Controlling wspomagany komputerowo. Doswiadczenia z zastosowan w średnich przedsiebiorstwach

Transkrypt

1 P. D. Kluge Controlling wspomagany komputerowo. Doswiadczenia z zastosowan w średnich przedsiebiorstwach (PTE Zielona Góra; ) Controlling naleŝy do młodych dziedzin związanych z organizacją i zarządzaniem. Główne elementy controllingu związane z kształceniem i praktycznym wykorzystaniem: opracowanie i zapewnienie przeglądu stanu przedsiębiorstwa na poziomie zarządczym (dotyczy tylko duŝych przedsiębiorstw); wykorzystanie wiedzy z ekonomicznej w sytuacjach kryzysowych (w kaŝdym przypadku).

2 Definicja MSP (z potencjałem rozwoju) z punktu widzenia zarządzania: - lean management (rola szefa ) - przegląd działalności przedsiębiorstwa (jeszcze) bez wspomagania komputerowego - (jeszcze) mały potencjał wykorzystania wspomagania komputerowego - zapotrzebowanie na kapitał w celu sfinansowania procesów rozwoju Główne zagroŝenia w praktycznym wykorzystaniu w sektorze MSP: - teoria koncentruje się zbyt mocno na instrumentach i podejściu rachunkowym (rachunkowości finansowej) oraz na problemach i rozwiązaniach dla duŝych przedsiębiorstw; - szef nie zmienia swojego (ekonomicznego) sposobu myślenia takŝe w warunkach kryzysowych; powodem korzystania z instrumentów controlligowych są często wymagania zewnętrznych kredytodawców; - korzyści wynikające ze stosowania instrumentów controllingowych są trudne do określenia i wykazania.

3 Strategia controllingu w ZCIE - Grupą docelową są typowe dla tego regionu przedsiębiorstwa średniej wielkości (przede wszystkim jako samodzielne podmioty prawne). - ZCIE nie uczestniczy w dyskusji na temat podstaw controllingu; oznacza to koncentrację na ogólnie akceptowanych zadaniach kluczowych: dostęp do informacji jako pomoc dla kadry kierowniczej; kompleksowe planowanie i sterowanie przedsiębiorstwem z uwzględnieniem zapewnienia ekonomiczności (opłacalności). - ZCIE zakłada, Ŝe controlling będzie postrzegany częściowo jako moda i dlatego koncentruje się na niezaleŝnych od mody następujących obszarach: powiązanie danych w niezbędnych procesach administracyjnych; opracowanie uproszczonych metod dla procesów dyspozycyjnych (łącznie z planowaniem i analizą odchyleń) na bazie dostępnych danych z załoŝeniem lepszego zrozumienia; zapewnienie opłacalnego wykorzystania standardowego oprogramowania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem; zarządzanie jakością danych w zastosowaniach praktycznych (szczególnie w obsłudze danych rzeczywistych) jak równieŝ wyjaśnianie moŝliwości sterowania przedsiębiorstwem w zaleŝności od jego aktualnej sytuacji (stanu); dodatkowo, szczególnie w procesie dydaktycznym w ramach szkoleń i treningów obrazujących zaleŝności ekonomiczne w przedsiębiorstwie.

4 Typowe cele dla inwestycji w komputerowo wspomagane zarządzanie: - racjonalizacja coraz bardziej rozbudowanych procesów administracyjnych - racjonalny wzrost przeglądu działalności przedsiębiorstwa - zaspokojenie wymagań zewnętrznych

5 Przykłady nowoczesnych standardowych systemów zarządzania: - systemy na bazie MS-Office - systemy ERP łącznie z dodatkowymi rozwiązaniami zintegrowanymi (APS, CRM, Data Mining) Wady i zalety MS-Office: - relatywnie tanie oprogramowanie - elastyczność - (prawie) kaŝdy pracownik zna podstawy ich działania - brak integracji danych ( spontaniczny rozwój z wieloma danymi wprowadzanymi z zewnątrz i spowodowanymi poprzez to źródłami błędów) - ograniczenia w przetwarzanie danych masowych

6 Potencjał ekonomiczności (porównywalnie droŝszych) rozwiązań ERP: - racjolanizacja administracyjnych procesów ekonomicznych dzięki wykorzystaniu integracji danych - ulepszone moŝliwości realizacji tradycyjnych procesów planowania i dyspozycji (np. planowanie materiałowe i produkcyjne, kalkulacja) - efekty optymalizacyjne ; szczególnie na obszarze logistyki - wzrost elastyczności danych łącznie z uwzględnieniem zaleŝności specyficznych dla danej firmy - moŝliwości kredytowe / oszczędności odsetkowe w ramach Basel II Miejsca krytyczne przy wdroŝeniu i wykorzystywaniu rozwiązań ERP: - zła jakość danych (brakujące lub błędne definicje danych podstawowych; błędy w obsłudze szczególnie na obszarze logistyki; utrzymywanie danych dodatkowych poza systemem) - problemy z akceptacją (utrzymywanie dotychczasowych reguł organizacyjnych; brak wyjaśnień dotyczących oczekiwanych efektów odnośnie nowych narzędzi; strach przed obniŝeniem wartości własnego Know-how) - brakujące zdolności na temat zintegrowanego sposobu myślenia i działania u pracowników i (zewnętrznych) doradców

7 Jakie działania moŝna podjąć w celu wyeliminowania tych miejsc krytycznych? - myślenie o wąskich gardłach takŝe długofalowo! - sprawdzenie moŝliwości i celów firmy wdroŝeniowej - rozwój / zakup kapitału ludzkiego - współpraca z uczelnią wyŝszą Co oferuje ZCIE w ramach moŝliwości współpracy? - technologie i narzędzia do komputerowo wspomaganego zarządzania w celu zapewnienia ekonomiczności działalności (zintegrowane planowanie na bazie EXCEL-a; Ustalenie zgodności pomiędzy planowaniem i rzeczywistym przetwarzaniem danych w ERP; analiza odchyleń plan/jest wraz z określeniem przyczyn ich wystąpienia; planowanie kroczące z wykorzystaniem analizy przyczynowej) szczegóły dotyczące tej tematyki zostaną przedstawione w nastepnych foliach - wykorzystanie praktyk studenckich i prac dyplomowych do analizy i rozwiązania problemów występujących w danych przedsiębiorstwach - współpraca na obszarze doradztwa

8 Prace Zakładu ZCIE w kierunku powiązania ekonomicznego know-how ze standardowymi systemami komputerowymi (PTE Zielona Góra, ) Faza 1. technologii komputerowo wspomaganego zarządzania zintegrowane planowanie - Cel planowania: określenie niezbędnych wewnętrznych i zewnętrznych wartości wskaźnikowych - Rodzaje działań: o dane technologiczne dla wykorzystania zasobów o dane dla zdolności produkcyjnych o dane dla pierwotnych wielkości odniesienia o dane rynkowe (szczególnie ceny zakupu i sprzedaŝy; prawdopodobieństwa sprzedaŝy towarów) o pierwotne dane wpływające na płynność finansową (szczególnie warunki płatności, prawdopodobieństwa dotrzymania warunków płatności, zaciągnięte kredyty i ich spłata) o dalsze czynniki wpływające na koszty (szczególnie stawki kosztowe, stawki amortyzacji, stawki odsetek)

9 - Główne problemy opracowania zintegrowanego programu produkcji o co sprzedajemy? o jakimi środkami wywarzamy sprzedawane świadczenia? o jak sprzedawane świadczenia będą mierzone? o jakie są znane problemy związane z zapewnieniem ekonomiczności? o jak problemy te mogą być rozwiązane? o jakie następstwa mają propozycje rozwiązania problemów? o jakich informacji potrzebujemy do rozwiązania tych problemów? - Przykłady zintegrowanego programu produkcji na bazie EXCEL-a: o przedsiębiorstwo produkcyjne (róŝne warianty sprawdzone w praktyce) o przedsiębiorstwo dydaktyczne (przykład szkoleniowy, projekty dyplomowe) o oprogramowanie dla przedsiębiorstwa usługowego (przykład szkoleniowy sprawdzony w praktyce) o klub sportowy (przykład seminaryjny) o muzeum (praca dyplomowa) o przedsiębiorstwo handlowe (projekty dyplomowe)

10 Faza 2. technologii komputerowo wspomaganego zarządzania gromadzenie danych rzeczywistych zgodnych z planowaniem - Uzgodnienie parametrów danych podstawowych z planowaniem: o zgodnie z wymaganymi wskaźnikami wartościowymi o zgodnie z zamierzonymi sposobem realizacji o jako podstawa przeszukiwań typu Data-Mining - Przygotowanie zestawienia danych rzeczywistych zgodnie z planowaniem: o definicja standardowych statystyk o instrukcja wykorzystania statystyk specjalnych (np. statystyka płatności klientów) o definicja wskaźników i systemów wskaźników o definicje eksportu danych do narzędzi OLAP - Sprawdzenie jakości danych (w sensie poziomu I: jakość wymagana): o automatyczne księgowania o brakujące księgowania o księgowania kreatywne (szczególnie w rachunkowości) o nowo zdefiniowane dane podstawowe o dane szczególne w zestawienia danych rzeczywistych

11 Faza 3. technologii komputerowo wspomaganego zarządzania analiza odchyleń plan/jest - Odchylenia względne lub bezwzględne w planowanych wskaźnikach wartościowych mogą wskazywać tylko na główne elementy analizy lub na moŝliwe błędy! - Koncepcja podstawowa dla przyczynowej analizy odchyleń: o stopniowe wykorzystanie danych rzeczywistych (w miejscu parametrów planowanych) w zintegrowanym programie produkcji jak równieŝ eksport (zmodyfikowanych przez wartości rzeczywiste) wskaźników wartościowych do pliku odchyleń o szczególne wyjaśnienie odchyleń, które nie zostały wyjaśnione poprzez dane rzeczywiste (odchylenia ilościowe) o ogólne moŝliwości wyjaśnienia odchyleń ilościowych: błędne dane, błędy planowania (złe funkcje) lub błędy zarządzania (złe ustalenie punktów cięŝkości w poszczególnych obszarach, które nie zostały określone przez parametry planowane) - Zestawienie wyników analizy w raportach specyficznych dla danego odbiorcy

12 Faza 4. technologii komputerowo wspomaganego zarządzania planowanie kroczące - MoŜliwości reakcji na odchylenia, które mogą wyjaśnione poprzez dane rzeczywiste: o utrzymanie starych parametrów i określenie nowych warunków sterujących w celu otrzymania lepszych wyników o częściowe lub całkowite dopasowanie nowych parametrów do danych rzeczywistych (z lub bez nowych warunków sterujących) - Reakcje na odchylenia ilościowe : o wyeliminowanie źródeł błędnych danych o analizy typu Data-Mining w celu znalezienia nowych lub dokładniejszych zaleŝności funkcjonalnych łącznie ze zmianą modelu planowania o zmiana modelu planowania odnośnie nowo-określonych przydatnych zaleŝności

13 Doświadczenia praktyczne przy wykorzystaniu technologii w małych i średnich przedsiębiorstwach - Funkcje zintegrowanego planowania nie są z reguły argumentem przy zakupie systemu ERP - Głównie zewnętrzne impulsy do wykorzystania technologii; często takŝe bez powiązania z rozwiązaniami ERP - Problem jakości danych często staje się waŝny dla kierownictw, gdy widoczne są jego negatywne skutki - Przy korzystaniu z rozwiązania ERP, wina za problemy z jakością danych przekładana jest często na system ERP ostroŝnie z lekkomyślną zmianą systemu!!!

14 Nowy obszar: ekonomiczne wykorzystanie funkcjonalności APS - Problem: wyniki (matematycznych) obliczeń optymalizacyjnych są trudne do zinterpretowania przez uŝytkowników; pogłębia to i tak występujące problemy z akceptacją - Koncepcja dla narzędzia pomocniczego do rozwiązania problemów ekonomicznej funkcjonalności rozwiązań APS: o zdefiniowanie kłopotów z APS w procesach logistycznych z wykorzystaniem wskaźników ogólnego modelu kolejki o określenie problemów z APS dla konkretnych procesów w przedsiębiorstwie z wykorzystaniem zakładowej bazy danych o symulacja konkretnych procesów w warunkach laboratoryjnych z wykorzystaniem funkcjonalności APS o porównanie wskaźników ekonomicznych dla procesów zoptymalizowanych i nie zoptymalizowanych o interpretacja przyczyn występujących róŝnic