Regulamin wycieczek edukacyjnych w Projekcie Akademia uczniowska.

Transkrypt

1 Regulamin wycieczek edukacyjnych w Projekcie Akademia uczniowska. Wycieczki edukacyjne są obowiązkowym elementem uczestnictwa ucznia w projekcie Akademia uczniowska. Wydatki są współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet III: Wysoka jakość systemu oświaty i wdrażany przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia w Ośrodku Rozwoju Edukacji Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Projekcie, należy przez to rozumieć projekt zatytułowany Akademia uczniowska. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Inicjatorze wycieczek należy przez to rozumieć nauczyciela realizującego projekt Akademia uczniowska lub koordynatora szkolnego, wyznaczonego przez Dyrektora szkoły, wskazanego do organizacji wycieczki edukacyjnej w ramach projektu Akademia uczniowska. 3. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Koordynatorze wycieczek, należy przez to rozumieć pracownika Akademii uczniowskiej wyznaczonego do koordynacji wycieczek przez Dyrektora Projektu. 4. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o uczestnikach wycieczki, należy przez to rozumieć uczniów zgłoszonych do Projektu Akademia uczniowska. 2 Przedmiot Regulaminu Przedmiotem niniejszego Regulaminu są warunki organizacji wycieczek edukacyjnych w ramach projektu Akademia uczniowska Organizatorem wycieczki jest Szkoła, Dyrektor wyznacza Inicjatora wycieczki. Do jego zadań należy m.in.: opracowanie programu, zgłoszenie zaplanowanej wycieczki zgodnie z niniejszym regulaminem, skompletowanie dokumentacji niezbędnej do rozliczenia wycieczki i przesłanie jej do CEO po wycieczce, a także zapewnienie opieki i bezpieczeństwa uczestnikom wycieczki lub imprezy, kontakt i organizacja warsztatów lub wykładów w ośrodkach naukowych, 1

2 muzeach, zakup wyżywienia oraz nadzór nad przebiegiem transportu, w tym wezwanie policji w celu sprawdzenia pojazdu. 2. Koordynatorem wycieczek w Projekcie jest Maciej Leszczyński. Do jego zadań należy akceptacja wycieczki m.in. jej celu, listy uczestników oraz kosztów. Koordynator wycieczek po otrzymaniu zgłoszenia, kontaktuje się z przewoźnikiem i ustala warunki przejazdu. 4 Zgłoszenie wycieczki i jej akceptacja 1. Inicjator wycieczki zgłasza wycieczkę najpóźniej 20 dni roboczych przed planowanym wyjazdem. a) Wycieczki, w ramach których Akademia nie finansuje przejazdu: W przypadku, gdy przez Akademię uczniowską finansowane mają być bilety wstępu i/lub posiłek dla uczniów, wycieczkę należy zgłosić wypełniając zgłoszenie na panelu administracyjnym (panelau.ceo.nq.pl) podając datę wyjazdu, cel wycieczki, planowane koszty i listę uczestników wycieczki. b) Wycieczki, w których finansowany jest koszt przejazdu: Wycieczkę należy zgłosić wypełniając formularz na stronie internetowej Akademii uczniowskiej ( ) podając dokładną planowaną trasę wyjazdu i obliczając jego koszt oraz wypełniając zgłoszenie na panelu administracyjnym (panelau.ceo.nq.pl) 2. Akceptacja wycieczki następuje w ciągu 10 dni roboczych od jej zgłoszenia i przebiega zgodnie z poniższymi krokami: a) Koordynator wycieczek wyjaśnia ewentualne nieprawidłowości dotyczące kosztów i listy uczestników wycieczki z jej Inicjatorem. b) Po usunięciu ewentualnych nieprawidłowości Koordynator wycieczek potwierdza dostępność przewoźnika w danym dniu, godzinę podstawienia środka transportu pod szkołę oraz koszt przejazdu dla danej grupy. 2

3 c) Jeżeli kalkulacja kosztów podana przez przewoźnika różni się od kosztów przewozu zaplanowanych przez Inicjatora wycieczki w panelu administracyjnym, Koordynator wycieczek kontaktuje się z Inicjatorem wycieczki. d) Jeżeli kalkulacja kosztów podana przez przewoźnika nie różni się od kosztów przewozu zaplanowanych przez Inicjatora wycieczki w panelu administracyjnym, Koordynator wycieczek akceptuje wycieczkę. Przekazuje Inicjatorowi wycieczki kontakt do przewoźnika. Szkoła samodzielnie podaje kontakt do opiekuna wycieczki przewoźnikowi. Wszelkie zmiany następujące po zaakceptowaniu wycieczki przez Koordynatora wycieczek, a mające wpływ na koszt przejazdu tj. zmiana daty wyjazdu, liczby uczestników oraz liczby km ustala z przewoźnikiem Koordynator wycieczek. Zmiany należy zgłosić do akceptacji przez Koordynatora wycieczki mailem, co najmniej 2 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu. 3. Akademia uczniowska pokrywa koszty tylko tych wycieczek, które zostały zaakceptowane przez Koordynatora wycieczek. Potwierdzeniem akceptacji wycieczki jest zmiana jej statusu na Panelu administracyjnym Au na Zaakcpetowana 4. Dofinansowanie wycieczek wynosi do 52 zł na jednego ucznia zgłoszonego do Akademii uczniowskiej w ciągu trwania całego projektu. 5. Organizację i program wycieczek dostosowuje się do tematyki prowadzonych w szkole Szkolnych Kół Naukowych. Oznacza to, że ze środków Projektu mogą zostać sfinansowane tylko takie pozycje w budżecie, które są wsparciem dla SKN (na przykład: bilety wstępu do ośrodków naukowych i eksperymentalnych, lekcje w ogrodach botanicznych i zoologicznych, przejazd uczniów, posiłek itd.) 5 Koszty wycieczki 1. Pokrycie kosztów przejazdu uczniów na wycieczkę edukacyjną, ze środków Projektu możliwe jest jedynie w przypadku korzystania z usług przewoźnika wskazanego przez Akademię uczniowską, który został wybrany w ramach zapytania ofertowego. Akademia nie akceptuje 3

4 faktur od innych przewoźników ani żadnych faktur wystawionych przez biura podróży i firmy organizujące wycieczki. 2. Koszt przejazdu obliczany jest wg map google (mapy.google.pl) - stanowi iloczyn stawki za 1 km przejazdu i liczby przejechanych kilometrów najkrótszą trasą spod szkoły do miejsca docelowego wycieczki oraz z powrotem pod szkołę. Szkoła w zgłoszeniu wyjazdu wysłanym poprzez formularz dostępny na stronie WWW wskazany w 4.1.b podaje dokładną propozycję trasy przejazdu. Stawka za 1 km dla szkół z województwa dolnośląskiego na przejazd busem wynosi zł. Stawka za 1 km dla szkół z województwa dolnośląskiego na przejazd autokarem wynosi. zł. 3. Zamówienie środka transportu odbywa się na podstawie liczby uczestników. Do 28 osób - uczniowie wraz z opiekunami, płatność wg stawek jak za bus. Powyżej 28 osób - stawki jak za autokar. 4. W przypadku, gdy w budżecie wycieczki szkoła wskazała kilka pozycji: przejazd, bilety wstępu itp.- w pierwszej kolejności Akademia uczniowska finansuje koszt przejazdu, a następnie kolejne pozycje. 5. W przypadku, gdy koszt transportu przekracza dostępny dla danej wycieczki limit wydatków (52 zł x liczba uczniów uczestniczących w wycieczce), fakturę/rachunek pokrywa szkoła do 10 dni przed wyjazdem. Po zakończeniu wycieczki i przesłaniu: sprawozdania, listy obecności, dowodu przelewu oraz pisma ze wskazaniem konta, na które powinien zostać dokonany zwrot, Akademia uczniowska przeleje na wskazane konto kwotę równą 52 zł * liczba uczniów uczestniczących w wycieczce. 6 Uczestnicy wycieczki uczniowie 1. Na wycieczkę mogą pojechać tylko uczniowie realizujący Projekt oraz mający na panelu administracyjnym status Aktywny. Czyli dzieci, których rodzice podpisali oświadczenie o wyrażeniu zgody na uczestnictwo w Projekcie oraz formularz danych osobowych, a komplet dokumentów został przesłany przez szkolnego koordynatora do biura Projektu. 4

5 2. Na wycieczkę mogą wyjechać uczniowie z kilku SKN jednocześnie (można łączyć SKN z różnych przedmiotów), także dzieci, które uczestniczyły w poprzednich semestrach w SKN. 3. Jeżeli w wycieczce biorą udział uczniowie niepełnosprawni, organizatorzy powinni zapewnić im warunki odpowiednie do specyficznych potrzeb, wynikających z rodzaju i stopnia niepełnosprawności. 7 Opiekunowie wycieczki 1. Na każdą grupę 15 uczniów przypada jeden opiekun o ile szkolny regulamin nie stanowi inaczej. Opiekunem w trakcie wycieczki może być każda osoba, która posiada kwalifikacje do opieki w czasie wycieczki i uzyska zgodę Dyrektora szkoły. 2. Każdy Opiekun wycieczki otrzymuje niezależnie od czasu jej trwania wynagrodzenie za opiekę nad uczniami na wycieczce w wysokości 201 zł brutto pod warunkiem, że wycieczka odbyła się poza planowymi godzinami pracy Opiekuna. Jeżeli wycieczka odbywa się w czasie godzin pracy Opiekuna, to Akademia uczniowska nie pokrywa jego wynagrodzenia (podwójne finansowanie). 3. Opiekunowie wycieczki, którzy nie są uczestnikami Projektu, w celu otrzymania wynagrodzenia wypełniają aktualne Oświadczenie do celów podatkowych i przesyłają je na adres CEO razem z dokumentacją po wycieczce 8 Finansowanie 1. Akademia uczniowska nie przekazuje przed wycieczką żadnych pieniędzy szkole. Inicjator wycieczki, prosi o wystawienie faktury na Fundację Centrum Edukacji Obywatelskiej (faktury powinny być wystawione z minimum 14-dniowym terminem płatności i przelewem jako sposobem zapłaty, dane do faktury znajdują się w informacji dodatkowej). 2. W sytuacji, gdy wystawca faktury nie wyraża zgody na wystawienie faktury z 14-dniowym terminem płatności i przelewem jako sposobem zapłaty, szkoła może zapłacić z własnych środków nadal prosząc o wystawienie Faktury na Fundację Centrum Edukacji Obywatelskiej. 5

6 Po zrealizowaniu wycieczki i wpłynięciu do Au wszystkich dokumentów tj. sprawozdania i listy obecności Akademia wypłaca zwrot poniesionych wydatków w przewidzianym limicie na podane konto. 3. Aby Au zwróciło poniesiony koszt należy wraz z dokumentacją przesłać pismo z prośbą o zwrot określonej kwoty oraz podać numer konta i właściciela konta (konto może należeć np. do rady rodziców lub osoby prywatnej). 4. Jeżeli szkoła opłaciła pozycje z budżetu przelewem, razem z dokumentacją należy przesłać ksero/kopię przelewu. 5. Na fakturze za posiłek dla uczniów muszą zostać wyszczególnione konkretne pozycje - np. zestawy obiadowe, kanapki, napoje, a nie ogólny zapis usługa gastronomiczna. Jeśli wystawca faktury się na to nie zgodzi, do faktury należy dołączyć kopię rachunku (paragonu) z wyszczególnionymi zakupionymi artykułami. 9 Dokumentacja po wycieczce Po wycieczce Inicjator wycieczki w ciągu 5 dni w 1 kopercie wysyła na adres Akademii uczniowskiej: 1. Sprawozdanie wypełnione i wydrukowane z panelu administracyjnego. Sprawozdanie zawiera następujące punkty do wypełnienia: a) Proszę wpisać punkty Podstawy Programowej zrealizowane podczas wycieczki. b) Wpisz cel wycieczki. c) Krótko uzasadnij jakie korzyści odnieśli uczniowie w wyniku uczestnictwa w wycieczce. d) Zobacz jakie kategorie szkoła zapisała w budżecie, np. posiłek, bilety wstępu. Do każdej kategorii podaj zdanie uzasadniające, dlaczego szkoła wybrała właśnie np. tę restaurację czy ośrodek naukowy. Na sprawozdaniu podpisują się Opiekunowie i Dyrekcja. 2. Listę obecności wydrukowaną z panelu administracyjnego. Na liście obecności podpisują się uczniowie, Opiekunowie i Dyrekcja. 6

7 3. Faktury. Na odwrocie faktury powinna zostać przybita pieczątka szkoły lub powinna być napisana jej nazwa. Faktury wysyła do Au szkoła, jeżeli z ważnych powodów musi ją przesłać wystawca to on musi z kolei na odwrocie umieścić zapis: Akademia uczniowska oraz nazwę szkoły. 4. Formularz zlecenia realizacji przewozu z podpisanym protokołem realizacji zlecenia. Formularz zlecenia jest przesyłany do szkoły w formie skanu przez Koordynatora wycieczek po jaj zaakceptowaniu i stanowi potwierdzenie zamówienia przewozu. Po zrealizowaniu wycieczki Inicjator wycieczki oraz przewoźnik podpisują protokół realizacji zlecenia. 10 Informacje końcowe 1. Akademia uczniowska nie zwraca wydatków niezwiązanych z programem SKN np: basen, tor saneczkowy, zabawki wyszczególnione na fakturze w McDonalds itp. 2. W sytuacji gdy wszyscy uczniowie zgłoszeni do Projektu wykorzystali limit dofinansowania w wysokości 52 zł, nie istnieje możliwość organizacji w ramach Projektu wycieczek bez kosztowych, dla których jedynym kosztem jest wynagrodzenie opiekuna. 3. Szkoła może przesłać do Akademii uczniowskiej relację z wycieczki do opublikowania na stronie internetowej Projektu. Przygotowaną relację należy przesłać w wersji elektronicznej na adres: akademia.uczniowska@ceo.org.pl 4. Jeżeli do relacji z wycieczki dołączone zostaną zdjęcia uczniów wykonane w trakcie wycieczki, rodzice danych uczniów muszą podpisać zgodę na wykorzystanie wizerunku ich dzieci. Zgodę należy w tym wypadku dostarczyć wraz z dokumentacją wycieczki do Akademii uczniowskiej. 5. Dokumentację papierową wycieczki (sprawozdanie i listę obecności z podpisami uczniów, faktury, formularz zlecenia przewozu oraz ewentualnie zgodę rodziców na wykorzystanie wizerunku) należy wysłać na adres: Fundacja Centrum Edukacji Obywatelskiej Akademia uczniowska ul. Noakowskiego 10/ Warszawa 7

8 6. Na fakturze musi być wpisana pełna nazwa - Fundacja Centrum Edukacji Obywatelskiej Dane do Faktury: Fundacja Centrum Edukacji Obywatelskiej ul. Noakowskiego Warszawa NIP: Koordynatorem wycieczek w Akademii uczniowskiej jest Maciej Leszczyński, adres mailowy maciej.leszczynski@ceo.org.pl 8. Akademia uczniowska nie ponosi żadnej odpowiedzialności za zdarzenia z udziałem ucznia ani za wypadki ucznia w czasie wycieczki szkolnej, realizowanej w ramach projektu Akademia uczniowska. 9. Uczestnicy wycieczek powinni być objęci ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. Akademia uczniowska nie pokrywa kosztów ubezpieczenia. 10. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się odpowiednio rozporządzenia MEN w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i warunków organizowania wycieczek. 11. Akademia uczniowska zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu w przypadku zaistnienia okoliczności to uzasadniających. O zmianach Dyrekcje szkół zostaną poinformowane drogą mailową. 12. Zmiana osób, o których mowa w 1.3 nie stanowi zmiany regulaminu. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem.. Dyrektor Projektu Marta Dobrzyńska 8