Zestawienie metod, technik i narzędzi badawczych wykorzystywanych przez urzędy podczas przeprowadzania diagnozy

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Zestawienie metod, technik i narzędzi badawczych wykorzystywanych przez urzędy podczas przeprowadzania diagnozy"

Roman Sikorski
7 lat temu
Przeglądów:

1 Zestawienie metod, technik i narzędzi badawczych wykorzystywanych przez urzędy podczas przeprowadzania diagnozy Lp. Metody / narzędzia Informacje / objaśnienia 1 ANALIZA W tej kategorii znajdują się dokumenty, które mogą być przedmiotem DOKUMENTÓW analiz w urzędach: regulacje prawne dokumenty regulujące procesy zarządzania zasobami ludzkimi oraz organizację pracy urzędu dokumenty regulujące funkcjonujące w urzędzie procesy kadrowe dokumenty opisujące rozwiązania systemowe sprawozdania z realizacji programu zarządzania zasobami ludzkimi sprawozdania wewnętrzne urzędu raport z wcześniejszej diagnozy dokumenty udostępnione na stronie internetowej Serwis Służby Cywilnej. 2 ANALIZA SWOT Jedna z podstawowych metod analizy strategicznej, która może być 3 ANALIZA DANYCH KADROWYCH 4 ANALIZA DOBRYCH PRAKTYK m.in. wykorzystywana jako technika diagnozy organizacji wnioskowanie na podstawie analizy słabych i mocnych stron oraz wskazania szans i zagrożeń. Do tej kategorii zaliczone zostały następujące dane: dane dotyczące zatrudnienia, wynagrodzenia, szkoleń itp. dane z programów kadrowych dokumentacja z naborów. Analiza przykładowych rozwiązań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi wdrożonych w innych urzędach (upowszechnionych np. na stronie internetowej Serwis Służby Cywilnej lub bezpośrednio na stronie internetowej tych urzędów). 5 BADANIA ANKIETOWE Różnego rodzaju ankiety przeprowadzane w urzędzie, niezależnie od tego 6 KONSULTACJE Z PRACOWNIKAMI czy były to ankiety stworzone na potrzeby przeprowadzenia diagnozy, czy też przeprowadzane podczas realizacji innych działań (w tym np. AIOS). W ramach tej kategorii ujęte zostały następujące działania: informacje uzyskiwane od pracowników urzędu, niezależnie od tego w jakiej formie były przekazywane (z wyłączeniem wszelkiego rodzaju ankiet, które zostały zaliczone do innej kategorii oraz z wyłączeniem samooceny kontroli zarządczej) badania fokusowe z przedstawicielami urzędu indywidualne wywiady pogłębione. Zestawienie metod, technik i narzędzi badawczych - Strona 1 z 5

7 METODOLOGIA HPI Metodologia Human Performance Improvement (HPI) pozwala na identyfikację kluczowych barier w rozwoju efektywności pracowników z perspektywy najbardziej istotnych obszarów

2 7 METODOLOGIA HPI Metodologia Human Performance Improvement (HPI) pozwala na identyfikację kluczowych barier w rozwoju efektywności pracowników z perspektywy najbardziej istotnych obszarów funkcjonowania danej organizacji. Koncepcja HPI funkcjonuje według trzech zasad: wszelkie działania oparte są na konkretnych rezultatach w trakcie oceny działań społeczeństwa należy koncentrować się na uzyskiwanych przez nich efektach (wkładzie indywidualnym i zespołowym) na każdą sytuację należy patrzeć w sposób możliwie systemowy, uwzględniający różnorodne, kompleksowe powiązania 1. 8 SAMOOCENA KONTROLI ZARZĄDCZEJ 9 SPRAWOZDANIE DGU DLA SSC 10 WNIOSKI Z KONTROLI I AUDYTU 11 WNIOSKI Z ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ kierownictwo urzędu lub pracownicy współuczestniczą w ocenie efektywności działań w ramach zarządzania rejestr ryzyk (dokument, który zawiera wszystkie informacje o zagrożeniach, ich analizie, przeciwdziałaniach i statusie) Wykorzystywanie danych zebranych do sprawozdania dyrektora generalnego urzędu dla Szefa Służby Cywilnej (jeżeli wprost zostało to wskazane). W tej kategorii mieszczą się zarówno wnioski z kontroli i audytów wewnętrznych, jak i zewnętrznych (czyli np. kontroli NIK). W tej kategorii mieszczą się: raporty z karty procesu (ISO) bieżąca ocena mierników realizacji celów procesu zzl (z karty procesu) wnioski z CAF. 1 Źródło: Raport z badania efektywności pracowników i organizacji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w oparciu o model HPI oraz rekomendacje do programu zarządzania zasobami ludzkimi (maj 2013 r.). Zestawienie metod, technik i narzędzi badawczych - Strona 2 z 5

W wielu programach wykorzystano także konkretne ciekawe rozwiązania, które same w sobie mogą być w przyszłości inspiracją albo wskazaniem takich możliwości dla innych urzędów.

3 W wielu programach wykorzystano także konkretne ciekawe rozwiązania, które same w sobie mogą być w przyszłości inspiracją albo wskazaniem takich możliwości dla innych urzędów. Wśród wyróżniających się metod, które podczas przeprowadzania i opracowywania diagnozy wykorzystywały urzędy i które z pewnością można uznać za dobrą praktykę znalazły się: analiza SWOT, check-lista standardów zzl, analiza wewnętrznych aktów prawnych, mapa zarządzania zasobami ludzkimi. Rozwiązania te wykorzystywane były przez niektóre urzędy w ich programach, właśnie w części dotyczącej diagnozy. Poniżej szczegółowo opisane zostało każde z nich. Jednym z rozwiązań, które urzędy wykorzystują jest analiza SWOT. Jest to jedna z podstawowych metod analizy strategicznej, która może być także wykorzystywana jako technika diagnozy organizacji. Nazwa tej metody jest akronimem angielskich słów strengths (mocne strony), weaknesses (słabe strony), opportunities (szanse potencjalne lub zaistniałe w otoczeniu), threats (zagrożenia prawdopodobne lub istniejące w otoczeniu) 2. Można ją stosować w różnorodnych obszarach funkcjonowania organizacji np. w marketingu, finansach, produkcji, czy właśnie zarządzaniu zasobami ludzkimi. Analizę SWOT zazwyczaj przedstawia się na macierzy (czteropolowej tabeli). Diagram analizy SWOT W tym miejscu należy podkreślić, że analiza SWOT sama w sobie jest bardzo użytecznym narzędziem. Jednak to w jaki sposób zostanie przeprowadzona zależy od wiedzy osoby, czy osób, które będą ją przeprowadzać. Przedstawienie posiadanych informacji na diagramie pozwala uporządkować i ukierunkować sposób myślenia tak, aby można je było łatwo odczytywać i wyciągać z nich konkretne wnioski. Pozwala również zauważyć powiązania pomiędzy różnymi aspektami, albo brak takich powiązań. Metodę tę najczęściej stosuje się w bardzo uproszczonej formie, która polega na wypisaniu czterech list czynników (zwykle przedstawianych w formie tabelarycznej). Warto jednak podkreślić, że pełnia użyteczności tej techniki ujawnia się właśnie wtedy, gdy te cztery pozornie niezależne grupy czynników 2 Źródło: (listopad 2015 r.). Zestawienie metod, technik i narzędzi badawczych - Strona 3 z 5

4 poddaje się analizie wzajemnych powiązań 3. W praktyce może to sprowadzać się do odpowiedzi na serię pytań: Czy dana mocna strona pozwoli wykorzystać daną szansę? Czy dana mocna strona pozwoli zniwelować dane zagrożenie? Czy dana słaba strona ogranicza możliwość wykorzystania danej szansy? Czy dana słaba strona potęguje ryzyko związane z danym zagrożeniem? Czy dana szansa wzmacnia daną silną stronę? Czy dana szansa pozwala zniwelować daną słabość? Czy dane zagrożenie niweluje daną silną stronę? Czy dane zagrożenie uwypukla daną słabość? Przeprowadzona przy użyciu tego narzędzia analiza zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie, mająca na celu nie tylko wypisanie listy czynników, ale również znalezienie wzajemnych zależności między nimi, daje możliwość wyprowadzenia konkretnych wniosków i wskazania kierunków dalszego działania. To bardzo dobra metoda, którą można wykorzystywać podczas przeprowadzania i opracowywania diagnozy. Pozwala również na łatwe i co ważniejsze przy rzetelnie wypisanych czynnikach trafne określenie celów głównych oraz wskazanie zadań priorytetowych wraz ze wskazaniem potencjalnych ryzyk ich osiągnięcia. Niektóre urzędy przy przeprowadzaniu diagnozy zarządzania zasobami ludzkimi wykorzystują też checklistę, gdzie wymienione są wszystkie standardy zarządzania zasobami ludzkimi określone w zarządzeniu (zarówno obligatoryjne, jak i fakultatywne). Przeprowadzając diagnozę sprawdza się i odznacza, czy dany standard został już w urzędzie wprowadzony, a który jeszcze nie. Takie rozwiązanie szczególnie, gdy dodatkowo znajduje się tam podział na obszary daje przejrzysty obraz stanu wdrażania poszczególnych standardów w urzędzie. Rozwinięciem takiego rozwiązania mogłaby być np. możliwość zaznaczania innych odpowiedzi niż tylko tak lub nie (np. w trakcie wdrażania ). Ciekawym rozwiązaniem, które w swoich programach zaproponowały niektóre urzędy, jest analiza tych regulacji w podziale na obszary z automatycznym umiejscowieniem ich w tym obszarze. Graficznie może to być różnie przedstawione: układ tabelaryczny, czy schematyczny (wykres). Taka informacja na temat obowiązujących w urzędzie wewnętrznych aktów prawnych może również stanowić załącznik do diagnozy, albo wręcz do całego programu, a w samej treści może być jedynie wzmianka na ten temat. Bardzo istotne co należy dodatkowo podkreślić w przyjęciu takiego rozwiązania jest użycie go jako dodatkowego elementu diagnozy, czy też całego programu, a nie jako jedynego wykorzystanego. Nie spełnia ono swej roli, gdy np. opracowanie diagnozy, albo innych rozdziałów programu sprowadza się wyłącznie do wymienienia obowiązujących w urzędzie wewnętrznych regulacji. Ciekawym pomysłem jest zaprezentowana w programie Ministerstwa Skarbu Państwa mapa zarządzania zasobami ludzkimi. Na jednym schemacie znajdują się podstawowe informacje dotyczące organizacji zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie. Punktem wyjścia tzw. pierwszym kręgiem jest czytelny 3 Źródło: (listopad 2015 r.). Zestawienie metod, technik i narzędzi badawczych - Strona 4 z 5

5 podział na obszary. W kolejnym kręgu dodefiniowano jakie zagadnienia mieszczą się w ramach każdego z obszarów. Do każdego z nich zostały też wskazane obowiązujące w urzędzie regulacje. Mapa zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie (na przykładzie MSP) Zestawienie metod, technik i narzędzi badawczych - Strona 5 z 5

Podobne dokumenty

Analiza SWOT. SWOT jest akronimem angielskich słów: Strengths, Weaknesses, Oportunities, Threats.

Analiza SWOT. SWOT jest akronimem angielskich słów: Strengths, Weaknesses, Oportunities, Threats. Analiza SWOT SWOT jest akronimem angielskich słów: Strengths, Weaknesses, Oportunities, Threats. Metoda polega na wypisywaniu jak największej liczby cech, które spełniają dane kryterium. Pogłębiona analiza