UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Transkrypt

1 UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH NR zawartą w Szczecinie w dniu.. pomiędzy: Akademią Morską z siedzibą w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 1-2, NIP: , REGON: reprezentowaną przez Kierownika Projektu dr inż. Agnieszkę Deję, zwaną w dalszej części umowy Uczelnią; a, z siedzibą przy ul., NIP:, REGON: zwaną w dalszej części umowy Instytucją przyjmującą na staż, reprezentowaną przez., zwaną w dalszej części umowy Instytucją przyjmującą na staż 1 Powierzanie przetwarzania danych 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest dalsze powierzenie przez Uczelnię do przetwarzania przez Instytucję przyjmującą na staż danych osobowych zawartych w zbiorze pn. Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, których zakres określa załącznik nr 1 do umowy w związku z udziałem Instytucji przyjmującej na staż w realizacji projektu pod nazwą CZAS NA STAŻ II, zwanego dalej Projektem. 2. Administratorem danych osobowych zawartych w zbiorze danych, o którym mowa w ust. 1 jest minister ds. rozwoju regionalnego. 3. Dalsze powierzenie dokonywane jest na podstawie upoważnienia udzielonego przez Instytucję Pośredniczącą tj. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, ul. Nowogrodzka 47a, Warszawa. 2 Zakres i cel przetwarzania danych 1. Instytucja przyjmująca staż będzie przetwarzała powierzone na podstawie umowy dane uczestników Projektu określone w załączniku nr Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Instytucję przyjmującą na staż w celu udzielenia wsparcia uczestnikom Projektu, z uwzględnieniem działań informacyjnych, przebiegu stażu, monitorowania, sprawozdawczości, ewaluacji, kontroli i audytu prowadzonych w zakresie projektu.

2 3 Obowiązki Instytucji przyjmującej na staż 1. Instytucja przyjmująca na staż może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i w celu przewidzianym w Umowie. 2. Instytucja przyjmująca na staż zobowiązuje się przetwarzać powierzone jej dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową, Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO, ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., zwaną dalej Ustawą oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą. 3. Instytucja przyjmująca na staż oświadcza, że wdrożyła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by przetwarzanie danych osobowych spełniało wymogi RODO i Ustawy oraz chroniło prawa osób, których dane dotyczą, w tym zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania zgodnie z art. 32 RODO, w szczególności podjęła skuteczne środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa oraz uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą lub nieuzasadnioną modyfikacją. 4. Instytucja przyjmująca na staż zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia, w tym także po rozwiązaniu Umowy oraz zobowiązuje się zapewnić, aby jego pracownicy oraz inne osoby upoważnione do przetwarzania powierzonych danych osobowych, zobowiązały się do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia, w tym także po rozwiązaniu Umowy. 5. Instytucja przyjmująca na staż zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy. 6. W miarę możliwości Instytucja przyjmująca na staż pomaga Uczelni w niezbędnym zakresie wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art RODO. 7. Instytucja przyjmująca na staż po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza ten fakt Uczelni w ciągu 48 h. 4 Dalsze powierzanie danych do przetwarzania 1. Instytucja przyjmująca na staż może dokonać dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych objętych niniejszą umową jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej, pisemnej zgody Uczelni. 2. W celu uzyskania zgody, o której mowa w ust. 1 Instytucja przyjmująca na staż przekaże Uczelni dane identyfikujące podmiot, na rzecz którego ma być dokonane powierzenie przetwarzania danych osobowych. Umowa powierzenia zawarta z tym podmiotem zapewniać będzie ochronę danych osobowych i nakładać na podmiot obowiązki nie mniejsze niż wynikające z niniejszej Umowy. 3. Instytucja przyjmująca na staż nie może przekazywać powierzonych mu do przetwarzania danych osobowych do podmiotów znajdujących się w państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 4. Uczelnia może odmówić udzielenia zgody na zawarcie umowy w przedmiocie powierzenia przetwarzania danych osobowych bez podania przyczyny. 5. Za działania i zaniechania podmiotów na rzecz których dokonano dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych Instytucja przyjmująca na staż odpowiada jak za własne działania i zaniechania. 5 Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie te osoby, które posiadają imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w ramach Projektu Uczelnia umocowuje Instytucję przyjmującą na staż do wydawania i odwoływania osobom, o których mowa w 5 imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

3 2. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 2 do Umowy. 3. Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 3 do Umowy. 7 Prawo kontroli 1. Instytucja przyjmująca na staż umożliwi kontrolę podmiotom upoważnionym przez Uczelnię oraz Instytucję Pośredniczącą do przeprowadzenia kontroli zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych, w zakresie wynikającym z umowy trójstronnej o staż nr, z Umową oraz z obowiązującymi przepisami prawa oraz przyczyni się do niej. 2. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli, z zastrzeżeniem, że w przypadku powzięcia podejrzeń o niezgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych, w zakresie wynikającym z umowy trójstronnej o staż nr, kontrola może nastąpić bez uprzedzenia. 3. Instytucja przyjmująca na staż udostępnia podmiotowi kontrolującemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO. 4. Instytucja przyjmująca na staż zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez podmiot kontrolujący nie dłuższy niż 7 dni. 8 Odpowiedzialność Instytucji przyjmującej na staż 1. Instytucja przyjmująca na staż jest odpowiedzialna za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym. 2. Instytucja przyjmująca na staż zobowiązuje się powiadomić Uczelnię niezwłocznie (nie później niż 48 h) o: a) wszczęciu kontroli przez organ nadzorczy zajmujący się ochroną danych osobowych w związku z powierzeniem Instytucji przyjmującej na staż przetwarzania danych osobowych, a także o wszelkich decyzjach lub postanowieniach administracyjnych wydanych wobec niej w związku z powyższym; b) wszczętych lub toczących się postępowaniach administracyjnych, sądowych lub przygotowawczych związanych z powierzeniem Instytucji przyjmującej na staż przetwarzania danych osobowych, a także o wszelkich decyzjach, postanowieniach lub orzeczeniach wydanych wobec niej w związku z powyższym; c) wszelkich incydentach dotyczących powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w tym uzyskania przypadkowego lub nieupoważnionego dostępu do powierzonych danych osobowych, przypadkach zmiany, utraty, uszkodzenia lub zniszczenia powierzonych Instytucji przyjmującej na staż danych osobowych. 9 Czas obowiązywania umowy 1. Niniejsza Umowa zawarta jest na czas realizacji umowy trójstronnej o staż nr. 2. Rozwiązanie umowy trójstronnej o staż wskazanej w ust. 1, w każdym czasie i trybie przez którąkolwiek ze Stron, skutkuje wygaśnięciem niniejszej Umowy. 10 Rozwiązanie umowy 1. Uczelnia ma prawo jednostronnie wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym, gdy Instytucja przyjmująca na staż: a. przetwarza dane niezgodnie z Umową, a w wyznaczonym przez Uczelnię terminie nie zaprzestała niewłaściwego ich przetwarzania, b. nie usunęła w wyznaczonym przez Uczelnię terminie wskazanych naruszeń, c. Uczelnia utraci prawo do przetwarzania danych osobowych objętych niniejszą Umową. 2. Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy Instytucja przyjmująca na staż zobowiązana jest do usunięcia wszelkich danych związanych z realizacją przedmiotu Umowy w sposób trwały i nieodwracalny, chyba, że obowiązujące przepisy prawa nakazują przechowywanie tych danych osobowych. Instytucja przyjmująca na staż zobowiązuje się do trwałego usunięcia lub zniszczenia wszystkich zbędnych dokumentów zawierających

4 dane osobowe, zgormadzonych w trakcie realizacji (np. kopii zapasowych, kserokopii dokumentów jeżeli zostały wytworzone, szkiców lub notatek roboczych). 3. Ze zniszczenia lub usunięcia danych, o którym mowa w ust. 3 Instytucja przyjmująca na staż sporządzi protokół, który zostanie przekazany Uczelni w terminie dziesięciu dni roboczych. 11 Zasady zachowania poufności 1. Instytucja przyjmująca na staż zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych przez Uczelnię i od osób współpracujących z nią oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej ( dane poufne ). 2. Instytucja przyjmująca na staż oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Uczelni w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy. 12 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, RODO, Ustawy oraz innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego. 2. Wszelkie sprawy sporne wynikające z niniejszej Umowy Strony będą rozwiązywały polubownie, a jeżeli nie będzie to możliwe, każda ze Stron może żądać, by spór został rozstrzygnięty na drodze sądowej przez sąd powszechny właściwy dla Uczelni. 3. Brak sprzeciwu Strony wobec naruszających niniejszą umowę zachowań drugiej Strony nie oznacza akceptacji naruszeń lub godzenia się na zmianę umowy i nie pozbawia Strony jakichkolwiek uprawnień. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron Uczelnia Instytucja przyjmująca na staż Załączniki: 1. Zakres danych osobowych powierzonych Instytucji przyjmującej na staż do przetwarzania. 2. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. 3. Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

5 Załącznik nr 1. Zakres danych osobowych powierzonych Instytucji przyjmującej na staż do przetwarzania 1 Imię i nazwisko 2 Nr dowodu osobistego 3 PESEL 4 Wykształcenie 5 Kraj Województwo Powiat Gmina Miejscowość 6 Dane Ulica kontaktowe Nr budynku Nr lokalu Kod pocztowy Telefon kontaktowy Adres 7 Osoba niepełnosprawna TAK / NIE 1 1 Niepotrzebne skreślić

6 Załącznik nr 2. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych UPOWAŻNIENIE Nr DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Z dniem [.. ] r., upoważniam [ ] do przetwarzania danych osobowych w zbiorze Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani 2 stosunku prawnego z [ ]. Czytelny podpis osoby upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień. Upoważnienie otrzymałem (miejscowość, data, podpis) Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a także z dokumentacją związaną z zabezpieczaniem informacji i danych osobowych w miejscu zatrudnienia i zobowiązuję się do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych w określonym dokumencie. Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi zapoznałem/am się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie trwania umowy jak również po ustania stosunku prawnego łączącego mnie z. Czytelny podpis osoby składającej oświadczenie 2 Niepotrzebne skreślić

7 Załącznik nr 3. Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Z dniem [.. ] r., odwołuję upoważnienie Pana /Pani 3 [ ] do przetwarzania danych osobowych nr [ ] wydane w dniu [ ]. Czytelny podpis osoby upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień. (miejscowość, data) 3 Niepotrzebne skreślić.