Kontrole Instytucji Wdrażającej u Beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

Transkrypt

1 Kontrole Instytucji Wdrażającej u Beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Mieczysław Borowski Departament Kontroli Przedsięwzięć 1

2 Akty prawne i dokumenty regulujące kontrolę realizacji POIiŚ: - rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. Ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006r. W sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006r. Ustanawiające Fundusz Spójności, 2

3 - rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006r. Ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 i nr 1080/2006, - ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, - ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych, - Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko , zaakceptowany przez Radę Ministrów i Komisję Europejską, 3

4 - Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 28 listopada 2011r. - Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym, wydane w dniu 4 lipca 2007r. Przez Ministra Rozwoju Regionalnego, - Wytyczne do zasad kontroli w kontekście ustawy Pzp, przygotowane przez Urząd Zamówień Publicznych i zatwierdzone przez Komitet Rady Ministrów, - Wytyczne w zakresie certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata wydane w dniu 2 lipca 2008r. przez Ministra Rozwoju Regionalnego. 4

5 Co kontrolujemy: a) Przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu POIiŚ, - strukturę organizacyjną, - przydzielone pracownikom odpowiedzialnym za realizację projektu zadania, obowiązki i odpowiedzialności, - procedury wewnętrzne JRP, - warunki funkcjonowania JRP umożliwiające sprawne zarządzanie projektem, 5

6 b) Przygotowanie projektu, c) Zarządzanie projektem, d) Nabycie nieruchomości, e) Stronę formalno - prawną, f) Budowę i montaż, g) Sprzęt i wyposażenie, h) System finansowo-księgowy, i) Działania informacyjno-promocyjne, j) Kwalifikowanie wydatków, 6

7 Cele kontroli: uzyskanie możliwie pełnej informacji na temat realizowanego przedsięwzięcia poprzez: a) kontrolę dokumentów, b) wizję lokalną w miejscu realizacji. 7

8 Zadania kontroli: - weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, - sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, -weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały wykonane/dostarczone, - weryfikacja, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta w związku z realizowanym projektem zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. 8

9 Funkcje kontroli: - wspomaganie zarządzania, - oddziaływanie prewencyjne, - zapobieganie powstawaniu uchybień i nieprawidłowości, - wykrywanie uchybień i nieprawidłowości. 9

10 Rodzaje kontroli: - przygotowania indywidualnego projektów kluczowych (przed złożeniem wniosku o dofinansowanie), - procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem, - w trakcie realizacji projektów, - wniosków beneficjentów o płatność, - na zakończenie realizacji projektu, - projektów (w tym dużych) zaawansowanych finansowo przed dokonaniem pierwszego rozliczenia wydatków, - trwałości projektu po zakończeniu realizacji projektu, - realizacji RPD PT. 10

11 Prowadzenie kontroli w poszczególnych fazach realizacji projektu: 1. Faza wstępna - kontrola projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie 2. Faza realizacji - kontrola projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie 3. Faza zakończenia realizacji - kontrola projektu na zakończenie realizacji 4. Faza eksploatacji - kontrola projektu po zakończeniu realizacji tzw. kontrola trwałości projektu 11

12 Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli: - analiza dokumentacji projektu będąca w posiadaniu jednostki kontrolującej (IW/IPII), - konsultacje z osobami prowadzącymi i rozliczającymi projekt, - opracowanie programu kontroli wraz z określeniem celu i zakresu kontroli, - określenie metodologii doboru próby do kontroli, - ustalenie najważniejszych problemów do weryfikacji, w tym: - weryfikacja stanu wdrożenia zaleceń pokontrolnych z ostatniej kontroli przeprowadzonej przez (IW/IPII), - wskazanie dokumentów do przygotowania przez kontrolowanego, 12

13 - działania kontrolne na miejscu realizacji projektu w tym: - przeprowadzenie oględzin - gromadzenie dokumentacji - sporządzenie informacji pokontrolnej - wydanie zaleceń 13

14 Dokumenty kontroli: - zawiadomienie na piśmie podmiot kontrolowany o terminie i zakresie planowanej kontroli co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli, - lista sprawdzająca zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Wytycznych, - program kontroli określający cel, zakres kontroli, sposób prowadzenia postępowania kontrolnego, harmonogram działań, - upoważnienie w formie pisemnej do przeprowadzenia kontroli, 14

15 - odpisy lub kopie dokumentów źródłowych, - pisemne wyjaśnienia oraz oświadczenia, - wydruki komputerowe, - dokumenty zawarte na informatycznych nośnikach danych, - informacja pokontrolna, - zalecenia pokontrolne. 15

16 Zasady ogólne: Prawa i obowiązki kontrolującego: - kontrola projektów może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu, - kontrola na miejscu realizowana jest z reguły w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej, - kontrolujący podlegają przepisom BHP oraz o postępowaniu z materiałami ustawowo chronionymi, - kontrolujący realizują co do zasady wszystkie cele i zadania określone w zatwierdzonym programie kontroli, jeżeli został sporządzony. 16

17 Kontrolujący ma obowiązek: - kontrolujący obowiązany jest powstrzymać się od wykonywania zajęć, które mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub interesowność, - zapoznać się z celem i zakresem kontroli oraz uzyskać wiedzę o obszarze objętym kontrolą, - zidentyfikować, ocenić i odpowiednio udokumentować informacje wystarczające i istotne do osiągnięcia celów kontroli, - posiadać odpowiednie kwalifikacje i kompetencje niezbędne do skutecznego przeprowadzenia kontroli, - wykazać się starannością, bezstronnością i terminowością oraz obiektywnie i rzetelnie dokonać oceny obszarów kontroli, 17

18 - odnosić się z należytym szacunkiem do pracowników podmiotu kontrolowanego, Kontrolujący ma prawo do: - swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podległych szczególnej ochronie, - wglądu oraz tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, - przeprowadzenia oględzin obiektów oraz sporządzanie dokumentacji i zbieranie wyjaśnień, - sprawdzania przebiegu określonych czynności. 18

19 Prawa i obowiązki kontrolowanego: Kontrolowany ma obowiązek: - zapewnić kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, - udzielić terminowo wyczerpujących informacji i wyjaśnień na kwestie poruszane przez kontrolujących, będące przedmiotem kontroli, - przedkładać żądane dokumenty dotyczące realizacji projektu, - uczestniczyć w naradzie podsumowującej kontrole, - wdrożyć zalecenia pokontrolne 19

20 Kontrolowany ma prawo do: - równego udziału w czynnościach kontrolnych, - odnoszenia się do ustaleń kontroli, - składania oświadczeń mających związek z przedmiotem kontroli, - składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli, - odmowy podpisania informacji pokontrolnej. 20

21 Kontrola w trakcie realizacji projektu POIiŚ Istota i Cel kontroli Istotą prowadzenia kontroli w trakcie realizacji projektów jest weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, w tym sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, a także weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. Celem kontroli w trakcie realizacji projektu jest sprawdzenie, czy projekt jest realizowany prawidłowo, w tych aspektach, które nie mogą być zweryfikowane podczas kontroli dokumentów w instytucji kontrolującej oraz wyjaśnienie problemów w realizacji projektu, które nie mogą być skutecznie rozwiązane bez wizyty na miejscu realizacji projektu. 21

22 Kontrola w trakcie realizacji projektu POIiŚ Zakres kontroli 1. Kontrola realizowanego zakresu rzeczowego projektu porównanie z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie (na wybranej próbie) na podstawie: a) dokumentacji: projektowej, odbioru i przekazania do eksploatacji, b) oględzin kluczowych obiektów (elementów), c) oceny stosowania zasady trwałości projektu w odniesieniu do założeń przyjętych we wniosku o dofinansowanie oraz umowie o dofinansowanie projektu, d) weryfikacji wykonania rzeczowego do wartości wskaźników produktu i rezultatu, e) weryfikacja zaleceń wynikających z decyzji środowiskowych. 22

23 Kontrola w trakcie realizacji projektu POIiŚ 2. Kontrola systemu finansowo-księgowego (na wybranej próbie) w zakresie: a) stosowania odrębnego systemu księgowego lub odrębnego kodu księgowego dla operacji związanych z realizacją projektu, b) weryfikacji, czy nie zachodzą okoliczności umożliwiające odliczenie podatku VAT, c) występowania podwójnego finansowania, d) weryfikacji projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy publicznej, e) zgodności kopii dokumentów załączonych do wniosków o płatności pośrednie z oryginałami. 23

24 Kontrola w trakcie realizacji projektu POIiŚ 3. Kontrola systemu zarządzania projektem w zakresie: a) posiadania udokumentowanej struktury organizacyjnej, umożliwiającej zarządzanie projektem, b) posiadana i stosowania procedur dotyczących realizacji projektu, c) prowadzenia archiwizacji dokumentacji projektu. 4. Kontrola działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających pomoc UE. 5. Sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli. 24

25 Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Cel Przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu to przede wszystkim uzyskanie zapewnienia, że istnieją i są dostępne wszystkie dokumenty obrazujące cykl życia projektu, niezbędne dla udokumentowania ścieżki audytu, o której mowa w art. 15 rozporządzenia 1828/2006 przez instytucję w systemie realizacji PO IiŚ oraz na poziomie beneficjentów (w przypadku, gdy kontrola odbywa się na miejscu realizacji). oraz Sprawdzenie, że wszystkie elementy zakresu zapisane w umowie o dofinansowanie zostały wykonane zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym. 25

26 Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku. W przypadku, gdy kontrola na zakończenie realizacji projektu realizowana jest na miejscu, powinna być zakończona przed akceptacją wniosku o płatność końcową. Wyjątkowo wniosek o płatność końcową może zostać zatwierdzony przed formalnym zakończeniem kontroli na zakończenie realizacji projektu, jednak nie wcześniej niż po przekazaniu informacji pokontrolnej, w której nie zawarte zostały ustalenia mające wpływ na kwotę wydatków kwalifikowanych. 26

27 Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Dokumenty projektu poddawane kontroli Dokumentami obrazującymi cykl życia projektu, są w szczególności: a) wnioski o dofinansowanie wraz z załącznikami, b) umowy z beneficjentami, c) wnioski o płatność wraz z załącznikami (o ile wymagane), d) dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z zapisami księgowymi w systemie księgowym, e) dokumenty związane z wyborem wykonawcy, 27

28 Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Dokumenty projektu poddawane kontroli f) specyfikacje techniczne oraz inne dokumenty wymienione w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków POIiŚ, wytycznych w zakresie sprawozdawczości, zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność, a także dokumenty potwierdzające weryfikację, np.: - listy sprawdzające, - informacje pokontrolne z przeprowadzonych kontroli, - zalecenia pokontrolne, - wyniki innych kontroli i audytów, - dokumenty potwierdzające realizację zaleceń pokontrolnych i poaudytowych, - dokumenty związane z pomocą publiczną, - dokumenty niezbędne do celów ewaluacji i sprawozdawczości po zamknięciu PO IiŚ oraz inne nie wymienione dokumenty związane z realizacją projektu. 28

29 Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Zakres kontroli a) sprawdzenie czy dokumentacja przekazywana przez beneficjenta przy wnioskach o płatność jest zgodna z oryginalną dokumentacją projektu, b) sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków, c) potwierdzenie fizycznego istnienia obiektów zgodnie z dokumentacją projektu, potwierdzenie, że obiekty zostały odebrane i/lub są dopuszczone do użytkowania w zależności od rodzaju obiektu w zakresie, który nie był przedmiotem wcześniejszych kontroli oraz sprawdzenie, czy została zachowana trwałość projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie i podpisanej umowy z beneficjentem, w przypadku zmian własności infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź jej zarządzania. 29

30 Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ d) weryfikację wykonania rzeczowego projektu w odniesieniu do wartości wskaźników produktu zakładanych w umowie o dofinansowanie oraz tam gdzie możliwe, sprawdzenie osiągnięcia wskaźników rezultatu, e) sposobu prowadzenia działań informacyjno promocyjnych, w szczególności, czy wszystkie działania finansowane z projektu są udokumentowane i zgodne z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji oraz Strategią komunikacji funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce , Planem komunikacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata oraz Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz zaleceniami dla beneficjentów, f) weryfikację, czy nie zachodzą okoliczności mogące mieć wpływ na powstanie prawa do odliczenia przez beneficjenta podatku VAT, w przypadku, gdy VAT stanowił wydatek kwalifikowany w projekcie, w szczególności w związku z faktycznym wykorzystaniem infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź związanymi ze zmianami w strukturze beneficjenta bądź w strukturze własności wytworzonego majątku, 30

31 Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ g) weryfikację, czy w instytucji kontrolowanej zgodnie z art. 60 rozporządzenia 1083/2006 oraz zgodnie z art. 14 rozporządzenia 1828/2006 zapewniona jest wyodrębniona ewidencja księgowa lub czy wyodrębniono kod księgowy dla transakcji związanych z projektem. W celu weryfikacji tego obszaru zaleca się wykorzystanie Podręcznika kontroli wyodrębnionej ewidencji księgowej u beneficjenta POIiŚ, h) weryfikację projektu pod względem zgodności z polityką ochrony środowiska w tym w szczególności sprawdzenia realizacji zaleceń wynikających z decyzji środowiskowej oraz z zapisów/zobowiązań beneficjenta w obszarze środowiska przedstawionych we wniosku o dofinansowanie, i) weryfikację projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy publicznej, j) sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli. 31

32 Kontrola trwałości projektu POIiŚ Cel i zakres kontroli po zakończeniu realizacji projektu a) w projekcie nie nastąpiły znaczące modyfikacje w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, a więc w szczególności czy majątek wytworzony w wyniku realizacji projektu jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem, b) cel projektu został zachowany, c) beneficjent wypełnia obowiązki w zakresie informacji i promocji projektu, d) beneficjent przechowuje we właściwy sposób dokumentację związaną z projektem (kontrola w tym zakresie może być prowadzona w okresie do 3 lat od dnia zamknięcia PO IiŚ), e) nie nastąpiła zmiana okoliczności powodujących możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, który stanowił wydatek kwalifikowany w okresie realizacji projektu, f) nie została złamana zasada zakazu podwójnego finansowania, g) projekt nie wygenerował dochodu, który nie został uwzględniony zgodnie z art. 55 ust. 2 i 3 rozporządzenia ogólnego (kontrola w tym zakresie może być prowadzona w okresie do 3 lat od dnia zamknięcia PO IiŚ). 32

33 Kontrola trwałości projektu POIiŚ a) kontrola trwałości projektu przeprowadzana jest przynajmniej rok po zakończeniu realizacji projektu, nie później niż w terminie, o którym mowa w art. 57 rozporządzenia 1083/2006, b) w pierwszej kolejności do próby powinny zostać wybrane projekty, dla których: - nie była prowadzona kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu, - nie była prowadzona kontrola na miejscu. c) jednocześnie należy uwzględnić następujące czynniki ryzyka: - możliwość generowania dochodu przez projekt, - możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, który stanowił wydatek kwalifikowany w okresie realizacji projektu, - realizację projektu w ramach złożonej struktury składającej się z beneficjenta i podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, - możliwość znaczących modyfikacji w projekcie w rozumieniu art. 57 ust.1 rozporządzenia 1083/2006, - kwotę dofinansowania dla projektu wypłaconą beneficjentowi. 33

34 Uchybienia i nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli u Beneficjentów POIiŚ: Uchybienia i nieprawidłowości identyfikowane są w: - obszarze zgodności z zapisami w Decyzji KE, - obszarze zgodności realizacji z polskim prawem, jako: - nieistotne nie powodujące skutków finansowych, - istotne powodujące skutki finansowe. 34

35 Przyczyny powstania uchybień i nieprawidłowości wynikają z: - niedostatecznego organizacyjnego przygotowania Beneficjenta, - nieodpowiedniego przygotowania przedsięwzięcia (projektu), - złego zarządzania realizacją projektu. 35

36 Zagrożenia: - drobne uchybienia przyczyną nieprawidłowości, - poważne uchybienia, konieczność natychmiastowego działania, - nadmierne wymagania dużo kosztują i często skutkują przekroczeniami finansowymi, - nieprawidłowości wykryte przez organy kontroli kraju beneficjenta nie muszą skutkować zmniejszeniem dotacji. 36

37 Uchybienia drobne dotyczą: - dokumentowania robót dodatkowych i wprowadzanych zmian, - jakości prowadzonej dokumentacji realizacji i odbioru robót, - jakości dokumentacji rozliczeniowej robót, - spójności opisywania dokumentów księgowych, - istnienia i stosowania odrębnego systemu księgowego, - prowadzenia ewidencji księgowej z przyjętą polityką rachunkowości, - archiwizacji dokumentów, - prowadzonych działań informacyjno promocyjnych. 37

38 Uchybienia istotne dotyczą: - wykonawstwa robót dodatkowych i wprowadzanych zmian z naruszeniem ustawy PZP, - odstępstw od zakresu rzeczowego określonego w Decyzji KE, - odstępstw od warunków wykonania i odbioru robót, - nieprzestrzegania kwestii własnościowych, - nie osiągnięcia efektu ekologicznego, - kwalifikowanie wydatków na zakres nie ujęty w umowie o dofinansowanie, - naruszenie prawa szczególnie w zakresie inwestowania dotacji w obcy majątek, - przekazywanie majątku wytworzonego na rzecz innego podmiotu przed upływem karencji, - czerpania korzyści z wykorzystania obiektów dla celów innych niż określone we wniosku o wsparcie, - rozliczenie kosztów za roboty niewykonane. 38

39 Najczęściej występujące uchybienia : - Niekompletna dokumentacja dotycząca wykonywanych robót. - Brak opisu w formie stempla informującego o finansowaniu z POIiŚ. - Brak opracowanej i wdrożonej procedury archiwizacyjnej dla projektu, z zachowaniem obowiązujących wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. - Brak zgodności tablicy i oznakowania dokumentów z wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko lipiec Brak polityki rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dot. projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. 39

40 Wnioski i zalecenia: - wykorzystanie wniosków i zaleceń pokontrolnych do usunięcia uchybień i poprawy jakości zarządzania przy realizacji projektu 40

41 Przykładowe stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne Stwierdzone uchybienie Polityka rachunkowości Projektu nie jest elementem składowym polityki prowadzonej przez Beneficjenta. Beneficjent nie rozdziela nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane Beneficjent dwukrotnie przedstawił do refundacji tę samą fakturę VAT (pozycja X i pozycja Y zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, załącznik do wniosku o płatność), co skutkowało nieuprawnionym żądaniem refundacji wydatków w kwocie Z. Nie wprowadzono zmian do obowiązującej polityki rachunkowości i planu kont zapisów dotyczących wydzielenia/utworzenia dla projektu dodatkowych numerów kont analitycznych oraz ich opisu. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że rozliczono fakturę za usługi wykonane przed rozstrzygnięciem przetargu i podpisaniem umowy. Zalecenie pokontrolne Opracować Politykę rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dotyczącej projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane Wykreślić poz. X z zestawienia faktur stanowiącego załącznik do wniosku o płatność nr. i dokonać korekty (zmniejszenia) kwoty wydatków kwalifikowanych do refundacji o kwotę netto Z. Wprowadzić brakujące elementy do polityki rachunkowości i planu kont. Wyłączyć fakturę z kwalifikowania. 41

42 Przykładowe stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne Stwierdzone uchybienie Beneficjent nie stosuje oznakowania dokumentów zgodnie z zasadami promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ opracowanymi przez MRR W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych na miejscu realizacji przedsięwzięcia stwierdzono, że Beneficjent nie zainstalował tablicy informacyjnej ani pamiątkowej (do czego zobowiązywały warunki umowy) Brak oznaczeń i naklejek na urządzeniach instalowanych w ramach projektu Zalecenie pokontrolne Stosować oznakowanie dokumentów zgodnie z zasadami promocji Projektów dla beneficjentów POIiŚ Biorąc pod uwagę fakt zakończenia przedsięwzięcia, w miejscu widocznym (np. na elewacji budynku biurowego) zainstalować tablicę pamiątkową z logotypem i informacją o dofinansowaniu projektu w formie zgodnej z obowiązującą instrukcją oznakowania przedsięwzięć dofinansowania ze środków POIiŚ. Udokumentować fakt zainstalowania tablicy poprzez przedstawienie w NFOŚiGW zdjęcia tablicy w otoczeniu. Wprowadzić brakujące oznaczenia urządzeń 42

43 Przykładowe stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne Stwierdzone uchybienie Beneficjent zrealizował roboty o łącznej kwocie netto X na obiekcie Y, dla którego nie przedstawił Kontrolującym żadnych dokumentów świadczących o posiadaniu tytułu prawnego. Postępowanie to jest niezgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu POIiŚ Stwierdzono nieprecyzyjny opis zakresu robót w Harmonogramie Realizacji Projektu Zakres rzeczowy przedsięwzięcia opisany w Umowie o dofinansowanie i załączniku (Harmonogramie Realizacji Projektu) wyszczególniony w pozycji X został wykonany i odebrany w niepełnym zakresie. Zalecenie pokontrolne Wyłączyć z kwalifikacji wydatki dotyczące tego zakresu robót. Sprostować zapisy w Harmonogramie Realizacji Projektu w punkcie X Uporządkować stronę formalną pod kątem zgodności zapisów Umowy z faktycznie wykonanym zakresem rzeczowym 43

44 Stwierdzone uchybienie Nieprzestrzeganie zapisów Procedury archiwizacji dokumentów oraz mała przejrzystość zapisów we wszystkich procedurach dotyczących realizacji projektu Wartości docelowe wskaźników określających osiągnięty efekt ekologiczny różnią się od przyjętych. Wskaźniki dotyczące powierzchni ocieplonych ścian, dachów i okien nie uległy zmianie od zakończenia realizacji projektu. Natomiast wskaźniki związane z efektem ekologicznym uległy zmniejszeniu w porównaniu z zakładanymi, tj. Zużycie energii grzewczej zmalało o X %, emisja CO2 o Y%, a emisji pyłów o Z%. Stwierdzono, że powierzchnia wynajmowana na cele komercyjne była wykorzystywana niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Przykładowe stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne Zalecenie pokontrolne Uzupełnić brakujące zapisy w dokumentach dotyczących realizacji projektu (procedury). Przestrzegać stosowania procedury przy sporządzeniu dokumentów dot. Realizacji projektu Po zakończeniu rocznej eksploatacji wykonać analizę dotyczącą oceny uzyskiwanych wskaźników energetycznych i przedstawić uzasadnienie dla występujących różnic. Dokonać korekty kwoty dofinansowania 44

45 Przykładowe stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne Stwierdzone uchybienie Zakres rzeczowy projektu został zrealizowany w rozbieżności z Harmonogramem Realizacji Projektu. Brak określonych zasad zarządzania Projektem w okresie trwałości projektu. Zalecenie pokontrolne Dokonać aktualizacji Harmonogramu Realizacji Projektu, w którym zostanie odzwierciedlony faktycznie wykonany zakres rzeczowy. Opracować i wprowadzić zasady postępowania w okresie zachowania trwałości Projektu Brak procedur zdefiniowanych dla projektu. Wprowadzić zdefiniowane procedury dla projektu 45

46 Przykładowe stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne Stwierdzone uchybienie Zagrożenia wynikające z braku podpisanych do dnia kontroli umów na roboty oraz umów na usługi jak również poważne opóźnienia w realizacji kontraktów. Uchybienia związane z przechowywaniem dokumentów w Dziale Realizacji inwestycji i Dziale zamówień publicznych dotyczące braku oznaczeń dotyczących projektu POIiŚ na segregatorach i teczkach w których są przechowywane dokumenty, oraz braku spisu ich zawartości. W JRP brak zbiorczego spisu przechowywanych dokumentów oraz klucza dostępu do tych. dokumentów. Stwierdzono problemy i długotrwały proces rozliczania wniosków o płatność wynikający z wadliwie przygotowanych wniosków i dokumentów rozliczeniowych Zalecenie pokontrolne Doprowadzić do zawarcia umów Poinformować koordynatora w NFOŚiGW o terminach podpisania ww. umów oraz postępów w realizacji kontraktów. Uzupełnić w Dziale Realizacji inwestycji i Dziale Zamówień Publicznych brakujące oznaczenia dotyczące projektu POIiŚ na segregatorach i teczkach, w których są przechowywane dokumenty, oraz spis ich zawartości. Wprowadzić w JRP brakujący spis dokumentów oraz klucz dostępu do tych dokumentów. Wprowadzić jednoznaczny zakres odpowiedzialności dla osób zajmujących się przygotowywaniem wniosku o płatność zapewniający, poprawność i terminowość ich sporządzania. Poinformować o sposobie zrealizowania zalecenia koordynatora Projektu. Skierować na szkolenie pracowników odpowiedzialnych za część finansową Projektu. 46

47 Dziękuję za uwagę Mieczysław Borowski Departament Kontroli Przedsięwzięć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ul. Konstruktorska 3A Warszawa 47