KODEKS BIZNESOWY I ETYCZNY

Transkrypt

1 KODEKS BIZNESOWY I ETYCZNY Wydany: 11 Czerwca 2011 RGIS Usługi Inwentaryzacyjne Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Puławska 303, Warszawa, Polska Tel: 48 (0) Fax: 48 (0)

2 Spis treści Strona Wstęp zasady ogólne... 1 Polityka odpowiedzialności społecznej spółki... 1 Compliance With The Code... 2 Przestrzeganie Kodeksu... 2 Jak rozumieć Kodeks... 2 Naruszenia kodeksu... 3 Zgłaszanie naruszeń, poufność... 4 Potwierdzenie przyjęcia Kodeksu do wiadomości przez nowych pracowników... 4 Prowadzenie działalności gospodarczej i praktyki biznesowe... 5 Rzetelność i zachowywanie informacji biznesowych... 5 Własność spółki... 6 Oszustwo i kradzież... 6 Zapobieganie procederowi prania pieniędzy... 8 Prywatność... 8 Informacje niejawne... 9 Własność intelektualna Konflikty interesów Zasady ogólne Członkowie rodziny i bliskie osoby Możliwości spółki Zatrudnienie, związki i działania poza Spółką Przyjmowanie prezentów, korzyści pieniężnych i propozycji rozrywki Uczciwe traktowanie i

3 Konflikty w relacjach z dostawcami i usługodawcami Prawo antymonopolowe i nieuczciwa konkurencja Prawo antymonopolowe Nieuczciwa konkurencja Środowisko Relacje z organami władzy państwowej i organizacjami zewnętrznymi Zasady ogólne Datki i działania polityczne zaangażowanie osobiste Zakupy rządowe Przestrzeganie ustawodawstwa antykorupcyjnego Żądania instytucji państwowych i inne Relacje z mediami Międzynarodowa działalność gospodarcza Zasady ogólne Ustawodawstwo w zakresie kontroli eksportu i sankcji gospodarczych Import Zakaz udziału w określonych bojkotach ekonomicznych Różne przepisy Zatrudnianie bliskich osób Inne relacje osobiste Substancje odurzające i alkohol Zalacznik A.1 Cel 1 Zakres obowiazywania..1 - ii

4 Rola pracowników zgłaszanie nieprawidłowych zachowań.1 Procedury opracowywania zgłoszeń 2 Naruszenie zasad niniejszej procedury..3 Załącznik B Ustawa Polityki Antykorupcyjnej iii

5 Wstęp zasady ogólne Utrzymywanie dobrych relacji dzięki etyce biznesowej uważamy za nasz obowiązek względem naszych klientów, pracowników, dostawców i wszystkich innych osób, których dotyka nasza działalność. Za główną podstawę skutecznego zarządzania Spółka uznaje zasadę, że etyka, uczciwość i prawdomówność stanowią bazę wszystkich zdrowych relacji biznesowych. Niniejszy Kodeks Biznesowy i Etyczny obowiązuje wszystkich dyrektorów, członków personelu kierowniczego oraz innych zatrudnionych na zasadzie stosunku pracy pracowników spółki RGIS Holdings, LLC oraz spółek od niej zależnych. O ile kontekst nie wymaga inaczej, wszystkie takie osoby nazywane są w niniejszym Kodeksie pracownikami, a spółka RGIS Holdings, LLC i spółki od niej zależne określane są kolektywnie jako RGIS albo Spółka. Przestrzeganie niniejszego Kodeksu Biznesowego i Etycznego oraz etyczne postępowanie w każdej sytuacji ze strony wszystkich pracowników Spółki jest integralnym warunkiem stosunku zatrudnienia. W razie jakichkolwiek pytań związanych z obowiązywaniem lub znaczeniem treści niniejszego Kodeksu należy się skontaktować z Biurem Doradztwa Wewnętrznego na Europę (Office of the In-House Counsel Europe) pod numerem +44 (0) (W. Brytania) albo pocztą elektroniczną na adres RGISLegalEurope@RGIS.com lub poinformować Dyrektora Działu Personalnego POLITYKA ODPOWIEDZIALNOŚCI SPOŁECZNEJ SPÓŁKI Jesteśmy świadomi faktu, że nasza działalność gospodarcza ma wpływ na sferę środowiskową i społeczną; przyjmujemy odpowiedzialność za prowadzenie tej działalności w sposób odpowiedzialny społecznie. Nasze aktualne działania mają na celu promowanie skutecznego i odpowiedzialnego społecznie podejścia do biznesu. Opisane dalej zasady określają sposób, w jaki chcemy w przyszłości osiągać nasze cele. Będziemy się starać: spełniać, a nawet przekraczać minimalne wymogi ustawowe oraz przepisy, a także postanowienia umów międzynarodowych wszędzie tam, gdzie mają one istotny związek z naszą działalnością; prowadzić działalność jako odpowiedzialny podmiot społeczny, dążący do ciągłego ulepszania wszystkich aspektów naszych działań; zapewniać, bezpieczne, zdrowe środowisko pracy wszystkim naszym pracownikom, dążyć do wyeliminowania zagrożeń zranieniem i wypadkami wszędzie, gdzie to możliwe; oszczędnie korzystać z zasobów naturalnych i pracować nad minimalizacją niekorzystnego wpływu naszej działalności na środowisko; - 1

6 przestrzegać praw człowieka i wykluczać możliwość korzystania przez naszych dostawców z pracy dzieci lub pracy przymusowej; zapewniać informacje o naszej polityce i prowadzić otwartą komunikację z wszystkimi zainteresowanymi stronami; wykluczyć bezprawną dyskryminację lub molestowanie, w sposób pośredni i bezpośredni, osób starających się o współpracę i pracowników z powodu rasy, koloru skóry, wyznania, płci, orientacji uczuciowej lub seksualnej, niepełnosprawności, stanu cywilnego, wieku, narodowości, pochodzenia, informacji genetycznej, faktu odbycia służby w siłach zbrojnych lub statusu weterana wojennego czy innych cech chronionych obowiązującym prawem. zapewnić jednakowe szanse zatrudnienia, niezależnie od rasy, koloru skóry, wyznania, płci, orientacji uczuciowej lub seksualnej, niepełnosprawności, stanu cywilnego, wieku, narodowości, pochodzenia, informacji genetycznej, stanu zdrowia, faktu odbycia służby w siłach zbrojnych lub statusu weterana wojennego czy innych cech chronionych obowiązującym prawem. Chociaż niniejszy dokument nie stanowi umowy pracy między Spółką i jej pracownikami, uważamy zasadę równości szans za istotny element procesu rekrutacji oraz podstawę dobrego zarządzania. NINIEJSZY KODEKS NIE STANOWI UMOWY O PRACĘ. Proszę pamiętać, że niniejszy kodeks nie stanowi umowy o pracę ani nie ugruntowuje stosunku pracy, a także nie zmienia stosunku pracy między pracownikiem i Spółką. Intencją Kodeksu nie jest ugruntowanie żadnej skutecznej prawnie obligacji ze strony Spółki. Zastrzegamy sobie prawo do dodawania, modyfikowania i usuwania przepisów Kodeksu w każdej chwili oraz bez uprzedzenia. Przestrzeganie Kodeksu Niniejszy Kodeks musi być przestrzegany zawsze nieznajomość jego przepisów nie stanowi usprawiedliwienia. Każde niezgodne z prawem i/lub nieetyczne zachowanie należy niezwłocznie zgłaszać w opisany niżej sposób. JAK ROZUMIEĆ KODEKS Spółka traktuje niniejszy Kodeks bardzo poważnie. Wszyscy pracownicy muszą przestrzegać określonych w Kodeksie standardów etycznych i mają obowiązek jak najszybciej zgłaszać wszelkie możliwe naruszenia tych standardów, których byli świadkiem lub o których dowiedzieli się w inny sposób. Takie zachowanie nie jest aktem nielojalności, lecz dowodem poczucia odpowiedzialności oraz uczciwości względem innych pracowników, naszych klientów, dostawców i udziałowców. Nie będziemy stosować żadnych represji wobec osób, które działając w dobrej wierze zawiadomią nas o możliwym złamaniu prawa lub przepisów niniejszego Kodeksu; nie będziemy też tolerować molestowania ani - 2

7 zastraszania pracowników zgłaszających możliwe naruszenia. Istnieje też ustawodawstwo federalne chroniące pracowników przed molestowaniem i dyskryminacją za przekazanie w określonych okolicznościach informacji pracodawcy lub organom władzy państwowej. Niniejszy Kodeks określa szeroko pojęte, uznawane przez Spółkę zasady zgodnego z prawem i etycznego prowadzenia działalności gospodarczej. Obowiązkiem pracownika jest uważne przeczytanie i zrozumienie niniejszego Kodeksu. Nie oczekujemy, że Kodeks będzie w stanie odpowiedzieć na wszystkie możliwe pytania, jakie może mieć pracownik w ramach swojej pracy. Kodeks należy więc stosować zgodnie z zasadami zdrowego rozsądku i w dobrej wierze. W niektórych sytuacjach lokalne ustawodawstwo może zawierać przepisy różniące się od niniejszego Kodeksu. Pracownicy na całym świecie mają obowiązek przestrzegać obowiązującego prawa oraz polityki biznesowej Spółki w zakresie wykonywania obowiązków na rzecz Spółki. W razie wątpliwości co do sytuacji etycznej czy niepewności co do tego, czy konkretne zachowania są zgodne ze standardami Spółki, pracownicy mają obowiązek zadawać swoim przełożonym lub menedżerom wszelkie pytania, które uznają za konieczne w celu zrozumienia wymagań stawianych im przez Spółkę.. Jeżeli pracownik uważa, że zwrócenie się do przełożonego czy menedżera nie jest dobrym rozwiązaniem, powinien się skontaktować z Dyrektorem Działu Personalnego lub z naszym Biurem Doradztwa Wewnętrznego na Europę (Office of the In-House Counsel Europe) NARUSZENIA KODEKSU Pracownicy nieprzestrzegający Kodeksu, włącznie z przełożonymi naruszającymi obowiązek wykrywania i zgłaszania nieprawidłowych zachowań, muszą się liczyć ze środkami dyscyplinarnymi, a nawet zakończeniem stosunku pracy. Poniżej podano przykłady zachowań, które mogą za sobą pociągać środki dyscyplinarne: działania naruszające politykę biznesową Spółki; żądanie od innych naruszenia polityki biznesowej Spółki; niezgłoszenie lub niedostatecznie wczesne zgłoszenie znanego lub podejrzewanego naruszenia polityki biznesowej Spółki; brak współpracy w ramach prowadzonych przez Spółkę czynności mających na celu weryfikację możliwych naruszeń polityki biznesowej Spółki; represje wobec innego pracownika z powodu zgłoszenia ewentualnego naruszenia; nieumiejętność zastosowania działań kierowniczych i zachowania rzetelności wymaganych w celu zapewnienia przestrzegania polityki biznesowej Spółki i obowiązującego prawa. - 3

8 Należy sobie uświadomić fakt, że naruszenie niektórych zasad tej polityki może narazić Spółkę i jej indywidualnych pracowników na roszczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz żądania odszkodowawcze, sankcje urzędowe i/lub ściganie karne. ZGŁASZANIE NARUSZEŃ, POUFNOŚĆ Spółka opracowała procedury, z których mogą korzystać pracownicy, aby uzyskać pomoc w przypadku konieczności zgłoszenia potencjalnych naruszeń Kodeksu lub innych problemów. Jeżeli pracownik uważa, że albo on sam, albo inny pracownik mógł naruszyć Kodeks lub obowiązujące prawo czy przepis, ma obowiązek niezwłocznie zgłosić to naruszenie swojemu przełożonemu, menedżerowi, Dyrektorowi Działu Personalnego lub przedstawicielowi Biura Doradztwa Wewnętrznego na Europę. Podobnie, jeżeli przełożony lub menedżer uzyska od pracownika informację o działaniach, które zdaniem tego pracownika lub zdaniem przełożonego albo menedżera mogą stanowić naruszenie Kodeksu, należy skorzystac z Infolinii ds. Etyki Biznesu RGIS na stronie lub telefonicznie, odwołując się do Infolinii ds. Etyki Biznesu RGIS na stronie w i międzynarodowych instrukcji wybierania. Spółka opracowała ponadto procedury ochronne umożliwiające pracownikom, udziałowcom i innym osobom zgłaszanie naruszeń prawa, przepisów lub zasad etycznych, włącznie ze skargami dotyczącymi podejrzewanego, usiłowanego lub dokonanego złamania wewnętrznych zasad rachunkowości lub naruszeń polityki rachunkowości Spółki. Procedury chroniące osoby zgłaszające nieprawidłowości stanowią Załącznik A do niniejszego Kodeksu Biznesowego i Etycznego. Skargi objęte tymi procedurami mogą być zgłaszane na stronie lub telefonicznie, odwołując się do Infolinii ds. Etyki Biznesu RGIS na stronie w i międzynarodowych instrukcji wybierania. Wszystkie zgłoszenia będą traktowane poufnie w najwyższym możliwym w danych okolicznościach stopniu. Pomimo najwyższych starań Spółki w celu zachowania poufności, mogą zaistnieć okoliczności, w których ewentualne procedury prawne lub obowiązujące prawo mogą wymagać ujawnienia nieanonimowych zgłoszeń. W niektórych sytuacjach zachowanie anonimowości może też utrudnić zbadanie i rozwiązanie problemu pracownika. Jak wspomniano wyżej, pracownik nie będzie narażony na represje ani karę za zgłoszenie w dobrej wierze podejrzenia o naruszenie niniejszego Kodeksu przez innego pracownika ani za poinformowanie Spółki o każdej wątpliwej sytuacji. POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA KODEKSU DO WIADOMOŚCI PRZEZ NOWYCH PRACOWNIKÓW Wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy muszą podpisać oświadczenie o przeczytaniu i zrozumieniu niniejszego Kodeksu. Wymagamy też corocznej weryfikacji przestrzegania Kodeksu przez wszystkich członków personelu kierowniczego z tytułem wiceprezesa lub wyższym. Nieprzeczytanie Kodeksu względnie niepodpisanie oświadczenia o jego znajomości nie zwalnia pracownika z obowiązku przestrzegania niniejszego Kodeksu. - 4

9 Prowadzenie działalności gospodarczej i praktyki biznesowe Pracownicy mają obowiązek zapoznania się z wszystkimi praktykami i procedurami Spółki. Jeżeli pracownik nie jest pewien, w jaki sposób dotyczy go ten obowiązek, powinien zasięgnąć odpowiedniej informacji. RZETELNOŚĆ I ZACHOWYWANIE INFORMACJI BIZNESOWYCH Wszystkie informacje gromadzone i zgłaszane w naszym imieniu, zarówno do naszych celów jak i do celów osób trzecich, muszą być dokładne i zgodne ze stanem faktycznym. Wszystkie księgi, faktury, dokumenty, rachunki, fundusze i aktywa Spółki muszą rzetelnie i dokładnie, z wystarczającą szczegółowością, odzwierciedlać odpowiednie transakcje i dyspozycje objęte działalnością Spółki Zabrania się tworzenia pozycji mających na celu umyślne ukrycie lub zatuszowanie faktycznej natury jakichkolwiek transakcji Spółki. Pracownicy sporządzający sprawozdania finansowe Spółki mają obowiązek przygotować te sprawozdania zgodnie z naszą wewnętrzną polityką kontrolno-informacyjną, a także wszelkimi innymi obowiązującymi standardami rachunkowości i przepisami prawa oraz regulacjami, tak, aby odzwierciedlały one rzetelnie i kompletnie wszystkie transakcje oraz sytuację finansową Spółki. Poza tym sprawozdania finansowe i podobne dokumenty muszą być wolne od błędów rzeczowych. Polityka Spółki zabrania pracownikom w szczególności umyślnego zmuszania lub doprowadzania innych osób do podania wprowadzających w błąd, niekompletnych lub nieprawdziwych danych wobec księgowych i prawników w ramach audytów oraz sprawozdań przeznaczonych dla organów państwowych lub prowadzonych przez te organy kontroli. Polityka firmy zakazuje pracownikom bezpośredniego i pośredniego fałszowania oraz doprowadzania innych osób do bezpośredniego i pośredniego fałszowania dokumentów oraz otwierania i utrzymywania niejawnych bądź niezarejestrowanych rachunków, funduszy, aktywów Spółki z celem wprowadzenia innych osób w błąd. Dokumentacja musi być sporządzana zgodnie z obowiązującymi wymaganiami ustawowymi, normatywnymi i umownymi, jak również z Polityką Dokumentacyjną Spółki. Zniszczenie lub sfałszowanie dokumentu, który może mieć związek z podejrzewanym naruszeniem prawa lub ze śledztwem prowadzonym przez organy państwowe może pociągać za sobą ściganie karne z tytułu utrudniania pracy wymiaru sprawiedliwości. Jeżeli więc którykolwiek pracownik ma podstawy przypuszczać, że nastąpiło złamanie prawa (albo jeżeli zostały wygłoszone takie podejrzenia), bądź że bezpośrednio grożą działania państwowych organów ścigania i/lub kontroli, ma on obowiązek zachować wszelkie dokumenty (włącznie z elektronicznymi nośnikami pamięci), które są lub mogą być istotne dla sprawy, niezależnie od tego, czy będzie ona badana prze Spółkę, czy przez organ władzy państwowej. - 5

10 Jeżeli pracownik uważa, że księgi i dokumenty Spółki nie są prowadzone zgodnie z tymi wymaganiami, ma obowiązek zgłosić to bezpośredniemu przełożonemu, menedżerowi, Dyrektorowi Działu Personalnego lub pracownikowi Biura Doradztwa Wewnętrznego na Europę. Zasada ta dotyczy nie tylko dokumentów, ale wszelkich danych przechowywanych w formie elektronicznej ( e, arkusze kalkulacyjne, obrazy, pliki audio etc.) WŁASNOŚĆ SPÓŁKI Wszyscy pracownicy mają obowiązek chronić majątek/aktywa Spółki i zapewnić ich efektywne wykorzystywanie. Zarówno materialne, jak i niematerialne aktywa Spółki mogą być używane tylko przez autoryzowanych pracowników lub osoby przez nich wyznaczone i tylko do celów działalności biznesowej Spółki. Pracownicy nie mogą kraść ani umyślnie używać aktywów Spółki w sposób niezgodny z przeznaczeniem, włącznie z wszelkimi poufnymi informacjami Spółki, pod jakimkolwiek pozorem. Pracownicy nie mogą używać aktywów ani poufnych informacji Spółki do jakichkolwiek niezgodnych z przeznaczeniem, nieautoryzowanych i nielegalnych celów. Pracownicy nie mogą zabierać jakichkolwiek rzeczy będących własnością Spółki ani dysponować nimi bez uprzedniej pisemnej zgody Spółki. Żaden pracownik nie może niszczyć aktywów Spółki bez pozwolenia. Udział w nielegalnych działaniach i posiadanie nielegalnych przedmiotów lub substancji przez pracownika, niezależnie od tego czy ma miejsce na terenie należącym do spółki oraz w ramach jej działalności, czy nie, zagraża stosunkowi pracy między pracownikiem i Spółką. Po zakończeniu stosunku pracy ze Spółką, niezależnie od jego powodów, pracownik ma obowiązek zwrócić Spółce wszelką jej własność, włącznie z przedmiotami materialnymi, takimi jak komputery, telefony komórkowe, pagery i wszelkie dokumenty (włącznie z dokumentami i danymi zapisanymi w plikach elektronicznych, twardych dyskach, dyskietkach, płytach CD-ROM, zip- i pendrivach, we wiadomościach poczty elektronicznej i z wszelkimi innymi dokumentami o dowolnej formie, elektronicznej i innej, wszelkimi dokumentami pochodzącymi od Spółki i wszelkimi dokumentami znajdującymi się w biurach pracowników, ich mieszkaniach, w ich prywatnych komputerach lub osobistych skrzynkach poczty elektronicznej (tak oryginałami, jak i wszystkimi kopiami i duplikatami), posiadanymi przez pracownika i mającymi jakikolwiek związek ze Spółką (z wyjątkiem dokumentów pochodzących z teczki osobistej pracownika lub definiujących jego świadczenia albo mających z nimi związek). OSZUSTWO I KRADZIEŻ Polityka Spółki zakazuje oszukańczych działań i definiuje procedury mające na celu szybkie badanie, zgłaszanie i w razie potrzeby karanie wszelkich przypadków oszustwa i kradzieży. Oszukańcze działania mogą obejmować działania pracownika naruszające dobra dostawców i klientów oraz naruszające dobra Spółki i jej innych pracowników. - 6

11 Wszyscy pracownicy mają obowiązek zgłaszać wszystkie kradzieże i inne sprzeczne z prawem działania Biuru Doradztwa Wewnętrznego na Europę. Biuro Doradztwa Wewnętrznego na Europę lub Dyrektora Działu Personalnego należy zawiadomić przed podjęciem jakichkolwiek działań związanych z osobą podejrzewaną o naruszenie. Tego rodzaju zarzuty mogą, w wypadku ich udowodnienia, spowodować zwolnienie pracownika, zaangażowanie w sprawę organów ścigania oraz działania mające na celu odzyskanie środków pieniężnych lub własności Spółki. Żaden pracownik nie może podpisać zawiadomienia o przestępstwie w imieniu Spółki bez uprzedniej pisemnej zgody Biura Doradztwa Wewnętrznego na Europę. - 7

12 ZAPOBIEGANIE PROCEDEROWI PRANIA PIENIĘDZY Spółka w pełni przestrzega wszystkich praw skierowanych przeciwko procederowi prania pieniędzy obowiązujących w Europie, Stanach Zjednoczonych i na świecie. W związku z tym każda jednostka operacyjna Spółki ma obowiązek uzyskać dostateczną ilość informacji i dostateczną dokumentację na temat potencjalnych klientów, wspólników i jednostek stowarzyszonych, na podstawie której można stwierdzić, że osoby te prowadzą legalną działalność gospodarczą i dysponują legalnymi środkami. Każda jednostka operacyjna powinna zidentyfikować wszystkie typy płatności, jakie uznaje się za związane z procederem prania pieniędzy (np. wielokrotne transfery środków pieniężnych poniżej wysokości wymagającej zgłoszenia, czeki podróżne, duże ilości gotówki lub czeki wystawiane na rzecz klienta przez nieznaną osobę trzecią) i wypracować reguły ograniczające lub zabraniające przyjmowania takich płatności. Jeżeli pracownik napotka podejrzane działania, które mogą się wiązać z praniem pieniędzy, ma obowiązek podzielić się swoimi podejrzeniami z Dyrektorem Działu Personalnego lub Biurem Doradztwa Wewnętrznego na Europę przed realizacją jakichkolwiek transakcji. Pod żadnym pozorem pracownik nie może brać udziału w działaniach związanych z praniem pieniędzy. PRYWATNOŚĆ Polityka spółki wymaga spełniania wszystkich obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony prywatności i danych osobowych uzyskiwanych od pracowników i klientów oraz o nich. Pracownicy mają obowiązek chronić identyfikowalne dane pracowników i klientów przed niezgodnym z przeznaczeniem lub nieautoryzowanym użyciem oraz ujawnieniem. Pracownicy nie mogą uzyskiwać, gromadzić, używać, przetwarzać, przesyłać i ujawniać indywidualnych danych pracowników i klientów w sposób niezgodny z polityką ochrony prywatności Spółki i obowiązującymi przepisami prawa. Dane identyfikowalne indywidualnie obejmują między innymi nazwisko, płeć, adres, numer ubezpieczenia społecznego lub inny wydany przez władze państwowe numer identyfikacyjny, numer telefonu, adres poczty elektronicznej i podobne informacje. Inne poufne informacje dotyczące pracownika obejmują informacje o wysokości zarobków, stanie zdrowia oraz dane teczki osobowej pracownika. - 8

13 INFORMACJE NIEJAWNE Spółka posiada bardzo wartościowe aktywa w postaci niepublicznej, poufnej i wyłącznej wiedzy obejmującej informacje na temat obecnej lub planowanej działalności Spółki, jej dostawców, usługodawców, konkurentów klientów i/lub odbiorców ( Informacje Niejawne ). Tajemnice handlowe i wiedza fachowa (know-how) stanowią również rodzaje Informacji Niejawnych, kategoria ogólna ma jednak szerszy zakres. Informacje Niejawne obejmują między innymi następujące elementy: oprogramowanie komputerowe, systemy komputerowe, bazy danych, dokumentacje i wszystkie zawarte w nich dane, włącznie z nieograniczonym zakresem danych związanych ze sprzętem RM-1 lub podobnym sprzętem do przetwarzania danych, a także będące własnością Spółki funkcje TCA; dane finansowe (włącznie z danymi o inwestycjach, zyskach, cenach, kosztach i rachunkowości); programy oraz strategie marketingowe, reklamowe i handlowe; informacje o fuzjach, nabyciach i zbyciach; dane personalne (włącznie z odprawami, rekrutacją i szkoleniami; strategiczne plany biznesowe. Od pracowników Spółki wymaga się ochrony wszystkich Informacji Niejawnych, zarówno tych otrzymanych od Spółki, jak i dotyczących Spółki i/lub jej dostawców, usługodawców, klientów, konkurentów oraz odbiorców, niezależnie od tego, czy podpisali oni ze Spółką formalną umowę o ochronie informacji niejawnych. Pracownicy nie mogą ujawniać (nawet członkom rodziny) ani wykorzystywać żadnych Informacji Niejawnych do jakichkolwiek celów poza zakresem wiedzy koniecznej w stosunku wewnętrznym. Pracownicy nie mogą też podejmować prób uzyskania, przyjęcia do wiadomości Informacji Niejawnych, których nie muszą znać w ramach wykonywanych przez siebie obowiązków służbowych. Zakaz ten obowiązuje przez cały okres zatrudnienia w Spółce i bezterminowo po zakończeniu stosunku zatrudnienia ze Spółką. Pracownicy nie mogą rozmawiać o sprawach poufnych w obecności lub zasięgu słuchu osób nieupoważnionych, np. w windach (nawet na terenie obiektów Spółki), restauracjach, taksówkach, samolotach i innych obszarach publicznych. Telefonów komórkowych i innych niezabezpieczonych środków komunikacji należy używać z ostrożnością. Jeżeli pracownik uważa, że ujawnienie Informacji Niejawnych poza Spółką jest konieczne w celach biznesowych albo wymagane prawem bądź przepisami, to przed ujawnieniem takich informacji należy omówić z Biurem Doradztwa Wewnętrznego na Europę odpowiednie sposoby zabezpieczenia informacji. - 9

14 Wszystkie przedsiębiorstwa uważają swoje informacje niejawne za wyjątkowo wartościowe. Pracownicy nie powinni podejmować prób uzyskania informacji niejawnych od żadnych osób trzecich, włącznie z dostawcami, usługodawcami, klientami, odbiorcami lub konkurentami, bez uprzedniego skontaktowania się z Biurem Doradztwa Wewnętrznego na Europę. Spółka szanuje niejawne informacje swoich konkurentów. Żaden pracownik nie może pod żadnym pozorem ukrywać swojej tożsamości albo wprowadzać inne osoby w błąd co do niej w celu uzyskania od nich poufnych informacji. - 10

15 WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA Spółka posiada bardzo wartościowe aktywa w postaci patentów, wynalazków, technologii, wiedzy fachowej, praw autorskich, znaków handlowych, znaków graficznych, wzorów produktów, nazw domen internetowych, Informacji Niejawnych i innych form własności intelektualnej. W związku z tym pracownicy mają obowiązek przestrzegać wymagań i procedur Spółki mających na celu ochronę i zachowanie własności intelektualnej. Prawo własności. Zgodnie z porozumieniem podpisanym w pierwszym dniu okresu zatrudnienia, wszyscy pracownicy zgadzają się przekazać Spółce wszelkie prawa patentowe i prawa do wszelkich umożliwiających opatentowanie przedmiotów materialnych i niematerialnych wynalezionych lub odkrytych w związku ze stosunkiem pracy w czasie pracy opłacanym przez Spółkę i/lub z wykorzystaniem zasobów Spółki. Spółka jest wyłącznym właścicielem praw autorskich do wszystkich dzieł stworzonych przez pracowników w trakcie stosunku pracy, niezależnie od tego, czy zostały one stworzone w miejscu pracy czy w domu pracownika, o ile jest to prawnie dopuszczalne. Spółka jest wyłącznym właścicielem wszelkich praw z zakresu własności intelektualnej dotyczących Informacji Niejawnych i systemów oraz wszystkich znaków handlowych, znaków graficznych, wzorów produktów i nazw domen internetowych używanych przez Spółkę. Informacje i symbole. Wszystkie produkty i materiały Spółki muszą być publikowane, rozprowadzane i/lub sprzedawane tylko z odpowiednimi informacjami i symbolami wymaganymi lub zalecanymi przez przepisy prawa (np.,, TM czy produkt opatentowany albo patent zgłoszony do rejestracji ). Stosowanie tych informacji i symboli pomaga chronić własność intelektualną Spółki przed nadużyciami ze strony innych osób. Prawa innych osób. Spółka szanuje własność intelektualną innych osób, w tym swoich konkurentów. Pracownicy nie mogą kopiować, modyfikować, wykorzystywać ani rozprowadzać (także przez Internet lub na drodze elektronicznej) żadnego oprogramowania komputerowego, żadnych baz danych, żadnych stron internetowych ani żadnych materiałów pisemnych (włącznie z artykułami prasowymi i innymi przyczynkami), które nie stanowią intelektualnej własności spółki ani na których użytkowania nie posiada ona licencji, bez uprzedniego uzgodnienia z Biurem Doradztwa Wewnętrznego na Europę. Zakaz ten dotyczy nawet dystrybucji takich materiałów tylko wewnątrz Spółki. Spółka posiada wiele porozumień z osobami trzecimi w zakresie korzystania z ich własności intelektualnej; od wszystkich pracowników oczekuje się przestrzegania tych porozumień. Pracownicy nie mogą usuwać informacji i prawach autorskich, znakach handlowych lub patentach z żadnych używanych przez siebie materiałów. Prawa międzynarodowe. Prawa dotyczące własności intelektualnej są różne w poszczególnych krajach; przed rozpoczęciem jakichkolwiek opisanych tutaj działań poza - 11

16 granicami kraju swojego zatrudnienia pracownik ma obowiązek skonsultować się z Biurem Doradztwa Wewnętrznego na Europę lub Dyrektorem Działu Personalnego. Konflikty interesów Należy unikać konfliktów interesów przy wykonywania obowiązków i zwracać się o pomoc do przełożonego, Dyrektora Działu Personalnego lub Biura Doradztwa Wewnętrznego na Europę w razie wystąpienia jakichkolwiek rzeczywistych lub potencjalnych konfliktów interesów. ZASADY OGÓLNE Konflikt interesów powstaje, gdy interes prywatny jednostki jest w jakikolwiek sposób niezgodny z interesem Spółki jako całości. Sytuacja konfliktowa może powstać, gdy pracownik wykonuje czynności lub ma interesy utrudniające mu obiektywne i efektywne wykonywanie pracy. Konflikty interesów występują też, jeżeli pracownik, lub członek jego rodziny, otrzymuje bezprawne korzyści osobiste w wyniku swoje pozycji w Spółce. Specjalną troskę budzą pożyczki lub gwarancje udzielane takim osobom. Decyzje i działania biznesowe muszą być oparte na interesie Spółki jako takiej i jej udziałowców. Relacje z potencjalnymi lub istniejącymi dostawcami, kontrahentami, klientami i konkurentami nie mogą mieć wpływu na niezależną i rozsądną ocenę interesu Spółki. Pracownicy nie mogą posiadać, o ile nie poinformowali o tym wcześniej Biura Doradztwa Wewnętrznego na Europę lub Dyrektora Działu Personalnego, żadnych interesów zewnętrznych, które znajdują się lub wydają się znajdować w konflikcie z interesem Spółki. Pracownicy muszą działać wyłącznie na korzyść Spółki i nie mogą być pod wpływem interesu osobistego, który może być wynikiem innych spraw prywatnych lub biznesowych. Konfliktów interesów należy skrupulatnie unikać, a jeżeli jest to niemożliwe, należy je jak najszybciej ujawniać Spółce. Jeżeli pracownik nie ma pewności co do tego, czy jego działania lub relacje stanowią konflikt interesów, powinien poprosić o pomoc przełożonego, Dyrektora Działu Personalnego lub Biuro Doradztwa Wewnętrznego na Europę. Wszelkie rzeczywiste lub potencjalne konflikty interesów, które dotyczą członka personelu kierowniczego lub dyrektora, muszą być zaopiniowane przez Zarząd lub jego odpowiednią komisję. CZŁONKOWIE RODZINY I BLISKIE OSOBY Konflikty interesów mogą powstawać w ramach stosunku handlowego lub stosunku konkurencji wobec jednostek, w których posiadają udziały lub są zatrudnieni członkowie rodziny lub bliskie osoby pracownika. Członkowie rodziny obejmują małżonków, partnerów życiowych, dzieci (włącznie z dziećmi adoptowanymi lub przybranymi), opiekunów prawnych, wnuki, rodziców, dziadków, rodzeństwo, teściów, wujów, ciotki, bratanków/bratanice i siostrzeńców/siostrzenice oraz kuzynów. Pracownicy nie mogą - 12

17 działać na rzecz Spółki i używać swoich wpływów w celu nakłonienia Spółki do współpracy z członkami rodziny lub jednostką, z którą związany jest członek rodziny pracownika, chyba, że za jednoznacznym pisemnym pozwoleniem członka personelu kierowniczego kierującego działem tego pracownika, Dyrektora Działu Personalnego i Biura Doradztwa Wewnętrznego na Europę. Pracownicy nie mogą żądać ani przyjmować pożyczek ani gwarancji od Spółki dla siebie samych ani członków swoich rodzin. Ponadto pracownicy nie mogą żądać ani przyjmować pożyczek ani gwarancji (chyba że od instytucji finansowych z zachowaniem wystarczającej jawności) dla siebie samych lub członków swoich rodzin od jakichkolwiek osób, organizacji czy jednostek biznesowych współpracujących (lub dążących do współpracy) ze Spółką. Pracownicy mają obowiązek niezwłocznie zgłaszać przełożonemu, Dyrektorowi Działu Personalnego lub Biuru Doradztwa Wewnętrznego na Europę wszelkie tego rodzaju propozycje, nawet, jeżeli spotkały się one z ich odmową. MOŻLIWOŚCI SPÓŁKI Polityka Spółki stanowi, że pracownicy nie mogą wykorzystywać możliwości osobistych wynikających z korzystania z własności, informacji lub pozycji Spółki, ani używać własności, informacji i pozycji Spółki w celu uzyskania korzyści osobistych. Obowiązkiem pracowników wobec Spółki jest działanie na rzecz jej uzasadnionych interesów, gdy istnieje taka możliwość. ZATRUDNIENIE, ZWIĄZKI LUB DZIAŁANIA POZA SPÓŁKĄ Podstawową obligacją pracownika jest dobro Spółki. Wszelkie działania członka personelu niekierowniczego poza Spółką, takie jak dodatkowa praca, samozatrudnienie, działalność charytatywna czy wolontariat, muszą być ściśle oddzielone od działań pracownika w ramach stosunku pracy ze Spółką. Pracownicy nie mogą wykorzystywać klientów, dostawców, czasu, nazwy, wpływów, aktywów, urządzeń, materiałów i usług innych pracowników na rzecz swojej działalności poza Spółką, chyba że uzyskali na to jednoznaczną zgodę Spółki, również jeżeli chodzi o działalność charytatywną czy inne rodzaje wolontariatu. Przed podjęciem jakiejkolwiek działalności poza Spółką, która może prawdopodobnie mieć ujemny wpływ na jakość pracy pracownika w Spółce, pracownik powinien omówić swoje plany z przełożonym i uzyskać od niego potwierdzenie, że planowana działalność nie jest sprzeczna z interesem Spółki. Bezpośredni konflikt między pracą lub działalnością pracownika poza Spółką jest niedopuszczalny i może doprowadzić do zwolnienia. Pracownicy nie mogą konkurować ze Spółką, chyba, że zostało o tym poinformowane Biuro Doradztwa Wewnętrznego na Europę lub Dyrektor Działu Personalnego, które zaakceptowało ten stan rzeczy lub uznało go za nieistotny. Pracownicy nie mogą bezpośrednio ani pośrednio posiadać istotnych interesów finansowych w żadnej jednostce biznesowej współpracującej lub szukającej współpracy albo konkurującej ze Spółką, chyba, że Biuro Doradztwa Wewnętrznego na Europę lub Dyrektor Działu Personalnego udzielili na - 13

18 to jednoznacznego pisemnego pozwolenia. Generalnie za istotny interes finansowy uważa się posiadanie przez pracownika i/lub członków jego rodziny więcej niż 1% wartości papierów dłużnych/kapitału spółki lub takiej ich ilości, która stanowi ponad 5% całkowitego majątku pracownika i/lub członków jego rodziny. Poza tym pracownik nie może wykonywać następujących działań bez uprzedniego poinformowania o nich na piśmie swojego bezpośredniego przełożonego i Biura Doradztwa Wewnętrznego na Europę : akceptacja transakcji, zleceń, rekompensat i innych propozycji, bezpośrednio lub pośrednio, od osób i firm będących klientami, usługodawcami lub partnerami biznesowymi Spółki; nabywanie własności lub usług Spółki na warunkach innych niż dostępne dla ogółu bądź jednoznacznie przyjęte przez Spółkę; wszelkie działania wspólnie z klientami, usługodawcami lub innymi osobami i jednostkami, z którymi Spółka współpracuje lub szuka możliwości współpracy, jeżeli działania te mogą mieć ujemny wpływ na zdolność oceny sytuacji przez pracownika lub jego lojalność wobec Spółki. Jeżeli członek rodziny pracownika pracuje dla przedsiębiorstwa będącego konkurentem Spółki, należy o tym niezwłocznie poinformować Dyrektora Działu Personalnego lub Biuro Doradztwa Wewnętrznego na Europę. PRZYJMOWANIE PREZENTÓW, KORZYŚCI PIENIĘŻNYCH I PROPOZYCJI ROZRYWKOWYCH Pracownikom nie wolno przyjmować, bezpośrednio i pośrednio, prezentów, korzyści pieniężnych i propozycji rozrywkowych o wartości większej niż nominalna lub takich, które mogą mieć wpływ lub sprawiać wrażenie wywierania wpływu na decyzje biznesowe. Pracownicy nie mogą pod żadnym pozorem żądać prezentów ani korzyści od osób, firm i przedsiębiorstw z którymi Spółka współpracuje lub mogłaby współpracować. W zakresie, w jakim pracownik przyjął propozycję rozrywkową przez inną osobę, z którą Spółka współpracuje lub mogłaby współpracować, musi istnieć oczywisty cel biznesowy i nie może zaistnieć zamiar wywarcia nieodpowiedniego wpływu ani nawet pozór takiego zamiaru. Prezentów, korzyści pieniężnych lub propozycji rozrywki wpływających na zdolność oceny sytuacji przez pracownika lub sprawiających takie wrażenie należy unikać i odmawiać ich przyjęcia. Zaakceptować można prezenty, korzyści pieniężne i propozycje rozrywkowe zgodne z zasadami grzeczności biznesowej i odpowiedzialnymi praktykami biznesowymi. W niektórych przypadkach odmowa przyjęcia wartościowego prezentu może być obraźliwa dla ofiarującej go osoby. Może tak być szczególnie wtedy, gdy pracownicy przebywają jako goście w innym kraju, a prezent jest przedmiotem pochodzącym z tego kraju i ofiarowanym w okazji publicznej lub zgodnie z innym obyczajem. W takich sytuacjach pracownik, - 14

19 któremu został ofiarowany taki prezent, może go przyjąć w imieniu Spółki, zgłosić ten fakt przełożonemu i przekazać go Spółce. PRZEKAZYWANIE PREZENTÓW, KORZYŚCI PIENIĘŻNYCH I SKŁADANIE PROPOZYCJI ROZRYWKOWYCH Pracownikom nie wolno przekazywać, bezpośrednio i pośrednio, prezentów i korzyści pieniężnych oraz składać propozycji rozrywkowych o wartości większej niż nominalna lub takich, które mogą mieć nieodpowiedni sprawiać wrażenie wywierania nieodpowiedniego wpływu na decyzje biznesowe. W zakresie, w jakim pracownik zapewnia rozrywkę innej osobę, z którą Spółka współpracuje lub mogłaby współpracować, musi istnieć oczywisty cel biznesowy i nie może zaistnieć zamiar wywarcia nieodpowiedniego wpływu ani nawet pozór takiego zamiaru. Prezentów, korzyści pieniężnych lub propozycji rozrywkowych nieodpowiednio wpływających na zdolność oceny sytuacji przez pracownika lub sprawiających takie wrażenie należy unikać i zaniechać ich przekazywania/składania. Do przyjęcia są prezenty, korzyści pieniężne i propozycje rozrywkowe zgodne z zasadami grzeczności biznesowej i odpowiedzialnymi praktykami biznesowymi. UCZCIWE TRAKTOWANIE Każdy pracownik ma obowiązek uczciwie traktować klientów, dostawców, konkurentów i pracowników Spółki. Żaden z pracowników nie może nieuczciwie wykorzystywać kogokolwiek przez ukrywanie i nadużywanie posiadanych informacji oraz manipulowanie nimi, niezgodne z prawdą przedstawianie faktów i inne nieuczciwe praktyki. KONFLIKTY W RELACJACH Z DOSTAWCAMI I USŁUGODAWCAMI Spółce zależy na dobrych relacjach z dostawcami. Pracownicy nie mogą jednak odnosić żadnych osobistych korzyści, bezpośrednich i pośrednich, z faktu nabycia jakichkolwiek towarów i usług dla Spółki lub od Spółki. Pracownicy, których obowiązki służbowe obejmują zakupy (towarów, sprzętu, usług, nieruchomości itd.) albo którzy mają kontakt z dostawcami lub usługodawcami, nie mogą wykorzystywać swojej pozycji w celu uzyskania korzyści osobistych. W każdej sytuacji, w której konieczne jest skorzystanie z usług indywidualnej osoby lub firmy jako konsultanta lub przedstawiciela Spółki, należy zwrócić szczególną uwagę na zapewnienie braku konfliktu interesów między Spółką i osobą lub firmą zapewniającą te usługi. Pod żadnym pozorem pracownik może przyjmować, bezpośrednio i pośrednio, korzyści pieniężnych ani ich ekwiwalentów od jakichkolwiek dostawców, konsultantów, przedstawicieli czy innych usługodawców. Próbki. W praktyce biznesowej przyjęte jest rozdawanie próbek materiałów potencjalnym nabywcom w sposób zgodny z obowiązującym ustawodawstwem. Polityka Spółki stanowi, że w zakresie koniecznym do dokonania oceny nowych produktów można przyjmować próbki takich produktów w niewielkich ilościach, w imieniu Spółki, i tylko przez pracowników odpowiedzialnych za zakup takich wyrobów. - 15

20 Prawo antymonopolowe i nieuczciwa konkurencja Należy postępować uczciwie z wszystkimi klientami, dostawcami i konkurentami. Spółka przestrzega zasad swobodnej i konkurencyjnej działalności gospodarczej. PRAWO ANTYMONOPOLOWE Polityka Spółki wymaga przestrzegania ustawodawstwa antymonopolowego stosującego się do jej globalnej działalności. Zasadniczym założeniem tego ustawodawstwa jest, że osoba nabywające towar na rynku powinna mieć możliwość wyboru spośród wielu różnych produktów po konkurencyjnych cenach wolnych od wszelkich sztucznych wpływów, takich jak zmowy cenowe, nielegalne monopole, bojkoty i sprzedaże wiązane. Wierzymy w zasady wolnej i konkurencyjnej działalności gospodarczej i ściśle ich przestrzegamy. Niektóre naruszenia ustawodawstwa antymonopolowego stanowią czyny karalne. Rządy oraz Komisja Europejska mogą też żądać odszkodowania i nakładać kary. Ponadto, na przykład w USA, osoby prywatne narażone na straty mają prawo żądać odszkodowania w wysokości trzykrotnej wartości szkody doznanej wskutek naruszenia prawa antymonopolowego plus koszty reprezentacji prawnej i koszty sądowe. W świetle powyższego przestrzeganie ustawodawstwa antymonopolowego jest niezwykle ważne dla Spółki i wszystkich jej pracowników. Ustawodawstwo antymonopolowe i regulujące zasady uczciwej konkurencji jest skomplikowane, obszerne i różne w poszczególnych krajach. Poniżej znajduje się krótkie podsumowanie, które ma pomóc pracownikom w rozpoznawaniu sytuacji wątpliwych z punktu widzenia ustawodawstwa antymonopolowego lub zasad uczciwej konkurencji, w których wskazane jest zwrócenie się do Dyrektor Działu Personalnego lub Biura Doradztwa Wewnętrznego na Europę. Zabrania się omawiania z konkurentami następujących kwestii, zarówno w odniesieniu do produktów konkurenta, jak i produktów Spółki: przeszłych, obecnych lub przyszłych cen, polityki cenowej, rat leasingowych, przetargów, rabatów, promocji, zysków, kosztów, marż, nowych produktów albo procesów nieujawnionych publicznie, warunków handlowych, honorariów, gwarancji, doboru klientów lub rynków terytorialnych. Niektóre takie kwestie mogą być omawiane z konkurentami będącymi jednocześnie naszymi dostawcami, ale rozmowy takie należy ograniczyć do spraw niezbędnych w kontekście relacji z dostawcą/dystrybutorem. Pracownicy mogą omawiać z dostawcą (który jest też konkurentem) jego ceny i warunki sprzedaży obowiązujące dla Spółki. Pracownicy nie powinni omawiać ani uzgadniać z żadnym konkurentem cen, jakie Spółka i jej konkurent ustali dla swojego klienta czy swoich klientów, ani innych warunków sprzedaży (np. warunków kredytowania). - 16