WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia13 stycznia 2015 r. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia13 stycznia 2015 r. NK-KS MF Pan Bogdan Styrkowiec Przewodniczący Rady Gminy Chojnów Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.) oraz imiennych upoważnień: o sygn. NK-KS MGS i NK-KS MGS udzielonych przez Wojewodę Dolnośląskiego dnia 23 października 2014 r. zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Monika Grzywalska-Świątek starszy inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu kontrolnego) oraz Matylda Furmanek inspektor wojewódzki z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu przeprowadził w Radzie Gminy Chojnów z siedzibą przy ul. Fabrycznej 1, Chojnów, kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organ stanowiący jst. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Czynności kontrolne w siedzibie Urzędu przeprowadzono w dniu 5 listopada 2014 r. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan kontroli na II półrocze 2014 r., zatwierdzony przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 24 czerwca 2014 r. Kontrolę organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przeprowadzono w zakresie: zgodności sposobu rejestracji i przechowywania skarg i wniosków z wymogami art. 254 k.p.a.; zgodności terminów przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków; analizy przebiegu załatwiania skarg i wniosków. Ostatnia kontrola w przedmiocie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, została przeprowadzona w kontrolowanej jednostce w kwietniu 2007 r. przy czym odstąpiono od formułowania wniosków pokontrolnych. Przewodniczącym Rady Gminy Chojnów jest Pan Bogdan Styrkowiec wybrany uchwałą z dnia 1 grudnia 2014 r. nr I w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Gminy Chojnów. W kontrolowanym okresie Przewodniczącym Rady Gminy Chojnów był Pan Andrzej Pyrz wybrany uchwałą Nr I/2/2010 Rady Gminy Chojnów z dnia 29 listopada 2010 r. w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Gminy Chojnów. Podczas kontroli informacji udzielała oraz dokumenty udostępniała Pani Jolanta Ostrowska zatrudniona na stanowisku specjalisty ds. obsługi rady gminy i wyborów. Wykonywanie zadań w przedmiocie organizacji przyjmowania, rozpatrywania

2 i załatwiania skarg i wniosków przez kontrolowaną jednostkę oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. Powyższą ocenę dokonano w oparciu o poniżej przedstawiony stan faktyczny i prawny, mając na uwadze również wyjaśnienia Przewodniczącego Rady Gminy Chojnów złożone przed sporządzeniem projektu wystąpienia pokontrolnego pismem o sygnaturze SO z dnia 2 grudnia 2014 r. (data wpływu do Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego w dniu 5 grudnia 2014 r.), stanowiące odpowiedź na pismo skierowane do Rady Gminy w związku z prowadzonymi czynnościami kontrolnymi. [Dowód: akta kontroli str ] Powyższą ocenę uzasadniam następująco: Tryb przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez Radę Gminy Chojnów nie został formalnie określony. Jednakże na podstawie wyjaśnień zebranych w trakcie kontroli ustalono, iż skarga bądź wniosek wpływające do Rady Gminy Chojnów rejestrowane w sekretariacie Urzędu, a następnie Przewodniczący Rady nadaje im bieg, kierując skargę bądź wniosek do Komisji Rewizyjnej oraz innych komisji działających przy Radzie zgodnie z właściwością. Komisja Rewizyjna zapoznaje się ze sprawą i po zbadaniu zarzutów skargi, w tym zebraniu dodatkowych wyjaśnień od skarżącego, przedkłada Radzie swoje stanowisko w formie projektu uchwały wraz z uzasadnieniem. Skarżący jest informowany, iż jego skarga będzie rozpatrywana na najbliższej sesji. Następnie Rada Gminy w wyniku rozpatrzenia skargi na sesji podejmuje stosowną uchwałę. O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżących odrębnym pismem, dołączając uchwałę wraz z uzasadnieniem. [Dowód: akta kontroli str. 29] W czasie trwania czynności kontrolnych godziny pracy Urzędu zostały wyznaczone w poniedziałki, środy i czwartki od 7:00 do 15:00, wtorki od 7:00 do 16:00, piątki od 7:00 do 14:00. Ustalono, iż Przewodniczący Rady Gminy Chojnów przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków podczas dyżurów we wtorki w godzinach od 10:00 do 15:00, o czym zawiadamia stosowna wywieszka w siedzibie organu. Zgodnie z art ustawy z dnia z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zm.): dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym raz w tygodniu przyjęcia powinny odbywać w ustalonym dniu tygodnia po godzinach pracy. Rada Gminy Chojnów nie zastosowała się zatem do dyspozycji ww. przepisu. Informacja o terminie dyżurów w zakresie przyjęć interesantów w sprawie skarg i wniosków umieszczona jest w widocznych miejscu w siedzibie organu, stosownie do dyspozycji art k.p.a. W wyniku kontroli ustalono, iż w kontrolowanej jednostce realizowany jest przepis 3 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46), zgodnie z którym przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonemu pracownikowi. Rejestrację skarg i wniosków wpływających do Rady Gminy powierzono pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku specjalisty ds. obsługi Rady Gminy i wyborów, co potwierdza zapis w zakresie czynności z dnia 20 marca 2013 r. sygn. WO Stosownie do Rozdziału II ust. 1 pkt 6 szczegółowego zakresu czynności do zadań specjalisty ds. obsługi Rady Gminy i wyborów należy koordynowanie skarg i wniosków kierowanych do Rady Gminy i prowadzenie ich rejestru. 2

3 Ustalono, iż w Radzie Gminy Chojnów prowadzony jest wspólny rejestr dla skarg i wniosków załatwianych bezpośrednio przez organ oraz przekazywanych według właściwości (oznaczony symbolami klasyfikacyjnym 1510 oraz 1511). Kontrola wykazała, iż przedmiotowy rejestr skarg i wniosków prowadzony jest starannie, w sposób czytelny, umożliwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków, co jest zgodne z przepisem art. 254 k.p.a. Niemniej jednak, należy zauważyć, że w przypadku wpisu 3/2014 nieprawidłowo określono termin załatwienia sprawy. Z analizowanych w toku kontroli dokumentów wynika, że Rada Gminy pismem Przewodniczącego Rady z dnia 4 sierpnia 2014r. sygn. SO przekazała skargę do załatwienia zgodnie z właściwością Wójtowi Gminy Chojnów. W dniu 12 sierpnia 2014 r. Przewodniczący Rady Gminy Chojnów otrzymał do wiadomości pismo Wójta Gminy Chojnów skierowane do skarżącego zawierające odpowiedź na przekazaną skargę. W rejestrze skarg i wniosków termin załatwienia sprawy oznaczony został jako 12 sierpnia 2014 r., natomiast prawidłową datą jest dzień przekazania skargi według właściwości tj. 4 sierpnia 2014 r. [Dowód: akta kontroli str ] W okresie objętym kontrolą, w rejestrze skarg i wniosków zewidencjonowano jedną sprawę w 2013 r., w zakresie której Rada Gminy Chojnów podjęła uchwałę w przedmiocie rozpatrzenia zarzutów podniesionych w skardze oraz trzy skargi w 2014 r, z czego jedna została wycofana przez skarżącego, a dwie przekazane według właściwości. Ustalono, iż zarzuty skargi z dnia 23 września 2014 r. zarejestrowanej pod poz. 1/2013 dotyczyły nieprawidłowości w wykonywaniu gospodarki nieruchomościami przez Wójta Gminy Chojnów poprzez niezamieszczenie informacji o przetargu w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Chojnów. Rada Gminy prawidłowo określiła swoją właściwość w tej sprawie w oparciu o art. 229 pkt 3 k.p.a. Realizując swoje ustawowe kompetencje wynikające z przepisów prawa, Rada Gminy Chojnów podjęła rozstrzygnięcie w sprawie rozpatrzenia skargi zewidencjonowanej pod poz. 1/2013 w formie uchwały z dnia 23 października 2013 r. nr XLI w sprawie skargi na działalność Wójta Gminy Chojnów, uznając skargę za bezzasadną. Podkreślenia wymaga, iż zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi ma sformalizowany charakter i musi zawierać treści określone przez ustawodawcę. Elementy formalne zawiadomienia wyszczególnione zostały w art k.p.a.. Zgodnie ze zdaniem drugim ww. przepisu zawiadomienie o odmownym załatwienia skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239 k.p.a. Na podstawie dokumentacji skargi zarejestrowanej pod poz. 1/2013 ustalono, iż wystosowane przez organ zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi z dnia 29 października 2013 r., sygn. SO r., spełniało wymogi stawiane przez k.p.a, ale nie zawierało pouczenia o art. 239 k.p.a. Przewodniczący wyjaśnił w toku kontroli, iż przepis ten został przez Radę przeoczony i w przyszłości będzie stosowany. [Dowód: akta kontroli str ] W toku kontroli ustalono, iż w przypadku pisma zarejestrowanego pod poz. 2/2014 niewłaściwie dokonano kwalifikacji pisma. Z wyjaśnień przekazanych pismem z dnia 2 grudnia 2014 r. wynika, że skarga była przedmiotem analizy Radcy Prawnego, który stwierdził, że sprawa nie ma charakteru skargi, lecz wniosku zmierzającego do wyjaśnienia jakości i ilości wykonywanych robót. Ponadto stwierdził brak zarzutów wobec konkretnych 3

4 osób, ani nie dopatrzył się właściwości Rady Gminy w tej sprawie. Zgodnie z art. 222 kpa o tym, czy pismo jest skargą czy wnioskiem decyduje treść pisma, a nie jego forma.. Zgodnie z art. 227 k.p.a. przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. W świetle stanowiska orzecznictwa: Przedmiotem skargi może być zatem każda negatywna ocena działalności podmiotu powołanego do wykonywania zadań państwa lub innego podmiotu, np. organizacji społecznej, któremu zlecono zadania z zakresu administracji publicznej, oraz ich pracowników i funkcjonariuszy (Postanowienie NSA z dnia 4 kwietnia 2012 r., I OSK 717/12, LEX nr ). W sprawie zarejestrowanej pod poz. 2/2014 skarżący wyraża swoje niezadowolenie ze sposobu w jaki przeprowadzono remont drogi biegnącej obok posesji skarżącego przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Chojnowie. Mając na uwadze powyższe, należy zatem stwierdzić, że przedmiotowe pismo należało zakwalifikować jako skargę. [Dowód: akta kontroli str ] Kontrola wykazała ponadto, iż w przypadku skargi zarejestrowanej pod poz. 3/2014 Rada uznała się za niewłaściwą i przekazała sprawę do Wójta Gminy Chojnów. W wyjaśnieniach skierowanych w toku kontroli Przewodniczący Rady Gminy Chojnów wyjaśnił, iż przedmiotem skargi jest zarządzanie mieniem gminnym, a ta sfera władztwa należy do Wójta Gminy art. 30 ust 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, a tym samym skargę należy przekazać organowi wykonawczemu gminy Należy zauważyć, iż zgodnie z art. 229 pkt 3 k.p.a., jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, rada gminy jest organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw określonych w pkt 2. Jak słusznie wskazał Przewodniczący Rady Gminy zarządzanie mieniem gminy stanowi zadanie własne Wójta zatem w przedmiotowej sprawie Rada błędnie zdecydowała o braku swojej właściwości w sprawie. [Dowód: akta kontroli str ] W zakresie terminowości załatwienia skargi zarejestrowanej pod poz. 1/2013 (data wpływu do Rady Gminy Chojnów dnia 24 września 2013 r.) ustalono, iż nie został dochowany ustawowy termin przewidziany do załatwienia skargi, określony w art k.p.a. Przewodniczący Rady Gminy wyjaśnił ponadto, iż nie zastosowano się do dyspozycji k.p.a w zw. z art. 36 k.p.a. i skarżący nie został zawiadomiony o przyczynach zwłoki i nowym terminie załatwienia sprawy. Należy zauważyć, iż w tym przypadku Rada podjęła uchwałę nr XLI w sprawie skargi na działalność Wójta Gminy Chojnów w dniu 23 października 2013 r., natomiast skarżący został zawiadomiony o sposobie załatwienia skargi pismem z dnia 29 października 2013 r. Stosownie do przepisu art k.p.a. organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. O sposobie załatwienia skargi organ zawiadamia skarżącego zgodnie z art. 238 k.p.a. Ponadto należy wskazać, iż w przypadku braku możliwości załatwienia skargi w terminie określonym w art k.p.a., zgodnie z art k.p.a. w zw. z art. 36 k.p.a. organ powinien zawiadomić skarżącego o przyczynach zwłoki i wskazać nowy termin załatwienia skargi. W myśl art k.p.a. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Obowiązek sygnalizowania skarżącym o niezałatwieniu sprawy 4

5 w terminie określonym w art k.p.a. powstaje zarówno wtedy, gdy zaistniały przeszkody niezależne od organu, które uniemożliwiły terminowe załatwienie sprawy, jak i w przypadku zwłoki wynikającej z winy organu prowadzącego postępowanie. Przez załatwienie skargi należy uznać zawiadomienie skarżącego o sposobie jej załatwienia przed upływem terminu wyznaczonego w sygnalizacji (B. Adamiak, J. Borkowski: Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, W-wa 2009, str. 685). Z uwagi na powyższe stwierdzić należy, iż Rada Gminy Chojnów powinna wyznaczyć nowy termin załatwienia sprawy z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie zawiadomienia, po podjęciu przez Radę uchwały w sprawie rozpatrzenia skargi/wniosku. W przekazanych wyjaśnieniach Przewodniczący wskazał, iż w podobnych podobnym przypadku w przyszłości Rada zastosuje dyspozycję k.p.a w zw. z art. 36 k.p.a. [Dowód: akta kontroli str. 32] Mając na uwadze ustalenia dokonane w wyniku kontroli należy podjąć następujące działania celem wyeliminowania wskazanych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym nieprawidłowości oraz uchybień w wykonywaniu zadania w zakresie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków: 1. Organizację przyjęć mieszkańców ustalić zgodnie z art k.p.a. tj. przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia w sprawie skarg i wniosków powinny odbywać w ustalonym dniu tygodnia po godzinach pracy. 2. W przypadku przekazania skargi zgodnie z właściwością do innego organu w rejestrze jako datę załatwienia sprawy wpisywać dzień przekazania skargi. 3. W zawiadomieniu o odmownym załatwieniu skargi zawierać pouczenie o treści art. 239 k.p.a., zgodnie z dyspozycją art k.p.a. 4. Mając na uwadze, iż przedmiotem skargi, zgodnie z 227 k.p.a., może być m.in. nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy, ustalać czyich zadań dotyczą zarzuty tak, aby można było określić organ właściwy do załatwienia skargi. 5. Dokonywać właściwej kwalifikacji pism z uwzględnieniem art. 227 k.p.a. 6. Rozpatrywać skargi i wnioski bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. W przypadku braku możliwości załatwienia skargi w terminie, bezwzględnie stosować sygnalizację wskazującą przyczyny zwłoki oraz nowy termin załatwienia sprawy w myśl art k.p.a. w zw. z art. 36 k.p.a. W terminie do dnia 31 stycznia 2015 r., proszę o udzielenie informacji dotyczącej sposobu wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków z kontroli lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI / - / Tomasz Smolarz 5