Polityka ujawniania informacji

Transkrypt

1 Informatörspolicy Polityka ujawniania informacji Zasady Etyczne Spółki Amcor Limited określają politykę dotyczącą ujawniania informacji (whistleblowing) i ochrony osób ujawniających informacje (whistleblower). Poniższa polityka whistleblower opisuje sposób realizacji tego zobowiązania. 1. Wprowadzenie i zarys ogólny Program ujawniania informacji Grupy Amcor jest integralną częścią jej programu zgodności. Program ten ma na celu zaspokojenie potrzeb informatorów (whistleblower) we wszystkich krajach działalności Grupy Amcor. Firma Amcor stwierdza, że skuteczny program służb informacyjnych (whistleblower): Wskazuje w sposób wyraźny, że Amcor spełnia swoje prawne i etyczne zobowiązania; pozwala poszczególnym osobom być przeświadczonymi, że firma właściwie zajmuje się ich problemami; i nie karze pracowników za wypełnianie ich zobowiązań zapewnienia postępowania firmy Amcor według zasad jej polityki zgodności i etyki. Polityka ta, w ogólnym zarysie, obejmuje następujące zagadnienia: (a) Kogo dotyczy niniejsza polityka? (część 2) (b) Do kogo informator (whistleblower) może się zwracać i jakiego rodzaju sprawy może podnosić? (część 3-7) (c) Postępowanie po ujawnieniu i ochrona informatora (części 8 i 9). (d) Co dzieje się z informatorem, ochrona tożsamości informatora i powody istnienia służb informacyjnych (whistleblowing) (część 10 12). (e) Sprawozdania i analiza (części 13 15). 2. Kogo dotyczy niniejsza polityka? Trzy kategorie osób objętych tą polityką Amcor zobowiązuje się do prowadzenia polityki ujawniania informacji (whistleblowing) w związku ze sprawami mającymi wpływ na działalność firmy prowadzonej przez następujące osoby: pracowników i urzędników Grupy Amcor, zarówno zatrudnionych na pełnym etacie, części etatu jak i sezonowych, niezależnie od ich stażu pracy/stanowiska i miejsca zatrudnienia; Amcor Limited

2 osoby związanej umową świadczenia usług lub dostarczania towarów na rzecz Grupy Amcor; pracownika osoby, związanej umową świadczenia usług lub dostarczania towarów na rzecz Grupy Amcor. Pracownicy zobowiązani do zapewnienia, aby wszystkie działania firmy były zgodne z prawem i polityką firmy Przypominamy wszystkim pracownikom i urzędnikom, że w ramach ich umowy o pracę, są oni zobowiązani do zapewnienia zgodnej z prawem i polityką działalności firmy. 3. Do kogo informator może się zwracać? Wstępnie, problemy należy zgłaszać do kierownika lub urzędnika kontaktowego Pracownicy Grupy Amcor powinni najpierw (i niezwłocznie) przedyskutować problemy ze swoimi przełożonymi. W większości przypadków będzie to wystarczające dla rozwiązania sprawy. Inne osoby powinny najpierw zgłosić swoje problemy urzędnikowi Grupy Amcor, z którym zwykle się kontaktują. W przypadku klientów, są to usługi linii specjalnej, zamieszczonej na stronie internetowej i w broszurach informacyjnych firmy Amcor; W przypadku kontrahentów zwykle będzie to pracownik Grupy Amcor, zajmujący się rachunkami. W przypadku nieuzyskania satysfakcjonującej odpowiedzi na wstępne zgłoszenie swoich problemów, należy skontaktować się z WSP Firma Amcor wyznaczyła zewnętrznego, niezależnego Dostawcę Usług Whistleblower (Whistleblower Service Provider) (WSP). Jeśli osoba informująca nie jest zadowolona z odpowiedzi swojego kierownika lub punktu kontaktowego, może skontaktować się z WSP telefonicznie, faxem, pocztą elektroniczną lub zwykłą (dane kontaktowe znajdują się we wszystkich siedzibach Amcor). Rola i sprawozdania WSP Zarząd Amcor zatrudnił firmę Deloitte Touche Tohmatsu (Deloitte) jako swojego WSP. Zarząd uważa, że raportowanie do niezależnej jednostki będzie lepiej służyć interesom wszystkich udziałowców Amcor, ponieważ zmniejsza to ich obawy bardziej, niż gdyby byli zobowiązani informować o swoich problemach pracownika Amcor. Firma Amcor jest zobowiązana do upewnienia się, że WSP jest niezależny, upoważniony i posiada środki konieczne do: wysłuchania wszystkich ujawnianych informacji w ramach niniejszej polityki zbadania ich w ramach niniejszej polityki; i gdzie to konieczne, zwracania się z prośbą o specjalistyczną prawną lub finansową poradę w przypadku każdego badania. Page 2/8

3 WSP: generalnie, powiadamia Głównego Radcę Prawnego (Group General Counsel) i Sekretarza Zarządu (Company Secretary); może powiadomić przedstawiciela Komisji Adytu i Zgodności (Audit and Compliance Committee) lub bezpośrednio Komisję Audytu i Zgodności Amcor; jest upoważniony do powiadamiania Dyrektora Naczelnego lub Zarządu o poważnych domniemanych niezgodnościach. 4. Jakiego rodzaju problemy można zgłaszać do WSP? Poniżej wymieniono sprawy, które Amcor zaleca udziałowcom badać z pomocą WSP: postępowanie i praktyki niezgodne z prawem lub naruszające wszelkie prawa, przepisy lub kodeks postępowania, obowiązujące w Grupie Amcor oraz naruszające umowę obowiązującą członka grupy Amcor; postępowanie oszukańcze lub korupcyjne (łącznie z oferowaniem lub przyjmowaniem łapówek lub innym rodzajem zysków z relacji z Grupą Amcor, na które Grupa Amcor nie wyraża zgody); ciągłe lub regularne naruszanie polityki Amcor lub innych reguł postępowania; stosowanie przymusu, molestowanie lub dyskryminacja przez pracowników Grupy Amcor lub ich dotyczące; wszelkiego rodzaju działania wprowadzające w błąd; sytuacje, będące w zasięgu kontroli Grupy Amcor, stwarzające zagrożenie zdrowia lub bezpieczeństwa ludzi; sytuacje, będące w zasięgu kontroli Grupy Amcor, stwarzające poważne zagrożenie dla środowiska; i zachowania pracowników Amcor, które w sposób oczywisty sugerują, że reguły obowiązujące w Amcor nie są przestrzegane. 5. Jak duży musi być problem, by można go było zgłosić do WSP? WSP może nieformalnie doradzić, czy dany problem mieści się w zakresie niniejszej polityki Jeśli istnieją wątpliwości, czy sprawa może być rozpatrzona przez WSP, należy przedyskutować ten problem nieformalnie z WSP. WSP może doradzić, czy problem: leży w gestii niniejszej polityki. powinien podlegać zwykłemu orzeczeniu lub opinii odnośnie do przedsiębiorstwa handlowego (a stąd nie jest przypadkiem naruszenia polityki zgodności lub etyki Amcor). WSP nie zajmuje się takimi sprawami. Page 3/8

4 WSP musi informować o wszystkich sprawach zgłoszonych formalnie WSP, bez względu na to, czy nieformalnie udzielał porad poszczególnym osobom, musi informować o wszystkich sprawach formalnie zgłoszonych. Amcor wymaga, by WSP traktował wszystkie ujawnione informacje z największą powagą, nawet gdy badania te są czasochłonne i kosztowne oraz mogą wpłynąć ujemnie na karierę i morale ludzi, będących przedmiotem domniemanych zarzutów. Osoba zgłaszająca powinna rozważyć, czy sprawa jest dostatecznie poważna, by formalnie poinformować o niej WSP. Jednorazowe naruszenia mniejszej wagi można skutecznie załatwić bez formalnych dochodzeń i działań. Sprawy już poddane badaniu nie mogą być zgłaszane do WSP Jeśli wszystkie fakty sprawy zostały już zbadane w ramach innego mechanizmu Amcor (jak np. Przypadki dyskryminacji przez Wydział HR), wówczas zależnie od okoliczności, wnoszenie tej samej sprawy do WSP może nie być właściwe. Powtarzające się wykroczenia powinny być zgłaszane do WSP, nawet jeśli są one małej wagi lub długotrwałe Jeśli osoba informująca jest świadoma ciągłego lub powtarzającego się wykroczenia, nawet małej wagi, sprawę należy skierować na odpowiednie tory: małe sprawy, gdy powtarzają się, mogą stać się większymi. Udziałowiec powinien również skontaktować się z WSP nawet jeśli jest on świadomy, żei postępowanie od pewnego czasu jest częściowo lub całkowicie niezgodne. 6. Jakie dowody są wymagane przed rozpoczęciem dochodzenia przez WSP? Dla pracowników Grupy Amcor, zwykle do dostarczenia odpowiednich dowodów do rozpoczęcia dochodzenia, wystarczająca jest ich wiedza na temat praktyk i sytuacji ich wydziału. Inne osoby, aby umożliwić WSP rozpoczęcie dochodzenia powinny posiadać jakąś dokumentację dowodów dotyczących sprawy. Osoby te przynajmniej muszą być w stanie wskazać osoby podejrzane o popełnienie wykroczenia, czas jego popełnienia i osoby, których to dotyczyło. Im więcej dowodów zostanie dostarczonych, tym bardziej prawdopodobna jest skuteczność badania. Jednak mając przekonanie o prawdziwości faktów, niezgodnych z polityką firmy, nie należy zwlekać z powiadamianiem WSP. 7. Czy informacje można ujawniać anonimowo? Informacje mogą być przekazywane anonimowo. Jednak aby uzyskać ochronę danych, osoby przekazujące informacje powinny podać swoje nazwisko WSP. Ujawnienie nazwiska WSP dokonywane jest na ścisłych zasadach poufności. Page 4/8

5 8. Co następuje po ujawnieniu informacji? WSP informuje wyższą kadrę kierowniczą i przeprowadza badanie ujawnionych informacji. Po otrzymaniu informacji, WSP powiadamia niezwłocznie odpowiedniego członka wyższego kierownictwa (Głównego Radcę Prawnego Grupy (Group General Counsel) i Sekretarza Zarządu (Company Secretary) i wspólnie przeprowadzają badanie ścisłości i zakresu nieprawidłowości. Po otrzymaniu prośby o wszczęcie badania, WSP musi podjąć odpowiednie kroki w celu zapewnienia sprawiedliwego i bezstronnego badania sprawy. Oznacza to, że: wszystkie osoby objęte badaniem muszą mieć możliwość przedstawienia swojego stanowiska i mieć świadomość zarzutów i dowodów przeciwko nim; badający otrzyma specjalistyczne i niezależne doradztwo w sprawach wykraczających poza jego kompetencje oraz stosowne ekspertyzy, a wszyscy pracownicy Amcor mają obowiązek pomagać badającemu w możliwie najszerszym zakresie; i badania należy przeprowadzić jak najszybciej i na poziomie poufności, odpowiednio do wagi zarzutów. Przeprowadzający badanie zachowuje szczegółowe protokoły przeprowadzonych przesłuchań i wszystkie analizowane protokoły, dotyczące wyniku badania. Powiadamianie Komisji Audytu i Zgodności (Audit and Compliance Committee) Po zakończeniu badania, osoba przeprowadzająca badanie musi przedstawić raport Komisji Audytu i Zgodności. Raport ten: podsumowuje przebieg badania i zebrane dowody; przedstawia wnioski co do zakresu niezgodności; oraz zaleca działania w celu naprawy zaistniałych niezgodności i zapobiegania ich powtórzeniu. 9. Ujawnianie i raportowanie badań Prywatne ujawnianie informacji przed Komisją Audytu i Zgodności (Audit and Compliance Committee) Badania mogą zaszkodzić dalszej karierze zawodowej oraz narazić na szwank reputację osób będących podmiotem poważnych domniemanych zarzutów. W związku z tym, badający nie powinien informować o postępach badania nikogo poza Komisją Audytu i Zgodności, która obraduje przy drzwiach zamkniętych. Przeprowadzający badanie może zdecydować o włączeniu do badań osoby składającej doniesienie w przypadku potrzeby uzyskania dokładniejszych informacji lub dostarczenia opinii osobie zainteresowanej. Jednak w celu zapewnienia rzetelności badania lub ochrony osoby ujawniającej informację, badający może wyłączyć osobę ujawniającą informację z badań. Page 5/8

6 10. Co dzieje się z informatorem (whistleblower)? Amcor przyznaje, że osoba ujawniająca poważne informacje może ponieść znaczne koszty osobiste, działając poza normalną drogą postępowania. Amcor. Konsekwencje ujawnienia informacji Z faktu ujawnienia informacji wynikają cztery następujące konsekwencje. (a) Zabezpieczenie przed konsekwencjami prawnymi tj. ochrona przed cywilną lub karną odpowiedzialnością za ujawnienie informacji. Jednak nie oznacza to zabezpieczenia przed cywilną lub karną odpowiedzialnością za czyny popełnione przez osobę ujawniającą informacje (whistleblower). (b) Ochrona przed represjonowaniem (opisana poniżej) (c) Odszkodowanie dla poszkodowanego w przypadku represjonowania oraz poniesienia szkody, poszkodowany może uzyskać odszkodowanie od osoby, która wyrządziła szkodę. (d) Ochrona tożsamości WSP musi zachować tożsamość osób informujących w tajemnicy, może jednak ujawnić je ASIC, APRA lub Australian Federal Police lub za zgodą osoby ujawniającej informacje (whistleblower) - innym osobom. Ochrona przed represjonowaniem Amcor zabrania wszystkim pracownikom karania kogokolwiek za kontaktowanie się z WSP, w celu ujawnienia informacji w ramach niniejszej polityki. Zakaz obejmuje udzielanie nagan, odwetu, zmian zakresu obowiązków, pogorszenia warunków zatrudnienia, zmian wymagań związanych z raportowaniem, szkodzenie dalszej karierze i reputacji, straszenie powyższymi represjami lub zamierzone pomijanie, które szkodzą tej osobie. Osoba ujawniająca istotne informacje WSP ma prawo prosić Amcor poprzez WSP aby: udzieliła jej urlopu na czas nieobecności podczas badania; przeniosła ją na równorzędne stanowisko o tym samym wynagrodzeniu w innej jednostce lub w innym wydziale; oraz zabezpieczyła jej profesjonalną opiekę psychologa w związku ze stresem, związanym z ujawnianiem informacji. Amcor spełni takie prośby w miarę swoich możliwości. Amcor również podejmie wszelkie kroki, w odpowiedzi na uzasadnione prośby, w celu ochrony osoby ujawniającej informacje przed restrykcjami lub odwetem, bedącymi skutkiem jej kontaktów z WSP. 11. Ochrona tożsamości osoby ujawniającej informacje (whistleblower) Poufność danych osobowych Jednym z zasadniczych sposobów ochrony osoby ujawniającej informacje WSP, przed odwetem lub represjami, jest utrzymanie jej tożsamości w tajemnicy. WSP jest zobowiązany zrobić wszystko, co możliwe, aby zapewnić tajemnicę tożsamości osoby, Page 6/8

7 która ujawniła informacje podczas trwania badania do czasu publicznego ogłoszenia wyniku badania. Czynności podejmowane w przypadku ryzyka ujawnienia tożsamości Jakkolwiek Amcor jest zobowiązany do ochrony tożsamości osób, które kontaktują się z WSP gdy tylko jest to możliwe, jednakże istnieją pewne okoliczności, kiedy jest to niemożliwe, na przykład: gdy badania doprowadzają do wniesienia sprawy do sądu; gdy rodzaj zarzutu pozwala domyślić się, kto mógł ujawnić informację WSP; lub gdy osoba ta jest traktowana w jakiś wyjątkowy sposób, jak np. poprzez udzielenie jej urlopu. Zaraz po pierwszym kontakcie, WSP musi przedyskutować z osobą ujawniającą informacje sprawę poufności i ryzyko ujawnienia jej tożsamości. WSP powiadamia natychmiast tę osobę o wszelkich zmianach, które wpływają na możliwość ochrony tajemnicy tożsamości przez Amcor i ostrzega ją na ile to możliwe, gdy wydaje się prawdopodobne, że jej tożsamość zostanie ujawniona. 12. Czy ma znaczenie powód, dla którego informator kontaktuje się z WSP? Motywacje ludzi do ujawniania informacji na temat nieprawidłowości mających wpływ na Amcor mogą być bardzo różne, mniej lub bardziej godne uznania. Aby zyskać ochronę, ujawnienie informacji musi być dokonane w dobrej wierze. Oznacza to, że osoba ujawniająca tę informację musi być szczerze przekonana o jej prawdziwości. Gdy powody ujawnienia informacji są mniej godne uznania i celem ich jest: skrzywdzenie innej osoby, lub uniknięcie problemu wynikającego z analizy wyników podczas normalnej pracy przedsiębiorstwa, lub nadużycie polityki ujawniania informacji (whistleblowing), WSP jest upoważniony do przedstawienia postępowania danej osoby w Wydziale HR w celu wszczęcia działań dyscyplinarnych i ograniczenia praw przysługujących osobie ujawniającej informacje (whistleblower). Prawa te zostaną ograniczone w przypadku konieczności ochrony innej osoby lub osób, które stały się ofiarami postępowania informatora (whistleblower) i zapewnienia, że żadne niewłaściwe cele informatora nie będą spełniane. Obowiązek WSP zapewnienia uczciwego badania uchyla zobowiązanie do ochrony tożsamości osoby ujawniającej informacje. Page 7/8

8 13. Raportowanie ogólne Raport podsumowujący działalność ujawniania informacji jest sporządzany i przekazywany do A&CC co sześć miesięcy. Raport może być wykorzystywany do sporządzania propozycji usprawniania kultury zgodności w Amcor. A&CC przedstawia ten raport Zarządowi. Zarząd może opublikować streszczenie polityki odnośnie ujawniania informacji i jej znaczenie w corocznym raporcie Amcor dla udziałowców. 14. Raportowanie o niezgodności osobom spoza firmy Amcor Celem Amcor jest zagwarantowanie takiej sytuacji, by pracownicy nie uważali za konieczne omawiania spraw dotyczących Grupy Amcor poza grupą. Pracownikom przypomina się, że ich obowiązkiem jest utrzymywanie poufnych informacji o firmie w tajemnicy. Jeśli okoliczności zmuszają osobę do rozważenia ujawnienia informacji o niezgodności poza Grupą, Amcor zachęca do ponownego rozważenia, czy w obrębie Grupy nie ma nikogo, kto mógłby pomóc w rozwiązaniu problemu i jako ostateczność, zaleca zgłoszenie sprawy do policji lub innej odpowiedniej jednostki. Osobie indywidualnej nie wolno przekazywać sprawy mediom. 15. Analiza programu ujawniania informacji (whistleblowing) i niniejszej polityki Program ujawniania informacji (łącznie z niniejszą polityką) jest analizowany co 2 lata przez komisję Audytu i Zgodności w konsultacji z WSP i Dyrektorem Naczelnym. Raport podsumowuje tę analizę i do Zarządu przekazywane są propozycje zaleceń. Analiza musi generalnie dotyczyć skuteczności programu ujawniania informacji (whistleblowing), a w szczególności: rzetelności podjętych badań rzeczywistych konsekwencji ujawnienia informacji; wyników WSP; i zgodności z niniejszą polityką. Niniejsza polityka została zatwierdzona przez Komisję Audytu i Zgodności Amcor dnia 15 października 2005 r. Polityka będzie dostępna na stronie internetowej i intranetowej Amcor, a egzemplarz drukowany dostępny na życzenie w Sekretariacie i Archiwum Udziałów. Ken MacKenzie Managing Director & CEO October 2005 Page 8/8