EAP XML Legislator Opis zmian w wersji Service Pack 41 ABC PRO Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Opis zmian w wersji Service Pack 41 ABC PRO Sp. z o.o. Dokument zawiera szczegółowy opis zmian wprowadzonych w wersji SP 41 EAP XML Legislator Data: ABC PRO Sp. z.o.o. ul. Owsiana 12; Warszawa; NIP: ;

2 Spis treści Elektroniczne parafowanie aktów prawnych Tworzenie tabel oraz części opisowych w treści właściwej aktu prawnego Opracowanie wspólnego dokumentu, przez wiele wydziałów Weryfikacja wizualizacji aktu, przed jego przekazaniem do Redakcji Dziennika Strona 2 z 23

3 Elektroniczne parafowanie aktów prawnych. Funkcjonalność pozwala na składanie parafek elektronicznych na procedowanym projekcie aktu prawnego. Do złożenia parafki można użyć zarówno certyfikatu kwalifikowanego (wystawionego przez dowolne europejskie centrum certyfikacji), jak i certyfikatu niekwalifikowanego (wystawionego np.: przez wewnętrzne centrum certyfikacji). Przy wykorzystaniu tej funkcjonalności osoba / osoby składające ostateczny podpis pod dokumentem, mogą zapoznać się z wszystkimi złożonymi parafkami. System pozwala zarówno na zachowanie złożonych parafek przy składaniu ostatecznego podpisu, jak i na ich usunięcie przed jego złożeniem. Funkcjonalność elektronicznego parafowania dokumentu, można wykorzystać w wewnętrznym procesie uzgodnieniowym procedowanego projektu aktu prawnego (parafka elektroniczna jako akceptacja treści dokumentu na danym etapie procedowania). Wszystkie opcje dot. blokowania i podpisywania dokumentu, a także ustawienia podpisu zgrupowane są pod ikoną Podpis i blokada : Strona 3 z 23

4 Elektroniczne parafowanie dokumentu, odbywa się w sposób analogiczny jak jego podpisywanie po wybraniu opcji Parafka na dokumencie: Zostanie wyświetlone okno z wyborem certyfikatu (domyślnie jako typ składanego podpisu system ustawi Parfaka ): Strona 4 z 23

5 Po złożeniu elektronicznej parafki, dokument, analogicznie jak po złożeniu każdego innego rodzaju podpisu elektronicznego, zostanie zablokowany do edycji. Przy weryfikacji podpisu jak i w jego szczegółach: znajdziemy informację o Typie zobowiązania : Strona 5 z 23

6 Strona 6 z 23

7 Złożone parafki elektroniczne można usunąć w dowolnej chwili, korzystając z opcji Podpisy i blokada Usuń Parafki Składając ostateczny podpis pod aktem prawnym, aplikacja również wyświetli komunikat z zapytaniem o usunięcie parafek: W zależności od tego do czego użyliśmy elektronicznych parafek możemy je: 1) usunąć - np.: w przypadku, gdy służyły nam jedynie do formalnej akceptacji treści aktu na poszczególnych stanowiskach, i nie chcemy aby były widoczne na ostatecznym dokumencie (przy czym dokument z parafkami, przed złożeniem ostatecznego podpisu, możemy w takim wypadku pozostawić ad acta będzie on posiadał taki sam XML ID jak dokument ostatecznie podpisany, dzięki czemu, w ewentualnych, spornych sytuacjach, zawsze będziemy mogli sprawdzić kto i kiedy dany dokument akceptował, oraz czy na pewno akceptowana była wersja ostatecznie podpisana) 2) pozostawić np.: w przypadku gdy parafkę elektroniczną wykorzystamy w celu parafowania dziedzinowego dokumentu przez osobę odpowiedzialną za jego przygotowanie (np.: parafka skarbnika na uchwale w sprawie budżetu). Strona 7 z 23

8 Tworzenie tabel oraz części opisowych w treści właściwej aktu prawnego. Opcja będzie szczególnie przydatna np.: w przypadku tworzenia różnego rodzaju dokumentów opisowych, takich jak sprawozdania z wykonania budżetu czy opisy planów zagospodarowania przestrzennego. W równie łatwy sposób, można umieścić tabele, które sprawiały liczne problemy podczas wizualizacji dokumentu z formatu XML na format PDF. Opisane poniżej opcje, znajdują się w zakładce Wstawianie w sekcji Załączniki i obrazy : 1. Wyspa binarna w treści dokumentu za jej pomocą, wstawimy dowolny plik w formacie PDF, bezpośrednio w treści właściwej aktu prawnego. Dodając plik w formacie PDF, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na jego formatowanie tj. czy marginesy znajdujące się w pliku PDF pokrywają się z tymi, które zostały zdefiniowane w Legislatorze. Ponadto w celu uniknięcia różnic w widokach, należy sprawdzić typ oraz wielkość czcionki. Plik PDF powinien posiadać możliwość przeszukiwania tekstu (generalnie trzeba zwrócić uwagę, aby ze skanu nie tworzyć formatu PDF, ponieważ w większości przypadków będzie różnica w kontraście, między treścią właściwą aktu prawnego a wstawionym plikiem w formacie PDF). Po odnalezieniu pliku, który chcemy dodać do treści aktu prawnego: Strona 8 z 23

9 otrzymujemy następujący widok: Klikając prawym przyciskiem myszy, na dodanym automatycznie obiekcie [Załącznik wyspa] z menu kontekstowego, dostępne będą takie opcje jak możliwość podglądu załączonego pliku czy też jego usunięcie. Treść dołączonego pliku, widoczna będzie dopiero z poziomu podglądu dokumentu w formacie PDF. Należy pamiętać, że dodany plik binarny będzie rozpoczynał się od nowej strony. Strona 9 z 23

10 2. Wyspa tekstowa w treści dokumentu - umożliwia osadzenie treści opisowej z dowolnego edytora tekstowego, bez naruszenia formatowania, dokumentu, z którego treść była kopiowana.. Tworzenie sprawozdań z wykonania budżetu czy opisów planów zagospodarowania przestrzennego zostało w znaczny sposób ułatwione, ze względu na bardzo podobne zasady formatowania tekstu, jak w znanych edytorach tekstowych. Wprowadzona treść, za pomocą tej opcji, nie będzie formatowana przez aplikację Legislator. Zasada działania jest analogiczna, jak w przypadku poprzednio opisanej opcji. Po wstawieniu obiektu [Załącznik wyspa], w celu edycji treści opisowej, należy kliknąć lewym (w celu bezpośredniej edycji treści) lub prawym przyciskiem myszy: W przypadku kliknięcia prawym przyciskiem myszy, z rozwiniętego menu kontekstowego, wybieramy Edytuj wyspę. Otwarta zostanie nowa zakładka wraz z pustą stroną oraz menu, identycznym jak w przypadku zastosowania załącznika Wyspa - tekst, umożliwiającym wstawienie list numerowanych czy wyróżnienie treści za pomocą koloru: Strona 10 z 23

11 Należy pamiętać o zapisaniu wprowadzonych zmian: Strona 11 z 23

12 Okno edycji zamykamy za pomocą x : Wyspa arkusz w treści dokumentu funkcja głównie przeznaczona dla tabel, których wizualizacja w Legislatorze stwarza problemy. Należy pamiętać, że dodana tabela rozpocznie się od nowej strony. Arkusz dodajemy w analogiczny sposób jak w przypadku poprzednio opisanych funkcji. Klikając prawym przyciskiem myszy na automatycznie dodanym obiekcie [Załącznik wyspa] z menu kontekstowego wybieramy Edytuj wyspę (alternatywą dla tego rozwiązania jest bezpośrednie kliknięcie lewym przyciskiem myszy w wygenerowany obiekt). Otwarte zostanie okno arkusza na nowej zakładce, obok edytowanego aktu prawnego: Strona 12 z 23

13 Tabele można zarówno tworzyć bezpośrednio w oknie arkusza jak również przeklejać z MS Excel-a lub dowolnego edytora tekstowego. Funkcja ta, równie dobrze może zostać wykorzystana w przypadku uchwał budżetowych, gdzie treść została podzielona na dwie kolumny (treść opisowa po lewej stronie, natomiast wartości cyfry po prawej) Po zakończeniu edycji dokument zapisujemy i zamykamy za pomocą x : UWAGA: Podczas generowania podglądu PDF z dokumentu, zawierającego opisane powyżej opcje, należy pamiętać, że poprzedzone one będą podziałem strony. Strona 13 z 23

14 Opracowanie wspólnego dokumentu, przez wiele wydziałów. Funkcjonalność ta, ma na celu umożliwić pracę wielu osób nad wspólnym dokumentem. Plik stworzony w trybie załącznika można dołączyć do treści właściwej aktu prawnego, dzięki czemu opracowanie aktu prawnego przez wiele wydziałów będzie już teraz możliwe. Z poziomu strony startowej aplikacji EAP XML Legislator, został udostępniony nowy kafelek o nazwie: Nowy w trybie załącznika : Strona 14 z 23

15 Stworzenie dokumentu tego typu, różni się od standardowego tworzenia aktu prawnego. Przede wszystkim nie zostaje wyświetlone okno z meta danymi (domyślnie wyświetlane okno podczas tworzenia nowego aktu prawnego w Legislatorze). Ponadto dla załącznika, który zostanie osobno opracowany, pozostają standardowe opcje menu Legislatora. Nowy dokument otwarty zostanie bezpośrednio na zakładce załącznika: W zakładce, w której dotychczas wyświetlana była treść właściwa aktu prawnego, została umieszczona informacja o przeznaczeniu dokumentu tego typu. Strona 15 z 23

16 Strona 16 z 23

17 Po uzupełnieniu treści nowego dokumentu w trybie załącznika, możemy przystąpić do jego zapisania. Dokument zapisujemy jak każdy inny: menu Plik Zapisz jako, a następnie wprowadzamy nazwę pliku i określamy lokalizację zapisu. Dysponując przygotowanym dokumentem w trybie załącznika, możemy go scalić z istniejącym plikiem aktu, który ma być docelowym dokumentem głównym. W tym celu należy otworzyć/utworzyć taki akt, a następnie przejść na zakładkę Wstawianie i w sekcji Import, wybrać Importuj załączniki : Strona 17 z 23

18 Na kolejnym etapie, otwarte zostanie nowe okno, gdzie wskazujemy wcześniej przygotowany plik ZIPX w trybie załącznika: W wyświetlonym formularzu, zaznaczamy na liście załączniki, które mają zostać zaimportowane. W jednym dokumencie W trybie załącznika można dodać wiele załączników. Nasz wybór zatwierdzamy klikając Zastosuj : Strona 18 z 23

19 W importowanym pliku, zostały przygotowane de facto trzy załączniki, które zostały prawidłowo scalone z dokumentem głównym: Strona 19 z 23

20 Należy pamiętać, że po imporcie załączników, pozostanie jeszcze kwestia nazewnictwa ich nagłówków. Domyślnie nagłówek załącznika w części edycyjnej, będzie nieznacznie różnił się od tej właściwej: Strona 20 z 23

21 W celu poprawnego wygenerowania nagłówka załącznika, należy skorzystać z opcji przenumerowania załączników, znajdującej się w zakładce Wstawianie : Po wykorzystaniu tej opcji, niewłaściwie wyświetlane lub brakujące dane, zostaną automatycznie poprawione. Wygenerowany domyślnie nagłówek, może oczywiście zostać zmieniony na własny. Strona 21 z 23

22 Weryfikacja wizualizacji aktu, przed jego przekazaniem do Redakcji Dziennika. Za pomocą zaimplementowanej funkcjonalności, można wygenerować wizualizację stworzonego aktu prawnego, w elektronicznym Dzienniku Urzędowym. Weryfikacja podglądu pozycji aktu w Dzienniku, pomoże zapobiec występowaniu błędów, związanych z nie poprawnym wyświetleniem treści aktu prawnego. Przed wysłaniem aktu do Redakcji Dziennika, zaleca się skorzystać z tej opcji w celu weryfikacji poprawności wyświetlanych danych. Opcję tą znajdziemy w Narzędziach głównych, w sekcji Ustawienia dokumentu Podgląd : Na podglądzie, automatycznie wygenerowane zostaną nagłówki oraz winieta na stronie głównej: Strona 22 z 23

23 Strona 23 z 23