Pan Jan Wawrzyniak Dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Berlinie Kurfürstedamm Berlin

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji ul. Filtrowa 57, Warszawa tel./fax. (22) Skrzynka pocztowa Nr P-14 Warszawa, 02 grudnia 2008 r. P/08/047 KGP/ /08 Pan Jan Wawrzyniak Dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Berlinie Kurfürstedamm Berlin WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 (zwanej dalej ustawą o NIK), NajwyŜsza Izba Kontroli 2, skontrolowała działalność Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Berlinie 3 w latach 2006 I połowa W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 listopada 2006 r., NajwyŜsza Izba Kontroli Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia realizację działań promocyjnych POIT w badanym okresie, pomimo stwierdzonych uchybień. W okresie objętym kontrolą przyjechało z Niemiec do Polski (według szacunkowych danych Instytutu Turystyki) tys. turystów w 2006 r., tys. w 2007 r. oraz tys. w ciągu III kwartałów 2008 r. Były to ilości znaczące, biorąc 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 23, poz Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji 3 dalej POIT lub Ośrodek.

2 pod uwagę fakt, Ŝe oszacowane, łączne liczby turystów przyjeŝdŝających do Polski w tych okresach wynosiły odpowiednio tys., tys. oraz tys. osób. 1. Wydatki na promocję wyniosły w 2006 r. 701,8 tys. euro, a w 2007 r. 743,5 tys. euro. Na 2008 r. zaplanowano wydatkowanie 701,4 tys. euro, to jest mniej o 5,6 % w stosunku do wykonania roku Związane to było ze zmianą decyzji planistycznych co do doboru form i metod działań promocyjnych. Ocena celowości tych zmian moŝliwa będzie jednak dopiero po zakończeniu roku. Przedstawione powyŝej wydatki na promocje wykonane zostały w wielkościach planowanych, za wyjątkiem I półrocza 2008 r., w którym wydatkowano tylko 33,3 % zaplanowanych kwot (233 tys. euro z 701,4 tys. euro). Zdaniem Dyrektora Ośrodka w sakli całego 2008 r. nastąpi jednak pełna realizacja zaplanowanych zadań rzeczowych. NIK pozytywnie odnotowuje fakt, Ŝe w strukturze łącznych wydatków Ośrodka kwoty przeznaczane na realizację przedsięwzięć promocyjnych stanowiły przewaŝającą część, to jest 65,8 % w 2006 r., 70 % w 2007 r. oraz 66,2 % w planie na rok Podstawowe formy promocji turystycznej Polski realizowane przez Ośrodek to targi i wystawy, których łącznie zorganizowano 19 w 2006 r., 15 w 2007 r. oraz 6 w I półroczu 2008 r. Wydatki na te imprezy wyniosły w 2006 r. 194 tys. euro, w 2007 r. 191 tys. euro, natomiast w I półroczu 2008 r. 82 tys. euro. Istotną rolę spełniała teŝ promocja w mediach niemieckich, w postaci reklam zamieszczanych w prasie konsumenckiej oraz emitowanych (niekiedy wielokrotnie) w telewizji i rozgłośniach radiowych. Ogółem zamieszczono lub wyemitowano 58 reklam w 2006 r. za kwotę 55 tys. euro, 30 w 2007 r. wydatkując 201 tys. euro oraz 7 w I półroczu 2008 r., przeznaczając na ten cel 32 tys. euro. 2. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie z punktu widzenia celowości ocenia przyjęte przez Ośrodek zasady promowania polskiej turystyki na rynku niemieckim. Polegały one m.in. na: wykorzystywaniu badań marketingowych, dotyczących potrzeb potencjalnego konsumenta usług turystycznych do określania celów działalności promocyjnej. Przykładowo w 2007 r. cele bezpośrednie opierały się na załoŝeniu, Ŝe Polska jest krajem stosunkowo dobrze znanym turystom niemieckim, którzy w większości przypadków odwiedzali nasz kraj wielokrotnie. Badania marketingowe wskazały jednak potrzebę przyjęcia w odniesieniu do segmentu tzw. młodych turystów, jako najwaŝniejszego podzadania, promocję turystyki 2

3 miejskiej i kulturowej oraz konieczność promowania pobytów w miastach ukierunkowanych na rozrywkę, zwiedzanie i edukację; prowadzeniu strony internetowej Ośrodka ( jako efektywnego narzędzia udostępniania i rozpowszechniania informacji o atrakcjach turystycznych Polski, a takŝe informacji praktycznych dla osób planujących podróŝ do Polski. Portal ten pozycjonuje się na trzecim miejscu w niemieckiej wersji wyszukiwarki Google (przy wyborze hasła Polen ); udziale Ośrodka w tworzeniu i dostarczaniu do systemu ISIT 4, przy współpracy z samorządami oraz przedsiębiorcami turystycznymi i ich zrzeszeniami, informacji o aktualnych wydarzeniach i atrakcjach turystycznych Polski (News), artykułów własnych o miastach i regionach, newslettera dla branŝy turystycznej i biuletynu dla mediów oraz praktycznych informacji dotyczących przejazdu, pobytu i podstawowych przepisów prawnych; współpracy Ośrodka z przedstawicielstwami polskimi w róŝnorodnych formach, od stałego zaopatrywania przedstawicielstw w materiały promocyjne oraz organizowania stoisk promocji turystycznej na najwaŝniejszych imprezach przeprowadzanych przez te placówki dla publiczności niemieckiej, do przejmowania roli współorganizatora Polskiego Wieczoru w Parlamencie Północnej Nadrenii-Westfalii w Düsseldorfie (listopad 2008) lub Tygodnia Polskiego w Bremie (październik 2008). NIK pozytywnie ocenia równieŝ fakt, Ŝe Ośrodek umoŝliwia odbywanie obowiązkowych praktyk zawodowych uczniom, studentom i słuchaczom niemieckich szkół oraz placówek dokształcania zawodowego. Ponadto Dyrektor Ośrodka jest członkiem Zespołu ds. Promocji przy Ambasadorze RP i członkiem polskoniemieckiego komitetu ds. przygotowania promocji Polski w ramach Roku Chopinowskiego. 3. Na wydatki o charakterze administracyjnym, związane z utrzymaniem siedziby i wynagrodzeniami personelu Ośrodka, przeznaczono zgodnie z ustalonymi planami 364 tys. euro w 2006 r., 316 tys. euro w 2007 r. oraz 156 tys euro w I półroczu 2008 r. (40 % planu rocznego). W zakresie realizacji wydatków nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień. Dotyczy to zarówno wydatków bieŝących, jak i udzielania zamówień publicznych (skontrolowano szczegółowo 3 takie zamówienia udzielone w I półroczu 2008 roku). Na podstawie kontroli dokumentów księgowych za II kwartał 2008 r. ustalono, Ŝe Pan Dyrektor prawidłowo wywiązywał się z obowiązku opisywania zgodnie 4 System Informacji Turystycznej i Promocji Polski 3

4 z obowiązującymi procedurami 5 dokumentów finansowych i przekazywania ich do Biura Organizacyjno-Finansowego POT. 4. Stwierdzone w toku kontroli uchybienia polegały na tym, Ŝe: Projekty planów finansowych Ośrodka i ich korekty sporządzano niezgodnie z obowiązującymi w POT procedurami. 6 Projekty planów finansowych jedynie w podgrupie informacja turystyczna zawierały uszczegółowienie wydatków na ten cel, bez kalkulacji innych kosztów działalności promocyjnej. TakŜe projekty planów działalności promocyjnej na lata zawierały jedynie ogólne sumy wydatków na poszczególne zadania i ich podsumowanie. Nie wyczerpywało to obowiązku dołączenia do projektu planu finansowego kalkulacji planowanych wydatków 7. NIK zwraca uwagę, Ŝe przepis wewnętrzny w tej sprawie nie pozostawia wątpliwości, iŝ robocze uzgodnienia z POT w tym zakresie nie zastępują obowiązku przedstawienia kalkulacji kosztów wszystkich grup wydatków promocyjnych, na które z reguły składają się róŝne elementy kosztów, a tylko wyjątkowo mogą być one jednorodne (np. opłaty za reklamę w mediach). Nie zachowano spójności układu tabel w formularzu sprawozdania kwartalnego z działalności promocyjnej z układem tabel planu tej działalności. Nie sprzyja to przejrzystości sporządzanych sprawozdań i moŝe utrudniać dokonywanie bieŝącej oceny realizowanych zadań promocyjnych. Nie zachowano równieŝ spójności sposobu prezentacji danych finansowych w sprawozdawczości finansowej ze sprawozdawczością merytoryczną z działalności promocyjnej (kwartalną i roczną, sporządzaną w układzie rzeczowo-finansowym). W ocenie NIK moŝe to mieć negatywny wpływ na moŝliwość bieŝącej oceny wykorzystania środków pochodzących ze środków dotacji budŝetowych. W sprawozdaniach kwartalnych z działalności merytorycznej w roku 2006 pełna zgodność występowała tylko w zakresie wydatków na informację turystyczną, a w roku 2007 na badania marketingowe i składki członkowskie. Pozostałe wydatki promocyjne ujmowane w sprawozdaniach z działalności merytorycznej, po podsumowaniu całego roku, znacznie odbiegały od analogicznych danych prezentowanych nie 5 Stosownie do pisma Prezesa POT z dnia r. i Decyzji nr 9/03 Prezesa POT z dnia r. w sprawie zasad obiegu dokumentów księgowych w POT (straciła moc z dniem r.), a obecnie Decyzji Nr 5/2008 Prezesa POT z r. w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania dokumentów finansowo-księgowych w POT. 6 Załączniki do decyzji nr 5/02 Prezesa POT z r. zmieniającej decyzję nr 11 Prezesa POT z r. w sprawie zasad sporządzania planów finansowych POIT-ów za granicą oraz do decyzji nr 4/07 Prezesa POT z r. zmieniającej decyzję nr 5 w powyŝszej sprawie wraz z aneksem nr 1/08 z dnia r. do decyzji nr 4/07 Prezesa POT. 7 Określonego w punkcie 7 Załącznika nr 1 do Decyzji nr 4/07 Prezesa Polskiej Organizacji Turystycznej z dnia r. z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2007 r., wraz z aneksem z dnia r. w sprawie zasad sporządzania planów finansowych Polskich Ośrodków Informacji Turystycznej za granicą. 4

5 tylko w sprawozdaniach z rocznego wykonania planu finansowego, ale takŝe od danych przedstawionych w rocznym sprawozdaniu z wykonania działalności merytorycznej. RóŜnice te nie były w Ŝaden sposób omówione. Przykładowo, w sprawozdaniu finansowym za rok 2006 wykazano (na podstawie dowodów finansowych) koszty poniesione na działalność promocyjną ogółem w kwocie ,5 euro, podczas gdy według rocznego sprawozdania merytorycznego wydatki ogółem wyniosły ,36 euro. Ogólna wartość tych wydatków w sprawozdaniu z działalności merytorycznej była więc o ,26 euro niŝsza niŝ kwota wykazana w rocznym sprawozdaniu finansowym. Podobnie w sprawozdaniu finansowym za rok 2007 wykazano (na podstawie dowodów finansowych) koszty poniesione na działalność promocyjną w wysokości ,85 euro, podczas gdy w sprawozdaniu merytorycznym tylko ,91 euro, a więc o ,94 euro mniej. Niezgodności danych finansowych w sprawozdawczości kwartalnej z działalności promocyjnej w porównaniu z danymi zawartymi w sprawozdawczości rocznej z tej działalności polegały na wykazaniu w 2006 r., w rocznym sprawozdaniu merytorycznym, wydatków ogółem w wysokości ,91 euro, podczas gdy zsumowana kwota wynikająca ze sprawozdań kwartalnych wyniosła ,92 euro. Niezgodność taka pojawiła się równieŝ w roku Biorąc pod uwagę powyŝsze oceny i uwagi, na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli przedstawia następujące wnioski: 1) Przygotowywanie i przedstawianie POT kalkulacji wszystkich grup wydatków na działalność promocyjną w ramach projektów planów finansowych Ośrodka. 2) Zapewnienie zgodności danych finansowych dotyczących wydatków na promocję, prezentowanych w róŝnych sprawozdaniach, a w przypadku nie dających się uniknąć rozbieŝności, dokonywanie ich omówienia w rocznych sprawozdaniach z działalności merytorycznej. 3) Pełną realizację zadań rzeczowych POIT, określonych w zatwierdzonym planie działalności promocyjnej na 2008 rok. NajwyŜsza Izba Kontroli Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pana Dyrektora o nadesłanie, w terminie 21 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub o przyczynach niepodjęcia tych działań. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Dyrektorowi prawo 5

6 zgłoszenia do dyrektora Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji NIK umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków, zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, termin nadesłania informacji, o której wyŝej mowa, liczy się stosownie do art. 62 ust. 2 ustawy o NIK od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie powyŝszych zastrzeŝeń. (-) Andrzej Otrębski Dyrektor Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji 6