Zasady organizacji i rozliczania wycieczek edukacyjnych w ramach projektu Akademia Młodych Noblistów (obowiązujące od r.

Transkrypt

1 Zasady organizacji i rozliczania wycieczek edukacyjnych w ramach projektu Akademia Młodych Noblistów (obowiązujące od r.) Definicje: 1. Wycieczka edukacyjna zadanie w projekcie, polegające na organizacji jedno- lub dwudniowych wycieczek tematycznych dla uczestników projektu. 2. Organizator wyjazdu biuro projektu Akademia Młodych Noblistów. Organizator wyjazdu odpowiedziany jest za organizację transportu, pokrycie kosztów wyjazdu. 3. Inicjator wyjazdu szkoła uczestnicząca w projekcie Akademia Młodych Noblistów do której należy, m.in. opracowanie programu, sporządzenia preliminarza wycieczki, karty wycieczki, zapewnienie opieki i bezpieczeństwa uczestnikom wyjazdu. 4. Opiekun wyjazdu opiekun Interdyscyplinarnego Szkolnego Ruchu Naukowego lub inna osoba wskazana przez niego. 5. Termin realizacji 01 grudnia 2010 roku do 30 czerwca 2013 roku. Przed wyjazdem: Inicjatorem wyjazdu jest szkoła. W związku z powyższym opiekun ISRN zobowiązany jest do przesłania, na adres Koordynatora Regionalnego, Preliminarza wycieczki (zał. 1) najpóźniej na 14 dni przed planowanym wyjazdem. WAŻNE: Za organizację transportu odpowiada biuro projektu. Dopuszcza się możliwość realizacji wycieczki edukacyjnej przez podmiot zewnętrzny, np. biuro podróży. W takim przypadku należy uwzględnić w Preliminarzu wycieczki jedynie koszty związane z biletami wstępu, przewodnikiem, wyżywieniem, ewentualnymi noclegami, z wyłączeniem kosztów transportu. Na organizacje wycieczki przez podmiot zewnętrzny wymagana jest zgoda Koordynatora projektu. Przykładowo wypełniona tabela z preliminarza wycieczki: Bilety wstępu Bilet wstępu do planetarium (rozpisać liczbę uczniów x cena biletu) 60 osób x 15 zł = 900 zł Transport Informację dotyczącą transportu uzupełnia (kwota za km x ilość km) pracownik biura projektu.

2 Wyżywienie (kwota za jedną osobę x liczba osób) Ewentualny nocleg (cena za osobę x liczba osób) Całkowity koszt wycieczki (suma wszystkich wydatków) 10 zł x 60 osób = 600 zł 100 zł x 60 osób = 6000 zł zł 1. Szczegóły dotyczące udziału uczniów i zasady finansowania: a) Organizację i program wyjazdów należy dostosować do obszaru tematycznego laboratoriów w ramach projektu. W związku z powyższym wycieczki organizowane w ramach projektu powinny mieć charakter edukacyjny i być powiązane z laboratoriami (matematyczno-fizycznym, biologiczno-chemicznym, języka obcego, geograficznym, ICT). WAŻNE: Wyjazdy edukacyjne mogą być organizowane m.in. do ogrodu botanicznego, oceanarium, obserwatorium, itp. Wyjścia do kina nie mogą być jedynym celem wycieczki. Podczas wycieczki kino powinno być dodatkową atrakcją dla uczestników projektu. Możliwe filmy do wyboru w ramach wycieczek to: dokumentalne, w wersji 3D lub w języku obcym. b) Każdy uczeń powinien mieć możliwość w ramach projektu do bezpłatnego uczestnictwa w 6 jednodniowych wycieczkach (w przypadku organizacji wycieczki dwudniowej jest ona liczona jako dwie wycieczki). c) W wyjeździe mogą uczestniczyć uczniowie z kilku laboratoriów jednocześnie (laboratoria z różnych obszarów tematycznych). d) Uczniowie niepełnosprawni, o ile nie ma przeciwskazań zdrowotnych, mogą brać udział w wyjazdach, a organizator wyjazdu powinien zapewnić im warunki odpowiednie do specyficznych potrzeb, wynikających z rodzaju i stopnia niepełnosprawności. e) Uczniowie nieobecni mają obowiązek dostarczenia do opiekuna wycieczki usprawiedliwienia podpisanego przez rodzica/opiekuna prawnego. Niewykorzystana z tego tytułu kwota jednostkowa na ucznia nie może być wykorzystana na poczet innych wycieczek edukacyjnych w ramach projektu. f) Organizacja wycieczki powinna być zgodna z Rozporządzeniami i Ustawami w zakresie Organizowania turystyki młodzieżowej, BHP, i innymi obowiązującymi dotyczącymi organizacji czasu wolnego dzieci i młodzieży. g) Maksymalny koszt 6 jednodniowych wycieczek w przeliczeniu na jednego uczestnika wynosi 390 zł. h) Szkoła nie otrzymuje gotówki na wyjazd. i) Podczas organizacji wycieczki należy pamiętać, że: Wyjazd zostaje rozliczony przelewem na podstawie faktur VAT z 21-dniowym terminem płatności.

3 Faktury muszą być wystawione z poniższymi danymi: Dane do faktury: Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie ul. Pandy 13, Warszawa NIP: REGON: W przypadku braku możliwości rozliczenia przelewem na podstawie faktur VAT z 21-dniowym terminem płatności, istnieje możliwość refinansowania poniesionych kosztów na podstawie faktury VAT opłaconej gotówką, np. przez opiekuna wyjazdu. Fakturę należy opisać zwracając uwagę, aby znalazł się na niej wpis Zapłacono gotówką. Do faktury należy dołączyć Prośbę opiekuna wyjazdu o zwrot poniesionych kosztów na konto prywatne, której wzór stanowi załącznik 2. Opis faktury: Zakup.. (nazwa usługi lub towaru) w ramach wycieczki edukacyjnej do w dniu. dla laboratorium(ów).. dla (liczba osób) osób z (nazwa szkoły).... Czytelny podpis opiekuna wyjazdu j) Nauczyciel biorący udział w wycieczce ma obowiązek wpisać wyjazd w dziennik i potraktować go jako 4 godziny laboratoryjne, z czego nauczyciel zostanie wynagrodzony zgodnie z umową. Po zrealizowaniu wyjazdu: 1. Po zrealizowaniu wyjazdu należy bezzwłocznie przesłać na adres biura projektu: Adres biura projektu: Akademia Młodych Noblistów ul. Sikorskiego Olsztyn a) Kserokopię karty wycieczki potwierdzonej za zgodnością z oryginałem;

4 b) Zestawienie uczniów nieobecnych podczas wycieczki edukacyjnej (zał. 4) Ponadto należy dodatkowo dołączyć: c) Zestawienie faktur (zał. 3); d) Opisane faktury według powyższego przykładu, ewentualną prośbę o zwrot poniesionych kosztów przez opiekuna wycieczki (zał. 2); Olsztyn, r. Zatwierdziła: Alina Marulewska Koordynator Projektu

5 Zał. 1 Preliminarz wycieczki (miejscowość, data) Preliminarz wycieczki w ramach ISRN Nazwa szkoły:.. Laboratorium:... Miejsce, trasa wycieczki:.. Termin:.. Liczba uczestników:. Szacowane wydatki: Bilety wstępu (rozpisać liczbę uczniów x cena biletu) Transport (kwota za km x ilość km) Wyżywienie (kwota za jedną osobę x liczba osób) Ewentualny nocleg (cena za osobę x liczba osób) Całkowity koszt wycieczki (suma wszystkich wydatków) (wypełnia pracownik biura projektu).. (podpis Opiekuna ISRN)

6 Załącznik 2 Prośba opiekuna wyjazdu o zwrot poniesionych kosztów na konto prywatne PROŚBA OPIEKUNA WYJAZDU O ZWROT PONIESIONYCH KOSZTÓW Z WYCIECZKI EDUKACYJNEJ.. (imię i nazwisko opiekuna wyjazdu) (miejscowość i data)... (adres zamieszkania) Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie ul. Pandy Warszawa W związku z uiszczeniem opłaty za usługę ze środków prywatnych (zapłata gotówką za fakturę VAT nr.) w dniu. w ramach Wycieczki edukacyjnej Szkoły..., do... proszę o zwrot kwoty.zł (słownie: ) na rachunek bankowy nr:...

7 Załącznik 3 Zestawienie faktur związanych z realizacją Data i podpis opiekuna wyjazdu Zestawienie faktur związanych z realizacją wycieczki edukacyjnej Pieczątka szkoły Wycieczka odbyła się w dniu do... Lp. Numer faktury Wystawiający fakturę Kwota netto Kwota brutto Data wystawienia Data płatności. Czytelny podpis opiekuna wycieczki

8 Załącznik 4 Zestawienie uczniów nieobecnych podczas wycieczki edukacyjnej Pieczątka szkoły Zestawienie uczniów nieobecnych podczas wycieczki edukacyjnej Wycieczka odbyła się w dniu do... Uczniowie nieobecni Lp Imię i nazwisko ucznia Przyczyna nieobecności Czytelny podpis opiekuna wycieczki