PNK.IV.0932/2/11 Łódź, 12 kwietnia 2011 r.

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK.IV.0932/2/11 Łódź, 12 kwietnia 2011 r. Pan Wojciech Zdziarski Starosta Łęczycki Pan Sławomir Biniewicz Przewodniczący Rady Powiatu Łęczyckiego W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa), w dniu 8 lutego 2011 r., pracownicy Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzili kontrolę problemową w Starostwie Powiatowym w Łęczycy. Decyzją zarządzającego kontrolę termin jej zakończenia został ustalony na dzień 14 lutego 2011 r. Przedmiotem ww. kontroli, której ustalenia opisano w protokole podpisanym bez zastrzeżeń w dniu 14 marca 2011 r., było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków przez organy powiatu w okresie od dnia 1 lipca 2009 r. do dnia kontroli. Zakres kontroli nie obejmował sprawdzenia merytorycznej poprawności zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi lub wniosku. Pomimo stwierdzenia niżej opisanych nieprawidłowości, działalność podmiotu kontrolowanego w ww. przedmiocie należy ocenić pozytywnie. Organy powiatu łęczyckiego są organizacyjnie przygotowane do przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków. Obowiązki i zadania w tym zakresie oraz formy sprawowanego nadzoru zostały uwzględnione w obowiązujących w jednostce dokumentach: regulaminie organizacyjnym, procedurze przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, zakresach czynności pracowników. W Starostwie Powiatowym w Łęczycy prowadzony jest rejestr skarg i wniosków. W rejestrze tym odnotowano wpływ 4 spraw w 2009 r. (2 spraw od dnia 1 lipca 2009 r.),

2 7 spraw w 2010 r. oraz 2 spraw w 2011 r. Badaniu poddano wszystkie sprawy, które wpłynęły do podmiotu kontrolowanego w okresie objętym kontrolą. Skontrolowane sprawy zostały załatwione terminowo. W jednym tylko przypadku (1/2010) termin załatwienia skargi liczony był niewłaściwie, od daty zakończenia postępowania dotyczącego usunięcia braku dowodu dokonania opłaty skarbowej od pełnomocnictwa. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z dnia 18 sierpnia 2009 r., II SA/Op 196/09, brak uiszczenia należnej opłaty skarbowej nie oznacza, że pełnomocnictwo zostało udzielone nieskutecznie. Dla wykazania, że pełnomocnik został dla strony ustanowiony niezbędne jest jedynie okazanie dokumentu stwierdzającego ustanowienie takiego pełnomocnictwa. Pisma powyższe przygotowywał pracownik Referatu Obsługi Rady Powiatu. Zastrzeżenia organu kontrolującego budzi kwestia ustalania właściwości do załatwienia skarg. W sprawie 7/2010 w zakresie, w jakim skarżący domagał się ukarania dyscyplinarnego pracowników, prawidłowo przyjęto, że mogła i powinna zostać sporządzona odpowiedź przez Starostę. Jednak część skargi stanowiła uzupełnienie wcześniejszej skargi przekazanej do Wojewody Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Nieprawidłowym działaniem było nieprzekazanie powyższego uzupełnienia do wskazanego organu. Organ kontrolujący zwraca przy tym uwagę, iż na podstawie art Kpa, to organ właściwy do rozpatrzenia skargi decyduje o przekazaniu skargi na pracownika przełożonemu służbowemu. W powyższej sytuacji organem tym był Wojewoda Łódzki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego. Jednocześnie organ kontroli przyjął do wiadomości wyjaśnienia Pana Starosty odnoszące się do skargi 2/2010, iż nie toczyła się żadna indywidualna sprawa dotycząca skarżącego i nie złożono wniosku należącego do zakresu czynności Wydziału Geodezji. Niemniej wskazać należy, iż w pierwszym zdaniu skargi, skarżący podnosi: Na podstawie przepisów Kpa wnoszę skargę na działalność Wydz. Geodezji tutejszego Starostwa. Należy także zwrócić uwagę na treść wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/Gl 77/08, LEX nr : (...) skarga na pracownika urzędu miasta, a takim jest naczelnik wydziału jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą danym urzędem, co w niniejszym przypadku oznacza, że jest to Prezydent Miasta Ż. Jednakże zgodnie z treścią art. 229 pkt 2 i pkt 3 Kodeksu postępowania administracyjnego Rada Miasta Ż. jest właściwa do rozpatrywania skarg na działalność Prezydenta jedynie w zakresie zadań własnych, 2

3 natomiast w zakresie zadań zleconych takie uprawnienie przysługuje wojewodzie. Wskazane rozróżnienie posiada istotne znaczenie, ponieważ przedmiotowa skarga odnosi się do działań podejmowanych przez Naczelnika Wydziału Urbanistyki i Architektury, które podejmowane były w ramach wykonywania zadań własnych gminy jak i zadań z zakresu administracji rządowej (pozwolenia na budowę). W tej sytuacji całościowe rozpatrzenie skargi przez Radę Miasta Ż., gdyby uznać, że była to skarga na Prezydenta Miasta Ż., było nieuprawnione, ponieważ byłaby ona organem właściwym jedynie w zakresie zadań własnych, natomiast w pozostałym zakresie uprawnienie takie przysługuje Wojewodzie S.. Pisma w sprawie przygotowywał Kierownik Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami. Treść przytoczonego orzeczenia odnosi się również do spraw 3/2009 i 4/2010, w których skargi na pracowników Urzędu załatwił Starosta. W razie zaistnienia wątpliwości, czy pismo jest wyłącznie wnioskiem o ukaranie dyscyplinarne pracownika, czy również skargą na organ, należy wezwać wnoszącego do złożenia wyjaśnienia ( 8 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków). Ponadto organ kontrolujący wskazuje na niezastosowanie do całości skargi 6/2010 zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego nad skargowym (art. 234 pkt 1 Kpa). Przedmiotowa skarga została załączona do toczącego się wznowionego postępowania administracyjnego, jednak w zakresie, w jakim odnosiła się do zarzutów przewlekłości tego postępowania, nie uwzględniono przepisu art Kpa, traktując ją jako skargę w rozumieniu art. 227 Kpa. Pisma w sprawie przygotowywał Kierownik Wydziału Rolnictwa i Ochrony Środowiska. Organ kontrolujący zwraca uwagę na występujące przypadki braków formalnych w zawiadomieniach. Zawiadomienie o niezałatwieniu w terminie sprawy 1/2010 niezawierało wskazania konkretnego (dzień, miesiąc, rok) terminu jej załatwienia. Przyczyną powyższego była niewłaściwa interpretacja przez pracowników art. 36 Kpa. Zgodnie z treścią wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 28 stycznia 2009 r., II SAB/Go 28/08, Lex : Jeżeli w art. 36 k.p.a. mówi się o nowym terminie załatwienia sprawy, to musi to być termin konkretny, określony zgodnie z zasadami przyjętymi w k.p.a., a więc określony w dniach, tygodniach i miesiącach (art. 57 k.p.a.). Nie ma przy tym znaczenia, czy dokładny termin załatwienia sprawy może być przez organ przewidziany. Ponadto zawiadomienia (uchwała) o sposobie załatwienia skarg 1/2010, 2/2010 i 7/2010 nie zawierały pouczenia o treści art. 239 Kpa, z uwagi na stosowanie przez pracowników 3

4 niewłaściwych (nieaktualnych) wzorów tych dokumentów. W zakresie stosowania zapisów instrukcji kancelaryjnej należy stwierdzić, iż rejestracja i klasyfikacja spraw dokonywana była, co do zasady właściwie, przy czym część pism w sprawach 1/2010 i 1/2011 posiadało niewłaściwie, w wyniku pomyłki, określony symbol klasyfikacyjny. W jednym przypadku (3/2010) do rejestru skarg i wniosków wpisano prośbę innego organu rozpatrującego skargę o udzielenie wyjaśnień, a nie nową sprawę skargową, czym naruszono 17 ust. 3 nieobowiązującego już rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu. W rejestrze skarg i wniosków stwierdzono nieliczne uchybienia polegające na niewłaściwie wypełnionych rubrykach w pozycji 4/2010 (dotyczy braku adnotacji o uznaniu skargi w części za zasadną) oraz 6/2010 (dotyczy wpisania daty rozstrzygnięcia sprawy będącej w toku). Przedmiotowy rejestr prowadzą pracownice Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego i Spraw Obywatelskich. Odnośnie spełnienia wymogów informacyjnych, konfrontacja zapisów umieszczonych na tablicy informacyjnej z przepisami prawa wskazuje na wypełnienie obowiązków związanych z informowaniem zainteresowanych o organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie. Jednak zapisy powyższe powinny być precyzyjne i określać, iż Starosta przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków, a także wskazywać zgodnie z 3 Rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski (nie tylko miejsce ich przyjmowania). Dni i godziny przyjęć kierowników lub zastępców organu nie zostały określone w wywieszonej informacji w ustalonym dniu po godzinach pracy, czym naruszony został przepis art Kpa. Bez znaczenia jest przy tym istniejąca w Urzędzie praktyka doraźnego organizowania spotkań (także po godzinach pracy). Organ kontrolujący zwraca uwagę na występujące przypadki uchybień w stosowaniu obowiązującej w jednostce procedury przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, polegających na braku paraf osób uczestniczących w przygotowywaniu projektów pism w tym paraf, podpisów i pieczątek Sekretarza Powiatu i Radcy Prawnego. Jak wynika z wyjaśnień przyczyną powyższego stanu było niedopatrzenie wynikające z krótkiego okresu obowiązywania procedury. Właścicielem procedury i osobą odpowiedzialną za nadzór nad wykonywaniem bieżących zadań przez komórki organizacyjne Starostwa jest Sekretarz Powiatu. 4

5 Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) przestrzeganie właściwości do rozpatrywania skarg z uwzględnieniem wykładni wynikającej z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/Gl 77/08, LEX nr oraz zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego nad skargowym, 2) zwiększenie nadzoru nad formalną poprawnością zawiadomień o odmownym załatwieniu skargi oraz zawiadomień o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy, 3) zwiększenie nadzoru nad właściwym stosowaniem Instrukcji Kancelaryjnej oraz nad rzetelnością wypełniania rejestrów w sprawach skarg i wniosków 4) zapewnienie doprecyzowania lub zmianę treści wywieszonych informacji, 5) zapoznanie i zobowiązanie pracowników do stosowania procedury przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków z dnia 8 marca 2010 r. (P-7.5-4). Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli, wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 38 Regulaminu kontroli). Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 5