PROTOKÓŁ KONTROLI. Starostwo Powiatowe w Zduńskiej Woli w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli działa na podstawie:

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KONTROLI problemowej przeprowadzonej w dniach 11 i 12 sierpnia 2008 roku w Starostwie Powiatowym w Zduńskiej Woli, ul. Stefana Złotnickiego 25, Zduńska Wola posiadającym numer statystyczny REGON Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego Nr 85/08 z dnia 08 sierpnia 2008 roku wydanego na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz.U. z 2000r. Nr 98 poz.1071 ze zm. ) oraz 3 pkt 3 i 9 Regulaminu kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi. Kontrolę przeprowadziła Patrycja Formańska - Starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Skarg i Kontroli Wydziału Organizacji, Nadzoru i Kontroli. Tematyka kontroli obejmowała organizację przyjmowania oraz terminowość rozpatrywania skarg i wniosków przez organy powiatu w 2007 i 2008 roku do dnia kontroli. W okresie objętym kontrolą Starostą Powiatu Zduńskowolskiego jest Pan Wojciech Rychlik (uchwała Nr I/7/06 Rady Powiatu Zduńskowolskiego z dnia 27 listopada 2006 roku - zał. Nr 1) zaś funkcję Przewodniczącego Rady Powiatu Zduńskowolskiego pełni Pan Janusz Kochelski wybrany na podstawie uchwały Nr I/2/06 Rady Powiatu Zduńskowolskiego z dnia 27 listopada 2006 roku - zał. Nr 2 do protokołu. W toku kontroli informacji i wyjaśnień udzielały: Pani Magdalena Szymczak p.o Kierownika Referatu Organizacyjno Administracyjnego oraz Pani Elżbieta Szymczak Kierownik Referatu Biura Rady i Zarządu Powiatu. Starostwo Powiatowe w Zduńskiej Woli w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli działa na podstawie: 1

2 ustawy z dnia 05 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (jedn. tekst Dz.U z 2001 roku, Nr 142 poz.1592 ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz.U ze zm.), zwanej dalej Kpa ; rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U ); Statutu Powiatu Zduńskowolskiego przyjętego uchwałą Nr XIII/136/07 Rady Powiatu Zduńskowolskiego z dnia 30 listopada 2007 roku, zwanego dalej Statutem - zał. Nr 3 do protokołu; Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatu w Zduńskiej Woli stanowiącego załącznik Nr 1 do uchwały Nr IV/41/07 Rady Powiatu Zduńskowolskiego z dnia 26 stycznia 2007 roku w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Zduńskiej Woli, zmienionej uchwałą Nr XII/121/07 z dnia 26 października 2007 roku oraz uchwałą Nr XV/1/08 z dnia 01 lutego 2008 roku, zwanego dalej Regulaminem Organizacyjnym zał. Nr 4 do protokołu; Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 roku Nr 160 poz.1074). W toku kontroli ustalono, co następuje: Kwestie dotyczące trybu przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg reguluje rozdział VII Regulaminu Organizacyjnego. W 44 określono godziny przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków. Zgodnie z zapisami określonymi w tym przepisie Starosta, Wicestarosta, Etatowy Członek Zarządu, Sekretarz, Skarbnik, naczelnicy Wydziałów przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach od W przypadku, gdy poniedziałek przypada w dzień ustawowo wolny od pracy, ww. osoby przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w następnym dniu roboczym w godzinach Pozostali pracownicy Starostwa przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy. W notatce służbowej z dnia 11 sierpnia 2008 roku (Zał. Nr 5 do protokołu) Pani Magdalena Szymczak p.o Kierownika Referatu Administracyjno Organizacyjnego wskazała, iż w Starostwie nie jest prowadzony rejestr ustnych przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Starostę. Osoby umawiające się na spotkania do Starosty 2

3 zapisywane są przez Sekretariat, który umawia daną osobę na określony dzień i określoną godzinę. Nie posiadamy druku protokołu ustnego przyjęcia skarg czy wniosków, gdyż skargi/ wnioski składane w ten sposób nie wpłynęły w 2007 roku (...). Jeżeli skarga jest wniesiona w inny sposób niż na piśmie, pracownik odbierający skargę sporządza protokół i przekazuje do zarejestrowania. Wpłynęła 1 skarga telefonicznie w 2008 roku. Z jej przyjęcia sporządzono protokół zawierający: data i godzina wniesienia skargi, dane skarżącego, opis sprawy, dane sporządzającego protokół. W toku kontroli ustalono, iż w Starostwie Powiatowym w Zduńskiej Woli w widocznym miejscu, przy wejściu do budynku wywieszona została informacja następującej treści: Starosta Powiatu i Wicestarosta przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach Sekretarz, Skarbnik, Naczelnicy Wydziałów przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach Jednocześnie ustalono (i taka informacja jest też wywieszona), iż godziny pracy Starostwa to: poniedziałek , wtorek - piątek: Informacja o przyjęciach, dyżurach Przewodniczącego Rady Powiatu znajduje się na tabliczce informacyjnej przy drzwiach do gabinetu Przewodniczącego. Jest to informacja następującej treści: Przewodniczący Rady Powiatu Zduńskowolskiego Janusz Kochelski pełni dyżur w poniedziałek w godz. od do Jak ustalono, informacja o godzinach przyjęć interesantów przez Przewodniczącego znajduje się również na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Zduńskiej Woli. Organizację przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków (...) zapewnia Wydział Organizacyjny ( 18 Regulaminu Organizacyjnego). Do podstawowych zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności prowadzenie rejestru skarg i wniosków ( 19 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego), przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie kontaktów ze Starostą i Wicestarostą ( 19 pkt 17 Regulaminu Organizacyjnego). Jak już wcześniej wskazano, tryb przyjmowania i rozpatrywania skarg reguluje rozdział VII Regulaminu Organizacyjnego. W notatce służbowej z dnia 11 sierpnia 2008 roku (Zał. Nr 5) wskazano, iż skargi, które wpływają do Starostwa Powiatowego są w formie pisemnej przyjmowane na dziennik w Sekretariacie. Po zarejestrowaniu w dzienniku przekazane do Starosty lub Wicestarosty. 3

4 Starostowie po zapoznaniu się z pismem kierują je do zarejestrowania w Rejestrze Skarg i Wniosków oraz dekretują na wydział merytoryczny. Wydział merytoryczny rozpatruje i odpowiada na skargę. Zgodnie z 47 Regulaminu Organizacyjnego skargi i wnioski podlegają wpisowi do rejestru prowadzonego przez Wydział Organizacyjny. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków należy do zakresu obowiązków Pani Magdaleny Szymczak p.o Kierownika Referatu Organizacyjno Administracyjnego w Wydziale Organizacyjnym. Ww. zakres obowiązków stanowi Zał. Nr 6 do niniejszego protokołu. Z ustnych wyjaśnień przekazanych przez Panią Magdalenę Szymczak wynika, iż jest ona odpowiedzialna za prowadzenie ww. rejestru od dnia 01 sierpnia 2007 roku. Wcześniej (od dnia 01 lutego 2007 roku) przedmiotowy rejestr prowadziła Pani Barbara Lisik. Zakres obowiązków i odpowiedzialności Pani Barbary Lisik stanowi Zał. Nr 7 do protokołu. W Starostwie Powiatowym w Zduńskiej Woli prowadzony jest jeden rejestr skarg i wniosków wspólny dla Rady Powiatu i Starosty Powiatu Zduńskowolskiego. Wspomniany wyżej, prowadzony od 1999 roku (pierwszy wpis z dnia 05 lipca 1999 roku, ostatni wpis - na dzień 11 sierpnia 2008 roku - z dnia 09 czerwca 2008 roku), rejestr skarg i wniosków oznaczony został symbolem OR.0550 i zawiera następujące rubryki: nr sprawy w rej. Wydziału (urzędu)/ data wpływu/ imię i nazwisko wnoszącego skargę, wniosek. Nazwa instytucji, redakcji itp./ adres/ przedmiot skargi, wniosku. Charakter skargi, wniosku: anonim, zbiorowa, wielokrotna/ komu zlecono załatwienie. Komu przekazano do załatwienia wg. Właściwości/ ustawowy lub nakazany termin załatwienia/ sposób załatwienia: pozytywny, negatywny, inny/ data udzielenia odpowiedzi/ do kogo odpowiedź przekazano/ uwagi. Poszczególne lata w rejestrze zostały w sposób widoczny od siebie oddzielone. Kserokopia 3 stron rejestru stanowi Załącznik Nr 8 do protokołu. W omawianym rejestrze skarg i wniosków w 2007 roku zarejestrowano 4 pozycje, zaś w 2008 roku do dnia kontroli zarejestrowano 3 pozycje. Kontrolą objęto zatem wszystkie zarejestrowane w rejestrze skarg i wniosków sprawy i ustalono, co następuje: Skarga zarejestrowana pod numerem 1/2007 na pracownika Wydziału Komunikacji i Transportu w Szadku w związku z odmową wydania dowodu rejestracyjnego, wpłynęła do Starostwa Powiatowego w Zduńskiej Woli w dniu 20 czerwca 2007 roku i taka data wpływu odnotowana została w rejestrze. 4

5 W piśmie z dnia 26 czerwca 2007 roku oznaczonym symbolami: KT /1/07 oraz OR /07, Starosta udzielił skarżącemu odpowiedzi. Jednocześnie w piśmie z dnia 26 czerwca 2007 roku skierowanym do Komendanta Powiatowego Policji zawiadomiono o możliwości popełnienia przestępstwa. Taka data została również wpisana w rejestrze skarg i wniosków w rubryce data udzielenia odpowiedzi. Pod numerem 2/2007 zarejestrowana została skarga na funkcjonowanie Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w zakresie bezprawnego żądania rozbiórki obiektu budowlanego. Przedmiotowa skarga wpłynęła do Starostwa Powiatowego w Zduńskiej Woli w dniu 28 czerwca 2007 roku i taka data wpływu wpisana została w rejestrze skarg i wniosków w odpowiedniej rubryce. W piśmie z dnia 02 lipca 2007 roku oznaczonym symbolem OR /07, Sekretarz Powiatu zwrócił się do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego o udzielenie wyjaśnień w sprawie. Przedmiotowe pismo skarżący otrzymał do wiadomości. W aktach sprawy znajdują się również: skierowane do skarżącego, pismo Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego z dnia 07 sierpnia 2007 roku z wyjaśnieniami, które Starosta Zduńskowolski otrzymał do wiadomości oraz podpisane przez Starostę, skierowane do skarżącego, pismo z dnia 14 sierpnia 2007 roku znak OR /07, które Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego otrzymał do wiadomości. W rejestrze skarg i wniosków w rubryce data udzielenia odpowiedzi wpisano 14 sierpnia 2007 roku. Dokumentacja tej sprawy stanowi Załącznik Nr 9 do protokołu. Skarga dotycząca nieprawidłowości w funkcjonowaniu placówki opiekuńczo wychowawczej w Wojsłowicach, wpłynęła do Starostwa Powiatowego w Zduńskiej Woli, za pośrednictwem Wojewody Łódzkiego, w dniu 17 września 2007 roku i została zarejestrowana w rejestrze skarg i wniosków pod numerem 3/07. Odpowiedzi skarżącej udzielił Starosta Zduńskowolski w piśmie z dnia 16 października 2007 roku oznaczonym symbolem IS /07. Taka data udzielnie odpowiedzi wpisana została w rejestrze. Kolejna skarga, zarejestrowana w rejestrze skarg i wniosków pod numerem 4/07, na pracownika Starostwa Powiatowego w Zduńskiej Woli, wpłynęła do Starostwa w dniu 05 listopada 2007 roku. Taka data wpływu została odnotowana w rejestrze w odpowiedniej rubryce. Odpowiedzi skarżącej udzielono w piśmie Starosty z dnia 12 listopada 2007 roku znak OR /07. Taka data udzielenia odpowiedzi została wpisana w rejestrze. Skargi zarejestrowane pod numerami 1/2008 i 2/2008 dotyczące uchybień w pracy Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Zduńskiej Woli pochodziły od dwóch różnych skarżących i wpłynęły do Starostwa Powiatowego w Zduńskiej Woli w dniu 07 maja 2008 roku 5

6 Takie daty wpływu obu spraw odnotowane zostały w rejestrze skarg i wniosków. W pismach z dnia 29 maja 2008 roku, Starosta Zduńskowolski poinformował skarżące, iż z uwagi na konieczność przeprowadzenia postępowań wyjaśniających, odpowiedź udzielona zostanie do dnia 25 czerwca 2008 roku. Terminy te zostały dotrzymane bowiem odpowiedzi udzielono skarżącym w pismach Wicestarosty Zduńskowolskiego z dnia 24 czerwca 2008 roku oznaczonych odpowiednio symbolami: IS /31/08 OR /08 oraz IS /30/08 OR /08. Pod numerem 3/08 w rejestrze skarg i wniosków zarejestrowano, wniesioną telefonicznie, skargę dotyczącą uciążliwego zachowania sąsiada skarżącego. Z przyjęcia skarg sporządzony został protokół (Załącznik Nr 10 do niniejszego protokołu), w którym odnotowano dane skarżącego, tematykę sprawy, dane sporządzającego protokół oraz datę wniesienia skargi telefonicznie 05 czerwca 2008 roku godzina Mimo takiego zapisu w protokole przyjęcia skargi, w rejestrze skarg i wniosków w rubryce data wpływu odnotowano datę 09 czerwca 2008 roku. Z uwagi na rozbieżności w tych dwóch datach wpływu, kontrolująca poprosiła osobę prowadzącą rejestr skarg i wniosków o udzielenie wyjaśnień. W notatce służbowej z dnia 11 sierpnia 2008 roku (Zał. Nr 11 do protokołu) Pani Magdalena Szymczak oświadczyła: skarga zarejestrowana pod 3/08 została złożona ustanie do protokołu w dniu r i przyjęta przez pracownika Wydziału Środowiska i Rolnictwa Starostwa Powiatowego mieszczącego się przy ul. Królewskiej 10. Pracownik Wydziału Środowiska i Rolnictwa nie poinformował mnie o wpłynięciu skargi w tym dniu, stąd też zarejestrowałam ją w dniu r., kiedy to wpłynęła do Sekretariatu Starostwa i opatrzona została pieczątką wpływu z tą datą. Zaznaczyć należy, iż powyższe nie miało jednak wpływu na termin załatwienia sprawy. Z akt sprawy wynika bowiem, iż przedmiotowa skarga została przekazana według właściwości do Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska przy piśmie, podpisanym z upoważnienia Starosty przez Naczelnika Wydziału Środowiska i Rolnictwa, z dnia 10 czerwca 2008 roku znak SR /08, które stanowi Załącznik Nr 12 do protokołu. Przedmiotowe pismo skarżący otrzymał do wiadomości. Z ustnych wyjaśnień przekazanych kontrolującej przez Panią Elżbietę Szymczak Kierownika Referatu Biura Rady i Zarządu Powiatu wynika, iż w 2007 i 2008 roku do Biura Rady nie wpłynęła żadna skarga pisemna ani też nie złożono żadnej skargi ustnej do protokołu. 6

7 Kontrolującej okazano prowadzony jest rejestr przyjęć interesantów przez Radnych i Przewodniczącego Rady w innych sprawach niż skargi i wnioski. Reasumując stwierdzić należy, iż spośród 7 skontrolowanych skarg, jedna (zarejestrowana pod numerem 2/07) rozpatrzona została z uchybieniem ustawowego terminu do jej załatwienia, na co wpływ miała niewątpliwie błędna klasyfikacja sprawy. W dwóch przypadkach (skarga zarejestrowana pod numerem 1/2008 i 2/2008) odpowiedzi do skarżących skierowane zostały po upływie miesięcznego terminu, jednak o niemożności dotrzymania ustawowego terminu załatwienia spraw skarżące zostały poinformowane stosownymi pismami, zawierającymi przyczyny niedotrzymania terminu i nowy termin załatwienia spraw, który został w obu przypadkach dotrzymany. Przeprowadzona kontrola wykazała również, iż niektórym odpowiedziom na skargi nie jest nadawany właściwy symbol klasyfikacyjny dla skarg i wniosków zawarty w jednolitym wykazie haseł klasyfikacyjnych. Ponadto numeracja nadawana poszczególnym pismom kierowanym do skarżącego w danej sprawie, nie odpowiada nadanemu w rejestrze numerowi sprawy. Dotyczy to spraw zarejestrowanych pod numerami 2/07, 3/07, 4/07, oraz 3/08. Na tym protokół zakończono. Integralną część protokołu stanowią załączniki: 1. Uchwała Nr I/7/06 Rady Powiatu Zduńskowolskiego z dnia 27 listopada 2006 roku; 2. Uchwała Nr I/2/06 Rady Powiatu Zduńskowolskiego z dnia 27 listopada 2006 roku; 3. Statut Powiatu Zduńskowolskiego; 4. Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatu w Zduńskiej Woli; 5. Notatka służbowa z dnia 11 sierpnia 2008 roku; 6. Zakres obowiązków Pani Magdaleny Szymczak p.o Kierownika Referatu Organizacyjno Administracyjnego w Wydziale Organizacyjnym; 7. Zakres obowiązków Pani Barbary Lisik; 8. Kserokopia 3 stron rejestru skarg i wniosków; 9. Dokumentacja sprawy zarejestrowanej w rejestrze skarg i wniosków po numerem 2/2007; 10. Protokół przyjęcia skargi; 11. Notatka służbowa z dnia 11 sierpnia 2008 roku; 12. Pismo z dnia 10 czerwca 2008 roku znak SR /08; 7

8 Na podstawie 21 ust.1 Regulaminu Kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki, kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje, przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie zarządzającemu kontrolę w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Stosownie zaś do 22 ww. Regulaminu, kierownik podmiotu kontrolowanego ma prawo odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienia tej odmowy. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji wniosków. Protokół sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki. Kontrolująca wpisała się do książki kontroli Starostwa Powiatowego w Zduńskiej Woli. Zduńska Wola, dnia... roku Podpis kierownika jednostki kontrolowanej Podpis kontrolującej.... 8

9 9