Nadzór inwestycyjny nad realizacją przedsięwzięć w zakresie efektywności energetycznej 22 września 2010

Transkrypt

1 Autor Robert Witek ENERGOPOMIAR Sp. z o.o. Dyrektor Techniczny Projekty inwestycyjne w energetyce i przemyśle ciężkim należą, w przeważającej części, do przedsięwzięć interdyscyplinarnych w ujęciu technicznym i technologicznym, skomplikowanych organizacyjnie oraz długotrwałych z punktu widzenia czasu ich realizacji. Ocenia się, że optymalnym sposobem realizacji nadzoru jest przeprowadzenie przedsięwzięcia inwestycyjnego według zasad zarządzania projektami. W artykule, w oparciu o metodologię zarządzania projektami oraz doświadczenia inwestycyjne Energopomiaru, omówiono wybrane procesy niezbędne do zrealizowania dla przedsięwzięć o zakresie rzeczowym zgodnym z Ustawą o efektywności energetycznej. Większość, zrealizowanych i nadzorowanych przez Energopomiar zadań inwestycyjnych polskiej energetyki, których celem było podniesienie sprawności przemiany energii chemicznej paliwa, mieści się w zakresie definiowanego w Ustawie pojęcia przedsięwzięcia służącego poprawie efektywności energetycznej. Główne procesy zarządzania projektem w zakresie nadzoru inwestycyjnego Literatura z zakresu zarządzania projektami charakteryzuje projekt jako tymczasową działalność podejmowaną w celu wytworzenia unikalnego wyrobu, dostarczenia unikalnej usługi bądź osiągnięcia unikalnego rezultatu. Tymczasowość oznacza, że projekt ma swój początek i koniec, a uzyskanie unikalnego produktu uwarunkowane jest posiadaniem dedykowanego budżetu oraz zastosowaniem wiedzy, norm, standardów oraz przepisów dotyczących danego obszaru zastosowań. Procesy rozpoczęcia Najważniejszym celem procesów rozpoczęcia jest powołanie przez inwestora: komitetu sterującego oraz kierownika projektu. Komitet sterujący przez cały okres realizacji projektu inwestycyjnego pełnić będzie funkcję nadzorczą, podejmować strategiczne decyzje oraz wypracowywać wnioski w sprawach wymagających zatwierdzenia przez organy statutowe inwestora. Z doświadczeń Energopomiaru wynika, że optymalny skład komitetu sterującego stanowią trzy osoby, w tym członek zarządu inwestora oraz ewentualnie kierownik projektu. 1 / 7

2 Kompetencje i uprawnienia komitetu sterującego winny zostać precyzyjnie ustalone, przy czym muszą one być na tyle szerokie, aby w kluczowych momentach realizacji projektu inwestycyjnego możliwe było wypracowanie szybkich i wiążących decyzji. Kierownik projektu jest osobą kluczową podczas całego okresu realizacji projektu inwestycyjnego wyznaczoną przez organizację realizującą projekt do osiągnięcia celów projektu. Procesy rozpoczęcia powinny zakończyć się opracowaniem wstępnego zakresu projektu, w tym w szczególności budżetu i oczekiwanej daty zakończenia kolejnej grupy procesów, to jest procesów planowania. Procesy planowania W ramach realizacji interdyscyplinarnych zadań inwestycyjnych o zakresie rzeczowym zgodnym z Ustawą o efektywności energetycznej jest to etap kluczowy, w ramach którego zdefiniowane winny zostać szczegółowe cele projektu, w tym między innymi: - Technologiczne w przypadku złożonych układów technologicznych powinny zostać określone kierunki oraz oczekiwane efekty działań na poszczególnych częściach oraz całości układu technologicznego. Powinny zostać określone konkretne rozwiązania techniczne mające na celu zmniejszenie zużycia energii pierwotnej lub finalnej. Istotnym jest, aby proponowane kierunki modernizacji węzłów układu technologicznego, niezbędne do uzyskania finalnego produktu przedsiębiorstwa, zostały zweryfikowane poprzez globalną analizę ich wpływu na uzyskiwane efekty oszczędności całego układu technologicznego. Znane są przypadki, w których przeprowadzona modernizacja węzła technologicznego A przyniosła spodziewany efekt oszczędności energii, ale jednocześnie spowodowała podniesienie zużycia energii w węźle technologicznym B. Sumaryczny zatem bilans oszczędności energii przedsiębiorstwa był ujemny dla zrealizowanego procesu modernizacji. - Organizacyjne opracowany winien zostać harmonogram realizacji zadania inwestycyjnego. Harmonogram dla układów podlegających modernizacji winien umożliwiać przeprowadzenie prac inwestycyjnych bez zakłócania pracy istniejących układów technologicznych lub te zakłócenia zminimalizować. - Finansowe powinien zostać wskazany budżet zadania inwestycyjnego oraz potencjalne źródła finansowania. Powinna zostać wykonana analiza opłacalności inwestycji oraz wyliczona stopa i czas zwrotu poniesionych nakładów. - Środowiskowe oszacowany winien zostać poziom zmniejszenia wprowadzenia ładunku zanieczyszczeń do środowiska. Powyższe analizy mogą zostać przeprowadzone przez służby inwestora lub przy pomocy wyspecjalizowanej, posiadającej potencjał merytoryczny i metrologiczny, firmy zewnętrznej na przykład w formie kompleksowego audytu energetycznego lub studium wykonalności. 2 / 7

3 Istotnym jest, aby audyt energetyczny lub studium wykonalności zawierały definicję, warunki i sposób oceny osiągnięcia zakładanych celów projektu oraz analizę ryzyka. Koordynację prac tego etapu prowadzi kierownik projektu, który komitetowi sterującemu powinien przedstawić rekomendację działań. Zatwierdzenie przez komitet sterujący (lub organy statutowe inwestora) projektu inwestycyjnego do realizacji winno uruchomić kolejną grupę procesów, to jest procesy realizacji. Procesy realizacji Do grupy procesów realizacji zaliczyć należy między innymi: - Określenie przez komitet sterujący formuły realizacji przedsięwzięcia. Najczęściej stosowaną w polskiej energetyce i przemyśle ciężkim formułą realizacji przedsięwzięcia jest zaprojektuj i wybuduj z udziałem generalnego realizatora. Znane są również przypadki zastosowania formuły zaprojektuj i wybuduj bez udziału generalnego realizatora (tzw. układ wyspowy). Drugie rozwiązanie jest wariantem tańszym od pierwszego, przy czym wymusza konieczność koordynacji całości zadania inwestycyjnego przez rozbudowane i posiadające odpowiednie kompetencje służby inwestora. - Powołanie przez kierownika projektu zespołu projektu. Kierownik projektu powinien oszacować wymagane zasoby ludzkie zarówno w ujęciu kompetencyjnym, ilościowym i czasowym oraz odpowiednio oszacować i zabudżetować związane z tym koszty. Zespół projektu, w zależności od przyjętej formuły realizacji przedsięwzięcia oraz wielkości zadania inwestycyjnego, powinien wynosić od kilku, w przypadku realizacji niewielkiego zadania z udziałem generalnego realizatora, do kilkudziesięciu osób, w przypadku realizacji dużego zdania w układzie wyspowym. Powołanie zespołu projektu, w przypadku braku specjalistów w zasobach inwestora, może wymagać zatrudnienia podmiotów zewnętrznych posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie inwestycyjne. Uwzględnić należy konieczność zatrudnienia ekspertów z zakresu: prawa, ekonomi i finansów, geodezji, geologii itd. - Opracowanie przez zespół projektu planu kierowania projektem. W ramach planu kierowania projektem powinny zostać przygotowane szczegółowe procedury dotyczące: zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, wewnętrznego obiegu dokumentów i dokumentacji, zarządzania kontraktami, zarządzania ryzykiem, zarządzania jakością, zarządzania i nadzoru nad harmonogramem, zarządzania zakupami, zarządzania zmianami, rozliczeń finansowych, prowadzenia odbiorów technicznych i finansowych itd. - Pozyskanie przez komitet sterujący lub organy statutowe inwestora środków finansowych. W ramach działań przygotowawczych, realizowanych przez zespół projektu, wymagana jest analiza potencjalnych źródeł finansowania inwestycji oraz podjęcie odpowiednich działań w celu pozyskania środków pieniężnych ze źródeł zewnętrznych. Procedura pozyskania środków zewnętrznych jest długotrwała, a zakres niezbędnej do przygotowania dokumentacji uzależniony jest od wymagań instytucji uczestniczących w procesie współfinansowania. Ważne jest, aby procedura pozyskania środków finansowych zakończyła się najpóźniej do dnia podpisania umowy z wykonawcą prac budowlano-montażowych. 3 / 7

4 - Przeprowadzenie procesu wyboru wykonawcy prac budowlano-montażowych (zwanego dalej wykonawcą) to zadanie, w którym uczestniczy zespół projektu, a decyzje podejmuje komitet sterujący lub organy statutowe inwestora. Procedura wyboru wykonawcy obejmuje przygotowanie wymagań ofertowych, przeprowadzenie negocjacji (tam, gdzie przepisy prawa to umożliwiają) oraz podpisanie umowy. Proces ten, dla złożonych przedsięwzięć inwestycyjnych, jest długotrwały i wymaga współpracy zespołu projektu ze specjalistami z zakresu finansów i prawa. - Pozyskanie niezbędnych zezwoleń i decyzji organów państwowych jest to zadanie, które w zależności od rodzaju dokumentu może być realizowane przez zespół projektu (również przedstawicieli komitetu sterującego), bez lub przy udziale wykonawcy. Przykładem decyzji, którą wykonawca może uzyskać w imieniu i na rzecz inwestora jest pozwolenie na budowę (dla zadań inwestycyjnych, które takiej wymagają), poprzedzone przygotowaniem projektu budowlanego. Przykładem procesów, w których wykonawca nie powinien uczestniczyć jest uzyskanie prawa do dysponowania nieruchomością do celów budowlanych, uzyskanie niezbędnych koncesji lub warunków przyłączenia nowych jednostek wytwórczych energii elektrycznej do polskiego systemu przesyłowego. Poszczególne, wymienione wyżej procesy prowadzone są zwykle równolegle. Ciężar koordynacji i zapewnienia właściwego przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi uczestnikami procesów jest obowiązkiem kierownika projektu. Podpisanie umowy z wykonawcą prac budowlano-montażowych jest punktem, w którym projekt wchodzi w kolejną fazę realizacji opisaną procesami monitorowania i kontroli. Procesy monitorowania i kontroli Jest to najbardziej dynamiczna faza projektu inwestycyjnego, w której wymienione niżej procesy realizowane są równolegle w oparciu o szczegółowe, wcześniej przygotowane procedury. Do grupy procesów monitorowania i kontroli zaliczyć należy: Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy najważniejsze zadanie wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego. Podstawowym założeniem każdego projektu inwestycyjnego powinno być prowadzenie jakichkolwiek prac w sposób nie zagrażający życiu i bezpieczeństwu ludzi. Administrowanie kontraktami zadanie kierownika projektu przy udziale zespołu projektu. Proces obejmuje działania, których celem jest monitoring postępu prac, ocena ich zgodności z zapisami umowy, a w przypadkach koniecznych wprowadzanie stosownych zmian do umowy w formie aneksów. Nadzór inwestorski zadanie zespołu projektu. Czynności inspektorskie można podzielić na dwa rodzaje: - czynności inspektorów nadzoru inwestycyjnego realizowane według wymagań Ustawy 4 / 7

5 Prawo Budowlane. Osoby pełniące przedmiotowe funkcje ponoszą osobistą odpowiedzialność, w tym karną, za podjęte (lub niepodjęte) decyzje oraz muszą legitymować się odpowiednimi uprawnieniami. Dla złożonych i skomplikowanych zadań inwestycyjnych powołanych zostać może maksymalnie pięciu inspektorów nadzoru inwestorskiego w branżach: konstrukcyjno-budowlanej, instalacyjnej, elektrycznej, drogowej oraz torowej. W przypadku, kiedy nadzór inwestorski realizowany jest przez większą liczbę inspektorów, powołany powinien zostać koordynator ich prac, którym zwykle zostaje inspektor branży konstrukcyjno-budowlanej. Wymagana ilość inspektorów nadzoru inwestorskiego określana jest w decyzji pozwolenie na budowę ; - czynności inspektorów nadzoru prac i robót specjalistycznych realizowane w zakresie wysoko wyspecjalizowanych prac montażu technologicznego (np. spawanie rurociągów parowych łączących kocioł z turbiną), które powinny być nadzorowane i/lub odbierane przez personel o odpowiednich kwalifikacjach. Powyższe winno być realizowane przez zespół projektu, niezależnie od obligatoryjnych czynności urzędów państwowych (np. Urzędu Dozoru Technicznego). Zarządzanie dokumentami i dokumentacją zadanie kierownika projektu, który w przypadku skomplikowanych projektów inwestycyjnych powinien wyznaczyć koordynatora. Istotą przedmiotowego zadania jest dystrybucja dokumentów i dokumentacji do odpowiednich członków zespołu projektu, którzy po zaopiniowaniu dokumentacji wykorzystują ich finalną wersję do realizacji czynności odbiorczych, inspektorskich i rozliczeniowych. Przedmiotowe zadanie nabiera szczególnego znaczenia dla dużych projektów inwestycyjnych (np. budowa bloku energetycznego), gdzie dokumenty i dokumentacja skompletowana może zostać w kilkunastu tysiącach segregatorów. Zarządzanie czasem budowy zadanie wykonawcy i kierownika projektu z udziałem zespołu projektu. Proces realizowany jest z wykorzystaniem szczegółowego harmonogramu realizacji zadania inwestycyjnego, opracowanego zwykle przez wykonawcę, przy pomocy specjalistycznych narzędzi informatycznych (np. MS Project, Primavera). Zarządzanie zmianami zadanie wykonawcy, kierownika projektu oraz komitetu sterującego. Nieodłącznym elementem realizacji większości projektów inwestycyjnych jest konieczność wprowadzenia zmian w stosunku do ustaleń kontraktowych. Zmiany mogą dotyczyć obszarów technicznych, finansowych, organizacyjnych i formalno-prawnych. Każda zmiana powinna być należycie uzasadniona, udokumentowana i wprowadzona do postanowień umownych w formie aneksu. Istotnym jest, aby między stronami kontraktu uzgodnione zostały precyzyjne zasady i sposób postępowania ze zmianami dla przypadków, gdy ilość i częstotliwość występowania zmian może spowodować problemy z podpisaniem przez reprezentantów stron odpowiedniej ilości aneksów. Dla takich przypadków, zasadnym jest, aby komitet sterujący był uprawniony do podejmowania wiążących decyzji, co zdecydowanie przyśpiesza i usprawnia realizację prac budowlano-montażowych oraz minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia poważnych sporów między stronami. Raportowanie zadanie wykonawcy, kierownika projektu oraz komitetu sterującego w zależności od adresata raportu. Zwykle raportowanie opracowywane jest oddzielnie dla zakresu technicznego i formalno-finansowego. Zakres i sposób przygotowania raportów opracowywany jest indywidualnie dla każdego projektu inwestycyjnego z uwzględnieniem wymagań adresatów 5 / 7

6 raportów oraz fazy, w jakiej znajduje się inwestycja. Rozruch i ruch próbny zadanie wykonawcy prowadzone pod nadzorem zespołu projektu. Rozruch jest etapem, w trakcie którego wykonawca po raz pierwszy uruchamia dostarczone urządzenia oraz optymalizuje parametry pracy poszczególnych urządzeń i całych systemów oraz układów technologicznych. Faza rozruchu powinna zakończyć się ruchem próbnym, którego podstawowym celem jest zaprezentowanie przez wykonawcę zdolności układu do nieprzerwanej i niezawodnej pracy oraz wstępnej oceny osiągania przez układ założonych efektów, w tym również wynikające z zapisów Ustawy o efektywności energetycznej. Pozytywne zakończenie ruchu próbnego jest punktem, w którym projekt inwestycyjny wchodzi w ostatnią fazę realizacji procesy zakończenia. Procesy zakończenia Do grupy procesów zakończenia zaliczyć należy: Uzyskanie pozwolenia na użytkowanie czynność urzędowa, której konieczność wykonania definiuje między innymi pozwolenie na budowę, a procedura postępowania opisana jest w Ustawie Prawo Budowlane [3]. Uzyskanie pozwolenia na użytkowanie możliwe jest, kiedy wszystkie prace budowlane i montażowe zostały zakończone. Dokumenty niezbędne do przeprowadzenia urzędowych odbiorów przygotowuje kierownik projektu przy współudziale kierownika budowy, inspektorów nadzoru inwestorskiego, kierowników robót wykonawcy oraz komitetu sterującego. Przekazanie do eksploatacji proces, w którym uczestniczy wykonawca, zespół projektu oraz komitet sterujący. Przekazanie do eksploatacji jest czynnością, w trakcie której wykonawca przenosi na inwestora własność majątkową realizowanej inwestycji. Czynność ta powinna nastąpić po: uzyskaniu pozwolenia na użytkowanie, zrealizowaniu z wynikiem pozytywnym ruchu próbnego, uzyskaniu zgody na eksploatację obiektu, wydaną przez jednostkę terytorialną Urzędu Dozoru Technicznego. Znane są również jednostkowe przypadki, kiedy strony kontraktu ustaliły, że warunkiem przekazania do eksploatacji jest pozytywne zakończenie pomiarów gwarancyjnych. Zwykle po przekazaniu zadania inwestycyjnego do eksploatacji rozpoczyna się tak zwany okres gwarancyjny, w którym wykonawca ma obowiązek usuwania usterek zgłaszanych przez inwestora jako usterki gwarancyjne. Rozliczenie inwestycji według klasyfikacji środków trwałych jest to zadanie inwestora. W przygotowaniu dokumentów i dokumentacji bierze udział wykonawca i zespół projektu. Istotą zadania jest, zgodne z prawem, podzielenie poniesionych przez inwestora nakładów inwestycyjnych na utworzone w ramach inwestycji środki trwałe. Pomiary gwarancyjne zadanie realizowane przez wyspecjalizowaną firmę pomiarową (np. Energopomiar) przy udziale wykonawcy i zespołu projektu. Celem przeprowadzenia pomiarów gwarancyjnych jest potwierdzenie, że uzgodnione w kontrakcie parametry gwarantowane zostały osiągnięte w wyniku realizacji inwestycji. Zamknięcie projektu inwestycyjnego powinno nastąpić po wypełnieniu przez inwestora wszystkich obowiązków nakazanych w umowach o współfinansowanie zadania inwestycyjnego, usunięciu przez wykonawcę wszystkich usterek oraz upewnieniu się, że w ramach realizacji 6 / 7

7 zadania inwestycyjnego zrealizowano wszystkie cele określone w fazie planowania. Podsumowanie W artykule przedstawiono zarys najważniejszych procesów i czynności, których realizacja powinna nastąpić w ramach prowadzenia nadzoru inwestycyjnego zadań i projektów inwestycyjnych o zakresie rzeczowym zgodnym z postanowieniami Ustawy o efektywności energetycznej. Szczegółowe omówienie wszystkich pozycji zdecydowanie wykracza poza ramy niniejszego opracowania oraz stanowi wiedzę organizacji, które oferują profesjonalne wsparcie inwestorów zamierzających zrealizować zadania inwestycyjne, a nie posiadają kadr o odpowiednich kwalifikacjach. Liderem w tej dziedzinie jest Energopomiar, który posiada wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu projektami inwestycyjnymi oraz posiada potencjał techniczny i organizacyjny do wparcia inwestora w ramach wszystkich procesów wymienionych w niniejszym opracowaniu. Literatura Praca zbiorowa pod kierunkiem D. Bolles: Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami PMBOK Guide Third Edition, MT&DC, Warszawa Energetyka nr 9/2010 Biuletyn Naukowo Techniczny Energopomiaru nr 5 (239) Referat został wygłoszony podczas konferencji Efektywność energetyczna w energetyce i przemyśle - podejście praktyczne", zorganizowanym przez ENERGOPOMIAR w Pułtusku w 2010 r. 7 / 7