Olsztyn, dnia 8 kwietnia 2009 r. P/08/012 LOL /09. Pan Jan Przybyłek p.o. Prokurator Okręgowy w Olsztynie. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 1 Olsztyn, dnia 8 kwietnia 2009 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w OLSZTYNIE ul. Artyleryjska 3e OLSZTYN tel/fax (0-89) , P/08/012 LOL /09 Pan Jan Przybyłek p.o. Prokurator Okręgowy w Olsztynie Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie skontrolowała Prokuraturę Okręgową w Olsztynie (zwaną dalej Prokuraturą ) w zakresie wykonania planu finansowego w 2008 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokóle kontroli podpisanym w dniu 27 marca 2009 r. i omówione na naradzie pokontrolnej 1 kwietnia 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Prokuratorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie z zastrzeŝeniami ocenia działania Prokuratury w zakresie wykonania w 2008 r. planu finansowego, a na tak sformułowaną ocenę ogólną miały wpływ następujące ustalenia: 1. Prokuratura w 2008 r. dochody budŝetowe wykonała w kwocie 35,4 tys. zł, co stanowiło 169% planu finansowego, a uzyskane środki finansowe przekazała na centralny rachunek bieŝący budŝetu państwa, zgodnie z 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonania budŝetu państwa 2. Środki te pochodziły 1 jt. Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz ze zm. 2 Dz. U. Nr 116, poz. 784 ze zm.

2 2 głównie z opłat za wykonanie kserokopii akt spraw (15,1 tys. zł), ze zwrotu kosztów eksploatacji pomieszczeń Prokuratury a uŝytkowanych przez Sąd Rejonowy w Olecku (10,7 tys. zł) oraz kar nałoŝonych na świadków z powodu niestawiennictwa na wezwania prokuratorów (4,5 tys. zł). Natomiast wydatki budŝetowe w 2008 r. Prokuratura wykonała w kwocie ,3 tys. zł, tj. zgodnie z rocznym planem finansowym, z tego: w dziale 753 w rozdz w kwocie 3.065,1 tys. zł i dziale 755, rozdz w kwocie ,2 tys. zł, w tym wydatki majątkowe 304,5 tys. zł (w 6050 i 6060). Na wynagrodzenia w rozdz wydatkowano kwotę ,7 tys. zł, co stanowiło 104,3% wykonania w 2007 r., z tego na wynagrodzenia: prokuratorów (status 09) kwotę ,7 tys. zł (104,9% ), asesorów i aplikantów (status 07) kwotę 1.013,0 tys. zł (81,7%) oraz pracowników (status 01) kwotę ,0 tys. zł (108,7%). Przeciętne zatrudnienie wyniosło 284,6 osoby, tj. 99,9% przeciętnego zatrudnienia w 2007 r., z tego: prokuratorów 119,9 osoby (103,1%), asesorów i aplikantów 18,7 osoby (81,3%) oraz pracowników administracyjnych 146 osób (100,3%). 2. Badania szczegółowe wydatków budŝetowych o wartości brutto 1.612,8 tys. zł, tj. 64,4% ogółu wydatkowanych w 2008 r. na zakupy materiałów i wyposaŝenia (m.in. biurowych, papierniczych do drukarek i do urządzeń kserograficznych oraz akcesoriów komputerowych), usług remontowych oraz przeznaczonych na wydatki majątkowe wykazały, Ŝe w 95,8% dokonano w oparciu o procedury ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 3. Pozostałe skontrolowane wydatki, stosownie do art. 4 pkt 8 ustawy, zrealizowane były przez Prokuraturę bez zastosowania trybu udzielania zamówień publicznych, jednak na podstawie wewnętrznych procedur umoŝliwiających dokonanie najkorzystniejszego zakupu. W 2008 r. Prokuratura udzieliła 12 zamówień publicznych na łączną kwotę 1.641,6 tys. zł, z których skontrolowano dziewięć (75%). Kontrola wykazała, Ŝe zamówienia te: wszczęte zostały w uzgodnieniu z głównym księgowym, w zakresie zagwarantowania środków finansowych na ich realizację, przeprowadzone zostały w oparciu o specyfikacje istotnych warunków zamówienia, które opracowano zgodnie z art. 36 ww. ustawy, 3 Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz ze zm.

3 3 zostały przeprowadzone przez komisje przetargowe powołane kaŝdorazowo zarządzeniami Prokuratora Okręgowego i których członkowie wraz z innymi uczestniczącymi osobami złoŝyli oświadczenia wymagane przez art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych. Kontrola wykazała jednak, Ŝe w czterech postępowaniach nie ogłoszono ich wyników na tablicy ogłoszeń i portalu internetowym Prokuratury, czym nie spełniono wymagań art. 92 ust. 2 ww. ustawy. Natomiast, stosownie do art. 92 ust. 1, o wyborze najkorzystniejszej oferty prawidłowo poinformowano wykonawców, a po zawarciu umów informacje o tym ogłoszono w Biuletynie Zamówień Publicznych zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy. Prokuratura w czterech przypadkach zawarła umowy, których okresy płatności wykraczały poza realizowany budŝet roczny. Dotyczyło to zamówień: na ochronę osób, mienia i posesji Prokuratury i części prokuratur rejonowych, na dostawę wkładów drukujących do drukarek, kserokopiarek i faksów oraz na dostawę materiałów biurowych, z terminem realizacji od r. do r., na świadczenie usług w zakresie sprzątania obiektów i posesji Prokuratur (Okręgowej i Rejonowych), z terminem od r. do r. Cezary Kamiński zajmujący stanowisko Prokuratora Okręgowego do r. podał m.in., Ŝe zawierając umowy na realizację zamówień o takim charakterze kierował się dotychczasowymi zwyczajami w tym zakresie, a otrzymywane w poszczególnych latach środki finansowe zapewniały terminowe wykonanie zadań. Działania takie zapobiegały wzrostowi kosztów, bowiem w umowach były ceny z roku ich zawierania, bez moŝliwości ich waloryzacji. Natomiast na naradzie pokontrolnej Pan Prokurator podał do protokółu, Ŝe juŝ w czasie tej kontroli przeprowadzone zastały zamówienia publiczne na dostawę paliw płynnych i sprzątanie, których termin realizacji wyznaczono tylko do końca 2009 r. i takie postępowanie przyjęto do obecnej praktyki. 3. Prokurator Okręgowy wprowadził politykę rachunkowości, o której mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 4 obejmującą, poza zasadami, m.in. system przetwarzania i ochrony danych (wg uŝytkowanych programów komputerowych), zakładowy plan kont oraz szereg instrukcji dotyczących sporządzania i obiegu dowodów finansowo księgowych. Wprowadzony system rachunkowości i kontroli finansowej spełniał warunki 4 Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.

4 4 wynikające głównie z ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 5 i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych 6. Kontrola ksiąg rachunkowych prowadzonych w programie komputerowym ( Finanse Księgowość OrCom+ ) w zakresie poprawności formalnej dowodów i zapisów księgowych oraz wiarygodności wykazała jednak uchybienia, m.in.: W 32 przypadkach (18,4%) uniemoŝliwiał poprawne ewidencjonowanie dokumentów księgowych, w których data operacji gospodarczej była inna niŝ data wystawienia dokumentu, tj. wprowadzenie obu tych dat. Nie spełniał on wymagań określonych w art. 23 ust. 2 pkt. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. W 51 przypadkach (0,1%) zapisy księgowe nie były kompletne, z uwagi na brak opisu operacji gospodarczej, stosownie do art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości, mimo iŝ dowody będące podstawą księgowania zawierały opisy operacji gospodarczej (art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W dwóch przypadkach (1,1%) faktury w kwocie 14,3 tys. zł, wystawione w dniu r. a dotyczące operacji gospodarczej z r., błędnie zakwalifikowano do wydatków marca. Według wyjaśnień głównego księgowego Prokuratury były one wynikiem pomyłek w księgowaniu, a wykonane operacje księgowe znalazły swoje odzwierciedlenie w sporządzonych sprawozdaniach finansowych i nie miały wpływu na dane zawarte w tych sprawozdaniach. 4. Prokuratura przeprowadziła inwentaryzację okresową (stan na r.) wymaganą przez art. 26 ustawy o rachunkowości. W jej wyniku m.in. potwierdzono stan środków pienięŝnych znajdujących się na rachunkach bankowych, komisyjnie spisano z natury stan gotówki w kasie, uzyskano od części kontrahentów pisemne informacje o stanie naleŝności oraz porównano zapisy z dokumentacji finansowo księgowej ze stanem rzeczywistym. Kontrola wykazała, Ŝe nie ze wszystkimi kontrahentami uzgodniono salda zobowiązań na koncie 201 strona Ma, na kwotę 200,3 tys. zł. Jak wynika z wyjaśnień głównego księgowego Prokuratury, część kontrahentów dokonała takich uzgodnień w IV kwartale 2008 r. 5 Dz. U. Nr 249, poz ze zm. 6 Dz. U. Nr 142, poz ze zm.

5 5 z zachowaniem terminu określonego w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, natomiast kwota 70,1 tys. zł dotyczyła rozliczeń z osobami fizycznymi świadczącymi usługi w związku z prowadzonymi postępowaniami prokuratorskimi (biegli, tłumacze, kuratorzy, adwokaci, mediatorzy), które to osoby w zdecydowanej części nie prowadziły ksiąg rachunkowych, co powodowało, Ŝe uzgodnienie z nimi sald nie było niemoŝliwe. Poza uzgodnieniami sald zobowiązań z kontrahentami, którzy nadesłali je do Prokuratury, dokonano weryfikacji pozostałych zapisów kwot ujętych na ww. koncie poprzez wydruki zobowiązań z programu finansowo - księgowego i ich porównanie z dokumentacją źródłową, które dołączono do sprawozdań (za grudzień 2008 r.). Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Publikowanie zawiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty we wszystkich formach wymaganych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Zawieranie umów o świadczenie usług i na dostawy na okresy nie przekraczające roku budŝetowego (poza ustawowymi wyjątkami). 3. Dostosowanie księgowego programu komputerowego do wymogów określonych w ustawie o rachunkowości. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Prokuratora, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn nie podjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora NajwyŜszej Izby Kontroli Delegatury w Olsztynie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie zawartych w tym wystąpieniu ocen, uwag i wniosków. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Z powaŝaniem