Zarzdzenie Nr III/524/2011 Prezydenta Miasta Ostrowca witokrzyskiego z dnia 3 sierpnia 2011 r. w sprawie: szczegółowych zasad rachunkowoci rodków otrzymywanych w ramach współfinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na dofinansowanie projektu pod nazw: Budowa ulicy Zagłoby-IV etap w Ostrowcu witokrzyskim od Al.3-go Maja do przecicia z przedłueniem ulicy Samsonowicza wraz z budow wiaduktu nad torami PKP i wzła na przeciciu z drog nr 755. Umowa nr UDA RDSW.03.01.00-26-763/11-00 zawarta dnia 11.07.2011r.. Na podstawie art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223), 3 rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 128, poz. 861) oraz umowy finansowej o dofinansowanie projektu na podstawie umowy nr UDA-RDSW. 03.01.00-26-763/11-00 zawartej w dniu 11.07.2011r. pomidzy Województwem witokrzyskim, reprezentowanym przez Zarzd Województwa a Gmin Ostrowiec witokrzyski zarzdza si, co nastpuje: 1.Wprowadza si szczegółow dokumentacj opisujc zasady (polityk) rachunkowoci, instrukcj obiegu dokumentów, kontroli i archiwizowania dokumentów, procedury kontroli finansowej rodków otrzymanych na finansowanie projektu pn. Budowa ulicy Zagłoby IV etap w Ostrowcu witokrzyskim od Al.3-go Maja do przecicia z przedłueniem ulicy Samsonowicza wraz z budow wiaduktu nad torami PKP i wzła na przeciciu z drog nr 755 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego realizowanego przez Urzd Miasta w Ostrowcu witokrzyskim w brzmieniu stanowicym załcznik do niniejszego zarzdzenia. 2.Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania. Prezydent Miasta Ostrowca witokrzyskiego Jarosław Wilczyski
Załcznik do Zarzdzenia Nr III/524/2011 Prezydenta Miasta Ostrowca witokrzyskiego z dnia 3 sierpnia 2011 r. Szczegółowe zasady rachunkowoci rodków otrzymanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na współfinansowanie Projektu pn. Budowa ulicy Zagłoby IV etap w Ostrowcu witokrzyskim od Al.3-go Maja do przecicia z przedłueniem ulicy Samsonowicza wraz z budow wiaduktu nad torami PKP i wzła na przeciciu z drog nr 755. Umowa finansowa Nr UDA RDSW.03.01.00-26-763/11. Rozdział I Zasady ogólne 1. 1. Podstaw niniejszego opracowania stanowi: 1) ustawa z dnia 29 wrzenia 1994 roku o rachunkowoci (tekst jednolity Dz. U. z 2009, Nr 152, poz. 1223), 2) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), 3) rozporzdzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 128, poz. 861), 4) rozporzdzenie Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz rodków pochodzcych ze ródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z pó.zm.), 5) rozporzdzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczoci budetowej (Dz. U. Nr 20 poz. 103). 2. Celem niniejszego opracowania jest zapewnienie: - prawidłowoci ewidencji, - dostosowanie ewidencji do obowizujcej sprawozdawczoci zewntrznej i potrzeb biecego zarzdzania, - prawidłowego i terminowego rozliczania wyniku finansowego, - zabezpieczenia majtku, - prawidłowego przechowywania dokumentacji rachunkowoci, - prawidłow ochron zbiorów ksig rachunkowych. Rozdział II Zasady prowadzenia ksig rachunkowych 2. 1. Ksigi rachunkowe s prowadzone w oparciu o niej okrelone zasady: 1) zasad jawnoci podczas realizacji zada, wykonywania planu finansowego oraz ewidencji ksigowej wykonania tego planu, gospodarowania rodkami publicznymi, przejawiajca si, midzy innymi, podawaniem do publicznej wiadomoci zakresu zada i usług wykonywanych lub wiadczonych przez Urzd, kwot dotacji udzielonych z budetu pastwa w ramach rodków pomocowych nie podlegajcych zwrotowi udzielonych ze rodków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zwanych dalej dotacj.
Przy realizacji zasady jawnoci obowizuje Urzd zachowanie przepisów o ochronie danych osobowych, 2) zasad kasowoci która stanowi, i dochody i wydatki budetu ujmowane s w terminie ich zapłaty niezalenie od rocznego budetu, którego dotycz, 3) zasad memoriału, która mówi, e w ksigach rachunkowych naley uj wszystkie osignite, przypadajce na rzecz jednostki przychody i obciajce j koszty zwizane z tymi przychodami dotyczce danego roku obrotowego, niezalenie od terminu ich zapłaty. Na koniec miesica, ksigowanie faktur obcych, które wpłynły do 7 dnia miesica nastpnego, bdzie traktowane jako zachowanie zasady zupełnoci zapisów. W zakresie wszystkich innych dokumentów ksigowych, zachowuje si chronologi zapisów. Zasad memoriału zachowuje si w pełni na koniec roku w zakresie dochodów i kosztów. Przy prowadzeniu ksig i sporzdzeniu sprawozdawczoci Urzd zachowuje zasady rzetelnoci, szczegółowoci, prawidłowoci, terminowoci i cigłoci, 4) zasad ostronej wyceny, która oznacza uwzgldnienie w wyniku finansowym: - zmniejszenie wartoci uytkowej majtku, w tym równie w postaci odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych), - zmniejszenie wartoci innych składników majtkowych wywołanych trwałymi zmianami, - wyłczenie pozostałych przychodów operacyjnych i zysków nadzwyczajnych, których zapłata budzi wtpliwoci, 5) zasad istotnoci, która mówi e stosuje si uproszczenia, jeeli nie wywieraj one istotnie ujemnego wpływu na zasad jasnego, rzetelnego, wiernego przestawienia sytuacji finansowej. 2. Ksigi rachunkowe prowadzone s w siedzibie Urzdu. 3. Rachunkowo prowadzi si jednowalutowo: w walucie PLN. 4. Inwentaryzacj przeprowadza si w drodze spisu z natury zgodnie z terminami okrelonymi w przepisach wewntrznych Urzdu w tym zakresie. 5. rodki finansowe z dotacji oraz wkładu własnego przekazywane bd na wyodrbniony rachunek bankowy Gminy nr 94 1020 2629 0000 9402 0246 4006. Kodem wyodrbniajcym osobne ksigi rachunkowe dla Projektu jest numer rachunku bankowego o którym mowa wyej. 6. Wszelkie płatnoci w zakresie wydatków kwalifikowanych zarówno z dotacji jak i ze rodków własnych, bd dokonywane z rachunku wyodrbnionego. 7. W przypadku refundacji wczeniej poniesionych wydatków ze rodków własnych, rodki dotacji przekazywane na ten cel s przelewane na rachunek biecy budetu. 8. Wydatki kwalifikowane podlegajce refundacji s wyodrbnione w ewidencji ksigowej budetu zadaniem pn. Budowa ulicy Zagłoby IV etap w Ostrowcu w. od Al.3-go Maja do przecicia z przedłueniem ulicy Samsonowicza wraz z budow wiaduktu nad torami PKP i wzła na przeciciu z drog nr 755. 9. Ksigi rachunkowe obejmuj: 1) dziennik, 2) konta ksigi głównej, 3) konta ksig pomocniczych (ewidencja analityczna prowadzona w przekroju klasyfikacji budetowej, w podziale na zadania zwizane z realizacj projektu, wiadczenia oraz według kontrahentów), 4) zestawienie obrotów i sald ksigi głównej oraz sald kont ksig pomocniczych. 10. Ksigi rachunkowe prowadzone s w sposób biecy, przy zapewnieniu ich bezbłdnoci, rzetelnoci i sprawdzalnoci. Ewidencja operacji gospodarczych odbywa si na najniszym poziome analityk przewidzianym w zdefiniowanym dalej planie kont przy uyciu programu komputerowego Finansowo-Ksigowego OTAGO w podsystemie FKJB i FKORG autorstwa Jolanty Bony dopuszczonego, do eksploatacji z dniem 1.01.2000r., programie rodki
trwałe, Wartoci niematerialne i prawne, rodki na wyposaeniu autorstwa Waldemara Jaszczyka, podsystemie obsługi wydatków budetowych WYBUD, podsystemie obsługi rejestracji umów GRU, podsystemie rejestracji planu budetu, podsystemie obsługa planowania budetu - projektowanie budetu. 11. Opisy działania programów znajduj si w instrukcjach eksploatacyjnych do poszczególnych programów. Programy posiadaj hasła zabezpieczajce dostp do wprowadzania danych okrelone przez administratora programów. W programie wystpuje moliwo archiwizowania danych na magnetycznych nonikach informacji (płyty CD). Płyty CD zawierajce zarchiwizowane dane s przekazywane przez Wydział Finansowy do Referatu Informatyki Urzdu, który deponuje je w skrytce sejfowej w banku, z którym zawarto umow w tym zakresie. Kopia płyty CD jest przechowywana w Wydziale Finansowym. 12. Dziennik prowadzony jest w sposób nastpujcy: - zdarzenia, jakie nastpiły w danym okresie sprawozdawczym ujmowane s w nim chronologicznie, - zapisy s kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powizanie ze sprawdzanymi i zatwierdzonymi dowodami ksigowymi, - sumy zapisów (obroty) liczone s w sposób cigły, - jego obroty s zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald ksigi głównej. 13. Ksiga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniajcy nastpujce zasady: - podwójnego zapisu, - systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarze gospodarczych zgodnie z zasad memoriałow, z wyjtkiem dochodów i wydatków, które ujmowane s w terminie ich zapłaty, niezalenie od rocznego budetu, którego dotycz, - powizania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. 14. Ksigi pomocnicze (konta analityczne) stanowi zapisy uszczegóławiajce dla wybranych kont ksigi głównej. 15. Konta pozabilansowe pełni funkcj wyłcznie informacyjno- kontroln. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powoduj zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowizuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urzdzeniem ewidencyjnym. Ujmowane s na nich: - zaangaowanie rodków na wydatki budetowe roku biecego, - zaangaowanie rodków na wydatki budetowe przyszłych lat, - plan finansowy wydatków budetowych, - plan finansowy niewygasajcych wydatków, - inne zwizane z realizacj projektu. 16. Zestawienie obrotów i sald kont ksigi głównej- sporzdza si według stanu na koniec kadego miesica. Zawiera ono: - symbole i nazwy kont, - salda kont na dzie otwarcia ksig rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastajco od pocztku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, - sum sald na dzie otwarcia ksig rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastajco od pocztku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. 17. Zestawienie sald kont ksig pomocniczych sporzdzane jest dla wszystkich ksig pomocniczych na koniec roku budetowego dla składników objtych inwentaryzacj na dzie inwentaryzacji.
Rozdział III Zasady ewidencji ksigowej 3. Plan kont dla organu Symbol Nazwa konta Konta 133 Rachunek budetu. 140 rodki pienine w drodze 222 Rozliczenie dochodów budetowych 223 Rozliczenie wydatków budetowych 240 Pozostałe rozrachunki 901 Dochody budetu 902 Wydatki budetu 991 Planowane dochody budetu 992 Planowane wydatki budetowe 4. Opis ksigowa w organie 1) Wpływ rodków z dotacji na wyodrbniony rachunek bankowy WN 133 MA 222 2) Wpływ rodków z wkładu własnego na wyodrbniany rachunek WN 133 MA 140 3) Zapłata zobowiza z tytułu zakupu towarów i usług WN 223 MA 133 4) Odsetki przypisane przez bank od rodków zgromadzonych na wyodrbnionym rachunku WN 133 MA 240 5) Przelew odsetek na rachunek biecy budetu WN 240 MA 133 6) Przeksigowanie zrealizowanych dochodów na podstawie sprawozdania Rb27S sporzdzonego przez jednostk Urzd Miasta WN 222 MA 901 7) Przeksigowanie zrealizowanych wydatków na podstawie sprawozdania Rb28S WN 902 MA 223 5. Plan kont dla jednostki Konta bilansowe 080 Inwestycje (rodki trwałe w budowie) 130 Rachunek biecy jednostki 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 720 Przychody z tytułu dochodów budetowych 800 Fundusz jednostki 810 Dotacje budetowe, płatnoci z budetu rodków europejskich oraz rodki z budetu na inwestycje 860 Wynik finansowy
Konta pozabilansowe 980 Plan finansowy wydatków budetowych 998 Zaangaowanie wydatków budetowych roku biecego 999 Zaangaowane wydatków budetowych lat przyszłych 6. Opis ksigowa w jednostce 1. Przychód z tytułu dotacji WN 130 MA 720 2. Ksigowanie faktury, rachunku za dostaw towarów i usług - WN 080 MA 201 3. Zapłata faktury, rachunku za dostaw towarów i usług WN 201 MA 130 4. Ksigowanie równowartoci wydatków budetowych na sfinansowanie inwestycji WN 810 MA 800 (zapis równoległy do zapłaty zobowiza, zapis dodatkowy na dowodzie wpłaty) 5. Przeniesienie przychodów finansowych na koniec roku obrotowego na wynik finansowy WN 720 MA 860 6. Przeniesienie na koniec roku obrotowego salda konta 810 na fundusz konto 800 7. Ksigowanie sprawozdania Rb27S WN 800 MA 130 8. Ksigowanie sprawozdania Rb28S o zrealizowanych wydatkach WN 130 MA 800 Rozdział IV Kontrola i obieg dokumentów ksigowych 7. 1. Celem kontroli wewntrznej jest zapewnienie zgodnoci midzy stanem prawidłowym a faktycznym kontrolowanego zdarzenia. Czynnoci kontrolne naley przeprowadzi we wszystkich fazach działalnoci jednostki, przez zbadanie kadego elementu stanu faktycznego i porównanie z wyznaczon dla niego norm w formie kontroli wstpnej, kontroli biecej i kontroli nastpczej. 2. Kontrola wstpna polega na zbadaniu decyzji i operacji w celu zapobieenia nieprawidłowym działaniom. Do czynnoci kontroli wstpnej naley m.in. analiza, sprawdzenie, akceptacja, badanie projektów, dokumentów, w tym dokumentów powodujcych powstanie zobowiza i nalenoci. Kontroli wstpnej podlegaj m.in.: projekty planów i przedsiwzi, wnioski o wszczcie postpowa o zamówienia publiczne, projekty umów oraz dokumenty powodujce powstanie zobowiza lub nalenoci. 3. Dokonanie kontroli wstpnej osoba kontrolujca potwierdza własnorcznym podpisem na dokumencie, wraz z dat. 4. W przypadku ujawnienia nieprawidłowoci w toku kontroli wstpnej dokumentów osoba kontrolujca: - zwraca bezzwłocznie dokumenty właciwym pracownikom lub komórkom organizacyjnym z wnioskiem o usunicie nieprawidłowoci w samych dokumentach bd operacjach, których dotycz, - odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczcych operacji sprzecznych z przepisami, niecelowych czy niegospodarnych, zawiadamiajc jednoczenie o ujawnionym fakcie bezporedniego przełoonego, - kontrola wstpna jest wykonywana przede wszystkim w ramach obowizku samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działaniu przez pracowników merytorycznych realizujcych projekt.
5. Kontrola bieca polega w szczególnoci na badaniu czynnoci i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo. Działanie to ma na celu wyeliminowanie przed zakoczeniem kadego etapu zjawisk mogcych negatywnie wpłyn na wynik kocowy operacji. 6. Kontroli biecej podlegaj wszystkie działania jednostki i s dokonywane przez pracowników merytorycznych realizujcych projekt. 7. Kontrola nastpcza polega na badaniu przedsiwzi i operacji ju zrealizowanych i odzwierciedlajcych je dokumentów. 8. Do zada kontroli nastpczej naley w szczególnoci: - analizowanie, badanie uzyskanych efektów działania oraz porównywanie ich z załoonymi celami, - badanie sprawnoci działania operacyjnego, badanie rzetelnoci wczeniej wykonanych kontroli oraz dostarczeniu informacji o przebiegu operacji. 9. W kontroli nastpczej, która ujawniła nieprawidłowoci winny by podjte czynnoci pokontrolne, majce na celu: - usunicie stwierdzonych nieprawidłowoci, likwidacj ich przyczyn i skutków oraz zapobieenie im w przyszłoci, - usprawnienie działalnoci poprzez wyeliminowanie nieprawidłowoci lub powtarzajcych si zaniedba, - zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za nieprawidłowoci. 10. Kontrol nastpcz sprawuj przede wszystkim pracownicy zobowizani do nadzoru i kontroli prawidłowoci wykonania. 8. 1. Podstaw zapisów w ksigach rachunkowych jest dowód ksigowy, stwierdzajcy fakt dokonania operacji gospodarczych, Dowody ksigowe powinny by rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, któr dokumentuj, kompletne i bez błdów rachunkowych. Dowód ksigowy musi zawiera: - okrelenie stron operacji gospodarczej, - dat wystawienia dowodu oraz dat lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy, - nazw operacji gospodarczej oraz jej wartoci, ilo i cen jednostkow, - podpis wystawcy i odbiorcy dowodu lub osoby, której wydano lub od której przyjto składniki majtkowe, - numer dowodu ksigowego, - potwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujcia w ksigach rachunkowych przez nadanie numeru ewidencji ksigowej oraz wskazaniu miesica ksigowania a take kont ksigowych na których dokonano zapisów. 2. Kady dokument ksigowy powinien by sprawdzony i zatwierdzony pod wzgldem merytorycznym, tzn. powinien by podpisany przez upowanione osoby, a stwierdzenie rzetelnoci, celowoci i legalnoci zawartych tam danych powinno by powiadczone podpisem osoby zatwierdzajcej dokument w tym zakresie. 3. Kady dowód ksigowy powinien by sprawdzony i zatwierdzony pod wzgldem formalno- rachunkowym. To znaczy, e dowód został wystawiony w sposób prawidłowy, zawiera wszystkie wymagane elementy oraz dane liczbowe nie zawieraj błdów rachunkowych. 4. Dowody ksigowe nie mog posiada wad i błdów. Błdy w dowodach ródłowych zewntrznych (obcych) i własnych mona korygowa tylko innym dokumentem zawierajcym sprostowanie. Niedopuszczalne jest korygowanie dowodów ksigowych poprzez skrelenia, wymazywanie lub przeróbki. Błdy w dowodach wewntrznych lub własnych mog by poprawiane przez skrelenie w sposób umoliwiajcy odczytanie
skrelonej treci, wpisanie prawidłowej i opatrzenie jej dat i podpisem osoby dokonujcej poprawki. 5. Jeeli jedn operacj gospodarcz dokumentuje kilka egzemplarzy tego samego dowodu lub kilka rónych dowodów, to dla potrzeb prawidłowej ewidencji ksigowej naley, przy kilku egzemplarzach okreli słowem oryginał, a pozostałe słowem kopia. 6. Zakupy rzeczowych składników majtkowych powinny by udokumentowane wyłcznie fakturami i rachunkami. Dowody zapłaty, lub inne dokumenty nie mog by uwaane za dowody ksigowe i nie stanowi podstawy do zaksigowania zakupu. 7. Tylko prawidłowe dowody ksigowe mog by podstaw do zaksigowania. 8. Polecenie ksigowania sporzdza si w celu dokonania zapisu ksigowego niepotwierdzajcego faktu dokonania operacji gospodarczej np. storno błdnego zapisu, lub w innych przypadkach wynikajcych ze stosowania techniki ksigowa. 9. Zastpczy dowód ksigowy moe by dopuszczony jako podstawa do zapisów ksigowych tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach z braku moliwoci uzyskania dokumentów ródłowych dowodów obcych. 10. Wykaz podstawowych dokumentów ródłowych obowizujcych przy realizacji projektu: 1) faktura VAT, 2) faktura korygujca VAT, 3) nota korygujca, 4) rachunek, 5) polecenie przelewu, 6) wycig bankowy. Rozdział V Kontrola 9. 1. W kontroli i sprawozdaniu dokumentów bior udział poszczególne komórki jednostki organizacyjnej tzn. wydział merytoryczny realizujcy projekt oraz słuby finansowo ksigowe. 2. Drog dokumentów od chwili ich otrzymania bd sporzdzenia do momentu przekazania do ksigowania i jego dekretacji okrela si jako obieg dokumentów. 3. Dokument sprawdzony pod wzgldem merytorycznym powinien by potwierdzony dat dokonania kontroli oraz podpisem osoby upowanionej do jego sprawdzania i akceptacji. Dodatkowo na dokumencie powinien zosta umieszczony co najmniej opis uzasadniajcy celowo dokonania zakupu lub wykonania usługi, jakich kosztów dotyczy. 4. Sprawdzone pod wzgldem merytorycznym i opisane dowody ksigowe podlegaj sprawdzeniu pod wzgldem formalnym i rachunkowym przez upowanionego pracownika wydziału finansowego, który nadaje im numer ewidencji ksigowej, dokonuje dekretacji i przekazuje do zapłaty. 10. 1. Najczciej stosowanymi dowodami dokumentujcymi zakupy materiałów, towarów i usług s: zamówienia, umowy, zlecenia wykonania usług, faktury VAT, rachunki. 2. Do ksigowania powinny by przekazywane kompletne dokumenty dotyczce zakupu towarów i usług. 3. Dokumenty potwierdzajce dokonane zakupy w oparciu o ustaw o zamówieniach publicznych powinny dodatkowo zawiera oferty cenowe, notatki słubowe o wyborze ceny i inne dokumenty wynikajce bezporednio z ustawy.
4. Oryginał umowy, zlecenia, zamówienia powinny by przekazywane do Wydziału Finansowego bezporednio po jej akceptacji i podpisaniu. Realizacja umowy zakupu jest dokonywana w oparciu o komplet dokumentów uzasadniajcych wybór dostawcy (sprzedajcego). 5. Zapłata za dostarczone towary i usługi dokonywana jest na podstawie zaakceptowanych do płatnoci rachunków i faktur, przelewem bankowym. Rozdział VI Dowody dotyczce obrotu rodkami trwałymi i rzeczowymi 11. 1. Wpływajce od dostawców faktury za zakupione rodki trwałe i rzeczowe podlegaj ostemplowaniu dat wpływu w kancelarii Urzdu. Nastpnie przekazywane s do wydziału merytorycznego. Wykazane na fakturach składki rzeczowe i rodki trwałe powinny by objte ewidencj, a fakt ten powinien by potwierdzony przez pracownika odpowiedzialnego za gospodark rodkami trwałymi i rzeczowymi na dowodzie zakupu (fakturze) przez wpisanie numeru ewidencyjnego rodków trwałych lub rzeczowych, pod którym zakup został zarejestrowany. 2. rodki trwałe i rzeczowe przed przekazaniem do odpowiednich wydziałów winny by oznakowane przy pomocy metkownicy numerem ewidencyjnym. Rozdział VII Archiwizacja i przechowywanie dowodów ksigowych i innych dokumentów 12. 1. Do archiwum Urzdu przekazuje si akta uporzdkowanych spraw ostatecznie załatwionych, po upływie jednego roku kompletnymi rocznikami. 2. Przez uporzdkowanie akt naley rozumie: - ułoenia akt wewntrz teczek, tak aby sprawy nastpowały kolejno, poczynajc od najwczeniejszej sprawy z dołczonym na wierzchu spisem spraw, - w obrbie sprawy dokumenty układa si chronologicznie poczynajc od pisma rozpoczynajcego spraw, - teczki, ksigi, rejestry powinny by ułoone według klasyfikacji jednolitego rzeczowego wykazu akt, - kada teczka powinna zawiera spis spraw znajdujcych si w teczce, - kada teczka powinna by opisana na zewntrznej stronie, - akta kategorii A musz by w całoci przesznurowane i na zewntrznej okładce oznaczona iloci kart zawartych w teczce. 3. Dokumentacj zwizan z realizacj Projektu przechowuje si 10 lat od daty zatwierdzenia raportu kocowego z realizacji projektu, w sposób zapewniajcy dostpno, poufno i bezpieczestwo. 4. Udostpnienie osobom trzecim zbiorów dokumentów lub ich czci: - do wgldu na terenie Urzdu - wymaga zgody prezydenta lub osoby przez niego upowanionej, - poza siedzib Urzdu - wymaga pisemnej zgody prezydenta oraz pozostawienie w Urzdzie potwierdzonego przez pobierajcego i wydajcego odpowiedniego dokumentu na okoliczno pobrania oraz spisu przyjtych dokumentów.
Wszystkie udostpnione osobom trzecim dokumenty archiwalne musz by wpisane do rejestru dokumentów wypoyczonych z archiwum Urzdu. Rozdział VII Sprawozdawczo 13. 1. Sprawozdania z realizacji Projektu sporzdza si okresowo i przekazuje si je według obowizujcych wzorów i terminów. 2. Sprawozdania comiesiczne z realizacji dochodów i wydatków sporzdza si według wzoru RB-27S i RB-28S stanowicego załcznik Nr 16 do rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczoci budetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Prezydent Miasta Ostrowca witokrzyskiego Jarosław Wilczyski