Pan Stanisław Stańdo Przewodniczący Rady Miejskiej w Tomaszowie Mazowieckim WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Łódź, 7 sierpnia 2014 r. Pan Stanisław Stańdo Przewodniczący Rady Miejskiej w Tomaszowie Mazowieckim Pan Rafał Zagozdon Prezydent Miasta Tomaszowa Mazowieckiego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 1, w dniach 5 i 8 maja 2014 r. pracownicy Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzili czynności kontrolne w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim, ul. P.O.W 10/16. Przedmiotem kontroli było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków. Zakres kontroli obejmował działalność Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego 2 i Rady Miejskiej w Tomaszowie Mazowieckim 3 w okresie od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Kontroli nie podlegało sprawdzenie prawidłowości załatwienia skarg i wniosków pod względem merytorycznym. Kontrolę przeprowadzili: 1) Krzysztof Strychalski starszy inspektor wojewódzki; 2) Anna Czajeczna specjalista. Przewodniczącym Rady w okresie objętym kontrolą jest Pan Stanisław Stańdo, natomiast Prezydentem jest Pan Rafał Zagozdon. Mając na uwadze ustalenia dokonane w toku kontroli, działalność we wskazanym zakresie należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. 1 Dalej zwanej kpa. 2 Dalej zwanego Prezydentem. 3 Dalej zwanej Radą.

2 Organizacja w zakresie skarg i wniosków 1. Organy Miasta Tomaszowa Mazowieckiego są organizacyjnie przygotowane do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, nie wszystkie jednak kwestie objęte kontrolą zostały w sposób prawidłowy i kompletny unormowane w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim 4. Rozdział IV Regulaminu Organizacyjnego dotyczy organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Prezydent i Zastępcy Prezydenta przyjmują klientów w sprawach skarg i wniosków w każdy drugi i czwarty czwartek miesiąca w godzinach od 8:00 do 12:00. Powyższy zapis nie wypełnia wymogów wynikających z art i 3 kpa, który stanowi, iż kierownicy organów wymienionych w 1 lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu. Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. W toku przeprowadzonych w Urzędzie Miasta w Tomaszowie Mazowieckim oględzin stwierdzono wywieszenie w widocznym miejscu informacji o dniach i godzinach przyjęć. Wśród ww. informacji znajdowała się również taka, której treść nie ma odzwierciedlenia w Regulaminie Organizacyjnym: Prezydent Miasta Tomaszowa Mazowieckiego lub jego Zastępcy oraz Sekretarz Miasta przyjmują mieszkańców w sprawach skarg i wniosków w każdą środę w godz Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym kontrolę i koordynację działania komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw klientów, w tym skarg, wniosków i listów oraz interwencji, sprawuje Kancelaria Prezydenta Miasta. W toku dokonanych oględzin stwierdzono wywieszenie następującej informacji: Jednostką organizacyjną przyjmującą skargi i wnioski jest Wydział Administracji, Obsługi i Majątku Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim.. Biorąc pod uwagę treść 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków stwierdzić należy naruszenia polegające na: nieprecyzyjnym określeniu w Regulaminie Organizacyjnym komórki organizacyjnej przyjmującej i koordynującej rozpatrywanie skarg i wniosków, nieumieszczeniu w siedzibie jednostki informacji, iż Wydział Administracji, Obsługi i Majątku koordynuje rozpatrywanie skarg i wniosków. Jak wyjaśnił Sekretarz Miasta Pan Krzysztof Janik zapis w Regulaminie Organizacyjnym 4 Zarządzenie Nr 315/2011 Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego z dnia 9 grudnia 2011 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim (ze zm.), zwane dalej Regulaminem Organizacyjnym. 2

3 dotyczący Kancelarii Prezydenta Miasta został przeniesiony z poprzednio obowiązującego regulaminu i nieuaktualniony Kancelaria stanowi obecnie część Wydziału Administracji, Obsługi i Majątku. Nadto ustalono, iż w zakresie, w jakim Regulamin Organizacyjny odnosi się do przyjmowania skarg i wniosków przez inne komórki organizacyjne lub pracowników, dotyczy to wyłącznie przyjmowania skarg i wniosków w potocznym rozumieniu, ponieważ poza kierownictwem jednostki, przyjęć skarg i wniosków, o których mowa w dziale VIII kpa dokonują tylko pracownicy Wydziału Administracji, Obsługi i Majątku. Regulamin Organizacyjny winien jednak w sposób precyzyjny, zgodny z prawem i stanem faktycznym regulować kontrolowane zagadnienia. (Akta kontroli str , 53-55). 2. Stanowisko Naczelnika Wydziału Administracji, Obsługi i Majątku zajmuje Pan Piotr Zwardoń. W zakresie obowiązków jednego z pracowników ww. Wydziału ujęto m.in. prowadzenie centralnych rejestrów skarg i wniosków, zbieranie materiałów niezbędnych do wyjaśnienia skarg od merytorycznych wydziałów oraz przeprowadzanie okresowej kontroli wewnętrznej dotyczącej prawidłowego rozpatrywania skarg i wniosków. Kontrola taka obejmowała rok Obsługę Rady Miejskiej sprawuje Biuro Rady Miejskiej, którego kierownikiem jest Pani Bogusława Smejda. W zakresie obowiązków jednego z pracowników ww. Biura wpisano między innymi wykonywanie spraw związanych z pomocą w obsłudze Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w szczególności sporządzanie projektów uchwał. Skargi rozpatrywane przez Prezydenta 3. Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym wszystkie wpływające skargi i wnioski przekazywane są do Wydziału Administracji, Obsługi i Majątku, celem rejestracji, a następnie do komórek organizacyjnych Urzędu Miasta zgodnie z właściwością. Pełna dokumentacja związana z załatwieniem sprawy winna znajdować się w powołanym wyżej Wydziale. Centralny rejestr skarg i wniosków zawiera 20 pozycji, przy czym: 4 skargi zostały załatwione lub przekazane przez Radę, 13 skarg załatwił lub przekazał Prezydent 5, 1 skarga została wycofana przez wnoszącego, 1 skargę pozostawiono bez rozpoznania (skarga anonimowa), 2 sprawy po rejestracji zakwalifikowano do załatwienia poza trybem skargowym określonym w dziale VIII kpa, o czym uczyniono wzmiankę w rejestrze. Poza rejestrem sprawy opisane są również w spisach spraw 1510 i Umieszczone 5 W 1 przypadku skarga została przekazana przez Prezydenta do Rady i w centralnym rejestrze skarg i wniosków figuruje pod jedną pozycją. 3

4 w pismach numery spraw nie zawsze są jednak zgodne z numeracją nadawaną w spisach spraw za rok 2013, co narusza 5 ust. 3 pkt 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresów działania archiwów zakładowych. (Akta kontroli str. 9-17). 4. Spośród 7 załatwionych bezpośrednio przez Prezydenta skarg w 4 przypadkach naruszono właściwość (z czego w 2 przypadkach pisma nie zostały przekazane zgodnie z zasadą pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, w myśl art kpa do organu wyższego stopnia), a w 2 innych nie jest możliwe ustalenie, który organ jest właściwy do rozpatrzenia skargi, ponieważ pomimo że treść pisma nie wskazywała jednoznacznie przedmiotu skargi, nie wystąpiono do skarżącego o wyjaśnienia w tej kwestii, czym naruszono 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Podkreślić należy, iż w sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne skarga złożona przez stronę podlega rozpatrzeniu w toku postępowania, zgodnie z przepisami kodeksu, a skarga pochodząca od innych osób stanowi materiał, który organ prowadzący postępowanie powinien rozpatrzyć z urzędu. Skargę w sprawie, w której wydano decyzję ostateczną, uważa się zależnie od jej treści za żądanie wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji albo jej uchylenia lub zmiany, które może być uwzględnione, z zastrzeżeniem art zdanie drugie kpa. Osoba wnosząca pismo nie ma obowiązku wykazania się znajomością prawa, wiadomościami o zakresie działania organów administracji publicznej lub organizacji społecznych, ciężar kwalifikacji prawnej spoczywa zawsze na jego adresacie. Przepis art. 222 kpa należy rozpatrywać w łączności z art i 240 kpa. Pismo wpływające do organu musi być zakwalifikowane z uwagi na osobę je wnoszącą oraz sprawę, której dotyczy. Może ono zawierać skargę, gdy odpowiada w swej treści przepisowi art. 227 kpa, może być wnioskiem art. 241 kpa, a może być również pismem procesowym strony, któremu należy nadać bieg stosownie do art lub art. 240 kpa, gdy chodzi o postępowanie inne niż administracyjne. Przepisy te tworzą treść zasady jednotorowości proceduralnej, która wyklucza możliwość wykorzystania różnych procedur równolegle lub kolejno po sobie w tożsamej sprawie, jak również zapobiega uchylaniu się od rygorów procesowych 6. Przyczyną naruszeń właściwości była m.in. nieprawidłowa interpretacja przepisów. Organ kontroli nie przychylił się w powyższym zakresie do wyjaśnień kontrolowanego, iż niektóre skargi 6 Komentarz. Kodeks postępowania administracyjnego, B. Adamiak i J. Borkowski. Wydawnictwo C.H. Beck. Warszawa

5 dotyczyły wykonywania obowiązków pracowniczych przez naczelnika wydziału lub jego zastępcę w ramach trwających stosunków pracy, zatem właściwość została ustalona prawidłowo. W pierwszej kolejności podnieść należy, iż zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/Gl 77/08, LEX nr : (...) skarga na pracownika urzędu miasta, a takim jest naczelnik wydziału jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą danym urzędem (...) 7. Po wtóre analiza zakresu podmiotowego, przedmiotowego i czasowego skarg nie pozwala na uznanie, iż zachowania pracowników nie były bezpośrednio związane z realizacją zadań przez organ. Organ kontroli nie kwestionuje podnoszonych przez kontrolowanego uprawnień kierownika jednostki jako pracodawcy w stosunku do zatrudnionych pracowników, podkreśla jednak, iż powyższe nie może wpływać na nieprzestrzeganie, określonej w art. 229 kpa, właściwości w postępowaniu skargowym. W doktrynie wskazuje się, iż nie należy utożsamiać załatwienia skargi z załatwieniem sprawy, której skarga dotyczy 8. W 2 przypadkach naruszenie właściwości przez Prezydenta nie wywołało poza nieuzasadnioną zwłoką negatywnych konsekwencji, ponieważ ta sama lub podobna skarga została również załatwiona lub przekazana właściwie przez Radę. (Akta kontroli str , , ). 5. W 2 przypadkach z treści pism wynika, że skargi zostały złożone w interesie innej osoby (w 1 sprawie również w interesie własnym). Zgodnie z art kpa skargi można składać w interesie innej osoby za jej zgodą. Mając jednak na względzie, że obydwie skargi dotyczyły spraw rozpatrywanych w postępowaniu administracyjnym, niewłaściwe jest uznanie skargi za bezzasadną ze względu na brak pełnomocnictwa, albo z powodu nieposiadania prawa do ingerowania w toczące się postępowanie administracyjne. Postępowanie w sprawach skarg i wniosków, uregulowane przepisami Działu VIII kpa, jest jednoinstancyjnym postępowaniem o charakterze uproszczonym, charakteryzującym się brakiem stron postępowania. Przyjęta przez ustawodawcę generalna zasada pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym wyklucza zastępowanie regularnej procedury administracyjnej czynnościami postępowania skargowego oraz uwalnianie od wymagań i rygorów tej procedury administracyjnej. Oznacza to, że postępowanie skargowo-wnioskowe toczy się jako samodzielne tylko w takich przypadkach, gdy wnoszący nie jest stroną postępowania administracyjnego ogólnego lub szczególnego, a przedmiotem skargi lub wniosku nie są sprawy załatwiane przez wydanie decyzji administracyjnej. W związku z powyższym istotnym jest określenie, w jakiej procedurze dana sprawa jest załatwiana i stosowanie wybranego trybu jednolicie. Z ww. przyczyn 7 Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 5 sierpnia 2008 r., IV SA/Gl 77/08, LEX nr K. Koralewska-Pietrzak, Skarga w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego jako actio popularis, PPPubl. 2010, nr 7-8, s. 61 5

6 żądanie pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 32 i 33 kpa, jest uzasadnione dopiero na etapie postępowania administracyjnego, w toku którego skarga podlega rozpatrzeniu. (Akta kontroli str , , ). 6. Prezydent przekazał do załatwienia 6 skarg, w tym: 1 do Rady, 1 do organu stanowiącego innej jednostki samorządu terytorialnego, 2 do kierowników jednostek organizacyjnych, 2 do organów spółki miejskiej. Zastrzeżenia organu kontroli dotyczą przekazywania skarg kierownikom jednostek organizacyjnych. Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o strażach gminnych wójt, burmistrz (prezydent miasta) sprawuje nadzór nad działalnością straży. Organem właściwym do rozpatrzenia części zarzutów skargi był więc Prezydent, a przekazując ją na podstawie art. 231 kpa do kierownika gminnej jednostki organizacyjnej, naruszył wskazany przepis. W konsekwencji w przedmiotowej kwestii nie wypowiedział się organ, a jedynie kierownik gminnej jednostki organizacyjnej. Z przyczyn omówionych w pkt 4 wystąpienia nie można przyjąć, aby uprawnionym do rozpatrzenia drugiej z omawianych skarg był Prezydent lub kierownik gminnej jednostki organizacyjnej reprezentujący pracodawcę w stosunku do pracowników (w tym kierownika komórki organizacyjnej jednostki), których skarga dotyczyła. Zgodnie z art. 229 pkt 3 kpa jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności kierowników gminnych jednostek organizacyjnych jest rada gminy. Natomiast stosownie do art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej do zadań wojewody należy nadzór nad realizacją zadań samorządu gminnego, powiatowego i województwa, w tym nad jakością działalności jednostek organizacyjnych pomocy społecznej (...), a także nad zgodnością zatrudnienia pracowników jednostek organizacyjnych pomocy społecznej z wymaganymi kwalifikacjami. Prezydent naruszył także art. 231 kpa, poprzez nieprzekazanie do Łódzkiego Kuratora Oświaty skargi, która zawierała zarzut dyskryminacji i pozbawienia praw ucznia (szersze omówienie tego zagadnienia w pkt 12 niniejszego dokumentu). Na marginesie dodać należy, iż skarga dotyczyła sprawy, w której wydano decyzję administracyjną. Organ nie zastosował jednak 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, celem wyjaśnienia rzeczywistego przedmiotu skargi. Naruszenie ww. przepisów stanowi nieprawidłowość. (Akta kontroli str , ). 7. Załatwienie lub przekazanie skarg przez Prezydenta następowało w obowiązujących terminach. W żadnym przypadku nie zaistniała konieczność sporządzania zawiadomienia o niezałatwieniu sprawy w terminie. 8. Sporządzone zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi nie zawsze spełniały wszystkie 6

7 wymagania formalne. Spośród 6 skarg załatwianych przez Prezydenta lub kierownika gminnej jednostki organizacyjnej i traktowanych jako prowadzone poza postępowaniem jurysdykcyjnym 3 odpowiedzi stanowią wyjaśnienia nie wskazujące bezpośrednio sposobu w jaki skarga została załatwiona (zasadna lub bezzasadna), uzasadnienia prawnego (2 przypadki) oraz pouczenia o treści art. 239 kpa (2 przypadki). Treść wyjaśnień wskazuje na bezzasadność zarzutów, zatem zgodnie z art zd. 2 kpa odpowiedzi winny zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239 kpa. W pozostałym zakresie 2 skargi uznano za bezzasadne, a 1 za zasadną. Zawiadomienie w jednej z ww. bezzasadnych skarg nie zawierało uzasadnienia prawnego. Natomiast odnośnie zawiadomień o przekazaniu skarg zgodnie z właściwością w 1 przypadku nie wskazano podstawy prawnej. (Akta kontroli str., 100, 107, 131, , 382, 387, ). 9. Odpowiedzi oznaczano symbolem klasyfikacyjnym właściwym dla załatwiania skarg i wniosków (1510), z wyjątkiem pisma stanowiącego wyjaśnienia, gdzie użyto symbolu Także w jednym z pism przekazujących wystąpienie nie zawarto prawidłowego symbolu klasyfikacyjnego dla skarg i wniosków przekazywanych zgodnie z właściwością (1511). W związku z podnoszoną okolicznością, iż 3 skargi dotyczyły spraw, w których toczy się postępowanie administracyjne, biorąc pod uwagę treść art. 234 kpa, odpowiedzi winny być sygnowane symbolem właściwym dla postępowania jurysdykcyjnego, ponieważ całość dokumentacji winna znajdować się w aktach tego postępowania. (Akta kontroli str , 87, 121, 124, 375). Skargi rozpatrywane przez Radę 10. Rejestr skarg i wniosków Rady w okresie objętym kontrolą zawierał 7 skarg. Wszystkie skargi odnotowane zostały także w centralnym rejestrze skarg i wniosków, z wyjątkiem 2 przypadków, przy czym w jednym z nich brak było podstaw do odstąpienia od rejestracji. Nie ma znaczenia, że organ, do którego przekazano skargę, nie był właściwy do jej rozpatrzenia. Zarówno art. 231, jak i art. 243 Kpa przyznają wyłącznie organowi kompetencje do dokonania oceny, czy jest właściwy do rozpatrzenia skargi lub wniosku. W wyroku z 9 sierpnia 2012 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie wskazał: Organ, który otrzymuje skargę bada, czy jest właściwy do jej rozpatrzenia i w razie uznania swej niewłaściwości obowiązany jest niezwłocznie przekazać ją właściwemu organowi albo wskazać skarżącemu właściwy organ (...) 9. Niezarejestrowanie powyższej skargi powoduje naruszenie art. 254 kpa. W drugim przypadku zasadnie nie wpisano skargi na uchwałę, która została przekazana 9 Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 9 sierpnia 2012 r., II SA/Sz 696/12, LEX nr

8 do wojewódzkiego sądu administracyjnego, bowiem sprawa ta nie stanowi skargi w rozumieniu działu VIII kpa. Ustalenia opisane w dalszej części wystąpienia nie będą dotyczyły tej sprawy. 11. Rada załatwiła we własnym zakresie 3 skargi oraz przekazała do załatwienia organom właściwym 2 skargi (w 1 przypadku na podstawie art. 231 w związku z art kpa). Ponadto 1 skargę anonimową pozostawiono bez rozpoznania. 12. Jedna z trzech skarg rozstrzygniętych przez Radę została załatwiona z naruszeniem właściwości. Kierownik Biura Rady wyjaśnił, iż Rada Miejska nie przekazała skargi (w zakresie dyskryminacji i praw ucznia) do kuratorium oświaty z tego powodu, że pismo wpłynęło od Prezydenta Miasta na podstawie art. 229 pkt 3 Kpa. Z tego samego powodu skargi nie potraktowano też jako odwołania ( ) skarżący wyraźnie wskazuje, iż składa skargę na dyrektora szkoły. Należy zauważyć, iż zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, zadania i kompetencje w zakresie oświaty określone w ustawie i przepisach odrębnych na obszarze województwa wykonuje kurator oświaty, w imieniu wojewody. W szczególności sprawuje nadzór pedagogiczny nad publicznymi i niepublicznymi szkołami i placówkami oraz placówkami doskonalenia nauczycieli, w tym nad niepublicznymi placówkami doskonalenia nauczycieli o zasięgu ogólnokrajowym, które znajdują się na obszarze danego województwa, a także wydaje decyzje administracyjne w sprawach określonych w ustawie. Stosownie do art. 33 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o systemie oświaty, nadzór pedagogiczny polega na ocenianiu stanu i warunków działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej szkół, placówek i nauczycieli oraz analizowaniu i ocenianiu efektów działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności statutowej szkół i placówek. W zakresie wymienionym w ust. 1 pkt 1 i 2 nadzorowi podlega w szczególności przestrzeganie praw dziecka i praw ucznia oraz upowszechnianie wiedzy o tych prawach. Co prawda, jak wynika z treści skargi, wnoszący o opisanej sytuacji poinformował kuratorium oświaty, niemniej powyższe nie dawało Radzie podstaw do uznania się za organ właściwy do rozpatrzenia sprawy. Rozpatrując powyższą skargę we własnym zakresie Rada przekroczyła kompetencje określone w art. 229 pkt 3 kpa, co stanowi nieprawidłowość. (Akta kontroli, str , , ). 13. Rada rozpatrzyła wszystkie skargi po upływie miesięcznego terminu wskazanego w art kpa. Również przekazanie skarg do organu właściwego nastąpiło po upływie 7-dniowego terminu określonego art. 231 kpa. Z wyjaśnień uzyskanych w toku kontroli wynika, że powodem przekroczenia ww. terminów jest fakt, że posiedzenia Rady odbywają się tylko raz w miesiącu. Także posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbywają się co do zasady raz w miesiącu. Jednak należy zauważyć, iż w okresie od wniesienia skarg do ich załatwienia lub przekazania do organu 8

9 właściwego odbyło się więcej niż jedno posiedzenie Rady. Ponadto w sytuacji, kiedy załatwienie skargi w terminie nie jest możliwe, stosowany winien być art. 36 kpa. Nie można przyjąć za zasadne wyjaśnień, iż jako powiadomienia o przedłużeniu terminu rozpatrywania skarg traktowane były pisma informujące skarżących o posiedzeniu Komisji Rewizyjnej lub Rady, bowiem zawiadomienie takie winno wskazywać nowy termin załatwienia sprawy z podaniem przyczyn zwłoki. Powyższy wymóg ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. Przekroczenie terminu na załatwienie skargi, przy braku zawiadomienia o przedłużeniu terminu, o którym mowa w art. 36 kpa, narusza art. 237 kpa i stanowi nieprawidłowość. (Akta kontroli, str , , 399, ). 14. Zarówno w sprawach przekazanych do załatwienia właściwym organom, jak i w sprawach rozpatrzonych we własnym zakresie, Rada podjęła uchwały. O sposobie załatwienia skargi powiadomiono skarżących, czym wypełniony został obowiązek wynikający z art kpa. Zawiadomienia te zawierały elementy wymienione w art. 238 kpa. 15. Pisma sporządzane w powyższych sprawach opatrzone zostały symbolem klasyfikacyjnym 1510 przewidzianym dla skarg i wniosków załatwianych bezpośrednio. Należy zwrócić uwagę, iż w przypadku skarg przekazywanych do załatwienia według właściwości prawidłowy jest symbol klasyfikacyjny 1511, a nie Użycie nieodpowiedniego symbolu klasyfikacyjnego powoduje naruszenie 5 ust. 3 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej. (Akta kontroli, str ). Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) dostosowanie treści Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim oraz informacji wywieszonych dla klientów do obowiązujących przepisów prawa, 2) poszerzenie mechanizmów kontroli w zakresie zapewnienia wnikliwej analizy treści skarg, celem wyeliminowania przypadków naruszenia właściwości lub zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, a w sytuacji, gdy z treści skargi nie można należycie ustalić jej przedmiotu, bezwzględne stosowanie 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, 3) wzmocnienie nadzoru nad rejestracją skarg i wniosków w centralnym rejestrze, 4) zapewnienie poprawnego stosowania symboli klasyfikacyjnych i numeracji spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną, 5) opracowanie i wprowadzenie mechanizmów kontroli celem wyeliminowania braków formalnych w sporządzanych odpowiedziach, 6) bezwzględne stosowanie art. 36 kpa w związku z art kpa w przypadku, gdy 9

10 w konkretnej sprawie załatwienie skargi bez zbędnej zwłoki nie później jednak niż w ciągu miesiąca nie jest możliwe. Usprawnienie organizacji rozpatrywania skarg przez Radę, mając na względzie termin załatwiania skarg. Jednocześnie uprzejmie proszę Pana Przewodniczącego oraz Pana Prezydenta o złożenie informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Elżbieta Stępczyńska - Gortat Zastępca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 10