Wzorcowa instrukcja windykacji wewnętrznej

Transkrypt

1

2 Rafał Mroczkowski Wzorcowa instrukcja windykacji wewnętrznej Sprawdzone czynności windykacyjne Instruktaż działania Wzory Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. Gdańsk 2012

3 Spis treści Wstęp Instrukcja windykacji Zarządzenie w sprawie Instrukcji windykacji Załącznik Instrukcja windykacji Cele postępowania windykacyjnego Modele windykacji Model windykacji wewnętrznej Model windykacji zewnętrznej Model mieszany Reguły postępowania windykacyjnego Czynności windykacyjne Monitoring telefoniczny Uwagi ogólne Warunki skuteczności rozmowy windykacyjnej Schemat windykacyjnej rozmowy telefonicznej Typowe gry dłużnika Monitoring korespondencyjny Monity a windykacja sądowa Strategia stosowania monitów Treść monitów Monit pierwszy przypomnienie o terminie płatności Monit drugi wezwanie do zapłaty Monit trzeci przedsądowe (ostateczne) wezwanie do zapłaty Czynności terenowe Uwagi ogólne Prawa i obowiązki windykatora Schemat wizyty windykacyjnej Terminy w windykacji Terminy czynności windykacyjnych Przedawnienie roszczeń Istota i skutki przedawnienia Terminy przedawnienia Zawieszenie biegu przedawnienia Przerwa biegu przedawnienia Zrzeczenie się korzystania z zarzutu przedawnienia Upływ czasu a wartość wierzytelności Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 3

4 Wstęp Jak samodzielnie poradzić sobie z niesolidnym kontrahentem, który zapomina, iż sprzedaż kończy się zapłatą, a nie dostawą towaru? Jednym z instrumentów dyscyplinujących może być gotowa do wykorzystania wzorcowa instrukcji windykacji.opracowananaprzykładziespółkizograniczoną odpowiedzialnością, może być wykorzystywana jako samodzielny dokument lub element kompleksowej procedury obejmującej zasady udzielania kredytu kupieckiego, zabezpieczania transakcji handlowych, windykacji polubownej i sądowej oraz odsprzedaży wierzytelności. Wymaga jednak podkreślenia, iż własna instrukcja powinna być dostosowana zarówno do formy organizacyjno- -prawnej podmiotu, struktury, rodzaju i rozmiaru działalności przedsiębiorstwa, jak i do zwyczajów panujących w branży. W szczególności istotny jest podział zadań i prawidłowy przepływ informacji pomiędzy działem finansowym, działem sprzedaży, komórką windykacyjną i prawnikiem. Przy konstruowaniu instrukcji należy także uwzględnić dotychczasowe doświadczenia związane z odzyskiwaniem należności. Wprowadzenie niniejszej instrukcji może natrafiać na bariery wewnętrzne, związane z niechęcią do formalizacji czynności windykacyjnych, oraz na bariery zewnętrzne wynikające z zaostrzenia wymagań wobec klientów w zakresie terminowości płatności. uwarunkowania przy tworzeniu uwarunkowania przy wprowadzaniu Te pierwsze należy przełamywać poprzez wskazywanie na niewątpliwe korzyści wynikające z wprowadzenia instrukcji oraz gruntowne przeszkolenie wszystkich pracowników włączonych w proces windykacji. Nie bez znaczenia jest powiązanie wynagrodzeń poszczególnych pracowników ze skutecznością czynności windykacyjnych. Nerwowości klientów można natomiast uniknąć, informując ich z wyprzedzeniem o zamiarze wprowadzenia procedury windykacyjnej, której celem jest poprawa jakości współpracy handlowej. Instruktażowy e-book zawiera ponadto: szereg wypróbowanych sposobów dyscyplinowania klientów, typowe gry dłużnika, liczne przykłady, Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 4

5 klauzule stosowane w wezwaniach do zapłaty, gotowe wzory monitów i innych dokumentów użytecznych w postępowaniu windykacyjnym, terminy w windykacji, w tym terminy przedawnienia. Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 5

6 1. Instrukcja windykacji 1.1. Zarządzenie w sprawie Instrukcji windykacji Zarz¹dzenie nr.../... Prezesa Zarz¹du... sp. z o.o. z dnia... w sprawie Instrukcji windykacji Dzia³aj¹c jako Prezes Zarz¹du... sp. z o.o., w celu usprawnienia i ujednolicenia windykacji wierzytelnoœci, zarz¹dzam: 1. Wprowadziæ do u ytku w... sp. z o.o. Instrukcjê windykacji, stanowi¹c¹ za³¹cznik do niniejszego zarz¹dzenia. 2. Zobowi¹zaæ do przestrzegania postanowieñ Instrukcji wszystkich pracowników zaanga owanych w proces windykacji nale noœci. 3. Zobowi¹zaæ do zachowania poufnoœci postanowieñ Instrukcji. 4. Okreœliæ datê wejœcia w ycie Instrukcji na dzieñ , dnia... Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 6

7 1.2. Załącznik Instrukcja windykacji Za³¹cznik do zarz¹dzenia nr.../... Prezesa Zarz¹du... Sp. z o.o. z dnia... Instrukcja windykacji... (firma spó³ki z ograniczon¹ odpowiedzialnoœci¹) Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 7

8 Rozdzia³ I Postanowienia ogólne 1.Niniejsza Instrukcja windykacji, zwana w dalej Instrukcj¹, reguluje procedurê windykacji wierzytelnoœci w... spó³ce z ograniczon¹ odpowiedzialnoœci¹. 2.Celem instrukcji jest uporz¹dkowanie i ujednolicenie czynnoœci windykacyjnych. 3.Przez u yte w Instrukcji okreœlenia nale y rozumieæ: czynnoœci terenowe czynnoœci zmierzaj¹ce do nawi¹zania osobistego kontaktu z d³u nikiem, Spó³ka... spó³ka z ograniczon¹ odpowiedzialnoœci¹, umowa windykacyjna umowa zawarta z windykatorem (umowa zlecenia lub umowa o pracê), windykator osoba fizyczna, która na podstawie umowy windykacyjnej i pe³nomocnictwa wykonuje czynnoœci terenowe, wierzytelnoœci niewymagalne wierzytelnoœci przed nadejœciem terminu p³atnoœci, wierzytelnoœci wymagalne wierzytelnoœci po up³ywie terminu p³atnoœci, wierzytelnoœci przedawnione wierzytelnoœci po up³ywie terminu przedawnienia. 4.Windykacj¹ wierzytelnoœci kieruje kierownik komórki windykacyjnej. 5.Przestrzeganie postanowieñ niniejszej Instrukcji nale y do obowi¹zków wszystkich pracowników zaanga owanych w proces windykacji. Rozdzia³ II Czynnoœci przygotowawcze 6.Pracownicy dzia³u sprzeda y odpowiadaj¹ za prowadzenie i aktualizacjê bazy danych klientów w zakresie informacji teleadresowych i personalnych. 7.Pracownicy dzia³u finansowego odpowiadaj¹ za wprowadzanie do bazy danych klientów aktualnych informacji o wierzytelnoœciach wymagalnych i dokonanych przez klientów wp³atach. 8.Po up³ywie 7 dni od dnia wymagalnoœci wierzytelnoœci dzia³ finansowy obowi¹zany jest przekazywaæ do komórki windykacyjnej informacjê o naruszeniu przez klienta terminu p³atnoœci. Rozdzia³ III Etapy procedury windykacyjnej 9.Procedura windykacyjna sk³ada siê z dwóch etapów: I. etap monitoring korespondencyjny i monitoring telefoniczny, II. etap czynnoœci terenowe. 10. Procedura windykacyjna realizowana jest w terminie 60 dni po up³ywie terminu p³atnoœci. 11. Ustalenie z klientem terminu p³atnoœci lub harmonogramu sp³at powoduje wstrzymanie kolejnych czynnoœci windykacyjnych z wyj¹tkiem monitoringu telefonicznego. W przypadku naruszenia ustalonego terminu p³atnoœci nale y podj¹æ wstrzymane czynnoœci. 12. Po wywi¹zaniu siê przez d³u nika z przyjêtych ustaleñ postêpowanie jest zamykane. 13. Pracownicy komórki windykacyjnej odpowiadaj¹ za wprowadzanie do bazy danych klientów informacji o terminach i rodzaju czynnoœci windykacyjnych oraz dokonanych w trakcie postêpowania ustaleniach. Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 8