SPIS TREŚCI. Rozdział 9 Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B ) na makulaturę

Transkrypt

1

2 SPIS TREŚCI Rozdział 1 Postanowienia ogólne Rozdział 2 Podział dokumentacji na kategorie Rozdział 3 Zakres działania i personel Archiwum Zakładowego Rozdział 4 Lokal Archiwum Zakładowego Rozdział 5 Przyjmowanie dokumentacji Rozdział 6 Przechowywanie i ewidencja dokumentacji Rozdział 7 Korzystanie z dokumentacji Rozdział 8 Wydzielanie dokumentacji Rozdział 9 Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B ) na makulaturę Rozdział 10 Przekazywanie materiałów archiwalnych (kategoria A ) do Archiwum Państwowego Rozdział 11 Kontrola Archiwum Zakładowego Rozdział 12 Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz reorganizacji lub ustalania działalności Szpitala Rozdział 13 Postanowienia końcowe Załączniki do Instrukcji: Nr 1, Nr 2, Nr 3, Nr 4, Nr 5, Nr, 6, Nr 7 str. 3 str. 6 str. 8 str. 10 str. 11 str. 14 str. 16 str. 18 str. 19 str. 21 str. 23 str. 24 str. 25 str. 26 1

3 ROZDZIAŁ 1 Postanowienia ogólne Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego zwana dalej "Instrukcją" określa: 1) organizację i zakres działania Archiwum Zakładowego, 2) tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do Archiwum Zakładowego, 3) zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego oraz dokumentacji niearchiwalnej do brakowania. 2. Instrukcja reguluje postępowanie z dokumentacją aktową. 2. Ogólne zasady i tryb postępowania z dokumentacją aktową regulują: 1) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.); 2) ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta z dnia 6 listopada 2008 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr 52, poz. 417 z późn. zm.) oraz wydane na ich podstawie akty wykonawcze. 3. Zastosowane w Instrukcji określenia oznaczają: 1) Archiwum Państwowe - właściwe terenowo Archiwum Państwowe w Łodzi, 2) Archiwum Zakładowe (wyodrębniona/e) komórka organizacyjna lub stanowisko pracy objęte szczególnym nadzorem Archiwum Państwowego, powołane do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, 3) dokumentacja - niezależnie od techniki wykonania (rękopisy, maszynopisy, druki) - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, w tym dokumentacja finansowa, statystyczna (księgi i korespondencja, mapy, plany), 4) dokumenty elektroniczne stanowiące odrębną całość znaczeniową zbiory danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisanych na informatycznym nośniku danych, 2

4 5) dokumenty ewidencjonowane dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, odzwierciedlające przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw i podlegające ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, 6) informatyczny nośnik danych materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej, 7) dokumentacja niearchiwalna - dokumentacja posiadająca jedynie czasową wartość praktyczną, 8) komórka organizacyjna - komórka lub samodzielne stanowisko pracy powołane do wykonywania określonych zadań, wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Szpitala, 9) materiały archiwalne - wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie o wartości historycznej - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie, 10) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych, 11) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw (nie pojedynczych pism) wpływających lub zapoczątkowanych w Szpitalu, prowadzony oddzielnie dla każdego hasła (teczki), przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt, 12) teczka aktowa - skoroszyt, segregator, teczka wiązana itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych ta samą grupą akt, określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, 13) wykaz akt - rzeczowa klasyfikacja akt powstających w toku działalności Szpitala, oznaczona w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną, 14) znak sprawy - zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do konkretnego działu rzeczowego akt (teczki) i numeru, pod

5 którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki.

6 ROZDZIAŁ 2 Podział dokumentacji na kategorie Dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie: 1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej "materiałami archiwalnymi", 2) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną dalej "dokumentacją niearchiwalną". 2. Kategorie materiałów archiwalnych oznaczone są w wykazie symbolem A. Materiały tej kategorii Archiwum Zakładowe przekazuje właściwemu terenowo Archiwum Państwowemu po upływie 25 lat, a w odniesieniu do dokumentów elektronicznych po upływie 10 lat, licząc od momentu ich wytworzenia, z wyjątkiem dokumentacji medycznej, będącej materiałem archiwalnym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.), dla której termin ten wynosi odpowiednio: 1) 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu dla dokumentacji medycznej; 2) 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon dla dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia; 3) 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie dla zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta; 4) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia dla skierowań na badania lub zleceń lekarza; 5) 22 lata dla dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2 roku życia. 3. Kategorie dokumentacji niearchiwalnej oznaczone są w wykazie akt symbolem "B" 5

7 z tym, że: 1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. B5) określających termin ich przechowywania w Archiwum Zakładowym, oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po ustalonym okresie przechowywania podlega przekazaniu na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego terenowo Archiwum Państwowego; 2) symbolem "BC" oznacza się materiały manipulacyjne, posiadające krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które mogą ulec brakowaniu po pełnym ich wykorzystaniu. Brakowanie odbywa się w komórce organizacyjnej, bez przekazywania tych materiałów do Archiwum Zakładowego, ale za zgodą i wiedzą pracownika prowadzącego to Archiwum, oraz na podstawie zgody Archiwum Państwowego; 3) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5) określających termin przechowywania akt, oznacza się dokumentację niearchiwalną, która po upływie okresu przechowywania w Archiwum Zakładowym podlega ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe terenowo Archiwum Państwowe, w wyniku której może nastąpić zmiana kategorii archiwalnej tej dokumentacji. 4. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następującego po ostatecznym zakończeniu sprawy.

8 ROZDZIAŁ 3 Zakres działania i personel Archiwum Zakładowego Archiwum Zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kategoria "A") i dokumentację niearchiwalną (kategoria"b") całego Szpitala. 2. Archiwum Zakładowe przechowuje w zasadzie tylko dokumentację własną Szpitala. Akta pochodzące z innych jednostek organizacyjnych, Archiwum Zakładowe może przechowywać wyłącznie za zgodą Dyrektora Szpitala. 6. Do zadań Archiwum Zakładowego należy: 1) przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych; 2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji; 3) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym; 4) udostępnianie przechowywanej dokumentacji; 5) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów; 6) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu; 7) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego Archiwum Państwowego; 8) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności Archiwum Zakładowego i stanu dokumentacji w Archiwum Zakładowym; 9) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją Do obowiązków pracownika Archiwum należy: 1) prowadzenie prac wymienionych odpowiednio w 6, 2) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej: 7

9 a) przeznaczonych/ej do przekazania Archiwum Państwowemu b) udostępnionych/ej i wypożyczonych/ej osobom upoważnionym, c) wybrakowanej i przekazanej na makulaturę. 2. Pracownik Archiwum powinien: 1) posiadać co najmniej wykształcenie średnie i ukończony Kurs Archiwalny, 2) dobrze znać strukturę organizacyjną oraz system kancelaryjny Szpitala, według którego jednostka prowadzi akta, 3) stale podnosić kwalifikacje zawodowe w zakresie prowadzenia Archiwum.

10 ROZDZIAŁ 4 Lokal Archiwum Zakładowego Archiwum powinno posiadać odpowiednie pomieszczenia biurowe umożliwiające pracę pracownikom Archiwum oraz osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu. 2. Pomieszczenie przeznaczone na Archiwum powinno być: 1) suche, dobrze wentylowane i równomiernie ocieplane w ciągu całego roku, 2) nie narażone na bezpośrednie działanie promieni słonecznych, 3) odpowiedniej wielkości, zapewniającej rezerwę miejsca na regałach na przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych, 4) wyposażone w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności (zalecana temperatura C, wilgotność 30-50%), 5) wyposażone w regały metalowe lub z impregnowanego drewna, ustawione rzędami, biegnącymi prostopadle do okien, w odległości nie mniejszej niż 80 cm między nimi; każdy regał powinien posiadać oznaczenie, 6) wyposażone w sprzęt przeciwpożarowy, 7) zabezpieczone przed włamaniem poprzez okratowanie okien, obicie drzwi blachą i zaopatrzenie ich w mocne zamki Palenie tytoniu w pomieszczeniach Archiwum jest zabronione. 2. W Archiwum nie wolno przechowywać przedmiotów nie stanowiących własności Archiwum. 3. Prawo wstępu do Archiwum posiadają tylko pracownicy Archiwum, ich bezpośredni przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych, za okazaniem upoważnienia. 10. Po zakończeniu pracy zamknięte pomieszczenie Archiwum opieczętowuje się plombownicą. 9

11 ROZDZIAŁ 5 Przyjmowanie dokumentacji Poszczególne komórki organizacyjne przekazują do Archiwum akta w układzie zgodnym z wykazem akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzanych odrębnie dla kategorii "A" i kategorii "B". 2. Spis zdawczo-odbiorczy: 1) akt kategorii "A" sporządza się w czterech egzemplarzach, z których dwa otrzymuje Archiwum Zakładowe, jeden - komórka organizacyjna przekazująca akta i jeden Archiwum Państwowe, 2) akt kategorii "B" sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa otrzymuje Archiwum Zakładowe, a trzeci - komórka organizacyjna przekazująca akta. 3. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje osoba przekazująca akta i kierownik danej komórki organizacyjnej. 4. Fakt przejęcia spisu zdawczo-odbiorczego potwierdza pracownik Archiwum Zakładowego na egzemplarzu spisu przeznaczonego dla danej komórki organizacyjnej Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do Archiwum Zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika. 2. Uporządkowanie dokumentacji polega na: 1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat: a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami, b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism, 10

12 c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek), e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych, f) ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: Niniejsza teczka zawiera... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta], g) opisaniu teczek aktowych zgodnie z Rozdziałem 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej, h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt; 2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej: a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub w pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych, c) opisaniu teczek aktowych zgodnie z Rozdziałem 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej, d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt Pracownik Archiwum Zakładowego może odmówić przyjęcia akt do Archiwum, w przypadkach: 1) ujawnienia błędów lub niedoskonałości w spisie zdawczo-odbiorczym, 2) stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi,

13 3) stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami. 2. O powodach nie przyjęcia akt, pracownik Archiwum Zakładowego powiadamia swojego bezpośredniego przełożonego oraz kierownika danej komórki organizacyjnej.

14 ROZDZIAŁ 6 Przechowywanie i ewidencja dokumentacji W Archiwum dokumentację układa się na regałach (półkach) pionowo, systemem bibliotecznym, od lewej ku prawej stronie, lub poziomo (teczki zapakowane w paczki o wysokości około 15 cm) od dołu ku górze w kolejności sygnatur. 2. Jedną część pomieszczenia (lub osobne) należy przeznaczyć dla materiałów archiwalnych (kategoria "A"), a drugą - dla dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B"). 3. Dokumentację niejawną przechowuje kancelaria tajna w oddzielnym pomieszczeniu, odpowiednio zabezpieczonym, zgodnie z obowiązującymi przepisami o postępowaniu z dokumentami niejawnymi Ewidencję dokumentacji Archiwum stanowią: 1) spis zdawczo-odbiorczy na formularzu według wzoru, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji, 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych na formularzu według wzoru, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji, w którym dokonuje się rejestracji poszczególnych spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności ich wpływu i nadaje numery z tego wykazu, 3) spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji przekazywanej do zniszczenia na formularzach według wzorów, stanowiących załączniki nr 3 i 4 do niniejszej Instrukcji, 4) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej na formularzach według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszej Instrukcji, celem uzyskania zgody Archiwum Państwowego na zniszczenie tej dokumentacji, 5) protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie udostępnionej dokumentacji, 6) karta udostępnienia dokumentacji, na formularzu według wzoru, stanowiącym załącznik nr 6 do niniejszej Instrukcji, 7) spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego na formularzu według wzoru, stanowiącym załącznik 13

15 nr 7 do niniejszej Instrukcji. 2. Pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 1, z wyjątkiem kart udostępniania (ust. 1, pkt. 6), stanowią kategorię "A" i powinny być przechowywane w oddzielnych teczkach. 16. Karty udostępnienia otrzymują w ciągu roku kalendarzowego kolejne numery bieżące, w kolejności których Archiwum Zakładowe przechowuje je przez okres dwóch lat, z tym że karty akt wypożyczonych przechowuje w oddzielnej kartotece, aż do chwili ich zwrotu Otrzymane spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczoodbiorczych i nadaje kolejne numery z tego wykazu. 2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego przechowuje się w kolejności numerów, zgodnie z ich rejestracją w wykazie spisów, a drugi - w teczce prowadzonej oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych Przed umieszczeniem akt na półkach należy na każdej teczce aktowej umieścić stempel archiwalny, którego treść zawiera: 1) sygnaturę akt, 2) oznaczenie przyjęcia teczki sygnaturą Archiwum Zakładowego. 2. Po złożeniu dokumentacji na regałach (półkach) należy odnotować numer regału w odpowiedniej rubryce spisu zdawczo-odbiorczego.

16 ROZDZIAŁ 7 Korzystanie z dokumentacji Dokumentacja przechowywana w Archiwum Zakładowym może być udostępniana na miejscu upoważnionym pracownikom za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi, a w przypadku wypożyczenia za zgodą Dyrektora Szpitala. 2. W wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych przypadkach, dokumentacja dla celów służbowych może być wypożyczona na ściśle określony czas poza lokal Archiwum oraz siedzibę Szpitala, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi (i za zgodą dyrektora jednostki organizacyjnej dotyczy wypożyczenia poza siedzibę Szpitala). 20. Nie wolno wypożyczać poza lokal Archiwum: 1) akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną, która je przekazała, 2) akt uszkodzonych, 3) środków ewidencyjnych Archiwum. 21. Korzystanie z dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym przez prasę, radio i telewizję, instytucje naukowo-badawcze i inne - wymaga zgody Dyrektora Szpitala i odbywa się stosownie do przepisów: 1) ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.), 2) ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.), 3) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r., Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) Wypożyczanie dokumentacji z Archiwum Zakładowego odbywa się na podstawie "karty udostępnienia", którą podpisuje osoba korzystająca z tej dokumentacji i kierownik komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi. 15

17 2. Potwierdzenie zwrotu dokumentacji na "karcie udostępnienia" dokonuje pracownik Archiwum Zakładowego w obecności zdającego. 23. W miejsce wypożyczonej dokumentacji umieszcza się zakładkę do akt. 24. Wypożyczający ponosi pełną odpowiedzialność za całość dokumentacji przy jej zwrocie. 25. Wypożyczenie z teczek pojedynczych dokumentów (pism) jest niedozwolone W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń wypożyczonej dokumentacji, pracownik Archiwum Zakładowego sporządza protokół, który podpisują: 1) wypożyczający dokumentację, 2) bezpośredni przełożony wypożyczającego dokumentację, 3) pracownik Archiwum Zakładowego. 2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w trzech egzemplarzach, z których: 1) jeden - umieszcza się w miejsce brakującej dokumentacji, 2) drugi - przechowuje się w przeznaczonej do tego celu teczce, 3) trzeci - przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczała w celu wyjaśnienia okoliczności sprawy, ustalenia osoby odpowiedzialnej i zastosowania w stosunku do winnego sankcji na podstawie odpowiednich przepisów Kodeksu pracy Poszukiwanie dokumentacji w magazynach Archiwum Zakładowego przeprowadza wyłącznie pracownik Archiwum. 2. Wypożyczania dokumentacji z Archiwum Zakładowego dokonuje wyłącznie pracownik Archiwum. 3. Korzystanie z dokumentacji na miejscu w Archiwum Zakładowym odbywa się pod nadzorem pracownika Archiwum. 4. Każdy korzystający z dokumentacji na miejscu w Archiwum Zakładowym wpisuje się do książki udostępniania akt.

18 ROZDZIAŁ 8 Wydzielanie dokumentacji W drugim półroczu każdego roku kalendarzowego, pracownik Archiwum Zakładowego dokonuje przeglądu i wydzielania dokumentacji. 2. Przez wydzielanie dokumentacji rozumie się: 1) wyłączenie materiałów archiwalnych (kategoria "A"), podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego, 2) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria "B"), której okres przechowywania już upłynął, podlegającej przekazaniu na makulaturę, 3) wyłączenie dokumentacji kategorii BE, podlegającej w danym roku ekspertyzie Wydzielania dokumentacji dokonuje, na wniosek pracownika Archiwum Zakładowego, komisja powołana przez Dyrektora Szpitala. 2. W skład komisji wchodzą: 1) bezpośredni przełożony pracownika Archiwum Zakładowego, 2) pracownik Archiwum Zakładowego, 3) przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegają przekazaniu do Archiwum Państwowego bądź brakowaniu. 3. Do zadań komisji należy: 1) typowanie materiałów archiwalnych (kategoria "A"), podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego, 2) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria"b"), 3) sporządzanie protokołów brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania w Archiwum Zakładowym już minął, oraz spisu tej dokumentacji (w dwóch egzemplarzach). 4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do materiałów archiwalnych (kategoria "A") w wykazie akt, może natomiast wystąpić o zmianę terminu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategoria"be"). 17

19 ROZDZIAŁ 9 Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria "B") na makulaturę Dokumentację niearchiwalną przeznaczoną do brakowania należy wydzielić i przechowywać w kolejności umieszczenia jej w spisie przesłanym do Archiwum Państwowego, do czasu otrzymania zgody na jej zniszczenie. 2. Protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, komisja przedkłada Dyrektorowi Szpitala (lub innej upoważnionej osobie) w celu uzyskania akceptacji. 3. Jeden egzemplarz protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia należy przesłać do Archiwum Państwowego w celu uzyskania zgody na dokonanie zniszczenia tej dokumentacji W przypadku stwierdzenia niewłaściwego brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub niezgodnego z przepisami sporządzenia protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej i spisu tej dokumentacji, Archiwum Państwowe może: 1) przeprowadzić ekspertyzę archiwalną wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, 2) zażądać zmiany kwalifikacji dokumentacji niearchiwalnej i przeprowadzenia nowego brakowania. 2. Od decyzji Archiwum Państwowego przysługuje prawo odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. 32. Archiwum Państwowe wydaje zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w Archiwum Zakładowym przy spisie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, a drugi - przeznaczony jest dla odbiorcy makulatury Po otrzymaniu z Archiwum Państwowego zezwolenia na przekazanie wybrakowanej 18

20 dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę, należy z tej dokumentacji: 1) wyłączyć wszystko, co czyni makulaturę niezdatną do przerobu na masę papierową, np.: części metalowe, celofanowe, pergaminowe, drewniane itp., 2) całość uczynić niezdatną do odtworzenia przez poprucie, podarcie, pomieszanie, itp. 2. Pracownik Archiwum Zakładowego po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego dokonuje: 1) przekazania dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę, 2) adnotacji o zniszczeniu dokumentacji niearchiwalnej w spisach zdawczoodbiorczych.

21 ROZDZIAŁ 10 Przekazywanie materiałów archiwalnych (kategoria "A") do Archiwum Państwowego 34. Archiwum Zakładowe przechowuje materiały archiwalne przez okresy wskazane w 4 ust. 2 niniejszej Instrukcji Materiały archiwalne po upływie okresu ich przechowywania w Archiwum Zakładowym podlegają przekazaniu do Archiwum Państwowego. 2. Materiały archiwalne przekazuje się do Archiwum Państwowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych na formularzu według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do niniejszej Instrukcji, sporządzonych w trzech egzemplarzach i podpisanych przez: 1) Dyrektora Szpitala, 2) bezpośredniego przełożonego pracownika Archiwum Zakładowego, 3) pracownika Archiwum Zakładowego. 3. Dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje Archiwum Państwowe, jeden egzemplarz - Archiwum Zakładowe Do spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego należy dołączyć: 1) notatkę o historii i działalności Szpitala, 2) wykaz akt, obowiązujący w okresie, z którego pochodzą przekazywane akta. 2. Dane wskazane w ust. 1 należy każdorazowo uzupełniać przy przekazywaniu kolejnych partii materiałów archiwalnych. 37. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazywania do Archiwum Państwowego, należy uporządkować i zabezpieczyć zgodnie z wymaganiami państwowej służby archiwalnej określonymi w rozporządzeniu w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. 20

22 38. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego ponosi Szpital.

23 ROZDZIAŁ 11 Kontrola Archiwum Zakładowego Nadzór i kontrolę nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych sprawuje Archiwum Państwowe. 2. Przedstawiciele państwowej służby archiwalnej sporządzają protokoły z kontroli Archiwum i wydają zalecenia pokontrolne, do realizacji których jest zobowiązany Szpital. 3. Protokół kontroli Archiwum podpisuje Dyrektor lub inna upoważniona osoba. 22

24 ROZDZIAŁ 12 Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz reorganizacji lub ustania działalności Szpitala 40. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej: 1) akta spraw zakończonych - zreorganizowana lub zlikwidowana komórka organizacyjna przekazuje do Archiwum Zakładowego, zgodnie z postanowieniami Rozdziału 5 niniejszej Instrukcji, 2) akta spraw nie zakończonych - zreorganizowana lub zlikwidowana komórka organizacyjna przekazuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego komórce organizacyjnej, która przejmuje jej zadania; przekazując jeden egzemplarz spisu Archiwum Zakładowemu. 41. W przypadku reorganizacji Szpitala mają zastosowanie zasady określone w W przypadku ustania działalności Szpitala, stosuje się odpowiednio przepis 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). 23

25 ROZDZIAŁ 13 Postanowienia końcowe 43. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji lub włamania do pomieszczeń Archiwum, Dyrektor zawiadamia właściwe terenowo Archiwum Państwowe. 44. W przypadku rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem Archiwum Zakładowego, przekazania Archiwum Zakładowego następcy dokonuje się protokolarnie. 24

26 .... (nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Załącznik nr 1 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Spis zdawczo-odbiorczy akt nr Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od - do Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania do Archiwum Zakładowego

27 Załącznik nr 2 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych Nr Data Liczba spi- przyjęcia Nazwa komórki przekazującej akta poz. Uwagi su akt spisu teczek

28 .... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Załącznik nr 3 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Lp. Nr i lp. spisu zdawczo- -odbiorczego Symbol z wykazu Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi 27

29 Załącznik nr 4 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego... (nazwa i adres komórki organizacyjnej) Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Lp. Sygnatura dokum. techn. Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów Branża Stadium teczek Ilość matryc Nazwisko projektanta Data zakończenia opracowania projektu Uwagi 28

30 .. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Załącznik nr 5 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków Komisji) dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości... kg/mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz, że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący Komisji:. Członkowie Komisji:.. 29

31 Załącznik nr 6 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego Karta udostępniania akt nr.. **) Termin zwrotu akt: **) (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) (data) Proszę o udostępnienie*) wypożyczenie*) akt powstałych w komórce organizacyjnej. z lat... o znakach i upoważniam do ich wykorzystania*) odbioru*) Pana/ią (imię i nazwisko) (podpis) Zezwalam na udostępnienie*) wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt. (data i podpis) *) niepotrzebne skreślić **) wypełnia Archiwum Zakładowe 30

32 Potwierdzam odbiór wymienionych wyżej akt tomów.. kart. (data i podpis) Adnotacje o zwrocie akt: Akta zwrócono do Archiwum dnia.... (podpis oddającego). (podpis odbierającego)

33 Załącznik nr 7 do Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego (nazwa i adres jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne)..... (miejscowość) (data) Spis zdawczo-odbiorczy nr. materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego w Łodzi Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne Lp. (symbol klasyfikacyjny (hasło klasyfikacyjne Uwagi od - do z wykazu akt) z wykazu akt) (data i podpis odbierającego). (podpis przekazującego) 32