ZARZDZENIE NR 0152/35/07 PREZYDENTA MIASTA TYCHY z dnia 2 kwietnia 2007 r.

Transkrypt

1 ZARZDZENIE NR 0152/35/07 PREZYDENTA MIASTA TYCHY z dnia 2 kwietnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia w Urzdzie Miasta Tychy Instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorzdzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z pón. zm.) oraz ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz.673 z pón. zm.), Rozporzdzenia Ministra Kultury z dnia 16 wrzenia 2002 r. w sprawie postpowania z dokumentacj, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375). zarzdza si, co nastpuje : 1 Wprowadzi w Urzdzie Miasta Tychy Instrukcj o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego Urzdu Miasta Tychy, w brzmieniu okrelonym w Załczniku do niniejszego Zarzdzenia. 2 Zobowizuje Kierowników jednostek organizacyjnych Urzdu do sprawowania biecego nadzoru nad przestrzeganiem Instrukcji, o której mowa w Załczniku do niniejszego Zarzdzenia. Nadzór nad wykonaniem Zarzdzenia powierzam Sekretarzowi Miasta. 3 4 Zarzdzanie wchodzi w ycie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. 5 Traci moc Instrukcja organizacji i zakresu działania Archiwów Zakładowych oraz zasad i trybu postpowania z dokumentacj w Urzdach Terenowych Organów Rzdowej Administracji Ogólnej.

2 Instrukcja archiwalna Urzdu Miasta Tychy Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Instrukcja archiwalna Urzdu Miasta Tychy, zwana dalej Instrukcj, okrela organizacj, zadania i zakres działalnoci Archiwum, a w szczególnoci ustala zasady i tryb : 1) przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych Urzdu, 2) przechowywania i ewidencjonowania dokumentacji w Archiwum, 3) udostpniania dokumentacji przez Archiwum, 4) postpowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacj niearchiwaln po upływie obligatoryjnych okresów ich przechowywania w Archiwum. 2 Przez uyte w Instrukcji okrelenia naley rozumie : 1) akta sprawy cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne, itp. ) zawierajce dane, informacje, które były, s lub mog by istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 2) archiwista pracownik lub pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie Archiwum, 3) Archiwum Zakładowe komórka organizacyjna, zajmujca si przejmowaniem dokumentacji i innych ródeł informacji niepotrzebnych do biecego urzdowania, czasowym ich przechowywaniem, zabezpieczaniem, ewidencjonowaniem, udostpnianiem, brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej i przekazywaniem materiałów archiwalnych do właciwego terytorialnie archiwum pastwowego, 4) brakowanie wydzielanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej w celu przekazania jej za zgod Archiwum Pastwowego na makulatur bd zniszczenie po upływie okresu jej przechowywania, 5) dokumentacja wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, jak równie korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania audiowizualne bez wzgldu na sposób ich wytworzenia, 6) dokumentacja niearchiwalna cz dokumentacji, która posiada czasow warto praktyczn dla jej twórcy i nie stanowi materiałów archiwalnych. Do oznaczenia kategorii archiwalnej tej dokumentacji uywa si symbolu B, 7) ekspertyza archiwalna szczegółowe sprawdzenie zawartoci jednostek archiwalnych przez przedstawiciela Archiwum Pastwowego pod ktem ich prawidłowej kwalifikacji, 8) foliacja numerowanie kart, dokonywane mikkim ołówkiem, 9) instrukcja archiwalna zbór przepisów wewntrznych, okrelajcych organizacj, zadania i zakres działania Archiwum danej jednostki organizacyjnej oraz regulujcych tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w Archiwum, ustalajcych zasady udostpniania akt, jak równie zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwów Pastwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulatur,

3 10) instrukcja kancelaryjna stosowana w urzdzie instrukcja kancelaryjna wprowadzona Rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Z 1999 r. Nr 112, poz z pón. zm.), 11) jednolity rzeczowy wykaz akt stosowany w Urzdzie Jednolity Wykaz Akt stanowicy załcznik nr 4 do Rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych (Dz. U. Z 1999 r. Nr 112, poz z pón. zm.), 12) klasyfikacja podział wszystkich akt według zagadnie rzeczowych, które s lub bd przedmiotem zainteresowania danej jednostki organizacyjnej, 13) komórka organizacyjna komórk powołan do wykonywania okrelonych zada, wymienion w Regulaminie Organizacyjnym Urzdu Miasta, 14) kontrola archiwalna rzetelne i obiektywne sprawdzenie realizacji przez jednostki organizacyjne wytwarzajce pastwowy zasób archiwalny obowizków wynikajcych z ustawy archiwalnej, a take wskazanie sposobów i rodków usunicia stwierdzonych nieprawidłowoci i uchybie. Rodzaje kontroli : ogólna, problemowa, sprawdzajca (lustracja), specjalna, 15) kwalifikacja archiwalna zaliczanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych, 16) materiały archiwalne cz dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze wzgldu na sw warto historyczn. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych uywa si symbolu A, 17) metr biecy taka ilo akt, jaka mieci si na jednym metrze biecym półki, przy ułoeniu dokumentacji cile przy sobie systemem bibliotecznym, 18) paginacja numerowanie stron zapisanych i nie zapisanych, dokonywane mikkim ołówkiem, 19) spis spraw formularz na noniku papierowym lub informatycznym słucy do chronologicznego rejestrowania spraw w obrbie teczki załoonej zgodnie z wykazem akt w danym roku kalendarzowym na danym stanowisku pracy, 20) właciwe archiwum pastwowe Archiwum Pastwowe oddział w Pszczynie, 21) zasób Archiwum cało dokumentacji danego Archiwum, 22) znak spraw zespół symboli oznaczajcych komórk organizacyjn oraz przynaleno do konkretnego działu rzeczowego akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowania w spisie spraw.

4 Rozdział II Podział dokumentacji na kategorie 3 1. Archiwum gromadzi dokumentacj powstajc w wyniku działalnoci Urzdu, która dzieli si na materiały archiwalne i dokumentacj niearchiwaln. 2. Materiały archiwalne stanowi cz składow pastwowego zasobu archiwalnego i s przeznaczone do wieczystego przechowywania we właciwym Archiwum Pastwowym, nie mog by zniszczone. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych stosuje si symbol A. 3. Dokumentacj niearchiwaln stanowi wszelkiego rodzaju dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym, które wymagaj okresowego przechowywania. Dokumentacj niearchiwaln (kategorii B) oznacza si : 1) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich okrelajcych liczb lat jej przechowywania (np. dokumentacja, któr naley przechowywa przez 5 lat, bdzie miała oznaczenie B5). Dokumentacja ta po upływie obowizujcego okresu przechowywania w Archiwum podlega brakowaniu, 2) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza si akta, które po upływie obowizujcego okresu przechowywania podlegaj ekspertyzie ze wzgldu na ich charakter, tre i znaczenie. Ekspertyz przeprowadza właciwe Archiwum Pastwowe, które moe dokona zmiany kategorii tych akt. zmiana kategorii moe wiza si z uznaniem akt za materiały archiwalne, 3) symbolem Bc dokumentacj posiadajc krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu, moe by brakowana bezporednio w jednostce w której powstała, za wiedz i zgod pracownika Archiwum, 4. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oznaczajce lata jej przechowywania liczy si od dnia 1 stycznia roku nastpnego po roku, w którym sprawa została zakoczona. 4 Podziału dokumentacji na kategorie A i B dokonuje si zgodnie z obowizujcym w Urzdzie jednolitym rzeczowym wykazem akt. 5 Dokumentacja niejawna jest gromadzona w Archiwum w Wydziale Zarzdzania Kryzysowego, Ochrony Ludnoci, Spraw Obronnych i Pion Ochrony i podlega ochronie ustawowej zgodnie z zapisami art. 25 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. O ochronie informacji niejawnych Dz. U. z 2005 r., nr 196 poz z pón. zm Archiwum przekazuje materiały archiwalne do właciwego Archiwum Pastwowego po upływie 25 lat od ich wytworzenia z zastrzeeniem 3 ust. 3 pkt.1, 2. Termin okrelony w 3 ust. 2 nie dotyczy : 1) ksig stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksig, akt i innych dokumentów stanu cywilnego, akt sdowych oraz innych materiałów archiwalnych, których okres przechowywania w Archiwach okrelony jest odrbnymi przepisami, 2) dokumentacji niearchiwalnej kat. B, któr Archiwum przechowuje przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt. 3. Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania okrelonego we właciwym wykazie akt.

5 Rozdział III Organizacja i zadania Archiwum 7 1. W Urzdzie funkcjonuje Archiwum Zakładowe, Archiwum dla dokumentacji niejawnej oraz 4 Archiwa Wydziałowe przy : 1) Wydziale Architektury, 2) Wydziale Komunikacji, 3) Wydziale Spraw Społecznych i Zdrowia, 4) Urzdzie Stanu Cywilnego. 2. Za funkcjonowanie Archiwum Zakładowego odpowiada Kierownik Urzdu. 3. Archiwum Zakładowe podlega Naczelnikowi Wydziału Administracyjnego. 4. Archiwa Wydziałowe podlegaj naczelnikom wydziałów, przy których działaj. 5. Archiwa czynne s w godzinach pracy Urzdu. 8 Do zada Archiwum naley : 1) prowadzenie działalnoci archiwalnej obejmujce : gromadzenie, ewidencj, przechowywanie, zabezpieczanie i udostpnianie materiałów oraz prowadzenie działalnoci informacyjnej w zakresie pozyskiwania zasobu archiwalnego w jednostce archiwalnej, 2) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacj i odpowiedniego przygotowania jej do przekazania do Archiwum, 3) przejmowanie uporzdkowanej dokumentacji niearchiwalnej i materiałów archiwalnych z jednostek organizacyjnych Urzdu, 4) przechowywanie i zabezpieczenie przejtej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji, 5) udostpnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej osobom upowanionym w godzinach pracy Urzdu, 6) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Pastwowego, zgodnie z obowizujcymi przepisami i terminami, 7) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do trwałego zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody właciwego Archiwum Pastwowego, 8) współpraca z właciwym miejscowo Archiwum Pastwowym w wymaganym zakresie. Rozdział IV Pracownicy Archiwum 9 1. Pracownicy Archiwum powinni posiada odpowiednie kwalifikacje; kady pracownik powinien posiada co najmniej wykształcenie rednie i ukoczony kurs archiwalny I stopnia. 2. Pracownicy Archiwum powinni by przeszkoleni teoretycznie i praktycznie w zakresie ochrony przeciwpoarowej. 3. Pracownicy Archiwum s zobowizani do stałego podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych we współpracy z właciwym Archiwum Pastwowym. 4. Za Archiwa Wydziałowe odpowiadaj wyznaczeni pracownicy wydziałów ( w zakresach czynnoci, w których wprowadzono zapis dotyczcy prowadzenia Archiwum Wydziałowego ).

6 10 Do podstawowych obowizków pracowników Archiwum naley w szczególnoci : 1) prowadzenie spraw wymienionych w 7, 2) znajomo struktury organizacyjnej Urzdu Miasta, instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, przepisów prawa regulujcych problematyk archiwaln oraz niniejszej Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Urzdu Miasta Tychy, 3) ustalenie w porozumieniu z naczelnikami wydziałów Urzdu corocznego terminu przekazania akt do Archiwum Zakładowego, 4) przygotowywanie wniosku o wyraenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej do Archiwum Pastwowego. Rozdział V Lokal i jego wyposaenie Lokal Archiwum Zakładowego mieci si na poziomie 0 ul.grota Roweckiego 42 i al.niepodległoci Archiwum dla dokumentacji niejawnej mieci si w Wydziale Zarzdzania Kryzysowego, Ochrony Ludnoci, Spraw Obronnych I Pion Ochrony. 3. Archiwa Wydziałowe mieszcz si : 1) Wydziale Architektury : pokój 708 al.niepodległoci 49, ul.grota Roweckiego 42 2) Wydziale Komunikacji : poziom 0 ul.budowlanych 59 3) Wydziale Spraw Społecznych i Zdrowia : ul.grota Roweckiego 42 4) Urzdzie Stanu Cywilnego : pokój 314 al. Niepodległoci Archiwum powinno dysponowa pomieszczeniami, w których naley zorganizowa miejsce pracy dla pracowników Archiwum i osób korzystajcych z akt oraz magazyn archiwalny. 5. Wielko pomieszcze powinna by dostosowana do liczby zgromadzonej dokumentacji i jej przewidywanego przyrostu. 6. Magazyn Archiwum powinien by wyposaony w : 1) regały metalowe, stacjonarne lub przesuwne oraz inne urzdzenia do przechowywania akt, rozmieszczone w sposób umoliwiajcy łatwy dostp do akt ( odstpy nie mniejsze ni 70 cm midzy regałami ) oraz regały oznakowane cyframi rzymskimi, a półki oznakowane cyframi arabskimi, 2) sprzt przeciwpoarowy ( ganice proszkowe, koce z waty szklanej i worki ewakuacyjne ), a w miar moliwoci instalacj przeciwpoarow, 3) sprzt do mierzenia temperatury i wilgotnoci, 4) schemat topograficzny rozmieszczenia akt, umieszczony w widocznym miejscu. 7. Magazyn Archiwum powinien by zabezpieczony przed włamaniem i kradzie przez okratowanie okien, wzmocnienie drzwi wejciowych blach oraz zainstalowanie co najmniej dwóch atestowanych zamków, a w miar moliwoci alarmowej instalacji antywłamaniowej. 8. Magazyn Archiwum powinien by suchy, równomiernie ocieplany w cigu całego roku, nie naraany na bezporednie działanie promieni słonecznych ( zabezpieczeniem s lniane zasłony lub aluzje ). Utrzymywana temperatura powinna wynosi 16 18º C, a wilgotno %. 9. W pomieszczeniu Archiwum nie naley przechowywa materiałów łatwopalnych i wybuchowych oraz przedmiotów nie stanowicych jego wyposaenia. 10. Palenie tytoniu w pomieszczeniach Archiwum jest zabronione. 11. Pomieszczenia Archiwum nie mog by ogrzewane za pomoc urzdze, stwarzajcych zagroenie poarowe.

7 12 1. Prawo wstpu do pomieszcze Archiwum posiada pracownik Archiwum, Naczelnicy wydziałów, przy których działaj Archiwa oraz upowanieni przedstawiciele organów kontrolnych za okazaniem upowanienia. 2. Po zakoczeniu pracy pomieszczenia Archiwum naley zamyka i plombowa, a klucze powinny by odpowiednio zabezpieczone przez ochron budynku. Rozdział VI Przyjmowanie dokumentacji przez Archiwum Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego okrelaj postanowienia Rozdziału X i XI instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze wzgldu na swój przedmiot mog by nadal potrzebne, po dokonaniu formalnoci przekazania do archiwum zakładowego, zarejestrowaniu ich w ewidencji tego Archiwum, mona wypoycza na tak długo jak bd one potrzebne. 2. Archiwum Zakładowe przyjmuje akta spraw ostatecznie załatwionych z poszczególnych komórek organizacyjnych kompletnymi rocznikami po szczegółowym przegldzie i uporzdkowaniu akt. 3. Uporzdkowanie akt polega na : 1) usuniciu z akt kategorii A i B wszystkich czci metalowych ( zszywek, spinaczy, klipsów, grzbietów itp.), 2) ułoeniu zgodnie z instrukcj kancelaryjn i wg spisu spraw akt kategorii A ( sprawy najstarsze powinny znale si na pocztku tzn. pod okładk tytułow natomiast sprawy najmłodsze na samym spodzie teczki), 3) ułoeniu zgodnie z instrukcj kancelaryjn i wg spisu spraw akt kategorii B ( sprawy najstarsze powinny znale si na sodzie teczki a najmłodsze na pocztku tzn. pod okładk tytułow ), 4) ułoeniu chronologicznie pism i dokumentów w obrbie spraw tzn. w sposób, który odtwarza proces ich załatwiania, 5) usuniciu z akt kategorii A zbdnych brudnopisów oraz dodatkowych kopii pozostawionych pism, 6) przeprowadzeniu paginacji teczki akt kategorii A w prawym górnym rogu strony ołówkiem tzn. ponumerowa wszystkie zapisane strony, kady kolejny tom zaczynajc od cyfry 1, 7) zszyciu lub przesznurowaniu sznurkiem, sklejonych lub oprawionych materiałów archiwalnych kategorii A, 8) umieszczeniu akt w opisanych ( wg załcznika nr 7 ) tekturowych, wizanych, sklejonych lub oprawionych teczkach. 4. Uporzdkowane i przygotowane akta s odbierane przez pracownika Archiwum w Archiwum Zakładowym. 5. W pierwszym kwartale kadego roku na podstawie spisu zdawczo odbiorczego ( wzór załcznik nr 1 ) sporzdzonego przez komórk organizacyjn, przekazujc akta (w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B ), z których jeden z kadej kategorii pozostaje w komórce organizacyjnej przekazujcej akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzcy Archiwum Zakładowe. Jeden egzemplarz spisów akt kategorii A przekazuje si do Archiwum Pastwowego.

8 Rozdział VII Przechowywanie i ewidencja akt w Archiwum Do przechowywania akt słu regały przesuwne, regały, szafy metalowe i drewniane. 2. W Archiwum Zakładowym materiały archiwalne i dokumentacj niearchiwaln układa si na regałach według komórek organizacyjnych, a w ich ramach w kolejnoci spisów zdawczo odbiorczych. Materiały archiwalne ( kategorii A ) naley ułoy na osobnym regale. 15 Archiwum ewidencjonuje spisy zdawczo odbiorcze w wykazie spisów zdawczo odbiorczych i nadaje im kolejne numery. Przyjte teczki akt naley oznacza swoj sygnatur, tj. numerem spisu zdawczo odbiorczego łamanego przez numer pozycji danego spisu W Archiwum naley prowadzi ewidencj wypoycze dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej. W przypadku zwrotu dokumentów pracownik Archiwum potwierdza zwrot dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, podajc dat zwrotu i składajc podpis w zeszycie ewidencji udostpniania i wypoyczania dokumentacji. 2. Ewidencja wypoyczania i udostpniania dokumentacji powinna zawiera : 1) dat wypoyczenia, 2) nazwisko wypoyczajcego, 3) nazw wydziału wypoyczajcego, 4) numer archiwalny dokumentacji, 5) sygnatur pisma wydziału wystpujcego o wypoyczenie lub udostpnienie, 6) dat zwrotu dokumentów. 17 rodkami ewidencyjnymi w Archiwum s : 1) spis zdawczo odbiorczy akt komórki organizacyjnej przekazujcej akta do Archiwum Zakładowego ( wzór załcznik nr 1 ), 2) spis zdawczo odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Pastwowego ( wzór załcznik nr 2 ), 3) spis dokumentacji niearchiwalnej ( aktowej ) przeznaczonej na makulatur lub zniszczenie ( wzór załcznik nr 3 ), 4) spis dokumentacji niearchiwalnej ( technicznej ) przekazanej na makulatur lub zniszczenie ( wzór załcznik nr 4 ), 5) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej ( wzór załcznik nr 5 ), 6) protokół stwierdzajcy uszkodzenia lub zaginicie wypoyczonej dokumentacji ( wzór załcznik nr 6 ).

9 Rozdział VIII Udostpnianie i korzystanie z akt w Archiwum Akta przechowywane w Archiwum mog by udostpniane do celów słubowych, naukowo badawczych oraz do innych celów w pomieszczeniu Archiwum lub wyjtkowo poza pomieszczeniem Archiwum, jednak w obrbie siedziby Urzdu. 2. Udostpnianie akt do celów słubowych, odbywa si na podstawie pisma o udostpnienie z komórki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi. 3. Udostpnia si wyłcznie całe teczki aktowe, nie wypoycza si pojedynczych akt, zawartych w tych teczkach. 19 Korzystanie z zasobu Archiwum odbywa si na miejscu i pod nadzorem pracownika odpowiedzialnego za Archiwum. 20 Zwrot udostpnianych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za Archiwum, oznaczajc to w zeszycie ewidencji udostpniania akt swoim podpisem i dat, w obecnoci osoby zwracajcej akta Wypoyczenie dokumentacji kategorii A do celów słubowych poza Urzd Miasta lub osób trzecich moe nastpi tylko w wyjtkowo uzasadnionych przypadkach za zgod kierownika jednostki organizacyjnej, na wniosek osoby zainteresowanej po powiadomieniu naczelnika komórki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi, z zastrzeeniem ust Zabrania si wypoyczania przez Archiwum : 1) akt zawierajcych informacje niejawne, 2) akt zastrzeonych przez wydział, który je wytworzył, 3) dokumentacji uszkodzonej, 4) rodków ewidencyjnych Archiwum. 3. Udostpnienie dokumentacji nastpuje na zasadach i z ograniczeniami wynikajcymi z nastpujcych przepisów : 1) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z pón. zm.), 2) ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych ( Dz.U. z 2005 r. Nr 196, poz z pón. zm.), 3) rozporzdzenie Ministra Kultury z dnia 16 wrzenia 2002 r. w sprawie postpowania z dokumentacj, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych ( Dz.U. z 2002 r. Nr 167, poz ), 4) rozporzdzenie Ministra Kultury z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie okrelenia szczególnych wypadków i trybu wczeniejszego udostpnienia materiałów archiwalnych ( Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116 z pón. zm.).

10 22 W razie stwierdzenia braków lub uszkodze zwracanych akt : 1) pracownik prowadzcy Archiwum powinien sporzdzi protokół stwierdzajcy uszkodzenia lub zaginicie wypoyczonej dokumentacji ( wzór załcznik nr 6 ), który podpisuje wypoyczajcy, jego bezporedni przełoony, pracownik Archiwum oraz jego przełoony, 2) protokół sporzdza si w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada si w miejsce brakujcych akt, drugi przechowuje si w specjalnie na ten cel załoonej teczce, a trzeci przekazuje si kierownikowi komórki organizacyjnej, która akta wypoyczała w celu wyjanienia okolicznoci sprawy, 3) naczelnik komórki organizacyjnej, w której zagubiono lub uszkodzono akta, wyjania spraw na pimie. Rozdział IX Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Pastwowego W drugim półroczu kadego roku pracownik odpowiedzialny za Archiwum powinien dokona przegldu i wydzielenia dokumentacji archiwalnej oraz oznaczonej symbolem BE do ekspertyzy archiwalnej, któr przeprowadzaj Archiwa Pastwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji. 2. Po uzgodnieniu z właciwym Archiwum Pastwowym przekazuje własne materiały archiwalne na wieczyste przechowywanie na zasadach przewidzianych w obowizujcych przepisach, na podstawie spisu zdawczo odbiorczego (wzór załcznik nr 2 ). 3. Szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych reguluje rozporzdzenie Ministra Kultury z dnia 26 wrzenia 2002 r. w sprawie postpowania z dokumentacj, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwów Pastwowych ( Dz.U. z 2002 r. Nr 167, poz ). Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi komórka przekazujca materiały archiwalne. Rozdział X Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania 24 W pierwszym półroczu kadego roku pracownik Archiwum dokonuje przegldu i wydzielenia akt, zgromadzonych w Archiwum. Przez wydzielanie akt naley rozumie : 1) wyłczenie materiałów archiwalnych ( akt kat. A ), podlegajcych przekazaniu do Archiwum Akt Nowych, 2) wyłczenie dokumentacji kategorii BE, podlegajcej w danym roku ekspertyzie Archiwum Akt Nowych, 3) wyłczenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynł, na makulatur lub do całkowitego zniszczenia Wydzielenia akt dokonuje komisja, której zadaniem jest sporzdzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej ( wzór załcznik nr 5) oraz spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania ( wzór załcznik nr 3 oraz 4 ).

11 Komisja powołana kadorazowo przez Prezydenta Miasta Zarzdzeniem i przedkłada do Archiwum Pastwowego celem uzyskania zgody na brakowanie. 2. Akta kategorii BE wydzielone przez Komisj do ekspertyzy naley zgrupowa w jednym miejscu w Archiwum, a ich spis przesła do Archiwum Pastwowego, z prob o przeprowadzenie ekspertyzy. 3. W skład komisji, o której mowa w ust. 2, wchodz : 1) Naczelnik Wydziału Administracyjnego, 2) kierownik wydziału lub pracownik wyznaczony przez naczelnika wydziału, którego dokumentacja ma podlega brakowaniu, 3) pracownik Archiwum Zakładowego. 4. W przypadku brakowania dokumentacji w Archiwum Wydziałowym w skład komisji, o której mowa w ust. 2 wchodz : 1) naczelnik Archiwum Wydziałowego, z którego bdzie brakowana dokumentacja, 2) pracownik wydziału, prowadzcy dane Archiwum Wydziałowe, 3) pracownik wyznaczony przez naczelnika danego Archiwum Wydziałowego. 5. Pracownik prowadzcy Archiwum po uzyskaniu akceptacji przez Archiwum Pastwowe, na przekazanie akt do trwałego zniszczenia, powinien wydzieli dokumentacj niearchiwaln a w spisach zdawczo odbiorczych dokona adnotacji o wybrakowaniu akt. Rozdział XI Kontrola Archiwum Prawo kontroli Archiwum Urzdu Miasta maj przedstawiciele właciwego Archiwum Pastwowego. 2. Przedstawiciele Archiwum Pastwowego sporzdzaj protokoły kontroli Archiwum i w razie potrzeby wydaj zalecenia pokontrolne, do realizacji których zobowizany jest Urzd. 3. Protokół kontroli Archiwum podpisuje osoba kontrolujca oraz pracownik Archiwum. 4. Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych w Archiwum Zakładowym sprawuje Archiwum Pastwowe w Pszczynie. Rozdział XII Postpowanie z dokumentacj w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórek organizacyjnych W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej : 1) akta spraw niezakoczonych naley przekaza wydziałowi przejmujcemu zadania komórki likwidowanej na podstawie spisów zdawczo odbiorczych. Kopi tych spisów przekazuje si do Archiwum Zakładowego, 2) pozostał dokumentacj uporzdkowan naley przekaza do Archiwum Zakładowego, na podstawie spisów zdawczo odbiorczych. Niniejsza Instrukcja wchodzi w ycie z dniem podpisania.

12 Załcznik Nr 1 Do Instrukcji dotyczcej organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego w Urzdzie Miasta Tychy WZÓR... ( nazwa jednostki i komórki organizacyjnej) SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR... Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od do Kategoria akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt Data zniszczenia lub przekazania do Arch. Pastwowego Przekazujcy akta Kierownik komórki Przyjmujcy akta imi i nazwisko organizacyjnej imi i nazwisko imi i nazwisko ( podpis) ( podpis) ( podpis)

13 Załcznik Nr 2 Do Instrukcji dotyczcej organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego w Urzdzie Miasta Tychy WZÓR... dnia... ( miejscowo)... ( nazwa i adres jednostki organizacyjnej przekazujcej materiały archiwalne ) SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR... materiałów archiwalnych... ( Nazwa komórki organizacyjnej) przekazanych do archiwum pastwowego w... Lp. Znak teczki ( symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) Tytuł teczki ( hasło klasyfikacyjne z wykazu akt) daty skrajne od - do Uwagi ( podpis odbierajcego) ( podpis przekazujcego)

14 Załcznik Nr 3 Do Instrukcji dotyczcej organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego w Urzdzie Miasta Tychy ( podpis odbierajcego ) ( podpis przekazujcego) WZÓR... ( nazwa i adres jednostki organizacyjnej ) SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ ( AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATUR LUB ZNISZCZENIE Lp. Nr i Lp. spisu zdawczoodbiorczego Symbol z wykazu akt Tytuł teczki daty skrajne od - do Liczba tomów Uwagi

15 Załcznik Nr 4 Do Instrukcji dotyczcej organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego w Urzdzie Miasta Tychy WZÓR... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulatur lub zniszczenie Lp. Sygn.dok. techn. Nazwa obiektu, Lokalizacja i tytuły jego projektów Brana Stadium teczek Ilo matryc Nazwa Biura Projektowego Nazwisko projektanta Data zakoczenia opracowania projektu Uw

16 Załcznik Nr 5 Do Instrukcji dotyczcej organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego w Urzdzie Miasta Tychy... ( nazwa i adres jednostki organizacyjnej ) WZÓR PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ Komisja w składzie : ( imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji ) dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulatur lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w iloci...mb. i stwierdziła, e stanowi ona dokumentacj niearchiwaln nieprzydatn dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz e upłynły terminy jej przechowywania okrelone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczcy Komisji... Członkowie Komisji zał.... kart spisu...pozycji spisu

17 Załcznik Nr 6 Do Instrukcji dotyczcej organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego w Urzdzie Miasta Tychy Protokół stwierdzajcy uszkodzenie lub zaginicie wypoyczonej dokumentacji W dniu r. w Archiwum Zakładowym Urzdu Miasta w Tychach stwierdzono nastpujce uszkodzenia * lub zaginicie * wypoyczonej dokumentacji; Podpis pracownika Podpis wypoyczajcego archiwum zakładowego dokumentacj... Podpis przełoonego pracownika archiwum zakładowego... Podpis kierownika komórki organizacyjnej, którego pracownikiem jest wypoyczajcy dokumentacj

18 Załcznik Nr 7 Do Instrukcji dotyczcej organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego w Urzdzie Miasta Tychy URZD MIASTA TYCHY KATEGORIA ARCHIWALNA NAZWA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ URZDU ZNAK AKT TYTUŁ TECZKI DATY SKRAJNE