Jakie są konsekwencje podatkowe hojności pracodawcy?

Transkrypt

1 Jakie są konsekwencje podatkowe hojności pracodawcy? Okres przedświąteczny jest okazją do poprawy atmosfery w pracy oraz zintegrowania pracowników z firmą. Takie działania ze strony pracodawcy mają poniekąd wpływ na zwiększenie lojalności pracowników wobec firmy oraz wzrost ich motywacji w wykonywania swoich pracowniczych obowiązków. Zorganizowanie spotkania świątecznego oraz obdarowanie pracowników prezentami powoduje jednak konsekwencje podatkowe. Pracodawca decydując się na obdarowanie swoich pracowników prezentami świątecznymi ma dwie możliwości ich sfinansowania. Pierwszą z nich jest sfinansowanie podarunków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS), a drugą - z bieżących środków obrotowych firmy. Wybór źródła finansowania prezentów determinuje obowiązek podatkowy wobec fiskusa zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Prezenty świąteczne sfinansowane z ZFŚS Pracodawcy, u których jest tworzony ZFŚS mogą środki zgromadzone na tym funduszu wykorzystać do sfinansowania prezentów świątecznych. Należy jednak pamiętać o tym, iż ze środków ZFŚS mogą być sfinansowane tylko te świadczenia, które mieszczą się w definicji 1 / 8

2 działalności socjalnej pracodawcy, o której mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Do działalności socjalnej zalicza się: - usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, - działalność kulturalno-oświatową, - działalność sportowo-rekreacyjną, - udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, - zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe. Jednym z najistotniejszych warunków, jakie musi spełnić przedsiębiorca, aby sfinansować prezenty z ZFŚS jest wartościowanie tych prezentów w zależności od sytuacji materialnej i rodzinnej obdarowywanych pracowników. Oznacza to, że nie może dokonać zakupu prezentów świątecznych ze środków ZFŚS, jeżeli zamierza obdarować wszystkich pracowników prezentami o jednakowej wartości. Jeżeli zatem pracodawca ma zamiar obdarować wszystkich pracowników prezentami tej samej wartości, nie może ich sfinansować ze środków ZFŚS. Natomiast jeśli pracodawca uzależni wartość prezentów od sytuacji materialnej i rodzinnej każdego z pracowników z osobna, a kwota takiego dofinansowania nie przekracza 380 zł rocznie, taki prezent nie rodzi obowiązku opodatkowania z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Limit ten wynika z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: UPIT), z którego wynika, iż od podatku dochodowego od osób fizycznych zwolniona jest wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Jeżeli więc przekazane paczki nie przekraczają podanego limitu, nie odprowadza się od nich podatku dochodowego od osób fizycznych. 2 / 8

3 Powyższemu wyłączeniu nie podlegają bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Wartość bonów towarowych musi zostać doliczona do dochodu pracownika, od którego pracodawca odprowadzi zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Na początku 2009 r. prasa donosiła, iż bony i talony mają zostać objęte limitowanym zwolnieniem, gdy zostaną sfinansowane z ZFŚS lub funduszu związków zawodowych. Jednakże do nowelizacji w tym zakresie nie doszło. Zmiana dokonana 22 sierpnia 2009 r. rozszerza jedynie zakres stosowania istniejącego limitu. Ustawodawca określił, iż nie tylko wartość rzeczowych świadczeń otrzymanych przez pracownika w całości sfinansowanych z ZFŚS (stan obowiązujący do 31 grudnia 2008 r.) lecz wartość wszystkich świadczeń dla pracownika sfinansowanych w ramach działalności socjalnej będzie wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Zatem, poza rzeczowymi świadczeniami, limitem zostaną objęte również otrzymane przez pracownika świadczenia pieniężne, sfinansowane w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych. Tę zmianę należy stosować do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2009 r. Natomiast kwestia bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi nie uległa zmianie, nadal obdarowanie nimi pracownika podlega obowiązkowi ich opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych w pełnej wysokości. Z ZFŚS sfinansować można np. paczki świąteczne z artykułami spożywczymi dla pracowników w trudnej sytuacji materialnej (gdy dochód na jednego członka rodziny nie przekracza określonej kwoty). W takim przypadku jednak wydatków sfinansowanych z ZFŚS nie można zaliczyć do kosztów firmy. Do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy zaliczają bowiem odpisy i zwiększenia na ZFŚS, po odprowadzeniu tych kwot na wyodrębniony rachunek bankowy. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na obdarowanie pracowników w zależności od ich sytuacji materialnej, skorzysta ze środków ZFŚS, a u poszczególnych pracowników wartość prezentu przekroczy 380 zł (należy sumować wszystkie świadczenia otrzymane przez danego pracownika w trakcie roku sfinansowane z ZFŚS), to kwotę ponad limit należy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych. 3 / 8

4 Świadczenia finansowane z ZFŚS wyłączone są w pełnej wysokości, bez ograniczenia kwotowego z obowiązku odprowadzenie składek ZUS. Wynika to z 2 ust 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w którym czytamy, iż podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Analogicznie jest z ustalaniem podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, co wynika z art. 23 ust. 1 ustawy z 23 stycznia 2003 r. o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia. Pracodawca musi jeszcze pamiętać o obowiązku odprowadzenia składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, których podstawę wymiaru składki stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wartość bonów towarowych oraz paczek świątecznych, finansowanych ze środków ZFŚS korzysta z pełnego zwolnienia z obowiązku odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne ( 2 ust. 1 pkt 19 ww. rozporządzenia). Natomiast wartość bonów i paczek finansowanych ze środków obrotowych pracodawcy stanowi podstawę wymiaru składek. Z powyższego wynika, iż świadczenia rzeczowe w postaci paczek świątecznych w całości sfinansowane z ZFŚS są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne bez ograniczenia kwotowego. 4 / 8

5 Prezenty świąteczne sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy W myśl art. 12 ust. 1 UPIT, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Wydatki na prezenty świąteczne dla pracowników należą do kategorii świadczeń rzeczowych, zatem prezent świąteczny od pracodawcy należy uznać za przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Pracodawca, który pokrył koszty prezentów świątecznych dla pracowników ze środków bieżących, musi pobrać od nich zaliczkę na podatek dochodowy. Wartość tych prezentów należy doliczyć do wynagrodzenia pracowników w miesiącu, w którym zostały wydane pracownikom i nabyć od nich zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracodawca jako płatnik zobowiązany jest do obliczenia, pobrania i wpłacenia podatku we właściwym terminie organowi skarbowemu. Płatnik, który nie wywiąże się z tych obowiązków odpowiada za podatek pobrany lub pobrany, a niewpłacony, całym swoim majątkiem. Podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe, jednak nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania ze stosunku pracy do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany był płatnik. Z uwagi na fakt, iż podatek dochodowy od osób fizycznych jest rozliczany rocznie, to na podatniku spoczywa odpowiedzialność dokonania prawidłowego rozliczenia w rocznym zeznaniu 5 / 8

6 podatkowym pracownika. Powstanie zaległości podatkowej rodzi dla podatnika skutek prawny w postaci obowiązku uiszczenia oprócz kwoty zaległości podatkowej także odsetek za zwłokę. Zarówno płatnik, jak i podatnik podlegają odpowiedzialności karnej wynikającej z ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy. Wartość przyznanych pracownikom prezentów należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę wymiaru tych składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne są kwoty nie tylko otrzymanych wypłat pieniężnych, ale również świadczeń w naturze. W tym zakresie pracodawca musi także pamiętać o podwyższeniu podstawy składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Zgodnie z 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących w zakładzie pracy. W razie braku odpowiednich przepisów zakładowych wartość świadczeń w naturze ustala się: - według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy, jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, - według cen ich zakupu, jeśli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę. 6 / 8

7 Przyznane pracownikom świadczenia sfinansowane ze środków obrotowych należy naliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Wydatki na prezenty świąteczne dla pracowników pokrywane ze środków obrotowych firmy mogą zostać zaliczone w koszty uzyskania przychodów, jeżeli: - wydatki te mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, - poniesione wydatki nie mogą być zawarte w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Zasadniczo przyjmuje się, iż koszty prezentów świątecznych dla pracowników są powszechnie przyjętym zwyczajem i stanowią koszty uzyskania przychodów. Potwierdzeniem tego stanowiska jest Pismo Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 30 maja 2006 r., sygn. 1472/ROP1/ /06/AJ, w którym czytamy: (...) wydatki ponoszone przez pracodawcę na rzecz pracowników, które wynikają z łączącego ich stosunku prawnego, wykazują związek z prowadzoną przez pracodawcę działalnością i osiąganymi z tego tytułu przychodami, wobec czego mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Podsumowanie 7 / 8

8 Podatnik dostając prezent musi zapłacić od niego podatek. Prezent świąteczny od pracodawcy należy uznać za przychód pracownika ze stosunku pracy opodatkowany na zasadach ogólnych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca sfinansuje taki prezent ze środków ZFŚS, a kwota dofinansowania z tego funduszu nie przekracza 380 zł rocznie. Należy w tym miejscu jednak zaznaczyć, iż jeżeli prezenty świąteczne są równej wartości dla wszystkich pracowników bez względu na sytuację rodzinną i materialną, nie mogą zostać sfinansowane ze środków ZFŚS, co wynika z istoty tworzenia tego funduszu. W przypadku, gdy prezentem świątecznym jest bon towarowy, pracodawca bez względu na źródło finansowania powinien doliczyć jego wartość do wynagrodzenia za pracę i pobrać od niego zaliczkę na podatek, jednakże nie ma obowiązku odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Otrzymując rzeczowy prezent od pracodawcy należy zatem spodziewać się mniejszego wynagrodzenia, gdyż wzrośnie wysokość podatku pobranego i odprowadzonego. 8 / 8