Wewnętrzny system ostrzegania antykorupcyjnego

Transkrypt

1 W kontekście ustawy antykorupcyjnej i kodeksu postępowania antykorupcyjnego przyjętego przez Grupę podjęto decyzję o udostępnieniu wszystkim zainteresowanym stronom Grupy wewnętrznego systemu ostrzegania antykorupcyjnego, wyszczególnionego w tym dokumencie, którego wszyscy muszą przestrzegać. Wewnętrzny system ostrzegania antykorupcyjnego

2 1 Definicje KORUPCJA Korupcja to zachowanie, poprzez które dana osoba proponuje, żąda lub przyjmuje bezpośrednio lub przez pośrednika darowiznę, propozycję lub obietnicę, prezenty lub wszelkiego rodzaju korzyści w celu uzyskania, opóźnienia lub zaniechania wykonania czynności, która należy bezpośrednio lub pośrednio do jej obowiązków, aby uzyskać lub zachować korzyść handlową bądź finansową albo wpłynąć na decyzję (por. kodeks postępowania antykorupcyjnego). DEMASKATOR ANTYKORUPCYJNY Każda osoba, która dokonuje zgłoszenia potencjalnego naruszenia kodeksu postępowania antykorupcyjnego w dobrej wierze, tzn. z całkowitym przekonaniem w momencie składania oświadczenia, że jest ono zgodne z prawdą i kompletne, będzie chroniona przed wszelkimi formami działań odwetowych.

3 2 Osoby objęte systemem System ostrzegania antykorupcyjnego jest otwarty: dla wszystkich współpracowników Grupy; współpracowników zewnętrznych i okazjonalnych; partnerów handlowych; podwykonawców; dostawców; klientów. Ta otwartość leży w interesie Grupy ACTIA, która dzięki niej zapewnia przekazywanie informacji na wyższe szczeble w możliwie jak najszerszym zakresie.

4 3 Komisja etyki Składa się ona z: dwóch członków zarządu; jednego członka dyrekcji ds. prawnych; jednego członka dyrekcji ds. jakości; jednego członka dyrekcji międzynarodowej; jednego członka dyrekcji zasobów ludzkich. Ostrzeżenia antykorupcyjne można przesyłać do Komisji na poniższy adres mailowy: Komisja spotyka się za każdym razem, gdy otrzymuje ostrzeżenie antykorupcyjne, i co najmniej raz w roku w celu przeanalizowania wszystkich zgłoszonych faktów i podjętych działań następczych. Jej rolą jest analizowanie wszystkich zgłoszeń antykorupcyjnych w Grupie w miarę ich zgłaszania. Po zbadaniu powagi przytaczanych faktów oraz dokładności podanych informacji Komisja Etyki ocenia celowość rozpatrzenia każdego ostrzeżenia antykorupcyjnego i wdraża, w razie potrzeby, niezbędne działania do zbadania zgłaszanych faktów.

5 4 Charakter zgłaszanego faktu Każdy współpracownik może wyrazić swoje wątpliwości i/lub zadać pytania swojemu przełożonemu (kierownikowi liniowemu / dyrektorowi ds. zasobów ludzkich / dyrektorowi ds. administracyjnych i finansowych / dyrektorowi ds. prawnych) i/lub Komisji Etyki: gdy stoi w obliczu ryzyka korupcji wewnątrz Grupy; gdy uważa w dobrej wierze, że przepisy Kodeksu postępowania antykorupcyjnego zostały, są lub mogą zostać naruszone wewnątrz Grupy; jeśli odkryje wewnątrz Grupy działania odwetowe prowadzone wobec osoby, która dokonała zgłoszenia w dobrej wierze. Dokonujący zgłoszenia ostrzeżenia antykorupcyjnego musi na ogół podać swoje dane osobowe. Jego tożsamość będzie traktowana poufnie, a anonimowość szanowana. Po zbadaniu powagi przywołanych faktów i dokładności podanych informacji Komisja Etyki oceni celowość rozpatrzenia tego ostrzeżenia antykorupcyjnego. Komisja zastrzega sobie możliwość nieprzystąpienia do analizy zarzutów przedstawionych w złej wierze i/lub zarzutów, które nie zawierają wystarczająco dokładnych informacji. O ile to możliwe, należy podawać konkretne, opatrzone datą fakty, wskazać kontekst, wszystkich innych świadków zgłaszanego faktu.

6 5 Procedura zgłaszania wg hierarchii LUB W przypadku indywidualnego działania i w celu skorzystania z immunitetu uniemożliwiającego oskarżenie zgłaszający musi spełniać kryteria definicji demaskatorów antykorupcyjnych (patrz wyżej) i przestrzegać procedury zgłaszania wg hierarchii: Ostrzeżenia antykorupcyjne można najpierw zgłaszać wewnętrznie (do kierownika liniowego / dyrektora ds. zasobów ludzkich / dyrektora ds. administracyjnych i finansowych / dyrektora ds. prawnych). Przy braku należytej staranności w rozsądnym czasie lub konieczności bezpośredniego zgłoszenia (jeśli sprzyjają temu okoliczności) należy skierować je do Komisji Etyki pod następujący adres: contact.integrity@actia.fr Niezwłocznie po przyjęciu zgłoszenia Komisja Etyki wyśle potwierdzenie jego otrzymania. Analogicznie Komisja Etyki potwierdzi, że ostrzeżenie zostało rozpatrzone, jak tylko sprawa zostanie zamknięta. Kierownik liniowy / dyrektor ds. zasobów ludzkich / dyrektor ds. administracyjnych i finansowych / dyrektor ds. prawnych to właściwe osoby do kontaktu, aby wyrazić swoje wątpliwości i/lub zadać pytania. Można się z nimi skontaktować w dowolnym momencie. Dyrekcja Generalna spółek Grupy ACTIA dba o to, aby kierownicy, z którymi się kontaktuje osoba dokonująca zgłoszenia, udzielili wszelkiej pomocy i niezbędnych porad umożliwiających przestrzeganie Kodeksu postępowania antykorupcyjnego Grupy ACTIA.

7 6 Ochrona przed działaniami odwetowymi Wobec demaskatorów antykorupcyjnych nie wolno stosować działań odwetowych. Zabrania się wykluczania dowolnych osób z postępowania rekrutacyjnego lub dostępu do stażu bądź szkolenia zawodowego. Nie należy karać, zwolnić ani objąć środkami bezpośredniej lub pośredniej dyskryminacji żadnego pracownika, w szczególności w zakresie wynagrodzenia, podziału zysków lub dystrybucji udziałów, szkolenia, przekwalifikowania, przydziału, kwalifikacji, klasyfikacji, awansu zawodowego, zmiany lub przedłużenia umowy ze względu na dokonanie zgłoszenia ostrzeżenia antykorupcyjnego. W przypadku rozwiązania umowy o pracę w następstwie zawiadomienia o ostrzeżeniu antykorupcyjnym dokonujący zgłoszenia może odwołać się do Sądu Pracy. Ponadto błąd w dobrej wierze nie spowoduje żadnych działań dyscyplinarnych. Z drugiej strony świadomie oszczercze donosy mogą narażać zgłaszającego na sankcje.

8 7 Sankcje mające zastosowanie w przypadku naruszenia Kodeksu postępowania antykorupcyjnego Uznaje się, że każdy podejrzany współpracownik działał zgodnie z Kodeksem postępowania antykorupcyjnego Grupy, dopóki dowody zebrane podczas dochodzenia nie wykażą w sposób uzasadniony, że Kodeks postępowania antykorupcyjnego został przez niego naruszony. Grupa ACTIA zobowiązuje się w pełni do: poważnego traktowania wszelkich zarzutów; skutecznego badania zarzutów w odpowiednim czasie; oszacowania faktów w sposób obiektywny i bezstronny; podejmowania odpowiednich działań naprawczych i nakładania sankcji dyscyplinarnych (włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy), gdy zarzut okazuje się uzasadniony. Nieprzestrzeganie zasad pociąga za sobą osobistą odpowiedzialność współpracownika i naraża go na sankcje karne zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9 8 Poufność W celu ochrony osoby dokonującej zgłoszenia antykorupcyjnego przed ewentualnymi działaniami odwetowymi Grupa ACTIA gwarantuje ścisłą poufność jego tożsamości. Poufność nie kończy się na tożsamości autora ostrzeżenia antykorupcyjnego. Dotyczy również osób zaangażowanych i informacji zebranych przez wszystkich odbiorców ostrzeżenia antykorupcyjnego.

10 9 Ochrona danych osobowych System ostrzegania antykorupcyjnego jest wdrażany przez grupę ACTIA jako administratora. Współpracownicy zostali poinformowani przed wdrożeniem systemu. Zgodnie z przepisami w zakresie ochrony danych w większości krajów, w których działa Grupa, a w szczególności w Unii Europejskiej, każda osoba zidentyfikowana w ramach systemu ostrzegania antykorupcyjnego, czy to osoba powiadamiająca czy zgłaszana, może skontaktować się z Komisją Etyki w celu skorzystania z przysługującego jej prawa dostępu do danych na jej temat. W tym celu należy przesłać wniosek wraz z kopią dokumentu tożsamości drogą elektroniczną na następujący adres contact.integrity@actia.fr Może również w ten sam sposób zwrócić się z prośbą o sprostowanie lub usunięcie danych, jeśli są one niedokładne, niekompletne, niejednoznaczne lub nieaktualne. W tym celu należy wysłać wiadomość na następujący adres contact.integrity@actia.fr W odniesieniu do tego systemu ostrzegania antykorupcyjnego w przedsiębiorstwie: dopełniono formalności we francuskim organie nadzoru odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych CNIL (Krajowa Komisja Ochrony Informacji i Wolności) na podstawie pojedynczego zezwolenia nr AU-004; przeprowadzono konsultacje z radą zakładową lub inną równorzędną jednostką każdej spółki Grupy; poinformowano indywidualnie i z wyprzedzeniem pracowników zgodnie z art. L Kodeksu pracy oraz ustawy o Ochronie Informacji i Wolności.

11 10 Adresy i użyteczne linki Adres contact.integrity@actia.fr Przykłady pytań i odpowiedzi dotyczących konkretnych przypadków mogą pomóc w podjęciu decyzji. Zapytania można przesyłać na adres ogólny: contact.integrity@actia.fr Kodeks postępowania antykorupcyjnego Grupy: Kodeks postępowania antykorupcyjnego Grupy jest dostępny na stronie internetowej w sekcji Groupe / Engagements (Grupa / Zobowiązania).

12 WEWNĘTRZNY SYSTEM OSTRZEGANIA ANTYKORUPCYJNEGO ACTIA Group 5, rue Jorge Semprun BP TULUZA cedex 4 Tel.: +33(0) / Faks: +33(0) Sygn. P A-PL 12/2018