Zarządzenie Nr 22/2013

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 22/2013 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego z dnia 29 października 2013 r. w sprawie zasad delegowania pracowników Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w podróż służbową oraz rozliczania kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej, zasad używania i rozliczania kosztów wykorzystania do podróży służbowej pojazdu niebędącego własnością Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz warunków zwrotu kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej z tytułu wyjścia służbowego Na podstawie art. 25 ust. 10 i art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm), w związku z art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Zasady delegowania pracowników Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w podróż służbową 1 1. Podróżą służbową jest wykonywanie zadania służbowego poza obszarem miejscowości będącej stałym miejscem pracy pracownika Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, zwanego dalej Urzędem. 1. Miejscowością stałego miejsca pracy dla pracowników Urzędu w Gdańsku jest miasto Gdańsk. 2. Miejscowością stałego miejsca pracy dla pracowników w Delegaturze Urzędu w Słupsku jest miasto Słupsk. 3. Miejscowością stałego miejsca pracy dla pracowników w Oddziale Paszportów w Gdyni i w terenowych punktach paszportowych w: Lęborku, Bytowie, Chojnicach, Kartuzach, Kościerzynie, Wejherowie, Malborku, Tczewie i Starogardzie Gdańskim są odpowiednio miasta: Gdynia, Lębork, Bytów, Chojnice, Kartuzy, Kościerzyna, Wejherowo, Malbork, Tczew i Starogard Gdański Upoważnia się kierujących wydziałami, biurami, zespołami oraz informatyka wojewódzkiego, a także kierownika Oddziału Zamiejscowego w Słupsku Wydziału 3 1

2 Administracyjno-Gospodarczego do wykonywania czynności w imieniu Dyrektora Generalnego w zakresie delegowania podległych pracowników w podróż służbową krajową. 2. Delegowanie osób upoważnionych, o których mowa w ust. 1, w podróż służbową należy do kompetencji Dyrektora Generalnego. 3. Delegowanie pracowników w podróż służbową zagraniczną należy wyłącznie do kompetencji Dyrektora Generalnego. 4. Na osobach upoważnionych, o których mowa w ust. 1., spoczywa obowiązek: a) dokładnego określenia właściwego do odbycia podróży służbowej środka transportu, w tym również w zakresie rodzaju i klasy, kierując się zasadą racjonalizacji kosztów podróży, z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem, b) dokładnego określenia celu realizacji podróży służbowej, c) dokładnego określenia terminu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, d) dokładnego określenia miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej; Dyrektor Generalny lub osoba upoważniona, o której mowa w ust. 1., może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży służbowej, miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. 5. W przypadku konieczności noclegu, niezapewnionego przez organizatora zdarzenia będącego celem podróży służbowej, rozeznania rynku oraz dokonania rezerwacji w hotelu dokonuje pracownik merytoryczny Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. 6. W terminie nie późniejszym niż 2 dni poprzedzające podróż służbową na terenie kraju oraz 7 dni za granicą polecenie wyjazdu służbowego podlega rejestracji w Oddziale Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr i Organizacji; polecenie wyjazdu służbowego dla kierowcy samochodu służbowego rejestrowane jest przez kierownika Oddziału Transportu Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. 7. Pracownik może wystąpić z wnioskiem o otrzymanie zaliczki pieniężnej na pokrycie niezbędnych kosztów podróży służbowej wynikających ze wstępnej kalkulacji. Rozdział 2 Zasady rozliczenia kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej na obszarze oraz poza granicami kraju 4 1. Do ustalenia należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 2. Ustalenie wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej dotyczących diet, ryczałtu na dojazdy środkami komunikacji miejscowej lub wniosku o pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej następuje na podstawie złożonego Oświadczenia/Wniosku opatrzonego datą i podpisem pracownika oraz akceptacją osoby upoważnionej, o której mowa w 3 ust. 1. (wzór Oświadczenia/Wniosku stanowi Załącznik nr 1). 3. Do rozliczenia kosztów przejazdu pracownik ma obowiązek dołączyć dokumenty, w szczególności bilety lub faktury obejmujące cenę biletu środka transportu wraz ze 2

3 związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. 4. Jeżeli uzyskanie dokumentów potwierdzających wydatki wiążące się bezpośrednio z odbyciem podróży służbowej krajowej lub zagranicznej nie jest możliwe, pracownik winien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 1. Wypłaty wszelkich należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej następują na podstawie prawidłowo wypełnionego Rachunku kosztów podróży. 2. Termin przedłożenia Rachunku kosztów podróży celem rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego oraz zaliczki pieniężnej pobranej przez pracownika następuje nie później niż w terminie14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 3. Pracownikowi, który nie rozliczył terminowo poprzednio udzielonej zaliczki, nie wypłaca się kolejnych zaliczek. Zaliczka nierozliczona w terminie, o którym mowa w ust. 2, podlega potrąceniu z najbliższej wypłaty wynagrodzeń dla pracownika, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. 4. Zaliczkę pobraną tytułem podróży służbowej, która nie została wykorzystana z powodu nieodbycia się podróży służbowej, pracownik zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić do kasy Urzędu, nie później niż w terminie do 3 dni. Niewykorzystany druk polecenia wyjazdu służbowego podlega zwrotowi do komórki organizacyjnej rejestrującej polecenie wyjazdu służbowego w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia jego otrzymania. 5. Polecenie wyjazdu służbowego, które nie zawiera rozliczenia finansowego kosztów podróży, podlega zwrotowi do komórki organizacyjnej rejestrującej polecenie wyjazdu służbowego w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 5 Rozdział 3 Zasady używania i rozliczania kosztów wykorzystania pojazdu niebędącego własnością Urzędu do podróży służbowej 6 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek pracownika (Załącznik nr 2), Dyrektor Generalny lub osoba upoważniona, o której mowa w 3 ust. 1, może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością Urzędu. Wniosek powinien być podpisany przez pracownika, Dyrektora Generalnego/osobę upoważnioną, następnie zweryfikowany przez pracownika WAG ( celem dokonania ustalenia stawki za 1 km w oparciu o Załącznik nr 4 zawierający kalkulację kosztów uwzględniającą pojemność silnika pojazdu i liczbę pracowników korzystających z pojazdu na określonej trasie) oraz zaakceptowany przez dyrektora Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. 2. Za szczególne przypadki uzasadniające użycie do podróży służbowej pojazdu niebędącego własnością Urzędu należy między innymi uznać podróż służbową do miejsca, do którego nie ma możliwości dojazdu publicznymi środkami transportu lub gdy transport środkami komunikacji publicznej jest znacznie utrudniony i nie ma możliwości skorzystania z samochodu służbowego lub wyjazd samochodem służbowym byłby dłuższy niż 8 godzin. 3

4 7 1. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości wynikającej z kalkulacji zawartej w Karcie ewidencji przebiegu pojazdu (Załącznik nr 3). 2. Rozliczenie oraz zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych pojazdu niebędącego własnością Urzędu następuje pod warunkiem przedłożenia zatwierdzonego Wniosku (Załącznik nr 2) oraz Karty ewidencji przebiegu pojazdu (Załącznik nr 3), stanowiących załączniki do przedłożonego Rachunku kosztów podróży. 3. W przypadku odbycia podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością Urzędu Dyrektor Generalny nie odpowiada wobec pracownika za poniesioną przez niego szkodę w związku z użyciem pojazdu do celów służbowych. Rozdział 4 Warunki zwrotu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej poniesionych przez pracownika z tytułu wyjścia służbowego na obszarze miejscowości, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika 1. Wyjście służbowe jest to wykonanie zadania służbowego na obszarze miejscowości, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. 2. Pracownik otrzymujący polecenie wyjścia służbowego zobowiązany jest do odnotowania swojego wyjścia w księdze wyjść znajdującej się w komórce organizacyjnej Urzędu, określając cel wyjścia służbowego. Wyjście służbowe powinno być zaakceptowane przez osobę upoważnioną, o której mowa w 3 ust.1., w księdze wyjść. 3. Pracownikowi przysługuje prawo do zwrotu poniesionych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej z tytułu wyjścia służbowego. 4. Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej następuje na podstawie rozliczenia kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (Załącznik nr 1 pkt 3) wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki (bilety lub faktury obejmujące cenę biletu środka transportu, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje). 5. W przypadku nieprzedstawienia przez pracownika biletów lub rachunków albo udokumentowania nimi tylko części kosztów przejazdu środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na trasie w wysokości ceny biletu środka transportu, z którego pracownik korzystał, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na postawie złożonego pisemnego oświadczenia pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 8 Rozdział 5 Postanowienia ogólne 9 1. Czas trwania podróży służbowej odbywanej samochodem służbowym w obrębie województwa pomorskiego powinien zamknąć się w 8 godzinnym przedziale czasowym. 2. W uzasadnionych ekonomicznie i organizacyjnie przypadkach czas podróży służbowej odbywanej samochodem służbowym może trwać powyżej 8 godzin. 4

5 3. W przypadkach szczególnych o rodzaju i klasie środka transportu oraz innych warunkach zwrotu kosztów podróży służbowej krajowej i zagranicznej decyduje Dyrektor Generalny. 4. Pracownicy wykonujący obowiązki służbowe związane z podróżą służbową zobowiązani są do oszczędnego i celowego wydatkowania środków publicznych, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. 5. Nieuzasadniona, samowolna zmiana przez pracownika rodzaju, klasy transportu oraz pozostałych warunków zwrotu kosztów podróży służbowej określonych przez Dyrektora Generalnego lub osoby upoważnione, o których mowa w 3 ust.1., przed podróżą służbową powoduje odmowę ich wypłaty w części przekraczającej koszty poniesione zgodnie z zasadami, o których mowa w ust Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia sprawuje dyrektor Wydziału Administracyjno - Gospodarczego. 11 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 października 2013 roku. Traci moc obowiązywania Zarządzenie nr 18/2013 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 24 września 2013 roku. Dyrektor Generalny /-/ Ewelina Dajnowska-Burkiewicz 5