Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt

Transkrypt

1 Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt 1

2 INSTRUKCJA ARCHIWALNA DLA SKŁADNICY AKT W SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 17 I PRZEDSZKOLU NR 9 W ZESPOLE SZKOLNO-PRZEDSZKOLNYM NR 17 WE WROCŁAWIU Załącznik nr 3 do Zarządzenia Dyrektora nr 18/2012/2011 z dnia r. w sprawie wprowadzenia zasad kancelaryjnych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym nr 17 we Wrocławiu Podstawa prawna: 1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U Nr 97 poz. 673 z późn. zm., 2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawię posterowani z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych oraz archiwów państwowych (Dz. U nr 167 poz.1375), SPIS TREŚCI: Rozdział I Postanowienia ogólne Rozdział II Organizacja i zadania składnicy akt. Rozdział III Lokal składnicy akt. Rozdział IV Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt. Rozdział V Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji. Rozdział VI Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w składnicy akt oraz porządkowanie dokumentacji w składnicy akt. Rozdział VII Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt. Rozdział VIII Wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt. Rozdział IX Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Rozdział X Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Rozdział XI Sprawozdawczość składnicy akt. 2

3 Rozdział I Przepisy ogólne 1. Instrukcja w sprawie organizacji i działania składnicy akt reguluje postępowanie w składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej Dokumentacja przekazywana i przechowywana w składnicy akt musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych. 2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są jednolite rzeczowe wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. 3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji W systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu: a. sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do składnicy akt, ich przesyłania, jak i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w składnicy akt, b. prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji, c. sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, d. informowania o dokumentacji przechowywanej w składnicy akt. 2. Narzędzia informatyczne, o których mowa w ust. 1, mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nie elektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej: a. są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione, b. są zabezpieczone przed utrata co najmniej przez sporządzenie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy. 3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby jednostka stale dysponowała co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych. 4. Wymagania, określone w ust. 2, uważa się za spełnione, jeśli dla jednostki została opracowana i wdrożona polityka zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodnie z Polską Normą PN-ISO/IEC 27001:2007 lub nowszą. Rozdział II Organizacja i zadania składnicy akt W Zespole Szkolno-Przedszkolnym nr 17 we Wrocławiu działa jedna składnica akt. 2. Składnica akt jest komórką organizacyjną, która podlega kierownikowi jednostki. 5. Do zadań składnicy akt należy: a. przejmowanie dokumentacji, b. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, c. przeprowadzanie skontrum dokumentacji, 3

4 d. porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, e. udostępnianie przechowywanej dokumentacji, f. wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, g. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń, czy problemów, h. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu, i. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności składnicy akt i stanu dokumentacji w składnicy akt, j. doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych. Rozdział III Zakres działania pracownika archiwum szkolnego Składnicę akt prowadzi wyznaczony na piśmie przez Dyrektora szkoły pracownik, który winien posiadać co najmniej wykształcenie średnie oraz przeszkolenie archiwalne. 2. Do zadań tegoż pracownika należy: a. udzielanie pomocy stanowiskom pracy przy przygotowywaniu dokumentacji do przekazania do składnicy akt, b. przejmowanie dokumentacji od stanowisk pracy, c. przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, d. udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym, a w razie potrzeby ich wypożyczanie, co powinno być odnotowane w rejestrze, e. przedkładanie Dyrekcji szkoły propozycji w zakresie brakowania przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia na podstawie protokołu, f. dbanie o mienie i bezpieczeństwo w składnicy akt w porozumieniu z pracownikiem szkoły odpowiedzialnym za sprawy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, współpraca z archiwum państwowym we Wrocławiu, zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej. 3. Pracownik archiwalny powinien znać strukturę organizacyjną szkoły oraz obowiązujący system kancelaryjny i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. 4. W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty dokumentację przechowywaną w składnicy akt przekazuje się protokolarnie osobie przejmującej pieczę nad składnicą akt w oparciu o decyzję Dyrektora szkoły. Rozdział IV Lokal składnicy akt i jego wyposażenie Lokal składnicy akt mieści się w wydzielonym pomieszczeniu w budynku Zespołu Szkolno- Przedszkolnego nr 17 we Wrocławiu. 2. Lokal składnicy akt powinien być suchy i w zasadzie mieści się na parterze lub wyżej. Wyjątkowo można usytuować składnicę w suterenie lub w suchym pomieszczeniu piwnicznym, pod warunkiem zabezpieczenia przed wilgocią, gryzoniami itp. Lokal powinien posiadać mocne drzwi i zamki, okratowane okna, instalację elektryczną i dobra wentylację. Okna składnicy powinny być, w miarę możliwości, skierowane na północ lub na południowy wschód. Temperatura powietrza powinna mieścić się w granicach o C. 3. Umeblowanie składnicy stanowią: biurka, stoły, półki, regały, szafy, drabiny, schodki itp. 4

5 4. Składnica akt wyposażona jest w metalowe regały z drewnianymi półkami, dostosowanymi do wymiaru dokumentacji. Ponadto w pomieszczeniu znajduje się biurko i krzesło. Regały ustawia się prostopadle do ścian. Odstępy pomiędzy regałami nie powinny być mniejsze niż 70cm, aby umożliwić swobodny dostęp do akt. Regały i półki są ponumerowane. 5. W pomieszczeniu składnicy nie wolno ustawiać żadnych pieców, otwartych grzejników, ani palić tytoniu. 6. Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe, lokal składnicy akt musi być wyposażony w niezbędny sprzęt i materiały ratunkowe. 7. W składnicy akt nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie. 8. W składnicy należy sprawdzać okresowo wilgotność i temperaturę powietrza, a wyniki pomiarów rejestrować w specjalnej księdze kontrolnej. Co najmniej dwa razy do roku należy przeprowadzić gruntowne odkurzanie dokumentacji przy użyciu odkurzacza. Magazyn dokumentacji powinien być systematycznie wietrzony. Okna pomieszczeń należy zasłaniać przy pomocy żaluzji lub zasłon. 8. Wstęp do pomieszczeń składnicy akt jest możliwy tylko w obecności pracownika prowadzącego składnice akt. Rozdział V Przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych do składnicy akt Dokumenty do składnicy akt przyjmowane są od pracowników i stanowisk pracy Szkoły po zamknięciu teczek spraw, w termonie uzgodnionym z osobą sprawującą pieczę nad archiwum (archiwistą). Z akt spraw zakończonych, które są potrzebne do prac bieżących można korzystać nadal po dokonaniu formalnego ich przekazania do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo odbiorczego akt (załącznik 1). 2. Dokumentację przekazuje i przejmuje się do składnicy akt kompletnymi rocznikami w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie dokumentacji należy rozumieć: a. W odniesieniu do akt kategorii B25: 1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie wg liczb porządkowych spisów spraw poczynając od najwcześniejszej sprawy z dołączonym na wierzchu spisem spraw, w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od rozpoczynającego sprawę, 2) wyłącznie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, 3) usunięcie wszystkich części metalowych i plastikowych, 4) ponumerowanie wszystkich zapisanych stron, 5) przesznurowanie i opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, 6) ułożenie teczek, ksiąg wg symboli haseł klasyfikacyjnych Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. b. W odniesieniu do akt kategorii B: 1) odłożenie do teczki spisu spraw, 2) przesznurowanie i opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, 3) ułożenie teczek, ksiąg wg symboli haseł klasyfikacyjnych Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt 3. Właściwe opisanie jednostki aktowej polega na umieszczeniu na wierzchniej okładce następujących danych: a. na środku u góry pieczątka Szkoły, 5

6 b. w prawym górnym rogu kategorii archiwalnej z podaniem okresu przechowywania w przypadku akt kategorii B, c. na środku okładki tytułu tj. hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, ewentualnie z dodatkowymi informacjami dotyczącymi dokumentacji zgromadzonej w teczce, d. poniżej tytułu rocznej daty (dat skrajnych) wytworzenia dokumentacji, e. poniżej daty ilości stron znajdujących się w teczce, f. prawy lub lewy dolny róg pozostawia się wolny z przeznaczeniem na wpisanie prze archiwistę sygnatury archiwalnej jednostki aktowej. 4. Przekazywanym do składnicy akt aktom należy nadać układ odpowiadający kolejności symboli haseł w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt. 5. Dokumentacja jest przekazywana przez stanowiska pracy do składnicy akt na podstawie spisów zdawczo odbiorczych akt sporządzonych osobno dla dokumentacji B25 i B - w 2 egzemplarzach, podpisanych przez pracownika przekazującego dokumentację. Jeden egzemplarz spisu zdawczo odbiorczego akt pozostaje, po potwierdzeniu przejęcia dokumentacji przez archiwistę, w stanowisku pracy, drugi w składnicy akt. 6. W składnicy akt przechowywane są własne dokumenty. Dokumentację pochodzącą z innych jednostek (np. z Fundacji Szkoły) można przechowywać jedyne na polecenie Dyrektora Szkoły Przejęcie dokumentacji przez składnicę akt oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację składnicy akt. 2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do składnicy akt według terminarza ustalonego z pracownikiem prowadzącym składnicę akt. Rozdział V Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji 11. Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w przypadku gdy składnica akt nie dysponuje narzędziami, o których mowa w 3 ust. 1 pkt 2, pracownik prowadzący składnicę akt kolejno: 1) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo odbiorczego; 2) rejestruje spis zdawczo odbiorczy w wykazie spisów zdawczo odbiorczych (załącznik 2) zawierającym co najmniej następujące elementy: a. liczbę porządkową, stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo odbiorczego, b. datę przejęcia dokumentacji przez składnicę akt, c. nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, d. nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej, przekazującej dokumentację, e. liczbę pozycji w spisie, f. liczbę teczek lub tomów teczek w spisie; 3) nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo odbiorczy numer tego spisu wynikający z wykazu spisów; 4) nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczoodbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, to nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle; 6

7 5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w składnicy akt; 6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w Pracownik prowadzący składnicę akt prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo odbiorczych: a. zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo odbiorczych; b. zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację. 13. Dokumentację układa się w składnicy akt w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w ej składnicy Dokumentacja w postaci nieelektronicznej, zgromadzona w składnicy akt, jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe. 2. Jednostka poddaje konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego. 18. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w składnicy akt, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób kierownik jednostki powiadamia także właściwe archiwum państwowe. Rozdział VI Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt Dokumenty w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w składnicy akt, przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii. 2. Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w składnicy akt do czasu zwrotu dokumentacji. 20. Nie wolno wypożyczać poza składnicę akt dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych składnicy akt Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej: 1) datę; 2) nazwę wnioskującego; 3) wskazanie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej: a. informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała, b. dat skrajnych dokumentacji; 7

8 4) informację o sposobie udostępnienia; 5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie; 6) w przypadku osób spoza jednostki: a. cel udostępnienia, b. uzasadnienie. 2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom jednostki jest wymagana zgoda kierownika jednostki, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do składnicy akt. 3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza jednostki jest wymagane zezwolenie kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji. 2. Niedopuszczalne jest: a. wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism; b. przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym, bez wiedzy pracownika prowadzącego składnicę akt; c. nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag Pracownik prowadzący składnicę akt sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie. 2. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia wypożyczonej dokumentacji pracownik prowadzący składnicę akt sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje: a. datę sporządzenia; b. imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację; c. opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia. 3. Na podstawie protokołu, o którym mowa w ust. 2, kierownik jednostki zarządza postępowanie wyjaśniające. 24. Pracownik prowadzący składnicę akt w rejestrze odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza składnicę akt także daty zwrotu do składnicy. Rozdział VII Wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt 25. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do składnicy akt, pracownik prowadzący składnicę akt na wniosek komórki organizacyjnej wycofuje ją ze składnicy akt i przekazuje do tej komórki Wycofanie dokumentacji ze składnicy akt polega na: 1) przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo odbiorczego, w której ujęta jest wycofywana dokumentacja, o dacie i numerze protokołu wycofania; 2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji składnicy, zawierającego co najmniej: a. datę wycofania, b. numer protokołu, 8

9 c. nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano, d. tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy, e. sygnaturę archiwalną teczki aktowej. 2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji ze składnicy akt do komórki organizacyjnej protokół podpisują pracownik prowadzący składnicę akt i kierownik komórki organizacyjnej. Rozdział VIII Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje pracownik prowadzący składnicę akt przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. 2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, pracownik prowadzący składnicę akt sporządza spis tej dokumentacji. 3. Spis podlega zaopiniowaniu przez komisje oceny dokumentacji niearchiwalnej. W skład tej komisji wchodzi: dyrektor lub wicedyrektor szkoły, osoba odpowiedzialna za składnicę, pracownik komórki organizacyjnej, której dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje kierownik jednostki lub osoba upoważniona do wykonywania jego zadań. 4. W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, pracownicy mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną do wykonywania jego zadań Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę lub zniszczenie należy przesłać do właściwego archiwum państwowego celem uzyskania zgody na brakowanie. Protokoły wraz ze spisami sporządza się w dwóch egzemplarzach jeden komplet wraz z uzyskaną zgodą pozostaje w dokumentacji jednostki. 2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego, dokumentacja powinna być protokolarnie zniszczona, bądź po doprowadzeniu jej do stanu uniemożliwiającego odtworzenie przekazana na makulaturę. 29. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, pracownik prowadzący składnicę akt zobowiązany jest do: 1) Jej uporządkowania, 2) Sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego. 9