Pan Kazimierz Środa Przewodniczący Rady Miejskiej w Działoszynie. Pan Rafał Drab Burmistrz Miasta i Gminy Działoszyn WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Łódź, 4 listopada 2015 r. Pan Kazimierz Środa Przewodniczący Rady Miejskiej w Działoszynie Pan Rafał Drab Burmistrz Miasta i Gminy Działoszyn WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 1, w dniu 24 sierpnia 2015 r. pracownicy Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzili czynności kontrolne w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn, ul. Piłsudskiego 21. Przedmiotem kontroli było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków. Zakres kontroli obejmował działalność Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn 2 i Rady Miejskiej w Działoszynie 3 w okresie od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli. Kontroli nie podlegało sprawdzenie prawidłowości załatwienia skarg i wniosków pod względem merytorycznym. Kontrolę przeprowadzili: 1) Krzysztof Strychalski starszy inspektor wojewódzki; 2) Anna Czajeczna specjalista. Przewodniczącym Rady od 1 grudnia 2014 r. jest Pan Kazimierz Środa, wcześniej funkcję tę pełnił Pan Stanisław Ranoszek. Burmistrzem jest Pan Rafał Drab. Mając na uwadze ustalenia dokonane w toku kontroli, działalność we wskazanym zakresie należy ocenić negatywnie. Uzasadnieniem powyższej oceny jest duża liczba skarg załatwionych nieterminowo, z naruszeniem właściwości, klasyfikacji lub wymagań formalnych zawiadomień (w tym ich braku), w powiązaniu z niezrealizowaniem części uwag, wniosków i zaleceń pokontrolnych, sformułowanych w następstwie kontroli przeprowadzonej w powyższym przedmiocie, w dniu 4 października 2012 r Dalej zwanej k.p.a. Dalej zwanego Burmistrzem. Dalej zwanej Radą. ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) , fax: (+48) Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka

2 Organizacja w zakresie skarg i wniosków 1. Proces przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków został prawidłowo zorganizowany w jednostce kontrolowanej. Uregulowania w tym zakresie znajdują się w zarządzeniu Nr 31/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn z dnia 31 marca 2015 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn oraz zarządzeniu Nr 120/12 Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn z dnia 8 października 2012 r. w sprawie procedury przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn. W szczególności wypełnione zostały wymagania w zakresie wyznaczenia pracownika przyjmującego oraz koordynującego rozpatrywanie skarg i wniosków. Zadanie to wykonuje Pan Piotr Tasarz Sekretarz Miasta i Gminy. Informację o powyższym wywieszono na tablicy w siedzibie Urzędu. Umieszczone zostały również prawidłowe informacje o przyjęciach obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza oraz Przewodniczącego Rady. Stosowne zadania przypisane zostały do pracowników w ich zakresach czynności. Stwierdzone zostały natomiast uchybienia polegające na niezaktualizowaniu, po zmianach organizacyjnych w Urzędzie, zarządzenia Nr 120/12 oraz umieszczeniu na stronie internetowej nieadekwatnej jednej z informacji dotyczącej godzin przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków. Wskazane niedopatrzenia zostały usunięte w trakcie kontroli. 2. Przedstawione do kontroli sprawy zostały zarejestrowane w rejestrze skarg i wniosków, przy czym niektóre wpisy nie posiadały lub zawierały niewłaściwą datę wpływu skargi lub udzielenia odpowiedzi. Ponadto nie zawsze umieszczano prawidłowe dane w rubryce ustawowy lub nakazany termin załatwienia sprawy. Powyższe stanowi uchybienie. W części przedstawionej w dniu rozpoczęcia kontroli dokumentacji zakończonych spraw załatwianych przez Radę brak było oryginalnych dokumentów. Jak wskazują wyjaśnienia Sekretarza Miasta i Gminy, niektóre z nich przechowywał poprzedni Przewodniczący Rady. Powyższa sytuacja jest nieprawidłowa. (Akta kontroli str ). Skargi rozpatrywane przez Burmistrza 1. Zgodnie z rejestrem skarg i wniosków oraz informacjami przedstawionymi przez Sekretarza Miasta i Gminy Działoszyn przed kontrolą, Burmistrz rozpatrzył we własnym zakresie 4 skargi, a 1 przekazał zgodnie z właściwością. Nadto w toku badania spraw załatwianych przez Radę stwierdzono, że jedna ze skarg była adresowana do Burmistrza i przekazana przez ten organ do Rady. Nie został jednak zastosowany art. 231 k.p.a., co stanowi nieprawidłowość. Ustalenia 2

3 odnoszące się do tej sprawy zostaną opisane w części dotyczącej skarg rozpatrywanych przez Radę. W myśl art. 222 k.p.a. wpływające pisemnie lub elektronicznie podania były prawidłowo kwalifikowane jako skargi w rozumieniu art. 227 k.p.a. Spełniały one wymagania formalne, zatem nie było potrzeby stosowania 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Stwierdzono natomiast nieprawidłową klasyfikację skarg załatwianych bezpośrednio przez Burmistrza. Sprawy omyłkowo przypisywane były do symbolu klasyfikacyjnego 1431, 1511 lub 3139, zamiast Powyższe narusza instrukcję kancelaryjną załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresów działania archiwów zakładowych. (Akta kontroli str. 61, 66, 71, 81, 133, 144). 2. Właściwość została naruszona w stosunku do wszystkich skarg, które były załatwiane bezpośrednio przez Burmistrza. Organ wykonawczy winien przekazać przedmiotowe wystąpienia na podstawie art. 231 k.p.a. do Rady. W związku z powyższym zaniechaniem naruszony został art k.p.a. oraz art. 229 pkt 3 k.p.a., co stanowi nieprawidłowość. Organ kontroli nie przychylił się do stanowiska, że treść skarg dotyczyła wyłącznie zadań lub działalności pracowników kontrolowanego, przez co właściwym do ich rozpatrzenia był Burmistrz. Na konieczność przestrzegania właściwości zwracana były uwaga podczas poprzedniej kontroli organów Działoszyna 4. (Akta kontroli str , 144). 3. Skargi zostały rozpatrzone lub przekazane przez Burmistrza z zachowaniem terminu, przy czym pracownicy nie sporządzali notatek służbowych informujących o sposobie załatwienia skargi i wynikach postępowania wyjaśniającego, co narusza zapisy zarządzenia Nr 120/12 i stanowi uchybienie. (Akta kontroli str. 144) 4. Sporządzone zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi nie spełniały wymagań formalnych określonych w art k.p.a. Wskazanie w jaki sposób skarga została załatwiona nie nastąpiło w sposób bezpośredni poprzez stwierdzenie, że: skarga jest bezzasadna lub skarga jest zasadna, co skutkuje wątpliwościami w tym zakresie. Nadto nie pouczano o treści art. 239 k.p.a., a w 1 przypadku brak było oznaczenia organu oraz uzasadnienia prawnego. Niestosowanie art k.p.a. stanowi nieprawidłowość. Przekazanie zgodnie z właściwością nastąpiło postanowieniem, na które przysługuje zażalenie, co jest niezgodne z prawem. Wskazany akt nie został w sposób skuteczny doręczony skarżącemu. Na fakt nieprawidłowego stosowania art. 231 k.p.a. oraz braków formalnych 4 Sprawozdanie z kontroli w trybie uproszczonym z dnia 15 listopada 2012 r., znak PNK-IV

4 zawiadomień zwracana były uwaga podczas poprzedniej kontroli. (Akta kontroli str. 61, 66, 71, 81, 144). Skargi rozpatrywane przez Radę 1. W odniesieniu do spraw załatwianych przez Radę, rejestr skarg i wniosków w okresie objętym kontrolą zawierał 5 pozycji. W tym miejscu zauważyć jednak należy, że w 1 przypadku skarga dotyczyła uchwały i została przekazana do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Sprawa będąca przedmiotem innej skargi została zbadana wyłącznie przez komisję, ponieważ Przewodniczący Rady nie nadał skardze dalszego biegu, naruszając 11 i 12 Statutu Gminy Działoszyn5. Powyższe stanowi nieprawidłowość, gdyż stanowisko w sprawie winien zająć organ, tj. Rada. W związku z powyższym ustalenia opisane w dalszej części wystąpienia nie będą odnosiły się do tych spraw. Kwalifikacji skarg dokonano zgodnie z art. 222 k.p.a. Skargi, wniesione pisemnie, spełniały wymogi określone w 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Podobnie, jak w przypadku spraw rozpatrywanych przez Burmistrza, stosowano niewłaściwe symbole klasyfikacyjne, m.in. używając 1511 zamiast W myśl 5 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej, znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. (Akta kontroli str. 109, 116, ). 2. W 1 przypadku skarga została rozpatrzona przez Radę z naruszeniem właściwości, co stanowi nieprawidłowość. W powyższej skardze zastosowanie winien mieć art 31 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, zgodnie z którym kurator oświaty w imieniu wojewody sprawuje nadzór pedagogiczny nad publicznymi i niepublicznymi przedszkolami, innymi formami wychowania przedszkolnego, szkołami, placówkami doskonalenia nauczycieli ( ) w związku z art. 33 ww. ustawy, w myśl którego nadzór pedagogiczny polega na obserwowaniu, analizowaniu i ocenianiu przebiegu procesów kształcenia i wychowania oraz efektów działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności statutowej szkół i placówek. (Akta kontroli str ). 3. W każdym przypadku nie został zachowany, określony w art k.p.a., termin na załatwienie skargi. W 1 sprawie Przewodniczący Rady w ogóle nie doręczył uchwały skarżącej. Z przedłożonych wyjaśnień Sekretarza Miasta i Gminy wynika, że skarżąca ( ) została poinformowana telefonicznie przez pracownika Biura Obsługi Rady Miejskiej 5 Załącznik do uchwały Nr XXV/147/08 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 30 września 2008 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Działoszyn. 4

5 o podjętej uchwale Rady Miejskiej w Działoszynie, natomiast zawiadomienie zostało skierowane do osoby, której skarżąca zarzucała nienależyte wykonywanie zadań. Przyczyną 1-dniowego przekroczenia terminu w drugiej sprawie było niewłaściwe zdefiniowanie daty wpływu skargi do urzędu, bowiem zamiast daty wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego, określonej w urzędowym poświadczeniu odbioru (upo) 6, przyjęto datę wpisaną na pieczęci wpływu, zamieszczonej na wydruku upo. W ostatniej sprawie, pomimo podjęcia uchwały w ciągu miesiąca, skarżący został zawiadomiony o sposobie załatwienia skargi z przekroczeniem terminu. Nie można uznać za zasadne wyjaśnień o zastosowaniu terminu przewidzianego na przesłanie uchwały do Wojewody (7 dni od daty sesji) w celu jej zbadania w ramach sprawowanego nadzoru. Biorąc pod uwagę art k.p.a., organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić skarżącego o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Wymóg ten ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. Tymczasem Przewodniczący Rady w żadnej ze spraw nie skierował do skarżących ww. zawiadomień, co przy jednoczesnym przekroczeniu określonego w art k.p.a. terminu, stanowi nieprawidłowość. (Akta kontroli str , , , 143). 4. Uchwały o sposobie załatwienia skargi spełniają wymogi określone w art k.p.a., przy czym w 1 piśmie Przewodniczącego Rady pomyłkowo wskazano datę podjęcia załączonej uchwały niezgodnie ze stanem faktycznym. (Akta kontroli str. 109, 118). 5. Uchwały poddane kontroli prawidłowo zamieszczone zostały w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn. Stwierdzono natomiast, że opublikowanie uchwał podjętych w wyniku stwierdzenia przez Wojewodę Łódzkiego nieważności poprzednich rozstrzygnięć w przedmiocie rozpatrzenia skargi nastąpiło bez anonimizacji danych skarżących, w tym w 1 przypadku z podaniem imienia i nazwiska, co stanowi nieprawidłowość. Zgodnie z poglądem doktryny: Organy prowadzące postępowanie wyjaśniające w trakcie postępowania skargowego nie mogą ujawniać danych osobowych osób skarżących. (...) za niezgodne z prawem należy uznać powszechne publikowanie danych osobowych (imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania) na stronach internetowych (...), poprzez publikację uchwały rady gminy jako rozstrzygnięcia skargi (wniosku) osoby, która taką skargę (wniosek) złożyła. W niektórych przypadkach rozstrzygnięcie zawierać może również inne informacje 6 Art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne 5

6 chronione przez prawo, których organ nie powinien ujawniać mimo zasad wynikających z ustawy o samorządzie gminnym czy ustawy o dostępie do informacji publicznej. Obowiązują bowiem w tym zakresie przepisy szczególne, jak choćby ww. ustawa o ochronie danych osobowych 7. (Akta kontroli str ). Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) przestrzeganie, określonej w art. 229 k.p.a. i przepisach szczególnych, właściwości do rozpatrzenia skargi, 2) wzmocnienie nadzoru nad terminowością rozpatrywania skarg i wniosków, a w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie stosowanie art. 36 k.p.a., 3) zawiadamianie wnoszącego o sposobie załatwienia skargi (wniosku) lub o ich przekazaniu zgodnie z właściwością (także w przypadku, gdy przekazanie jest dokonywane między organami Miasta i Gminy Działoszyn), 4) wprowadzenie mechanizmów kontroli zapobiegających naruszeniom w zakresie wymagań formalnych zawiadomień stosowanych w postępowaniu skargowo-wnioskowym, 5) nadawanie przez Przewodniczącego prawidłowego biegu skargom adresowanym lub przekazywanym do Rady, 6) zapewnienie ochrony danych osobowych skarżących i wnioskodawców, 7) stosowanie właściwego symbolu klasyfikacyjnego oraz rzetelną rejestrację skarg i wniosków, 8) wzmocnienie nadzoru nad kompletnością dokumentacji tworzącej akta sprawy, 9) zapewnienie przestrzegania przez pracowników zapisów zarządzenia Nr 120/12 w zakresie sporządzania notatek służbowych informujących o sposobie załatwienia skargi i wynikach postępowania wyjaśniającego. Jednocześnie uprzejmie proszę Pana Przewodniczącego oraz Pana Burmistrza o złożenie informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Elżbieta Stępczyńska - Gortat Zastępca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 7 B. Dziadkiewicz, Rozpatrywanie skarg i wniosków w administracji samorządowej. Poradnik ze wzorami dokumentów. Warszawa 2010, s