NAJWYśSZA IZBA KONTROLI. Pan Jarosław Jaroszewicz. Radca Kierownik Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Algierii

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji ul. Filtrowa 57, Warszawa tel./fax adres korespondencyjny Skrzynka pocztowa Nr P Warszawa Warszawa,17 grudnia 2007 r. I/07/008 KGP/ /07 Pan Jarosław Jaroszewicz Radca Kierownik Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Algierii WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art.2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 (dalej: ustawa o NIK), NajwyŜsza Izba Kontroli 2 przeprowadziła w Wydziale Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Algierii 3, kontrolę funkcjonowania Wydziału w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 września 2007 r. W związku z ustaleniami przedstawionymi w protokole kontroli, podpisanym w dniu 30 listopada 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli - Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Radcy niniejsze Wystąpienie. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia zarówno działalność promocyjną prowadzoną w Wydziale jak i wykonanie budŝetu placówki, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. 1 Dz.U. z 2001 r. Nr 85 poz. 937 ze zm. 2 Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji 3 Dalej: Wydział, placówka lub WPHI

2 NIK pozytywnie ocenia fakt, Ŝe w okresie objętym kontrolą Wydział zrealizował m.in. stoiska na 2 międzynarodowych imprezach targowych, przygotowywał spotkania z algierskimi i polskimi przedsiębiorcami oraz zorganizował - wspólnie z Krajową Izbą Gospodarczą - szkolenia dla grupy polskich przedsiębiorców. Przedstawiciel Wydziału uczestniczył w seminariach i konferencjach istotnych z punktu widzenia wzajemnych kontaktów gospodarczych. NiezaleŜnie od powyŝszego udzielono ponad trzystu odpowiedzi na kierowane do Wydziału zapytania polskich i algierskich firm, przekazano 244 zapytania ofertowe do Portalu Promocji Eksportu. Wydział podejmował takŝe działania interwencyjne na rzecz podmiotów polskich u algierskich partnerów handlowych, udzielał pomocy merytorycznej i logistycznej polskim firmom operującym bądź zamierzającym wejść na rynek algierski a takŝe uczestniczył w przygotowywaniu wizyt polskich delegacji rządowych w Algierii. Izba nie zgłasza zastrzeŝeń, co do terminowości sporządzania programów promocji oraz okresowych i jednostkowych sprawozdań z realizacji zadań ujętych w tych programach. NIK zwraca uwagę, Ŝe w okresie objętym kontrolą część zaplanowanych zadań promocyjnych nie została zrealizowana, albowiem w 2006 r. w Wydziale przez 6 miesięcy - pozostawały nieobsadzone obydwa stanowiska pracowników merytorycznych, realizujących zadania promocyjne. Sytuacja ta powstała jednak wskutek okoliczności niezaleŝnych od pracowników Wydziału. W odniesieniu do wykonania budŝetu placówki, stwierdzono, Ŝe nie zostały przekroczone limity wydatków, określone w planie finansowym na rok Uzyskano natomiast ponadplanowe dochody budŝetowe i dochody własne. Izba nie wnosi zastrzeŝeń do rzetelności i terminowości sporządzania sprawozdań budŝetowych i prowadzenia ksiąg rachunkowych. Sprawozdania finansowe za 2006 r. i za 3 kwartały 2007 r. przesłane zostały do Ministerstwa Gospodarki 4 zgodnie z terminami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej 5. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości i uchybienia w pracy Wydziału. Polegały one na tym, Ŝe: W latach Wydział bezpodstawnie zaniechał działań zmierzających do odzyskania naleŝności w kwocie 3 323,10 USD od polskiej firmy [...] 6. W 2000 r., ów- 4 Dalej: MG 5 Dz.U. z 2006 r. Nr 115, poz. 781 ze zm. 6 Informacja wyłączona przez NIK na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz ze zm.), w związku z art. 11 ust.4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz ze zm.). Wyłączenia dokonano ze względu na ochronę interesu podmiotu gospodarczego tajemnica przedsiębiorstwa. 2

3 czesne Biuro Radcy Handlowego dokonało zapłaty tej sumy za wynajem stoiska na 33 Międzynarodowych Targach w Algierze, po otrzymaniu z firmy [...] 7 prośby o dokonanie rezerwacji. Przekazany firmie rachunek do dnia zakończenia kontroli nie został uregulowany. Pisma w sprawie uregulowania naleŝności, kierowane przez Wydział do kontrahenta w latach , pozostały bez odpowiedzi. Ministerstwo Gospodarki, pomimo otrzymywania tej korespondencji do wiadomości, nie wydało Ŝadnej dyspozycji w tej sprawie. Nierzetelnością w działaniach Wydziału jest to, Ŝe dopiero w 2007 r. wystosowano formalne wezwanie do zapłaty. Ministerstwo Gospodarki zadeklarowało podjęcie dalszych działań prowadzących do odzyskania naleŝności. Sporządzone w kontrolowanym okresie programy promocji nie zawierały niektórych informacji określonych w pkt 2 Zasad i trybu finansowania działalności promocyjnej placówek ekonomiczno-handlowych podległych Ministrowi Gospodarki i Pracy ze środków na promocję eksportu. W programie na 2006 r. nie określono terminu realizacji, uzasadnienia i spodziewanych efektów dla przedsięwzięć w kategorii E 8 oraz nie dołączono preliminarza wydatków oddzielnie dla kaŝdego seminarium, ograniczając się do podania łącznej kwoty wydatków na organizację 4 spotkań. W programie na 2007 r., w kategorii B 9, podano tylko łączną kwotę wydatków, bez wykazania szczegółowego preliminarza dla kaŝdej imprezy odrębnie. Zdaniem NIK fakt akceptacji przez Ministerstwo Gospodarki sporządzonych w taki sposób dokumentów, nie zmienia oceny, iŝ przygotowywano je w sposób nierzetelny. W 2007 r. ze środków na promocję w kategorii F 10 sfinansowano opłatę 11 za pozyskanie dla firmy Kopex S.A informacji o dwóch algierskich partnerach. NIK zwraca uwagę, Ŝe było to niezgodne z pkt 12 Zasad, bowiem ze środków na promocję Wydziału nie mogą być finansowane wydatki związane z działalnością promocyjną lub handlową podmiotów gospodarczych, bez względu na wysokość tych wydatków. W 2007 r. Wydział wydatkował na cele recepcyjne na targach Electro07/Automation Industrielle 07 środki w wysokości 214,05 euro, bez uzyskania uprzedniej zgody Ministerstwa Gospodarki. Targi te nie były bowiem ujęte w Programie Promocji na 7 Informacja wyłączona przez NIK na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz ze zm.), w związku z art. 11 ust.4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz ze zm.). Wyłączenia dokonano ze względu na ochronę interesu podmiotu gospodarczego - tajemnica przedsiębiorstwa. 8 E Organizacja seminariów i spotkań promocyjnych 9 B Stoiska informacyjne na imprezach targowo-wystawienniczych 10 F Pomoc w nawiązywaniu kontaktów handlowych Dinarów Algierskich (DA), tj. 10,24 euro 3

4 2007 r. Zgoda taka została uzyskana post factum. NIK zwraca uwagę, Ŝe nawet niewielkie kwotowo wydatki na imprezy nie wymienione w Programie Promocji na dany rok wymagają uzyskania zgody przed rozpoczęciem imprezy. W kontrolowanym okresie WPHI nie dysponował zatwierdzonym regulaminem organizacyjnym, określającym strukturę i wewnętrzny podział zadań Wydziału. Funkcjonujący do dnia 30 czerwca 2006 r. Wydział Ekonomiczno-Handlowy Ambasady RP w Algierze utworzony został na podstawie Zarządzenia nr 40 Ministra Handlu Zagranicznego z dnia 10 września 1984 r. w sprawie działalności placówek ekonomiczno-handlowych za granicą oraz Zarządzenia nr 1 Ministra Spraw Zagranicznych i Ministra Gospodarki z dnia 3 sierpnia 1999 r. w sprawie zadań i organizacji placówek ekonomiczno-handlowych za granicą. Sporządzony - stosownie do 7 pkt 2 wyŝej wymienionego Zarządzenia nr 1 - projekt Regulaminu Organizacyjnego Wydziału Ekonomiczno-Handlowego Ambasady RP w Algierze przekazany został Ambasadorowi RP w Algierze w dniu 18 stycznia 2000 r. Regulamin ten nie został jednak zatwierdzony przez Ambasadora. W wytycznych Ministerstwa Gospodarki z 24 maja 2006 r. 12, w związku z powstaniem Statutu WPHI, wyznaczono na dzień 15 czerwca 2006 r. termin opracowania nowego projektu regulaminu. Projekt taki w ogóle nie został opracowany. W nakazanym terminie przekazanie projektu dokumentu nie było moŝliwe ze względu na brak obsady stanowisk merytorycznych w placówce. JednakŜe obecnie kierujący Wydziałem Radca pracuje od 30 października 2006 r., a pomimo to, aŝ do lipca 2007 r., nie podjął Ŝadnych działań zmierzających do sanacji powyŝszego stanu rzeczy. W dniu 26 lipca 2007 r. Wydział otrzymał z Ministerstwa Gospodarki ramowy, wewnętrzny regulamin organizacyjny WPHI z prośbą o uzupełnienie - w terminie do 10 sierpnia 2007 r. zapisów dotyczących stanowisk pracy i zadań na nich wykonywanych. Pierwsza uzupełniona wersja przekazana została w dniu 30 lipca 2007 r., a kolejna w dniu 9 sierpnia 2007 r. Regulamin ten został zatwierdzony przez Ministra Gospodarki w dniu 8 października 2007 r. Izba zwraca uwagę na fakt, Ŝe do czasu zakończenia niniejszej kontroli NIK, nie opracowano nowych zakresów czynności dla pracowników Wydziału. Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w zakresie realizacji budŝetu palcówki w okresie III kwartałów 2007 r. Stwierdzono opóźnienia w przekazaniu do Ministerstwa Gospodarki - 12 Pismo Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Gospodarki Pana Andrzeja Kaczmarka znak DWD AH/BB/06 4

5 projektu planu finansowego na 2007 r. (11 dni po wyznaczonym przez Ministerstwo terminie 10 listopada 2006 r.) oraz korekty planu finansowego na 2006 r. (2 dni po ustalonym terminie). Z wyjaśnień Pana Radcy wynikało, Ŝe opóźnienia spowodowane były przede wszystkim rozpoczęciem przez Pana pracy na placówce dopiero w dniu 30 października 2006 r. Ponadto w okresie tym trwały ustalenia z Ambasadą RP w Algierze, w sprawie wysokości refundacji przez Ambasadę na rzecz Wydziału kosztów mieszkania i biura pracownika b. WEH 13, który z dniem 1 maja 2006 r. przeszedł do pracy w Ambasadzie. Ustalenie te miały wpływ zarówno na wysokość wydatków budŝetowych WPHI zaplanowanych na 2007 r. jak i na korektę planu wydatków w 2006 r. NIK, wskazując na to uchybienie, zwraca uwagę, Ŝe istniała moŝliwość wystąpienia do Ministerstwa o prolongatę terminu opracowania dokumentów, o których mowa powyŝej. Z moŝliwości tej Pan Radca jednak nie skorzystał. Biorąc pod uwagę powyŝsze oceny i uwagi, na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli przedstawia następujące wnioski: 1) zapewnienie sporządzania planów działalności promocyjnej Wydziału w sposób wyczerpujący wymagania określone stosownymi wytycznymi Ministra Gospodarki; 2) uzyskiwanie zgody Ministerstwa Gospodarki na pokrycie kosztów związanych z nieplanowanymi imprezami promocyjnymi przed dokonaniem wydatku; 3) dokonywanie wydatków środków na promocję wyłącznie na cele przewidziane w Zasadach ; 4) występowanie o zgodę na prolongatę terminów przesłania do Ministerstwa Gospodarki Ŝądanych dokumentów, w przypadku zaistnienia okoliczności uniemoŝliwiających dotrzymanie tych terminów. NajwyŜsza Izba Kontroli Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pana Radcy o nadesłanie, w terminie 21 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub o przyczynach niepodjęcia tych działań. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Radcy prawo zgłoszenia do dyrektora 13 Wydział Ekonomiczno-Handlowy 5

6 Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji NIK umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków, zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, termin nadesłania informacji, o której wyŝej mowa, liczy się stosownie do art. 62 ust. 2 ustawy o NIK od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie powyŝszych zastrzeŝeń. (-) Andrzej Otrębski p.o. Dyrektora Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji 6