NAJWYśSZA IZBA KONTROLI. Pan Włodzimierz Szeląg. Dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Wiedniu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji ul. Filtrowa 57, Warszawa tel./fax adres korespondencyjny Skrzynka pocztowa Nr P Warszawa Warszawa, 10 grudnia 2008 r. P/08/047 KGP/ /08 Pan Włodzimierz Szeląg Dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Wiedniu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 (dalej ustawa o NIK), NajwyŜsza Izba Kontroli 2 przeprowadziła w Polskim Ośrodku Informacji Turystycznej w Wiedniu 3, kontrolę działalności POIT w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 czerwca 2008 r. W związku z ustaleniami przedstawionymi w protokole kontroli, podpisanym w dniu 3 grudnia 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli - Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność POIT w kontrolowanym okresie, pomimo stwierdzonych, nieznacznych uchybień. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji. 3 Dalej POIT lub Ośrodek.

2 1. Podejmowane przez Ośrodek działania promocyjne wpływały na utrzymujące się zainteresowanie obywateli Austrii i Szwajcarii przyjazdami do Polski. Wg danych Instytutu Turystyki, liczba odwiedzających Polskę obywateli z ww. krajów wyniosła odpowiednio: 352 tys. osób w 2006 r., 377 tys. w 2007 r. i 280 tys. w 2008 r. (3 kwartały 4 ). Wynikiem działań promocyjnych Ośrodka było teŝ zamieszczanie i rozszerzanie przez touroperatorów w swoich katalogach polskiej oferty turystycznej. W dniu 31 grudnia 2007 r. polską ofertę turystyczną w swoich katalogach posiadało 123 touroperatorów z rynku austriackiego oraz 61 z rynku szwajcarskiego NIK ocenia pozytywnie działania POIT polegające na współdziałaniu z wyspecjalizowanymi organizacjami turystycznymi, organizowaniu wspólnych przedsięwzięć promocyjnych z polskimi przedstawicielstwami dyplomatycznymi, wydziałami promocji, handlu i inwestycji, biurami podróŝy, szkołami oraz Polonią. Pozytywnie ocenić naleŝy takŝe korzystanie z wiedzy i merytorycznego wsparcia organów samorządowych przy popularyzowaniu atrakcji turystycznych poszczególnych regionów Polski oraz imprez turystycznych organizowanych w Polsce. Współpraca ta przyniosła efekt w postaci dofinansowania, przez inne podmioty, działań promocyjnych prowadzonych przez Ośrodek. W latach (I półrocze) kwota dofinansowania wyniosła ponad 546 tys. EUR Na działania promocyjne, w okresie od stycznia 2006 r. do czerwca 2008 r., wydatkowano 304,3 tys. euro (w I półroczu 2008 r. 83,9 tys. euro). Plany wydatków w tym zakresie w latach wykonano w 100 %, a zaangaŝowanie finansowe w I półroczu 2008 r. wyniosło 63,4 % planu rocznego. Realizacja zadań rzeczowych była praktycznie w pełni zgodna z ustalonymi planami. W 2006 r. POIT nie zrealizował wprawdzie 6 zadań (na ponad 100 przedsięwzięć wykonanych ), a w 2007 r. 8 zadań (na około 150 zrealizowanych), lecz przyczyny tych odstępstw wskazują, Ŝe ich dokonanie było uzasadnione. I tak, w 2006 r. termin ukazania się ogłoszeń w prasie branŝowej został przesunięty na styczeń 2007 r., a produkcja etykiet samoprzylepnych na luty 2007 r. Impreza pod nazwą Dni kuchni polskiej nie odbyły się z powodu braku zainteresowania ze strony polskich konsultantów, przy pomocy których zadanie zamierzano zrealizować. Spotkanie z mieszkańcami i klientami biura podróŝy Blaguss wykonano w 2006 r. w ograniczonym terytorialnie zakresie (Górna Austria), ze względu na brak wystarczającego zainteresowania, zaś ujęta w planie podróŝ studyjna do Polski nie została zrealizowana z uwagi na zbyt wysokie koszty. Ponadto 4 Dotyczy tylko przyjazdów z Austrii. 2

3 organizację warsztatów roboczych zastąpiono spotkaniami z przedstawicielami biur podróŝy w ramach targów. W 2007 r. terminy organizacji imprez Dni kuchni polskiej i Dzień Polski w Karyntii przeniesiono na rok 2008, zaś impreza Sommerkampus Akademia polityczna została odwołana przez organizatora. Na imprezę Jarmark Neubaugasse nie było zgłoszeń ze strony polskiej, co czyniło organizację imprezy bezcelową, natomiast niezrealizowanie podróŝy studyjnych spowodowane było brakiem wystarczających środków finansowych. Nastąpiła teŝ zmiana tytułu prasowego, w którym umieszczono reklamę. NIK pozytywnie ocenia fakt, Ŝe w miejsce imprez odwołanych zrealizowano w 2006 r. 30 innych przedsięwzięć, a w 2007 r imprez. Przyczyną podjęcia działań nieplanowanych wg wyjaśnień Dyrektora Ośrodka był fakt, Ŝe Ośrodek przygotował wersje planu na 2006 r. i 2007 r. w kwietniu/maju roku poprzedzającego. W okresie tym brak było pełnej informacji o ciekawych imprezach organizowanych przez inne podmioty. Podejmując decyzje o realizacji dodatkowych zadań przestrzegano limitów rocznych wydatków, a o zamiarze przeprowadzenia pozaplanowych przedsięwzięć Dyrektor Ośrodka informował Prezesa Polskiej Organizacji Turystycznej Łączne wydatki Ośrodka w okresie 2006 r r. (I półrocze) wyniosły 689,1 tys. EUR. W 2006 r. w strukturze wydatków dominowały zakupy materiałów, wyposa- Ŝenie i usługi, a w 2007 r. i w I półroczu 2008 r. wydatki na promocję. Udział kosztów administracyjnych w ogólnej strukturze zrealizowanych wydatków zmniejszył się z ponad 70 % w 2006 r., do 48,5 % w 2007 r. i prawie 42% w I półroczu 2008 r. W 2007 r. było to wynikiem zmiany zasad klasyfikacji wydatków w poszczególnych grupach ( na podstawie Decyzji NR 4/07 Prezesa POT z 1 czerwca 2007 r. zmieniającej decyzję Nr 5 Prezesa POT z 18 września 2002 r. w sprawie zasad sporządzania planów finansowych POIT za granicą oraz zasady klasyfikacji wydatków ponoszonych za granicą przez POIT) NIK ocenia jako rzetelną dokumentację dotyczącą rozliczenia poszczególnych działań promocyjnych. Zbadano, dobraną metodą losową, próbę 211 dowodów księgowych o wartości 168,6 tys. EUR (55,4 % ogólnej kwoty wydatków na promocję w latach 2006 I półrocze 2008). Dowody stanowiące podstawę wypłaty środków finansowych były prawidłowo opisane i sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Zachowano zgodność danych zawartych w sprawozdaniach z ewidencją wydatków w poszczególnych grupach działań promocyjnych. Ośrodek terminowo wywiązywał się ze zobowiązań finansowych. 3

4 2. Stwierdzone uchybienia w działalności Ośrodka polegały na tym, Ŝe: nieprawidłowo zaliczono do wydatków wykazanych w grupie III pozycja 7 Opłaty telekomunikacyjne i pocztowe kwotę 374 euro, wydatkowaną na serwis komputerowy. Zgodnie z zasadami klasyfikacji wydatków, określonymi Decyzją nr 4/07 Prezesa POT z 1 czerwca 2007 r., wydatki na serwis urządzeń biurowych powinny być zaliczone do grupy III/8 Remonty, naprawy i konserwacje. Przyczyną błędnej klasyfikacji wydatku wg wyjaśnień Dyrektora Ośrodka była pomyłka. kwoty wydatków na działania promocyjne (grupa IV) wykazane w rocznych Sprawozdaniach z wykonania planów finansowych nie były zgodne z kwotami w rocznych sprawozdaniach merytorycznych z wykonania działań promocyjnych. Wydatki na działania promocyjne wykazane w sprawozdaniach finansowych były wyŝsze w stosunku do sprawozdań merytorycznych o ponad 7 tys. euro w 2006 r. i o prawie 35 tys.euro w 2007 r., a w I półroczu 2008 r. niŝsze o ponad 9 tys. euro. RóŜnice te w sprawozdaniach nie zostały opisane. Przyczyną powyŝszych rozbieŝności wg wyjaśnień Dyrektora Ośrodka były róŝne terminy sporządzania poszczególnych sprawozdań. brak było udokumentowania przekazania do Polskiej Organizacji Turystycznej rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdań z działań merytorycznych za lata 2006 i Wg wyjaśnień Dyrektora Ośrodka, sprawozdania finansowe są przesyłane do POT z wykorzystaniem róŝnych środków mających na celu jak najszybsze i ekonomiczne dostarczenie sprawozdania (m.in. pocztą kapitańską LOT, przesyłką pocztową). 3. Biorąc pod uwagę powyŝsze oceny i uwagi, na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1) Zapewnienie poprawnego klasyfikowania wydatków Ośrodka. 2) Zapewnienie zgodności danych finansowych dotyczących wydatków na promocję, prezentowanych w róŝnych sprawozdaniach, a w przypadku nie dających się uniknąć rozbieŝności, dokonywanie ich omówienia w rocznych sprawozdaniach z działalności merytorycznej. 3) Dokumentowanie faktu przekazania sprawozdań do POT. 4

5 NajwyŜsza Izba Kontroli Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pana Dyrektora o nadesłanie, w terminie 21 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub o przyczynach niepodjęcia tych działań. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia do dyrektora Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji NIK umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków, zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, termin nadesłania informacji, o której wyŝej mowa, liczy się stosownie do art. 62 ust. 2 ustawy o NIK od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie powyŝszych zastrzeŝeń. (-) Andrzej Otrębski Dyrektor Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji 5