WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Opole, dnia 20 września 2016 r. WOJEWODA OPOLSKI NK.IV AW Pani Barbara Zając Wójt Gminy Pokój ul. Sienkiewicza Pokój WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalno prawne dotyczące kontroli 1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Urząd Gminy Pokój, ul. Sienkiewicza 8, Pokój. 2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2016 r., poz. 23 ze zm.) zwane w dalszej części k.p.a.. 3) Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Pokój, tj. Wójta Gminy Pokój oraz Radę Gminy Pokój 1 ; b) okres objęty kontrolą: od dnia 1 stycznia 2014 roku do dnia 30 czerwca 2016 roku 2. 4) Rodzaj kontroli: problemowa. 5) Tryb kontroli: zwykły. 6) Termin kontroli: 23 sierpnia 2016 roku. 7) Skład zespołu kontrolnego: a) Sebastian Judycki - Kierownik Oddziału Kontroli i Skarg w Wydziale Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu Przewodniczący zespołu kontrolnego. b) Aleksandra Waksenburg - Stażysta w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu Członek zespołu kontrolnego. 8) Kierownik jednostki kontrolowanej: Barbara Zając Wójt Gminy Pokój; funkcję Wójta pełni od dnia 16 listopada 2014 roku. 9) Kierownik kontrolowanej komórki organizacyjnej: Joanna Ptaszek Sekretarz Gminy; funkcję Sekretarza pełni od dnia 1 marca 2012 roku. II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta. W wyniku przeprowadzonej kontroli problemowej w Urzędzie Gminy Pokój stwierdzono szereg uchybień, a po ich przeanalizowaniu, organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Pokój, oceniono pozytywnie z uchybieniami. Powyższą ocenę oparto na wynikach badania kontrolnego, któremu poddano całą zebraną dokumentację. 1 Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy Pokój w okresie objętym kontrolą regulowały zapisy zawarte w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Pokój, stanowiącym załącznik do Zarządzenia nr 45/2011 Wójta Gminy Pokój z dnia 17 sierpnia 2011r., Zarządzeniu Nr 2/KU/2004 Wójta Gminy Pokój z dnia 12 lutego 2004 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy Pokój ze zm. W/w Regulaminy i Zarządzenie stanowią część akt kontroli i zostały zamieszczone w systemie EZD i oznaczone jako: Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Pokój 2011 r., Zarządzenie w sprawie skarg i wniosków ze zm r. 2 Ostatnią kontrolę (problemową) w temacie organizacji przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Pokój przeprowadzono w dniu 4 kwietnia 2008 r. Strona 1 z 5

2 W wyniku przeprowadzonego badania zebranych skarg i wniosków, kontrolujący ustalili, że w okresie objętym kontrolą do Urzędu Gminy Pokój wpłynęły 4 skargi (według rejestru 5, ponieważ 1 skarga została błędnie zakwalifikowana jako osobna sprawa i tak też zarejestrowana, a w istocie jest to ta sama skarga lecz przekazana przez inny organ) oraz 10 wniosków 3. Rozpatrując skargi: 1 uznano za uzasadnioną, 1 uznano za nieuzasadnioną, 1 załatwiono informacyjnie, a w przypadku 1 brakowało odpowiedzi na skargę oraz rozstrzygnięcia, brakowało także kompletu dokumentów w tej sprawie. Rozpatrując wnioski: 6 uznano za uzasadnione, 2 uznano za nieuzasadnione, 1 wniosek załatwiono informacyjnie, 1 wniosek został przekazany do załatwienia według właściwości innemu organowi. 10 skarg i wniosków wpłynęło bezpośrednio od skarżących, a 4 zostało przekazanych przez inne instytucje 4. W ramach analizy przedkontrolnej 5 ustalono, że w Urzędzie Gminy Pokój, w dniu 18 stycznia 2013 roku odbyło się spotkanie pracowników z Wójtem Gminy Pokój - Panią Barbarą Zając, na którym były omawiane tematy związane z załatwianiem skarg i wniosków 6. Na podstawie informacji wywieszonej w siedzibie Urzędu ustalono, że Wójt Gminy Pokój przyjmuje w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki od godziny do godziny a Sekretarz Gminy w godzinach pracy urzędu i w innych terminach, po wcześniejszym umówieniu się w Sekretariacie Urzędu 7. W Urzędzie Gminy Pokój zasady organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków regulują zapisy Regulaminu Organizacyjnego oraz Zarządzenie w sprawie organizacji skarg i wniosków ze zm. Zgodnie z 10 powyższego Regulaminu, w sprawach skarg i wniosków przyjmuje wójt, jego zastępca lub sekretarz gminy a rejestr skarg i wniosków znajduje się w Referacie Organizacyjnym. Bieżący nadzór nad sposobem i terminowością załatwiania skarg i wniosków sprawuje sekretarz gminy i do jego zadań należy także prowadzenie rejestru skarg i wniosków 8. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że na skargach zamieszczano adnotacje o dacie ich wpływu. Skargi i wnioski załatwiano terminowo. W przypadku uznania skargi za nieuzasadnioną, w zawiadomieniach o sposobie ich załatwienia, prawidłowo pouczano skarżących o treści art k.p.a. (OR.I ). W przypadku wniosków, prawidłowo stosowano art k.p.a., informując wnioskodawców, że w przypadku ich niezadowolenia ze sposobu załatwienia wniosku służy im prawo wniesienia skargi. Nie stwierdzono łamania kompetencji Rady Gminy Pokój wynikającej z art. 229 pkt 3 k.p.a., przy rozpatrywaniu skarg na działalność Wójta Gminy Pokój. Ustalono jednak także, że skargi oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty przechowywano w Urzędzie Gminy Pokój w sposób niezgodny z treścią art. 254 k.p.a. Nie przestrzegano instrukcji kancelaryjnej, bo brakowało pieczątki daty ekspedycji lub odręcznej informacji o dacie wysyłki odpowiedzi na skargę lub wniosek, zamiast tego był dołączany wydruk z ogólnej wysyłki korespondencji z Urzędu Gminy Pokój przez Pocztę Polską. Brakowało też podpisu osoby sporządzającej pismo. 3 Znaki spraw skontrolowanych skarg i wniosków: OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I oraz tożsama z nią skarga zarejestrowana błędnie pod nowym numerem OR.I po przekazaniu przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Opolu. 4 Skargi o sygnaturach: OR.I (w rejestrze jako OR.I ) oraz OR.I zostały przekazane przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Opolu, skarga OR.I została przekazana przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów w Warszawie, a skarga OR.I została przekazana przez Starostę Namysłowskiego oraz ta sama skarga (o błędnie nadanym nowym numerze OR.I ) została przekazana przez inny organ tj. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Opolu. 5 Treść odpowiedzi na analizę przedkontrolną stanowi część akt kontroli; została zamieszczona w systemie EZD jako: Odpowiedź na analizę przedkontrolną (zawiera tabelę: liczba skarg i wniosków załatwionych w okresie r r.) 6 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: Protokół ze spotkania Wójta Gminy Pokój z pracownikami 2013 r. 7 Zdjęcie z informacją w sprawie przyjmowania skarg i wniosków zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: Zdjęcie 1 Godziny przyjęć w sprawie skarg i wniosków. 8 Zgodnie z zakresem czynności z dnia r., który jako skan znajduje się w systemie EZD, oznaczony jako: 2 Zakres czynności Pani Joanny Ptaszek Sekretarza Gminy. Strona 2 z 5

3 Nieprawidłowo prowadzony rejestr skarg i wniosków nie pozwalał na - zgodne z dyspozycją art. 254 k.p.a. - sprawowanie kontroli nad terminowością i sposobem załatwiania skarg. 9 Kwestię tą obrazują przypadki podwójnej rejestracji pod nowym numerem tej samej skargi przekazanej przez inny organ. Miało to wpływ na wartości liczbowe rejestru, które ukazują inną liczbę skarg w stosunku do faktycznej ilości skarg 10. Ponadto rejestr zawierał ewidencję wniosków, które nie są wnioskami w rozumieniu art. 241 k.p.a. Wnioski te były faktycznie wnioskami o udostępnienie informacji publicznej w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2016 r., poz. 352) 11. Skargi i wnioski w rejestrze były zapisane pod innymi znakami spraw, a na pismach danej sprawy widniały inne znaki spraw, w poszczególnych przypadkach brakowało oznaczenia jak skarga lub wniosek zostały załatwione, czy były (uzasadnione, nieuzasadnione, informacyjnie czy przekazane według właściwości). Nieprawidłowo i niedostatecznie szczegółowo przeprowadzono oraz dokumentowano przebieg postępowań wyjaśniających, ponieważ brakowo odpowiedzi na skargę oraz kompletu dokumentacji (OR.I ). Biorąc powyższe pod uwagę w wyniku kontroli stwierdzono, że skargi i wnioski rejestrowano nieprawidłowo i nadawano im różne znaki spraw, zmieniając w trakcie prowadzonej sprawy cały znak, bądź niektóre jego elementy. Powyższe uchybienia stwierdzono w niżej opisanych przypadkach: a) Wniosek OR.I nie jest wnioskiem w rozumieniu k.p.a., posiada błędny znak sprawy niezgodny z instrukcją kancelaryjną 12. W sprawie brakuje pieczątki daty ekspedycji oraz zawarta jest błędna podstawa prawna art. 247 k.p.a., zamiast samego art k.p.a. 13 b) Wniosek OR.I nie jest wnioskiem w rozumieniu k.p.a., zawiera błędny znak sprawy niezgodny z instrukcją kancelaryjną. Odpowiedź do wnioskodawcy zawiera drugi znak sprawy, opisany innym symbolem klasyfikacji jednolitego rzeczowego wykazu akt [ udostępnienie informacji publicznej]. 14 c) Odpowiedzi na wnioski OR.I (art. 241 k.p.a.) i OR.I (art k.p.a.) zawierają błędną podstawę prawną. Powinien być art k.p.a. W odpowiedzi OR.I brakuje ponadto pieczątki daty ekspedycji. 15 d) Wnioski OR.I , OR.I i OR.I nie są wnioskami w rozumieniu k.p.a. i mają błędny znak sprawy niezgodny z instrukcją kancelaryjną. W dalszej korespondencji w znakach dwóch pierwszych spraw zmieniany jest symbol klasyfikacji jednolitego rzeczowego wykazu akt na 1511, gdyż wnioski zostały przekazane organom podległym gminie. 16 e) Skarga OR.I ma błędny i podwójny znak sprawy (w rejestrze skarg i wniosków figuruje pod numerem OR.I ) a odpowiedź nie posiada podstawy prawnej (art k.p.a.). 17 f) Wniosek OR.I zawiera błędny i podwójny znak sprawy (na dekretacji wniosek ma znak sprawy OR.I ), odpowiedź ma nieprawidłową podstawę prawną art k.p.a., zamiast k.p.a Prowadzony rejestr skarg i wniosków stanowi akta kontroli; zamieszczono go w systemie EZD i oznaczono jako: Rejestr skarg i wniosków za okres Skarga o sygnaturze OR.I oraz ta sama skarga tylko przekazana przez inny organ zarejestrowana pod nowym numerem OR.I Wnioski o sygnaturach: OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I , OR.I Zgodnie z zapisami 5 ust. 1-4 w związku z 52 ust. 1 pkt 1 oraz 52 ust. 2 Załącznika Nr 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 ze zm.), zwane w dalszej części instrukcją kancelaryjną. 13 Dowód: skan zamieszczony w EZD pod nazwą OR.I Dowód: skan zamieszczony w EZD pod nazwą OR.I Dowody: skany zamieszczone w EZD pod nazwami OR.I i OR.I Dowody: skany zamieszczone w EZD pod nazwami OR.I , OR.I i OR.I Dowód: skan zamieszczony w EZD pod nazwą OR.I SKO. 18 Dowód: skan zamieszczony w EZD pod nazwą OR.I Strona 3 z 5

4 g) Wniosek OR.I zawiera błędny znak sprawy, brakuje pieczątki daty ekspedycji, nieprawidłowa podstawa prawna art. 240 k.p.a. i art. 241 k.p.a. zamiast art k.p.a. 19 h) Skarga OR.I ma błędny i podwójny (OR.I ) znak sprawy a w aktach sprawy brak odpowiedzi na skargę i kompletu dokumentacji, co jest niezgodne z art. 254 k.p.a. 20 i) Skarga OR.I w rejestrze skarg ma błędny znak sprawy oraz podwojoną numerację. Wpisano także nieprawidłowy symbol klasyfikacyjny według jednolitego rzeczowego wykazu akt. Powyższa skarga została rozpatrzona przez Radę Gminy Pokój, a więc powinna zostać oznaczona symbolem klasyfikacyjnym 1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio. Nieprawidłowo zastosowany w powyższej sprawie, symbol 1511 dotyczy tylko i wyłącznie skarg przekazywanych do rozpatrzenia według właściwości innym organom. Na korespondencji wewnętrznej miedzy Wójtem, a Radą Gminy jest zmieniony znak sprawy na OR.I , a także znak OR.I j) Wniosek OR.I nie jest wnioskiem w rozumieniu k.p.a. widnieje pod inną sygnaturą w rejestrze skarg i inne sygnatury są na korespondencji. 22 Powyżej opisane postępowanie zgodnie z zapisami 5 ust. 1-4 w związku z 52 ust. 1 pkt 1 oraz 52 ust. 2 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej jest nieprawidłowe. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt w danej sprawie, dlatego też skargi oraz związana z nimi dokumentacja powinna otrzymywać jeden, wspólny znak sprawy, składający się z identycznych jego elementów. III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: W wyniku przeprowadzonej kontroli problemowej w Urzędzie Gminy Pokój stwierdzono błędy związane z nadawaniem skargom i wnioskom nieprawidłowych znaków spraw, niezgodnych z zasadami określonymi w 5 ust. 1-4 w związku z 52 ust. 1-3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej. Odnotowano także przypadki błędnej podstawy prawnej lub niezastosowania w ogóle podstawy prawnej w odpowiedzi, a także nieprawidłowego klasyfikowania wniosków, co jest niezgodne z art. 241 k.p.a. Dokumentacja części spraw była niekompletna, a pisma inaczej oznaczone w rejestrze skarg i wniosków, a inaczej w korespondencji do skarżących i wnioskodawców. Pisma zawierały braki w zakresie pieczątki daty ekspedycji, a także podpisu osoby, która sporządzała pismo. Zanotowano pojedyncze przypadki nieprawidłowego stosowania symbolu klasyfikacyjnego jednolitego rzeczowego wykazu akt, zmienianego w trakcie postępowania. Przyczyną ujawnionych uchybień były błędy pracowników wykonujących kontrolowane zadanie oraz niewystarczający nadzór ogólny i szczegółowy nad jego realizacją sprawowany przez Sekretarza Gminy Pokój. Skutkiem stwierdzonych uchybień jest odstępstwo od stanu pożądanego w kontrolowanym zakresie, o charakterze formalno-prawnym. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w Urzędzie Gminy Pokój, pod pozycją nr 47. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń: Kierownik jednostki kontrolowanej nie zgłosił zastrzeżeń do treści projektu wystąpienia pokontrolnego. 19 Dowód: skan zamieszczony w EZD pod nazwą OR.I Dowód: skan zamieszczony w EZD pod nazwą OR.I SKO. 21 Dowód: skan zamieszczony w EZD pod nazwą OR.I KPRM. 22 Dowód: skan zamieszczony w EZD pod nazwą OR.I Strona 4 z 5

5 VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej: Biorąc pod uwagę wyniki kontroli, zalecam: 1. Prawidłowo oraz starannie prowadzić rejestr skarg i wniosków, zamieszczając w nim tylko i wyłącznie skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio oraz przekazywane do rozpatrzenia według właściwości do innych organów, zgodnie z art. 254 k.p.a.; 2. Powoływać odpowiednie przepisy prawa w zawiadomieniach o sposobie rozpatrzenia skarg i wniosków, zgodnie z art k.p.a. i k.p.a.; 3. Przestrzegać instrukcji kancelaryjnej w zakresie zamieszczenia na kopiach wszystkich pism pozostawionych w aktach skargowych informacji o dacie ich ekspedycji, zgodnie z 60 ust. 3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej; 4. Skargom i wnioskom nadawać prawidłowe znaki spraw, zgodne z zasadami określonymi w 5 ust. 1-4 w związku z 52 ust. 1-3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej; 5. Przestrzegać instrukcji kancelaryjnej w zakresie nadawania skargom i wnioskom prawidłowego symbolu klasyfikacyjnego jednolitego rzeczowego wykazu akt, zgodnego z zasadami określonymi w Załączniku Nr 2 instrukcji kancelaryjnej [ 1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe); 1511 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości]; 6. Prawidłowo klasyfikować wnioski, zgodnie z art. 241 k.p.a. VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości: nie dotyczy. VIII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu. IX. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Opolskiego Izabela Bryja Zastępca Dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli Strona 5 z 5