NAJWYśSZA IZBA KONTROLI. Pan Andrzej Sierakowski. Dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Moskwie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji ul. Filtrowa 57, Warszawa tel./fax adres korespondencyjny Skrzynka pocztowa Nr P Warszawa Warszawa,25 listopada 2008 r. P/08/047 KGP/ /08 Pan Andrzej Sierakowski Dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Moskwie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 (dalej: ustawa o NIK), NajwyŜsza Izba Kontroli 2 przeprowadziła w Polskim Ośrodku Informacji Turystycznej w Moskwie 3, kontrolę działalności POIT w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 czerwca 2008 r. W związku z ustaleniami przedstawionymi w protokole kontroli, podpisanym w dniu 7 listopada 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli - Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze Wystąpienie. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność POIT w Moskwie zarówno w zakresie przedsięwzięć promocyjnych, jak i prowadzenia gospodarki finansowej. Ocenę tę NIK wyraŝa, pomimo stwierdzonych uchybień. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji. 3 Dalej POIT lub Ośrodek.

2 PowyŜsza ocena uwzględnia pogarszające się warunki promowania polskiej turystyki na rynku rosyjskim. Są one wynikiem takich okoliczności jak np. zakłócenia w ruchu turystycznym między Rosją i Polską, wynikające z wprowadzenia nowych zasad wizowych, przy jednoczesnej konkurencji tradycyjnych, pozaeuropejskich kierunków turystyki.oraz wzrastającym zainteresowaniem mieszkańców azjatyckiej części Rosji krajami południowowschodniej Azji. W tych pogarszających się warunkach nastąpił realny spadek środków przeznaczonych na promocję turystyki przez POIT w Rosji. W 2008 r. w stosunku do lat 2006 i 2007 zmniejszył się udział wydatków na ten cel w ogólnej strukturze wydatków POIT. W 2008 roku wyniósł on 48,8 %, podczas gdy w 2006 roku stanowił 59,5 % a w 2007 r. 61 %. 1. Działania promocyjne POIT w kontrolowanym okresie w głównej mierze obejmowały promocję Polski w europejskiej części Rosji, zwłaszcza w Moskwie, Kaliningradzie i Sankt Petersburgu. POIT dostosowywał formy prowadzonej promocji Polski do warunków rynku rosyjskiego, uwzględniając przy tym moŝliwości finansowe Ośrodka oraz oczekiwania przedsiębiorców z branŝy turystycznej w Polsce. Prowadzono aktywną współpracę z Konsulatami Generalnymi RP i Ambasadą RP w Moskwie, a takŝe rosyjskimi biurami ukierunkowanymi na turystykę w Polsce (tzw. polskie kluby turystyczne). Rozwijano współdziałanie z krajowymi podmiotami branŝy turystycznej i polskimi władzami samorządowymi poszczególnych regionów i miast. Celem tej współpracy była promocja krajowych produktów turystycznych. NIK pozytywnie odnotowuje fakt, Ŝe Pan Dyrektor pełni od 2005 r. funkcję Prezesa AN- TOR, to jest organizacji zrzeszającej ponad 40 turystycznych przedstawicielstw zagranicznych w Rosji, a takŝe fakt pozyskania do pracy w POIT pracowników, których wykształcenie i praktyka zawodowa ściśle związane były z branŝą turystyczną W działalności POIT dostrzegalne było ograniczenie uczestnictwa w targach i wystawach oraz redukcja wydatków na promocję w mediach (reklama). Uzasadnieniem tej tendencji były przede wszystkim coraz wyŝsze koszty uczestnictwa w tych imprezach oraz rosnące koszty reklam, przy ograniczonych moŝliwościach finansowych POIT. W 2006 r. Ośrodek w Moskwie uczestniczył w 12 imprezach tego typu, zaś w 2007 r. w ośmiu, z czego jedynie w połowie imprez wzięły udział podmioty z Polski. W pierwszym półroczu 2008 r. POIT był obecny na trzech imprezach targowych i we wszystkich współuczestniczyły krajowe podmioty związane z branŝą turystyczną. W 2006 r. zamieszczono mniejszą od planowanej liczbę reklam w prasie specjalistycznej (zlecono jedną reklamę w jednym tytule o nakładzie 1,5 tys. zamiast 9 ogłoszeń w 3 tytułach o nakładzie 50 tys.). nie przeprowadzono reklamy w katalogach ofertowych touroperatorów oraz reklamy ulicznej (bilbordy).w 2007 r. zrealizowano jedynie połowę ogłoszeń w prasie branŝowej (35 zamiast ok. 70) i nie przeprowadzono zaplanowanej emisji spotów reklamowych w lokalnej TV w Kaliningradzie lub Petersburgu lub Moskwie oraz spotów o Polsce w TV Bridge W sytuacji ograniczania zakresu uczestnictwa POIT w targach i wystawach, działalność Ośrodka koncentrowała się na przedsięwzięciach tzw. public relations. NajwaŜniejsza 2

3 i najbardziej efektywna była organizacja podróŝy studyjnych do Polski dla przedstawicieli mediów rosyjskich i touroperatorów. Wyjazdy te miały określony program tematyczny (głównie popularyzacja turystyki narciarskiej, uzdrowiskowej i miejskiej), w celu zaprezentowania oferty turystycznej regionów Polski. W 2006 r. do Polski wyjechało 33 dziennikarzy rosyjskich i 103 touroperatorow (w 7 grupach), w 2007 r. 45 dziennikarzy i 99 touroperatorów (w 11 grupach), a do połowy 2008 r. sześciu dziennikarzy i 13 touroperatorów (w 3 grupach). Przy organizacji tych podróŝy współpracowano z organizacjami samorządowymi i zainteresowanymi podmiotami branŝy turystycznej. Zajmowały się one kompleksową obsługą podróŝy i pokrywały część kosztów pobytu uczestników W roku 2007 nastąpił wzrost, w stosunku do roku 2006, ilości publikacji w prasie konsumenckiej i branŝowej (z 31 do 59) oraz wyemitowanych audycji telewizyjnych (z 20 w 3 kanałach telewizyjnych do 35 w 6 kanałach). Wartość rynkowa ww. publikacji i audycji została oszacowana przez POIT w rocznych sprawozdaniach merytorycznych na 328,9 tys. USD w 2006 r. i około tys. USD w 2007 r. Była więc to działalność efektywna, uwzględniając fakt, Ŝe POIT dysponował na wydatki promocyjne w 2006 r. kwotą 292,9 tys. USD, a w 2007 r. 321,3 tys. USD. Na wydatki promocyjne w I półroczu 2008 r. wydatkowano natomiast 83,7 tys. euro, to jest 50,7 % kwoty przewidzianej na cały 2008 r. (172,3 tys. euro). 2. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdziła następujące uchybienia: W POIT nie wprowadzono rejestracji korespondencji wychodzącej ani kierowanej do Ośrodka. W trakcie kontroli udostępniono wprawdzie wykaz pism wychodzących, ale był to wykaz uzupełniany w komputerze na własny uŝytek przez jednego z pracowników Ośrodka i obejmował okres od marca 2008 r. W ocenie NIK powoduje to ograniczenie moŝliwości kontroli przez Dyrektora POIT terminowości przekazywania np. sprawozdań finansowych i merytorycznych. Przykładowo, ustalenie terminów przekazania takich sprawozdań za okres objęty kontrolą było moŝliwe dopiero na podstawie wyjaśnień złoŝonych przez Głównego Księgowego POT 4. W ocenie NIK, prowadzona w języku rosyjskim przez POIT strona w kalendarzu waŝnych wydarzeń ( Intieresnyje Sobytja ), uwzględniała zbyt mało imprez kulturalnych organizowanych w Polsce. Przykładowo, w poddanym szczegółowej kontroli okresie czerwiec-listopad w 2008 r., nie wymieniono na tej stronie informacji na temat znaczących imprez muzycznych organizowanych w atrakcyjnych turystycznie miastach (np. Festiwal w Sopocie, Open er Festival w Gdyni, Piknik Country w Mrągowie). Wydarzenia wskazane w miesiącach od września do listopada 2008 r. ograniczały się do czterech niszowych imprez o wymiarze regionalnym, a nie uwzględniały np. 50 jubileuszowego Festiwalu Jazz Jamboree 4 Pismo z 30 października 2008 r. 3

4 w Warszawie. NIK zwraca przy ty uwagę, Ŝe informacje zamieszczone w kalendarzu waŝnych wydarzeń podane były w większości przypadków w języku angielskim. W wyniku zbadania dokumentów księgowych dotyczących 192 wydatków 5 dokonanych w 2006 r., stwierdzono, Ŝe ok. 10 % dowodów księgowych nie zawierało wyczerpującego opisu w języku polskim, którego wymagały wewnętrzne przepisy POT 6. Pracownicy POIT w Moskwie w umowach o pracę nie mieli określonych stanowisk, na które zostali zatrudnieni, pomimo Ŝe wykaz stanowisk i grup zaszeregowania zamieszczany był w kolejno obowiązujących regulaminach wynagradzania dyrektorów i innych pracowników ośrodków zagranicznych POT. Kwoty wydatków wykazywane w rocznych sprawozdaniach merytorycznych za rok 2006 i 2007 w poszczególnych pozycjach działań promocyjnych (w części tabelarycznej) były niŝsze od kwot wykazywanych w analogicznych pozycjach rocznych sprawozdań finansowych. Z wyjaśnień Pana Dyrektora wynikało 7, Ŝe nastąpiło to wskutek automatycznego sumowania w tabeli rocznego sprawozdania merytorycznego danych wykazanych w sprawozdaniach kwartalnych. Sprawozdania kwartalne przygotowywane są natomiast w ostatnim tygodniu kwartału i nie uwzględniają niektórych wydatków poniesionych w tym okresie. W rocznych sprawozdaniach merytorycznych nie zamieszczono jednak informacji, wyjaśniających powstałe róŝnice, co zdaniem NIK utrudnia analizę porównawczą obydwu rodzajów dokumentów. 3. Biorąc pod uwagę powyŝsze oceny i uwagi, na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli przedstawia następujące wnioski: 1) Umieszczanie w kalendarzu imprez na stronie internetowej POIT promującej turystykę, informacji w języku rosyjskim o wszystkich znaczących imprezach organizowanych w Polsce. 2) Określenie zajmowanych stanowisk w umowach o pracę zawartych z pracownikami POIT. 3) Wprowadzenie bieŝącej rejestracji korespondencji wychodzącej i przychodzącej do Ośrodka; 4) Zamieszczanie na dowodach księgowych wyczerpującego opisu w języku polskim. 5 wybranych w wyniku doboru celowego lub losowego z raportów szczegółowych obejmujących dane: od do , od do r. oraz od r. do r. 6 Pkt II.2.h i III.3 Decyzji 6/03 Prezesa POT z 1 grudnia 2003 r. w sprawie zasad obiegu dokumentów księgowych w Polskiej Organizacji Turystycznej. 7 Pismo z 29 października 2008 r. 4

5 5) Wprowadzenie do rocznych sprawozdań merytorycznych POIT objaśnień dotyczących róŝnic w kwotach wydatków występujących pomiędzy tymi sprawozdaniami, a sprawozdaniami finansowymi. NajwyŜsza Izba Kontroli Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pana Dyrektora o nadesłanie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub o przyczynach niepodjęcia tych działań. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia do dyrektora Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji NIK umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków, zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, termin nadesłania informacji, o której wyŝej mowa, liczy się stosownie do art. 62 ust. 2 ustawy o NIK od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie powyŝszych zastrzeŝeń. (-) Andrzej Otrębski Dyrektor Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji 5