INFORMACJA NA TEMAT PRYWATNOŚCI DANYCH DLA KANDYDATÓW

Transkrypt

1 INFORMACJA NA TEMAT PRYWATNOŚCI DANYCH DLA KANDYDATÓW Wagn Service Ostróda Sp. z.. (dalej Spółka" lub WSO"), z siedzibą w Ostródzie, , ul. 11-g Listpada 26, strda@wsstrda.eu, jak administratr danych sbwych kładzie szczególny nacisk na chrnę danych sbwych. W związku z tym, że dane sbwe przetwarzane są już w prcesie rekrutacji a także - w przypadku pzytywneg zakńczenia prcesu rekrutacji, zwieńczneg nawiązaniem stsunku pracy ze Spółką - będą przetwarzane w kntynuwanym stsunku prawym ze Spółką, Spółka niniejszym wręcz Panu niniejszą Infrmacje na temat Prywatnści Kandydatów (dalej Infrmacja ). Niniejsza Infrmacja jest przeznaczna dla kandydatów na stanwiska pracy a także - w przypadku pzytywneg zakńczenia prcesu rekrutacji, zwieńczneg nawiązaniem stsunku prawneg ze Spółką - będzie miała zastswanie d pracwników Spółki (zatrudninych w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy), sób wskazanych przez pracwników jak dbircy świadczeń przez nich pbieranych, przedstawicieli, kntrahentów i zlecenibirców a także innych sób trzecich świadczących usługi dla Spółki lub na jej rzecz (łącznie w niniejszej Infrmacji dalej zwanych pracwnikami ). Niniejsza Infrmacja wyjaśnia prawa przysługujące pracwnikm w dniesieniu d spsbu grmadzenia i wykrzystywania ich danych sbwych a także przekazuje niezbędne wiadmści na temat celów i warunków przetwarzania ich danych sbwych. 1 Jakie infrmacje sbwe Tbie mżemy grmadzić? Spółka grmadzi dane sbwe na Twój temat zarówn przed nawiązaniem stsunku pracy jak i w trakcie jeg trwania, m.in. za pśrednictwem technlgii i systemów Spółki za każdym razem kiedy z nich krzystasz a także - ile jest t zgdne z prawem - d sób trzecich w trakcie prwadznej przez nas działalnści gspdarczej. Zebrane na Twój temat infrmacje sbwe mgą bejmwać: materiały związane z prcesem rekrutacyjnym; pisemne ferty zatrudnienia; wszelkie szczegółwe infrmacje dtyczące zawartych z Tbą umów, służbwą krespndencję z Tbą lub na Twój temat; szczegółwe infrmacje na temat wynagrdzenia i innych świadczeń, frmularze dtyczące świadczeń raz infrmacje dtyczące ceny wyników pracy (tzw. ewaluacji). Wyżej wymienine dkumenty mgą zawierać m.in. Twje imię i nazwisk, pprzednie nazwiska (w tym nazwisk panieńskie, liczbę dzieci na utrzymaniu, liczbę sób w gspdarstwie dmwym; infrmacje sbiste na temat człnków Twjej rdziny w tym dane dtyczące dzieci); dane kntaktwe w tym adres zamieszkania i pprzednie adresy, numery telefnu, adresy ; PESEL), NIP, serię i numer dwdu sbisteg lub prawa jazdy; histrię zatrudnienia; datę urdzenia; rezydencję pdatkwą, bywatelstw, nr paszprtu lub wizy; płeć; dane kntaktwe w sytuacjach awaryjnych; stan cywilny, infrmacje na temat rachunku bankweg (w tym numer rachunku, numer karty kredytwej lub debetwej); życirys (CV); infrmacje na temat specjalistycznych umiejętnści zawdwych; infrmacje na temat wykształcenia; histrię zatrudnienia; infrmacje na temat stypendiów; infrmacje dtyczące urlpów; infrmacje dtyczące ubezpieczenia zdrwtneg (w tym nr plisy ubezpieczenia zdrwtneg lub nr identyfikacyjny abnamentu); przynależnść d związków zawdwych; infrmacje służbie wjskwej; wyznanie (ptrzebne d celów naliczania wynagrdzenia w Strna 1 z 7

2 Niemczech - zastswanie tylk d pracwników w spółkach niemieckich), wyskść zajęć egzekucyjnych dprwadzanych d wynagrdzenia; infrmacje na temat stanu zdrwia (w tym infrmacje na temat niepełnsprawnści i wszelkich czynnści dstswawczych wymaganych w wyniku pwyższeg), wyniki prduktywnści a także akta dtyczące śrdków dyscyplinarnych. Mżemy rejestrwać Twój wizerunek, w tym pprzez kamery mnitringu wizyjneg (CCTV), metadane z krespndencji elektrnicznej lub ftgrafie w celu wydawania kart dstępu lub w innych celach związanych z bezpieczeństwem lub zachwaniem zgdnści z przepisami (w tym dane bimetryczne wykrzystywane na ptrzeby elastyczneg systemu pracy w Austrii i Niemczech). Pwyższe infrmacje będą przechwywane w frmie elektrnicznej i/lub w frmie wydruków. 2 DLACZEGO przetwarzamy Twje dane sbwe? Spółka pwłuje kilka pdstaw prawnych, na pdstawie której wykrzystuje i przetwarza dane sbwe na Twój temat. W szczególnści przetwarzanie danych jest niezbędne w związku z: uzasadninym interesem prawnym Spółki, takim jak nawiązanie stsunku pmiędzy Tbą a Spółką a następnie zarządzaniem nim, a także w związanych z pwyższym celach kadrw-administracyjnych, takich jak: prcesy związane z działalnścią gspdarczą, takie jak prwadzenie dkumentacji działalnści gspdarczej i innej ustaww wymaganej dkumentacji, analizy zarządzania, audyty, prgnzy, planwanie, transakcje, ciągłść działalnści gspdarczej raz zapbieganie ryzykm związanym z zatrudnieniem; bezpieczeństw miejsca pracy, bezpieczeństw śrdków trwałych, pracwników raz danych sbwych pracwników i klientów, w tym mnitring w zakresie pisanym pniżej; realizacja nadzwyczajnych transakcji, takich jak płączenia i przejęcia, zbycie przedsiębirstwa lub jeg zrganizwanej części raz zawarcie przumień typu jint venture; prgramy i zasady plityki w zakresie szkleń i rzwju zawdweg, ewaluacji wyników pracy, nagród, planwania i rganizacji; zasady annimweg zgłaszania nieprawidłwści (tzw. whistleblwing) i zakazu działań dwetwych (tzw. anti-relatiatin plicy); bsługa umów pracę i innych rdzajów umów, w tym kwestii rekrutacji i zmian stanwiska pracy raz wewnętrznych przesunięć kadrwych, kwestii kadrwych, administracyjnych i płacwych; zachwanie zgdnści z przepisami prawa raz wypełnianie nałżnych na Spółkę na mcy bwiązujących przepisów bwiązków, w tym wymgów księgwych i pdatkwych raz w zakresie ubezpieczenia spłeczneg i zapatrzenia emerytalneg pracwników; Strna 2 z 7

3 wyknywanie praw i bwiązków z zakresu prawa pracy; w dnśnych przypadkach, na pdstawie Twjej zgdy (np. udział w dbrwlnych prgramach lub świadczenia realizwane według Twjej dyspzycji), którą mżesz w dwlnej chwili wycfać kntaktując się z Zespłem Prjektwym ds. RODO na adres wy: gdpr@gatx.eu, bez wpływu na zgdnść z prawem przetwarzania, któreg dknan na pdstawie zgdy przed jej cfnięciem. W niektórych sytuacjach pdanie przez Ciebie danych sbwych mże być niezbędne w celu umżliwienia nam wypełnienia naszych ustawwych bwiązków i prawidłwej bsługi Twjej umwy pracę. W niektórych przypadkach mże t znaczać, że nie będziemy mgli dalej Cię zatrudniać na jakiejklwiek pdstawie, pnieważ Spółka nie będzie dyspnwać danymi sbwymi, które w naszym przeknaniu są niezbędne w celu efektywneg i skuteczneg administrwania i zarządzania wiążącym nas stsunkiem prawnym. W sytuacjach, w których pdanie infrmacji sbwych jest bwiązkwe, będziemy tym infrmwać w chwili zebrania danych. Tak sam wskażemy ewentualne dane, których pdanie będzie wymagane na pdstawie dnśnej umwy lub przepisów ustawy. Odmwa pdania teg typu bwiązkwych danych uniemżliwi nam wyknanie pewnych czynnści kadrwych. 3 Aktualizacja Twich danych sbwych Spółka będzie przechwywać na Twój temat dane sbwe wyłącznie w zakresie kniecznym na ptrzeby realizacji pwyżej wskazanych celów i pdejmie wszelkie zasadne czynnści w celu zapewnienia ich aktualnści i prawidłwści. Okresw mżemy Cię pprsić przejrzenie i zaktualizwane przechwywanych przez nas danych sbwych. Twje dane sbwe będziemy przechwywać wyłącznie tak dług, jak będzie t stswne w związku z łączącym Cię ze spółką stsunkiem prawnym lub tak dług, jak będzie t niezbędne w świetle nałżneg na nas bwiązku prawneg lub na ptrzeby realizacji ww. celów. Aby umżliwić nam przechwywanie Twich aktualnych danych sbwych, musisz nas infrmwać wszelkich zmianach przechwywanych przez nas Twich danych sbwych, takich jak imię i nazwisk, adres, dane kntaktwe, PESEL, seria i numer dwdu sbisteg, NIP, seria i numer prawa jazdy, infrmacje dtyczące Twjeg rachunku bankweg, stanu cywilneg, liczby dzieci, wyznania (statnie tylk w Niemczech). 4 Udstępnianie Twich danych sbwych W niektórych sytuacjach mżemy musieć udstępnić Twje dane sbwe innym spółkm z grupy GATX i sbm trzecim. Udstępnimy je wyłącznie jeżeli będzie t knieczne w związku z uzasadninymi celami gspdarczymi. Na przykład Twje dane sbwe mgą zstać przesłane następującym pdmitm z następujących pwdów: innym spółkm z grupy GATX realizującym usługi wspólne w zakresie kadrwym na rzecz pzstałych spółek z grupy GATX, na ptrzeby zarządzania zasbami ludzkimi; Strna 3 z 7

4 zewnętrznym usługdawcm na ptrzeby bsługi świadczeń realizwanych w naszym imieniu; naszym dradcm i ubezpieczycielm; właściwym rganm publicznym i państwwym w zakresie wymaganym przepisami pdatkwymi, dtyczącym ubezpieczeń spłecznych, itp.; starannie wybranym usługdawcm, świadczącym usługi związane z naszą działalnścią, na pdstawie zawartej z nami umwy, takim jak pdmity przetwarzające dane pracwników, dane dtyczące wynagrdzeń, wydatków, bsługujące system annimweg zgłaszania nieprawidłwści (whistleblwing) a także inne infrmacje związane z wynagrdzeniami i ubezpieczeniami. Ww. usługdawcy będą starannie selekcjnwani a następnie umwnie zbwiązywani d wprwadzenia dpwiednich zabezpieczeń (takich jak zastswanie dpwiednich śrdków w celu chrny pufnści i bezpieczeństwa danych sbwych) w zakresie wymaganym dnśnymi przepisami dtyczącymi chrny danych; ewentualnym nwym (lub przyszłym) właścicielm w przypadku zmiany (lub spdziewanej zmiany) w strukturze własnściwej GATX lub jednstek gspdarczych lub działów w ramach GATX, w których pracujesz; lub pdmitm zewnętrznym zgdnie z wymgami prawa lub prcesów prawnych, zaś w innych przypadkach - w zakresie w jakim uzyskamy na t Twją zgdę. Twje dane sbwe będą przekazywane d spółek z grupy GATX prwadzących działalnść w krajach pza Eurpejskim Obszarem Gspdarczym ( EOG ), w tym między innymi d USA. Pnadt, pdmity realizujące usługi na rzecz GATX, którym będziemy udstępniać dane sbwe, mgą mieć siedzibę pza EOG. Przepisy prawa krajów spza EOG mgą nie regulwać bszaru chrny danych, alb mgą być mniej surwe niż przepisy bwiązujące w krajach EOG. W każdym z pwyższych przypadków, Spółka zastsuje dpwiednie śrdki umwne (takie jak standardwe klauzule umwne dtyczące danych sbwych, których egzemplarz mżesz uzyskać kntaktując się z Zespłem Prjektwym ds. RODO na adres wy: gdpr@gatx.eu aby zapewnić, że dnśne spółki z grypy GATX a także pdmity trzecie spza EOG zapewnią adekwatny pzim chrny Twich danych sbwych zgdnie z treścią niniejszej Infrmacji i w zakresie wymaganym dnśnymi przepisami prawa krajweg. Przekazywanie danych d USA Twje dane sbwe (w tym imię i nazwisk pracwnika, jeg służbwa funkcja, seria i numer dkumentu tżsamści, infrmacje kntaktwe, infrmacje na temat stanwiska pracy, wynagrdzenia i innych świadczeń) zstaną przekazane GATX Crpratin z siedzibą w USA na pdstawie standardwych klauzul umwnych dtyczących chrny danych w następujących celach: bliczanie średniej wynagrdzeń pracwniczych dla grupy spółek GATX na ptrzeby wypełnienia przez GATX Crpratin bwiązków sprawzdawczych wbec rganu nadzru; wyknywanie wewnętrznych czynnści związanych z wynagrdzeniami i kwestiami finanswymi; udział w mtywacyjnych prgramach wynagrdzenia, przeprwadzanie, cena i mnitring wewnętrznych szkleń z zakresu zgdnści z przepisami. Strna 4 z 7

5 Twje dane sbwe będą również przekazane na wypadek krzystania z systemu annimweg zgłaszania nieprawidłwści (whistleblwing) i na ptrzeby prgramu zakazująceg działań dwetwych, które są bsługiwany przez zewnętrzny pdmit świadczący tę usługę. W przypadku jeżeli usługdawca ma siedzibę pza EOG, GATX gwarantuje, że przekazane danych sbwych dbędzie się przy zachwaniu dpwiednich zabezpieczeń i zgdnie z wymgami dtyczącymi chrny danych. 5 Twje prawa Masz praw żądania dstępu d danych sbwych dtyczących Twjej sby, ich sprstwania lub usunięcia alb graniczenia ich przetwarzania. Masz praw w dwlnej chwili wycfać udzielną zgdę na przetwarzanie Twich danych sbwych. W przypadkach, w których pwłujemy się na uzasadniny interes prawny c d przetwarzania danych, masz praw wnieść sprzeciw dnśnie d daneg przypadku przetwarzania. W razie zgłszenia sprzeciwu musimy zaprzestać przetwarzania danych, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadninych pdstaw przetwarzania, nadrzędnych wbec Twich interesów, praw i wlnści, lub jeżeli przetwarzanie Twich danych jest wymagane na ptrzeby ustalenia, dchdzenia lub brny rszczeń. W przypadku, w którym pwłujemy się na uzasadniny interes prawny jak pdstawę przetwarzania, uważamy, że jesteśmy w stanie wykazać istnienie ważnych prawnie uzasadninych pdstaw, jednakże każdy przypadek rzpatrzymy indywidualnie. Osby dpwiedzialne za rekrutację, a później w przypadku pzytywnie zakńcznej rekrutacji - Twój Przełżny będzie w stanie Ci wyjaśnić jak t zrbić. Odpwiemy na Twój wnisek zgdnie z dnśnymi przepisami chrny danych. W granicznych przypadkach, Spółka mże dmówić udstępnienia infrmacji zgdnie z krajwymi przepisami prawa. Jeżeli p zapznaniu się z danymi sbwymi, jakie zgrmadziliśmy na Twój temat uznasz, że są nieprawidłwe lub będziesz mieć inneg rdzaju wątpliwści, mżesz zażądać zmiany, usunięcia lub graniczenia tych danych zgdnie z dnśnymi przepisami. Masz również praw wnieść skargę d właściweg rganu nadzru chrny danych w przypadku jeżeli w stsunku d Twich danych sbwych naruszymy dnśne przepisy. W przypadkach, w których pdstawą prawną przetwarzania danych jest wyrażna przez Ciebie zgda lub kniecznść przetwarzania danych w celu wyknania umwy, której jesteś strną, masz praw trzymać wszystkie dtyczące Ciebie dane sbwe, które przekazałeś Spółce w ustrukturyzwanym, pwszechnie używanym i nadającym się d dczytu maszynweg frmacie, raz zbwiązać nas d przekazania ich innemu administratrwi w miarę technicznych mżliwści 6 Mnitring Systemy Spółki umżliwiają mnitrwanie rzmów telefnicznych, krespndencji mailwej, pczty głswej, internetu raz inneg rdzaju kanałów łącznści. Spółka zastrzega praw przechwytywania, utrwalania i mnitrwania spsbu, w jaki krzystasz z systemów i sieci teleinfrmatycznych Spółki bez uprzedzenia. Przechwytywanie, utrwalanie i mnitrwanie kmunikacji ma na celu chrnę interesów Spółki, np. kntrli jakści, bezpieczeństwa Strna 5 z 7

6 systemów łącznści i teleinfrmatycznych, chrny infrmacji pufnych Spółki raz jej uzasadninych interesów gspdarczych, wymgów w zakresie prwadzenia ewidencji i zabezpieczenia materiałów dwdwych, wykrywania i zapbiegania działaniu na szkdę Spółki, działań niezgdnych z prawem lub przestępstw psplitych, a także ma pmóc Spółce w zapewnieniu zgdnści z dpwiednimi wymgami prawnymi. Przechwytywanie, utrwalanie i mnitrwanie kmunikacji będzie dknywane wyłącznie w zakresie dzwlnym lub wymaganym prawem raz kniecznym i uzasadninym w świetle celów gspdarczych Spółki. W niektórych przypadkach mżemy przechwywać i przetwarzać Twje dane sbwe w elektrnicznie sterwanej bazie danych. Infrmacje na Twój temat mgą również mgą być ujawnine władzm samrządwym/urzędm publicznym, naszym dradcm prawnym i knsultantm, przyszłemu pracdawcy, Plicji raz właściwemu sądwi jeżeli będzie t wymagane zgdnie z prawem. 7 Zabezpieczanie danych sbwych Stsujemy dpwiednie śrdki w celu zapewnienia bezpieczeństwa i pufnści danych sbwych na Twój temat a także graniczenia dstępu d tych infrmacji w celu chrny ww. danych sbwych przed zniszczeniem, ingerencją, niewłaściwym wykrzystaniem, niedzwlnym dstępem, ujawnieniem, mdyfikacją lub zniszczeniem. 8 Przechwywanie danych sbwych Spółka pdejmuje starania w celu zapewnienia przechwywania jak najbardziej aktualnych danych sbwych, a także usuwania danych nieisttnych lub w nadmiernym zakresie, a także ich annimizacji tak szybk jak t praktycznie mżliwe. Ogólną zasadą bwiązującą w Spółce jest przechwywanie danych wyłącznie tak dług jak jest t jest wymagane d realizacji celów, dla których ww. dane zstały zebrane przez nas lub pdane przez Ciebie. Zazwyczaj będzie t kres Twjeg zatrudnienia/umwy z nami, pwiększny dpwiedni kres przedawnienia, rzpczynający bieg p Twim dejściu ze Spółki, przy czym w przypadku niektórych danych, takich jak np. infrmacje dtyczące świadczeń emerytalnych, mże mieć zastswanie dłuższy bwiązkwy kres ich przechwywania. Niektóre knkretne typy danych, np. infrmacje pdatkwe, mżemy przechwywać przez inny kres, stswny d dnśnych przepisów prawa. Należy przy tym zaznaczyć, że niektóre dane sbwe mgą być przechwywane przez różne kresy czasu, zgdnie z dnśnymi wymgami prawnymi lub regulacyjnymi raz innymi uzasadninymi interesami gspdarczymi, zgdnie z pstanwieniami Plityki Spółki w zakresie przechwywania danych. Strna 6 z 7

7 9 Zmiany d niniejszej Infrmacji Spółka mże kresw zmieniać treść niniejszej Infrmacji. Każda zmiana lub uzupełnienie będą zamieszczne w wewnętrznej sieci Spółki (intranet) lub przekazane d wiadmści persnelu na piśmie, pcztą elektrniczną lub w inny przyjęty w Spółce spsób. Ptwierdzenie trzymania: Ja, niżej pdpisany, niniejszym ptwierdzam trzymanie w celu zapznania się niniejszej Infrmacji, dnszącej się d i mającej zastswanie zarówn w prcesie rekrutacji, jak i w przypadku pzytywneg zakńczenia prcesu rekrutacji, zwieńczneg nawiązaniem stsunku prawneg ze Spółką - w kntynuwanym stsunku prawym ze Spółką. Miejscwść: Data: Pdpis: Imię i nazwisk kandydata: Jedncześnie wyrażam i ptwierdzam zgdę na przetwarzanie mich danych sbwych przez inne spółki z Grupy spółek GATX, w zależnści d ptrzeb, zgdnie z zakresem i celami wskazanymi w niniejszej Infrmacji, w szczególnści w prcesie rekrutacji, jak i w przypadku pzytywneg zakńczenia prcesu rekrutacji, zwieńczneg nawiązaniem stsunku prawneg ze Spółką - w kntynuwanym stsunku prawym ze Spółką TAK NIE Miejscwść: Data: Pdpis: Imię i nazwisk kandydata: Strna 7 z 7