Olsztyn, 15.07.2009 r. ZGOK. PN 9/2009 Przedmiot zamówienia: Przeprowadzenie procedury uzyskania zgody o środowiskowych uwarunkowaniach na budowę zaplanowanych w projekcie inwestycji, którego głównym etapem są konsultacje społeczne oraz kampania informacyjna dot. projektu pt. System zagospodarowania odpadów w Olsztynie. Budowa Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów. Pytania Wykonawcy z dnia 13.07.2009 r.: Zwracamy się z prośbą o odpowiedź na następujące pytania dotyczące informacji opublikowanych w SIWZ punkt 2.4 (Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia) znajdujący się na str. 25 ww. dokumentu: 1) W jaki sposób Wykonawca ma zagwarantować Zamawiającemu dostarczenie stosowanych decyzji urzędowych w terminie nie później niż do 1.12. 2009 r., skoro postępowanie administracyjne związane z wydawaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację wymienionych w SIWZ przedsięwzięć leży po stronie Organu podejmującego decyzję? Czy uzyskanie stosowanych decyzji dotyczy tylko budowy Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów? 2) Jaki jest faktyczny zakres zadań do zrealizowania w ramach komponentu SIWZ pn. kampania informacyjna dotyczącej dot. Projektu System zagospodarowania odpadów komunalnych w Olsztynie. Budowa Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów. Proszę o wskazanie punktu SIWZ który to szczegółowo precyzuje? 3) Czy zadania wymienione w punkcie 2.4 - punkt 2. od 1) do 7) znajdujące się na str. 27 SIWZ przewidziane do realizacji w ramach drugiego komponentu pn. Przeprowadzenie konsultacji społecznych dot. Projektu System zagospodarowania odpadów komunalnych w Olsztynie. Budowa Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów, wyczerpują listę zadań szczegółowych przewidzianych do zrealizowania w ramach konsultacji społecznych? 4) Jaki rodzaj badań socjologicznych rozumie Zamawiający po hasłem: badania opinii publicznej mieszkańców? Proszę o precyzyjne określenie metodologii badań i wielkości próby przewidzianej w punkcie 2. podpunkt 1) na str. 27 SIWZ? 5) Czy w ramach zadania opisanego w punkcie 2. podpunkt 4), str. 27 SIWZ, pn. Konferencje prasowe z udziałem eksperta ds. gospodarki odpadami
Zamawiający przewiduje udział Rzecznika Prasowego ze strony Zamawiającego? Kto ponosi koszty wynajęcia sali dla celów organizacji konferencji prasowych? 6) Do kogo należy opracowanie listy uczestników spotkań informacyjnych z udziałem eksperta ds. gospodarki odpadami zadanie opisane w pakt. 2. podpunkt 5), str. 27 SIWZ? 7) Czy Zamawiający przewiduje współpracę z Wykonawcą w ramach realizacji zadań określonych w pkt. 2. podpunkt 6) i 7), str. 27 SIWZ (Spotkania otwarte, drzwi otwarte ) i w jakim zakresie? 8) Czy Zamawiający uznaje, że Moderatorem Zewnętrznym może być osoba spełniająca równocześnie wymogi określone w SIWZ - specjalista ds. komunikacji społecznej? Jaki rodzaj kwalifikacji powinna posiadać osoba pełniąca funkcję moderatora? 9) Na str. 27 SIWZ we fragmencie Uwaga: znajduje się adnotacja na temat materiałów promocyjnych wykorzystywanych w kampanii, wymienia się m.in. billboardy, filmy i prezentacje multimedialne, których nie wymienia się w dalszej części SIWZ punkt. 3. Wymagane środki przekazu? Proszę o wyjaśnienie w tym zakresie. 10) Czy wymóg przygotowania przynajmniej 3 projektów dotyczący: hasła i logo kampanii; ulotka informacyjno-edukacyjna; plakat; teczki A4; odnoszą się do etapu przygotowania oferty? 11) W jakiej formie Wykonawca ma przygotować w/w. 3 wersje projektów dla materiałów, o których mowa w punkcie 3. SIWZ? Czy może to być koncepcja projektu? 12) Czy Zamawiający przewiduje współpracę z Wykonawcą w zakresie organizacji i obsługi punktów konsultacyjnych wymienionych w punkcie 3. podpunkt 10) SIWZ opisane na str.29? 13) Czy do obowiązków Wykonawcy należy przygotowanie scenariuszy 3 eventów Dni Ekologiczne, wymienione w pkt. 3 podpunkt 13) SIWZ? 14) Czy dostarczenie materiałów na organizację wystawy fotograficznej opisanej w pkt. 3. podpunkt 16 należy do obowiązków Zamawiającego? 15) Czy obowiązek obsługi infolinii leży po stronie Zamawiającego? 16) Jaka jest minimalna częstotliwość emisji spotu radiowego, opisanego w pkt. 3 podpunkt 19) SIWZ? 17) W jakiej formie należy zrealizować materiał wizualny dokumentujący przebieg zrealizowanych konsultacji (prezentacja multimedialna?; Film? etc.) opisana w pkt. 3. podpunkt 20 SIWZ?
Odpowiedzi Zamawiającego: Ad. 1 Termin uzyskania tzw. decyzji środowiskowych zależy od organu wydającego w/w. decyzje, natomiast po stronie wnioskującego (Wykonawcy jako przedstawiciela Zamawiającego) leży obowiązek zachowania terminów wskazanych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego. Zamawiający podając termin dostarczenia decyzji urzędowych ma przede wszystkim w intencji zobowiązać Wykonawcę do możliwie najszybszej drogi uzyskania w/w. decyzji. Wykonawca nie będzie odpowiadał za opóźnienia wynikające z winy organu wydającego decyzje. Uzyskanie decyzji dotyczy Zakładu Termicznego Unieszkodliwiania Odpadów w Olsztynie oraz dwóch Stacji Przeładunkowych wraz z Punktami Dobrowolnego Gromadzenia Odpadów. Postępowania dla Zakładów Zagospodarowania Odpadów w Wysiece i Linowie zostały rozpoczęte, zaś uzyskanie decyzji leży po stronie Zamawiającego. Pozostałe dwie Stacje Przeładunkowe posiadają już wydane decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach. Zamawiający dysponuje obecnie wszystkimi wnioskami o wydanie decyzji środowiskowych oraz Raportami Oddziaływania na Środowisko. Ad. 2. Kampania informacyjna opisana jest w dwóch miejscach: załączniku nr 1 SIWZ, punkt 2.4 (ogólnie) oraz szczegółowo wykaz przewidywanych działań podany jest w tabeli umieszczonej w załączniku do SIWZ nr 2/1 (strona 35 i 36 SIWZ) Ad. 3. Lista wszystkich zadań szczegółowych do Konsultacji Społecznych podana jest w załączniku do SIWZ nr 2/1 (strona 33, 34 i 35 SIWZ), która wyczerpuje listę zadań. Ad. 4. Badania Opinii Publicznej mieszkańców w rozumieniu Zamawiającego to badania oparte na zapytaniu w formie telefonicznej bądź w formie ankiety, w których Respondenci będą mogli wyrazić swoją opinię i stan wiedzy dotyczący projektu. Pierwsze badanie powinno odbyć się przed rozpoczęciem kampanii informacyjnej i konsultacyjnej, drugie zaś, podsumowujące efekt tych działań, przed zakończeniem. Wynik powinien ilustrować efektywność przeprowadzonych działań. Grupa docelowa to mieszkańcy całego regionu objętego budowanym systemem. Liczebność próby: 1000 osób (2% mieszkańców). Ad. 5. Zamawiający dysponuje salą do zorganizowania ww. spotkań. Przewiduje się ścisłą współpracę i udział Rzecznika Prasowego Zamawiającego na w/w. spotkaniu.
Ad. 6. Do Wykonawcy, w porozumieniu z Zamawiającym. Ad. 7. Tak, organizacyjnie i merytorycznie. Ad. 8. Tak, Moderatorem może być osoba z kwalifikacjami specjalisty d.s. komunikacji społecznej. Ad. 9. Ten zapis ma charakter informacyjny i nie stanowi szczegółowego zobowiązania, odnosi się do wymienienia wszystkich, możliwych do wykorzystania rodzajów materiałów reklamowych jakie należy odpowiednio oznaczyć. Ad. 10. Wymóg przygotowania projektów hasła i logo, ulotki, plakatu i teczki odnosi się do etapu tworzenia spójnej koncepcji kampanii informacyjno-konsultacyjnej przez Wykonawcę, z którym Zamawiający podpisze umowę. Ad. 11. Projekty powinny być wykonane w formie szkiców graficznych komputerowych lub drukowanych. Szkic powinien dać możliwość oceny jego atrakcyjności graficznej i formy merytorycznej. Ad. 12. Tak, zwłaszcza merytoryczną. Nie przewiduje się zaangażowania środków finansowych i osobowych związanych z organizacją tych punktów. Ad. 13. Zamawiający potwierdza, iż przygotowanie i realizacja eventów leży po stronie Wykonawcy, więc również przygotowane scenariuszy zgodnych z koncepcją kampanii informacyjno-konsultacyjnej. Ad. 14. Do obowiązków Wykonawcy należy przygotowanie i organizacja stoisk z wystawą fotograficzną dotyczącą gospodarki odpadowej, więc również zebranie materiałów. Ad. 15. Zamawiający nie przewiduje zaangażowania środków finansowych i osobowych. Ad. 16. Zamawiający zakłada, iż emisji spotu radiowego będzie nie mniej niż 10 dziennie, zgodnie z załącznikiem do SIWZ nr 2/1 (strona 36 SIWZ).
Ad. 17. Prezentacja programu Power Point lub innego o podobnych możliwościach graficznych lub film.