Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa-Wola obowiązuje od 10 października 2013 r.

Transkrypt

1 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa-Wola obowiązuje od 10 października 2013 r. Spis treści Rozdział I. Cel i zadania instrukcji Rozdział II. Dokumentacja finansowa (źródłowa) 2.1 Dowody księgowe (źródłowe) 2.2 Kontrola i przyjmowanie dokumentów Rozdział III. Procesy finansowe 3.1 Wystawianie faktur i innych dokumentów zewnętrznych 3.2 Zasady korzystania przez jednostki ze środków finansowych 3.3 Rozliczenia bieżących 3.4 Rozliczenie wyjazdów - delegacji (diety, wydatki, używanie pojazdów) 3.5 Rozliczenia rajdów i biwaków 3.6 Środki finansowe z 1% dla OPP oraz inne darowizny 3.7 Rozliczenia akcji zarobkowych i zbiórek publicznych 3.8 HAL/HAZ wpłaty i fakturowanie 3.9 Składki członkowskie Rozdział IV. Karty procesów Rozdział V. Składniki majątkowe Rozdział VI. Inne kwestie finansowe 6.1 Budżet hufca 6.2 Zespół finansowy Rozdział I. Cel i zadania instrukcji 1) Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych, szczegółowych procedur dotyczących prowadzenia działań finansowych oraz gospodarczych przez jednostki Hufca Warszawa- Wola. Instrukcja stanowi doprecyzowanie zasad finansowo-gospodarczych obowiązujących w ZHP, opisanych w szczególności w: Instrukcji Finansowej Drużyny, Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Chorągwi Stołecznej ZHP, Dokumenty wewnętrzne ZHP regulujące działalność finansowo gospodarczą w ZHP Uchwały Głównej Kwatery ZHP i Decyzje Naczelnika ZHP i Skarbnika ZHP. 2) Procedury zawarte w instrukcji dotyczą: a) sporządzania, obiegu oraz kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo gospodarcze, b) określenia kompetencji i odpowiedzialności związanej z prawidłowym i rzetelnym przygotowaniem oraz rozliczeniem tych dokumentów.

2 3) Zadaniem instrukcji jest także ustalenie organizacji pracy w zakresie zarządzania, kontroli i analizy działalności statutowej i gospodarczej, z punktu widzenia celowości i rzetelności dokonywania operacji gospodarczych. 4) Instrukcja dotyczy wszystkich jednostek Hufca Warszawa-Wola. 5) Ilekroć w instrukcji użyto określenia: a) hufiec należy przez to rozumieć Hufiec ZHP Warszawa-Wola, b) ewidencja termin użyty dla określenia różnego rodzaju zestawień, niezbędnych dla prawidłowego dokonywania rozliczeń działań finansowo-gospodarczych, dokumentujących: wydatki, wpływy, koszty, przychody hufca lub jego jednostek organizacyjnych bądź też dokumentujących obrót związany ze składnikami majątku, c) dokument rozumie się przez to każdy dokument świadczący o zaszłych lub przyszłych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy, d) komendant rozumie się komendanta hufca, e) jednostka organizacyjna należy przez nią rozumieć drużynę, gromadę, szczep, krąg bądź inną samodzielną jednostkę powołana przez komendanta hufca i działającą na terenie hufca, f) komendant jednostki rozumie się komendanta szczepu, drużynowego, bądź kierującego inną jednostką organizacyjną działającą na terytorium hufca, g) skarbnik - rozumie się skarbnika hufca, h) skarbnik jednostki rozumie się przez to skarbnika szczepu, drużyny, kręgu bądź innej jednostki organizacyjnej. 2.1 Dowody księgowe (źródłowe) Rozdział II. Dokumentacja finansowa (źródłowa) 1) Wszystkie operacje gospodarcze występujące w hufcu muszą zostać dokumentowane tzw. dowodami źródłowymi. 2) Dowody źródłowe są dokumentami, które stanowią podstawę do dokonania zapisów w ewidencji. 3) Dowody źródłowe, którymi będą się posługiwały w rozliczeniach jednostki organizacyjne, można podzielić na: a) zewnętrzne dowody księgowe muszą być otrzymane w oryginale od kontrahentów, dostawców materiałów, towarów, środków trwałych, usług, itp., mogą to być w szczególności: faktura - wystawiana w celu udokumentowania dokonanej sprzedaży, wykonanej usługi bądź wpłaty zaliczki, przez zarejestrowanych podatników posiadających NIP - wystawiają faktury oznaczone wyrazem Faktura stanowi dowód księgowy. faktura korygująca wystawiana w przypadku błędnego wyliczenia na fakturze, musi być potwierdzeni odbioru przez sprzedającego i kupującego stanowi dowód księgowy umożliwiający dokonanie korekty. nota korygująca wystawia się ją w przypadku błędów innych niż rachunkowe w fakturze lub fakturze VAT korygującej. W formie noty korygującej można poprawić pomyłki w: i) numerach identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, ii) danych sprzedawcy i nabywcy, iii) informacjach dotyczących towaru/usługi, z wyjątkiem tych, które wpływają na wysokość,

3 iv) określeniu daty sprzedaży oraz wystawienia i numeru kolejnego faktury, v) oznaczeniach osób upoważnionych do wystawienia i odbioru faktur. Musi być podpisana przez sprzedającego i kupującego. Noty korygujące wystawione w dwóch egzemplarzach wystawca przesyła odbiorcy (oryginał i kopię). Odbiorca jest zobowiązany do zwrotu podpisanej kopii noty korygującej. Komendant jednostki lub skarbik jednostki zobowiązany jest przekazać notę korygującą do rozliczeń finansowych. faktury RR dokument potwierdzający zakup artykułów od rolników prowadzących gospodarstwo rolne. Dokument ten wystawia kupujący. Stanowi dowód księgowy. rachunek wystawiany przez podatnika, którego działalność nie jest objęta podatkiem. Stanowi dowód księgowy. polisa ubezpieczeniowa jest dowodem poniesienia kosztów na ubezpieczenie (uczestników, pojazdu, sprzętu). Stanowi dowód księgowy. inne dowody źródłowe dowodem źródłowym może być także bilet PKP bądź przewoźnika samochodowego (osobowego), wystawiony na trasę dłuższą niż 50 km, dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, zaś w wyjątkowych przypadkach możliwe jest rozliczanie jednorazowych zakupów na paragon do wartości 6,- zł netto. Do innych dokumentów zaliczają się także pozostałe niewymienione powyżej, w tym m.in.: pisma od rodziców o zwrot wpłat za wyjazdy, etc. wyciąg bankowy dokument bankowy generowany z systemu bankowego co miesiąc, przedstawiający w sposób zbiorczy obroty na rachunku bankowym. W wyciągu bankowym znajdują się między innymi informacje o operacjach pieniężnych uznających i obciążających rachunek, księgowania odsetek i prowizji, a także informacje o saldzie początkowym i końcowym rachunku. nota księgowa wystawiana jest przez nabywcę. Służy do rozliczeń takich jak np. obciążenie dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań, obciążenie kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy. Noty obciążeniowe może wystawić także komendant lub skarbnik. b) własne dowody księgowe przekazane kontrahentom zewnętrznym w ramach rozliczania prowadzonej przez hufiec działalności bądź też dotyczące operacji gospodarczych wewnątrz ZHP, są to m.in.: faktura - wystawiana przez komendanta lub skarbnika w celu udokumentowania, dokonanej sprzedaży, wykonanej usługi bądź wpłaty zaliczki, przez zarejestrowanych podatników posiadających NIP - wystawiają faktury oznaczone wyrazem Faktura stanowi dowód księgowy. faktura korygująca wystawiana przez komendanta lub skarbnika w przypadku błędnego wyliczenia na fakturze, musi być potwierdzony odbiór przez nabywcę stanowi dowód księgowy umożliwiający dokonanie korekty. nota korygująca charakterystyka dokumentu została dokonana powyżej, przy opisie grupy zewnętrznych obcych dokumentów księgowych. nota księgowa wystawiana jest przez jednostki Chorągwi Stołecznej ZHP. Służy do dokumentowania wzajemnych zobowiązań finansowych wewnątrz ZHP (opłata za noclegi, wynajem sprzętu, zwrot poniesionych kosztów wspólnych imprez itp.). Noty księgowe (obciążeniowe) może wystawić także komendant lub skarbnik w celu obciążenia dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań, obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy.

4 polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) jest rozliczeniem kosztów podróży i diet osób delegowanych. Stanowi dowód księgowy. Zlecającym wyjazd musi być komendant lub osoba przez niego upoważniona. wniosek o zaliczkę jest dowodem rozchodu gotówki z kasy. Zaliczki udzielane są osobom odpowiadającym za realizację zadania (organizacja rajdu, biwaku, zakup sprzętu, materiałów). Po wykonania zadania przyjmuje się na KP całą kwotę zaliczki księgując po stronie ze znakiem minus na czerwono jako zmniejszenie, a w książkę finansową wpisuje się dowody księgowe (faktury, rachunki...). dowód wpłaty KP jest dowodem księgowym głównie w przypadku wpłacania do macierzystej komendy hufca składek członkowskich, wpłat gotówki, wpisowego na rajdy i inne imprezy lub rozliczeń pomiędzy drużynami jednego hufca dot. wzajemnych zobowiązań (wypożyczenie sprzętu, zwrot kosztów wspólnych imprez itp.). Stanowi udokumentowanie wpływu z dokonywanych zbiórek publicznych i akcji zarobkowych. W innym przypadku (rozliczeń wewnątrz ZHP) stanowi załącznik do podstawowego dokumentu, jako dowód uiszczenia zapłaty. inne dowody źródłowe do innych dokumentów zaliczają się pozostałe niewymienione powyżej, w tym m.in.: decyzje komendanta jednostki lub skarbik jednostki o dofinansowanie wyjazdu członka jednostki, rozliczenie akcji zarobkowych, zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym wymienione pojedynczo np. zestawienie imienne składek harcerskich, zestawienie wpłat na obóz, lista płac, rozliczenia zaliczek etc. 4) Dokładny opis powyższych dokumentów znajduje się w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w ZHP rozdział III. 5) Dowody księgowe własne, takie jak: faktury i noty, zawsze wydawane są drugiej stronie danego rozliczenia w oryginale. 6) Za terminowe i prawidłowe udokumentowanie operacji finansowo-gospodarczej w środowiskach ponoszą odpowiedzialność służbową i materialną komendanci jednostek. 7) Treść każdego dokumentu powinna być pełna i zrozumiała. 8) Dokumenty powinny być rzetelne, tzn. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dokumentach wymazywania i przeróbek. Dowód księgowy powinien zawierać: a) określenie nazw i adresów stron dokonujących operacji gospodarczej. W dowodach wewnętrznych nazwa i adres jednostki może być zastąpiona odpowiednimi symbolami, b) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny (nr rachunku, faktury, delegacji, dokumentu magazynowego, noty księgowej, polecenia księgowania itp.), c) przedmiot (opis) operacji i jej wartość, d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, e) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowanie dowodu oraz opis, pozwalające na właściwe ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, w tym także podpis osoby/osób odpowiedzialnych za te wskazania.

5 2.2 Kontrola i przyjmowanie dokumentów 1) Kontrola a) W hufcu, jako własny system kontroli wewnętrznej dokumentów, przyjmuje się kontrolę pod względem: formalnym, tj. weryfikacji: czy treść i forma dokumentu odpowiadają wymogom prawa oraz przepisom wewnętrznym ZHP, czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot. rachunkowym, tj. prawidłowości działań arytmetycznych: czy jest właściwa i pełna nazwa sprzedawcy i nabywcy, czy wypełnione są wszystkie pozycje, czy wyliczenia są prawidłowe, czy zastosowano odpowiednie stawki podatków. merytorycznym, polegającym na ustaleniu zgodności danych z rachunku ze stanem faktycznym: czy operacji gospodarczej dokonały upoważnione do tego osoby, czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili dokonanie operacji gospodarczej co do ilości, jakości i gatunku, czy dokument zawiera wyczerpujący opis operacji gospodarczej na odwrocie dokumentu, czy opisu dokonała osoba, która brała w udział w tym zdarzeniu, czy jest umieszczony pod opisem zdarzenia własnoręczny podpis wraz z datą dokonania opisu przez upoważnioną osobę. b) Podstawę realizacji i ujęcia w ewidencji mogą stanowić jedynie dokumenty, które zawierają klauzule: Zatwierdzono do wypłaty kwota... zł (słownie...zł) dnia..., podpisy. (Zatwierdzenia dokumentów dokonuje komendant i skarbnik). Sprawdzono pod względem merytoryczny, formalnym i rachunkowym dnia... podpisy (sprawdzania dokumentów dokonuje komendant lub skarbnik). c) Na dokumentach realizowanych ze środków stanowiących dotację lub subwencję celową należy umieścić klauzulę zgodną z wymaganiami dotującego, np.: opłacono ze środków, (np. Urzędu Miasta, itp.) na realizację zadania (wymienić nazwę zadania, na które przyznano dotację, subwencję). 2) Przyjmowanie dokumentacji a) W hufcu prowadzona jest jedna ewidencja finansowo-gospodarcza, za którą odpowiada komendant i skarbnik. Jednostki hufca nie prowadzą samodzielnie odrębnych ewidencji, poza ewidencją składek członkowskich. b) Rozliczenia dokumentów odbywają się w cyklu miesięcznym, zgodnie z ogłoszonym harmonogramem. c) Komendant jednostki lub skarbnik jednostki zobowiązani są do dostarczenia prawidłowo sporządzonych i właściwie opisanych dokumentów w terminie wyznaczonym przez komendanta i skarbnika.

6 3) Dokonywanie korekt dokumentów (dowodów księgowych) a) Za prawidłowość przekazywanego do rozliczenia zewnętrznego obcego dokumentu księgowego oraz wewnętrznego dokumentu księgowego, odpowiada jednostka dokonująca rozliczenia takiego dokumentu. W wypadku stwierdzenia niezgodności na etapie weryfikacji dokumentu, za przygotowanie korekty, jej przesłanie oraz jej zwrotne otrzymanie wraz z niezbędnym potwierdzeniem, jest odpowiedzialny komendant jednostki lub skarbik jednostki. b) Korekta może polegać na przedstawieniu kontrahentowi prośby o wystawienie faktury korygującej bądź na wystawieniu przez jednostkę hufca noty korygującej. c) W hufcu jest prowadzona ewidencja not korygujących, obowiązuje zasada nadawania dokumentom, chronologicznie narastającej numeracji od nr 1 wzwyż do końca danego roku. Noty korygujące wystawia komendant jednostki uprzednio uzyskując kolejny numer. d) Za korekty dotyczące zewnętrznych własnych dokumentów księgowych (faktury korygujące dotyczące korekt faktur wystawionych przez hufiec) odpowiada skarbnik oraz komendant. Rozdział III. Procesy finansowe 3.1 Wystawianie faktur i innych dokumentów zewnętrznych 1) W hufcu osobami uprawnionymi do wystawiania faktur, faktur korygujących oraz not księgowych są komendant lub skarbnik. 2) Faktury wystawiane są na wniosek szafa jednostki. 3) O wystawieniu faktur korygujących oraz not decyduje skarbnik oraz komendant. 4) Faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach: oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy. W przypadku faktury korekta na kopii jest obowiązkowy odbiór za pokwitowaniem. 3.2 Zasady korzystania przez jednostki ze środków finansowych 1) Hufiec i jego jednostki z zasady dokonują rozliczeń bezgotówkowych, w celu minimalizowania ryzyka związanego z posiadaniem i przechowywaniem gotówki, a także dla uproszczenia zasad obrotu finansowego oraz zapewnienia jak najbardziej czytelnego sposobu dokumentowania obrotu środkami finansowymi. Wpłaty na rzecz hufca także powinny być dokonywane na wskazane numery rachunków bankowych (konto główne bądź subkonta). 2) Wpłaty i wypłaty gotówki będą realizowane wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, za zgodą komendanta bądź skarbnika, wydawaną na podstawie uzasadnionego wniosku. 3) Jednostki posiadające saldo powyżej kwoty ustalonej decyzją komendanta i skarbnika korzystają z własnego, wydzielonego rachunku bankowego (subkonto hufca). Pozostałe jednostki przechowują swoje środki finansowe na wspólnym wydzielonym rachunku bankowym hufca i dla bieżącej działalności mają do dyspozycji tzw. pogotowie kasowe, które jest w posiadaniu komendanta jednostki lub skarbnika jednostki bądź opiekuna drużyny. Ewidencja sald jednostek, nieposiadających własnego, wydzielonego rachunku bankowego jest prowadzona i udostępniana przez skarbnika w formie elektronicznej.

7 3.2.1 Korzystanie z kont bankowych a) Dostęp do rachunku jednostki (subkonto hufca) oraz możliwość składania dyspozycji wypłat, przyznawane są komendantom jednostki lub/i skarbnikowi jednostki bądź opiekunowi jednostki, zgodnie z regulaminem banku obsługującego hufiec. b) Operacje na rachunku bankowym rozliczane są przez jednostkę organizacyjną u skarbnika w okresach miesięcznych. c) Do miesięcznego rozliczenia powinny być załączane wyciągi bankowe wraz z załącznikami tj. dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki oraz naniesionymi opisami pozycji, które nie są jasne, co do kwalifikacji np.: wpłata na HAL, HAZ, dofinansowanie kursu, wypłata zaliczki, wyrównanie zaliczki stałej, 1 % itp. d) Każdy wydatek dokonywany z rachunku bankowego powinien obowiązkowo być opisany poprzez nr dokumentu, który jest jego podstawą (nr faktury, nr zaliczki, etc.). e) Zabrania się przelewania środków z rachunku bankowego na inne prywatne rachunki bankowe o ile nie następuje to w celu wypłaty środków przyznanych zarejestrowaną w hufcu zaliczką Wykorzystanie kart płatniczych a) Jednostki organizacyjne posiadające własne wydzielone subkonto mają prawo do uruchomienia jednej karty płatniczej do rachunku, która wydawana jest komendantowi jednostki lub / i upoważnionej przez niego osobie, b) Warunkiem korzystania z karty do rachunku jednostki organizacyjnej (subkonta) jest uzyskanie zgody udzielonej według obowiązujących w ZHP zasad reprezentacji łącznej (zgoda komendanta i skarbnika). Zgoda zostaje udzielona pod warunkiem pisemnego zobowiązania osoby uzyskującej kartę do przestrzegania zasad używania karty płatniczej (pisemne oświadczenie odbierającego kartę). Autoryzacja dokonanych kartą jest dokonywana zgodnie z zasadami ZHP. W wypadku braku autoryzacji wydatku, osoba użytkująca kartę jest zobowiązania do zwrotu kwoty transakcji na rachunek jednostki organizacyjnej, c) Dopuszczalne jest dokonanie płatności prywatną kartą członka ZHP. W takim wypadku wydatek jest rozliczany na zasadach analogicznych do sytuacji pokrycia wydatku gotówką. W opisie dokumentu księgowego opłaconego kartą obowiązkowo musi jednak znaleźć się zapis: Wymieniona na dokumencie kwota, zapłacona kartą, została mi w całości zwrócona oraz data i podpis osoby, do której należała karta. Osoba płacąca kartą musi być w takim wypadku osoba odbierającą i dokonującą rozliczenia dokumentu Pogotowie kasowe - zaliczki stałe a) Wniosek o zaliczkę stałą wypełnia komendant jednostki bądź opiekun jednostki organizacyjnej, zawsze osoba pełnoletnia. We wniosku podana jest wartość zaliczki stałej, okres jej przyznania, osoba, opis identyfikujący jednostkę, której dotyczą rozliczenia oraz numer rachunku bankowego wnioskodawcy, na który będą dokonywane zwroty do wysokości zaliczki. Zaliczka stała jest przyznawana na okres jednego roku kalendarzowego, okres ten może zostać przedłużony. Decyzję o przyznaniu zaliczki stałej (akceptacja wniosku) podejmuje komendant i skarbnik.

8 b) Zaliczki stałe są przeznaczone do przekazywania jednostkom organizacyjnym pogotowia kasowego. Pogotowie kasowe to środki finansowe do bieżącego wykorzystania w codziennej działalności. Wysokość pogotowia kasowego ustalana jest przez komendanta i skarbnika w formie pisemnej decyzji. Środki finansowe są przekazywane wyłącznie bezgotówkowo na rachunek bankowy wskazany przez osobę, której przyznano zaliczkę stałą. c) Rozliczenie zaliczki następuje na podstawie przekazanych skarbnikowi zgodnych z instrukcją i odpowiednio opisanych dokumentów księgowych, potwierdzających poniesione wydatki, do wysokości zaliczki. Wydane kwoty są przelewane na rachunek bankowy wskazany we wniosku o zaliczkę Zaliczki jednorazowe a) Wniosek o zaliczkę wystawia komendant jednostki lub osoba odpowiedzialna za realizację powierzonego zadania. Wniosek powinien zawierać merytoryczne uzasadnienie zapotrzebowania na gotówkę. Zaliczki nie może otrzymać osoba, która nie rozliczyła się z poprzednio otrzymanej zaliczki. Wypłata zaliczki jest dokonywana po pisemnym zaakceptowaniu wniosku przez skarbnika bądź komendanta. Zaliczka jest przekazywana przelewem na rachunek bankowy osoby, której wniosek został zaakceptowany. Wypłata zaliczki w gotówce jest dokonywana wyłącznie w wyjątkowej sytuacji i wymaga pisemnej jednoczesnej zgody komendanta i skarbnika, złożonych na specjalnym wniosku z uzasadnieniem. b) Rozliczenia zaliczki winno nastąpić w ciągu 14 dni od daty zakończenia danego działania, bez względu na wysokość wydatkowanej kwoty zaliczek, z wyjątkiem zaliczek pobranych na obozy, które należy rozliczyć do 21 dni po zakończeniu obozu. c) Rozliczenie zaliczki następuje poprzez przedstawienie dowodów źródłowych, które co do formy oraz sposobu ich opisania będą zgodne z zasadami opisanymi w Rozdziale II zaś w wypadku nabycia składników majątkowych, także w Rozdziale IV niniejszej instrukcji. Niewykorzystana część zaliczki na moment jej rozliczania powinno zostać przelana na rachunek bankowy hufca Obrót gotówkowy Obrót gotówkowy jest realizowany wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, za indywidualna zgodą komendanta i skarbnika, wydaną na indywidualny, umotywowany wniosek komendanta jednostki bądź osoby realizującej dane działanie (np. w ramach HAL/HAZ). a) Dowody kasowe: wpłaty dowód KP wypłaty dowód KW W hufcu jest prowadzona jedna kasa, obowiązuje zasada nadawania dokumentom, chronologicznie narastającej numeracji od nr 1 do końca danego roku. Są to druki ścisłego zarachowania. b) Wpłata gotówki do kasy dokonywana jest przy: wypłatach z banku, wpłatach składek członkowskich, rozliczeniach akcji zarobkowych, rozliczeniach zaliczek jednorazowych itp. c) Wypłata gotówki z kasy dokonywana jest na podstawie dokumentów uzasadniających wypłatę: ostemplowanych przez bank dowodów wpłat własnych, faktur (rachunków) za zakupione materiały oraz drobne usługi, wniosków w sprawie wypłat zaliczek do rozliczenia na wydatki bieżące i koszty podróży.

9 d) Podstawą do wystawienia dowodu KW może być zapłata za rachunek wystawiony wcześniej, nie zawierający pokwitowania odbioru gotówki, bądź brak stwierdzenia, że zapłacono gotówką, dla rachunków, na których znajduje się klauzula zapłacono gotówką. Można wystawiać dowody KW, wpisywać je w raport kasowy i zwracać równowartość kwoty z dokumentu. e) Na dowodach stanowiących podstawę wypłaty skarbnik dokonujący wypłaty zamieszcza klauzulę następującej treści: wypłacono. f) Osoba odbierająca gotówkę potwierdza odbiór należności przez podpisanie na dowodzie, stanowiącym podstawę dokonania wypłaty, pokwitowanie następującej treści: Kwituję odbiór zł... Słownie zł... Data... Podpis... g) Dowody KW i KP wystawia się w zależności od potrzeb, w dwóch lub w trzech egzemplarzach: KW oryginał: do raportu kasowego, kopia 1: dla wpłacającego kopia 2: pozostaje w bloczku dowodów. KP oryginał: dla wpłacającego kopia 1: do raportu kasowego, a na obozach do książki kasowej obozu, kopia 2: pozostaje w bloczku dowodów. 3.3 Rozliczenia bieżących 1) Bieżące wydatki jednostek organizacyjnych obejmują wszelkie śródroczne wydatki programowe i organizacyjne, które nie zostały wymienione w pozostałych punktach tego rozdziału, 2) Rozliczenie bieżących dokonywane jest w oparciu o zewnętrzne obce dowody źródłowe, spełniające warunki, co do ich formy, zawartości oraz sposobu opisu, jakie zostały określone w Rozdziale II niniejszej instrukcji, 3) Rozliczenie bieżących jednostek realizowane jest w okresach miesięcznych, w terminach ogłaszanych przez skarbnika. Terminy przyjmowania dokumentów księgowych mogą być wyznaczane także w trakcie trwania miesiąca, w celu usprawnienia prowadzonych rozliczeń i zapewnienia jak najefektywniejszego i szybkiego sposobu ich prowadzenia, 4) Rozliczenie następuje poprzez złożenie w stanicy dowodów źródłowych, które muszą odpowiadać elektronicznemu zestawieniu dokumentów księgowych. Skarbnik bądź osoba przez niego wyznaczona przyjmuje rozliczenie i dokonuje jego weryfikacji zgodnie z zasadami opisanymi w Rozdziale II niniejszej instrukcji, 5) Rozliczenie musi być poprzedzone przygotowaniem zestawienia dokumentów księgowych, które rozliczający wydatki wypełnia w formie elektronicznego formularza, zgodnie z określonym wzorem, udostępnionym przez skarbnika, 6) Zestawienia złożonych dokumentów księgowych, informacja o udzielonych zaliczkach oraz informacja o dostępnych dla jednostki środkach finansowych są udostępniane przez skarbnika w formie elektronicznej,

10 7) Zwrot środków w wypadku pokrycia ze środków własnych (gotówka bądź prywatna karta) następuje w terminie do 7 dni od dnia złożenia prawidłowego, pełnego i bezbłędnego rozliczenia. 3.4 Rozliczenie wyjazdów - delegacji (diety, wydatki, używanie pojazdów) Delegacja komendanta jednostki bądź osoby odpowiedzialnej za realizację zadań musi zostać zaakceptowana przez komendanta bądź skarbnika. Komendant akceptuje delegacje wszystkich członków komendy oraz instruktorów zespołów hufca. Delegacje komendanta akceptuje skarbnik. Zgoda na wyjazd w delegację jest dokonywana poprzez akceptację polecenia wyjazdu służbowego. Polecenia wyjazdu służbowego (delegacje) podlegają rejestracji hufcu. Wnioskujący o akceptację delegacji podaje cel wyjazdu oraz środek lokomocji. Przy przejazdach samochodem prywatnym należy wpisać numer rejestracyjny samochodu, jego markę oraz pojemność silnika. Przy wpisywaniu liczby przejechanych kilometrów należy uwzględnić ilość kilometrów wynikającą z mapy drogowej. Przy wyjeździe kilku osób jednym samochodem służbowym lub zakupie biletów na przejazd dla kilku osób na jednym blankiecie osoba, która ponosi koszt przejazdu, dokonuje rozliczenia tych kosztów przejazdu na jednej delegacji, przy jednoczesnym załączeniu podziału kosztów przejazdu na pozostałe osoby z podaniem ich imion i nazwisk oraz numerów delegacji. Rejestr delegacji obejmuje: a) nr delegacji (narastający od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku), b) datę wystawienia delegacji, c) nazwisko i imię osoby delegowanej, d) okres delegowania od... do..., e) miejsce i cel wyjazdu. Rozliczenie delegacji powinno odbyć się w ustalonym przy akceptacji wniosku terminie. Rozliczenie delegacji poza kwestią kosztów przejazdu oraz diet może obejmować także rozliczenie innych poniesionych podczas podróży. Rozliczenie następuje poprzez przedstawienie dowodów źródłowych, które co do formy oraz sposobu ich opisania muszą być zgodne z zasadami opisanymi w Rozdziale II. Stawki diet i zwrotu opłat za paliwo, obowiązujące zasady ZHP w zakresie rozliczania delegacji oraz odpowiednie formaty arkuszy dostępne są na stronie internetowej Hufca Warszawa-Wola. 3.5 Rozliczenia rajdów i biwaków 1) Komendant jednostki, osoba realizująca zadanie dokonuje wpłat i wypłat w formie bezgotówkowej za pośrednictwem konta bankowego hufca bądź wydzielonego, własnego subkonta jednostki. Jednostki nieposiadające własnego subkonta dokonują zbiorczej wpłaty zebranych środków na rachunek hufca przeznaczony dla jednostek nieposiadających własnego rachunku bankowego (specjalne subkonto). 2) W wypadku jednostek nieposiadających własnego wydzielonego subkonta, środki finansowe do dyspozycji osoba realizująca zadanie są przekazywane bezgotówkowo, zgodnie z zasadami udzielania i rozliczeń zaliczki jednorazowej. 3) Jednostki posiadające własne wydzielone subkonto mogą finansować wydatki imprezy przy jego wykorzystaniu. 4) Rozliczenie rajdu bądź biwaku składane jest skarbnikowi bądź osobie przez niego wskazanej, w terminach przeznaczonych dla rozliczeń bieżących.

11 5) Osoba realizująca zadanie przedstawia pełne rozliczenie akcji w postaci tzw. zbiorczego rozliczenia wpływów i, stanowiącego jeden dokument księgowy. Rozliczenie dokumentuje wydatki z rachunku bankowego jednostki (subkonto) bądź stanowi rozliczenie udzielonej zaliczki jednorazowej. 6) Zbiorcze rozliczenie jest zestawieniem wszystkich dowodów potwierdzających dokonane wpłaty oraz poniesione wydatki. Wszystkie dowody muszą być opisane w sposób zgodny z zasadami opisanymi w Rozdziale II. 7) W wypadku, gdy wydatki imprezy przekroczyły wpłaty uczestników, do rozliczenia obowiązkowo załączana jest odpowiednia uchwała/decyzja osób kierujących daną jednostką o dofinansowaniu imprezy ze środków tej jednostki. 3.6 Środki finansowe z 1% dla OPP oraz inne darowizny 1) Otrzymane przez organizację pożytku publicznego (OPP) środki finansowe pochodzące z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych oraz inne darowizny przekazane z zaznaczeniem, że zostają dokonane na rzecz organizacji pożytku publicznego, mogą być wykorzystane wyłącznie na prowadzenie działalności pożytku publicznego. 2) Działalnością pożytku publicznego zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ( z późniejszymi zmianami), jest to działalność społecznie użyteczna, obejmująca realizację zadań w obszarach zgodnych z art.4 ust.1 ustawy. Przykładowe rodzaje zadań, jakie można realizować w ramach działalności jednostek wymienione są poniżej: a) podtrzymywanie i upowszechnianie tradycji narodowej, pielęgnowanie polskości oraz rozwoju świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej; b) działalność na rzecz mniejszości narodowych i etnicznych oraz języka regionalnego; c) ochrona i promocja zdrowia; d) działalność na rzecz osób niepełnosprawnych; e) działalność wspomagająca rozwój gospodarczy, w tym rozwój przedsiębiorczości; f) działalność wspomagająca rozwój wspólnot i społeczności lokalnych; g) nauka, szkolnictwo wyższe, edukacja, oświata i wychowanie; h) wypoczynek dzieci i młodzieży; i) wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej; j) ekologia i ochrona zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego; k) turystyka i krajoznawstwo; l) ratownictwo i ochrona ludności; m) promocja i organizacja wolontariatu; n) przeciwdziałanie uzależnieniom i patologiom społecznym; o) działalność na rzecz organizacji pozarządowych. 3) Informacja o pozostających do dyspozycji jednostek środkach z darowizn dla OPP oraz 1% podatku na rzecz OPP jest przekazywana przez skarbnika. 4) Każdy wydatek sfinansowany ze środków OPP musi być odpowiednio udokumentowany i opisany, zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale II. Dodatkowo każdy dokument księgowy dotyczący takiego wydatku obowiązkowo musi zawierać opis: Sfinansowano działalność pożytku publicznego ze środków 1% dla OPP albo odpowiednio, jeśli będzie chodziło o darowiznę nie zaś o 1% dla OPP: Sfinansowana z darowizny na rzecz OPP działalność pożytku publicznego.

12 Dodatkowo opis dokumentu musi podawać, jakie konkretnie zadanie z zakresu działalności pożytku publicznego zostało wydatkiem sfinansowane (należy wymienić konkretny punkt z listy podanej w art.4 ust.1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). 3.7 Rozliczenia akcji zarobkowych i zbiórek publicznych 1) Tryb przygotowania, zgłoszenia prowadzenia i rozliczania akcji zarobkowych oraz zbiórek publicznych reguluje odrębny dokument: Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Hufca Warszawa-Wola. 2) Bez względu na rodzaj prowadzonej akcji zarobkowej bądź zbiórki publicznej, organizator zobowiązany jest przestrzegać następujących zasad podczas jej rozliczania: a) rozliczenie akcji powinno nastąpić w komendzie hufca w terminie 14 dni od momentu jej zakończenia, a w przypadku prowadzenia akcji dłużej niż 30 dni na koniec każdego miesiąca kalendarzowego, b) rozliczenie polega na złożeniu w hufcu: sprawozdania wg załączonego do ww. dokumentu wzoru wraz z kopiami dowodów księgowych poświadczających poniesienie kosztów organizacyjnych, kopii dowodu wpłaty uzyskanego dochodu na rachunek hufca, kopii protokołów przeliczenia gotówki sporządzonych w trakcie przeprowadzonej akcji, dyspozycji organizatora akcji o sposobie podziału uzyskanej kwoty pomiędzy jednostki biorące udział w akcji, kopii powiadomienia komendanta właściwego hufca o zamiarze przeprowadzenia akcji zarobkowej na jego terenie (jeśli akcja odbywa się poza granicą działalności Hufca Warszawa-Wola). c) sprawozdanie oraz protokoły przeliczenia gotówki powinny być podpisane przez co najmniej trzy osoby. Osoby podpisujące dokumenty nie mogą być członkami rodziny osoby organizującej akcję. 3) Środki uzyskane w wyniku przeprowadzonej akcji mogą być przeznaczone wyłącznie na cele związane z działalnością statutową ZHP (zgodnie z informacją umieszczoną we wniosku o udzielenie zgody) i nie mogą być podzielone pomiędzy członków jednostki organizacyjnej ani być przeznaczone na opłacenie składek członkowskich (art. 34 ustawy "Prawo o stowarzyszeniach"). 3.8 HAL/HAZ wpłaty i fakturowanie 1) Wpłaty z tytułu udziału w HAL/HAZ są dokonywane bezgotówkowo na rachunek bankowy dedykowany organizatorom HAL/HAZ przez komendanta bądź skarbnika. 2) Rodzice, którzy chcą otrzymać fakturę, powinni przesłać zgłoszenie tego faktu do skarbnika, wykorzystując w tym celu odpowiedni formularz dostępny na stronie internetowej hufca. Wniosek o wystawienie faktury należy składać najpóźniej 7 dni od dnia zakończenia HAL/HAZ. Warunkiem wystawienia faktury jest odpowiednie (kompletne) wypełnienie formularza. 3) Faktury dotyczące HAL/HAZ są wystawiane wyłącznie przez komendanta, skarbnika bądź osoby przez nich wyznaczone w następujący sposób: a) W przypadku osób będących członkami ZHP stosuje się stawkę VAT zwolnioną (zw.) z obowiązkową adnotacją: Dodatkowa składka zadaniowa - zwolnienie z VAT na

13 podstawie art. 43 ust. 1 pkt. 21 ustawy o VAT (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.). b) W przypadku opieki nad dziećmi i młodzieżą spoza ZHP, w formie organizacji kolonii, półkolonii, zimowisk i obozowisk, stosuje się stawkę VAT zwolnioną (zw.) z obowiązkową adnotacją: Zwolnienie z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt. 24 lit a) ustawy o VAT (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.). c) W przypadku pozostałych osób faktura zostanie wystawiona ze stawką VAT 8% lub 23%. 3.9 Składki członkowskie Składki członkowskie wpłacane powinny być na bieżąco zgodnie z obowiązującymi uchwałami w sprawie podstawowej składki członkowskiej, przy zastosowaniu dwóch wpłat: 20% na konto środowiska lub wyznaczonego na ten cel wyodrębnionego konta bankowego hufca (subkonto małych środowisk) i 80% na konto hufca. Rozdział IV. Karty procesów

14 Instrukcje, regulaminy, dokumenty Zasady i ustalenia HUFIEC KOMENDANT JEDNOSTKI CZŁONKOWIE JEDNOSTKI Proces: Rozliczanie środków finansowych z 1% dla OPP oraz innych darowizn Osoba: Etap: Przygotowanie Wykorzystanie Rozliczenie Wybór sposobu wykorzystania darowizny bądź środków z 1% dla OPP na jedno z działań Pożytku Publicznego (decyzja Komendy, Rady Drużyny, etc.) PROCES: Rozliczenie bieżących ETAP: Bieżące wydatki jednostki Ustalenie planu Decyzja jak pobrać śr.finansowe PROCES: Rozliczenie zaliczki ETAP: Wnioskowanie PROCES: Środki z rachunku bankowego ETAP: Wnioskowanie Czy wydano na działalność pożytku publicznego? Tak Nie Rozliczenie jako bieżąca działalność jednostki z posiadanych środków (salda) Opisanie dokumentów według wymogów rozliczenia działalności pożytku publicznego (darowizna, 1% dla OPP) PROCES: Rozliczenie bieżących ETAP: Przygotowanie rozliczenia ETAP: Rozliczenie Nie Czy wydano na działalność pożytku publicznego? 1) Jednostka organizacyjna samodzielnie podejmuje decyzję, w jaki sposób wykorzysta posiadane środki z 1% dla OPP bądź z darowizny. 2) Warunkiem jest aby wybrane zadania/cele były zgodne z art.4 ust.1 Ustawy o działalności pożytku publicznego. Lista zadań została podana w Instrukcji. 1) Wydatkowanie środków finansowych w ramach 1% dla OPP przebiega w sposób analogiczny do wydatkowania innych środków finansowych jakie posiada jednostka. Warunkiem jest tylko konsekwentne trzymanie się listy zadań organizacji pożytku publicznego. 1) Rozliczenie środków finansowych w ramach 1% dla OPP przebiega w sposób analogiczny do wydatkowania innych środków finansowych, jakie posiada jednostka. Warunkiem jest tylko konsekwentne trzymanie się listy zadań organizacji pożytku publicznego; 2) Rozliczenie zostaje złożone do Zespołu Finansowego Hufca; 3) Zespół Finansowy Hufca weryfikuje, czy przedstawione wydatki można zakwalifikować do rozliczenia w ramach 1% dla OPP bądź czy zostały wydatkowane zgodnie z warunkami darowizny; 4) Jeżeli wydatek został dokonany na cel, który nie jest zgodny z przyjętymi kryteriami weryfikacji to wydatek zostaje rozliczony z bieżących środków jednostki (następuje pomniejszenie bieżącego salda jednostki), a środki z 1% dla OPP pozostają nadal dostępne do wykorzystania na inne przyjęte zadania; 1) Instrukcja Finansowa Drużyny 1) Instrukcja Finansowa Drużyny 1) Instrukcja Finansowa Drużyny 2) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 3) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP 2) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowogospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 3) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP 2) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowogospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 3) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP

15 Instrukcje, regulaminy, dokumenty Zasady i ustalenia HUFIEC KOMENDANT AKCJI REALIZUJĄCY DZIAŁANIE Proces: Rozliczanie akcji zarobkowych i zbiórek publicznych Etap: Przygotowanie rozliczenia Osoba: Rozliczenie Przygotowanie dokumentacji: - protokołów przeliczenia gotówki, - sprawozdania z wpływów i, - dyspozycji co do sposobu podziału uzyskanej kwoty Wpłata gotówki na rachunek hufca Błędy w rozliczeniu Weryfikacja poprawności dokumentów Poprawne Podpisanie dokumentacji przez zespół (min. 3 osoby) PROCES: Rozliczenie bieżących ETAP: 1) Bieżące wydatki jednostki Błędy w rozliczeniu Poprawne Weryfikacja poprawności dokumentów Dokumenty zawierają błędy bądź niezgodności Przekazanie dokumentów rozliczenia akcji do Zespołu Finansowego Hufca PROCES: Rozliczenie bieżących ETAPY: 1) Przygotowanie rozliczenia 2) Rozliczenie Przyjęcie rozliczenia akcji Weryfikacja poprawności dokumentów akcji Poprawne zarobkowej/zbiórki publicznej przez Zespół Finansowy Hufca 3) Akcja zarobkowa bądź zbiórka publiczna powinny zakończyć się rozliczeniem, którego dowodem jest przedstawienie dokumentacji przeliczenia zebranej gotówki, sprawozdania wpływów oraz poniesionych niezbędnych dla przeprowadzenia działania oraz informacji o sposobie podziału uzyskanej kwoty, 4) Dokumentacja rozliczenia powinna być zweryfikowana zarówno przez zespół jak i komendanta danej akcji, pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Weryfikacja nie powinna być prowadzona przez osoby stanowiące członków rodziny komendanta akcji a także, o ile to możliwe przez osoby w inny sposób od niego zależne, 5) Poniesione podczas akcji zarobkowej/zbiórki publicznej wydatki powinny być udokumentowane zewnętrznymi dokumentami źródłowymi, które należy przekazać do hufca wraz z rozliczeniem akcji. 2) Dokumentacja akcji zarobkowej/ zbiórki publicznej (podpisane protokoły) zostaje złożona przez Komendanta akcji Zespołowi Finansowemu Hufca, wraz z dokumentacją finansową w postaci dowodów księgowych poniesionych, 3) Dowody księgowe muszą zostać opisane zgodnie z wymogami opisanymi w Rozdziale II Instrukcji, 4) Poprawność rozliczenia oraz złożonych dowodów księgowych jest weryfikowana przez Zespół Finansowy Hufca, w szczególności następuje porównanie danych z rozliczenia z saldem wpłat na rachunku bankowym hufca; 5) Poprawne rozliczenie jest podstawą do podziału uzyskanych środków finansowych pomiędzy jednostki przeprowadzające akcję, zgodnie ze złożoną dyspozycją, 6) Środki uzyskane z akcji zarobkowych bądź zbiórek publicznych nie mogą być rozdzielone pomiędzy członków jednostki bądź zostać przeznaczone na opłacenie składek członkowskich (art.34 Prawa o Stowarzyszeniach) 4) Instrukcja Finansowa Drużyny 5) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 6) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP 7) Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Hufca Warszawa - Wola 4) Instrukcja Finansowa Drużyny 5) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 6) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP 7) Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Hufca Warszawa - Wola

16 Instrukcje, regulaminy, dokumenty Zasady i ustalenia HUFIEC KOMENDANT JEDNOSTKI CZŁONKOWIE JEDNOSTKI Proces: Rozliczanie bieżących Osoba: Etap: Bieżące wydatki jednostki Przygotowanie rozliczenia Rozliczenie Dokument zawiera błędy Uzyskanie poprawnie sporządzonego zewnętrznego dowodu księgowego (np. faktura), dokumentującego poniesiony wydatek (np. zakup papieru) Wstępna weryfikacja poprawności dokumentu Poprawny Opisanie dokumentów zgodnie w wymogami instrukcji finansowej Brak zgodności Dokument zawiera błędy Weryfikacja poprawności dokumentu Poprawny Zarejestrowanie dokumentu księgowego wraz z innymi na zbiorczej liście Elektronicznym Zastawieniu Dokumentów Księgowych Dostarczenie dokumentów finansowych do Zespołu Finansowego Hufca Udostępnienie na stronie hufca elektronicznego formularza Elektronicznym Zastawieniu Dokumentów Księgowych Dokument zawiera błędy Ostateczna weryfikacja poprawności dokumentu Poprawny Czy dokumenty zgodne z zestawieniem Zgodne Przyjęcie rozliczenia jednostki i wprowadzenie go do ewidencji hufca. Ewentualny zwrot środków finansowych bądź rozliczenie zaliczki oraz skorygowanie salda. 6) Dokument finansowy potwierdzający zapłatę powinien zostać uzyskany, w oryginale, jak najszybciej po dokonaniu transakcji; 7) Weryfikacja poprawności dokumentu oznacza sprawdzenie go według zasad opisanych w Rozdziale II Instrukcji; 8) W szczególności należy zwrócić uwagę na informację o zapłacie za usługę bądź towar, o sposobie płatności, na daty dokumentu oraz dane kontrahenta i poprawność danych Chorągwi Stołecznej ZHP; 9) Za uzyskanie dokumentu finansowego oraz jego wstępną weryfikację odpowiedzialna jest w pierwszej kolejności osoba, która dokument pozyskała, 7) Dokumenty finansowe, przed przekazaniem do hufca powinny: - zostać opisane według zasad podanych w Rozdziale II Instrukcji, - zostać wpisane do Elektronicznego Zestawienia Dokumentów Księgowych; 8) Dokumenty powinny zostać także ponownie zweryfikowane co do ich poprawności przez komendanta jednostki, która będzie przedstawiała rozliczenie; 5) Rozliczane dokumenty powinny zostać przekazane Zespołowi Finansowemu Hufca w terminach prowadzonych przez Zespół dyżurów; 6) Przyjęte zostaną tylko dokumenty umieszczone na Elektronicznym Zestawieniu Dokumentów Księgowych. W wypadku błędów i niezgodności, zestawienie trzeba obowiązkowo poprawić; 7) Zespół Finansowy dokonuje ostatecznej weryfikacji dokumentów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym; 8) Rozliczane dokumenty muszą odpowiadać wymogom opisanym w Rozdziale II Instrukcji, w szczególności dotyczącym także sposobu opisania dokumentu. Prawidłowość opisu będzie weryfikowana przez Zespół Finansowy co będzie wymogiem przyjęcia dokumentów do rozliczenia; 10) Dokument zawierający błędy powinien zostać skorygowany. Korekty dokonujemy albo poprzez przekazanie kontrahentowi prośby o wystawienie faktury korygującej albo poprzez wystawienie noty korygującej, którą należy dołączyć do faktury. Nota korygująca musi być potwierdzona przez kontrahenta. Wystawienie noty zawsze należy uzgodnić ze Skarbnikiem. 9) Rozliczenie dokumentów następuje w okresach miesięcznych. Przekroczenie terminu (ponad miesiąc) będzie skutkowało odmową przyjęcia dokumentu i rozliczenia dokumentu. 8) Instrukcja Finansowa Drużyny 8) Instrukcja Finansowa Drużyny 4) Instrukcja Finansowa Drużyny 9) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 9) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 5) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowogospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 10) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP 10) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP 6) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP

17 Instrukcje, regulaminy, dokumenty Zasady i ustalenia HUFIEC ORGANIZATOR BIWAKU Poprawa planu UZCESTNICY Proces: Rozliczanie rajdów i biwaków Osoba: Etap: Przygotowanie biwaku Wpływy i wydatki Rozliczenie Wpłaty za biwak na rachunek hufca Przygotowanie planu finansowego biwaku Decyzja jak pobrać śr.finansowe PROCES: Rozliczenie zaliczki ETAP: Wnioskowanie PROCES: Środki z rachunku bankowego ETAP: Wnioskowanie PROCES: Rozliczenie bieżących ETAP: Bieżące wydatki jednostki Sporządzenie zbiorczego rozliczenia akcji (zest.wpływów i ) Czy saldo jest ujemne? Nie Tak Uchwała/decyzja jednostki o sposobie dofinansowania imprezy Nie Weryfikacja i zatwierdzenie Tak PROCES: Rozliczenie bieżących ETAPY: 1) Przygotowanie rozliczenia 2) Rozliczenie 11) Organizator biwaku w ramach przygotowań przedstawia plan finansowy, który podlega weryfikacji i zatwierdzeniu; 9) Wpłaty uczestników biwaku są dokonywane na konto hufca. Jeśli jednostka posiada własne subkonto, może ono być wykorzystane do zbierania tych wpłat; 10) Rozliczenie biwaku/rajdu jest dokonywane w formie zbiorczego rozliczenia wpływów i, stanowiącego zwartą dokumentację wszystkich operacji finansowych dokonanych w ramach jego organizacji; 12) Weryfikacja i zatwierdzenie są dokonywane dla jednostek organizacyjnych zrzeszonych w szczepach, przez jednostki szczepu zaś dla pozostałych jednostek przez Zespół Finansowy Hufca; 13) Po zatwierdzeniu planu finansowego (preliminarza), organizatorzy podejmują decyzję w jakiej formie będą pobierali dla finansowania biwaku środki finansowe (zaliczka, przelewy z konta, etc.); 10) Wszystkie wydatki związane z realizacją biwaku muszą być dokonane ze środków otrzymanych w ramach zaliczki bądź wydatkowanych z rachunku bankowego. W szczególnym wypadku organizator biwaku może podjąć decyzję o pokryciu części ze środków własnych, które zostaną mu zwrócone w trakcie rozliczenia biwaku pod warunkiem zapewnienia środków finansowych jednostki organizującej biwak na pokrycie tych (następuje wtedy zwrot na rachunek bankowy osoby fizycznej); 11) Nie ma możliwości aby wpłaty uczestników były przeznaczone bezpośrednio na wydatki związane z organizacją biwaku, bez wpłaty na rachunek bankowy hufca; 11) W wypadku ujemnego salda, niezbędne jest podjęcie uchwały/decyzji jednostki organizującej o sposobie pokrycia niedoboru oraz faktyczne uzupełnienie brakujących środków finansowych; 12) Rozliczenie biwaku/rajdu dokonywane jest wg tych samych zasad jakie przedstawiono w punkcie 3.3. Instrukcji pt. Rozliczenie bieżących. Na karcie procesu: Rozliczanie bieżących, będą to etapy: przygotowanie rozliczenia i rozliczenie; 13) Rozliczane dokumenty muszą odpowiadać wymogom opisanym w Rozdziale II Instrukcji 14) Rozliczenie następuje nie później niż 14 dni od dnia zakończenia biwaku; 11) Instrukcja Finansowa Drużyny 11) Instrukcja Finansowa Drużyny 7) Instrukcja Finansowa Drużyny 12) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa - Wola 12) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowogospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa - Wola 8) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowogospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa - Wola

18 Instrukcje, regulaminy, dokumenty Zasady i ustalenia HUFIEC KOMENDANT JEDNOSTKI Brak zgody Jednorazowa Jednorazowa DYSPONENT ZALICZKI Proces: Rozliczanie zaliczki Osoba: Etap: Wnioskowanie Wykorzystanie Rozliczenie Wniosek o zaliczkę Zwrot pozostałych środków finansowych na rachunek bankowy hufca bądź jednostki organizacyjnej Decyzja o potrzebie pozyskania zaliczki Wniosek o ustalenie pogotowia kasowego Ustalenie pogotowia kasowego Zaliczka jednorazowa czy stała? Stała Decyzja o przyznaniu zaliczki Wypłata środków finansowych Zarejestrowanie zaliczki PROCES: Rozliczenie bieżących ETAPY: 1) Bieżące wydatki jednostki, 2) Przygotowanie rozliczenia PROCES: Rozliczenie bieżących ETAP: Rozliczenie Rodzaj przyznanej zaliczki Stała Uzupełnienie kwoty zaliczki ponowne przelanie kwot wydanych w miesiącu 14) Decyzja o potrzebie pobrania zaliczki w każdym wypadku powinna zapadać za wiedzą komendanta (bądź skarbnika) danej jednostki organizacyjnej, 15) Zaliczka zawsze przypisana jest do konkretnej osoby, której przekazywane są środki finansowe, nie do jednostki organizacyjnej, 16) Wystąpienie o zaliczkę dokonywane jest poprzez wypełnienie dokumentu wiosek o zaliczkę. W wnioskować można o zaliczkę jednorazową (na sfinansowanie wykonania konkretnego zadania) bądź zaliczkę stałą, która jest udzielana na rok i uzupełniana po każdym rozliczeniu, 17) Zaliczka stała wypłacana jest w celu przekazania jednostce organizacyjnej pogotowia kasowego. Jej wypłata wymaga uprzedniego uzgodnienia ze skarbnikiem jego wysokości. 18) Wniosek o zaliczkę składa się na ręce komendanta bądź skarbnika, którzy podejmują decyzję czy udzielić zaliczki i w wypadku pozytywnej decyzji dokonują jej rejestracji oraz wypłaty, 19) Wypłata zaliczki odbywa się bezgotówkowo, na rachunek osoby pobierającej zaliczkę, po dostarczeniu do Zespołu Finansowego podpisanego wniosku o zaliczkę. 13) Instrukcja Finansowa Drużyny 14) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowogospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 15) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP 12) Wydatkowanie środków finansowych z udzielonej zaliczki musi być właściwie udokumentowane. Odbywa się wg zasad opisanych w procesie: Rozliczenie bieżących, etapy: Bieżące wydatki jednostki Przygotowanie rozliczenia. 13) Instrukcja Finansowa Drużyny 14) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowogospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 15) Zasady Działalności finansowogospodarczej ZHP -Uchwała GK ZHP nr 56/2003 z ) Rozliczenie zaliczki powinno nastąpić w ciągu 14 dni od daty zakończenia danego działania, zaś w wypadku zaliczki stałej, na koniec każdego miesiąca, 16) Rozliczenie zaliczki zostaje złożone do Zespołu Finansowego Hufca, 17) Zespół Finansowy Hufca weryfikuje poprawność rozliczenia zgodnie z zasadami przyjmowania i rozliczania dokumentów księgowych (zasady opisane w Rozdziale II Instrukcji) Proces: Rozliczenie bieżących, etap: Rozliczenie, 18) Zaliczka jednorazowa jest likwidowana po jej rozliczeniu. Zaliczka stała jest po jej rozliczeniu uzupełniana do wysokości limitu (w rocznym okresie udzielenia zaliczki), 19) Rozliczenie zaliczki odbywa się bezgotówkowo, poprzez dokonanie przelewu bankowego, 20) Decyzję o cofnięciu zaliczki stałej podejmuje komendant bądź skarbnik, 9) Instrukcja Finansowa Drużyny 10) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowogospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 11) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP

19 Instrukcje, regulaminy, dokumenty Zasady i ustalenia HUFIEC Pozytywna OSOBA DELEGOWANA Proces: Wyjazd służbowy (delegacja) Osoba: Etap: Wnioskowanie Realizacja Rozliczenie Przedstawienie merytorycznej potrzeby wyjazdu oraz planu podróży (delegacja) Decyzja o akceptacji wyjazdu Negatywna Tak Brak realizacji zadania w formie wyjazdu służbowego Wypełnienie druku polecenia wyjazdu służbowego (PWS) Weryfikacja warunków delegacji podanych w PWS Nie Skorygowanie planu wyjazdu Wyjaśnienie powodu PROCES: Rozliczenie zaliczki ETAP: Wnioskowanie PROCES: Środki z rachunku bankowego ETAP: Wnioskowanie Decyzja jak pobrać śr.finansowe Ewidencja czasu i długości pobytu w delegacji PROCES: Rozliczenie bieżących ETAP: Bieżące wydatki jednostki Ewidencja przebiegu samochodu prywatnego użytego dla celów delegacji PROCES: Rozliczenie bieżących ETAP: Przygotowanie rozliczenia Rozliczenie wyjazdu wg stawek: - diety, - ryczałt za nocleg, - stawki przebiegu pojazdów Wypełnienie rachunku kosztów podróży - kosztowej części druku delegacji oraz w razie potrzeby ewidencji przebiegu pojazdu PROCES: Rozliczenie bieżących ETAP: Rozliczenie Rejestracja delegacji w ewidencji hufca i pisemne potwierdzenie jej warunków (warunki wyjazdu) 20) Delegacja (wyjazd służbowy) odbywa się po akceptacji wniosku o wyjazd, z planem podróży, złożonego przez zainteresowanego do Komendanta bądź Skarbnika. Akceptacja może odbyć się w formie ustnej, 21) Zgoda na wyjazd na określonych warunkach przejazdu i standardzie pobytu, odbywa się poprzez zatwierdzenie polecenia wyjazdu służbowego (delegacji), 22) Wystawione delegacje podlegają ewidencji w specjalnym rejestrze, 13) Środki finansowe na ponoszone podczas delegacji wydatki przekazywane są delegowanemu w formie bezgotówkowej, 14) Wydatki podczas trwania delegacji muszą zostać udokumentowane odpowiednimi dowodami źródłowymi odpowiadającymi wymaganiom określonym w Rozdziale II Instrukcji, 15) Podczas trwania delegacji niezbędne jest zbieranie wszystkich informacji niezbędnych do jej rozliczenia wg obowiązujących stawek diet, ewentualnych ryczałtów i stawek przebiegu wg przejechanych kilometrów. 21) Po zakończeniu podróży, delegowany przedstawia rachunek kosztów podróży, uwzględniając w nim koszty przejazdu i pobytu, diety, koszty noclegu, zgodnie z warunkami delegacji zatwierdzonymi w poleceniu wyjazdu służbowego, 22) Koszty delegacji podlegają zwrotowi do wysokości właściwie udokumentowanej dowodami źródłowymi oraz oświadczeniami co do długości i czasu trwania delegacji, 23) Dowody źródłowe muszą odpowiadać wymaganiom określonym w Rozdziale II Instrukcji; 23) Użycie podczas delegacji samochodu prywatnego wymaga zgody komendanta bądź skarbnika. 24) Rozliczenie delegacji odbywa się w formie bezgotówkowej. 16) Instrukcja Finansowa Drużyny 16) Instrukcja Finansowa Drużyny 12) Instrukcja Finansowa Drużyny 17) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 17) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 13) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 18) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP 18) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP 14) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP

20 Instrukcje, regulaminy, dokumenty Zasady i ustalenia HUFIEC KOMENDANT JEDNOSTKI Brak potrzeby Nie RODZICE Proces: Wystawianie faktury VAT podczas HAL/HAZ Osoba: Etap: Wnioskowanie Rozliczenie Potrzebna faktura Prośba o dokona dok wpłaty Decyzja o potrzebie uzyskania faktury Wpłata za obóz lub zimowisko, wpłata składek Przekazanie do hufca wniosku o wystawienie faktury VAT Odbiór faktury przez wnioskującego o jej wystawienie (rodzic, prawny opiekun) Poinformowanie wpłacających za obóz opiekunów dziecka o zasadach wystawiania faktur VAT Wypełnienie wniosku o wystawienie faktury VAT dotyczącej HAL/HAZ Przekazanie składającemu wniosek informacji o możliwości jej odbioru Faktura nie jest wystawiana Udostępnienie elektronicznego formularza wniosku o wystawienie faktury VAT Wniosek o wystawienie faktury VAT odrzucony Nie Czy dziecko zgłoszone na obóz? Tak Nie Czy zachowany termin na wystawienie? Tak Czy dokonano pełnej wpłaty za obóz i składek? Tak Wystawienie faktury VAT i przekazanie komendantowi jednostki 24) Warunkiem wystawienie faktury VAT za obóz bądź zimowisko jest złożenie odpowiedniego wniosku do skarbnika bądź komendanta. Wnioski zbiera Zespół Finansowy Hufca, 25) Faktury są wystawiane wyłącznie osobom, które dokonały pełnej, wymaganej dla nich płatności za obóz bądź zimowisko, 26) Wniosek o wystawienie faktury przekazywany jest w formie elektronicznej wg wzoru dostępnego na stronie Hufca, 27) Wpłaty za obóz są dokonywane bezgotówkowo na wskazany przez organizatora rachunek hufca; 19) Instrukcja Finansowa Drużyny 20) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 21) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP 25) Faktury są wystawiane po weryfikacji: - czy dziecko rzeczywiście ma brać/bierze/brało udział w obozie bądź zimowisku organizowanym przez jednostkę organizacyjną hufca, - czy dokonano pełnej wymaganej płatności za obóz/zimowisko, - czy harcerz ma opłacone składki, - czy jest zachowany termin 7 dni od dnia zakończenia obozu, 26) Przed rozpoczęciem obozu/zimowiska nie można wystawić faktury innej niż zaliczkowa, 27) Zespół Finansowy Hufca koordynuje proces zbierania i weryfikacji wniosków oraz wspiera proces wydawania wystawionych przez Skarbnika faktur VAT, 28) Za przekazanie faktury osobie wnioskującej o jej wystawienie odpowiada komendant jednostki. Faktury mogą zostać przekazane w formie elektronicznej. 15) Instrukcja Finansowa Drużyny 16) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa Wola 17) Zasady Działalności finansowo-gospodarczej ZHP