Uchwała Nr 11/108/09 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 10 lutego 2009r.

Transkrypt

1 Uchwała Nr 11/108/09 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 10 lutego 2009r. w sprawie procedury planowania i realizacji zadań inwestycyjnych i remontowych oraz zakupu wyposaŝenia i urządzeń przez Urząd Marszałkowski, wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne i wojewódzkie osoby prawne. Na podstawie art.41 ust.2 pkt 6 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz z późn.zm. 1 ): uchwala się, co następuje: Postanowienia ogólne. 1. l. Określa się szczegółowe procedury planowania i realizacji zadań inwestycyjnych i remontowych oraz zakupu wyposaŝenia i urządzeń przez Urząd Marszałkowski, wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne i wojewódzkie osoby prawne. 2. Procedury, o których mowa w ust. l dotyczą ponoszonych wydatków, nakładów oraz kosztów finansowanych ze środków: a) budŝetu województwa, b) budŝetu państwa, c) własnych jednostki, d) z innych źródeł. 3. Przy wydatkowaniu środków, dla których wymagane są szczególne procedury określone w odrębnych przepisach, postanowienia niniejszej uchwały stosuje się odpowiednio w zakresie nie uregulowanym i nie sprzecznym z postanowieniami tych przepisów. 4. Postanowienia niniejszej uchwały mają zastosowanie do spółek prawa handlowego samorządu województwa w przypadku zadań inwestycyjnych i remontowych oraz zakupu wyposaŝenia i urządzeń, których finansowanie w jakiejkolwiek formie wymaga zabezpieczenia lub poręczenia ze strony samorządu województwa. 2. Ilekroć w uchwale jest mowa o: l) zadaniu - rozumie się przez to zadanie inwestycyjne, remontowe lub zakup wyposaŝenia i urządzeń, 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz i Nr 167, poz. 1759, z 2006 r. Nr 126, poz. 875,Nr 227, poz. 1658, z 2007 r. Nr 173, poz oraz z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 216, poz i Nr 223, poz. 1458,

2 2) zadaniu inwestycyjnym - rozumie się przez to zakupy inwestycyjne lub roboty określone w ustawie Prawo budowlane, polegające na budowie, przebudowie, montaŝu. 3) zadaniu remontowym - rozumie się przez to remont w świetle definicji określonej w ustawie Prawo budowlane 4) zakupie wyposaŝenia i urządzeń - rozumie się przez to zakup składników majątkowych zdatnych do uŝywania, o wartości jednostkowej umoŝliwiającej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokonanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w momencie oddania do uŝywania, 5) departamencie merytorycznym rozumie się przez to departament Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego pełniącego nadzór nad podległą wojewódzką samorządową jednostką organizacyjną lub wojewódzką osobą prawną, 6) jednostce rozumie się przez to jednostkę organizacyjną, wojewódzką osobę prawną lub spółkę samorządu województwa realizującą zadanie inwestycyjne, 7) Wydziale Inwestycji - rozumie się przez to właściwy w zakresie nadzoru i realizacji zadań inwestycyjnych Wydział w Urzędzie Marszałkowskim. 8) wykonawcy rozumie się przez to podmiot realizujący zakres rzeczowy zadania inwestycyjnego, wyłoniony przez jednostkę lub inwestora zastępczego, 9) inwestorze zastępczym rozumie się przez to podmiot wyłoniony przez jednostkę w celu prowadzenia zadań wynikających z praw i obowiązków inwestora, działający w imieniu i na rzecz jednostki na podstawie umowy o zastępstwo inwestycyjne, 10) budŝecie - rozumie się przez to budŝet Województwa Kujawsko-Pomorskiego, 11) Zarządzie - rozumie się przez to Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego, 12) planie finansowym rozumie się przez to odpowiednio w zaleŝności od formy organizacyjnej jednostki plan finansowy jednostki budŝetowej, plan finansowy pozostałych jednostek.. Planowanie, nabór i weryfikacja wniosków Planowanie zadań inwestycyjnych, zadań remontowych oraz zakupu wyposaŝenia i urządzeń jednostki dokonują w terminie do 31 lipca kaŝdego roku poprzedzającego rok, w którym ma nastąpić realizacja zadania lub zakup składników majątkowych. 2. Jednostki składają wnioski oraz plany zadań, o których mowa w ust. 1 zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr l. 3. Do wniosku jednostka dołącza część opisową, która winna zawierać: a) ocenę celowości i ekonomicznej efektywności realizacji zadania, b) zasadność planowanego zakresu rzeczowego i terminu realizacji zadania,

3 c) prawidłowość obliczenia wartości zadania ( z informacją o przyjętych załoŝeniach do wyliczenia wartości zadania), d) realność kwot środków własnych i środków z innych źródeł, planowanych na finansowanie zadania, e) dane o planowanym okresie zagospodarowania wytworzonego, zakupionego składnika majątkowego i planowanej kwocie środków finansowych i źródeł ich pochodzenia, które umoŝliwią zagospodarowanie efektów rzeczowych zadania w planowanym okresie, f) informację o tytule prawnym do nieruchomości, obiektu, w którym zrealizowany będzie finalny efekt rzeczowy zadania. 4. Wnioski z planami zadań składane są w terminie do 31 lipca kaŝdego roku poprzedzającego rok planowany do departamentu merytorycznego Urzędu Marszałkowskiego. 5. W departamencie merytorycznym dokonuje się weryfikacji pod względem celowościowym zgłoszonych zadań do realizacji. 6. Zweryfikowane w departamencie merytorycznym wnioski o realizację zadań przekazywane są w terminie do 15 sierpnia danego roku do Wydziału Inwestycji, który w terminie do 10 września roku poprzedzającego rok planowany dokonuje weryfikacji kwot, zakresu rzeczowego oraz moŝliwości finansowych realizacji zadań. 7. Sprawdzone wnioski przekazywane są do Departamentu Finansów w celu ich weryfikacji i zaopiniowania. 8. Na podstawie pozytywnie zaopiniowanych wniosków Wydział Inwestycji przedstawia Zarządowi projekt uchwały przedstawiający perspektywę finansową zadań współfinansowanych ze środków budŝetowych Województwa w podziale na zadania roczne i wieloletnie. 9. Perspektywa finansowa obejmuje informację dotyczącą nazwy zadania, zakresu rzeczowego, ogólnej wartości zadania i planowanych źródeł finansowania w podziale na lata. 10. Zarząd w formie uchwały przyjmuje perspektywę finansową zadań. 11. Zadania znajdujące się w perspektywie finansowej zostają ujęte do projektu budŝetu Województwa Kujawsko-Pomorskiego w przypadku finansowania ich z budŝetu, a w przypadku finansowania ze środków własnych jednostki w projekcie planu finansowego jednostki. 12. W przypadku ograniczonych środków budŝetowych Zarząd Województwa podejmuje decyzje o ujęciu do projektu budŝetu zadań priorytetowych i najistotniejszych dla samorządu.

4 4. 1. Po uchwaleniu budŝetu Departament Finansów przekazuje na piśmie do departamentów merytorycznych i Wydziału Inwestycji informację o zatwierdzonych środkach w budŝecie na realizację zadań. 2. Na podstawie przekazanej informacji z Departamentu Finansów o wysokości przyznanych środków departament merytoryczny informuje jednostki o przyznanych jej środkach w podziale na poszczególne zadania W przypadku zadań, których konieczność realizacji nastąpi w trakcie roku budŝetowego jednostka składa wniosek o przyznanie środków na realizację zadania do Departamentu Merytorycznego. 2. Procedury określone w 3 i 4 z wyłączeniem określonych terminów stosuje się odpowiednio. Przygotowanie zadań do realizacji Jednostki na podstawie informacji o przyznanych środkach na zadania sporządzają w przypadku zadań wieloletnich zbiorcze zestawienie kosztów (ZZK) zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 2 oraz harmonogram rzeczowo-finansowy na dany rok zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 3. Dla zadań jednorocznych sporządza się wyłącznie harmonogram rzeczowo-finansowy. 2. Do ZZK oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego dołączana jest część opisowa, która zawiera następujące informacje: 1) uzasadnienie celowości realizacji zadania, 2) zakres rzeczowy zadania, 3) ocenę ekonomiczną efektywności zadania, 4) dane o planowanych efektach rzeczowych zadania. 3. Zbiorcze zestawienia kosztów oraz harmonogramy rzeczowo-finansowe podlegają weryfikacji przez Wydział Inwestycji pod względem techniczno-inwestycyjnym i rachunkowym oraz przez departament merytoryczny pod względem celowościowym. 4. Zweryfikowane harmonogramy oraz zbiorcze zestawienia kosztów podlegają akceptacji przez właściwego merytorycznie członka Zarządu. 5. Zarząd w formie uchwały zatwierdza zbiorcze zestawienia kosztów oraz harmonogramy rzeczowo-finansowe. 6. Zatwierdzenie zbiorczego zestawienia kosztów oraz harmonogramu rzeczowofinansowego stanowi podstawę do wszczęcia procedury przetargowej na realizację zadania pod warunkiem posiadania środków w planie finansowym jednostki, a w przypadku wojewódzkich osób prawnych podpisanej umowy dotacyjnej.

5 7. W przypadku zadań, finansowanych z róŝnych źródeł, realizowanych przez wojewódzkie osoby prawne podstawą wszczęcia procedury przetargowej jest wykazanie się poza umową dotacyjną z samorządem województwa dokumentami potwierdzającymi przyznanie środków z innych źródeł na dane zadanie. Realizacja inwestycji i płatności Na podstawie zatwierdzonego ZZK oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego Wydział Inwestycji sporządza projekt umowy dotacyjnej z wojewódzką osobą prawną. 2. W przypadku zadań realizowanych przez jednostki budŝetowe opracowuje się wyłącznie zbiorcze zestawienie kosztów oraz harmonogram rzeczowo-finansowy. 3. Przesunięcia środków między poszczególnymi pozycjami w ZZK oraz harmonogramie w wysokości nie przekraczającej 20% dla poszczególnych pozycji, bez zmiany ogólnej wartości i źródeł ich finansowania wymaga zgody dyrektora departamentu merytorycznego, dyrektora odpowiedzialnego za Wydział Inwestycji oraz akceptacji właściwego merytorycznie Członka Zarządu oraz Skarbnika Województwa lub wyznaczonej przez niego osoby, z zastrzeŝeniem ust Zmiany w ZZK oraz harmonogramie inne niŝ określone w ust.3 wymagają uchwały Zarządu. 5. W przypadku zadań finansowanych lub współfinansowanych ze środków unijnych, dotacji rozwojowej, budŝetu państwa lub innych źródeł zewnętrznych przesunięcia między poszczególnymi pozycjami w ZZK lub harmonogramie rzeczowo-finansowym są dopuszczalne, jeŝeli nie ma w tym zakresie Ŝadnych ograniczeń wynikających z realizacji projektu, procedur oraz innych dokumentów dotacyjnych Jednostka wyłania wykonawcę zadania, o czym powiadamia na piśmie departament merytoryczny i Wydział Inwestycji. 2. Jednostka odpowiada za prawidłową realizację zadania. 3. Jednostka dokonuje odbioru zadania częściowo etapami lub całego zadania, co zostaje potwierdzone protokołem odbioru. 4. W przypadku zadań inwestycyjnych, zadań remontowych oraz zakupów składników majątkowych o wartości przekraczającej ,00 zł w odbiorze uczestniczą wyznaczeni pracownicy departamentu merytorycznego i Wydziału Inwestycji. 9. Jednostka informuje na piśmie Wydział Inwestycji o wszelkich okolicznościach powodujących zagroŝenie realizacji zakresu finansowego lub rzeczowego zadania, a ten przekazuje informację Skarbnikowi Województwa i właściwemu merytorycznie członkowi Zarządu Wydział Inwestycji monitoruje realizację zadania po przez: 1) dokonywanie oceny stanu zaawansowania robót,

6 2) dokonywanie czynności sprawdzających realizowanych zadań poprzez wizje w terenie i uczestnictwo w kontrolach, odbiorach tych zadań. 2. W przypadku wystąpienia robót dodatkowych lub nieprzewidzianych w ZZK oraz w harmonogramie rzeczowo-finansowym decyzje o finansowaniu podejmuje Zarząd Województwa. Po zwiększeniu środków przewidzianych na realizację zadania dokonuje się zmiany ZZK oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego w formie uchwały przez Zarząd Województwa. 3. Uchwały zmieniające ZZK lub harmonogramy rzeczowo-finansowe podejmowane są przez Zarząd Województwa w przypadku innych zmian obejmujących, w szczególności: zakresy rzeczowe, okresy realizacji, źródła finansowania Jednostka składa wniosek o płatność, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 4, dla zrealizowanego zadania lub jego etapu do departamentu merytorycznego, a następnie do Wydziału Inwestycji, z zastrzeŝeniem ust W przypadku wojewódzkich osób prawnych dopuszcza się częściowe wnioski o płatność na opłacenie faktur w przypadku umów dotacyjnych, których wartość przekracza ,00 zł (dwieście tysięcy złotych). W uzasadnionych przypadkach na wniosek jednostki Zarząd moŝe wyrazić zgodę na częściowe płatności przy umowach dotacyjnych o wartości poniŝej ,00 zł 3. Departament merytoryczny dokonuje sprawdzenia wniosku o płatność środków pod względem zgodności wniosku z umową i harmonogramem. 4. W przypadku zadań inwestycyjnych i remontowych wniosek podlega sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, 5. Do wniosku o płatność dołącza się dokumenty w postaci potwierdzonych za zgodność z oryginałem: faktur, rachunków i innych dowodów księgowych, potwierdzających wysokość nakładów na realizację zadania. 6. Wniosek o płatność składa się w terminach umoŝliwiających przekazanie z budŝetu województwa środków na uregulowanie płatności przez jednostkę. 7. Ostateczny termin na złoŝenie wniosku o płatność ustala się na dzień 30 listopada kaŝdego roku. W uzasadnionych przypadkach Zarząd moŝe dokonać przesunięcia tego terminu, ale nie później niŝ do 15 grudnia danego roku budŝetowego. 8. W przypadku zadań współfinansowanych ze środków dotacji rozwojowej wniosek o płatność w części dotyczącej finansowania środkami dotacji rozwojowej składany jest do Departamentu WdraŜania RPO. 12. W przypadku awarii i innych zdarzeń losowych, których skutki mogą spowodować uszkodzenie składników majątkowych kierownik jednostki podejmuje niezwłocznie czynności do zabezpieczenia majątku w ramach kwot ujętych w planie finansowym jednostki przeznaczonych na remonty lub zakup usług i powiadamia na pismie właściwy departament merytoryczny i Wydział Inwestycji o niezbędnych nakładach na naprawę i remont uszkodzonych składników majątkowych.

7 Rozliczenie zadania Po zakończeniu zadania, a w przypadku inwestycji wieloletnich zakończeniu wskazanego w ZZK etapu, jednostka składa rozliczenie. 2. Dokumenty księgowe stanowiące podstawę rozliczenia zadania winny być opisane ze wskazaniem nazwy zadania, pozycji harmonogramu oraz źródeł sfinansowania. 3. W przypadku zadań inwestycyjnych podstawą do rozliczenia jest ujęcie w księgach rachunkowych jednostki zapisów księgowych (na właściwych kontach zespołu 0 Majątek trwały) potwierdzających zwiększenie stanu majątku trwałego w jednostce odpowiadającej wartości przekazanych środków na zadania inwestycyjne. 14. Środki wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, pobrane na podstawie wniosku o płatność podlegają zwrotowi na wskazany w umowie rachunek Województwa wraz z naleŝnymi odsetkami liczonymi od dnia przekazania środków do dnia ich zwrotu. 15. Zadania zrealizowane ze środków budŝetowych winny być oznaczone informacją o sfinansowaniu zadania odpowiednio ze środków Samorządu Województwa, BudŜetu Państwa czy środków unijnych ze wskazaniem nazwy programu w ramach którego zrealizowano zadanie. 16. Wykonanie uchwały powierza się: Postanowienia końcowe. 1) Dyrektorowi odpowiedzialnemu za Wydział Inwestycji, 2) dyrektorom departamentów właściwych merytorycznie, 3) dyrektorom i kierownikom wojewódzkich jednostek organizacyjnych. 17. Uchwała wchodzi w Ŝycie z dniem podjęcia.