1. Postanowienia ogólne Regulamin świadczenia usług przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl w serwisie cobrand: ksiegowosc.mikrofirmy.pl. Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl w serwisie cobrand ksiegowosc.mikrofirmy.pl. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl w serwisie cobrand ksiegowosc.mikrofirmy.pl, zawartej pomiędzy Operatorem, a Klientem, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia. 2. Definicje. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: a) Regulaminie rozumie się przez to niniejszy Regulamin stanowiący załącznik do Umowy o świadczenie usług księgowych poprzez Biuro Rachunkowe ifirma.pl, b) Serwisie rozumie się przez to Serwis internetowy ifirma.pl widoczny w serwisie cobrand ksiegowosc.mikrofirmy.pl, c) Biurze rozumie się przez to Biuro Rachunkowe ifirma.pl świadczące usługi księgowe w oparciu o Serwis w zakresie, o których mowa w pkt. 4, d) Operatorze rozumie się przez to spółkę Power Media S.A. z siedzibą: Wrocław, ul. Grabiszyńska 241 B; KRS: 0000281947; Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego; kapitał zakładowy: 640 000 zł (w pełni opłacony), e) Kliencie rozumie się przez to korzystającą z usługi Biura Rachunkowego osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub spółkę osobową, f) Umowie rozumie się przez to umowę o świadczenie poprzez Biuro usług księgowych wymienionych w pkt. 4, zawartą między Operatorem a Klientem, g) Cenniku rozumie się przez to publikowaną na stronie głównej Serwisu informację, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Biura; zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu, h) Okresie rozliczeniowym rozumie się pełny miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja księgowa, kadrowo-płacowa, ZUS, i) Portalu rozumie się przez to serwis internetowy funkcjonujący w oparciu o system informatyczny, stworzony i prowadzony przez AspiroNet Sp. z o.o. z siedzibą: Łódź, ul. Piłsudskiego 3, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia, XX Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000393285, posiadającą numer NIP 725-205-03-95 i REGON 101263520, udostępniony w Internecie pod adresem www.mikrofirmy.pl. Strona 1 z 7
3. Prawa autorskie Wyłączne prawa autorskie do Serwisu ifirma.pl, widocznego w serwisie cobrand ksiegowosc.mikrofirmy.pl, należą do Power Media SA z siedzibą: Wrocław, ul. Grabiszyńska 241 B. Prawa autorskie związane z Serwisem podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994r. nr 24, Poz. 83 ze zm.). 4. Zakres usług Biura i obowiązki Klienta 4.1. Usługi Biura są świadczone w oparciu o Serwis 4.2. Klient Biura otrzymuje dostęp do Serwisu w zakresie koniecznym do: a) generowania dokumentów sprzedaży FV lub rachunki w formacie PDF i e- faktury, b) rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej, c) prowadzenia listy kontrahentów, d) prowadzenia listy towarów i usług, e) monitorowania płatności, f) prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, g) obsługi umów zleceń i umów o dzieło, h) prowadzenia ewidencji czasu pracy. 4.3. Klient zobowiązuje się do: a) wprowadzania do Serwisu dokumentów sprzedaży tj. faktur lub rachunków, b) rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej w Serwisie, c) prowadzenia listy towarów i usług w Serwisie, d) prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, e) obsługi umów zleceń i umów o dzieło, f) prowadzenia list płac i ewidencji czasu pracy, g) sporządzenie na koniec roku remanentu w formie spisu z natury ilości oraz wyceny tych ilości, h) terminowego przekazywania kompletnych dokumentów, i) zgodnego z rzeczywistością opisania wydatku na dostarczonych dokumentach, a w przypadku zakupów do istniejących w ewidencji środków trwałych starannego opisu pozwalającego stwierdzić którego środka trwałego dotyczy zakup oraz charakter wydatku czyli czy jest to ulepszenie (przebudowa, nadbudowa, odbudowa, modernizacja) czy remont tj. wymiana zepsutego elementu, j) składania wszystkich innych deklaracji niż VAT, PIT, ZUS, k) regulowania swoich zobowiązań. Strona 2 z 7
4.4. Jednocześnie Klient zleca Biuru w ramach podstawowego abonamentu: a) prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, b) prowadzenie Ewidencji zakupów VAT, c) wyliczania zobowiązań podatkowych z tytułu PIT i VAT na podstawie dostarczonych przez klienta dokumentów zakupowych i prowadzonej ewidencji dokumentów sprzedażowych, d) składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną, e) sporządzanie rocznych zeznań podatkowych dla podatnika rozliczającego się indywidualnie (PIT-36 + PIT-O lub PIT-36L), f) rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS, g) sporządzanie listy płac, h) wyliczanie zobowiązań wobec ZUS, i) przekazywanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych. 4.5. Klient ma wgląd on-line we wszystkie dokumenty, ewidencje i deklaracje wytworzone przez Biuro. 4.6. Zakres spraw zleconych Biuru może być ustalony na drodze indywidualnych negocjacji. 5. Rejestracja Klienta Biura Rachunkowego i dostęp do Serwisu 5.1. Operator świadczy usługi Biura Rachunkowego za pomocą sieci Internet. 5.2. Klient, rozpoczynając współpracę z Biurem, musi się zarejestrować zgodnie z poleceniami Serwisu. 5.3. Rejestracja w Serwisie nie jest jednoznaczna z zawarciem umowy o świadczeniu usług księgowych. 5.4. Klient ma obowiązek wprowadzania danych zgodne ze stanem faktycznym i prawnym: a) aby zapewnić prawidłowe rozliczenia pomiędzy Klientem a Operatorem, ten pierwszy obowiązany jest podać zgodne z prawdą następujące dane: imię, nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, adres siedziby firmy (ulicę, numer, kod, miejscowość), NIP, adres poczty elektronicznej (e-mail), b) w przypadku zmiany jakiejkolwiek z danych, o których mowa w ppkt. a), Klient obowiązany jest do niezwłocznego wprowadzenia zmian w swoim profilu administracyjnym. 6. Okres świadczenia usług i zawarcie Umowy 6.1. Za dzień rejestracji w Serwisie uznaje się dzień, w którym zgodnie ze wskazówkami umieszczonymi na Portalu www.mikrofirmy.pl, Użytkownik wykonując akcję Uruchom ifirma.pl otrzyma od Operatora możliwość korzystania z Serwisu ksiegowosc.mikrofirmy.pl. Strona 3 z 7
6.2. Zgodnie z pkt. 5.3, rejestracja w Serwisie nie jest jednoznaczna z zawarciem umowy o świadczeniu usług księgowych Klient musi zgodnie z poleceniami Serwisu wyrazić chęć zawarcia z Biurem Umowy o świadczeniu usług księgowych. 6.3. Po rejestracji w serwisie i wprowadzeniu przez Klienta danych zgodnie z pkt. 5.4 ppkt. a), Biuro wyśle zainteresowanemu Klientowi na wskazany adres e-mail szkic Umowy o świadczeniu usług księgowych. 6.4. Klient akceptuje treść Umowy i ustala od którego Okresu rozliczeniowego Umowa obowiązuje. 6.5. Biuro wysyła Klientowi Umowę w uzgodnionej treści w dwóch egzemplarzach na jego adres korespondencyjny w celu jej podpisania. Do Umowy są załączone upoważnienia dla Biura do składania deklaracji podatkowych i ZUS. 6.6. Umowa wchodzi w życie w momencie otrzymania przez Biuro podpisanego egzemplarza. 6.7. Umowę współpracy każda ze stron może rozwiązać z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. 6.8. Rozwianie Umowy wymaga formy pisemnej. Brak pisemnego wypowiedzenia upoważnia Biuro do wystawienia faktury zgodnie z umową za dany okres rozliczeniowy. 6.9. Po rozwiązaniu Umowy Biuro odsyła dokumenty Klienta w ciągu 1 miesiąca przesyłką kurierska na koszt Klienta. W razie nieodebrania przesyłki Biuro nie ponosi odpowiedzialności za dokumenty Klienta. 7. Przekazywanie dokumentów do Biura 7.1. Terminy przekazywania dokumentów: Usługa Dokumenty Termin dostarczenia Prowadzenie KPIR i rejestrów VAT Ewidencja środków trwałych i wyposażenia Ewidencja przebiegu pojazdów Akta osobowe Sporządzanie zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS Komplet dokumentów wykazujących poniesione koszty. Dokumenty powinny posiadać datę otrzymania, opis przeznaczenia pozycji na fakturze, oraz inne opisy niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego. Dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego. Uzupełniona w serwisie ifirma.pl na koncie klienta Kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenie, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty Kwestionariusz osobowy wypełniony w serwisie ifirma.pl Do 5-go następnego miesiąca Do 5-go następnego miesiąca Do 5-go następnego miesiąca Przed rozpoczęciem zatrudnienia Do 3 dni od podpisania umowy Sporządzanie list płac listy obecności, dokumenty potwierdzające nieobecność, 7 dni roboczych przed dniem naliczania wynagrodzeń Strona 4 z 7
7.2. Klient może przekazać Biuru dokumenty poprzez: a) wysłanie dokumentów przesyłką listową przez Pocztę Polską lub InPost na koszt Biura, b) wysłanie dokumentów kurierem na koszt Klienta, c) przekazanie Biuru dokumentów elektronicznie (np.: skan, fotografia) przy wykorzystaniu poczty elektronicznej lub usługi DropBox. 7.3. Za datę przekazania dokumentów przyjmuje się: a) w przypadku przekazania dokumentów ścieżką opisaną w pkt. 7.2 ppkt. a) i b) datę wpływu dokumentów do Biura, b) w przypadku przekazania dokumentów ścieżką opisaną w pkt. 7.2 ppkt. c) datę wpływu dokumentów do Biura (email) lub zapisaną w historii dokumentu (DropBox). 7.4. Po wpłynięciu do Biura dokumentów przesłanych opisaną w pkt. 7.2 ppkt. a) i b), Biuro niezwłocznie przesyła do Klienta informację o dacie wpłynięcia i ilości otrzymanych kartek dokumentów. 7.5. Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest: a) siedziba Biura - jeżeli Klient przekazuje do Biura oryginały dokumentów, b) siedziba Klienta - jeżeli Klient przekazuje do Biura kopie, skany lub zdjęcia dokumentów. 7.6. Po zamknięciu roku podatkowego dokumenty przechowywane zgodnie z pkt. 7.5 ppkt a) są wysyłane na adres wskazany przy Klienta przesyłką kurierską, na koszt Klienta. Od momentu wysłania dokumentacji Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej przechowywanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem lub kradzieżą. 8. Odpowiedzialność Biura 8.1. Biuro zobowiązuje się do dołożenia wszelkiej staranności w wykonywaniu zlecenia oraz do postępowania zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi rozliczeń z ZUS i US. 8.2. Biuro bierze na siebie odpowiedzialność za przekazanie w terminie informacji o wyliczonych podatkach, składkach ZUS, oraz innych zdarzeniach, pod warunkiem dotrzymania przez klienta terminów ustalonych w pkt. 7. 8.3. O wysokości zobowiązań publicznoprawnych Klienta Biuro ma obowiązek poinformować go co najmniej 2 dni przed terminem płatności pod warunkiem dotrzymania przez klienta terminów ustalonych w pkt. 7. 8.4. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne. 8.5. Jeżeli zlecenie nie zostanie wykonane lub zostanie nienależycie wykonane z przyczyn niezależnych od Biura, Biuro nie bierze na siebie odpowiedzialności za powstałe szkody. Strona 5 z 7
8.6. Biuro oświadcza, że w trakcie wykonywania usługi posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanych przez siebie usług i będzie je utrzymywał przez cały czas trwania Umowy. 8.7. Biuro ponosi odpowiedzialność majątkową za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z realizacją zawartej Umowy, a będące następstwem zawinionego działania lub zaniechania, rażącego niedbalstwa lub braku należytej staranności. 8.8. Biuro ponosi odpowiedzialność za czynności objęte Umową w trakcie jej trwania. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności sprzed zawarcia Umowy, wymaga to dodatkowych uzgodnień między stronami. 8.9. Biuro może odmówić wykonania zlecenia, jeśli dostarczone przez Klienta dokumenty nie są wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia, lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Biuro na odpowiedzialność karną lub szkodę finansową. 9. Odpowiedzialność Klienta 9.1. Klient ma obowiązek przekazywać dokumenty w ustalonych terminach oraz przekazywać Biuru wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą. 9.2. Dokumenty kosztowe powinny posiadać odpowiednie adnotacje, m.in. datę otrzymania, przeznaczenie pozycji na fakturze, inne, które mają wpływ na prawidłową ewidencję księgową. Wszelkie uchybienia w tym zakresie podlegają uzupełnieniu przez Klienta w terminie wskazanym przez Biuro. 9.3. Biuro nie bierze odpowiedzialności za nieterminowe przekazanie wiadomości o wysokości zobowiązań i wyniku firmy Klienta jeżeli Klient nie przekaże lub nieterminowo przekaże Biuru dokumenty księgowe. 9.4. Klient zobowiązuje się do bezzwłocznego zawiadomienia Biura o wszelkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na prawidłowość świadczonej przez Biuro usługi. 10. Wynagrodzenie za usługę 10.1. Wynagrodzenie za usługi świadczone przez Biuro ustalane jest zgodnie z Cennikiem. 10.2. Zapłata za usługi Biura odbywa się na podstawie wystawianej faktury VAT. Faktury stawiane są ostatniego dnia każdego miesiąca. 10.3. Informację o wystawieniu faktury i kwocie do zapłaty Klient otrzymuje za pośrednictwem e-mail lub SMS. 10.4. Oryginał faktury pozostaje w Biurze do zaksięgowania, chyba że Klient przyjął formę przechowywania dokumentacji księgowej u siebie wtedy faktura zostaje mu wysłana. 10.5. Podstawą zapłaty za usługi świadczone przez Biuro jest zawarta Umowa, więc Klient jest zobowiązany uregulować płatność nawet w przypadku, gdy nie otrzyma informacji o wystawionej fakturze. Strona 6 z 7
10.6. Wynagrodzenie z tytułu umowy jest płatne do 7 dnia kolejnego miesiąca, chyba że strony ustaliły inaczej. Nie zapłacenie faktury w terminie powoduje naliczanie odsetek ustawowych. 11. Komunikacja 11.1. Komunikacja odbywa się mailem na adresy wskazane przez Biuro i Klienta. 11.2. Aktualny mail klienta musi być wpisany przez niego w Danych Firmy. 11.3. Odpowiedzi na maile Biuro udziela w ciągu 2 dni roboczych. 12. Zmiana Regulaminu 12.1. Biuro zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym Regulaminie. 12.2. O zamiarze zmiany Regulaminu Biuro zawiadamia Klienta z jednomiesięcznym wyprzedzeniem, udostępniając treść nowego Regulaminu na internetowych stronach Serwisu oraz Portalu z adnotacją od kiedy obowiązuje. 13. Reklamacje 13.1. W przypadku reklamacji związanych z realizacją usług przez Biuro, Klient powinien składać korespondencyjnie na adres: Power Media, Biuro Obsługi Klienta, ul. Grabiszyńska 241B, 53-234 Wrocław (z dopiskiem Biuro Rachunkowe w serwisie ksiegowosc.mikrofirmy.pl ) lub poprzez zgłoszenie ich do Biura Obsługi Klienta pod numerem telefonu: 0 801 006 008 (z telefonów stacjonarnych) lub 71 769 55 15 (z telefonów komórkowych). 13.2. O wyniku postępowania reklamacyjnego Klient zostanie powiadomiony pisemnie, drogą mailową lub telefonicznie. 13.3. Decyzja Biura w przedmiocie rozpatrywanej reklamacji jest decyzją ostateczną, co nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnień Klienta wynikających z obowiązujących przepisów prawa. 14. Postanowienia końcowe 14.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa. Strona 7 z 7