Delegowanie pracowników za granicę czyi podstawowe. powinien pamiętać pracodawca. Warszawa, 22 czerwca 2015 Piotr Popek

Transkrypt

1 Delegowanie pracowników za granicę czyi podstawowe kwestie kadrowopłacowe, o których powinien pamiętać pracodawca Warszawa, 22 czerwca 2015 Piotr Popek

2 Agenda 1. Delegowanie pracowników za granicę (wprowadzenie) a) Jak przygotować się do delegowania pracowników aby uniknąć zarzutów ze strony ZUS? b) Czego najczęściej dotyczą kontrole ZUS u pracodawców delegujących pracowników za granicę? c) Uiszczanie składek i podatków za pracowników delegowanych. 2. Przepisy dotyczące delegowania a) Zagadnienia ogólne, b) Warunki konieczne do zastosowania przepisów dotyczących delegowania, c) Problemy interpretacyjne wybrane zagadnienia d) Państwa umowne i zaświadczenia

3 Agenda 3. Podstawa wymiaru składek i możliwość odliczenia składek zapłaconych za granicą a) Pracownik delegowany vs pracownik w podróży służbowej b) Odliczenie składek zapłaconych za granicą c) Zaprzestanie poboru zaliczek na PIT

4 Jak przygotować się do delegowania pracowników? Przede wszystkim poszukać kontraktów w Polsce

5 Jak przygotować się do delegowania pracowników? 1) Prawidłowo sformułowana umowa o pracę (np. miejsce wykonywania, wynagrodzenie itp.) 2) W przypadku pracowników zatrudnionych w celu delegowania wymagany staż ubezpieczeniowy (najlepiej udokumentowany) 3) Odpowiednie zaplecze kadrowo-płacowe znające się na specyfice PIT/ZUS w sytuacji oddelegowania pracowników (spore różnice w ustalaniu podstawy)

6 Czego najczęściej dotyczą kontrole ZUS w firmach delegujących? Przede wszystkim co może kontrolować ZUS? Zgodnie z ustawą o SUS kontrolować można w szczególności: 1.zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych; 2.prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład; 3.ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu; 4.prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe; 5.wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych; 6.dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

7 Czego najczęściej dotycząc kontrole ZUS w firmach delegujących? Znacząca działalność? Podstawa wymiaru składek? A może pracownicy dostają dodatkowe świadczenia, których płatnik nie uwzględnił w podstawie wymiaru? Zastępowanie jednego pracownika delegowanego drugim? Zewnętrzne zlecenia w ramach procedury wynikającej z decyzji A1?

8 Uiszczanie należności cywilno-prawnych za delegowanych pracowników Składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Zaliczka na podatek (kredyt podatkowy vs wyłączenie z progresją)

9 Ubezpieczenia społeczne Przepisy regulujące obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym Unia Europejska Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. L 200 z , str. 1); Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. L. 284/1 z ); Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 465/2012 z dnia 22 maja 2012 zmieniające rozporządzenie WE nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia 883/2004 (Dz.U. L. 149/4 z ); Decyzja Nr A2 z 12 czerwca 2009 r. dotycząca wykładni art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie ustawodawstwa mającego zastosowanie do pracowników delegowanych i osób wykonujących pracę na własny rachunek, tymczasowo pracujących poza państwem właściwym (Dz.U. C 106/5 z ); Praktyczny poradnik Ustawodawstwo mające zastosowanie do pracowników w Unii Europejskiej (UE), Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) i Szwajcarii (dostępny na lub

10 Delegowanie pracowników zasady ogólne Zasady ogólne: 1. Osoba, może być zgłoszona do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych tylko w jednym państwie w tym samym czasie (art rozporządzenia 883/2004). 2. Co do zasady osoba podlega ubezpieczeniom w państwie wykonywania pracy niezależnie od siedziby pracodawcy, miejsca jej zamieszkania, państwie rezydencji podatkowej itp. (art.11.3.a rozporządzenia 883/2004). Ta reguła nazywa się zasadą miejsca wykonywania pracy (lex loci laboris).

11 Delegowanie pracownika do innego państwa - art. 12 rozporządzenia 883/ Osoba wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy 2. który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy 3. nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę

12 Delegowanie pracownika do innego państwa - art. 12 rozporządzenia 883/2004 Czy można delegować tylko pracowników? Kiedy pracodawca prowadzi normlanie działalność w państwie, z którego wysyła pracowników? Co to znaczy, że pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy? Jak liczyć okres 24 miesięcy? Co to znaczy, że jeden pracownik delegowany zastępuje drugiego?

13 Delegowanie pracownika do innego państwa - art. 12 rozporządzenia 883/2004 Czy można delegować tylko pracowników? Nie, choć w definicjach (art. 1 rozporządzenia 883/2004) mowa jest o pracy najemnej lub sytuacji równoważnej

14 Delegowanie pracownika do innego państwa - art. 12 rozporządzenia 883/2004 Kiedy pracodawca prowadzi normlanie działalność w państwie, z którego wysyła pracowników? Według rozporządzenia 987/2009 pracodawca zazwyczaj prowadzący znaczącą część działalności inną niż związaną z zarządzaniem wewnętrznym Według decyzji A2 szereg innych kryteriów Według Praktycznego poradnika to samo co z decyzji A2 + obroty na poziomie OKOŁO 25%

15 Delegowanie pracownika do innego państwa - art. 12 rozporządzenia 883/2004 Co to znaczy, że pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy? Praktyczny Poradnik - pracodawca wysyłający odpowiada za: rekrutację, umowę o pracę, wynagrodzenie (niezależnie od ewentualnych umów między pracodawcą w państwie wysyłającym a przedsiębiorstwem w państwie zatrudnienia, dotyczących wynagradzania pracowników) rozwiązanie stosunku pracy prawo do określania charakteru pracy (finalny efekt, a nie poszczególne czynności) Dzięki temu zachowana jest bezpośrednia więź między pracodawcą a pracownikiem.

16 Delegowanie pracownika do innego państwa - art. 12 rozporządzenia 883/2004 Kiedy można mówić o zastępowaniu? Według praktycznego poradnika z zastępowaniem mamy do czynienia, gdy: Pracownik delegowany bezpośrednio zastępuje innego uprzednio wysłanego pracownika. Dotyczy to również pracowników wysłanych z innego państwa!!! Uwaga na umowy ramowe dotyczące takiego samego rodzaju prac (np. prace rzeźnicze) Co w tym kontekście może oznaczać słowo bezpośrednio?

17 Delegowanie pracownika do innego państwa - art. 12 rozporządzenia 883/2004 Jak liczyć okres 24 miesięcy? Sumować? Skracać ważność formularza? Robić przerwy?

18 Delegowanie pracownika do innego państwa - art. 12 rozporządzenia 883/2004 Jak przestrzegać warunku miesiąca podlegania ustawodawstwu przed okresem delegowania? Zbierać oświadczenia? Zbierać dokumenty? A co jak pracownik złoży nieprawdziwe oświadczenie?

19 Ubezpieczenia społeczne Porozumienia wyjątkowe art. 16 rozporządzenia 883/2004 Jeżeli nie są spełnione warunki wynikające z przepisów możliwe jest zawarcie porozumienia wyjątkowego na podstawie art. 16 rozporządzenia 883/2004. Porozumienia wyjątkowe zawierane są zwykle w przypadkach gdy: - z góry wiadomo, że okres delegowania przekroczy 24 miesiące, - nie są spełnione warunki po stronie pracownika np. nie podlegał polskiemu ustawodawstwu przez okres co najmniej 1 miesiąca przed delegowaniem, roszczenie o wynagrodzenie kierowane jest do firmy przyjmującej itp. Porozumienia wyjątkowe zawierają właściwe instytucje ubezpieczeniowe i to one decydują, czy wyrazić na nie zgodę.

20 Ubezpieczenia społeczne Umowy dwustronne z zakresu zabezpieczenia społecznego Polska zawarła umowy dwustronne z zakresu zabezpieczenia społecznego z: USA Kanadą Koreą Południową Australią Macedonią Ukrainą Mołdawią

21 Ubezpieczenia społeczne Delegowanie na podstawie umów dwustronnych z zakresu zabezpieczenia społecznego (na przykładzie umowy zawartej między Polską a USA: Co do zasady, pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w państwie wykonywania pracy. Umowa zakłada możliwość delegowania pracownika do USA na okres do 5 lat (art. 6 ust. 2 Umowy). Istnieje możliwość zawarcia porozumienia wyjątkowego (art. 6 ust. 10 Umowy).

22 Ubezpieczenia społeczne A co się dzieje w przypadku gdy pracownik jest delegowany do wykonywania pracy w państwie, z którym Polska nie zawarła dwustronnej umowy z zakresu zabezpieczenia społecznego?

23 Ubezpieczenia społeczne Zaświadczenia o ustawodawstwie Osoba podlegająca obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w innym państwie, niż państwo zamieszkania powinna posiadać stosowne zaświadczenie wydane przez właściwą instytucję ubezpieczeniową. Kopia formularza powinna być w aktach pracownika, jeżeli spółka wysyła własnego pracownika za granicę i nadal ubezpiecza go w Polsce lub jeżeli pracownik ma zawartą umowę o pracę a podlega ubezpieczeniom społecznym w innym państwie. Narodowy Fundusz Zdrowia wydaje na podstawie zaświadczenia A1 Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego. Na jej podstawie osoba ma prawo do korzystania ze świadczeń rzeczowych z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego w państwach członkowskich. A co się dzieje jak osoba takiego formularza nie posiada?

24 Podstawa wymiaru składek pracownik delegowany vs podróż służbowa Kiedy możemy uznać, że pracownik jest delegowany a kiedy jest w podróży służbowej?

25 Podstawa wymiaru składek pracownik delegowany vs podróż służbowa Definicja podróży służbowej - art kodeksu pracy. Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Łączny charakter występowania przesłanek.

26 Podstawa wymiaru składek pracownik delegowany vs podróż służbowa Cechy charakterystyczne dla typowej podróży służbowej Zwykle incydentalne zdarzenie w kompleksie obowiązków pracowniczych. Wykonywanie zadania poza normalnymi obowiązkami pracowniczymi a nie wykonywanie pracy (zadań określonego rodzaju). Wykonywanie zadania poza miejscem pracy pracownika (miejsce musi być określone w umowie o pracę: miejscowość, punkt, pewien obszar geograficzny). Tymczasowy pobyt w miejscu wykonywania zadania (poza stałym miejscem pracy) jak długi? Brak regulacji. W praktyce maksymalnie kilka miesięcy do 3 miesięcy? Polecenie wyjazdu służbowego musi być skonkretyzowane (nie może mieć charakteru generalnego). Polecenie wyjazdu służbowego nie ma wymaganej formy, ale powinno być na piśmie i musi określać zadanie, miejsce i termin jego wykonania (czas wyjazdu i powrotu).

27 Podstawa wymiaru składek pracownik delegowany vs podróż służbowa Oddelegowanie Oddelegowanie brak legalnej definicji. Oddelegowanie to zmiana określonego w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy (aneks do umowy o pracę). Wykonywanie pracy (określonego rodzaju) a nie zadania.

28 Podstawa wymiaru składek pracownik delegowany vs podróż służbowa Oddelegowanie cechy charakterystyczne Brak polecenia wyjazdu służbowego. Stały charakter pobytu/pracy w danej miejscowości/obszarze. Nie mają zastosowania przepisy dotyczące wypłat należności, jakie przysługują w przypadku podróży służbowej (brak diet itp.) Pracodawca może przyznać oddelegowanemu dodatkowe świadczenia.

29 Podstawa wymiaru składek pracownik delegowany vs podróż służbowa Przychód ze stosunku pracy do PIT = podstawa wymiaru składek Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).

30 Świadczenia związane z oddelegowaniem polskich pracowników Przeliczanie przychodu w walutach obcych (art. 11a ustawy o PIT) Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Kwoty uprawniające do odliczenia od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub obniżenia podatku, wydatki oraz podatek, wyrażone w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku lub zapłaty podatku.

31 Podstawa wymiaru składek pracownik delegowany vs podróż służbowa Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przewidują wyłączenia z podstawy wymiaru składek dla osób będących w podróży służbowej lub delegowanych

32 Podstawa wymiaru składek pracownik delegowany vs podróż służbowa Punkt 15 rozporządzenia (podróż służbowa): Wyłączone z podstawy wymiaru składek są diety i inne należności z tytułu tej podróży do wysokości wynikającej z przepisów Punkt 16 rozporządzenia (delegowanie) Część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą przez polskich pracodawców w wysokości równowartości diety za każdy dzień pobytu z zastrzeżeniem, że tak ustalona podstawa nie może być niższa niż 3959 PLN (w 2015r.) Inne wyłączenia (np. dodatek za rozłąkę)

33 Podstawa wymiaru składek pracownik delegowany vs podróż służbowa Po co 2 kalendarze? A co z podstawą jak osoba nie przebywa za granicą pełnego miesiąca?

34 Podatek dochodowy od osób fizycznych cudzoziemcy oddelegowani do Polski Odliczenie zagranicznych składek Możliwość odliczenia składek zapłaconych w roku podatkowym ze środków podatnika na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne/zdrowotne w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w Konfederacji Szwajcarskiej. Powyższe odliczenie nie dotyczy składek: których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, odliczonych w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, lub w Konfederacji Szwajcarskiej od dochodu (przychodu) albo podatku osiągniętego w tym państwie, kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki.

35 Podatek dochodowy od osób fizycznych Polacy oddelegowani za granicę Zaniechanie poboru zaliczek Zakład pracy nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez pracownika z pracy wykonywanej poza terytorium RP, pod warunkiem, że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium RP. Na wniosek podatnika zakład pracy pobiera zaliczki na podatek dochodowy nawet po przekroczeniu 183 dni (z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a) art. 32 ust. 6 ustawy o PIT.

36 Podatek dochodowy od osób fizycznych Polacy oddelegowani za granicę Warunki do zaprzestania poboru zaliczek przez płatnika: okres oddelegowania dłuższy niż 183 dni w roku kalendarzowym w ciągu 12 miesięcy, w pozostałych przypadkach potwierdzenie od pracownika/kraju delegowania (zaświadczenie, itp.) Wynagrodzenie otrzymane przez pracownika podczas oddelegowania, dotyczące okresu wykonywania pracy w Polsce powinno podlegać opodatkowaniu w Polsce (np. premie, wyrównanie wynagrodzenia itp.) płatnik obowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek.

37 Dziękuję za uwagę Piotr Popek Supervisor Global Mobility Services KPMG Tax M. Michna sp.k. ul. Chłodna Warszawa Tel (22) Mob ppopek@kpmg.pl