Procedury finansowe. obowiązujące w Hufcu ZHP Lublin

Transkrypt

1 Procedury finansowe obowiązujące w Hufcu ZHP Lublin

2 1. Finanse drużyny... 3 Przychody... 3 Rozchody Podstawowa składka członkowska Dodatkowe składki członkowskie zadaniowe... 5 Składka członkowska zadaniowa z konta drużyny... 5 Zwrot wpłaty Akcje zarobkowe... 6 Zbiórka publiczna... 6 Akcja zarobkowa na terenie prywatnym... 6 Loterie fantowe Dokumenty księgowe... 8 Co może być dokumentem księgowym?... 8 Jakie dane musi zawierać?... 8 Jak opisać dokument? Zaliczki Rozliczenie Faktury za udział w przedsięwzięciach Finanse podczas HALiZ Wpłaty na HAL i HAZ Historia zmian Procedury opisane w tym dokumencie zostały zatwierdzone decyzją Komendanta i Skarbnika Hufca numer 4/DKiS/2018 z dnia 7 marca 2018 r. Opracowanie: pwd. Małgorzata Góral Skarbnik Hufca ZHP Lublin Na podstawie procedur opracowanych przez pwd. Pawła Kowalczyka. 2

3 1. Finanse drużyny Drużyny, szczepy i inne jednostki organizacyjne przechowują swoje pieniądze na rachunku bankowym Hufca. Każda jednostka posiada własne, wewnętrzne konto drużyny na którym przechowywane są środki finansowe pozostające w dyspozycji jednostki. Stan konta drużyny oraz historię operacji na koncie, szef jednostki może sprawdzić w Internecie na udostępnionym pliku na SharePoincie. W celu uzyskania dostępu należy zwrócić się do Skarbnika Hufca (skarbnik@lublin.zhp.pl). Przychody Stan konta drużyny powiększają: podstawowa składka członkowska za członków drużyny w części należnej drużynie, środki z 1% przekazane dla drużyny za pomocą odpowiedniego celu szczegółowego, wpływy z akcji zarobkowych, do 10% nadwyżki z rozliczenia DSCZ, darowizny. Rozchody Drużynowy może wydatkować środki zgromadzone na koncie w celu realizacji programu swojej drużyny bądź dofinansowań do form szkoleniowych i wypoczynkowych. Każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany (o czym przeczytasz w dalszej części instrukcji). Istnieje możliwość rozliczenia wydatków, które sfinansowaliśmy z własnych pieniędzy lub pobrania zaliczki i późniejszego rozliczenia się z niej. Nie można natomiast opłacić z konta jednostki podstawowej składki członkowskiej. 3

4 2. Podstawowa składka członkowska Podstawowa składka członkowska jest obowiązkowa dla wszystkich członków ZHP z wyjątkiem członków drużyn nieprzetartego szlaku oznaczonych w Ewidencji ZHP jako spełniający kryteria członkostwa w tych jednostkach. Podstawowa składka członkowska jest przeznaczana na działania programowe, koszty funkcjonowania władz oraz składki do międzynarodowych organizacji skautowych. Zgodnie z ideą funkcjonowania stowarzyszeń utrzymywanie stowarzyszenia jest obowiązkiem jego członków. Podstawowa składka członkowska opłacana jest kwartalnie (aktualnie 18 zł/os) bądź za cały rok w góry (aktualnie 72 zł/os). Drużynowy powinien zebrać składkę od wszystkich osób, które w danym kwartale były członkami jego drużyny i wpłacić na konto Hufca o nr do 10 dnia ostatniego miesiąca kwartału. Jednocześnie należy wypełnić grupową listę wpłat na udostępnionym pliku online na SharePoincie (w calu uzyskania dostępu należy skontaktować się ze Skarbnikiem Hufca skarbnik@lublin.zhp.pl). Instruktorzy wpłacają PSC indywidualnie na konto Hufca. Nieopłacenie podstawowej składki członkowskiej w terminie oznacza automatyczną utratę członkostwa w ZHP z mocy zapisów Statutu. Nie ma możliwości przesunięcia ani odwołania takiego działania, jest to skutek natychmiastowy. W przypadku członków władz ZHP nie opłacenie składki w terminie oznacza wygaśnięcie mandatu członka władz. Opłacenie zaległej składki w ciągu 3 miesięcy od upływu terminu przywraca członkostwo w ZHP, ale nie przywraca utraconych mandatów członków władz. 4

5 3. Dodatkowe składki członkowskie zadaniowe Wszystkie wpłaty na przedsięwzięcia organizowane przez ZHP stanowią dodatkową składkę członkowską zadaniową. Dodatkowa składka członkowska zadaniowa jest przeznaczana w całości na pokrycie kosztów uczestnictwa członka naszej organizacji w określonym przedsięwzięciu, np. biwaku drużyny. Aby zacząć zbierać dodatkową składkę należy przedstawić Skarbnikowi Hufca preliminarz składki przesyłając go drogą mailową (skarbnik@lublin.zhp.pl) na 10 dni przed planowanym przedsięwzięciem. W ciągu 5 dni roboczych od zaakceptowania preliminarza wystawiona zostanie decyzja Komendanta i Skarbnika Hufca o wysokości DSCZ. Dopiero po wydaniu decyzji można przekazać informację o wysokości wpłat i rozpocząć ich zbieranie. Składka może być zbierana indywidualnie na podstawowy rachunek bankowy hufca lub grupowo przed szefów jednostek (zalecane w przypadku niewielkich kwot). Szef danej jednostki wpłacając zebrane środki na konto hufca, przesyła jednocześnie do organizatora imprezy (drogą mailową) imienny wykaz osób wraz z wysokością poszczególnych wpłat. Organizator imprezy wypełnia zbiorczy, udostępniony plik na Sharepoincie. W przypadku opłat za nocki szef jednostki po wpłaceniu środków na konto hufca, wypełnia zbiorczy, udostępniony plik na Sharepoincie Tytuł przelewu ma znaczenie! W tytule przelewu na konto Hufca musi znaleźć się zwrot dodatkowa składka członkowska zadaniowa lub skrót DSCZ. To bardzo ważne! Brak tej informacji w tytule może być podstawą do opodatkowania przedsięwzięcia. Osoby wpłacające dodatkową składkę członkowską (np. uczestnicy biwaku od których składkę zbiera drużynowy i wpłaca do Hufca) muszą mieć opłaconą podstawową składkę członkowską oraz być wpisane do systemu Ewidencja ZHP. Składka członkowska zadaniowa z konta drużyny Istnieje możliwość pokrycia kosztu składki zadaniowej za udział harcerzy z drużyny w przedsięwzięciu (np. biwak drużyny, Gra Lubelska) ze środków zgromadzonych na koncie drużyny. Aby to zrobić należy wysłać maila do skarbnika (skarbnik@lublin.zhp.pl), w którego treści umieszcza się następujące dane: wniosek o przeksięgowanie, za co np. udział członków 111 LDH Złotóweczki w Grze Lubelskiej, za kogo lista osób za które przeksięgowujesz środki wraz z kwotą za każdą osobę. Zwrot wpłaty Istnieje możliwość otrzymania zwrotu wpłaty w przypadku rezygnacji uczestnika z danego przedsięwzięcia (o ile organizator nie zastrzegł sobie prawa do bezzwrotnej części lub całości wpłaty). Informacja o ewentualnej wysokości zwrotu jest zawarta w decyzji komendanta i skarbnika hufca dotyczącej danego przedsięwzięcia. Zwrot jest możliwy jedynie na konto bankowe osoby, która wpłacała DSCZ na podstawie wniosku o zwrot wpłaty. Wniosek należy dostarczyć osobiście do biura Komendy Hufca lub przesłać jego skan (z podpisem) na adres mailowy skarbnika hufca (skarbnik@lublin.zhp.pl). 5

6 4. Akcje zarobkowe Akcje zarobkowe mogą być realizowane w trzech formach: zbiórka publiczna zbiórka dobrowolnych darów na określony cel, nie może mieć charakteru wymiany, np. znicz za co łaska ale nie mniej niż 5 zł akcja zarobkowa na terenie prywatnym loteria fantowa Zbiórka publiczna Zbiórką publiczną jest zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscu publicznym na określony, zgodny z prawem cel pozostający w sferze zadań publicznych, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie oraz na cele religijne. Miejsca publiczne to miejsca ogólnie dostępne, a w szczególności ulice, place, parki i cmentarze. Przy organizacji zbiórki wymagane jest zgłoszenie jej do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, a następnie złożenie sprawozdania za zbiórki i jej rozliczenie. Informacje o prowadzonej zbiórce oraz jej wynikach będą dostępne na stronie zbiorki.gov.pl. Aby zorganizować zbiórkę należy przesłać drogą mailową (skarbnik@lublin.zhp.pl) lub złożyć osobiście w biurze Komendy Hufca podpisany Wniosek o zgodę na organizację akcji zarobkowej na minimum 14 dni przed rozpoczęciem zbiórki. Komenda Hufca dokonuje zgłoszenia zbiórki do MSWiA i po ogłoszeniu jej na stronie zbiorki.gov.pl można rozpocząć zbieranie pieniędzy. Podczas zbiórki każda osoba kwestująca musi być wyposażona w identyfikator zawierający imię, nazwisko, numer, nazwę i cel zbiórki publicznej oraz nazwę organizatora (Chorągiew Lubelska Związku Harcerstwa Polskiego). Po zakończeniu zbiórki należy w ciągu 7 dni wpłacić zebrane środki na konto bankowe Hufca oraz dostarczyć podpisany Protokół przeliczenia pieniędzy. Wydatkując pieniądze ze zbiórki każdą z faktur, które zostały z niej sfinansowane należy opisać formułą Sfinansowano ze środków ze zbiórki publicznej numer.. Akcja zarobkowa na terenie prywatnym Akcja zarobkowa nie musi być zgłoszona do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, jeżeli odbywa się w obrębie terenów kościelnych, kaplic oraz w miejscach i okolicznościach zwyczajowo przyjętych w danej okolicy i w sposób tradycyjnie ustalony; wśród grona osób znajomych osobiście przeprowadzających zbiórkę; wśród młodzieży szkolnej na terenach szkolnych, odbywające się na podstawie pozwolenia władz szkolnych; w ramach zbiórek koleżeńskich odbywających się w: lokalu urzędu publicznego na podstawie pozwolenia kierownika urzędu, lub innym zakładzie pracy. Aby zorganizować zbiórkę należy przesłać drogą mailową (skarbnik@lublin.zhp.pl) lub złożyć osobiście w biurze Komendy Hufca podpisany Wniosek o zgodę na organizację akcji zarobkowej na minimum 14 dni przed rozpoczęciem zbiórki. Po zakończeniu 6

7 zbiórki należy w ciągu 7 dni wpłacić zebrane środki na konto bankowe Hufca oraz dostarczyć podpisany Protokół przeliczenia pieniędzy. Loterie fantowe Taka forma zbierania pieniędzy podlega Ustawie o grach hazardowych pomimo społecznego charakteru akcji. Organizując ją należy oszacować wartość przedmiotów wystawianych na loterii: <3785,38 zł -zezwolenie właściwej terenowo Izby Celnej >3785,38 zł - mała loteria fantowa, którą wystarczy zgłosić do dyrektora Izby Celnej na 30 dni przed przeprowadzeniem loterii. Zgłoszenie małej loterii fantowej jest bezpłatne a dochód z niej nie podlega opodatkowaniu (w przypadku tzw. dużej loterii opodatkowanie wynosi 10% wpływów). Przed organizacją akcji zarobkowej w formie loterii na minimum 21 przed skontaktuj się ze skarbnikiem hufca w celu uzyskania szczegółowych informacji. 7

8 5. Dokumenty księgowe Wszystkie koszty naszej działalności muszą być udokumentowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przepisami wewnętrznymi naszej organizacji za pomocą dokumentów księgowych. Oprócz tego, dokumenty muszą zostać opisane przez osobę, która wydatkowała środki oraz zostać zaakceptowane przez Komendanta i Skarbnika Hufca. Dokument księgowy nie może zawierać przekreśleń, poprawień, treść musi być czytelna, wyraźna i zrozumiała. Dokumenty można opłacać gotówką lub kartą płatniczą. Nie ma możliwości płacenia za zakupy służbowe przelewem z prywatnego konta bankowego. Dokumenty opłacone za pomocą przelewu z prywatnego konta nie będą rozliczane. Wyjątek stanowią płatności natychmiastowe: FlixBus i PKP Intercity. Co może być dokumentem księgowym? Dokumentem może być na przykład: Faktura Rachunek Rachunek Kosztów Podróży Bilet w przypadku przejazdów na odległość większą lub równą 50 km Noty wystawione przez Komendę Chorągwi Lubelskiej ZHP lub jeden z hufców Chorągwi Lubelskiej ZHP Polisa ubezpieczeniowa Jakie dane musi zawierać? Faktura Rozliczane faktury muszą spełniać następujące warunki: Nabywca jest określony następującymi danymi: Chorągiew Lubelska ZHP Lublin; ul. Żołnierzy Niepodległej 7 NIP: Posiadać numer oraz datę wystawienia Posiadać dane sprzedawcy - nazwę, pełny adres, numer NIP określenie przedmiotu transakcji towaru lub usługi wraz z ilością, jednostką miary, ceną netto, wartością netto, stawką podatku Należność ogółem wyrażona liczbą Stwierdzenie Zapłacono gotówką, zapłacono kartą lub inne określenie formy płatności. W przypadku kiedy na fakturze zapłaconej gotówką nie określono formy płatności należy poprosić o KP lub napisanie przez sprzedawcę zapłacono gotówką. 8

9 Sprawdź dokument od razu po otrzymaniu Jeżeli dokument zawiera błędy i zwrócisz się z tym do sprzedawcy od razu istnieje duża szansa, że poprawiony dokument otrzymasz od ręki. W przeciwnym razie czekają Cię wielokrotne wycieczki do sprzedawcy celem otrzymania korekty. Bilet Bilet jednorazowy jest dowodem źródłowym jeżeli trasa której dotyczy bilet jest dłuższa niż 50 km. Ponadto: Każdy bilet musi być musi być osobno opisany. Niezależnie od tego, że dla każdego uczestnika mamy identyczny bilet. Bilety odpisujemy i pieczętujemy analogicznie do innych dokumentów księgowych. Na bilecie musi być napisane bilet, a nie paragon fiskalny. Dla przejazdów poniżej 50 km konieczne jest dostarczenie faktury. Rachunek Kosztów Podróży Rachunek Kosztów Podróży jest dokumentem, którym można rozliczyć koszty użycia prywatnego pojazdu do celów służbowych (np. transport sprzętu na potrzeby organizacji imprezy). Za każdy przejechany prywatnym samochodem kilometr zwracana jest zryczałtowana kwota określana decyzją Komendanta i Skarbnika Chorągwi Lubelskiej. Kwota ta musi pokryć wszystkie koszty używania pojazdu. Nie ma potrzeby przedstawiania dodatkowych dokumentów do rozliczenia (np. faktur za paliwo) natomiast konieczne jest dołączenie Ewidencji Przebiegu Pojazdu. Rozliczyć można jedynie jazdy między miejscowościami, w przypadku jazd w obrębie jednej miejscowości nie przysługuje rozliczenie kosztów użycia pojazdu. Na rozliczenie kosztów użycia pojazdu konieczna jest zgoda Skarbnika Hufca i Chorągwi. O zgodę należy zwrócić się drogą mailową, co najmniej 14 dni przed planowanym użyciem samochodu podając: planowaną datę użycia cel trasę dane kierowcy (stopień, imię, nazwisko, przydział służbowy) dane pojazdu (model, markę, pojemność silnika, numer rejestracyjny) Polisa ubezpieczeniowa Polisa ubezpieczeniowa jest dokumentem, który może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach podczas działań wspólnie z członkami innych Hufców (wszyscy członkowie naszego Hufca są ubezpieczeni przez cały rok od następstw nieszczęśliwych wypadków, a instruktorzy ZHP są dodatkowo ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej przez Główną Kwaterę). Polisy odpisujemy i pieczętujemy analogicznie do innych dokumentów księgowych. 9

10 Nota księgowa Nota księgowa jest dokumentem obowiązującym wewnątrz chorągwi. Służy do rozliczeń między hufcami, oraz pomiędzy chorągwią a hufcem. Jak opisać dokument? Wszystkie dokumenty z wyjątkiem Not księgowych z chorągwi oraz Rachunków Kosztów Podróży opisujemy w następujący sposób: Krok 1 pieczątka Z tyłu dokumentu (bądź z przodu o ile jest wystarczająco dużo miejsca) przystawiamy pieczątkę do opisu dokumentów księgowych. Na pieczątce nie uzupełniamy żadnego pola. Krok 2 opis merytoryczny Pod pieczątką osoba, która dokonała zakupu opisuje wydatek, który chce rozliczyć oraz go uzasadnia. Opis powinien odpowiadać na następujące pytania: na co wydano pieniądze? - np. klej, artykuły spożywcze, wyżywienie, wydruk dla kogo? - nazwa drużyny, szczepu, itd w ramach jakich działań? np. biwak drużyny, Gra Lubelska, należy dopisać w jakim terminie odbywa się organizowane przedsięwzięcie na jakie potrzeby, jeżeli nie jest to standardowe użycie zakupionych materiałów? - cytryna do eksperymentów fizycznych, szczoteczka do zębów do czyszczenia sprzętu drużyny z jakich środków sfinansowano? - w przypadku środków z akcji zarobkowych Pod opisem musi znaleźć się podpis osoby dokonującej zakupu. Przykładowe opisy: Zakupiono papier szary na potrzeby Gry Lubelskiej organizowanej w terminie kwietnia. (papier, uczestnicy gry, Gra Lubelska) Wyżywienie dla uczestników biwaku 111 LDH Złotóweczki w Złotym Stoku w terminie luty. (wyżywienie, członkowie drużyny, biwak 111 LDH) W przypadku pojedynczych artykułów należy napisać, co zakupiono. W przypadku wielu różnych artykułów można opisać je jako artykuły spożywcze, gospodarcze, papiernicze. Krok 3 sposób zwrotu pieniędzy W przypadku gdy wydatek nie jest rozliczany za pomocą zaliczki i nie był opłacony przelewem z konta hufca należy na nim wskazać w jaki sposób zwrócono środki osobie, która je wydatkowała. Jeżeli zwrot wydatku następuje w gotówce to osoba, która dokonała wydatku (podpisała się pod opisem merytorycznym) musi w momencie otrzymania zwrotu potwierdzić odbiór gotówki. Jeżeli zwrot wydatku następuje przelewem bankowym faktura musi zostać 10

11 opisana stwierdzeniem Proszę o zwrot na prywatny rachunek bankowy numer.. Pod tym stwierdzeniem musi znaleźć się podpis osoby, która dokonała wydatku (podpisała się pod opisem merytorycznym). W celu realizacji powyższych stwierdzeń przystawiamy pieczątkę uzupełniając na niej odpowiednie pola, naklejamy kartę z wydrukowaną treścią z pieczątki bądź odręcznie wypisujemy powyższe formuły. 11

12 6. Zaliczki Organizując duże przedsięwzięcie zazwyczaj potrzebna jest zaliczka na wydatki związane przygotowywanym działaniem. Zaliczkę można otrzymać tylko przelewem na prywatne konto bankowe. W tym celu należy wypełniony i podpisany dokument Wniosek o zaliczkę przysłać w formie skanu (podpisanego wniosku) na adres mailowy skarbnika (skarbnik@lublin.zhp.pl) na 5 dni roboczych przed dniem, w którym chcemy otrzymać zaliczkę. Warunkiem otrzymania zaliczki jest spełnienie wymagań opisanych poniżej. Osoba pobierająca zaliczkę jest odpowiedzialna materialnie za otrzymane pieniądze, ich wydatkowanie zgodnie z celem zaliczki oraz właściwe udokumentowanie wydatków i ich terminowe rozliczenie. Rozliczenie Zaliczkę rozlicza (za pomocą druku rozliczenia zaliczki) osoba która ją pobrała. Na rozliczenie jest 7 dni roboczych od zakończenia przedsięwzięcia. Z ważnych przyczyn Komendant lub Skarbnik Hufca mogą wydłużyć ten czas maksymalnie o 7 dni roboczych. Czas wydłuża się na wniosek zaliczkobiorcy przesłany drogą elektroniczną na adres skarbnika hufca (skarbnik@lublin.zhp.pl). Wszystkie zaliczki bez wyjątku muszą zostać rozliczone do 30 grudnia roku kalendarzowego w którym zostały pobrane, nie ma możliwości wydłużenia tego terminu. Osoba, która wielokrotnie nie będzie dotrzymywać terminów rozliczenia nie będzie otrzymywać żadnych zaliczek. Zaliczka nie rozliczona w terminie podlega zwrotowi w całości. 12

13 9. Faktury za udział w przedsięwzięciach Czasami rodzice naszych harcerzy potrzebują faktury za wpłaty np. za obóz. Potrzebę otrzymania faktury należy zgłosić mailowo do skarbnika hufca (skarbnik@lublin.zhp.pl). Fakturę można otrzymać również od ręki w biurze Hufca podczas dyżuru skarbnika. Do wystawienia faktury potrzebne są następujące dane, w zależności od tego na kogo ma być wystawiona faktura: Dla osób fizycznych Imię i nazwisko pełny adres kiedy i w jakiej wysokości dokonano wpłaty Dla firm Nazwę firmy, adres, numer NIP pełny adres numer NIP kiedy i w jakiej wysokości dokonano wpłaty 13

14 11. Finanse podczas HALiZ Wszystkie wyjazdy i NAL organizowane w okresie wolnym dla uczniów podlegają organizacji przez Chorągiew Lubelską ZHP na podstawie odrębnych przepisów. Ponadto są zgłaszane do kuratorium oświaty i rejestrowane w bazie wypoczynku MEN ( Wpłaty na HAL i HAZ Wpłat na HAL i HAZ harcerze (lub ich rodzice) dokonują indywidualnie zgodnie z informacjami zawartymi na kartach kwalifikacyjnych i ulotkach danej formy. Do wpłat na HALiZ może być podawany inny numer konta niż podstawowe konto Hufca używane do innych wpłat. Jest to działanie celowe mające usprawnić uzupełnianie list wpłat na obóz/zimowisko. 14

15 Historia zmian początkowa wersja dostosowanie do zmian przepisów wewnętrznych i zewnętrznych, zmiana zasad udzielania zaliczek, likwidacja odpłatności za ubezpieczenie NNW phm. Łukasz Mazuś dostosowanie do zmian przepisów wewnętrznych i zewnętrznych pwd. Paweł Kowalczyk 15