etyki pracowników i postępowania

Zasady etyki pracowników i postępowania w biznesie Maj 2013

Na okładce Ilustracje na okładce oraz wewnątrz niniejszego dokumentu zamieszczono dzięki uprzejmości Billa Shradera oraz Rica Lecznara W niniejszym dokumencie znajdują się odniesienia do polityki, stron internetowych i wielu innych wspierających dokumentów CH2M HILL dotyczących etyki i zasad postępowania w biznesie. Na końcu tego dokumentu można odnaleść stronę z podsumowaniem wszystkich ważnych informacji, aby zlokalizować wybraną polisę wystarczy kliknać na wybrnane linki z listy. Informacje zawarte w linkach są dostępne w języku angielskim. CH2M HILL 2013. Wszelkie materiały i zawartość niniejszego dokumentu są własnością firmy CH2M HILL i nie mogą być używane ani rozpowszechniane bez wyraźnej pisemnej zgody firmy CH2M HILL.

Spis treści Wiadomość od Prezesa i Dyrektora Generalnego... ii Akceptacja i zobowiązanie do przestrzegania Zasad etyki pracowników i postępowania w biznesie firmy CH2M HILL... iii I. Odpowiedzialność liderów firmy CH2M HILL... 1 II. Postępuj właściwie/wykonaj właściwy telefon... 2 Etyczne podejmowanie decyzji... 2 Uzyskiwanie wskazówek i zgłaszanie możliwych naruszeń zasad etycznych... 2 Zgłaszanie wątpliwości dotyczących sprawozdawczości finansowej... 3 Ochrona osób zgłaszających problemy... 3 Zgłaszanie wątpliwości dotyczących naruszeń związanych z pracą firmy na rzecz rządu Stanów Zjednoczonych... 4 Dyscyplina... 4 III. Wzajemny szacunek... 5 Różnorodność i integracja... 5 Brak dyskryminacji... 5 Brak prześladowań... 5 Obraźliwe zachowanie... 6 Bezpieczeństwo i higiena pracy... 7 Obrażenia i choroby w miejscu pracy... 8 Przemoc w miejscu pracy... 8 Narkotyki i alkohol... 8 Ochrona danych osobowych... 9 Korzystanie z systemów i technologii komunikacyjnych firmy... 9 Znaczenie profesjonalnego wyglądu... 9 IV. Szacunek dla firmy CH2M HILL... 10 Konflikty interesów... 10 Osobiste konflikty interesów... 10 Konflikty interesów na poziomie organizacji... 10 Pozorne i rzeczywiste konflikty interesów... 11 Współpraca z pracownikami, przyjaciółmi i rodziną... 11 Szanse związane z korporacją... 12 Zatrudnienie poza firmą... 12 Członkostwo w radzie nadzorczej... 12 Prezenty i rozrywka... 13 Działalność polityczna i datki... 15 Działalność lobbingowa... 16 Relacje z jednostkami łańcucha dostaw... 17 Ochrona aktywów firmy CH2M HILL... 18 Aktywa fizyczne i technologie... 18 Informacje poufne i zobowiązania do zachowania poufności... 18 Prawa własności intelektualnej... 18 Oprogramowanie... 18 Sieci społecznościowe... 19 Zapytania od mediów i innych podmiotów... 19 V. Szacunek dla klientów i globalnego rynku... 20 Ochrona środowiska i zrównoważony rozwój... 20 Prawa antymonopolowe i dot. ochrony konkurencji... 20 Niewłaściwe praktyki biznesowe... 21 Przepisy regulujące handel i eksport... 21 Licencje eksportowe...22 Bojkoty... 23 Sankcje... 23 Uczciwe traktowanie pracowników... 23 Relacje ze społecznością... 24 Zatrudnianie urzędników rządowych... 24 Informacje poufne klientów, dostawców i partnerów... 25 Informacje dotyczące konkurencji... 25 Dokładne prowadzenie ewidencji... 26 Precyzyjna sprawozdawczość finansowa... 26 Wykorzystywanie informacji poufnych... 27 Zapytania rządowe... 28 Przechowywanie oraz niszczenie ewidencji... 28 VI. Szczególne traktowanie, kiedy naszym klientem jest rząd Stanów Zjednoczonych... 29 Rejestrowanie czasu pracy... 29 Zamówienia publiczne z rządem St. Zjednoczonych... 30 Federalne prawo zamówień rządowych (FAR, Federal Acquisition Regulation... 30 Ustawa o prawdziwości informacji w negocjacjach (TINA, Truth in Negotiations Act)... 31 Ustawa o uczciwości zamówień (PIA, Procurement Integrity Act)... 31 Konflikty interesów na poziomie organizacji... 32 Realizacja projektów na rzecz rządu Stanów Zjednoczonych... 32 Uzasadnione i niedozwolone koszty... 32 Prezenty i rozrywka przeznaczona dla urzędników rządowych... 33 Handel żywym towarem oraz praca rządu St. Zjednoczonych... 33 Własność intelektualna... 33 Ustawa o fałszywych roszczeniach (FCA)... 33 Wynagrodzenia warunkowe... 34 Ustawa o niejawnych prowizjach (AKA, Anti-Kickback Act)... 34 Ochrona osób zgłaszających problemy... 34 Obowiązkowe ujawnianie naruszeń... 35 Lista Linków / Łączeń...37 i

Wiadomość od Prezesa i Dyrektora Generalnego Drodzy pracownicy! Reputacja firmy CH2M HILL opiera się na realizacji projektów, które tworzą wartość dla naszych klientów i dzięki którym świat staje się lepszym miejscem do życia. Utrzymanie tej reputacji wymaga doskonałej jakości usług świadczonych klientom oraz przestrzegania najwyższych standardów etycznych i podstawowych wartości. Podręcznik Zasady etyki pracowników i postępowania w biznesie firmy CH2M HILL zawiera wytyczne dotyczące interakcji między pracownikami oraz prowadzenia relacji z klientami, partnerami, konkurentami i dostawcami. Oznacza to sposób, w jaki dostarczamy nasze usługi, jak wpływamy na opinię publiczną oraz jak wspieramy społeczności, w których mieszkamy i pracujemy. Działając w sposób odpowiedzialny społecznie, mamy obowiązek wobec siebie, naszych współpracowników oraz ludzi, których dotyczy nasza praca, stosować się do określonych zasad etycznych oraz poszukiwać partnerów biznesowych, którzy żyją według tych samych standardów. Podczas realizacji projektów, zarówno większych jak i mniejszych, są sytuacje, w których stajemy w obliczu trudnych kwestii etycznych. W takich sytuacjach najważniejsze jest, aby dokonać właściwego wyboru oraz prowadzić działalność w sposób uczciwy, co odzwierciedla nasze bogate dziedzictwo oraz reputację jednej z najbardziej etycznych firm na świecie. Prosimy pracowników naszej firmy o zrozumienie i stosowanie niniejszych Zasad etyki pracowników i postępowania w biznesie, przestrzeganie zasad firmy CH2M HILL oraz przepisów ustawowych i wykonawczych jurysdykcji miejsca, w którym prowadzimy działalność, a także o stosowanie się do zasad CH2M HILL: Okazywanie szacunku innym Troska o klienta Doskonałe wykonywanie pracy Pozostawanie w zgodzie z naszymi podstawowymi wartościami Niniejsze Zasady etyki pracowników i postępowania w biznesie odnoszą się do wszystkich pracowników firmy CH2M HILL na każdym szczeblu naszej organizacji, niezależnie od miejsca, w którym pracują oraz dziedziny, którą się zajmują. Zostały stworzone, aby rozwiązywać typowe kwestie, które mogą się pojawić od czasu do czasu. Zasady te nie stanowią jednak uniwersalnego poradnika w każdej sytuacji, która może mieć miejsce podczas pracy w firmie CH2M HILL. Problemy etyczne są powszechne w coraz bardziej złożonym środowisku biznesowym. Zastanawiając się, jak poradzić sobie z nieoczekiwaną sytuacją, zawsze należy skłaniać się w kierunku działań, które zostały przeanalizowane. Jak napisał jeden z założycieli, Jim Howland, w Żółtej Książeczce, dobrym testem na sprawdzenie, czy rozważane działanie jest etyczne, będzie zadanie sobie pytania, czy chcę, aby to pojawiło się jutro w nagłówkach gazet? Jeśli masz pytanie dotyczące najlepszego sposobu postępowania w trudnej sytuacji lub wiesz o możliwym naruszeniu zasad firmy CH2M HILL lub przepisów prawa obowiązujących w odniesieniu do działalności firmy, uzyskaj pomoc od współpracowników lub przełożonego albo skorzystaj z infolinii GuideLine (bezpiecznej i poufnej firmowej infolinii). Miej pewność, że firma CH2M HILL nigdy nie będzie mścić się na kimś, kto zgłasza uzasadnione obawy dotyczące pogwałcenia Zasad etyki pracowników i postępowania w biznesie, prawa lub zasad firmy. Pamiętaj, że sposób, w jaki prowadzimy działalność, jest tak samo ważny, jak skala tej działalności. Zawsze postępuj etycznie, niezależnie od problemów. Możesz odczuwać dumę z osiągnięć naszej firmy, która jest jednym z najbardziej podziwianych i etycznych przedsiębiorstw na świecie! Obowiązujące wartości SZACUNEK Być najbardziej szanowaną firmą w naszej branży Zobowiązać się do uczciwości i etyki Utrwalać grzeczność w miejscu pracy Zwiększyć możliwości kariery poprzez rozwój zawodowy i awans Zobowiązać się do zrównoważonych praktyk biznesowych DOSKONAŁA JAKOŚĆ USŁUG Prowadzić naszą branżę w bezpieczeństwie, zdrowiu i jakości Myśl jak nasi klienci Stosować najlepsze środki w projektach naszych klientów Osiągnąć pozycje lidera w realizacji wszystkich usług Zminimalizować biurokracje Nie unikać ryzyka, należy radzić sobie z nim Poprawić wydajność biznesową KONTROLA PRACOWNIKÓW Budować długotrwałą stabilizacje Wyznaczać naszą drogę przeznaczenia Wspierać poczucie dumy Lee A. McIntire, Prezes i Dyrektor Generalny ii

Akceptacja i zobowiązanie do przestrzegania Zasad etyki pracowników i postępowania w biznesie firmy CH2M HILL Proszę zapoznać się z niniejszym oświadczeniem o akceptacji i zobowiązaniu do przestrzegania poniższych zasad oraz podpisać je (elektronicznie lub w formie papierowej, zgodnie z zaleceniami) po zapoznaniu się z całym dokumentem. Rozumiem, że jako pracownik firmy CH2M HILL mam obowiązek przestrzegać naszych Zasad etyki pracowników i podstępowania w biznesie. Zasady te wspierają i promują sposób prowadzenia działalności firmy CH2M HILL oraz chronią naszych pracowników, relacje z klientami, integralność finansową, publiczny wizerunek oraz wartości akcjonariuszy. Jako warunek mojego zatrudnienia w firmie CH2M HILL zgadzam się przestrzegać niniejszych ważnych i stałych zasad postępowania oraz potwierdzam, co następuje: 1. Rozumiem i akceptuję Zasady etyki pracowników i postępowania w biznesie oraz związane z nimi zasady Mam obowiązek znać Zasady etyki pracowników i postępowania w biznesie firmy CH2M HILL, włączając wszelkie sposoby postępowania i procedury w nich wymienione, oraz rozumiem moje obowiązki określone w tym dokumencie. Please cut along dotted line and send to your supervisor. Potwierdzam, że niniejsze Zasady etyki pracowników i postępowania w biznesie określają między innymi nasze zasady oraz oczekiwane zachowania dotyczące: etycznego podejmowania decyzji; różnorodności; wolności od dyskryminacji, molestowania i zachowań lekceważących; zdrowia i bezpieczeństwa; uzależnień od alkoholu i innych substancji; przemocy w miejscu pracy; konfliktu interesów; korupcji oraz rozrywki; aktywności politycznej oraz związanej z lobbingiem; zasad relacji z naszymi konkurentami i dostawcami; obowiązku ochrony wartości CH2M HILL; poufności w stosunku do zastrzeżonych informacji naszych oraz naszych klientów; użycia narzędzi komunikacji oraz technologii (włączając media społecznościowe); obowiązku zawierania uczciwych transakcji, uczciwego podejścia do pracy; szczegółowego przechowywania danych i czasu; dokładnych raportów finansowych, wykorzystywania poufnych informacji; ochrony danych osobowych oraz specyficznych wymagań podczas świadczenia usług dla klientów rządu Stanów Zjednoczonych. Potwierdzam otrzymanie, przeczytanie, zrozumienie oraz zgodę na przestrzeganie Zasad etyki pracowników i postępowania w biznesie bez ograniczeń. Rozumiem również, że mam obowiązek okresowo przeglądać i stosować się do innych zasad firmy CH2M HILL i procedur dotyczących mojej pracy i zakresu obowiązków w firmie CH2M HILL. Potwierdzam, że posiadam dostęp do tych dokumentów za pośrednictwem sieci intranet firmy CH2M HILL oraz, w razie potrzeby uzyskania egzemplarza na papierze, mogę zwrócić się w tej sprawie do Działu kadr. 2. Rozumiem i popieram politykę antykorupcyjną firmy CH2M HILL Rozumiem, że firma CH2M HILL stosuje politykę zerowej tolerancji dla korupcji w prowadzonej działalności biznesowej. Rozumiem, że firma CH2M HILL ani bezpośrednio, ani za pośrednictwem osób trzecich nie płaci oraz nie wspiera łapówek, a także nie oferuje żadnych korzyści majątkowych przedstawicielom firm należących do łańcucha dostaw ani przedstawicielom klientów, w tym urzędnikom rządowym, w celu zapewnienia nowych lub utrzymania istniejących możliwości biznesowych. Potwierdzam przeczytanie i zrozumienie zasad polityki firmy CH2M HILL w odniesieniu do korupcji, prezentów i rozrywki oraz zgadzam się ich przestrzegać. Rozumiem zasady firmy CH2M HILL dotyczące sposobu postępowania w odniesieniu do łańcucha dostaw i zgadzam się ich przestrzegać. 3. Mam obowiązek zgłaszać naruszenia Zgadzam się zgłaszać wszelkie istniejące lub domniemane naruszenia niniejszych Zasad etyki pracowników i postępowania w biznesie, zasad polityki firmy CH2M HILL, przepisów prawa i/lub wszelkich regulacji prawnych obowiązujących w jurysdykcji, w której pracuję. Rozumiem, że infolinia GuideLine (wewnętrzna infolinia firmy CH2M HILL) jest bezpiecznym i poufnym sposobem zgłaszania takich naruszeń. Wiem, jak kontaktować się z infolinią GuideLine (telefonicznie lub za pośrednictwem Internetu). Rozumiem również, że pracownicy, którzy zgłaszają naruszenia w dobrej wierze, będą chronieni przed wszelkimi działaniami odwetowymi. Rozumiem, że firma CH2M HILL będzie używać infolinii GuideLine wyłącznie w sposób zgodny z przepisami prawa odnoszącymi się do mojej osoby oraz firmy CH2M HILL. 4. Rozumiem i akceptuję konsekwencje naruszenia niniejszych zasad Rozumiem, że naruszenie zasad polityki i standardów etycznych określonych w niniejszych Zasadach etyki pracowników i postępowania w biznesie spowoduje wszczęcie wobec mnie postępowania dyscyplinarnego łącznie z ewentualnym rozwiązaniem stosunku pracy. Rozumiem i zgadzam się, że niniejsze Zasady etyki pracowników i postępowania w biznesie nie przyznają, oraz nie mają przyznawać, żadnych praw lub korzyści związanych z zatrudnieniem, ani też nie stanowią gwarancji kontynuacji zatrudnienia lub zmiany statusu zatrudnienia. Podpis Data Imię i nazwisko (drukowane) Globalny numer pracownika Lokalizacja biura Ostatnio zmieniono: maj 2013 iii

[Ta strona jest celowo pozostawiona pusta]

I. Odpowiedzialność liderów firmy CH2M HILL sposób, w jaki liderzy są postrzegani przez pracowników, jest głównym czynnikiem służącym motywowaniu i utrzymywaniu silnych osób. Wielu szeregowych pracowników być może nigdy nie spotkało przedstawicieli kadry zarządzającej najwyższego szczebla. Jeżeli jednak postrzegają oni swoich liderów jako uczciwych, inteligentnych ludzi, którzy pracują jak szaleni, aby rozwijać firmę i polepszać sytuację zatrudnionych w niej osób, będą postępować w analogiczny sposób Silny aspekt przywództwa stanowi przykład do naśladowania Jim Howland, Żółta Książeczka Nasi liderzy promują silną i zrównoważoną kulturę etyki, zgodności z przepisami, szacunku i doskonałości zawodowej. Tworzą oni środowisko pracy, w którym pracownicy aspirują do najwyższych standardów etycznych i profesjonalnych oraz bez skrępowania kwestionują dyskusyjne zachowania. Nasi liderzy reagują na zarzuty dotyczące niewłaściwego postępowania przez wdrażanie dokładnych i prowadzonych w odpowiednim czasie dochodzeń, działań korygujących, szkoleń oraz uczciwych środków dyscyplinarnych. Upewniają się, że nie są prowadzone żadne działania odwetowe przeciwko osobom, które w dobrej wierze zgłaszają problemy i wątpliwości. Nasi liderzy stanowią przykład dla pozostałych pracowników. Czynią oni etykę i zgodność z przepisami częścią ciągłego dialogu prowadzonego w firmie CH2M HILL, nie tylko między pracownikami, ale również z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi. Nadają odpowiedni ton i właściwe oczekiwania dzięki stałemu promowaniu oraz podkreślaniu znaczenia etyki jako integralnej części zasad CH2M HILL. Nigdy nie idą na kompromis w kwestii standardów etycznych firmy oraz chronią i zachowują naszą najważniejszą wartość naszą reputację przez codzienne kształtowanie procesu etycznego podejmowania decyzji oraz oczekiwanie takiego samego zaangażowania w sprawy etyki od swoich zespołów. Nasi liderzy wierzą, że firmy etyczne prześcigają firmy prowadzące działalność w sposób nieetyczny w każdej branży, w której firma CH2M HILL prowadzi działalność. Potwierdzają to również dane doświadczalne. Nasi liderzy wierzą, że prowadzenie działalności w sposób etyczny i uczciwy jest dobre dla firmy CH2M HILL, jej działalności, klientów oraz pracowników. 1

II. Postępuj właściwie/wykonaj właściwy telefon Uczciwość jest bardzo ważnym wymogiem wstępnym zatrudnienia. Dana osoba musi być uczciwa wobec siebie samej i innych, w przeciwnym razie nie będziemy mieć podstaw, na których można budować Jim Howland, Żółta Książeczka Etyczne podejmowanie decyzji We współczesnym złożonym środowisku biznesowym możesz od czasu do czasu napotkać dylemat natury etycznej. Jeśli nie masz pewności, jak postąpić, zadaj sobie następujące pytania: Czy postępuję etycznie? Czy postępuję zgodnie z Zasadami etyki pracowników i postępowania w biznesie oraz z innymi zasadami firmy CH2M HILL? Czy postępuję zgodnie z prawem? Zawsze jest właściwy czas, by zrobić to, co właściwe Martin Luther King, Jr. Poufna infolinia firmy CH2M HILL, GuideLine, jest dostępna anonimowo przez telefon lub za pośrednictwem Internetu William H. Brierly, Dyrektor ds. Integralności i Etyki Czy we własnym odczuciu postępuję właściwe? Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest inna niż tak, podejmij działanie. Jeżeli nadal masz wątpliwości, uzyskaj poradę, kontaktując się z infolinią GuideLine telefonicznie lub za pośrednictwem Internetu pod adresem www.ch2mhill.com/guideline. Uzyskiwanie wskazówek i zgłaszanie możliwych naruszeń zasad etycznych Naszym obowiązkiem wobec firmy CH2M HILL, współpracowników i udziałowców jest zgłaszanie znanych lub domniemanych naruszeń Zasad etyki pracowników i postępowania w biznesie, zasad firmy CH2M HILL lub przepisów prawa. Jeżeli podejrzewasz niewłaściwe postępowanie lub wiesz, że miało ono miejsce, albo masz wątpliwości odnośnie odpowiedniego zachowania w określonej sytuacji, skorzystaj z jednej z następujących form kontaktu: Twój przełożony, jeśli nie jest bezpośrednio zamieszany w sprawę Twój partner w zakresie dostaw w ramach projektu OneHR Infolinia GuideLine dostępna telefonicznie lub za pośrednictwem Internetu pod adresem www.ch2mhill.com/guideline Dyrektor ds. zgodności z prawem i etyki firmy CH2M HILL Dowolny członek Działu prawnego firmy CH2M HILL Możesz telefonicznie skontaktować się z infolinią GuideLine pod numerem +1-866-924-4843 (+1-TO-MY-CH-GUIDE) w Stanach Zjednoczonych lub Kanadzie. Poza granicami Stanów Zjednoczonych i Kanady można zadzwonić pod numer +1-720-286-4843 lub skorzystać z witryny MySafeWorkplace, aby uzyskać dostęp do listy bezpłatnych numerów międzynarodowych. Można też odwiedzić stronę internetową www.ch2mhill.com/guideline, która jest wielojęzycznym narzędziem internetowym umożliwiającym zgłaszanie domniemanych naruszeń oraz zadawanie pytań dotyczących wielu kwestii związanych z etyką i zgodnością z przepisami. 2

Infolinia GuideLine to poufna linia specjalna firmy, za pośrednictwem której można zawsze uzyskać wskazówki lub odpowiedzi na pytania albo zgłosić wątpliwości bądź potencjalne naruszenia Zasad etyki pracowników i postępowania w biznesie, zasad firmy CH2M HILL lub przepisów prawa. Jeżeli otrzymasz prośbę o udział w śledztwie dotyczącym zagadnień etycznych lub postępowania w biznesie, firma CH2M HILL oczekuje od Ciebie podjęcia współpracy w dobrej wierze oraz zapewni Tobie ochronę przed wszelkimi działaniami odwetowym. Firma CH2M HILL potrzebuje i oczekuje Twojej pomocy w ochronie wartości oraz reputacji naszej firmy. Zgłaszanie wątpliwości dotyczących sprawozdawczości finansowej Firma CH2M HILL to zarejestrowana spółka publiczna, która przedstawia sprawozdania z wyników finansowych swoim akcjonariuszom i innym zaintereswanym w sposób rzetelny i terminowy. Rzetelność sprawozdań finansowych zależy od pracowników i sposobu, w jaki rejestrują oni godziny pracy, zarządzają zleceniami zmian oraz zgłaszają szacunki, wyniki sprzedaży i wydatki związane z projektem. Od starszej kadry kierowniczej oraz osób odpowiedzialnych za sporządzanie sprawozdań finansowych wymaga się podpisania Kodeksu etyki dla starszej kadry kierowniczej oraz pracowników Działu finansowego, który nakłada rygorystyczne zobowiązania monitorowania i poprawnego zgłaszania wyników finansowych firmy CH2M HILL. Zachęcamy pracowników do informowania o wszelkich dyskusyjnych praktykach w zakresie księgowości lub rewizji finansowej. Można to zrobić w sposób anonimowy oraz bez obaw o działania odwetowe. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub pytań dotyczących zgodności z przepisami w zakresie księgowości lub sprawozdawczości finansowej należy je natychmiast zgłosić, korzystając z jednej z następujących form kontaktu: Firma CH2M HILL nie stosuje działań odwetowych wobec osób, które zgłaszają naruszenia lub kwestionują praktyki firmy, zwłaszcza jeśli robią to w dobrej wierze Lee McIntire, Prezes i Dyrektor Generalny Infolinia GuideLine (poufna linia specjalna firmy) Dyrektor ds. zgodności z prawem i etyki, jeśli nie dotyczy go dana kwestia Dyrektor finansowy, jeśli nie dotyczy go dana kwestia Przewodniczący Komisji Audytowej Zarządu firmy CH2M HILL Firma CH2M HILL nie stosuje działań odwetowych wobec osób, które w dobrej wierze zgłaszają obawy związane z księgowością lub sprawozdawczością finansową. Ochrona osób zgłaszających problemy Rząd Stanów Zjednoczonych oraz rządy wielu innych krajów na świecie zapewniają specjalną ochronę osobom, które zgłaszają naruszenia przepisów dotyczących zamówień rządowych (np. amerykańskiego Federalnego prawa zamówień rządowych) oraz wszelkich innych praw i regulacji dotyczących prac zleconych przez rząd danego państwa. W przypadku wątpliwości dotyczących sposobu wykorzystania zasobów rządu Stanów Zjednoczonych lub innych państw przez firmę CH2M HILL należy skontaktować się z infolinią GuideLine. 3

Zgłaszanie wątpliwości dotyczących naruszeń związanych z pracą firmy na rzecz rządu Stanów Zjednoczonych Jako wykonawca zamówień rządu Stanów Zjednoczonych podlegamy licznym regulacjom określającym sposób i termin zgłaszania wątpliwości dotyczących pracy firmy na rzecz rządu Stanów Zjednoczonych oraz osoby, którym takie wątpliwości należy zgłaszać. Bezzwłocznie ujawniamy wiarygodne dowody naruszenia przepisów prawa lub otrzymania zawyżonej płatności w związku z pracą firmy na rzecz rządu Stanów Zjednoczonych. Jeśli posiadasz informacje, które Twoim zdaniem powinny zostać ujawnione, lub masz obawy dotyczące sposobu wykorzystania zasobów rządu Stanów Zjednoczonych przez firmę CH2M HILL w związku z jakimkolwiek kontraktem zawartym z rządem Stanów Zjednoczonych, skontaktuj się z infolinią GuideLine. Wiele agencji rządowych w Stanach Zjednoczonych posiada własne infolinie, z których również można skorzystać w celu zgłoszenia naruszeń. Dyscyplina Postępowanie uznane za naruszenie naszych Zasad etyki pracowników i postępowania w biznesie, Kodeksu etyki dla starszej kadry kierowniczej oraz pracowników Działu finansowego, zasad polityki firmy CH2M HILL lub przepisów prawa spowoduje wszczęcie postępowania dyscyplinarnego, łącznie z ewentualnym rozwiązaniem stosunku pracy, wobec osób, które się takiego naruszenia dopuszczają. Jeśli będzie to konieczne, zgłosimy niewłaściwe postępowanie odpowiednim organom władzy, co może skutkować postępowaniem cywilnym i/lub karnym. 4

III. Wzajemny szacunek Aby promować rozwój własny oraz firmy CH2M HILL, musimy traktować siebie nawzajem z szacunkiem i w serdeczny sposób wspierać wysiłków współpracowników Jim Howland, Żółta Książeczka Nasza firma jest zróżnicowana pod względem geograficznym i kulturowym. Przyjmujemy i akceptujemy lokalne kultury, zwyczaje panujące w krajach, w których prowadzimy działalność, wyjątkiem są sytuacje, gdy zwyczaje te są sprzeczne z naszymi podstawowymi wartościami. W firmie CH2M HILL nie ma miejsca na dyskryminację i prześladowanie John Madia, Dyrektor Działu Kadr Różnorodność i integracja Siła robocza firmy CH2M HILL jest tak zróżnicowana, jak obsługiwani przez nią klienci. Każdy z nas musi wnieść swój wkład przez promowanie integracyjnego środowiska pracy, które umożliwia wykorzystanie różnorodnych talentów, zoptymalizowanie mocnych stron zespołu i zminimalizowanie indywidualnych słabości. Dzięki różnorodności wspólnie osiągamy to, czego nie możemy dokonać osobno. Brak dyskryminacji W firmie CH2M HILL nie ma miejsca na dyskryminację. Aktywnie promujemy zróżnicowanie potencjału ludzkiego, co oznacza, że musimy wspólnie pracować na rzecz wykorzenienia dyskryminacji i zapobiegania jej. W firmie CH2M HILL nie tolerujemy dyskryminacji i nierównego traktowania jakiejkolwiek osoby lub grupy z powodu określonych cech charakterystycznych, takich jak: rasa, kolor skóry, pochodzenie narodowe, wiek, religia, płeć, tożsamość płciowa, orientacja seksualna, niepełnosprawność lub innego statusu chronionego prawem. Dodatkowe informacje na temat zasad polityki firmy CH2M HILL związanych z tą ważną kwestią można znaleźć w naszej Polityce równych szans zatrudnienia i akcji afirmatywnej oraz Polityce dotyczącej niepełnosprawności i przystosowania. Brak prześladowań Firma CH2M HILL zabrania wszelkich form prześladowania. Postępowanie tworzące atmosferę zastraszenia, wrogości, obrażania i znieważania w środowisku pracy nie jest mile widziane niezależnie od tego, czy jest akceptowalne w ramach norm lokalnych, zgodne z prawem lokalnym lub akceptowane w kraju, w którym pracujemy. Zachowanie, które w pewnych krajach jest powszechne ze względu na lokalne zwyczaje, może być dla pracowników firmy CH2M HILL postępowaniem zabronionym z powodu niezgodności z wartościami i zasadami polityki firmy. Aby ustalić, czy dane postępowanie jest formą prześladowania, firma CH2M HILL koncentruje się na skutku działania, a nie jego zamiarze. Dodatkowe informacje można znaleźć w naszej Polityce braku prześladowań i dyskryminacji. Jeśli wiesz o występowaniu zachowania dyskryminującego lub prześladującego albo je podejrzewasz, natychmiast zgłoś tę sytuację, kontaktując się z zaufanym przełożonym, partnerem w zakresie dostaw w ramach projektu OneHR lub infolinią GuideLine. Nie doświadczysz działań odwetowych za dokonanie zgłoszenia w dobrej wierze. 5

Pyt.: Przełożony Amari często czyni niestosowne uwagi dotyczące jej wyglądu, kiedy myśli, że ona ich nie słyszy. Sprawia, że czas spędzany w pracy jest dla niej przykry. Ponieważ Amari pracuje w miejscu, w którym jest zatrudnionych niewiele kobiet, ma obawy, że jej skargi spowodują postrzeganie jej jako trudnego współpracownika. Co powinna zrobić? Odp.: Amari powinna zgłosić niestosowne zachowanie swojego przełożonego. Polityka firmy CH2M HILL zwalczająca prześladowanie ma zastosowanie bez względu na miejsce pracy Amari, jej kraj pochodzenia czy obywatelstwo. Zachowanie jej przełożonego jest formą prześladowania i z tego powodu stanowi naruszenie naszych Zasad etyki pracowników i postępowania w biznesie. Firma CH2M HILL nie zezwoli na działania odwetowe będące wynikiem zgłoszenia takiej sytuacji. Musimy być zainteresowani zatrudnianiem ludzi o przyjemnym usposobieniu, nieskazitelnym charakterze i dużych zdolnościach, gdziekolwiek można ich znaleźć Jim Howland, Żółta Książeczka W firmie CH2M HILL koncentrujemy się na charakterze, profesjonalizmie i etyce danej osoby. Poszukujemy najbardziej utalentowanych, wykwalifikowanych ludzi w branży, których postępowanie napawa firmę CH2MHILL dumą Lee McIntire, Prezes i Dyrektor Generalny Obraźliwe zachowanie Dokładamy wszelkich starań, aby przyciągnąć i zatrzymać inteligentnych, spełnionych, profesjonalnych, utalentowanych ludzi o przyjemnym usposobieniu do naszego przyjaznego pracownikom środowiska pracy. W firmie CH2M HILL skupiamy się na pracy zespołowej, wiedzy specjalistycznej, zdolnościach i długoterminowym potencjale, a nie po prostu na imponujących kwalifikacjach niepopartych silnym charakterem. W firmie CH2M HILL nie ma miejsca dla osób grubiańskich, o lekceważącym, protekcjonalnym, poniżającym nastawieniu, nadmiernie trudnych i nieprzyjemnych, nadużywających władzy kierowniczej w celu dręczenia i zastraszania innych oraz ignorujących nasze podstawowe wartości. Nawet jeśli przynosisz przychody i pomagasz zdobyć ważne projekty, ale Twoje zachowanie zraża inne utalentowane osoby wnoszące wkład w działalność firmy i tworzy niezdrowe Pyt.: Sergei, starszy kierownik projektu, regularnie obraża swoich podwładnych. Nigdy nie jest zadowolony i cały czas wydaje się być zły z jakiegoś powodu. Wykorzystuje każdą okazję, aby znieważać, a jego obelżywe zachowanie nie jest skierowane wobec żadnej konkretnej grupy. Pracownicy o solidnych wynikach proszą o przeniesienie z jego grupy, aby uniknąć obraźliwego zachowania Sergeia. Steve skontaktował się z Sergeiem, aby omówić trudne środowisko interpersonalne podczas trwania projektu; Steve lubi swoją rolę w projekcie, ale jest na skraju wytrzymania. Sergei nie przyjmuje tego do wiadomości i mówi Steve owi, aby wziął się w garść, w przeciwnym razie zostanie zwolniony, ponieważ kierownictwo mnie lubi mam dobre wyniki. Co powinien zrobić Steve? Odp.: Steve powinien skontaktować się ze swoim partnerem w ramach projektu OneHR i porozmawiać z kierownictwem swojej grupy. Zachowanie Sergeia jest niezgodne z kulturą firmy CH2M HILL, a jego brak szacunku wobec podwładnych nie będzie tolerowany. Jeśli Steve obawia się zemsty ze stronysergeia, powinien skontaktować się z infolinią GuideLine. 6

środowisko pracy, nie ma dla Ciebie miejsca w firmie CH2M HILL. Mimo że Twoje obraźliwe zachowanie może z technicznego punktu widzenia nie stanowić naruszenia przepisów prawa i naszych zasad polityki przeciwko dyskryminacji i prześladowaniu, jest ono sprzeczne z naszym środowiskiem pracy zespołowej i firma CH2M HILL może rozwiązać wspόłpracę na podstawie lekceważącego i nieprofesjonalnego postępowania. Otwarta komunikacja i ustalanie celu CH2M HILL zachęca do otwartego dialogu pomiędzy pracownikami w sprawach biznesowych czy też specyficznych problemach, wątpliwościach dotyczących projektu, konkretnego departamentu lub firmy jako całości. Ważną częścią otwartej komunikacji w CH2M HILL jest coroczny proces wydajności i współpracy, gdzie menedżerowie i pracownicy ustalają wspólnie cele w oczekiwaniu, że zostanie zachowna spojność organizacyjna. Ich tworzenie, omawianie i osiąganie to skuteczny aspekt zarządzania w CH2M HILL, kluczowy element wspierania środowiska otwartej komunikacji i ogólne zarządzanie wydajności. Bezpieczeństwo, środowisko i higiena pracy Bezpieczeństwo pracowników oraz nasze zaangażowanie w ochronę środowiska stanowią priorytety działań firmy. Każdy pracownik zaangażowany jest w osiąganie Celu zero firmy CH2M HILL, którego zamierzeniem jest całkowity brak obrażeń i chorób związanych z pracą oraz minimalnym wpływem na środowisko. Wymaga to, abyśmy rozumieli i przyjmowali zasady Polityki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska, a także Polityki ochrony pracowników, konsekwentnie przestrzegali naszych Podstawowych standardów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną środowiska, a także zawsze wykonywali pracę w biurze oraz w terenie projektu zgodnie ze Standardowymi procedurami operacyjnymi dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska firmy. Pamiętaj, że bezpieczeństwo i ochrona środowiska w pracy stanowią Twój obowiązek, a firma CH2M HILL oczekuje od Ciebie nieustannego analizowania i zalecania sposobów poprawy zarządzania bezpieczeństwem i środowiskiem w firmie. Firma CH2M HILL jest przekonana o tym, że reputacja w zakresie bezpiecznego środowiska pracy oraz ogromnego zaangażowania w przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska i ochrony pracowników pomaga nam zabezpieczyć działalność biznesową, przyciągnąć największe talenty oraz zatrzymać wyjątkową siłę roboczą. W firmie CH2M HILL bezpieczeństwo stanowi główny priorytet i jest odpowiedzialnością każdego pracownika. Jeśli zauważysz naruszenie zasad bezpieczeństwa, natychmiast zgłoś je swojemu przełożonemu Mike McKelvy, Szef Dywizji ds. Zarządzania, Środowiska i Infrastruktury W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska w firmie CH2M HILL należy porozmawiać ze swoim przełożonym, kierownikiem ds. bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska lub Zespołem ds. bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska pod numerem +1-720-286-4773. W przypadku obaw o ochronę pracowników należy skontaktować się z Zespołem ds. ochrony pracowników pod adresem CH2MHILLSecurity@ch2m.com lub numerem telefonu +1-720-286-3976. 7

Pyt.: Uwaga mojego przełożonego oraz zespołu kierowniczego firmy CH2M HILL jest w dużym stopniu skupiona na danych statystycznych dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa pracowników. Doznałem obrażeń dłoni podczas wykonywania pracy; czy powinienem to zgłosić? Nie chcę zawstydzić mojego zespołu ani zaszkodzić reputacji firmy CH2M HILL w zakresie bezpieczeństwa. Zakres mojego ubezpieczenia obejmuje wydatki medyczne, dlaczego więc ma to znaczenie, abym zgłosił ten wypadek jako obrażenie doznane podczas wykonywania pracy? Odp.: Zaniechanie zgłoszenia obrażeń doznanych w miejscu pracy stanowi poważne naruszenie polityki firmy CH2M HILL dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska. Zdobywamy reputację w zakresie bezpieczeństwa przez opracowanie najlepszych standardów związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem w branży, a nie przez ukrywanie sporadycznych obrażeń. Wiedza o Twoich obrażeniach może stworzyć dla nas okazję do poprawy procedur związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną środowiska i zapobiec takim obrażeniom w przyszłości. Zaniechanie zgłoszenia takich obrażeń przez pracownika może spowodować, że firma CH2M HILL naruszy ważne przepisy prawa dotyczącego bezpieczeństwa oraz regulacje dotyczące zgłaszania. Obrażenia i choroby w miejscu pracy Jeśli doznasz obrażeń podczas wykonywania pracy, musisz natychmiast zawiadomić swojego przełożonego i postępować zgodnie z protokołem firmy CH2M HILL dotyczącym postępowania w przypadku obrażeń i powrotu do pracy. W wielu lokalizacjach pracownicy mają natychmiastowy dostęp do pielęgniarki, która pomoże ocenić obrażenie, uzyskać odpowiednie leczenie i pozostanie w kontakcie z pracownikiem, aby monitorować proces jego rekonwalescencji i powrotu do pracy. W razie wypadku należy natychmiast szukać pomocy. Pyt.: Co zrobić, jeśli pielęgniarka/lekarz zapewniony przez firmę CH2M HILL do celów postępowania w przypadku obrażeń i powrotu do pracy powie mi, że nie jest wymagane żadne leczenie medyczne, ale ja uważam, że powinienem udać się do lekarza? Odp.: Podejście, którym chcesz się kierować w odniesieniu do swojej opieki medycznej, jest zawsze Twoją osobistą decyzją. Musisz zrobić to, co Ty sam oraz Twoja rodzina uznacie za odpowiednie w danych okolicznościach. Nie będzie żadnych działań odwetowych w powodu podjętej przez Ciebie decyzji. 8

Przemoc w miejscu pracy W ramach zaangażowania w zdrowie i bezpieczeństwo w żadnym wypadku nie tolerujemy przemocy w miejscu pracy. Pracownicy, którzy wykazują agresję lub grożą przemocą w miejscu pracy podlegają postępowaniu dyscyplinarnemu, w tym rozwiązaniu zatrudnienia, a jeśli to konieczne, również postępowaniu karnemu. Dodatkowe informacje można znaleźć w naszej Polityce świadomości i zapobiegania przemocy w miejscu pracy. Narkotyki i alkohol Aby utrzymać i chronić zdrowie, bezpieczeństwo i dobrobyt pracowników, w miejscu pracy nie może być narkotyków i alkoholu. Posiadanie, używanie, dystrybucja lub sprzedaż nielegalnych substancji albo spożywanie alkoholu w pracy bądź niewłaściwe wykorzystywanie leków wydawanych na receptę lub bez recepty zagraża naszemu bezpieczeństwu. Takie zachowanie jest surowo zabronione i podlega postępowaniu dyscyplinarnemu włącznie z rozwiązaniemzatrudnienia. Jeśli będzie to stosowne, zgłosimy niewłaściwe postępowanie odpowiednim organom ścigania, co może skutkować postępowaniem karnym. Spożywanie alkoholu na terenie firmy CH2M HILL dozwolone jest wyłącznie podczas wydarzeń towarzyskich sponsorowanych przez firmę CH2M HILL. Dodatkowe informacje znaleźć można w naszej Polityce miejsca pracy wolnego od narkotyków. Należy zgłosić wszelkie zagrożenia i akty przemocy w miejscu pracy lub na terenie naszych projektów pod adresem CH2MHILLSecurity@ch2m.com lub pod numerem telefonu +1-720-286-3976 John Madia, Dyrektor Działu Kadr Ochrona danych osobowych W dzisiejszym szybko rozwijającym się elektronicznym środowisku wymiany i przechowywania informacji firma CH2M HILL angażuje się w ochronę prywatności pracowników i danych osobowych każdego z nich. Przestrzegamy uzasadnionych i zalecanych procedur dotyczących bezpieczeństwa informacji, aby chronić dane osobowe pracowników. Firma CH2M HILL może okazjonalnie przekazywać dane osobowe pracowników zewnętrznym dostawcom w celu świadczenia usług, takich jak opieka zdrowotna, posiadanie akcji, ubezpieczenia i świadczenia emerytalne.. Poza sytuacjami dozwolonymi przez prawo, firma najpierw uzyskuje zgodę na przekazanie danych osobowych innym stronom. Więcej informacji można znaleźć w Polityce prywatności firmy CH2M HILL. Korzystanie z systemów i technologii komunikacyjnych firmy Firma CH2M HILL oczekuje, że pracownicy będą korzystać z firmowych systemów komunikacyjnych głównie do celów związanych z pracą i będą uzyskiwać dostęp wyłącznie do odpowiednich treści. Pracownicy nie powinni oczekiwać zachowania prywatności ani poufności w stosunku do żadnych informacji otrzymanych lub przekazanych za pośrednictwem systemów komunikacyjnych firmy CH2M HILL bez względu na to, czy sprzęt służący do komunikacji należy do firmy CH2M HILL. Firma CH2M HILL monitoruje korzystanie z Internetu i systemów komunikacyjnych firmy CH2M HILL przez pracowników oraz może uzyskać dostęp do wiadomości e-mail oraz innych transmisji danych w stopniu prawnie dozwolonym. Firma CH2M HILL zastrzega sobie prawo blokowania dostępu do 9

Należy nosić odzież nadającą profesjonalny wygląd Clair A. Hill, 18 marca 1969 r Zasady etyki pracowników i postępowania w biznesie firmy CH2M HILL obraźliwych, niezgodnych z prawem i niezwiązanych z działalnością biznesową stron internetowych oraz do przechwytywania transmisji niestosownych materiałów. Próby uzyskania dostępu do obraźliwych lub niezgodnych z prawem treści za pomocą naszych systemów lub przechowywania takich treści na naszych komputerach może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym włącznie ze zwolnieniem z pracy. Dodatkowe informacje można znaleźć w naszej Polityce dotyczącej systemów i technologii komunikacyjnych. Znaczenie profesjonalnego wyglądu Działania i wygląd pracowników stanowią odzwierciedlenie profesjonalnego wizerunku firmy CH2M HILL. Zachowanie oraz noszenie ubrań tak, aby podtrzymywać reputację firmy CH2M HILL w zakresie profesjonalnej doskonałości, stanowi zaledwie jeden ze sposobów demonstrowania szacunku w stosunku do siebie nawzajem oraz firmy. Przy dokonywaniu wyborów dotyczących garderoby należy zawsze dokładnie rozważyć względy bezpieczeństwa oraz oczekiwania kulturowe w odniesieniu do profesjonalnych ubrań. Obuwie, które nie zapewnia odpowiedniej ochrony, jest również niestosowne. Kryteria tego, co stosowne, mogą różnić się w zależności od kraju, ale niezależnie od miejsca pracy wykonywanej na rzecz firmy CH2M HILL ubiór pracownika musi dobrze reprezentować firmę jako profesjonalną organizację, której klienci ufają i powierzają swoje najważniejsze i wymagąjace projekty. 10

IV. Szacunek dla firmy CH2M HILL Osoba znajdująca się najbliżej określonego działania ma największą szansę na podjęcie właściwej decyzji, jeśli jest odpowiednio poinformowana o szerokich implikacjach dla firmy Jim Howland, Żółta Książeczka Konflikty interesów Konflikty interesów powstają, kiedy nasze osobiste i finansowe interesy zakłócają lub wydają się zakłócać profesjonalny osąd i/lub obiektywizm. W dużej firmie konflikty są nieuniknione. Jeśli coś nie wydaje się właściwe, istnieje możliwość, że takie nie jest. Należy więc poprosić o radę. Przy postępowaniu w razie konfliktów istotne znaczenie ma ich ujawnienie. Terminowe ujawnienie wszystkich dotkniętych stron rozwiązuje większość konfliktów interesów i może zapobiec krepującym sytuacjom. Jeśli konflikt nie może być ujawniony, spróbujemy go rozwiązać przenosząc personel lub poprzez zmianę sposobu wykonywania pracy. Należy zawsze ujawniać zarówno rzeczywiste, jak też potencjalne konflikty interesów swojemu przełożonemu. Znalezienie się w sytuacji konfliktu interesów nie jest sprzeczne z zasadami etyki. Miarą postępowania etycznego jest sposób rozwiązywania konfliktu interesów Mike Szomjassy, Kierownik Dywizji ds. Energii, Wody i Wyposażenia Osobiste konflikty interesów Osobisty konflikt interesów istnieje w sytuacji, gdy dana osoba może ulec wpływom własnych interesów lub relacji osobistych podczas podejmowania decyzji w imieniu firmy CH2M HILL. Jeśli na przykład bliski krewny pracownika jest zatrudniony w innej firmie, pracownik ten znajduje się w sytuacji konfliktu interesów w odniesieniu do wszelkich decyzji podejmowanych w imieniu firmy CH2M HILL w celu prowadzenia działalności biznesowej z taką firmą. Konflikty interesów na poziomie organizacji Konflikt interesów na poziomie organizacji może powstać, kiedy praca wykonywana przez firmę CH2M HILL na rzecz jednego klienta stoi w sprzeczności z relacjami z innym klientem. Konflikt ten może potencjalnie wpłynąć na zdolność firmy CH2M HILL do świadczenia pomocą i radą w sposób bezstronny, prawidłowy pod względem technicznym oraz obiektywny lub skutkować niesprawiedliwą przewagą konkurencyjną. Wielu naszych klientów stosuje zasady polityki dotyczącej konfliktu interesów na poziomie organizacji, które mogą być surowsze niż zasady naszej polityki. Wielu klientów ze strony rządowej stosuje bardzo normatywne zasady polityki dotyczącej konfliktu interesów i nawet niezamierzone naruszenie może skutkować sankcjami i ujmą na reputacji firmy CH2M HILL. Powinniśmy Pyt.: Firma CH2M HILL wykonuje pracę na rzecz klienta komercyjnego związaną z projektem remediacji środowiska na lądzie służącym rozwojowi przemysłowemu. Rok później inna jednostka biznesowa zostaje poproszona o przeprowadzenie oceny środowiskowej tego samego odcinka ziemi dla innego klienta, który kupuje ten teren. Czy możemy wykonać taką pracę? Odp.: Taki scenariusz przedstawia konflikt interesów na poziomie organizacji. Konflikt ten należy w pełni ujawnić obu klientom. Możemy wykonać pracę, o ile nie będzie sprzeciwu ze strony naszych klientów. 11

znać politykę naszych klientów w zakresie konfliktów i korzystać z jej zasad jako wskazówek w określaniu najlepszego kierunku działania w rozwiązywaniu konfliktów. Nawet jeśli rzeczywisty rezultat nie znalazł się pod wpływem konfliktu interesów, pozory niestosowności mogą wpłynąć na naszą reputację Jacque Hinman, Prezes Działu ds. Międzynarodowych Pozorne i rzeczywiste konflikty interesów Pozorny konflikt interesów może stanowić równie duży problem jak rzeczywisty konflikt interesów. Mimo że możemy być całkowicie zdolni do podjęcia bezstronnej decyzji, pozory konfliktu interesów widoczne dla osób spoza firmy CH2M HILL mogą stwarzać obraz braku obiektywizmu z naszej strony. Takie pozory niestosowności mogą podważyć integralność procesu tak, jak gdyby konflikt rzeczywiście istniał. Pozorny konflikt interesów należy traktować poważnie i rozwiązać tak, jakby był rzeczywistym konfliktem interesów. Pyt.: Katarzyna jest przedstawicielem klienta w zespole wybierającym ofertę przetargową do dużego programu infrastrukturalnego z konkurencyjną liczbą ofert. Kontaktuje się z nią stary znajomy z wcześniejszego miejsca pracy, który jest zatrudniony w jednej z trzech konkurencyjnych firm wybranych w ramach procedury przetargowej. Znajomy przyjechał do miasta na prezentację dla klientów i jest ciekawy, co słychać. Czy Katarzyna może spotkać się ze starym znajomym po pracy na drinka, jeśli powie mu, że nie mogą rozmawiać na temat procedury przetargowej? Odp.: Niezależnie od tego, czy Katarzyna przekaże informacje na temat procesu selekcji w trybie konkursowym, sam fakt, że osoba z zespołu selekcji spotyka się z przedstawicielem jednej z trzech konkurencyjnych firm poza regulowanym przepisami procesem selekcji, stwarza wrażenie niestosowności. Katarzyna powinna odłożyć spotkanie, dopóki proces selekcji nie zostanie ukończony. Powinna poinformować swojego kierownika programu, że łączy ją osobista relacja z osobą należącą do zespołu jednej z konkurencyjnych firm i że osoba ta kontaktowała się z nią w trakcie trwania procedury przetargowej. Jesteśmy na tyle dużą firmą, aby możliwe było zatrudnienie więcej niż jednej osoby z rodziny, ale należy za wszelką cenę unikać sytuacji, w której jeden członek rodziny pracuje dla drugiego Jim Howland, Żółta Książeczka Należy mieć świadomość, że wielu naszych klientów ma bardzo specyficzne wymagania odnośnie konfliktu interesów, które powinny być zawsze spełniane Lee McIntire, Prezes i Dyrektor Generalny Współpraca z pracownikami, przyjaciółmi i rodziną Jeśli między pracującymi razem osobami istnieją relacje osobiste lub rodzinne, może to być przyczyną napięć w miejscu pracy i stwarzać wrażenie, że niektórych pracowników traktuje się w sposób uprzywilejowany. Żadna osoba nie powinna być stawiana w sytuacji, w której podejmuje decyzje dotyczące członka swojej rodziny, będąc jego przełożonym. Członkiem rodziny może być małżonek lub mieszkający z pracownikiem partner, rodzic, syn lub córka, rodzeństwo albo dowolna osoba współzamieszkująca z pracownikiem. 12

Firma CH2M HILL zasadniczo nie prowadzi interesów ze swoimi pracownikami lub członkami ich najbliższych rodzin. Konflikt interesów ma miejsce, jeśli pracownik, członek jego rodziny lub bliski znajomy posiada własne udziały w firmie będącej dostawcą lub klientem firmy CH2M HILL. Powiadom swojego przełożonego, jeśli dowiesz się o istniejącej lub planowanej transakcji biznesowej między firmą CH2M HILL a stroną bezpośrednio lub pośrednio związaną z Tobą lub innym pracownikiem. Jeśli bierzesz bezpośredni udział w procesie selekcji dostawcy, bezzwłocznie powiadom przełożonego i zrezygnuj z funkcji wiążącej się z podejmowaniem decyzji. Pyt.: Czy Izabela może zatrudnić znajomego do koordynacji przyjęcia świątecznego wydawanego przez firmę CH2M HILL? Troje organizatorów imprez złożyło oferty na to zlecenie i oferta znajomego wydaje się być najbardziej atrakcyjna. Ponieważ dostawca jest przyjacielem Izabeli, ma ona pewność, że zadanie zostanie wykonane bardzo dobrze. Odp.: W celu uniknięcia choćby wrażenia, że konflikt interesów ma miejsce, Izabela powinna powiadomić przełożonego i zadbać o to, by kto inny ocenił oferty na zorganizowanie imprezy i dokonał końcowej selekcji. Szanse związane z korporacją Dzięki pracy w firmie CH2M HILL możesz uzyskać informacje o pewnych szansach biznesowych. Wykorzystywanie takich szans osobiście bądź używanie danych lub nazwy firmy CH2M HILL w celu uzyskania korzyści w inny sposób powoduje konflikt interesów, który jest nie do przyjęcia. Podejmowanie jakichkolwiek przedsięwzięć, które negatywnie wpływają lub mogą wpływać na zaangażowanie pracownika w działania prowadzone w najlepszym interesie firmy CH2M HILL, jest niedozwolone. Jeśli uzyskasz informacje o szansie biznesowej, która może być korzystna dla firmy CH2M HILL, poinformuj nas o tym. Takie szanse biznesowe można ujawniać innym osobom lub korzystać z nich osobiście jedynie w przypadku braku sprzeciwu ze strony firmy CH2M HILL. Praca dla organizacji nonprofit ma korzystny wpływ na naszą społeczność i środowisko zawodowe, ale może też powodować konflikt w odniesieniu do odbiorców. Informuj firmę CH2M HILL o swojej działalności non-profit na bieżąco, aby można było taki konflikt przewidzieć Zatrudnienie poza firmą Przyjęcie oferty zatrudnienia poza firmą CH2M HILL może czasem spowodować konflikt interesów. Aby uniknąć takiego potencjalnego konfliktu, pracownicy nie powinni przyjmować ofert pracy spoza firmy CH2M HILL ani prowadzić działalności gospodarczej, która mogłaby przeszkadzać w wykonywaniu obowiązków na rzecz firmy CH2M HILL. Przed przyjęciem oferty pracy spoza firmy lub podjęciem zobowiązań biznesowych poza firmą CH2M HILL należy skonsultować się ze swoim przełożonym w celu wcześniejszego uzyskania zgody na piśmie. Pracownicy zatrudnieni poza firmą lub prowadzący poza nią działalność gospodarczą muszą nadal spełniać standardy efektywności pracy na swoich stanowiskach w firmie CH2M HILL oraz nie mogą prowadzić działalności zewnętrznej w zwykłych godzinach pracy lub przy użyciu własności, sprzętu bądź informacji firmy CH2M HILL. Pracownicy nie mogą przyjmować oferty dodatkowego zatrudnienia od dostawców lub klientów naszej firmy bądź firm konkurencyjnych ani też być partnerami spółek z takimi firmami. William H. Brierly, Dyrektor ds. Integralności i Etyki 13

Członkostwo w radzie nadzorczej Piastowanie stanowiska członka rady nadzorczej poza firmą CH2M HILL może kolidować z pracą w naszej firmie. Aby uniknąć potencjalnego konfliktu interesów, członkostwo w radzie nadzorczej dowolnej organizacji (niezależnie od tego, czy otrzymuje się za to wynagrodzenie, czy dana organizacja współpracuje z firmą CH2M HILL oraz czy jest organizacją typu non-profit) wymaga uzyskania wcześniejszej zgody na piśmie. Przed przyjęciem stanowiska tego typu należy omówić sytuację z przełożonym i w przypadku uzyskania zgody skontaktować się z Dyrektorem ds. prawa i etyki firmy CH2M HILL, aby otrzymać dalsze wskazówki. Pracownicy nie mogą być członkami rady nadzorczej firmy konkurencyjnej wobec firmy CH2M HILL, dostarczającej jej towary lub usługi bądź nabywającej od niej usługi. Polityka firmy CH2M HILL zabrania oferowania prezentów lub rozrywki naszym dostawcom i klientom oraz ich przyjmowania. Od tej ogólnej zasady istnieją drobne wyjątki, które są zawsze poddawane szczegółowej analizie Lee McIntire, Prezes i Dyrektor Generalny Prezenty i rozrywka Prezenty i rozrywka natury biznesowej to wyraz uprzejmości, która ma budować partnerskie relacje z naszymi dostawcami i klientami. W przypadku oferowania, wręczania lub przyjmowania prezentów, propozycji rozrywki, posiłków lub czegokolwiek, co ma jakąś wartość, należy kierować się zasadami zdrowego rozsądku, wyczucia, umiaru i przejrzystości. Dawanie lub przyjmowanie czegokolwiek, co ma jakąś wartość, jest niewłaściwe, jeśli tworzy zobowiązanie, wpływa na nasze decyzje biznesowe lub powoduje, że firma CH2M HILL wydaje się działać nieobiektywnie. Zgodnie z polityką firmy CH2M HILL pracownicy nie będą zabiegać o prezenty, przysługi, pożyczki, napiwki, nagrody, obietnice przyszłego zatrudnienia lub inne rzeczy mające jakąś wartość, ani nie będą ich przyjmować. Ta zasada dotyczy również podróży i zakwaterowania. Zgodnie z naszą polityką nie oferujemy naszym klientom prezentów ani rozrywki, aby wpłynąć na ich decyzje biznesowe. Pyt.: Nigel jest kierownikiem ds. zaopatrzenia w firmie CH2M HILL. Ostatnio otrzymał od dostawcy oprogramowania list z prośbą o spotkanie w celu omówienia kwestii związanych z nowym oprogramowaniem. Dostawca zaproponował, że zademonstruje działanie nowego produktu na ipadzie najnowszej generacji, który Nigel mógłby następnie zatrzymać i wykorzystać do osobistego użytku. Dostawca wyjaśnił, że przyjęcie wersji demonstracyjnej w żaden sposób nie zobowiązuje do zakupu oprogramowania. Czy Nigel może się na to zgodzić? Odp.: Prezent ten nie ma wartości symbolicznej i jest oferowany (pomimo deklaracji, że jest inaczej) z zamiarem wpłynięcia na decyzję biznesową. Nigel nie może przyjąć propozycji i powinien grzecznie odmówić, ale może spotkać się z dostawcą, aby porozmawiać na temat nowego oprogramowania. Powinien też poinformować o takim sposobie działania swojego przełożonego. 14