WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA POMORSKI WK-I AB/RZ Gdańsk, dnia maja 2017r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Nazwa i adres jednostki kontrolowanej Temat kontroli Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Rada gminy Smołdzino 1 (dalej: rada gminy) sprawdzenie realizacji zadań zleconych gminom z zakresu administracji rządowej oraz prawidłowość i terminowość załatwiania skarg i wniosków kontrola planowa, w trybie zwykłym, na podstawie art. 28 ust 1, pkt. 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 2 oraz art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks Postępowania Administracyjnego 3 (dalej: kpa) Data rozpoczęcia i zakończenia 27 lutego 2017r. kontroli Okres objęty kontrolą od 1 stycznia 2015r. do 14 lutego 2017r. Kierownik jednostki kontrolowanej Skład zespołu kontrolującego Informacje wstępne Marek Krystjańczuk przewodniczący rady gminy Smołdzino (kadencja ) (dalej: przewodniczący rady gminy) Roman Zanewycz inspektor wojewódzki kierownik zespołu kontrolującego Aleksandra Borkowska inspektor wojewódzki członek zespołu kontrolującego Zgodnie z art. 11a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym 4 organami gminy są wójt oraz rada gminy. Do właściwości rady gminy należą wszystkie sprawy pozostające w zakresie działania gminy, o ile ustawy nie stanowią inaczej. Zgodnie z art. 160 ustawy z dnia 27 lipca 2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych 5 (dalej: prawo o ustroju sądów powszechnych) ławników do sądów okręgowych oraz do sądów rejonowych wybierają rady gmin. Wybory przygotowują gminy, jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej. Na podstawie art kpa rada gminy rozpatruje skargi na wójta i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, natomiast zgodnie z art kpa rozpatruje wnioski, których przedmiotem są m.in. sprawy dot. ulepszenia organizacji czy usprawnienia pracy rady. Zgodnie z informacją przekazaną przez przewodniczącego rady gminy pismem z dnia 13 lutego 2017r. 6 w okresie objętym kontrolą: 1 ul. Kościuszki 3, Smołdzino. 2 Dz. U. z 2015r., poz. 525 z późn. zm. 3 Dz.U. z 2016r., poz. 23 z późn.zm. 4 Dz. U z 2016 r., poz.446 z późn.zm. 5 Dz.U. z 2016r. poz

2 1) rada gminy dokonała wyboru 1 ławnika na kadencję , 2) do rady gminy wpłynęły 2 skargi. W związku z powyższym weryfikacji poddano: dokumentację z postępowania przeprowadzonego w zakresie wyboru ławnika do Sądu Rejonowego Słupsku, rejestr skarg i wniosków, informację o dniach i godzinach przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków w siedzibie rady gminy, dokumentację z postępowania dotyczącego załatwienia 2 skarg. Ustalenia: I. Prawidłowość oraz terminowość załatwiania skarg oraz wniosków W okresie od 1 stycznia 2015r. do 14 lutego 2017r. do rady gminy wpłynęły 2 skargi: skarga na wójta gminy Smołdzino za nieprzeprowadzenie remontu wjazdu z drogi powiatowej nr 1120G na nieruchomość gminy Smołdzino, składającej się z działki ewidencyjnej nr 36/2 oraz skarga na działalność kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej z siedzibą w Gardnie Wielkiej. Skargi zostały przekazane zgodnie z właściwością z Urzędu Gminy w Smołdzinie w dniu 16 marca 2016r. oraz 6 października 2016r. do Biura Rady Gminy reprezentowanego przez pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. Biura Rady, BIP oraz obsługi klienta w Referacie Organizacyjnym Urzędu Gminy Smołdzino. Analiza przebiegu postępowań wykazała, iż skarga dot. nieprzeprowadzenia remontu wjazdu z drogi powiatowej nr 1120G została wycofana pismem z dnia 21 marca 2016r. przez skarżącego, tj. Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe KOMNINIO Sp. z o.o. z uwagi na przeprowadzone spotkanie z wójtem gminy Smołdzino, w którym to wójt zobowiązał się do przeprowadzenia najpilniejszej naprawy oraz przeprowadzenia remontu rzeczonego odcinka drogi na lata podczas przebudowy drogi powiatowej nr 1120G 7. Skarga dot. działalności kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (dalej: GOPS) z siedzibą w Gardnie Wielkiej wpłynęła do rady gminy od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Słupsku w dniu 6 października 2016r. W dniu 7 października 2016r. przewodniczący rady gminy skierował pismo o sygn. OR.II r. do kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej o złożenie wyjaśnień w sprawie wniesionej skargi przez p. Lilianę Piaseczną w kwestii wypłaty wynagrodzenia za prowadzenie kurateli dla osoby częściowo ubezwłasnowolnionej oraz przekazanie wszelkich materiałów z nią związanych. W dniu 18 października 2016r. do rady gminy wpłynęła odpowiedź kierownika GOPS w przedmiotowej sprawie wraz dokumentacją. Dnia 2 listopada 2016r. przewodniczący rady poinformował skarżącą 8 o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy do dnia 6 stycznia 2017r. w związku z trwającym postępowaniem kontrolnym prowadzonym przez Komisję Rewizyjną, której to rada gminy Smołdzino Uchwałą Nr XXV/152/2016 z dnia 27 października 2016r. zleciła zbadanie zasadności skargi 9. Ustalono, iż w dniu 26 października 2016r. kierownik GOPS w Gardnie Wielkiej złożył wniosek do Sądu Rejonowego w Słupsku, III Wydział Rodzinny i Nieletnich o wznowienie postępowania w sprawie o ustanowienie kuratora i ustalenie wynagrodzenia. W dniu 28 grudnia 2016r. przewodniczy rady gminy postanowieniem (pismo o sygn. OR.II ) poinformował skarżącą o zawieszeniu postępowania skargowego do czasu rozpatrzenia sprawy przez właściwy sąd. Wobec powyższego mając na uwadze wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego sygn. IISA/Bd 205/11 z dnia 5 kwietnia 2011r. oraz równolegle toczące się postępowanie sądowe 6 Pismo przewodniczącego rady gminy z dnia 13 lutego 2017r., znak OR.II , akta kontroli str Akta kontroli str , Pismo o sygn.: OR.II , akta kontroli, str Akta kontroli str Strona 2 z 5

3 w powyższej sprawie, należy stwierdzić, iż rada gminy Smołdzino nie była właściwa do rozpatrzenia sprawy w trybie skargowym i po podjęciu uchwały powinna przekazać skargę zgodnie z właściwością - art. 236 organowi, przed którym toczy się postępowanie. Ponadto wydane postanowienie przez przewodniczącego rady gminy o zawieszeniu postępowania skargowego z uwagi na toczące się postępowanie sądowe jest niezgodne z art. 123 kpa 1, w myśl którego tylko organ administracji publicznej w toku postępowania wydaje postanowienie. Mając na uwadze zapisy art. 11a ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, organami gminy są: rada gminy oraz wójt (burmistrz, prezydent miasta), zatem przewodniczący rady gminy nie był uprawniony do wydania postanowienia. Podczas kontroli ustalono, że w Urzędzie Gminy Smołdzino, który jest równocześnie siedzibą rady gminy, w widocznym miejscu zamieszczono informację o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawie skarg i wniosków oraz spełniono określony w 3 ust 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (dalej: rozporządzenie w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków) obowiązek zamieszczenia w widocznym miejscu w urzędzie informacji wskazującej wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski. W radzie gminy Smołdzino, zgodnie z art. 253 kpa. w sprawie skarg i wniosków, obywateli przyjmuje przewodniczący rady gminy, w godzinach pracy, w piątki od godz do godz oraz poza godzinami pracy w środy od godz do godz , po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu. Przedmiotowa informacja została również zamieszczona na stronie BIP urzędu: Stwierdzono, iż w statucie gminy Smołdzino zagadnienia dot. skarg i wniosków nie zostały uregulowane. Natomiast zgodnie 19 regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Smołdzinie 10 ust. 2 Referat Organizacyjny zapewnia obsługę administracyjną rady gminy i jej komisji. Zgodnie z przedstawionym do kontroli zakresem czynności obsługę rady gminy prowadzi osoba zatrudniona na stanowisku inspektora ds. rady gminy, BIP oraz obsługi klienta 11. Do kontroli przedłożono teczkę rejestr skarg i wniosków oznaczony nr/symbolem 1510 oraz rejestr skarg i wniosków do rady gminy Smołdzino kadencja , w którym to stwierdzono zarejestrowanie skontrolowanych skarg. W okresie objętym kontrolą do rady gminy Smołdzino nie wpłynęły żadne wnioski. Na podstawie dokonanych ustaleń kontrolowany obszar oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. II. Przebieg i organizacja wyboru ławników Art prawa o ustroju sądów powszechnych określa, że ławników do sądów powszechnych wybiera rada gminy, której obszar jest objęty właściwością tych sądów. Art ww. ustawy stanowi, iż wybory przygotowują gminy jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej. Zgodnie z 12 pkt 2 regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Smołdzino do zakresu działania Referatu Organizacyjnego należy zapewnienie obsługi administracyjnej rady i jej komisji. Za realizację zadań związanych z koordynacją i organizacją spraw związanych z wyborami ławników odpowiedzialny jest pracownik Urzędu Gminy w Smołdzinie, zatrudniony na stanowisku inspektora ds. organizacyjnych w Referacie Organizacyjnym. Wiceprezes Sądu Okręgowego w Słupsku pismem z dnia 20 maja 2015r. (data wpływu: r.) poinformował przewodniczącego rady gminy o ustalonej przez Kolegium Sądu Okręgowego w Słupsku liczbie ławników wybieranych przez radę gminy do Sądu Rejonowego 10 Zarządzenie nr 5/2015 z dnia 27 lutego 2015r. Wójta Gminy Smołdzino w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Gminy Smołdzino wraz ze zmianami z dnia 29 maja 2015r., 10 i 18 września 2015r. oraz 19 stycznia 2016r. i 11 lutego 2016r. 11 Akta kontroli str Strona 3 z 5

4 w Słupsku. Uchwałą nr X/65/2015 z dnia 29 czerwca 2015 roku rada gminy powołała zespół do zaopiniowania kandydatów na ławników do sądów powszechnych, zgodnie z art prawa o ustroju sądów powszechnych. 12 Na podstawie przedłożonych akt w trakcie kontroli ustalono, że zgłoszono 1 kandydata na ławnika do Sądu Rejonowego w Słupsku na kadencję Zgłoszenie zostało złożone przez prezesa Sądu Okręgowego w Słupsku do dnia 30 czerwca 2015r., a zatem w terminie określonym w art prawa o ustroju sądów powszechnych i przygotowane na kartach zgłoszenia według wzoru ustalonego rozporządzenia. 13 Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art prawa o ustroju sądów powszechnych rada gminy zasięgnęła informacji od Komendanta Wojewódzkiego Policji w Gdańsku na temat kandydata na ławnika. 14 Na posiedzeniu w dniu 26 października 2015r. zespół ds. zaopiniowania kandydatów na ławników do sądów powszechnych na kadencję pozytywnie zaopiniował zgłoszonego kandydata na ławnika. 15 Następnie uchwałą Nr XV/91/2015 z dnia 27 października 2015r. rada gminy dokonała wyboru ławnika do Sądu Rejonowego w Słupsku. 16 Wybór ławnika został dokonany z zachowaniem terminu przewidzianego w art ww. ustawy. Zgodnie z art prawa o ustroju sądów powszechnych pismem z dnia 28 października 2015r. przewodniczący rady gminy przekazał dokumenty dotyczące wyboru ławnika do Sądu Okręgowego w Słupsku 17. Przewodniczący rady gminy pismem z dnia 9 marca 2017r. 18 wyjaśnił, że: dokumenty dotyczące zgłoszenia kandydata na ławnika zostały przekazane w oryginale do prezesa właściwego sądu 30 października 2015r. Termin na przekazanie dokumentów został zachowany, jednakże zauważyć należy, iż w związku z wyborem ławnika do Sądu Rejonowego w Słupsku dokumenty należało przekazać właśnie do prezesa Sądu Rejonowego, nie zaś Sądu Okręgowego. Na podstawie dokonanych ustaleń kontrolowany obszar oceniono pozytywnie. 1) brak przekazania skargi do organu, przed którym toczy się postępowanie sądowe, co stanowi naruszenie zapisów art. 236 oraz art. 240 kpa. 2) wydanie postanowienia przez przewodniczącego rady gminy o wstrzymaniu postępowania skargowego z dnia 28 grudnia 2016r., co stanowi naruszenie zapisów art kpa oraz art. 11a ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Stwierdzone nieprawidłowości Przyczyną wskazanych nieprawidłowości jest nieprawidłowa interpretacja przepisów prawa, tj. kpa oraz ustawy o samorządzie gminnym przez przewodniczącego rady gminy. Skutkiem powyższych nieprawidłowości jest rozpatrzenie skargi przez niewłaściwy organ oraz wydanie postanowienia przez osobę nieposiadającą do tego ustawowych kompetencji. 12 Akta kontroli str Na podstawie opinii zespołu ds. zaopiniowania kandydatów na ławników z dnia 26 października 2015r., akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str Akta kontroli str Pismo z dnia r. znak OR.III , akta kontroli str Pismo z dnia 9 marca 2017r. znak OR.III/ , akta kontroli str Strona 4 z 5

5 Osoby odpowiedzialne: Przewodniczący rady gminy, jako osoba odpowiedzialna za organizowanie prac rady gminy. Ocena kontrolowanej pozytywna z nieprawidłowościami działalności Zalecenia/Wnioski Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia, na podstawie art. 46 ust. 3 ustawy o kontroli zalecam: w przypadku skarg, dotyczących spraw, w których toczy się postępowanie, przekazywać sprawy w drodze uchwały do właściwego organu, przekazanie przedmiotowej skargi, w drodze uchwały, do Sądu Rejonowego w Słupsku, III Wydział Rodzinny i Nieletnich, przestrzeganie zapisów ustawy o samorządzie gminnym w zakresie kompetencji przewodniczącego rady gminy. Na podstawie art. 49 w zw. z art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy o kontroli proszę o przekazanie potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentu, potwierdzającego przekazanie skargi do Sądu Rejonowego w Słupsku, w terminie 14 dni od dnia podjęcia uchwały przez radę gminy w przedmiotowej sprawie. Ponadto proszę o przedstawienie w terminie 30 dni, od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji, czy do rady gminy od dnia zakończenia czynności kontrolnych wpłynęły skargi bądź wnioski i czego dotyczyły. WOJEWODA POMORSKI Dariusz Drelich Strona 5 z 5