na przeprowadzenie szkoleń w zakresie: Szkolenie według potrzeb ( Usługi szkoleniowe)

Transkrypt

1 Dotyczy: ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/SZ/ZPEWP/2015 z dnia r. na przeprowadzenie szkoleń w zakresie: Szkolenie według potrzeb ( Usługi szkoleniowe) Szanowni Państwo, Centrum Doradztwa Gospodarczego Sp. z o.o. zamieszcza poniżej listę pytań wraz z odpowiedziami, jakie wpłynęły do biura projektu od potencjalnych Wykonawców w związku z ogłoszonym zapytaniem ofertowym. Pytanie 1 Wykonawca zwraca się z prośba o wskazanie pełnego katalogu szkoleń, jakie mogą być realizowane w projekcie oraz ich przybliżonej tematyki oraz wymagań szczegółowych dotyczących ich przeprowadzenia mających wpływ na kalkulację ceny. Odpowiedź: Celem projektu jest wprowadzenie dopasowanych do potrzeb i możliwości rozwiązań ekologicznych Miko, Małych oraz Średnich Przedsiębiorstw produkcyjnych z terenu RP poprzez objęcie ich wsparciem doradczym oraz objecie wsparciem szkoleniowo-doradczym ich pracowników na podstawie przeprowadzonej szczegółowej diagnozy potrzeb tych firm. W ramach projektu przedsiębiorstwa skorzystać mogą z następujących form wsparcia: diagnoza potrzeb, szkolenia dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa, doradztwo ekologiczne. Tematyka szkoleń dla danego przedsiębiorstwa wynika bezpośrednio z przeprowadzonej diagnozy i zawarta jest w raporcie sporządzanym na zakończenie analizy przedsiębiorstwa. Ze względu na strukturę projektu, nie jest możliwe określenie tematyki szkoleniowej dla danego przedsiębiorstwa przed zakończeniem diagnozy przedsiębiorstwa. Określenie przez Zamawiającego pełnego, zamkniętego katalogu szkoleń bez uwzględnienia zaleceń z diagnoz przedsiębiorstw biorących udział w projekcie pozostawałoby w sprzeczności z zapisami wniosku o dofinansowanie realizacji projektu oraz z umową o dofinansowanie zawartą pomiędzy Zamawiającym a Instytucją Zarządzającą. W ramach przedmiotu zamówienia do zorganizowania zlecone zostaną następujące zakresy tematyczne szkoleń, które stanowić będą minimum 25% wszystkich szkoleń objętych przedmiotowym Zapytaniem Ofertowym: Ekohandlowiec, Projektowanie Instalacji OZE przy użyciu oprogramowania CAD/CAM, Fotowoltaika, Zarzadzanie projektami inwestycyjnymi z elementami budowania zespołu, Ekopracownik z elementami zarządzania zasobami ludzkimi, Zarządzanie projektami z elementami kontrolingu. Pozostałe szkolenia, zgodnie z treścią zapytania ofertowego znane będą po przeprowadzeniu diagnoz przedsiębiorstw biorących udział w projekcie, które Zamawiający będzie, na bieżąco w trakcie trwania umowy, przekazywał Wykonawcy w celu opracowania przez Wykonawcę programu szkolenia oraz skryptu szkoleniowego dotyczącego danego szkolenia. Szczegółowe wymagania dotyczące trenerów, ilości komputerów wraz z oprogramowaniem wymienione zostały w zapytaniu ofertowym.

2 Pytanie 2 W jaki sposób Zamawiający uważa za możliwe przedstawienie w ciągu 2 dni roboczych programu i skryptu oraz w ciągu 3 dni zapewnienie kadry trenerskiej do szkolenia, które nie było wymienione w zapytaniu ofertowym? Odpowiedź: Zamawiający w zapytaniu ofertowym określił wymagania dotyczące doświadczenia Wykonawców odnośnie realizacji szkoleń zbieżnych z tematyką optymalizacji energii/rozwiązań proekologicznych, należytej realizacji usług/projektów szkoleniowych, dysponowania wykwalifikowaną kadrą trenerską. Wykonawcy powinni posiadać wiedzę i doświadczenie umożliwiające realizację przedmiotu zamówienia. Ze względu na specyfikę projektu oraz potrzeby związane z monitoringiem projektów realizowanych w ramach podziałania POKL oraz krótki czas realizacji przedmiotu zamówienia i liczbę szkoleń do zrealizowania, Zamawiający nie ma możliwości wydłużenia wskazanych terminów. Pytanie 3 Dlaczego Zamawiający jako kryterium oceny oferty wymienia opisanie narzędzi rekrutacji zespołu trenerów, jeżeli już na etapie składania oferty Wykonawca musi przedstawić CV oraz deklarację uczestnictwa w projekcie trenerów z każdego z tematów szkoleniowych, co oznacza, że już na etapie składania oferty są oni zrekrutowani? Odpowiedź: CV trenerów przedstawiane na etapie składania ofert dotyczy 6 zakresów szkoleniowych, które zostały określone w zapytaniu ofertowym. Podanie narzędzi rekrutacji zespołu trenerów dotyczy szkoleń, których tematyka w chwili obecnej nie jest znana. Zamawiający musi mieć pewność, że Wykonawca będzie w stanie sprostać zamówieniu i jego realizacja nie będzie zakłócona ze względu na brak możliwości zapewnienia przez Wykonawcę kadry trenerskiej, skryptów i programów szkoleniowych. Ze względu na terminy określone w zapytaniu ofertowym (zapewnienie kadry trenerskiej, materiałów i skryptów szkoleniowych) posiadanie przez Wykonawcę narzędzi służących do zapewnienia osób prowadzących szkolenia jest istotnym elementem wpływającym na możliwość realizacji przedmiotu zamówienia. Pytanie 4 Czy wskazane przez Wykonawcę narzędzia rekrutacji trenerów wraz z uzasadnieniem, będące elementem oceny oferty, będą podlegać ocenie merytorycznej, czy też Wykonawca uzyska punkty za sam fakt przedstawienia narzędzia wraz z uzasadnieniem? Odpowiedź: Narzędzia rekrutacji zespołu trenerów podlegać będą ocenie merytorycznej. Każde podane przez Wykonawcę narzędzie dopasowane musi być do specyfiki zamówienia, okresu związanego z zapewnieniem kadry przez Wykonawcę. Wykonawca otrzyma punkty za każde podane narzędzie, które w realny, obiektywny, zrozumiały i jednoznaczny sposób opisywać będzie proces rekrutacji kadry w określonym przez Zamawiającego okresie czasu.

3 Pytanie 5 Dlaczego kryterium oceny oferty stanowi określenie sposobu zapewnienia trenerów na szkolenia w terminie 3 dni od przekazania Wykonawcy zakresu tematycznego szkolenia, skoro zakresy tematyczne szkoleń są znane na etapie składania oferty i również na etapie składania oferty, Wykonawca musi dysponować trenerami zdolnymi do przeprowadzenia tych szkoleń oraz zagwarantować ich dyspozycyjność? Odpowiedź: W ofercie składanej w procedurze wyboru Wykonawców w trybie niniejszego zapytania ofertowego Wykonawca nie wskazuje trenerów na wszystkie szkolenia w ramach zlecanej usługi, dlatego niezbędne jest podanie sposobu zapewnienia trenerów na szkolenia w terminie 3 dni od przekazania Wykonawcy zakresu tematycznego. Zamawiający musi mieć pewność, że Wykonawca będzie w stanie sprostać zamówieniu i jego realizacja nie będzie zakłócona ze względu na brak możliwości zapewnienia przez Wykonawcę kadry trenerskiej, skryptów i programów szkoleniowych. Ze względu na terminy określone w zapytaniu ofertowym (zapewnienie kadry trenerskiej, materiałów i skryptów szkoleniowych) posiadanie przez Wykonawcę świadomości możliwości wystąpienia zagrożeń związanych z brakiem dostępności kadry trenerskiej i sposoby ich eliminowania w istotny sposób wpływają na możliwość prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. Pytanie 6 Co Zamawiający rozumie poprzez adekwatną metodę zapobiegania zagrożeniu braku dostępności kadry trenerskiej w terminie 3 dni od przekazania Wykonawcy zakresu tematycznego szkolenia? Odpowiedź: Poprzez adekwatną metodę zapobiegania zagrożeniu braku dostępności kadry trenerskiej rozumieć należy podanie przez Wykonawcę, w stosunku do określonego przez Wykonawcę realnego zagrożenia braku dostępności kadry trenerskiej, metody która w realny, obiektywny, zrozumiały i jednoznaczny sposób eliminować będzie potencjalne zagrożenie, wymienione przez Wykonawcę. Adekwatność podanej przez Wykonawcę metody, rozumieć należy jako najbardziej dopasowany do wskazanego zagrożenia sposób postępowania, który ma na celu eliminację zagrożenia i prawidłową realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z określonymi (w zapytaniu ofertowym) warunkami jego realizacji. Pytanie 7 Jakie jest uzasadnienie faktu, iż Zamawiający wymaga, aby sala szkoleniowa spełniała następujące warunki: modernizacja lub remont w okresie maksymalnie 3 lat od dnia złożenia oferty? Odpowiedź: Chcąc zapewnić jak najwyższy standard szkoleń, sale w których realizowane będą szkolenia powinny być w jak najlepszym stanie technicznym. Kryterium zostanie spełnione jeżeli podane przez Wykonawcę sale szkoleniowe z przeznaczeniem na realizację szkoleń w ramach zlecanej usługi:

4 - będą nie starsze niż 3 lata - w przypadku starszych niż 3 lata, ostatnia modernizacja lub remont nie był wykonany później niż 3 lata wstecz od dnia rozpoczęcia szkolenia. Weryfikacja w trakcie trwania usługi, nastąpi zgodnie z treścią wzoru umowy na realizację usługi załączoną do przedmiotowego zapytania ( 3, pkt 3): Przed rozpoczęciem danego szkolenia Wykonawca musi uzyskać akceptację sali szkoleniowej poprzez umożliwienie osobistych oględzin ze strony Zamawiającego lub na podstawie dostarczonej do Zamawiającego dokumentacji fotograficznej. Pytanie 8 Jaki sposób postępowania przewiduje Zamawiający w sytuacji, gdy Wykonawca nie będzie dysponował zasobami do przygotowania skryptu oraz przeprowadzenia szkolenia, którego tematyka nie była wymieniona w zapytaniu ofertowym? Odpowiedź: W przypadku braku możliwości prawidłowej realizacji przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia, w w/w przypadkach, Zamawiający ma możliwość nałożenia na Wykonawcę kar umownych, zgodnie z zapisami wzoru umowy dołączonej do przedmiotowego zapytania ofertowego ( 17 umowy). Pytanie 9 Kto będzie odpowiedzialny za rekrutację uczestników na szkolenia oraz ich frekwencję w trakcie trwania szkolenia? Odpowiedź: Za rekrutację oraz frekwencję na szkoleniach organizowanych w ramach projektu odpowiedzialność ponosi Zamawiający. Pytanie 10 Zamawiający określił, że jeden dzień szkoleniowy będzie trwał 10 godzin lekcyjnych, tj. 8 godzin zegarowych. Ile czasu powinien łącznie doliczyć Wykonawca na przerwy kawowe oraz przerwę na lunch? Odpowiedź: Zgodnie z zapisami zapytania ofertowego, jeden dzień szkoleniowy trwa 10 godzin dydaktycznych/8 godzin zegarowych. Zgodnie z powyższym, dzień szkoleniowy łącznie z przerwami trwa 8 godzin zegarowych (10 godzin dydaktycznych zajęć oraz przerwy).

5 Pytanie 11 Ponieważ Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował jednym wykładowcą z zakresu każdego z tematów szkoleń wymienionych w zamówieniu (tj. nie jest wymaganych więcej wykładowców), czy oznacza to, że w jednym czasie będzie realizowana tylko jedna grupa szkoleniowa z danego zakresu tematycznego? Odpowiedź: W jednym czasie, z tych samych tematów szkoleniowych, będzie realizowana taka ilość szkoleń, na jaką w danym momencie będzie aktualne zapotrzebowanie. Wykonawca musi wziąć pod uwagę fakt, iż terminy szkoleń uwarunkowane są przede wszystkim możliwościami przedsiębiorstw biorących udział w projekcie w zakresie delegowania pracowników na szkolenia. Zamawiający nie wyklucza więc możliwość realizacji więcej niż jednej grupy szkoleniowej z tego samego zakresu w tym samym czasie. Pytanie 12 Zamawiający wymieniając dokumentację szkoleniową pisze, że będzie ona między innymi obejmować: dziennik zajęć, listy obecności, listy potwierdzenia odbioru cateringu, materiałów szkoleniowych. Słowa między innymi sugerują, że będą wymagane dodatkowe dokumenty, o które będzie musiał zadbać Wykonawca. Jakie to dokumenty? Odpowiedź: Wykonawca usługi szkoleniowej, w ramach realizacji zamówienia, zgodnie z zapisami zapytania ofertowego, odpowiedzialny będzie za poprawne uzupełnienie dokumentacji, na wzorach przekazanych przez Zamawiającego: Dziennik zajęć (w tym lista obecności), Formularze oceny szkolenia (ankiety ewaluacyjne), Testy badające wzrost poziomu wiedzy uczestników na początku oraz na zakończenie szkolenia (pre test i post test), Rejestr potwierdzający wydanie uczestnikom zaświadczeń o odbyciu szkolenia, Podpisany przez uczestników szkoleń rejestr wydanych świadczeń (materiały szkoleniowe, catering) Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych oraz Deklaracja uczestnictwa w Projekcie. W/w dokumenty powinny zostać uzupełnione/podpisane przez wszystkie osoby biorące udział w danym szkoleniu.

6 Pytanie 13 Zamawiający wymaga, aby zapewnione były posiłki dla diabetyków. Jaki procent tego rodzaju posiłków powinien uwzględnić Wykonawca w ramach jednej grupy szkoleniowej? Kiedy Zamawiający przewiduje przekazywanie Wykonawcy informacji o liczbie diabetyków w danej grupie szkoleniowej? Pytanie 14 Ponieważ Zamawiający wymaga, aby były zapewnione posiłki wegetariańskie, kiedy Zamawiający przewiduje przekazywanie Wykonawcy informacji o liczbie wegetarian w danej grupie szkoleniowej? Odpowiedź na pyt.: 13 i 14. Informacja dotycząca konieczności zapewnienia w danej grupie szkoleniowej dań dla diabetyków oraz wegetarian przekazywana będzie wykonawcy wraz z przekazaniem informacji na temat zakresu tematycznego danego szkolenia oraz miasta, na terenie którego szkolenie będzie realizowane. Pytanie 15 Zgodnie z zapisami punktu 3 zapytania ofertowego, zaproponowani przez Wykonawcę trenerzy, przed rozpoczęciem wykonania zamówienia będą musieli zostać zaakceptowani przez Zamawiającego na podstawie przedłożonego CV. Czy oznacza to, że Zamawiający będzie w ten sposób oceniał, czy spełniony jest warunek posiadania 2 letniego doświadczenia praktycznego w dziedzinie szkolenia oraz min. 3 letniego doświadczenia dydaktycznego? Czy Zamawiający będzie brał pod uwagę jeszcze jakieś kryteria oceny? Odpowiedź: Przedłożenie przez Wykonawcę, przed rozpoczęciem wykonania zamówienia, CV ma na celu umożliwienie dokonania przez Zamawiającego weryfikacji spełnienia wymagań dotyczących kadry trenerskiej określonych w zapytaniu ofertowym. Trener zostanie zaakceptowany, jeżeli będzie spełniał wszystkie wymagania określone w ramach zapytania ofertowego. Pytanie 16 Co dokładnie zamawiający rozumie przez zapis: Wykonawca gwarantuje pełną dyspozycyjność w zakresie powierzonych zadań w okresie realizacji zamówienia? Odpowiedź: Pełna dyspozycyjność rozumiana, w tym przypadku, jest jako deklaracja świadczenia usług przewidzianych przedmiotowym zapytaniem ofertowym w czasie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego w czasie trwania usługi, zgodnie z terminami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.

7 Pytanie 17 Wspólne ubieganie się o realizację usługi: Czy w przypadku wspólnego ubiegania się o realizację usługi przez oferentów w formie konsorcjum do składanej oferty należy dołączyć potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię umowy konsorcjum i pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu? Odpowiedź: Do składanej oferty, jeżeli Wykonawca występuje w formie konsorcjum, należy dołączyć potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię pełnomocnictwa do reprezentowania konsorcjum. Pytanie 18 Posiadanie zdolności finansowej na kwotę ,00 zł: Czy w przypadku wspólnego ubiegania się o realizacje usługi przez oferentów w formie konsorcjum, wystarczającym potwierdzeniem spełnienia kryterium będzie przedłożenie tylko przez jednego z oferentów dokumentu świadczącego o zdolności finansowej (dot. pkt 5.1, lit b z zapytania ofertowego)? Odpowiedź: Jeżeli Wykonawca występuje w formie konsorcjum kryterium zostanie spełnione jeżeli min. jeden podmiot wchodzący w skład konsorcjum przedłoży dokument świadczący o posiadaniu zdolności finansowej (zgodnie z pkt 5.1, lit b Zapytania Ofertowego) Pytanie 19 Posiadanie polisy lub dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie wykonawcy od odpowiedzialności cywilnej: Czy w przypadku wspólnego ubiegania się o realizacje usługi przez oferentów w formie konsorcjum, wystarczającym potwierdzeniem spełnienia kryterium będzie przedłożenie tylko przez jednego z oferentów właściwego dokumentu (dot. pkt 5.1, lit c z zapytania ofertowego)? Odpowiedź: Jeżeli Wykonawca występuje w formie konsorcjum kryterium zostanie spełnione jeżeli min. jeden podmiot wchodzący w skład konsorcjum przedłoży dokument potwierdzającego ubezpieczenie wykonawcy od odpowiedzialności cywilnej na kwotę określoną w zapytaniu ofertowym (zgodnie z pkt 5.1, lit c Zapytania Ofertowego) Pytanie 20 Dysponowanie salami szkoleniowymi spełniającymi wymagania określone w zapytaniu ofertowym: W jakiej formie (papier projektowy opatrzony logotypami unijnymi?) należy złożyć oświadczenie o dysponowaniu salami szkoleniowymi na terenie miast: Rzeszowa, Kielc, Warszawy i Mysłowic zawierających adresy budynków, w których mieszczą się sale szkoleniowe (pkt 5.1, lit. g)? (W załącznikach do zapytania ofertowego nie dołączono odrębnego wzoru oświadczenia)

8 Odpowiedź: Oświadczenie o dysponowaniu salami szkoleniowymi na terenie miast wymienionych w zapytaniu ofertowym złożyć można w dowolnej formie pisemnej. Zamawiający nie narzucił konkretnej treści oświadczenia w postaci załącznika do zapytania ofertowego. Pytanie 21 Dysponowanie salami szkoleniowymi spełniającymi wymagania określone w zapytaniu ofertowym w miastach: Rzeszów, Kielce, Warszawa, Mysłowice: Czy na etapie realizacji poszczególnych szkoleń istnieje możliwość zmian adresów budynków, w których znajdują się sale szkoleniowe (przy zachowaniu równorzędnych standardów dot. sal szkoleniowych) wskazane w ofercie przedstawionej przez Wykonawcę? Odpowiedź: Sale przedstawione przez Wykonawcę w ofercie na realizację usługi szkoleniowej mogą zostać zmienione w uzasadnionych przypadkach i złożeniu wyjaśnień oraz po uzyskaniu zgody Zamawiającego. Pytanie 22 Dysponowanie 12 komputerami z oprogramowaniem CAD/CAM: W jakiej formie (papier projektowy opatrzony logotypami unijnymi?) należy złożyć oświadczenie o dysponowaniu komputerami z ww. oprogramowaniem (pkt 5.1, lit. h)? (W załącznikach do zapytania ofertowego nie dołączono odrębnego wzoru oświadczenia) Odpowiedź: Oświadczenie o dysponowaniu komputerami wraz z oprogramowaniem (zgodnie z pkt. 5.1, lit h zapytania ofertowego) złożyć można w dowolnej formie pisemnej. Zamawiający nie narzucił konkretnej treści oświadczenia w postaci załącznika do zapytania ofertowego. Pytanie 23 Szczegółowe wymogi dot. trenerów: Czy na etapie realizacji poszczególnych szkoleń istnieje możliwość zmian w wykazie trenerów przedstawionych w ofercie przez Wykonawcę (przy zachowaniu ich równorzędnych kwalifikacji spełniających wymogi zapytani ofertowego), z uwagi na różnorodne sytuacje losowe, trudne do przewidzenia w chwili składania oferty przez Wykonawcę? Odpowiedź: Wykonawcy przedłożeni przez Wykonawcę w ofercie na podstawie załączonych CV na realizację usługi szkoleniowej mogą zostać zmienieni w uzasadnionych przypadkach i złożeniu wyjaśnień oraz po uzyskaniu zgody Zamawiającego.

9 Pytanie 24 Sposób weryfikowania kryterium wyboru oferty: jakość : W jakiej formie (papier projektowy opatrzony logotypami unijnymi?) należy wykazać narzędzia rekrutacji zespołu trenerów spełniających wymagania zapytania ofertowego (podkryterium a.) oraz w jaki sposób wskazać sposoby zapewnienia trenerów na szkolenia w terminie 3 dni od przekazania Wykonawcy tematów szkoleń (podkryterium b.)? W załącznikach do zapytania ofertowego nie dołączono odrębnego dokumentu. Odpowiedź: Narzędzia rekrutacji zespołu trenerów oraz sposób zapewnienia trenerów na szkolenia w terminie 3 dni od przekazania Wykonawcy zakresu tematycznego szkolenia spełniających wymagania zapytania ofertowego (zgodnie określonym kryterium jakość, podkryterium a oraz podkryterium b) złożyć można w dowolnej formie pisemnej. Zamawiający nie narzucił konkretnej formy w postaci załącznika do zapytania ofertowego.