Procedura przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym i nadużyciom. Spis treści

Transkrypt

1

2

3 Spis treści Rozdział 1. Postanowienia ogólne...4 Rozdział 2. Zadania Pełnomocnika Zarządu ds. Antykorupcji...4 Rozdział 3. Zgłaszanie zagrożeń korupcyjnych i nadużyć...5 Rozdział 4. Sygnalizowanie konfliktu interesów...6 Rozdział 5. Analiza zagrożenia korupcyjnego lub nadużycia...7 Rozdział 6. Postanowienia końcowe...7 Spis załączników...7 Załączniki nr 1 - Zasady Ochrony Sygnalistów...8 Procedura nr DB/O/2016 Strona 3 z 8

4 Rozdział 1. Postanowienia ogólne 1. Celem niniejszej procedury jest dbałość o dobre imię Spółki poprzez stworzenie sprawnego systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym i nadużyciom oraz wskazanie zasad postępowania w przypadku ich ujawnienia. 2. Zarząd PSE S.A. zapewnia wsparcie oraz niezbędne środki dla realizacji zadań związanych z przeciwdziałaniem zagrożeniom korupcyjnym i nadużyciom w Spółce. 3. Zarząd PSE S.A. powołuje Pełnomocnika ds. Antykorupcji (dalej: Pełnomocnik), który w jego imieniu realizuje zadania nakierowane na skuteczne przeciwdziałanie zagrożeniom korupcyjnym i nadużyciom. Jeżeli Zarząd nie postanowi inaczej Pełnomocnikiem jest Dyrektor Departamentu Audytu i Bezpieczeństwa (DB). 4. Kierujący jednostkami organizacyjnymi mają obowiązek identyfikować obszary zagrożone korupcją w zakresie swojej odpowiedzialności. 5. Pracownikom i podmiotom współpracującym ze Spółką na podstawie umów z nią zawartych nie wolno podejmować działań korupcyjnych i doprowadzać do nadużyć w żadnych okolicznościach. 6. W przedsięwzięciach na rzecz przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym i nadużyciom w Spółce uwzględnia się strategię działania Państwa w obszarze antykorupcyjnym. 7. Definicje: Konflikt interesów szczególna forma zagrożenia korupcyjnego lub nadużycia, która wynika z sytuacji możliwości wykorzystania zajmowanego stanowiska do osiągnięcia rzeczywistej lub potencjalnej korzyści osobistej, na skutek świadomego działania lub zaniechania działania w stosunku do powiązanego podmiotu zewnętrznego. Korupcja żądanie, proponowanie, wręczanie lub przyjmowanie, bezpośrednio lub pośrednio, korzyści majątkowej lub jakiejkolwiek innej nienależnej korzyści lub jej obietnicy, które wypacza prawidłowe wykonywanie jakiegokolwiek obowiązku lub zachowanie wymagane od osoby otrzymującej korzyść, nienależną korzyść lub jej obietnicę. Nadużycie niezgodne z prawem oraz ogólnie przyjętymi normami i zasadami współżycia społecznego działanie na szkodę Spółki. Pracownik osoba zatrudniona w PSE S.A. lub Oddziale PSE S.A. na podstawie umowy o pracę w rozumieniu art. 2 i 22 Kodeksu Pracy. PSE lub Spółka Polskie Sieci Elektroenergetyczne S.A. Sygnalista każda osoba, która zauważa zagrożenie, fakt zaistnienia korupcji lub nadużycia i w dobrej wierze informuje o nich w sposób zgodny z zasadami zawartymi w niniejszej procedurze. Zarząd Zarząd PSE S.A. 8. Prezes Zarządu jest informowany o wszelkich zagrożeniach korupcyjnych i nadużyciach. Rozdział 2. Zadania Pełnomocnika Zarządu ds. Antykorupcji 1. Pełnomocnik Zarządu ds. Antykorupcji (Pełnomocnik) w imieniu Zarządu realizuje politykę antykorupcyjną Spółki. Procedura nr DB/O/2016 Strona 4 z 8

5 2. Pełnomocnik przeprowadza identyfikację, analizę i ocenę ryzyka występowania korupcji i nadużyć w Spółce uwzględniając: a) zaistniałe incydenty, b) zgłoszenia od Pracowników, c) zgłoszenia od podmiotów zewnętrznych, d) doniesienia medialne, e) raporty z audytów i kontroli, f) charakterystykę zadań na poszczególnych stanowiskach pracy. 3. Pełnomocnik ustala i ocenia efektywność mechanizmów ograniczających przyczyny i skutki korupcji lub nadużyć. 4. Pełnomocnik odpowiada za: a) szkolenie Pracowników w celu wyeliminowania zagrożeń korupcyjnych i nadużyć, b) podniesienie świadomości Pracowników w zakresie korupcji i nadużyć, c) zachęcanie Pracowników do informowania o zagrożeniach korupcyjnych i nadużyciach, d) powiadamianie organów ścigania o naruszeniach prawa, e) współpracę z organami ścigania i wymiarem sprawiedliwości w postępowaniach prowadzonych w związku z podejrzeniem korupcji przeciwko lub na szkodę Spółki. 5. Pełnomocnik zapewnia każdej osobie, która działa w dobrej wierze, możliwość przekazania informacji o zagrożeniu korupcyjnym albo innym nadużyciu. 6. Pełnomocnik zapewnia Pracownikom Spółki wysoki poziom bezpieczeństwa od ryzyka nieuprawnionych pomówień o korupcję lub nadużycia. 7. Pełnomocnik realizuje swoje obowiązki za pośrednictwem Pracowników Wydziału Bezpieczeństwa Biznesu (WB) DB. 8. Pełnomocnik współpracuje z Rzecznikiem ds. Etyki w zakresie wspólnej realizacji zadań na rzecz dobrego imienia Spółki. Rozdział 3. Zgłaszanie zagrożeń korupcyjnych i nadużyć 1. Wszyscy Pracownicy PSE zobowiązani są do zwracania uwagi na wszelkie stwierdzone nieprawidłowości w funkcjonowaniu Spółki, w szczególności te, które mogą być skutkiem lub następstwem sytuacji korupcyjnych lub nadużyć. 2. Stwierdzenie każdej nawet potencjalnej - nieprawidłowości o charakterze korupcyjnym zobowiązuje do powiadomienia o tym fakcie Pełnomocnika. 3. Zgłoszenia można dokonać każdym możliwym sposobem, również z zachowaniem anonimowości. 4. Osoba informująca o zauważonych nieprawidłowościach podlega ochronie jako Sygnalista zgodnie z zasadami ujętymi w Załączniku nr 1. Procedura nr DB/O/2016 Strona 5 z 8

6 5. Zarząd uczestniczy w zapewnieniu ochrony przed działaniami o charakterze odwetu wobec osób przekazujących w dobrej wierze informacje mające związek z zagrożeniami korupcyjnymi lub nadużyciami w Spółce. Rozdział 4. Sygnalizowanie konfliktu interesów 1. Szczególne zagrożenie konfliktem interesów, który może prowadzić do korupcji lub nadużycia zachodzi w sytuacji, gdy z uwagi na zajmowane w Spółce stanowisko Pracownik może mieć wpływ na decyzje podejmowane w stosunku do podmiotu zewnętrznego, w którym: a) zajmuje kierownicze stanowisko lub pełni funkcje w organach zarządczych lub nadzorczych albo takie stanowisko zajmował lub pełnił taką funkcję przed upływem 36 miesięcy, b) posiada ponad 10% akcji lub udziałów, c) jego osoba najbliższa, tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu, zajmuje kierownicze stanowisko lub pełni funkcje w organach zarządczych lub nadzorczych albo przed upływem 36 miesięcy zajmowała takie stanowisko lub pełniła taką funkcje, a także posiada ponad 10% akcji lub udziałów, d) on lub osoba dla niego najbliższa pozostaje w takiej relacji, że załatwienie sprawy może mieć wpływ na prawa lub obowiązki tego podmiotu. 2. Najbardziej pożądaną formą sygnalizacji możliwości wystąpienia konfliktu interesów jest pisemne poinformowanie kierującego jednostką organizacyjną o takiej sytuacji przez samego Pracownika, którego to dotyczy. 3. Pracownik świadomy możliwości wystąpienia konfliktu interesów jest zobowiązany do powstrzymania się od podejmowania jakichkolwiek działań związanych z sytuacją konfliktową, za wyjątkiem tych, których zaniechanie naraziłoby Spółkę na szkodę. 4. Kierujący jednostką organizacyjną powiadomiony przez Pracownika o możliwości wystąpienia konfliktu interesów niezwłocznie informuje o tym fakcie Pełnomocnika, przekazując kopię pisemnej informacji Pracownika wraz z zakresem podjętych w tej sprawie działań. 5. Kierujący jednostką organizacyjną, który poweźmie przeświadczenie o wystąpieniu możliwości wystąpienia konfliktu interesów w stosunku do jego osoby składa niezwłocznie pisemną informację do Zarządu. 6. Członek Zarządu, który poweźmie przeświadczenie o wystąpieniu możliwości wystąpienia konfliktu interesów w stosunku do jego osoby składa niezwłocznie pisemną informację do Zarządu. 7. W przypadku, gdy kierujący jednostką organizacyjną lub Zarząd pozyska z innych źródeł informację o okolicznościach wskazujących na możliwość wystąpienia konfliktu interesów podejmują decyzję o zakazie wykonywania przez Pracownika określonych czynności służbowych oraz powiadamiają o tym fakcie Pełnomocnika, który podejmuje czynności wyjaśniające określone w Rozdziale 5. Procedura nr DB/O/2016 Strona 6 z 8

7 Rozdział 5. Analiza zagrożenia korupcyjnego lub nadużycia 1. Pełnomocnik weryfikuje każde zgłoszenie zagrożenia korupcyjnego lub nadużycia. 2. Pełnomocnik informuje o zgłoszonych zagrożeniach korupcyjnych lub nadużyciach Prezesa Zarządu. 3. Wszelkie informacje dotyczące zagrożeń korupcyjnych i nadużyć przekazane na podstawie niniejszej procedury zostają objęte ochroną. 4. Postępowanie przy badaniu zdarzenia ma charakter poufny i jest klasyfikowane jako Tajemnica PSE S.A. 5. Pełnomocnik ma prawo wyznaczyć Pracownika WB DB do weryfikacji informacji o zagrożeniu korupcyjnym lub nadużyciu. 6. W celu weryfikacji informacji o zagrożeniu korupcyjnym lub nadużyciu Pełnomocnik lub wyznaczony przez niego Pracownik WB DB ma prawo wglądu do wszelkiej dokumentacji Spółki mającej związek z badanym zagrożeniem korupcyjnym lub nadużyciem, w tym dokumentacji elektronicznej będącej w zasobach Departamentu Teleinformatyki. 7. Pełnomocnik lub Pracownik WB DB, w ramach prowadzonej sprawy, ma prawo do rozmowy z każdym Pracownikiem Spółki. 8. Dostęp do dokumentacji powstałej w wyniku analizy zagrożenia korupcyjnego lub nadużycia posiada wyłącznie Pełnomocnik oraz wyznaczony przez niego Pracownik DB. 9. W przypadku potwierdzenia zaistnienia zdarzenia korupcyjnego lub nadużycia Pełnomocnik powiadamia o tym fakcie Zarząd, który podejmuje decyzję o dalszym postępowaniu w tej sprawie, w tym sposobie zawiadomienia właściwych organów ścigania lub wymiaru sprawiedliwości. Rozdział 6. Postanowienia końcowe 1. Właścicielem niniejszej procedury jest Dyrektor Departamentu Audytu i Bezpieczeństwa. 2. Za administrowanie niniejszą procedurą odpowiada Dyrektor Departamentu Audytu i Bezpieczeństwa. 3. Merytoryczny nadzór nad realizacją niniejszej procedury sprawuje Pełnomocnik Zarządu ds. Antykorupcji 4. Zmiany niniejszej Procedury dokonywane są zgodnie z Zasadami opracowywania i modyfikacji procedur w PSE S.A. 5. Pełnomocnik Zarządu ds. Antykorupcji realizuje zadania związane z merytorycznym nadzorem nad funkcjonowaniem Systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym i nadużyciom zgodnego z normą BS 10500:2011. Spis załączników Załącznik nr 1 Zasady ochrony Sygnalistów Procedura nr DB/O/2016 Strona 7 z 8

8 Załączniki nr 1. Zasady Ochrony Sygnalistów 1. Każda osoba przekazująca informacje o zagrożeniach korupcyjnych i nadużyciach w sposób opisany w niniejszej procedurze jest traktowana jako Sygnalista. 2. Pełnomocnik obejmuje Sygnalistów szczególną ochroną i dokłada wszelkich starań dla zapewnienia Sygnalistom dyskrecji. 3. Szczególnej ochronie podlegają dane osobowe Sygnalistów oraz wszelkie informacje umożliwiające ich identyfikację. 4. Szczególnej ochronie podlega korespondencja kierowana do Pełnomocnika. 5. Postanowienia niniejszej procedury w zakresie ochrony Sygnalistów ze Spółki przed ewentualnymi dolegliwościami, dotyczą wyłącznie ewentualnych konsekwencji związanych z przekazaniem informacji przez Sygnalistę. 6. Warunkiem objęcia Sygnalisty ochroną jest jego działanie w dobrej wierze, które jest wynikiem jego wiedzy, realnej oceny sytuacji oraz potencjalnych skutków dokonania zgłoszenia. 7. Dobra wiara Sygnalisty jest w każdym przypadku weryfikowana przez Pełnomocnika w celu wyeliminowania ewentualnego pomówienia lub próby zapewnienia sobie bezpodstawnej ochrony wynikającej np. z rozwiązywania stosunku pracy. 8. Przekazywanie wszelkich informacji przez Sygnalistów powinno mieć na celu zapobieganie oraz przeciwdziałanie zagrożeniom korupcyjnym i nadużyciom w związku z działalnością Spółki. 9. Ochrona prawna Sygnalisty wynika z Kodeksu Pracy i polega na zapewnieniu ciągłości zatrudnienia oraz przeciwdziałaniu dyskryminacji ze strony przełożonych i środowiska pracowniczego. 10. Na wniosek Sygnalisty, Pełnomocnik może podjąć decyzję o swoim udziale w postępowaniach pracowniczych dotyczących Sygnalisty (odwołania od decyzji kierujących jednostkami organizacyjnymi, komisje antymobbingowe itp.). Procedura nr DB/O/2016 Strona 8 z 8