Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ)

Transkrypt

1 Program Współpracy Transgranicznej Polska Białoruś Ukraina jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) 1. Informacje podstawowe Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa konferencji w Rzeszowie dla 100 osób podczas jednodniowej konferencji podsumowującej projekt pn. Modernizacja ogrodów zoologicznych w Zamościu i Łucku oraz opracowanie koncepcji utworzenia strefy rekreacji w Rzeszowie w celu rozwoju transgranicznej kwalifikowanej turystyki przyrodniczej. Konferencja jest organizowana w ramach projektu Modernizacja ogrodów zoologicznych w Zamościu i Łucku oraz opracowanie koncepcji utworzenia strefy rekreacji w Rzeszowie w celu rozwoju transgranicznej kwalifikowanej turystyki przyrodniczej współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, Program Współpracy Transgranicznej Polska Białoruś Ukraina Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa konferencji w Rzeszowie dla 100 osób podczas jednodniowej konferencji podsumowującej projekt o którym mowa w pkt. 1. Uczestnikami konferencji będą przedstawiciele Lidera Projektu- Miasta Zamość, przedstawiciele Partnera Projektu- Komitetu Wykonawczego Miasta Łuck, przedstawiciele Gminy Miasta Rzeszów, uczelnie wyższe, przedstawiciele organizacji pozarządowych zajmujących się edukacją, sportem, turystyką, rekreacją, ochroną przyrody i zwierząt. Termin konferencji: 25 września 2015 r. Ramowy program konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy. 2. Do zadań Wykonawcy należeć będzie w szczególności: 2.1. Zapewnienie sali konferencyjnej w Rzeszowie wraz z odpowiednim sprzętem technicznym oraz sali do usługi cateringowej i kelnerskiej wraz z odpowiednim sprzętem technicznym Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej Zapewnienie miejsca dla recepcji konferencji i jej prowadzenie dwie osoby (w tym: rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, udzielanie uczestnikom informacji organizacyjnych w trakcie trwania konferencji, zmiana identyfikatorów na stołach) Zapewnienie osoby do wykonywania tłumaczenia ustnego (konsekutywnego) konferencji z j. polskiego na j. ukraiński oraz z j. ukraińskiego na j.polski Zapewnienie 3 prelegentów konferencji Przygotowanie i rozesłanie zaproszeń. Przygotowanie zbiorczej listy uczestników konferencji.

2 2.7. Zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla uczestników konferencji pakietu konferencyjnego obejmującego teczkę, folder, eko notatnik z długopisem Zaprojektowanie oraz opublikowanie w gazecie lokalnej 2 ogłoszeń o konferencji Zaprojektowanie oraz emisja spotu radiowego informującego o konferencji Zaprojektowanie, wydruk i rozwieszenie plakatów informacyjnych. Ad.2.1. Zapewnienie sali konferencyjnej w Rzeszowie wraz z odpowiednim sprzętem technicznym oraz sali do usługi cateringowej i kelnerskiej wraz z odpowiednim sprzętem technicznym. Sala konferencyjna w której odbędzie się konferencja, w dniu 25 września 2015 r. od godz dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 100 osób, sala dostępna i zarezerwowana wyłącznie dla uczestników konferencji. Sala konferencyjna musi być usytuowana w odległości max. 1 km od ścisłego centrum Rzeszowa. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: a) wyposażenie sali konferencyjnej: klimatyzacja, mównica, rzutnik multimedialny, ekran, laptop, nagłośnienie, 3 multifony bezprzewodowe ustawione na stole prezydialnym, 2 mikrofony bezprzewodowe. Na podwyższeniu stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową, z dekoracją kwiatową, miejsca siedzące dla 7 osób, w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, na stole prezydialnym napoje (woda mineralna/sok). Miejsca siedzące dla uczestników konferencji (min. 100) odpowiednio dostosowane, w ustawieniu szkolnym (stoły wraz z krzesłami ustawione w rzędach jeden za drugim z możliwością przejścia między rzędami), b) zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, c) dostęp do Internetu bezprzewodowego, d) miejsce do umieszczenia materiałów promocyjnych Partnerów projektu (np. stojące roll-upy) e) zapewnienie obsługi technicznej przed i w trakcie konferencji, f) szatnia (poza salą konferencyjną). g) Wykonawca zobowiązany jest do oznakowania miejsca konferencji zgodnie z wymaganiami przekazanymi przez Zamawiającego najpóźniej na 1 dzień przed terminem konferencji (karta informacyjna wraz z agendą umieszczona na drzwiach wejściowych do budynku oraz sali konferencyjnej, ewentualne drogowskazy). Sala na catering: Sala do wystawienia cateringu zlokalizowana w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, swobodnie mieszcząca wszystkich uczestników, zapewnienie możliwości korzystania z serwisu kawowego oraz lunchu w godzinach trwania konferencji. Ad. 2.2 Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej Przerwa kawowa ok. godz składająca się z: dostępny dla gości ciśnieniowy ekspres kawowy, herbata, w torebkach minimum 3 rodzaje, w tym herbata zielona, mleko do kawy w dzbankach, cukier, cytryny pokrojone w plastry, woda mineralna: niegazowanej i gazowanej (200 ml/osobę) ustawionych w dzbankach, soki owocowe, co najmniej 3 rodzaje (200 ml/osobę) ustawionych w dzbankach, np. jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy; ciasta: co najmniej 3 rodzaje, np. sernik, szarlotka, babeczki (150 gram/osobę) 2

3 Serwis kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej i musi być uzupełniany na bieżąco. Uroczysty lunch, ok. godz : a) dla 20 osób przygotowany stół z miejscami siedzącymi i podaniem lunchu składającego się z: przystawki, zupy, II dania w formie mięsnej/lub wegetariańskiej- do wyboru, deseru, napojów- kawa/herbata do wyboru), b) dla 80 osób lunch w formie bufetu szwedzkiego: przystawki, zupy (2 do wyboru), ciepłego dania drugiego (2 pozycje mięsne, 1 pozycja wegetariańska), sałatek (minimum 2 rodzaje), surówek (minimum 2 rodzaje), deseru (minimum 2 rodzaje), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków: pomarańczowego, jabłkowego, grejpfrutowego, napojów gorących (kawa z ekspresu, herbata minimum 3 rodzaje w torebkach), mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia menu poszczególnych posiłków do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż na 10 dni przed dniem konferencji. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji menu, w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeżeń (w formie elektronicznej). Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń jest zobowiązany do ponownego przedstawienia Zamawiającemu menu poszczególnych posiłków, w terminie do 1 dnia roboczego od dnia otrzymania zastrzeżeń od Zamawiającego. Ustalenie ostatecznej wersji menu, wymaga akceptacji w formie pisemnej, w terminie nie później niż na 4 dni przed terminem konferencji. Wykonawca zapewni również przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie. Ad Zapewnienie miejsca dla recepcji konferencji i jej prowadzenie dwie osoby (w tym: rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, udzielanie uczestnikom informacji organizacyjnych w trakcie trwania konferencji, zmiana identyfikatorów na stołach) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla dwóch osób) w celu zorganizowania recepcji konferencji, umożliwiającej podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników konferencji. Wykonawca zapewni 2 osoby do obsługi recepcji (prowadzenie listy uczestników konferencji, dystrybucja materiałów konferencyjnych wśród uczestników), co najmniej na pół godziny przed rozpoczęciem konferencji oraz do czasu zakończenia konferencji. Ad. 2.4 Zapewnienie osoby do wykonywania tłumaczenia ustnego (konsekutywnego) konferencji z j. polskiego na j. ukraiński oraz z j. ukraińskiego na j.polski. Wykonawca zapewni 1 osobę do wykonywania tłumaczenia ustnego (konsekutywnego) z j. polskiego na j. ukraiński oraz j. ukraińskiego na j. polski podczas merytorycznej części konferencji tj. od godz. ok do Osoba do wykonywania tłumaczeń powinna posiadać minimum 2 letnie doświadczenie w tłumaczeniach ustnych (min. na konferencjach, spotkaniach tematycznych międzynarodowych w projektach itp.). Osoba do wykonywania tłumaczeń powinna posiadać aktualne zaświadczenie 3

4 tłumacza przysięgłego do wykonywania tłumaczeń z j. polskiego na j. ukraiński i j. ukraińskiego na j. polski. Ad Zapewnienie 3 prelegentów konferencji Wykonawca zapewni 3 prelegentów, posiadających wiedzę i doświadczenie z tematyki wskazanej poniżej: - 1 prelegent z tematyki znaczenia placów zabaw w przestrzeni współczesnego miasta. W prezentacji powinny być umieszczone informacje w jaki sposób tworzyć w strefie rekreacji ciekawe (innowacyjne) place zabaw jako formę spędzenia czasu dzieci z rodzicami. W prezentacji powinny być przedstawione doświadczenia (przykłady) z innych krajów w tym zakresie z możliwością zastosowania w strefie rekreacji w Rzeszowie, - 1 prelegent z tematyki nowoczesnej interaktywnej edukacji innowacyjnej metody popularyzujących wiedzę naukową skierowaną do dzieci, młodzieży oraz dorosłych. Celem tej prezentacji jest przedstawienie możliwości tworzenia miejsc interaktywnej edukacji jako niezwykłej formy rekreacji naukowej w Polsce i na świecie z możliwością zastosowania w strefie rekreacji w Rzeszowie; - 1 prelegent z tematyki wkomponowania ogrodu zoo w strefę rekreacji, elementów zooterapii. Celem tej prezentacji jest przedstawienie doświadczeń (przykładów) z innych krajów, gdzie ogrody zoologiczne stanowią element stref rekreacji z możliwością zastosowania ciekawych rozwiązań w strefie rekreacji w Rzeszowie. Sylwetka każdego prelegenta musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego w terminie do 3 dni od podpisania umowy. Prezentacje tematyczne prelegentów w formacie Power Point powinny zawierać logotypy PL-By-UA, UE, tytuł projektu, data konferencji) i przed konferencją na minimum 5 dni powinny zostać przesłane do Zamawiającego celem akceptacji. Ad.2.6. Przygotowanie i rozesłanie zaproszeń. Przygotowanie zbiorczej listy uczestników konferencji. Wykonawca przygotuje wzór zaproszenia i prześle w wersji elektronicznej do akceptacji przez Zamawiającego w terminie do 2 dni od podpisania umowy. Ostateczna wersja zaproszeń wymaga akceptacji pisemnej Zamawiającego. Wykonawca przygotuje i prześle do Zamawiającego w wersji elektronicznej wraz ze wzorem zaproszenia listę adresową max. 120 podmiotów wraz z nazwiskami osób reprezentujących podmioty takie jak: organizacje pozarządowe, uczelnie wyższe, organizacje zajmujące się ochroną przyrody i zwierząt, organizacje popularyzujące naukę i/oraz innowacje, turystykę i rekreację z Rzeszowa/ woj. podkarpackiego do których zostaną rozesłane zaproszenia na konferencję. Zamawiający przekaże Wykonawcy odpowiednio listę osób reprezentujących Lidera projektu- Miasto Zamość, Partnera projektu- Komitet Wykonawczy Miasta Łuck, osoby reprezentujące Gminę Miasto Rzeszów. Po akceptacji listy ww. podmiotów przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie do wysyłki zaproszeń drogą pocztową oraz elektroniczną nie później niż na 14 dni przed dniem konferencji. Wykonawca zobowiązany będzie do potwierdzenia uczestnictwa w konferencji osób do których zostały rozesłane zaproszenia i przygotowania na tej podstawie zbiorczej listy uczestników konferencji. Zadaniem Wykonawcy będzie także przygotowanie imiennych identyfikatorów dla uczestników konferencji o wymiarach 700x525 mm z taśmą lub klipsem. Ad.2.7. Zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla uczestników konferencji pakietu konferencyjnego obejmującego: teczkę, folder o projekcie, eko notatnik z długopisem. 4

5 W skład jednego pakietu konferencyjnego przekazywanego każdemu uczestnikowi konferencji (100 osób) będzie wchodzić: teczka 1 sztuka Parametry: Teczka optymalna + folia z grzbietem standard dwubigowa (2 zgięcia) 363 x 527 mm (skrzydełko dolne: 52,2 mm, boczne : 76,7 mm, grzbiet 5 mm) 350 g kreda, druk 4/0 wykończenie standard, folia mat/ błysk 1/0 nakład 100 szt. Wykonawca umieści na okładce tytułowej teczki informacyjnej w sposób trwały, w kolorze znaki: logotyp Programu Polska-Białoruś- Ukraina PL-BY-UA; logotyp Unii Europejskiej, - tekst: Konferencja podsumowująca projekt pn.: Modernizacja ogrodów zoologicznych w Zamościu i Łucku oraz opracowanie koncepcji utworzenia strefy rekreacji w Rzeszowie w celu rozwoju transgranicznej kwalifikowanej turystyki przyrodniczej - tekst: Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa z Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś- Ukraina Wykonawca umieści na okładce końcowej teczki informacyjnej w sposób trwały: - tekst: Jednostka realizująca projekt: Zarząd Zieleni Miejskiej w Rzeszowie Plac Ofiar Getta Rzeszów tel sekretariat@zzm.erzeszow.pl tekst: Materiał informacyjny współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa z Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś- Ukraina folder o projekcie 1 sztuka Treści w folderze będą zawierały informacje o projekcie, osiągnięte rezultaty, wizualizację graficzną strefy rekreacji z ogrodem zoo w Rzeszowie wraz z opisem. Materiały (grafika+tekst) do folderu zostaną przesłane w formie elektronicznej przez Zamawiającego w terminie do 3 dni od podpisania umowy. Założenia techniczne folderu: nakład 100 szt., format A3: 420 x 297, składany w połowie w sposób pionowy, papier/grubość kreda błyszcząca 200 g., druk pełny kolor. Kompleksowy projekt graficzny uwzględniał będzie wykonanie przez Wykonawcę redakcji tekstu oraz grafiki (na podstawie otrzymanych od zamawiającego materiałów), umieszczenie logotypów (Unii Europejskiej; Programu Polska -Białoruś -Ukraina PL-BY-UA, Gminy Miasta Rzeszów) na okładce folderu, skład. Cena powinna obejmować również korektę treści zgłoszonych przez Zamawiającego. Wykonawca umieści na okładce końcowej folderu w stopce w sposób trwały, w wersji kolorowej tekst: Folder informacyjny jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa z Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś- Ukraina

6 Niniejszy dokument został stworzony przy pomocy Unii Europejskiej. Wyłączną odpowiedzialność za zawartość niniejszego dokumentu ponosi Gmina Miasto Rzeszów Zarząd Zieleni Miejskiej w Rzeszowie oraz w żaden sposób nie może być ona postrzegana jako odzwierciedlenie poglądów Unii Europejskiej. eko notatnik konferencyjny z długopisem (obydwa elementy tworzą komplet), 1 sztuka Eko notatnik: Wymiary: 14cm x 18cm x 1cm (+-1) cm, Materiał: makulatura, Bindowanie: spiralne, na dłuższym boku, Kartki: papier offsetowy gładki, gramatura 80g (+-5) g/m² (min. 50 kartek), Okładka: karton, Kolor okładki: beżowo-czarny, beżowo-pomarańczowy lub beżowo-zielony. Rodzaj nadruku na okładce: tampondruk, Wykonawca umieści na okładce tytułowej eko notatnika w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - logotyp Programu Polska-Białoruś- Ukraina PL-BY-UA - logotyp Unii Europejskiej, - tekst: Projekt pn. Modernizacja ogrodów zoologicznych w Zamościu i Łucku oraz opracowanie koncepcji utworzenia strefy rekreacji w Rzeszowie w celu rozwoju transgranicznej kwalifikowanej turystyki przyrodniczej jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa z Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś- Ukraina Wykonawca umieści na okładce końcowej eko notatnika w sposób trwały, w wersji kolorowej: - tekst: Jednostka realizująca projekt: Zarząd Zieleni Miejskiej w Rzeszowie Plac Ofiar Getta Rzeszów tel sekretariat@zzm.erzeszow.pl - tekst: Materiał informacyjny współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa z Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś- Ukraina Długopis: Wymiary: długość 15 cm (+-1) cm. Materiał: makulatura, pozostałe elementy z biodegradowalnego tworzywa, wkład cienko piszący w kolorze niebieskim, mechanizm przyciskany, Rodzaj nadruku: tampon druk. Kolor: beżowy makulatura, pomarańczowy, czarny lub zielony pozostałe elementy zewnętrzne. Wykonawca umieści na długopisie w sposób trwały znaki: - logotyp Programu Polska- Białoruś- Ukraina PL-BY-UA, - logotyp Unii Europejskiej, Eko notatnik konferencyjny i długopis muszą być w jednakowym kolorze. 6

7 Podany wzór obrazuje przykładowy wygląd eko notatnika konferencyjnego wraz z długopisem. Ad.2.8. Zaprojektowanie oraz opublikowanie w gazecie lokalnej 2 ogłoszeń o konferencji. Wykonawca zobowiązany jest do opublikowania 2 ogłoszeń w gazecie lokalnej obejmującej zasięgiem min. Miasto Rzeszów, spełniającym łącznie następujące warunki: charakter opiniotwórczy, nie będący tabloidem, płatny, ukazujący się w postaci drukowanej, ukazujący się regularnie, dziennik. Wykonawca w ramach świadczonej usługi zobowiązany jest do przygotowania redakcyjnego ogłoszenia, edytorskiego, składu, korekty, druku oraz publikacji 2 ogłoszeń. Minimalna wielkość ogłoszenia to 4 moduły. Przygotowany projekt ogłoszenia Wykonawca prześle w formie elektronicznej Zamawiającemu do akceptacji. Po akceptacji pisemnej projektu ogłoszenia przez Zamawiającego, Wykonawca zrealizuje publikację 2 ogłoszeń w prasie lokalnej w wydaniu w piątek (2 daty kolejno po sobie następujące). Ad Emisja spotu radiowego informującego o konferencji. Wykonawca w ramach zamówienia zapewni emisję spotu radiowego w radio o zasięgu na województwo podkarpackie. Przygotowany projekt spotu radiowego wraz z terminami emisji, Wykonawca prześle w formie elektronicznej Zamawiającemu do akceptacji. Po akceptacji pisemnej treści spotu radiowego oraz terminów realizacji Wykonawca przystąpi do realizacji zamówienia. Czas trwania spotu: do 40 sekund Termin realizacji: 3 kolejne dni na minimum 4 dni przed terminem konferencji Zasięg emisji: województwo podkarpackie Wymagania techniczne: spoty w tzw. Prime Time (godz. 9.00; 15.00; 17.00) Ad Zaprojektowanie, wydruk i rozwieszenie plakatów informacyjnych. Wykonawca na podstawie materiału otrzymanego od Zamawiającego zaprojektuje i wydrukuje plakaty informacyjne o konferencji podsumowującej projekt. Wymagania techniczne: plakat - format B1 - druk jednostronny, zadruk w pełnym kolorze, papier kreda mat, min. 150 g/m2 100 szt. 7

8 Przygotowany projekt plakatu Wykonawca prześle w formie elektronicznej Zamawiającemu do akceptacji. Po akceptacji pisemnej plakatu przez Zamawiającego, Wykonawca przystąpi do wydruku plakatów informacyjnych. Do zadań Wykonawcy będzie należało rozmieszczenie plakatów w różnych punktach informacyjnych w Rzeszowie w celu jak największej promocji konferencji i dotarcia do szerokiej liczby odbiorców przez 4 dni przed minimum na 7 dni przed terminem konferencji (min. instytucje, tablice ogłoszeniowe na osiedlach, słupy informacyjne). 3. Wymagania ogólne Zamawiającego 3.1.Wykonawca zobowiązany jest stosować wytyczne Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś - Ukraina w zakresie wizualizacji, umieszczanie logotypów na materiałach informacyjno-promocyjnych (pakiet konferencyjny, plakaty, spot radiowy, ogłoszenia prasowe) itp. dostępne na stronie internetowej w zakładce Informacja i promocja (dokument dostępny pod adresem strony internetowej ). Logotypy wymagane będą również na prezentacjach prelegentów w Power Point. 3.2.Wszystkie elementy wchodzące w zestaw wykonanego przez Wykonawcę pakietu konferencyjnego muszą posiadać logotypy Programu Polska- Białoruś- Ukraina oraz Unii Europejskiej zgodne z ww. wytycznymi dostępnymi pod adresem strony internetowej ) 3.3. Zapewnienie osoby do bieżących kontaktów z przedstawicielami Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę do bieżących kontaktów z przedstawicielami Zamawiającego, a także do stałej konsultacji w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi w trakcie trwania konferencji. Osoba wskazana do bieżących kontaktów, zobowiązana jest do osobistego uczestnictwa w spotkaniach roboczych w siedzibie Zamawiającego w terminie realizacji przedmiotu zamówienia (minimum 3 spotkania, lub/i w miarę potrzeb) 3.4. Wykonawca po zakończeniu konferencji zobowiązany jest do złożenia Zamawiającemu odpowiednio: a) pakiet konferencyjny ( 3 egzemplarze), b) plakat ( 3 szt.), c) potwierdzenie publikacji ogłoszeń w prasie lokalnej (oryginał 2 gazet z daty publikacji), c) potwierdzenie emisji spotu radiowego, e) przykładowe zdjęcia z rozmieszczenia plakatów, (minimum 20) f) zdjęcia z konferencji (minimum 20 zdjęć), g) prezentacje prelegentów w formie ppt., na płycie CD. h) listy obecności z podpisami uczestników konferencji. 8