącznika. Strona 61 z 105

62 Podział sekcji i orientacja strony W przypadku kiedy wprowadzana przez nas treść wymaga zmiany orientacji strony (nie mieści się w widoku pionowym strony) częsty przypadek przy wprowadzaniu tabel budżetowych mamy, mamy możliwość zmiany orientacji strony. Chcąc aby część dokumentu miała strony pionowe a część poziome, po tekście na stronie pionowej wstawimy podział sekcji (zakładka Układ & Widok Znaki podziału Sekcja na następnej stronie): Zostanie wstawiony podział sekcji: Strona 62 z 105

63 Po ustawieniu kursora na początku pustej strony, z poziomu tej samej zakładki zmieniamy orientację strony: Teraz na stronie poziomej możemy utworzyć (wkleić) szeroką tabelę: Chcąc powrócić do strony pionowej ponownie na końcu wstawiamy podział sekcji i na następnej stronie zmieniamy orientację strony. Strona 63 z 105

64 Opcje podpisu elektronicznego Konfiguracja podpisu elektronicznego Legislator posiada funkcję dzięki której możemy zdefiniować sposób działania aplikacji w odniesieniu do podpisywania dokumentów elektronicznych. Ustawienia definiowane są z poziomu Opcji programu: Zakładka - Ustawienia podpisu: Strona 64 z 105

65 Z poziomu ustawień mamy możliwość 1. Instalacji certyfikatów głównych certyfikaty główne zainstalowane w systemie są niezbędne do prawidłowej weryfikacji składanych podpisów. Jeżeli po instalacji certyfikatów z poziomu aplikacji, weryfikacja nadal jest nieprawidłowa, certyfikaty należy zainstalować ręcznie (są dostępne na stronie 2. Konfiguracji podpisu pozwalającej na zdefiniowanie procedury podpisywania dokumentów: Domyślnie zaznaczona opcja to Używaj podpisywania standardowego. Włączenie opcji Używaj podpisywania uproszczonego, pozwala na zdefiniowanie parametrów i funkcji, które mają się wykonać automatycznie w momencie składania podpisu. Dzięki czemu możemy zminimalizować proces podpisywania dokumentów jedynie do wprowadzenia PINu. Parametry, jakie możemy zdefiniować, to: 1) Ustawienie domyślnych bibliotek, które mają być użyte do składania podpisu: a).net (domyślne) zalecane b) JAVA opcjonalne 2) Automatyzacja: a) Automatycznie zmień status na Uchwalony zaznaczenie tej opcji pozwala na automatyczną zmianę statusu aktu (standardowy komunikat o zmianie statusu nie będzie wyświetlany). b) Wyświetlaj okno zatwierdzenia podglądu zaznaczenie opcji będzie wywoływało okno Zatwierdzenia podpisywanego dokumentu. Opcja niezaznaczona nie wyświetla okna. c) Wybierz domyślny certyfikat umożliwia wybór domyślnego certyfikatu, który będzie używany podczas podpisywania dokumentów. W trakcie podpisywania nie będziemy proszeni o jego wskazanie. d) Zamknij dokument po złożeniu podpisu zaznaczając opcję, po zakończeniu procedury podpisu, dokument zostanie automatycznie zamknięty. Opcja przydatna w momencie kiedy podpisujemy kilka dokumentów. Wtedy wszystkie dokumenty do podpisu możemy otworzyć w Strona 65 z 105

66 kolejnych oknach i dzięki włączonej tej opcji kolejne podpisane dokumenty będą automatycznie zamykane. e) Po złożeniu podpisu, rozpocznij podpisywanie kolejnego dokumentu- pozwala na hurtowe podpisanie wszystkich otwartych dokumentów, przy jednokrotnym podaniu numeru PIN. UWAGA Dokumenty będą podpisywane kolejno począwszy od aktualnie wyświetlonego. Czyli jeżeli chcemy podpisać wszystkie otwarte dokumenty, opcję Podpisz należy uruchomić na dokumencie pierwszym od lewej: f) Dodaj podpis PAdES do pliku PDF dodaje dodatkowy podpis elektroniczny pliku PDF z widoczną informacją w treści pliku PDF Strona 66 z 105

67 3) Ustawienia formatu podpisu: W opcjach tych można zmienić wariant podpisu. Zgodnie z obwiązującym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków technicznych od roku, nie ma obowiązku podpisywania dokumentów ze znacznikiem czasu (wariant podpisu XAdES-BES). Jeżeli chcemy użyć znacznika czasu do podpisywania dokumentów jako wariant podpisu należy ustawić XAdES-T. Bezwzględnie należy zaznaczyć opcję Podpisz załączniki binarne jest to wymóg ww. rozporządzenia. 3. Używaj daty aktu jako daty podpisu Kiedy funkcja ta jest włączona, data złożenia podpisu elektronicznego na dokumencie zawsze jest ustawiana na taką samą, jak data dokumentu (nawet jeśli podpis faktycznie składany był wcześniej lub później). Po wyłączeniu tej funkcji data złożenia podpisu elektronicznego zawsze będzie taka sama jak bieżąca data. Dodatkowo w zakładce Narzędzia główne (już w momencie kiedy mamy otwarty dokument do podpisu) dodano dodatkową opcję pozwalającą na Podpisanie aktu bez daty i numeru (tzw. kontrasygnata nie musi być już zaznaczana w oknie z wyborem certyfikatu, teraz wystarczy wybrać nową opcję i dokument zostanie podpisany z wyłączeniem daty i numeru): Strona 67 z 105

68 Proponowana procedura składania podpisu Każdy dokument przed przekazaniem do podpisu należy Zablokować (zakładka Narzędzia główne Zablokuj), w celu wygenerowania wszystkich niezbędnych plików znajdujących się w archiwum ZIPX. Procedurę samego podpisu możemy przeprowadzić na dwa sposoby: 1) przekazując do podpisu wersję elektroniczną, a wersję papierową drukując dopiero po złożeniu podpisu, lub 2) przekazując do podpisu wersję elektroniczną i papierową jednocześnie. W tym drugim wypadku, wersja papierowa powinna powstać z zablokowanej wersji elektronicznej. Dlaczego tak istotne jest zablokowanie dokumentu przed wydrukiem wersji papierowej po zablokowaniu dokumentu zostanie mu nadane ostateczne ID XML (pojawiające się w stopce na wydrukach). Podpisanie zablokowanego dokumentu nie zmienia jego ID dzięki czemu obie wersje (papierowa i elektroniczna) będą identyczne. Oczywiście jeżeli zechcemy skorzystać z drugiej opcji musimy wyłączyć wyświetlanie statusu dokumentu (w momencie podpisania dokumentu status zostanie zmieniony, dlatego nie powinien on być widoczny na wydrukowanej przed podpisaniem wersji papierowej). Wyświetlanie statusu dokumentu możemy wyłączyć: a) globalnie dla wszystkich nowo tworzonych dokumentów korzystając z opcji formatowania dostępnych z poziomu menu Plik Opcje Ustawienia formatowania. Należy pamiętać że zmiana opcji globalnych nie powoduje zmian formatowania dla aktualnie otwartego dokumentu. W celu zmiany formatowania aktualnie otwartego dokumentu korzystamy z funkcji opinaj w pkt b). b) lokalnie dla otwartego dokumentu korzystając z Opcji formatowania dostępnej z poziomu zakładki Narzędzia główne. Widoczność statusu aktu ustawiamy w sekcji Stopka: Strona 68 z 105

69 Standardowy podpis cyfrowy Gotowy do podpisu dokument przed jego przekazaniem do podpisania blokujemy korzystając z funkcji Zablokuj: Po zablokowaniu dokumentu przechodzimy do zakładki Eksport i wybieramy Podgląd PDF w celu sprawdzenia czy zablokowany dokument jest poprawnie formatowany: Wyświetlanie notki projektu możemy wyłączyć w opcjach formatowania, lub poprze zmianę statusu w metadanych aktu na Uchwalony. W tym celu zamykamy otwarty dokument PDF i usuwamy blokadę dokumentu: Strona 69 z 105

70 Następnie otwieramy Metadane dokumentu i zmieniamy status: Po czym ponownie blokujemy dokument i sprawdzamy podgląd PDF: Jeżeli w metadanych dokumentu nie są uzupełnione data i/lub numer aktu, dane te możemy uzupełnić przed złożeniem podpisu w metadanych dokumentu lub w trakcie składania podpisu elektronicznego (w momencie kiedy dane te nie są uzupełnione system monituje o ich uzupełnienie). W zależności od wybranej procedury podpisywania, w tym momencie możemy wydrukować dokument papierowy do podpisu (jeżeli data i numer aktu nie były uzupełnione, na dokumencie papierowym datę i numer należy uzupełnić ręcznie długopisem). Mając tak przygotowany dokument przekazujemy go do podpisu (plik przesyłamy mailem lub przynosimy na PenDrive) Dokument podpisujemy wybierając Podpisz. Poniżej opisana została pełna procedura podpisu, gdy w opcjach programu nie ma określonych opcji dot. podpisywania uproszczonego: Strona 70 z 105

71 Wyświetlone zostanie okno wyboru metody podpisywania: Następnie jeżeli nie uzupełniliśmy daty i numeru aktu zostanie wyświetlony monit o ich wprowadzenie: Po wybraniu TAK wyświetlane jest okno wprowadzenia daty i numeru: Wprowadzamy dane i zatwierdzamy przyciskiem OK. Strona 71 z 105

72 W kolejnym kroku, osoba podpisująca może sprawdzić podgląd dokumentu po ewentualnym wyświetleniu podglądu i sprawdzeniu treści wybieramy Zatwierdź: Przedostanie okno to okno wyboru certyfikatu i ustawień podpisu: Strona 72 z 105

73 Domyślnie dla każdego z podpisów, stosowany będzie obowiązujący wariant podpisu bez znacznika czasu oraz opcja podpisywania załączników binarnych. Ponadto w dolnej części wyświetlonego okna, można wprowadzić stanowisko, jakie zajmuje osoba podpisująca (niektóre certyfikaty posiadają zdefiniowane stanowisko w zależności od wybranej opcji podczas zakupu certyfikatu). Po wyborze certyfikatu osoby podpisującej, wyświetlone zostanie okno, służące do wprowadzenia PINu: O poprawności złożenia podpisu, poinformuje nas odpowiedni komunikat: Po złożeniu podpisu, jeżeli zajdzie potrzeba ewentualnej modyfikacji aktu możemy taki podpis usunąć korzystając z opcji Usuń podpisy, poprawiając dokument i ponownie go podpisując. Strona 73 z 105

74 Złożony pod dokumentem podpis możemy zweryfikować korzystając z opcji Weryfikuj podpis: Dodatkowo możemy również wyświetlić informacje o złożonych podpisach (opcja Informacje o podpisach). Strona 74 z 105

75 Obsługa wielopodpisu - porozumienia Szczegółowa instrukcja dot. tworzenia i podpisywania porozumień, dostępna jest w ćwiczeniu Porozumienia Z wielopodpisem najczęściej mamy do czynienia przy podpisywaniu porozumień. Po przygotowaniu ostatecznej wersji porozumienia i zablokowaniu jej przechodzimy do procedury podpisywania. W celu prawidłowego podpisania porozumienia, możemy wybrać jedną z dwóch możliwości: 1) Ze stronami porozumienia ustalamy datę porozumienia, i w wszystkie strony podpisują porozumienie tego samego dnia (co z praktycznego punktu widzenia często może okazać się bardzo trudne do wykonania), 2) Data porozumienia ustalana jest przez ostatni podpisujący porozumienie organ, wszystkie organy nie będące ostatnim podpisującym podpisują porozumienie z tzw. Wyłączeniem daty i numeru aktu. O ile pierwszy sposób jest technicznie łatwy do wykonania (po prostu każdy składa podpis pod dokumentem), o tyle drugi, wymaga wyboru odpowiedniej opcji dlatego też poniżej znajduje się opis podpisania dokumentu przy użyciu tego właśnie sposobu Dla celu przygotowania opisu przyjęto, że porozumienie jest podpisywane przez trzy strony. Składanie pierwszego podpisu Pierwsza osoba podpisująca dokument podpisuje go z Wyłączeniem daty i numeru aktu. W tym celu wybieramy Podpisz bez daty i numeru z narzędzi głównych: Strona 75 z 105

76 W wyświetlonym oknie wybieramy domyślne biblioteki PKI.NET: W kolejnym pytanie o zmianę statusu tutaj bezwzględnie wybieramy TAK (jeżeli tak jak w przykładzie poprzednim zmieniliśmy status aktu w metadanych dokumentu przed jego zablokowaniem, poniższy komunikaty nie będzie wyświetlany): Jeżeli w tym momencie nie zmienilibyśmy statusu aktu, później nie byłoby już takiej możliwości, przez co w wyeksportowanym pliku PDF cały czas widniałaby notka projektu. Przedostanie okno to możliwość podglądu podpisywanego aktu (po wciśnięciu Zobacz podgląd dokumentu). Zalecamy aby każdorazowo sprawdzać podgląd dokumentu, aby mieć pewność, że Strona 76 z 105

77 podpisywany dokument jest prawidłowo sformatowany. Po wybraniu Zatwierdź: wyświetlone zostanie okno wyboru certyfikatu. Tutaj musimy określić, że składany przez nas podpis ma nie obejmować daty i numeru aktu prawnego opcja będzie zaznaczona automatycznie: Strona 77 z 105

78 Pozostawiając pozostałe elementy bez zmian, zaznaczamy certyfikat i wybieramy Zastosuj. Teraz wystarczy tylko podać PIN do karty: Po prawidłowym podpisaniu dokumentu wyświetlony zostanie stosowny komunikat o prawidłowym złożeniu podpisu. Teraz z podpisanego dokumentu wykonujemy wydruk wersji papierowej (zakładka Eksport Podgląd PDF), i obie wersje (podpisany elektronicznie plik ZIPX oraz wydrukowany dokument papierowy) przekazujemy do podpisu drugiej stronie porozumienia. UWAGA Jeżeli występują więcej niż dwie strony porozumienia, każda która nie jest ostatnim podpisującym, podpisuje dokument dokładnie tak jak to opisano powyżej. Oczywiście kolejnej osobie nie zostanie już wyświetlone okno z pytaniem o zmianę statusu gdyż status został już zmieniony, natomiast pozostałe czynności wykonuje identycznie. Weryfikacja złożonego podpisu Po każdorazowym złożeniu podpisu należy zweryfikować jego poprawność. W tym celu wybieramy opcję Weryfikuj podpis. Jeżeli informacje o weryfikacji wyświetlane są kolorem zielonym, oznacza to że podpis został zweryfikowany prawidłowo. Informacje dotyczące złożonego podpisu dostępne są pod przyciskiem Informacje o podpisach: Strona 78 z 105

79 Składanie drugiego podpisu Drugi podpis musi zostać złożony w analogiczny sposób jak pierwszy. Druga osoba podpisująca dokument podpisuje go z Wyłączeniem daty i numeru aktu. W tym celu wybieramy Podpisz bez daty i numeru z narzędzi głównych: W wyświetlonym oknie wybieramy domyślne biblioteki PKI.NET: Przedostanie okno to możliwość podglądu podpisywanego aktu (po wciśnięciu Zobacz podgląd dokumentu). Zalecamy aby każdorazowo sprawdzać podgląd dokumentu, aby mieć pewność, że podpisywany dokument jest prawidłowo sformatowany. Po wybraniu Zatwierdź: Strona 79 z 105

80 wyświetlone zostanie okno wyboru certyfikatu. Tutaj musimy określić, że składany przez nas podpis ma nie obejmować daty i numeru aktu prawnego opcja będzie zaznaczona automatycznie: Pozostawiając pozostałe elementy bez zmian, zaznaczamy certyfikat i wybieramy Zastosuj. Teraz wystarczy tylko podać PIN do karty: Po prawidłowym podpisaniu dokumentu wyświetlony zostanie stosowny komunikat o prawidłowym złożeniu podpisu. Po otrzymaniu wersji papierowej od pierwszej osoby, druga osoba nanosi ręczny podpis na dany dokument i przekazuje go ostatniej stronie wraz z podpisanym elektronicznie plikiem *.zipx. Strona 80 z 105

81 Składanie ostatniego podpisu. Ostania osoba podpisująca dokument wybiera tym razem Podpisz: i akceptuje domyślne biblioteki.net: W następnym oknie pojawia się informacja dotycząca składania podpisu wielokrotnego, którą również akceptujemy: Kolejne okno to pytanie dotyczące uzupełnienia numeru i daty aktu prawnego. Będąc ostatnią osobą składającą podpis pod dokumentem musimy uzupełnić datę (ewentualnie również numer) dokumentu: Strona 81 z 105

82 W wyświetlonym oknie domyślnie zostanie wstawiona data bieżąca. Jeżeli dokument nie zawiera numeru, pole z numerem pozostawiamy puste i akceptujemy wstawienie daty: Zostanie wyświetlone pytanie czy akt ma zostać podpisany bez nadawania numeru wybieramy TAK: Ostanie okno jest oknem wyboru certyfikatu tutaj już nic nie zaznaczamy (dokument ma zostać podpisany jako całość z datą i numerem) wybieramy tylko certyfikat i klikamy Zastosuj: Strona 82 z 105

83 Wprowadzamy PIN do karty: Pod dokumentem został złożony ostatni podpis obejmujący sowim zakresem cały dokument: Data dokumentu została uzupełniona: Datę uzupełniamy ręcznie na otrzymanym dokumencie papierowym obie wersje dokumentu (papierowa i elektroniczna) są gotowe. Do redakcji dziennika przekazujemy akt w formie elektronicznej przy użyciu modułu komunikacyjnego wersję papierową wysyłamy pocztą tradycyjną do nadzoru. Strona 83 z 105

84 Weryfikacja złożonego podpisu Po wywołaniu okna weryfikacji podpisu dostaniemy informację o trzech podpisach złożonych pod dokumentem: W informacjach o podpisie pojawi się zakładka z kolejną osoba podpisującą, przy czym przy pierwszych dwóch osobach nadal mamy informacje, że podpisy przez nie złożone nie obejmował daty: Strona 84 z 105

85 Natomiast przy trzeciej osobie informację o całościowym podpisaniu dokumentu: Makrodefinicje pole numer i data w dowolnym miejscu w dokumencie Makrodefinicje pozwalające na wstawienie pola [NR] oraz pola [DATA] w dowolnym miejscu dokumentu możemy wykorzystać do: 1) Tworzenia porozumień zawierających niestandardową metrykę, 2) Nagłówka załącznika w przypadku dodania niestandardowego nagłówka. Wstawienie makrodefinicji w dowolnym miejscu w treści aktu pozwala na automatyczne uzupełnienie w tym miejscu numeru i daty aktu prawnego w momencie składania podpisu elektronicznego. Wykorzystanie makrodefinicji w porozumieniach Wymogi prawne Od r. podstawą do ogłoszenia jest porozumienie w formie elektronicznej - konieczne jest aby zostało one opatrzone podpisami elektronicznymi wszystkich stron porozumienia. W sytuacji gdy podstawą do ogłoszenia było porozumienie w postaci papierowej wystarczyło, że oryginalne podpisy były na papierze, natomiast przekazywane do ogłoszenie porozumienie w postaci dokumentu elektronicznego było opatrywane tylko jednym podpisem (organu który przekazywał porozumienie do ogłoszenia). Strona 85 z 105

86 Porozumienie niestandardowa metryka Przy tworzeniu porozumień często zdarza się sytuacja gdzie data porozumienia nie znajduje się w metryce aktu, tylko w treści akapitów, jak w przykładzie poniżej: POROZUMIENIE w sprawie powierzenia zadań dotyczących utrzymania grobów i cmentarzy wojennych zawarte w dniu 3 kwietnia 2012 r. pomiędzy: Gminą Tuchów reprezentowaną przez Wójta Gminy Tuchów a Powiatem Tarnowskim reprezentowanym przez Starostę Tarnowskiego 1. Na podstawie art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 28 marca 1933 r. o grobach i cmentarzach wojennych (Dz.U. z 1933 r. Nr 39, poz. 311, z 1959 r. Nr 11, poz. 62, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1998 r. Nr 106, poz. 668, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, z 2005 r. Nr 169, poz i Nr 175, poz. 1462, z 2006 r. Nr 144, poz. 1041), art. 8 ust. 2 i 2b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420, Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230, Nr 106, poz. 675, z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777, Nr 149, poz. 887, Nr 217, poz. 1281) i art. 150 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578, Nr 257, poz. 1726, z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, Nr 201, poz. 1183, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, Takie porozumienie również możemy przygotować przy użyciu Legislatora, w taki sposób, aby data poz. 1429, Nr 291, poz. 1707), Wojewoda powierza a Miasto Sieradz przyjmuje do wykonania do dnia porozumienia 3 grudnia 2012 została roku remont wstawiona tablic przez nagrobnych ostatni na zbiorowych organ podpisujący. mogiłach żołnierzy Porozumienie Armii Czerwonej tworzymy poległych analogicznie jak zwykły w styczniu dokument, 1945 z r., uwzględnieniem położonych na cmentarzu kilku różnic: wojennym przy ul. Wojska Polskiego. Strona 86 z 105

87 W omawianym przypadku musimy skorzystać z funkcji pozwalającej na wstawienie własnej metryki dokumentu (przy czym wszystkie dane metryki muszą być uzupełnione również w metryce standardowej jak na obrazku powyżej). Wprowadzone dane akceptujemy zostanie wyświetlone znane nam okno widoku projektu: W związku z tym, że wyłączyliśmy widoczność metryki, nie jest ona wyświetlana w widoku projektu musimy utworzyć ją ręcznie, uzyskując następujący efekt: Strona 87 z 105

88 Analogicznie jak w przykładzie pierwszym, przed zastosowaniem formatowania, wchodzimy w Ustawienia dokumentu i włączamy opcję Pozwalaj na stosowanie akapitów : Po kliknięciu zastosuj, wybieramy opcję Zastosuj formatowanie - otrzymujemy sformatowany dokument: Strona 88 z 105

89 Ostatnim elementem, jaki musimy zmienić jest wstawienie pola daty, tak aby była ona automatycznie wstawiona do dokumentu po uzupełnieniu jej przy składaniu ostatniego podpisu elektronicznego. W tym celu usuwamy ręcznie wprowadzoną datę i w jej miejsce wstawiamy pole Data dostępne z poziomu zakładki Wstawianie (Makrodefinicja Data aktu): Teraz przejdźmy do Podglądu PDF, w celu sprawdzenia, jak zostanie zinterpretowane na wydruku wstawione pole daty (zakładka Eksport Podgląd PDF): Jak widzimy system rozpoznał pole DATA w związku z tym, że data jest wyczyszczona w Metadanych Dokumentu, na wydruku zostało wykropkowane miejsce na jej wprowadzenie. Następnie wprowadzamy treść dokumentu analogicznie jak w przykładzie pierwszym i blokujemy dokument przed złożeniem pierwszego podpisu (przed zablokowaniem musimy zapisać dokument na dysku) Strona 89 z 105

90 Pierwszy podpis składamy analogicznie jak w przykładzie nr 1 opisanym wyżej z wyłączeniem daty i numeru aktu prawnego. W pierwszej kolejności wybieramy standardowe biblioteki.net: W następnym oknie Nie uzupełniamy daty i numeru aktu ma ona zostać uzupełniona przez ostatni organ podpisujący: Zmieniamy status dokumentu na Uchwalony : UWAGA Bezwzględnie pamiętamy o zmianie statusu aktu przy składaniu pierwszego podpisu. Jeżeli w powyższym oknie nie wybierzemy TAK status aktu nie zostanie zmieniony i po eksporcie do PDF cały czas będzie pojawiać się notka projektu. Strona 90 z 105

91 Po sprawdzeniu podglądu Zatwierdzamy dokument: Zaznaczamy opcję Kontrasygnata (w celu wyłączeniu daty z podpisu), wybieramy certyfikat i klikamy Zastosuj: Po złożeniu podpisu eksportujemy dokument do PDF, drukujemy wersję papierową, podpisujemy i wraz z wersją elektroniczną przekazujemy do podpisu drugiej stronie porozumienia. Strona 91 z 105

92 Po przekazaniu porozumienia drugiej stronie, ostania osoba podpisująca dokument analogicznie jak wszystkie poprzednie wybiera Podpisz i akceptuje domyślne biblioteki.net: W następnym oknie pojawia się informacja dotycząca składania podpisu wielokrotnego, którą również akceptujemy: Kolejne okno, to pytanie dotyczące uzupełnienia numeru i daty aktu prawnego. Będąc ostatnią osobą składającą podpis pod dokumentem musimy uzupełnić datę dokumentu: Strona 92 z 105

93 W wyświetlonym oknie domyślnie zostanie wstawiona data bieżąca. Jeżeli dokument nie zawiera numeru, pole z numerem pozostawiamy puste i akceptujemy wstawienie daty: Zostanie wyświetlone pytanie czy akt ma zostać podpisany bez nadawania numeru wybieramy TAK: Ostanie okno jest oknem wyboru certyfikatu tutaj już nic nie zaznaczamy (dokument ma zostać podpisany jako całość z datą i numerem) wybieramy tylko certyfikat i klikamy Zastosuj: Strona 93 z 105

94 Wprowadzamy PIN do karty: Pod dokumentem został złożony ostatni podpis obejmujący sowim zakresem cały dokument: Data dokumentu została uzupełniona i jest widoczna po eksporcie dokumentu do PDF: Strona 94 z 105

95 W podglądzie dokumentu, nadal będzie widniało pole DATA: Wykorzystanie makrodefinicji do tworzenia niestandardowych załączników W przypadku niestandardowych załączników również możemy wykorzystać makrodefinicje do automatycznego uzupełnienia danych w nagłówku. Niestandardowe nagłówki załączników mogą przybierać różne formy, np.: Załącznik Nr 1 do Porozumienia z dnia 10 maja 2013 r. Tytuł załącznika Treść załącznika Załącznik Nr 2 do Porozumienia z dnia 10 maja 2013 r. Tytuł załącznika Treść załącznika Dzięki użyciu makrodefinicji, jeżeli uzupełnimy datę i numer aktu w momencie jego podpisywania data i numer zostaną również uzupełnione w niestandardowym nagłówku załącznika. Strona 95 z 105

96 Przy dodawaniu nowego załącznika w Legislatorze odznaczmy opcję Zezwalaj na automatyczną zmianę nagłówka: Po kliknięciu zastosuj zostanie dodany nowy załącznik: Teraz chcąc uzyskać niestandardowy nagłówek usuwamy automatycznie dodany nagłówek i wstawiamy własny używając makrodefinicji: Analogicznie dodajemy kolejny załącznik (odznaczmy pole Zezwalaj na automatyczną zmianę nagłówka) i wprowadzamy nagłówek załącznika Strona 96 z 105

97 Po eksporcie do PDF otrzymam następujący widok: Teraz uzupełniając datę i numer aktu w momencie podpisywania (czy też wcześniej w metadanych dokumentu) informacja o dacie aktu zostanie automatycznie wygenerowana w pliku PDF: Strona 97 z 105

98 Formatowanie tabel W Legislatorze mamy możliwość formatowania tabel niezależnie od ustawień formatowania. Poniżej na przykładach opisano sposób przygotowywania tabel w przypadku kopiowania ich z wcześniej przygotowanych dokumentów. Strukturalizowanie tabel Często po przeklejeniu tabeli z MS WORD do edytora, okazuje się, że po zastosowaniu formatowania tabela jest formatowana inaczej niż w dokumencie źródłowym. W takim przypadku, należy w pierwszej kolejności przekleić ją do programu MS Excel. Jeżeli po przeklejeniu do MS EXCEL tabela również będzie nieprawidłowo formatowana, musimy ją ręcznie ustrukturalizować, gdyż taka tabela zostanie podobnie, źle rozpoznana przez system Legislator. Problemem jest tzw. struktura tabeli budowana przez MS Word. W związku z tym, w przypadku przeklejania tabeli, która nie ma formy strukturalnej, albo będzie należało przeprowadzić jej strukturalizację w programie Legislator albo będzie trzeba tego dokonać w programie MS Excel. Najczęściej spotykane problemy Problem nr 1: Jednym z problemów są tzw. schody. Charakterystyka: Po przeklejeniu tabeli, okazuje się że niektóre z wierszy wychodzą poza standardowy obszar w prawą lub lewą stronę tabeli. Rozwiązanie: W takiej sytuacji należy po prostu zrównać linie kolumn, w taki sposób aby pokrywały się one ze sobą, na każdej stronie. Problem nr 2: Układ tabeli nie trzyma swojego pierwotnego formatowania. Charakterystyka: Przeklejona tabela zostaje rozsypana. Układ poziomy jest utrzymywany, aczkolwiek poszczególne komórki nachodzą na siebie i są ze sobą powiązane, co w efekcie daje niekorzystny wygląd. Rozwiązanie: W takim przypadku należy zająć się częścią nagłówka tabeli. Trzeba zwrócić uwagę na niescalone komórki nagłówka. Scalając je tak aby wygląd był identyczny ze wzorem przeklejonej tabeli, otrzymamy zamierzony efekt końcowy. Strona 98 z 105

99 Ręczne tworzenie tabel W pierwszym kroku, należy określić ilość kolumn oraz ilość wierszy (na uwadze trzeba mieć również komórki, które będą scalane). Przykładowa tabela posiada sześć kolumn oraz sześć wierszy. W celu jej wstawienia z zakładki Wstawianie korzystamy z przycisku Nowa tabela. Rozwijając opcje tabeli, określamy ilość wierszy i kolumn, analogicznie jak w dokumentach MS Word: Po uzupełnieniu treści, przechodzimy do zakładki Układ, w celu wyboru odpowiednich funkcji formatowania tabeli: Aby ikony znajdujące się w tej zakładce były aktywne musimy ustawić kursor w tabeli. Strona 99 z 105

100 Modyfikacje na tabeli 1. Scalenie dolnego wiersza Ogółem zaznaczając analogicznie jak w dokumentach typu MS Excel, pięć komórek, począwszy od komórki z opisem Ogółem, aż po przedostatnią komórkę danego wiersza, z górnego menu klikamy na przycisk Scal komórki : 2. Regulacja szerokości poszczególnych kolumn regulowanie poszczególnych kolumn tabeli wygląda analogicznie jak w dokumentach MS Excel. Trzymając lewym przyciskiem myszy wybraną linię kolumny, przesuwamy ją w prawą lub lewą stronę w celu uzyskania pożądanego efektu: Strona 100 z 105

101 3. Formatowanie treści tabeli wprowadzoną treść można wyrównać w każdej komórce za pomocą sekcji Wyrównanie : Ponadto wyróżnienie treści nagłówka tabeli, poprzez zastosowanie Wytłuszczenia, znajduje się już w zakładce Narzędzia główne. Zaznaczając kursorem myszy nagłówek, klikamy w pogrubioną literę B : Strona 101 z 105

102 Każdą tabelę z osobna można indywidualnie formatować. W przypadku chęci zmiany jej czcionki, należy zaznaczyć obszar treści podlegający modyfikacji i za pomocą prawego przycisku myszy, zmienić ustawienia czcionki: Przeklejanie tabel z innych programów W przypadku szerokich tabel, w pierwszym kroku należy zmienić orientację strony z układu pionowego na poziomy. W tym celu należy przejść do zakładki Układ & widok i z wyświetlonego menu skorzystać z przycisku Orientacja : Zmieniając orientację na poziomą, zmieni się układ całego załącznika. Może zdarzyć się sytuacja, gdzie pierwsza strona załącznika będzie musiała być w układzie pionowym, a kolejna w poziomym. Nie wystarczy wtedy przejść na kolejną stronę aktu za pomocą enterów i zmienić układ na poziomy, ponieważ po zmianie również pierwsza strona będzie w układzie poziomym. W tego typu Strona 102 z 105

103 przypadkach należy stosować tzw. podział strony, który znajduje się w zakładce Układ strony - -> Znak podziału --> Sekcja na następnej stronie : Po zmianie orientacji strony przeklejamy tabelę z dokumentu MS Word do Legislator: Strona 103 z 105

104 Na rysunku powyżej tabela dosyć znacznie wychodzi poza margines układu poziomego strony A4, więc pierwszą czynnością w takim przypadku będzie skorzystanie z przycisku Autodopasowanie wszystkich tabel znajdującego się w zakładce Układ : Po zastosowaniu tej funkcjonalności tabela automatycznie zostanie dostosowana do szerokości strony. Przechodząc na podgląd, w celu weryfikacji poprawności jej wyświetlenia okazuje się jednak, że w kolumnie nr 5 i 6 niektóre z wprowadzonych kwot zawijają się do drugiego wiersza. Strona 104 z 105